20210529285 2. Bijlage 1. P&C kalender 2022

Bestuurlijke samengestelde P&C-kalender 2022 (gemeenten Haarlem en Zandvoort) Inleiding Voor u ligt de P&C-kalender voor de bestuurlijke Planning en Control cyclus 2022. In deze kalender is van elk document binnen deze cyclus de planning opgenomen van het moment van ambtelijke voorbereiding door de directie tot en met de bestuurlijke vaststelling door de gemeenteraden van Haarlem en Zandvoort. De doelstelling van de P&C-kalender is het bestuur en de organisatie inzicht te geven in wat zij kan verwachten t.a.v. de documenten in de P&C-cyclus en wanneer zij deze documenten tegemoet kan zien. De P&C-cyclus is een samenhangend besluitvormingsproces, gericht op de vaststelling, uitvoering en verantwoording van de beleidsdoelen en financiën. Het cyclische karakter wordt ontleend aan de jaarlijks terugkerende heroriëntatie op het voorgenomen beleid, waardoor het mogelijk is beleidsdoelen bij te stellen indien evaluatie daartoe aanleiding geeft. Onderstaande figuur illustreert de cyclus:

In de P&C-kalender wordt de volgorde van de jaarkalender gevolgd.

1/12

De documenten die in 2022 voor het bestuur verschijnen zijn: -

-

Jaarstukken (jaarverslag en jaarrekening) 2021 De Kadernota 2023 (H) / Voorjaarsnota (Z), inclusief: - Actualisatie lopende jaar 2022 (financiële voortgangsrapportage) - Meerjaren Perspectief Grondexploitaties (MPG) - Financieel kader Investeringsplan 2023-2027 - Invulling mogelijke maatregelen ter beperking gevolgen corona Bestuursrapportage 2022 / Najaarsnota (Z) Programmabegroting 2023-2027, inclusief: - bijlage Investeringsplan 2023-2027 P&C-kalender 2023 (ter informatie) Decemberrapportage 2022 (optioneel) Normenkader financiële rechtmatigheid 2022

De verschillende onderdelen zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden omdat ze allen deel uitmaken van de totale cyclus. Vergaderschema 2022 raad en commissies Voor het opstellen van de P&C kalender is gebruik gemaakt van het vergaderschema 2022 raad en commissies. De nieuw te vormen Duisenberg Light commissie voor de jaarstukken is nog onder voorbehoud van het tijdig kunnen installeren van rapporteurs. Verkiezingen Op 16 maart 2022 vinden de gemeenteraadsverkiezingen plaats. Gezien de onzekerheid of de totstandkoming van het coalitieakkoord en de vertaling daarvan in de kadernota in het tijdspast van de P&C kalender past is de planning voor de Kadernota 2023 opgenomen conform de tijdslijnen van voorgaand jaar. Het is derhalve mogelijk dat de bestuurlijke termijnen van de kadernota verschuiven. Rol directie advisering college De directie wenst een actieve rol te vervullen in advisering van het college bij de Kadernota 2023 en Programmabegroting 2023-2027. Voor de programmabegroting is aanwezigheid van de directie opgenomen in de kalender bij de eerste behandeling. Voor de advisering bij de kadernota wordt dit moment ingepast tegen de tijd dat hier meer zicht op is.

Meicirculaire De meicirculaire gemeentefonds van het Rijk wordt, zoals gebruikelijk, niet meegenomen in de kadernota / voorjaarsnota, omdat deze pas verschijnt nadat het college de kadernota / voorjaarsnota al heeft vastgesteld. Dit geldt ook voor de septembercirculaire gemeentefonds en de begroting. Financiële voortgangsrapportage en Bestuursrapportage 2022 De bestuursrapportage geeft inzicht in de verwachte financiële en beleidsmatige resultaten over het lopende begrotingsjaar. Daarbij wordt een prognose gegeven van de realisatie van investeringen en

2/12

wordt inzicht geboden in de voortgang van grote projecten. De financiële voortgangsrapportage maakt onderdeel uit van de kadernota / voorjaarsnota. De bestuursrapportage / najaarsnota is een opzichzelf staand document dat afzonderlijk wordt behandeld in de raad. Indien nodig wordt een extra rapportage opgesteld die in december wordt vastgesteld; de Decemberrapportage 2022. Deze rapportage is in principe beleidsarm en bevat met name financiële wijzigingen die noodzakelijk zijn voor de rechtmatigheidsverantwoording en de accountantsverklaring. Gebiedsprogramma’s Het college stelt bij de kadernota / voorjaarsnota de meerjarengebiedsprogramma’s vast en bij de begroting het gebiedsprogramma voor het komende jaar (de link naar de programma’s wordt opgenomen in de digitale pdf van de begroting). Deze programma’s worden ter informatie gedeeld met de raad. Het gebiedsprogramma wordt gepubliceerd op Open Data Haarlem en ontwikkelt zich verder naar een dynamisch geheel, zoals een online applicatie met toegang tot actuele informatie. Planning 2022 In onderstaande tabel zijn de data opgenomen van de besluitvorming door de raad, B&W, directie en DT over de verschillende documenten uit de P&C-cyclus. Bij de planning is de in 2022 gevolgde vergader- en behandelingssystematiek aangehouden.

De Haarlemse en Zandvoortse planningen zijn op ambtelijk niveau geheel geïntegreerd en op bestuurlijk niveau zoveel als mogelijk. Daar waar de planning afwijkt is de datum vetgedrukt. Om de planning leesbaar te houden is alleen in de kop weergegeven dat de benaming voor producten in Haarlem en Zandvoort afwijkt. In de planning is de benaming van Haarlem aangehouden. Wanneer data afwijken voor Haarlem en Zandvoort is dit aangegeven met (H) en (Z) en zijn de Zandvoortse momenten in de tabel gearceerd met stippen. De gehanteerde kleuren kunnen als volgt worden gelezen: 1. Blauw: directieteam; 2. Groen: college van B&W; 3. Roze: raad.

In de tabellen in deze kalender zijn de activiteiten die plaatsvinden binnen de schoolvakanties lichtgrijs gearceerd.

3/12

Datum

Jaarstukken (jaarverslag en jaarrekening) 2021 en normenkader

woe 26 jan

woe 16 feb

ma 14 mrt (H) do 17 mrt (Z) woe 16 mrt woe 16 mrt (H)

di 22 mrt (H)

woe 23 mrt (Z)

Begroting 2023-2027

Bespreking hoofdlijnen en voorstel voor bestemming rekeningresultaat jaarstukken met portefeuillehouder Bespreking jaarstukken met portefeuillehouder Verkiezingen Bespreking hoofdlijnen en voorstel voor bestemming rekeningresultaat jaarstukken in DT (H) 1e bespreking conceptjaarstukken in B&W (H) Bespreking hoofdlijnen en voorstel voor bestemming rekeningresultaat jaarstukken in DT (Z)

do 24 mrt do 24 mrt (Z) ma 28 mrt (H)

di 29 mrt

Bestuursrapportage 2022 / Najaarsnota 2022

Opzet kadernota (indeling en inhoudelijke thema’s) in DT Bespreken trendanalyse groeicomponent Jeugd / WMO met portefeuillehouder Bespreking trendanalyse groeicomponent Jeugd / WMO in DT Voorjaarsvakantie

ma 14 feb

19 feb t/m 27 feb ma 7 mrt (H) do 10 mrt (Z)

Kadernota 2023 / Voorjaars- nota 2022 (incl. Voortgangsrapportage)

Installatie nieuwe raad Bespreking van financiële hoofdlijnen kadernota en MPG met portefeuillehouder Vaststelling jaarstukken (o.v.v. accountantscontrole) in B&W (H)

Bespreken conceptuitgangspunten met portefeuillehouder Concept-uitgangspunten in B&W

4/12

Datum

Jaarstukken (jaarverslag en jaarrekening) 2021 en normenkader

di 29 mrt (Z)

Bespreking jaarstukken in B&W (Z) Toezending conceptjaarstukken aan Duisenberg Light methode rapporteurs en raadsleden (H)

wo 30 mrt (H)

wo 30 mrt t/m 22 april (H)

Mogelijkheid tot stellen vragen Duisenberg Light methode rapporteurs (H)

di 5 april

Vaststelling jaarstukken (o.v.v. accountantscontrole) in B&W (Z)

woe 6 april

Vaststellen uitgangspunten begroting 2023 in B&W

Goede vrijdag 2e paasdag Conceptkadernota en MPG in DT Uiterlijke indientermijn vragen Duisenberg Light methode rapporteurs (H) 1e behandeling kadernota, voortgangsrapportage en MPG in B&W Meivakantie

di 26 april

30 april t/m 8 mei di 3 mei (H)

Begroting 2023-2027

Toezending conceptjaarstukken aan raadsleden (Z)

vr 15 april ma 18 april woe 20 april vr 22 april (H)

Bestuursrapportage 2022 / Najaarsnota 2022

Bespreking van financiële hoofdlijnen kadernota en MPG in DT Bespreking van financiële hoofdlijnen kadernota en MPG in B&W

di 12 april

woe 13 april

Kadernota 2023 / Voorjaars- nota 2022 (incl. Voortgangsrapportage)

Uiterste datum voor indienen technische raadsvragen (voor 12:00 uur) (H)

5/12

Datum

Jaarstukken (jaarverslag en jaarrekening) 2021 en normenkader

ma 9 mei (Z)

Uiterste datum voor indienen technische raadsvragen (voor 12:00 uur) (Z)

ma 16 mei (H)

ma 16 mei (Z)

Vaststelling Voorjaarsnota in B&W (Z) 2e behandeling kadernota, voortgangsrapportage en MPG in B&W (H)

di 17 mei

do 19 mei

Bespreking rapport van bevindingen Deloitte in DT Bespreking rapport van bevindingen Deloitte met portefeuillehouder (Z)

ma 23 mei (Z)

di 24 mei (H)

Begroting 2023-2027

Verzending ambtelijke antwoorden digitaal aan raadsleden (H) Bespreking rapport van bevindingen Deloitte met portefeuillehouder (H) Verzending ambtelijke antwoorden digitaal aan raadsleden (Z)

di 17 mei (Z)

woe 18 mei

Bestuursrapportage 2022 / Najaarsnota 2022

1e behandeling voorjaarsnota, voortgangsrapportage en MPG in B&W (Z)

di 10 mei (Z)

vr 13 mei (H)

Kadernota 2023 / Voorjaars- nota 2022 (incl. Voortgangsrapportage)

Raadsleden ontvangen Voorjaarsnota digitaal (Z) Vaststelling van reactie B&W op rapport van bevindingen Deloitte door B&W (H)

6/12

Datum

Jaarstukken (jaarverslag en jaarrekening) 2021 en normenkader

wo 25 mei

Verzending concept rapport van bevindingen en rapport Duisenberg Light methode aan betrokken commissies en betrokken afdelingsmanagers (H) Bespreking rapport Duisenberg Light methode in DT (H)

woe 25 mei

do 26 mei di 31 mei

woe 1 juni (Z)

wo 1 juni (H)

do 2 juni (H)

vr 3 juni (H)

do 9 juni (H)

vr 10 juni (Z)

Vaststelling van reactie B&W op rapport van bevindingen Deloitte door B&W (Z) Raadsleden ontvangen papierenversie jaarstukken (Z) Besloten commissie Duisenberg Light methode betrokken commissies (H) Raadleden ontvangen definitieve versie jaarrekening (H) Raadleden en collegeleden ontvangen definitieve rapportages Duisenberg Light methode (H) Bespreking jaarstukken in commissie ontwikkeling en samenleving (H)

Kadernota 2023 / Voorjaars- nota 2022 (incl. Voortgangsrapportage)

Bestuursrapportage 2022 / Najaarsnota 2022

Begroting 2023-2027

Technische toelichting Voorjaarsnota voor raad (Z) Hemelvaartsdag Vaststelling kadernota incl. voortgangsrapportage en MPG in B&W (H) Uiterste datum inleveren technische vragen VJN voor 12:00 uur (Z)

Aanbieding kadernota door portefeuillehouder (presentatie 16:00), Gemraad open voor technische vragen. Raadleden ontvangen definitieve papieren en digitale versie (H) Verzending ambtelijke antwoorden digitaal aan raadsleden (Z)

7/12

Datum

ma 13 juni (H)

Jaarstukken (jaarverslag en jaarrekening) 2021 en normenkader

Kadernota 2023 / Voorjaars- nota 2022 (incl. Voortgangsrapportage) Technische toelichting kadernota voor raad 18:00 – 19:30 (H)

Bestuursrapportage 2022 / Najaarsnota 2022

Bespreking reactie college op rapport Duisenberg Light methode in B&W (H) Behandeling Behandeling di 14 en jaarstukken, rapport van voorjaarsnota in wo 15 juni bevindingen Deloitte en raadscommissie (Z) accountantscie in (Z) raadscommissie (Z) do 16 juni (H) Bespreking rapport Duisenberg Light methode in commissie bestuur (H) do 16 juni (H) Bespreking jaarstukken in commissie bestuur en beheer (H) do 23 juni (H) Vaststellen jaarstukken in Uiterste datum indiening de raad (H) in technische raadsvragen aanwezigheid van (voor 12 uur) Deloitte di 28 juni Vaststellen jaarstukken Behandeling en en woe 29 juni in de raad (Z) vaststelling (Z) voorjaarsnota en MPG in de raad (Z) do 30 juni (H) Verzending ambtelijke antwoorden digitaal aan raadsleden ma 11 juli Behandeling en t/m vaststelling kadernota in do 14 juli (H) de raad (H) wo 13 juli Moties en amendementen in extra B&W-vergadering vóór 10.00 uur Voor 15 juli Vastgestelde jaarstukken naar GS van NoordHolland 16 juli t/m 28 Zomervakantie augustus

Begroting 2023-2027

di 14 juni (H)

Bespreken hoofdlijnen programmabegroting in DT

8/12

Datum

Jaarstukken (jaarverslag en jaarrekening) 2021 en normenkader

ma 23 aug (H) do 26 aug (Z)

Bespreken normenkader met portefeuillehouder

woe 24 aug

Normenkader in DT

di 30 aug

Normenkader in B&W

ma 5 sept (H) do 8 sept (Z)

Kadernota 2023 / Voorjaars- nota 2022 (incl. Voortgangsrapportage)

Bestuursrapportage 2022 / Najaarsnota 2022

Bespreken hoofdlijnen programmabegroting met portefeuillehouder Bespreken hoofdlijnen programmabegroting met DT 1e bespreking programmabegroting in B&W (deels) in bijzijn directie Bespreking bestuursrapportage met portefeuillehouder

di 6 sept

woe 7 sept

Behandeling bestuursrapportage in DT

di 13 sept

medio sept

di 20 sept

do 22 sept

di 27 sept

Begroting 2023-2027

2e bespreking concept programmabegroting in B&W Bespreken hoofdlijnen/knelpunten programmabegroting met DT 3e bespreking concept programmabegroting in B&W

Bespreking normenkader in auditcommissie Behandeling en vaststelling bestuursrapportage in B&W Raadsleden ontvangen bestuursrapportage digitaal Raadsleden ontvangen bestuursrapportage papieren boekwerk (H)

Vaststellen programmabegroting in B&W (incl. BIEO) Raadsleden ontvangen digitale versie programmabegroting (Z)

9/12

Datum

Jaarstukken (jaarverslag en jaarrekening) 2021 en normenkader

Kadernota 2023 / Voorjaars- nota 2022 (incl. Voortgangsrapportage)

Bestuursrapportage 2022 / Najaarsnota 2022

do 29 sept

Aanbieding programmabegroting door portefeuillehouder (presentatie 16.00) Gemraad open voor technische vragen. Raadleden ontvangen definitieve papieren en digitale versie (H) Raadleden ontvangen definitieve papieren versie (Z) Technische toelichting programmabegroting voor raad Uiterste datum voor indienen technische raadsvragen over de begroting (voor 12 uur) (Z) Verzending ambtelijke antwoorden digitaal aan raadsleden (Z)

do 29 sept

ma 3 okt

di 4 okt (Z)

vr 7 okt (Z)

do 6 okt (H) di 11 okt (Z)

Normenkader in commissie bestuur

do 13 okt

Raad stelt normenkader vast (H)

Behandeling bestuursrapportage in commissies (beheer en bestuur)

vr 14 okt (H)

15 t/m 23 okt di 25 okt di 25 en wo 26 okt (Z)

Begroting 2023-2027

Uiterste datum voor indienen technische raadsvragen over de begroting (voor 12 uur) (H) Herfstvakantie Raad stelt normenkader vast (Z) Behandeling Najaarsnota in de raad (Z)

Behandeling programmabegroting in de raad (algemene beschouwingen) (Z)

10/12

Datum

do 27 okt (H)

woe 2 nov of do 3 nov

ma 7 nov (H)

do 10 nov (H)

ma 14 nov

woe 16 nov

voor 15 nov

di 22 nov

di 6 en wo 7 dec (Z) do 8 dec

di 20 en wo 21 dec (Z) do 22 dec (H)

24 dec t/m 8 jan

Jaarstukken (jaarverslag en jaarrekening) 2021 en normenkader

Kadernota 2023 / Voorjaars- nota 2022 (incl. Voortgangsrapportage)

Bestuursrapportage 2022 / Najaarsnota 2022

Begroting 2023-2027

Behandeling Verzending ambtelijke bestuursrapportage in antwoorden digitaal aan commissies (ontwikkeling raadsleden (H) en samenleving) Inspreken op programmabegroting 3 nov of optioneel in extra commissie bestuur 2 nov (H) Behandeling Behandeling bestuursrapportage door programmabegroting in raad de raad (algemene beschouwingen) (H) Vaststelling Vaststelling bestuursrapportage in programmabegroting in raad raad Bespreken decemberrapportage met portefeuillehouder Bespreking decemberrapportage in DT Verzending vastgestelde programmabegroting naar GS van NoordHolland Behandeling decemberrapportage in B&W Behandeling decemberrapportage in raadscommissie (Z) Behandeling decemberrapportage in commissie Bestuur Raad stelt decemberrapportage vast (Z) Raad stelt decemberrapportage vast (H) Kerstvakantie

11/12

12/12