20210542183 Raadsinformatiebrief Toenemend aantal Wmo-meldingen met langere afhandelingsduur

Raadsinformatiebrief

Onderwerp Toenemend aantal Wmo-meldingen met langere afhandelingsduur Nummer 2021/542183 Datum college 12 oktober 2021 Portefeuillehouder Meijs, M.-Th. Programma/beleidsveld 2.1 Voorzieningen volwassenen Afdeling Maatschappelijke ondersteuning Auteur J.M. Tijl Telefoonnummer 023-5114473 Email mtijl@haarlem.nl Bestemd voor: Het college stuurt deze raadsinformatiebrief ter kennisname naar de commissie Samenleving. Behoort bij het onderwerp Wmo-meldingen en afhandelingstermijnen waarover de commissie periodiek wordt geïnformeerd, de laatste keer in mei jl. (2021/267301). Bijlagen -

Met deze raadsinformatiebrief informeren wij de raad – eerder dan gepland - over de actuele ontwikkeling van de afhandelingstermijnen van Wmo-meldingen. Daar is aanleiding toe omdat wij helaas het aantal Wmomeldingen waarvan de afhandeling langer dan de wettelijke termijn duurt sinds de zomer weer zien toenemen. In 2019 en 2020 was er sprake van veel meldingen van ondersteuningsvragen waarvan de afhandelingstermijn te lang duurde (langer dan de wettelijke termijn). Er zijn toen maatregelen genomen, waaronder aanpassingen van het proces en tijdelijke extra inzet van personeel. Daarmee is toen het aantal dossiers dat buiten de wettelijke termijn kwam, teruggebracht tot een stabiel en aanvaardbaar aantal eind 2020. Helaas zien we de laatste maanden het aantal dossiers dat buiten de termijn valt weer oplopen: van zo’n 64 in april tot 121 in september. De tabel op de volgende pagina toont over 2021 per maand: 1. 2. 3. 4. 5.

het aantal nieuwe meldingen het aantal afgehandelde meldingen de gemiddelde afhandelingsduur van de meldingen het aantal meldingen dat binnen de wettelijke termijn is afgehandeld het aantal meldingen dat buiten de wettelijke termijn is afgehandeld

Kenmerk: 2021/542183

1/4

Maand

NIEUWE meldingen

AFGEHANDELDE meldingen

GEMIDDELDE afhandelingsduur

BINNEN termijn

BUITEN termijn

%% aantal BUITEN termijn

jan 2021 feb 2021 maart 2021 april 2021 mei 2021 juni 2021 juli 2021 aug 2021 sept 2021 GEMIDDELD per maand

305 276 380 329 311 410 359 304 350 336

356 286 352 328 265 303 348 265 341 316

32 30 29 27 33 31 36 39 40 33

249 221 272 264 201 227 239 170 207 228

107 65 80 64 64 76 109 95 134 88

30% 22% 22% 20% 24% 25% 31% 36% 39% 28%

Nieuwe meldingen De instroom van nieuwe meldingen fluctueert van 276 tot 410 per maand: gemiddeld zijn dit 336 meldingen per maand. Een opvallende uitschieter is het aantal van 410 in juni. Een mogelijke verklaring is de versoepeling van de coronamaatregelen. Ten opzichte van de afgelopen jaren is de instroom van nieuwe meldingen dit jaar lager: in 2021 (t/m september) gemiddeld 336 per maand, in 2019 was dit gemiddeld 447 en in 2020 gemiddeld 356 per maand. Afgehandelde meldingen Het aantal meldingen dat wordt afgehandeld ligt op gemiddeld 316 per maand. We zien dat dit aantal in augustus opvallend lager dan gemiddeld was, nl. 265. Mogelijk hangt dit – mede - samen met de vakantieperiode. Afgehandelde meldingen buiten de wettelijke termijn Tot april daalde het aandeel afgehandelde meldingen dat buiten de wettelijke termijn viel: dat aandeel lag toen op 20%. Sindsdien neemt het aandeel meldingen dat buiten de wettelijke termijn valt weer toe: op dit moment is dat 39%.

Kenmerk: 2021/542183

2/4

Oorzaken Als belangrijkste oorzaken van de huidige aantallen buiten de termijn zien wij: 1) De krappe arbeidsmarkt: In de afgelopen periode is helaas een aantal ervaren Wmo-casemanagers uitgestroomd. Daarnaast zijn wij, op het moment dat het aantal meldingen oploopt, voor de afhandeling daarvan aangewezen op de inzet van tijdelijke personeel. Op de huidige arbeidsmarkt is het lastig om geschikt en snel inzetbaar (tijdelijk) personeel te vinden, waardoor het langer duurt om het medewerkersbestand op peil te hebben. 2) Een reorganisatie en verhuizing van het servicecentrum bij de huidige leverancier van hulpmiddelen, de firma Kersten: Er is daardoor sprake van minder goede bereikbaarheid. Dit leidt tot extra telefoontjes van onze medewerkers met de leverancier en van inwoners met de gemeente. Voor onze medewerkers levert dat extra werk op en langere afhandelingstermijnen. Daarnaast heeft de reorganisatie bij de firma Kersten geleid tot oplopende wachttijden bij hun eigen dienstverlening, waaronder de rijvaardigheidstoets die nodig is voor de toekenning van een scootmobiel. Ook dit leidt in de voorkomende gevallen tot een langere afhandelingstermijn. 3) Een reorganisatie van de partij die voor ons het medisch onderzoek en advisering doet (fusie van Oreon met Argonaut) en het structurele tekort aan keuringsartsen.

Dit laatste is een probleem dat zich reeds langere tijd voordoet en niet eenvoudig opgelost kan worden. We zijn kritisch in de afweging of een medisch advies echt nodig is voor de beoordeling van een ondersteuningsvraag en streven ernaar om het aantal aanvragen voor dergelijk advies zoveel mogelijk te beperken. Maatregelen In verband met de oplopende afhandelingstermijnen hebben we de volgende maatregelen genomen: 1. We zetten extra medewerkers in (op dit moment 7) middels inhuur van tijdelijke krachten. 2. We streven ernaar het aantal aanvragen voor medisch advies zoveel mogelijk te beperken. 3. We blijven monitoren en in gesprek met de medewerkers over de mogelijkheden om het onderzoeksproces te versnellen.

Kenmerk: 2021/542183

3/4

Wachttijden bij aanbieders Niet (alleen) direct van invloed op onze eigen afhandelingstermijnen, maar (ook) op wachttijden voor dienstverlening door aanbieders zijn de volgende ontwikkelingen bij die aanbieders: 1) De eerder genoemde reorganisatie en verhuizing bij de firma Kersten heeft geleid tot achterstanden waarover we de aanbieder hebben aangesproken. We zien inmiddels een verbetering optreden in service en levertijden. Over het vervolg en verdere verbetering onderhouden we nauw contact met hen. Voor sommige hulpmiddelen, of onderdelen van hulpmiddelen, blijft de levertijd helaas vertraagd als gevolg van de wereldwijd verminderde beschikbaarheid van materialen, grondstoffen (staal, aluminium) en componenten zoals elektronica en chips. 2) Door een groeiend personeelstekort in de zorg hebben aanbieders van hulp in het huishouden moeite om direct hulp in te zetten. We houden in overleg met hen bij welke aanbieders ruimte hebben in de planning en waar deze vol zit. Op die manier proberen we het ontstaan van wachttijden zoveel mogelijk te voorkomen. We zien echter dat het steeds lastiger wordt voor zorgaanbieders om voldoende personeel aan zich te binden om in de groeiende vraag te voorzien. Aanbieders hebben daarbij aangegeven dat publiekscampagnes om personeel te werven op dit moment nauwelijks nieuw personeel opleveren.

Tot slot We benadrukken ook nu weer dat – daar waar sprake is van een melding met meerdere ondersteuningsvragen - waar mogelijk, ondersteuning al wel deels wordt gestart. De melding staat dan nog op ‘niet afgehandeld’, omdat een deel van het onderzoek nog niet is afgerond. De ondersteuning die al wel geïndiceerd kan worden, wordt ingezet. Daarnaast wordt in situaties waarin sprake is van een urgente ondersteuningsvraag middels onze spoedprocedure versneld ondersteuning toegekend en ingezet. Eind november ontvangt u van ons de periodieke, uitgebreidere rapportage over de Wmo-meldingen en afhandelingstermijnen. Het college van burgemeester en wethouders, de secretaris,

de burgemeester,

Kenmerk: 2021/542183

4/4