20210525148 4. Bijlage C Accountantsverslag 2020 OSZG
Tekst van het document
Accountantsverslag 2020 Onderwijsstichting Zelfstandige Gymnasia Betreffende de accountantscontrole over het jaar 2020
VERTROUWELIJK Aan de raad van toezicht en het college van bestuur van Onderwijsstichting Zelfstandige Gymnasia Postbus 5233 2000 CE Haarlem
Van Ree Accountants Leidse Schouw 2 2408 AE Alphen aan den Rijn Postbus 352 2400 AJ Alphen aan den Rijn
Alphen aan den Rijn, 30 april 2021
T (0172) 78 21 30 alphenaandenrijn@vanreeacc.nl www.vanreeacc.nl KvKnr: 64599892
Geachte raad van toezicht en geacht college van bestuur, Hierbij ontvangt u het accountantsverslag naar aanleiding van de door ons uitgevoerde controle van de jaarrekening 2020 van uw organisatie. In dit verslag rapporteren wij u over onze bevindingen en aanbevelingen zoals die voortvloeien uit onze jaarrekeningcontrole. Vooraf merken we nog op dat deze rapportage naar haar aard kritisch is. Er wordt vooral aandacht geschonken aan zaken waarin verbeterpunten aanwezig zijn. Daarmee wordt dus minder aandacht geschonken aan de vele goed georganiseerde processen en systemen binnen uw organisatie.
Dit accountantsverslag is uitsluitend opgesteld voor gebruik door de raad van toezicht en het college van bestuur van Onderwijsstichting Zelfstandige Gymnasia. U mag het zonder onze toestemming vooraf niet aan derden verstrekken. Als gevolg hiervan accepteren wij geen aansprakelijkheid of verantwoordelijkheid tegenover enige andere persoon of organisatie die dit verslag in handen of ter inzage krijgt. Wij hopen dat onze constateringen en adviezen u helpen om uw organisatie te sturen en te beheersen en uw verslaggeving te optimaliseren. Wij zijn graag bereid tot een nadere toelichting op en doordenking en uitwerking van oplossingsrichtingen. Hoogachtend, Van Ree Accountants
drs. J. (Jaap) Bergman RA
Op al onze diensten zijn de SRA-Algemene voorwaarden van toepassing die gedeponeerd zijn onder nummer 40481496 bij de Kamer van Koophandel te Utrecht. Op verzoek worden deze kosteloos toegezonden.
Onderwijsstichting Zelfstandige Gymnasia | Accountantsverslag 2020
2
Inhoudsopgave Samenvatting
6
1 Inleiding
8
1.1 Onze opdracht
8
1.2 Het verloop van het proces van de controle van de jaarrekening
8
1.3 Aandachtspunten tijdens de controle
8
1.4 Gehanteerde materialiteit
8
1.5 Controleverschillen
9
1.6 Strekking van de controleverklaring
9
2 Uw financiële positie
12
2.1 Resultaatontwikkeling
12
2.2 Onze visie op uw vermogens- en liquiditeitspositie
13
3 Opvolging accountantsverslag 2019
16
4 Jaarverslaglegging
19
4.1 Jaarverslagen
19
4.2 Beoordeling onzekerheden en schattingen
19
4.3 Bevindingen naar aanleiding van de controle op rechtmatigheidsaspecten
19
4.4 Bevindingen naar aanleiding van specifieke posten in de jaarrekening
20
5 Administratieve organisatie en interne beheersmaatregelen 5.1 Algemeen
24 24
Onderwijsstichting Zelfstandige Gymnasia | Accountantsverslag 2020
3
5.2 Bedrijfsvoeringsmonitor
24
5.3 Automatisering
26
6 Recapitulatie van de adviezen
28
7 Algemene onderwerpen
30
7.1 Onafhankelijkheid
30
7.2 Frauderichtlijn
30
7.3 Overzicht Richtlijnen jaarverslaggeving
30
7.4 Financiële rechtmatigheid
30
Bijlagen
31
Bijlage 1: Controleverschillen
31
Bijlage 2: Algemene ontwikkelingen
32
Onderwijsstichting Zelfstandige Gymnasia | Accountantsverslag 2020
4
Samenvatting Onderwijsstichting Zelfstandige Gymnasia | Accountantsverslag 2020
5
Samenvatting De uitkomst van onze werkzaamheden ▪
Wij hebben het voornemen bij het jaarverslag van een goedkeurende controleverklaring af te geven met betrekking tot getrouwheid en rechtmatigheid
▪
Wij hebben het voornemen om bij de bekostigingsgegevens per 1 oktober 2020 een goedkeurende assurance-rapporten af te geven.
▪
Wij geven een rapport van bevindingen af voor DUO met betrekking tot tijdigheid van vier VOG’s.
▪
De resterende controleverschillen bedragen € 264.178. Dit bedrag beïnvloedt ons oordeel niet.
Uw financiële positie ▪
▪
Met betrekking tot de schattingsposten en onzekerheden hebben wij de volgende bevindingen: – De registratie van LFB-uren en ADV spaarverlof is voor het Stedelijk Gymnasium Haarlem door het uitvallen van de conrector niet volledig beschikbaar. De voorziening is gebaseerd op een redelijke aanname.
▪
Met betrekking tot rechtmatigheidsaspecten hebben wij de volgende bevindingen: – De aanbestedingswetgeving is in 2020 nageleefd. – Alle VOG’s zijn aanwezig. Wel waren er vier VOG’s na in diensttreding pas aanwezig. – De Regeling Beleggen en Belenen wordt nageleefd.
▪
Met betrekking tot de volgende jaarrekening posten hebben wij specifieke bevindingen. – Subsidie inhaal- en ondersteuningsprogramma is met uitzondering van één school op basis van 5/12 deel verwerkt in de baten.
Uw financiële positie is in verhouding tot de signaleringswaarden van de Inspectie van het Onderwijs gezond.
Jaarverslaglegging ▪
De belangrijkste bevindingen
Wij hebben vastgesteld dat uw jaarverslaggeving voldoet aan de van toepassing zijnde wet- en regelgeving
Interne beheersing ▪
Wij hebben bij onze controle geconstateerd dat de opzet van de AO/IB, gelet op de doelstelling daarvan voldoende is. Tevens hebben wij vastgesteld dat er sprake is van een adequate werking van de AO/IB voor zover deze relevant is voor de controle van de jaarrekening.
Onderwijsstichting Zelfstandige Gymnasia | Accountantsverslag 2020
6
Inleiding Onderwijsstichting Zelfstandige Gymnasia | Accountantsverslag 2020
7
1 Inleiding
1.2 Het verloop van het proces van de controle van de jaarrekening
1.1 Onze opdracht
Bij aanvang van onze controlewerkzaamheden waren de door ons benodigde stukken grotendeels beschikbaar. Van de diverse posten in de jaarrekening waren voor een groot deel onderbouwingen aanwezig. Als zaken niet aanwezig of niet duidelijk waren, zijn deze op een correcte wijze opgelost. Wij bedanken de betrokken medewerkers voor de goede samenwerking en de constructieve houding die wij tijdens de uitvoering van onze controle hebben ondervonden.
De raad van toezicht heeft ons opdracht gegeven de jaarrekening en de bekostigingsgegevens van Onderwijsstichting Zelfstandige Gymnasia over het jaar 2020 te controleren. De jaarrekening is opgesteld onder verantwoordelijkheid van het bestuur van de organisatie. Onze controle heeft als doel het komen tot een onafhankelijk oordeel over de getrouwheid van deze jaarrekening, de rechtmatigheid van de bestedingen en balansmutaties en over de juistheid van de bekostigings-gegevens. Het is onze verantwoordelijkheid een controleverklaring inzake de jaarrekening en een assurance-rapport bij de bekostigingsgegevens te verstrekken. Onze controle heeft zich niet verder uitgestrekt dan noodzakelijk was om tot een oordeel te komen over de getrouwheid van de jaarrekening 2020, de rechtmatigheid van de bestedingen in 2020 en de juistheid van de bekostigingsgegevens per 1 oktober 2020. De administratieve organisatie en de daarin opgenomen maatregelen van interne controle zijn door ons beoordeeld voor zover passend in onze opdracht tot controle van deze jaarrekening. Wellicht ten overvloede wijzen wij u erop dat onze beoordeling van de administratieve organisatie beperkter is dan bij een opdracht tot beoordeling van de werking, effectiviteit en efficiency van de administratieve organisatie als geheel.
Wij hebben de controleopdracht uitgevoerd in overeenstemming met de in Nederland van toepassing zijnde controle- en overige standaarden. Daarnaast zijn wij nagegaan of de subsidiebepalingen zoals vastgesteld door het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) zijn nageleefd. Bij onze controle hebben wij de voorschriften vanuit het Onderwijsaccountantsprotocol OCW 2020 en het Controleprotocol WNT 2020 nageleefd.
1.3 Aandachtspunten tijdens de controle Een accountantscontrole is gebaseerd op een risicoanalyse die wij voorafgaand aan de start van de controle per opdracht opstellen. Standaard onderdeel van onze risicoanalyse is de afweging welke frauderisico’s zich voor zouden kunnen doen. Wij hebben op grond van deze analyse specifieke aandacht besteed aan de volgende onderwerpen: ▪ Risico op doorbreking van de AOIB door de leiding waarbij bijzondere aandacht is besteed aan betalingsverkeer; ▪ Risico inzake onvolledigheid van de omzet
1.4 Gehanteerde materialiteit In het Onderwijsaccountantsprotocol OCW 2020 zijn toleranties opgenomen voor de controle van de getrouwheid van de jaarrekening en voor de rechtmatigheid van de bestedingen. Deze zijn in onderstaande tabel weergegeven. Deze toleranties hebben invloed op de uitvoering van onze werkzaamheden en worden gehanteerd om te bepalen in hoeverre een door ons geconstateerde onjuistheid in de verantwoording of een onzekerheid in de controle consequenties heeft voor de strekking van de af te geven controleverklaring.
Onderwijsstichting Zelfstandige Gymnasia | Accountantsverslag 2020
8
Naast deze algemene controletoleranties zijn er in het controleprotocol afzonderlijke rapportage- en controletoleranties gehanteerd voor specifieke onderwerpen zoals: treasurybeleid, Verklaringen Omtrent het Gedrag, geoormerkte subsidies, etc.
Gehanteerde controle- en rapportagetoleranties Getrouwheid van de jaarrekening 2% van de baten of
€ 781.000
5% van het balanstotaal
€ 1.244.000
Financiële rechtmatigheid van de bestedingen Onjuistheden in de verantwoording: 3% van de totale publieke middelen
€ 1.126.000
Onzekerheden in de controle: 5% van de totale publieke middelen
€ 1.877.679
Rapportagetolerantie voor alle in het accountantsprotocol genoemde zaken 0,1% van de publieke middelen
€ 37.500
1.5 Controleverschillen Voor een overzicht van de gecorrigeerde en ongecorrigeerde controleverschillen verwijzen wij u naar bijlage 1 van dit accountantsverslag. Het enige controleverschil betreft de evenals vorig jaar onder de kortlopende schulden opgenomen schoolfondsen. Dit verschil blijft onder de materialiteit en beïnvloedt ons oordeel niet.
1.6 Strekking van de controleverklaring 1.6.1 Jaarstukken Wij hebben het voornemen bij de door het college van bestuur opgestelde jaarverslag van Onderwijsstichting Zelfstandige Gymnasia een goedkeurende controleverklaring af te geven inzake de getrouwheid van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de bestedingen. De jaarrekening is opgesteld in overeenstemming met de Regeling jaarverslaggeving onderwijs. Deze controleverklaring heeft betrekking op de jaarrekening 2020 met de volgende cijfers: ▪ Eigen vermogen per 31 december 2020 € 15.807.675 ▪ Balanstotaal per 31 december 2020 € 24.903.182 ▪ Netto kasstroom over 2020 € 1.937.365 ▪ Nettoresultaat over 2020 € 919.230 -/1.6.2 Rechtmatigheid Zonder afbreuk te doen aan ons oordeel hebben wij met betrekking tot de rechtmatigheid van de uitgaven van de organisatie een verslag van bevindingen opgesteld waarin wij specifieke bevindingen, die wij op grond van het Onderwijsaccountantsprotocol OCW 2020 moeten rapporteren, vermelden. Het betreft de volgende zaken: In het Onderwijsaccountantsprotocol 2020 is de rapportageverplichting met betrekking tot de Verklaringen omtrent het gedrag (VOG) aangescherpt. Elke niet tijdig aanwezige VOG moeten wij daarom melden door middel van een verslag van bevindingen. Wij hebben geconstateerd dat 4 VOG’s niet tijdig zijn ontvangen.
In paragraaf 4.4.1 hebben wij deze specifieke bevindingen nader toegelicht. Het verslag van bevindingen dient samen met de controleverklaring bij DUO te worden ingediend.
Onderwijsstichting Zelfstandige Gymnasia | Accountantsverslag 2020
9
1.6.3 Goedkeuring jaarrekening Wij vertrouwen erop dat de raad van toezicht overgaat tot het ongewijzigd goedkeuren van de jaarrekening. Wij verzoeken u contact met ons op te nemen als dit niet het geval is. 1.6.4 Bekostigingsgegevens Wij hebben het voornemen om bij de bekostigingsgegevens per 1 oktober 2020 een goedkeurende assurance-rapporten af te geven.
Onderwijsstichting Zelfstandige Gymnasia | Accountantsverslag 2020
10
Uw financiële positie Onderwijsstichting Zelfstandige Gymnasia | Accountantsverslag 2020
11
2 Uw financiële positie 2.1 Resultaatontwikkeling Het resultaat over het boekjaar 2020 bedroeg € 919.000 negatief. Dit resultaat is € 981.000 lager dan het begrote resultaat van € 62.000. Ten opzichte van het boekjaar 2019 is het resultaat € 1.933.000 lager. Hierna geven wij een overzicht van de exploitatierekening en lichten wij de belangrijkste verschillen toe.
Werkelijk 2020
Begroting 2020
37.159
36.603
556
395
360
35
481
Overige baten
1.529
2.570
-1.041
2.806
Totaal baten
39.083
39.533
-450
39.882
Personele lasten
32.384
30.904
1.480
30.195
Afschrijvingen
1.174
1.305
-131
1.093
Huisvestingslasten
1.844
1.860
-16
1.830
Overige lasten
4.633
5.432
-799
5.798
Totaal lasten
40.035
39.501
534
38.916
-952
32
-984
966
33
30
3
47
-919
62
-981
1.013
x € 1.000
Afwijking
Werkelijk 2019
BATEN Rijksbijdragen Overige overheidsbijdragen
36.595
LASTEN
Saldo baten en lasten Saldo financiële baten en lasten Resultaat
De rijksbijdragen zijn onder andere vanwege de volgende oorzaken hoger dan begroot: ▪ In de begroting van 2020 was beperkt rekening gehouden met de indexatie van de bekostiging. De indexatie bedroeg in werkelijkheid 3,2%. ▪ Daarnaast zijn er in 2020 extra middelen ad € 170.000 vanuit de samenwerkingsverbanden toegekend. Deze middelen worden in de jaarrekening gepresenteerd onder de rijkbijdragen. De afwijking van de overige baten en overige lasten heeft onder andere de volgende oorzaak: ▪ Door de uitbraak van het coronavirus hebben verschillende buitenlandse reizen en excursies geen doorgang gehad. Dit heeft in 2020 geleidt tot een forse daling de overige lasten en van de overige baten. Voor een aantal reizen die betaald zijn heeft OSZG vouchers ontvangen. Deze zijn opgenomen als vooruitbetaalde kosten onder de schulden. In 2021 zullen deze vouchers gebruikt worden voor reizen. De personele lasten zijn onder andere vanwege de volgende oorzaken hoger dan begroot: ▪ In 2020 is er een forse dotatie gedaan aan de personele voorzieningen. Dit heeft geleidt tot hogere personele lasten van circa € 237.000. ▪ Door de uitbraak van het coronavirus zijn de kosten voor vervanging hoger uitgevallen dan vooraf begroot. ▪ Het gemiddelde fte over 2020 bedroeg 367. Dit was ruim 2 fte hoger dan het gemiddelde fte over 2019.
De grootste afwijking wordt veroorzaakt door de hogere rijksbijdragen, de lagere overige baten en de hogere personele lasten. Hier staat een daling van de overige lasten tegen over.
Onderwijsstichting Zelfstandige Gymnasia | Accountantsverslag 2020
12
De belangrijkste financiële kengetallen zijn als volgt: Signaleringsgrens OCW Bovenmatig eigen vermogen zie bijlage 2 van dit accountantsverslag Solvabiliteit 1 eigen vermogen / totaal vermogen
2020
2019
maximaal 1,0
1,09
1,22
n.v.t.
63%
66%
69%
70%
minimaal 0%
1,3%
3,3%
minimaal -5%
0,1%
3,1%
minimaal -10%
-2,4%
2,5%
minimaal 5%
40%
42%
maximaal 10%
4,6%
4,7%
minimaal 0,75
1,91
2,07
n.v.t.
81%
78%
Solvabiliteit 2 (eigen vermogen + voorzieningen) / totaal minimaal 30% vermogen Rentabiliteit (3 -jarig) nettoresultaat / totaal baten Rentabiliteit (2 -jarig) nettoresultaat / totaal baten Rentabiliteit (1 -jarig) nettoresultaat / totaal baten Weerstandsvermogen eigen vermogen / totaal baten Huisvestingsratio (afschrijvingskosten gebouwen en terreinen + huisvestingslasten) / totaal lasten Current ratio vlottende activa / kortlopende schulden Aandeel personeelskosten personeelslasten / totale lasten
2.2 Onze visie op uw vermogens- en liquiditeitspositie In de afgelopen jaren is in de politiek en bij het ministerie veel aandacht geweest voor de vermogenspositie van onderwijsinstellingen. Zoals uit bovenstaande kengetallen blijkt bevinden uw weerstandsvermogen en liquiditeitsratio zich ruim boven de signaleringsgrenzen. De waarden van deze kengetallen zijn een indicatie voor een sterke financiële positie. Dit is echter op basis van de signaleringsgrenzen die door het ministerie van OCW zijn bepaald. Belangrijk is dat u een eigen visie hebt op de gewenste vermogenspositie. Een goed hulpmiddel hiervoor is het opstellen van een gedegen risicoanalyse waarbij de risico’s zo veel als mogelijk worden vertaald naar financiële gevolgen. Deze risicoanalyse vormt een onlosmakelijk onderdeel van uw planning- en controlcyclus. Het kengetal voor mogelijke bovenmatig eigen vermogen is in 2020 geïntroduceerd. Een waarde hoger dan 1,0 geeft aan dat mogelijk sprake is van een te hoog eigen vermogen. De waarde is voor uw instelling uitgekomen op 1,09. In uw bestuursverslag is daarom een toelichting opgenomen over de wijze waarop u dit kengetal de komende jaren gaat afbouwen. Voor een nadere toelichting op dit kengetal verwijzen wij u naar de algemene ontwikkelingen in bijlage 2. De solvabiliteit 2 nam met 1 procentpunt af naar 69%.
De Inspectie van het Onderwijs hanteert een signaleringsgrens voor solvabiliteit 2 van 30%. Met 60% blijft uw instelling ruim boven deze signaleringsgrens. Instellingen met een solvabiliteit die lager is dan 30% worden extra gemonitord of krijgen ondersteuning. Het weerstandsvermogen daalde met 2% naar 40%. Dit wordt veroorzaakt door het negatieve resultaat over 2020. Een weerstandsvermogen van 40% is ruim boven de signaleringsgrens van 5%.
Onderwijsstichting Zelfstandige Gymnasia | Accountantsverslag 2020
13
Voor de rentabiliteit heeft de Inspectie van het Onderwijs een drietal signaleringsgrenzen vastgesteld. De signaleringsgrens voor de laatste 3 jaar is 0%, voor de laatste 2 jaar -/- 5% en voor dit boekjaar -/- 10%. U blijft binnen deze bandbreedte. De current ratio is ten opzichte van 2019 gedaald naar 1,91. Bij haar beoordeling van de financiële positie van onderwijsinstellingen hanteert de Inspectie van het Onderwijs voor de current ratio een ondergrens van 0,75. Naar onze mening is 1,0 een kritieke ondergrens. Uw liquiditeit bevindt zich ruim boven de ondergrens. De huisvestingsratio geeft aan welk deel van uw totale lasten u aan huisvesting inclusief afschrijvingen van gebouwen en terreinen hebt besteed. De signaleringswaarde bedraagt 10%. De huisvestingsratio van uw instelling bedraagt 4,6%. Dit betekent dat er geen sprake is van bovenmatige uitgaven aan huisvesting.
Onderwijsstichting Zelfstandige Gymnasia | Accountantsverslag 2020
14
Opvolging accountantsverslag 2019
Onderwijsstichting Zelfstandige Gymnasia | Accountantsverslag 2020
15
3 Opvolging accountantsverslag 2019 Hieronder geven wij een overzicht van de interne opvolging van de belangrijkste punten uit ons accountantsverslag over 2019.
Paragraaf 2019
Onderwerp
Urgentie
Opvolging
4.4.1
Bij activering van gebouwen wijzen wij u er op dat bij activering duidelijk aangegeven moet worden welk component van het gebouw dit betreft.
Gemiddeld
Bij de controle van 2020 hebben wij vastgesteld dat er rekening wordt gehouden met de verschillende componenten Status advies: opgevolgd.
4.4.3
Wij adviseren u of er voor te zorgen dat de zogenaamde schoolfondsen als bestemmingsreserve worden opgenomen of vast te leggen dat er een verplichting jegens derden te aanzien van deze gelden bestaat.
Gemiddeld
Voor drie scholen is er sprake van een spaarfonds wat is opgenomen onder de kortlopende schulden. Voor 2020 is opnieuw gekozen deze steunfondsen te handhaven. Wij hebben van u begrepen dat er komend schooljaar een deel vrij zal vallen wegens annuleringskosten van reizen door corona. Status advies: niet opgevolgd.
4.4.4
Wij adviseren u om per school de grenzen voor de kantineregeling te bewaken. Hiermee wordt voorkomen dat de kantineopbrengsten btw belast zijn.
Gemiddeld
Voor 2020 zijn de opbrengsten inzake kantine fors lager als gevolg van het coronavirus. Status advies: Opgevolgd.
5.2
Wij adviseren u facturen boven een bepaald bedrag ten alle tijden door de verantwoordelijke budgethouder te laten autoriseren.
Gemiddeld
Wij hebben bij de controle vastgesteld dat de facturen geautoriseerd worden door een bevoegde budgethouder. Status advies: Opgevolgd.
5.2
Wij adviseren u om alle betalingen centraal uit te voeren via het bestuursbureau en de rekeningen op de scholen zoveel mogelijk te beperken. Er is bij het gebruik van schoolbankrekening een verhoogd risico op mogelijke onrechtmatige betalingen.
Hoog
Wij hebben van u begrepen dat de intentie is om decentrale betalingen zoveel mogelijk te beperken. In 2020 zijn middels digitalisering meer middelen via de centrale bankrekening betaald. Wij hebben van u begrepen dat dit het komende jaar verder uitgebreid zal worden. Status advies: Onderhanden
Onderwijsstichting Zelfstandige Gymnasia | Accountantsverslag 2020
16
Paragraaf 2019
Onderwerp
Urgentie
Opvolging
5.2
Wij adviseren u het gebruik van de kas te beperken tot het minimum. Wel hebben wij vastgesteld dat er sprake is van kastellingen welke ook getekend worden door de rector van de scholen.
Gemiddeld
Op basis van de controle hebben wij vastgesteld dat vijf scholen gebruik maken van Simpled Card. De laatste school zal binnenkort ook over gaan op Simpled Card. Hiermee is het gebruik van contante gelden fors afgenomen. Status advies: Opgevolgd.
5.2
5.2
U bent daarnaast ook begonnen met het digitaliseren van de personeelsdossier. Wij adviseren u hierbij de volledigheid van deze dossier te bewaken zodat er geen gegevens verloren gaan.
Gemiddeld
Wij adviseren u om de overige personeelsmutaties ten alle tijden ook door de rector van de school te laten goedkeuren voordat deze in de salarisadministratie worden verwerkt.
Gemiddeld
De personeelsdossiers zijn inmiddels volledig gedigitaliseerd.
Status advies: Opgevolgd. Wij hebben van u begrepen dat voor locatie Bernrode een mandateringsvoorstel opgesteld is. Bij het Vossius zullen de rollen begin 2021 beoordeeld en aangepast worden. Status advies: Afgehandeld
Wij ervaren bij uw organisatie een positieve houding ten opzichte van de uitgebrachte adviezen.
Onderwijsstichting Zelfstandige Gymnasia | Accountantsverslag 2020
17
Jaarverslaglegging Onderwijsstichting Zelfstandige Gymnasia | Accountantsverslag 2020
18
4 Jaarverslaglegging 4.1 Jaarverslagen De jaarverslagen van de raad van toezicht en het college van bestuur hebben wij van u ontvangen en beoordeeld. Wij hebben vastgesteld dat deze verslagen voldoen aan de wettelijke bepalingen, waaronder de Regeling jaarverslaggeving onderwijs, en geen materiële tegenstrijdigheden of onjuistheden bevatten ten opzichte van de jaarrekening, de uitkomsten van de jaarrekeningcontrole en de kennis die wij van uw instelling hebben.
4.2 Beoordeling onzekerheden en schattingen In de jaarrekening is een aantal aspecten, zoals afschrijvingen, voorzieningen en onder kortlopende schulden opgenomen reserveringen, opgenomen waarvan de waardering in belangrijke mate wordt beïnvloed door schattingen van het management en specifieke invulling van algemeen geaccepteerde waarderingsgrondslagen. De gehanteerde schattingen zoals van afschrijvingstermijnen, de variabelen in de berekening van de voorziening voor jubileumgratificaties, WW en langdurige ziektegevallen en de opgenomen reserveringen voor nog te verwachten kosten zijn naar onze mening passend voor de onderwijssector. De belangrijkste rechten en verplichtingen die op basis van algemeen aanvaarde waarderingsgrondslagen niet in de balans kunnen worden opgenomen zijn adequaat toegelicht in de jaarrekening onder de niet uit de balans blijkende rechten en verplichtingen.
4.3 Bevindingen naar aanleiding van de controle op rechtmatigheidsaspecten 4.3.1 Verklaringen Omtrent het Gedrag Een belangrijke aanscherping van de rapportageverplichting rond VOG’s in het Onderwijsaccountantsprotocol OCW 2020 is dat de accountants niet alleen aan DUO moeten rapporteren als de VOG op het moment van afgifte van de controle verklaring niet aanwezig zijn, maar ook als deze niet tijdig aanwezig zijn. Naar aanleiding van onze controle hebben wij voor vier medewerkers vastgesteld dat de VOG niet tijdig is aangeleverd. De VOG’s waren tussen de 3 en 54 dagen na datum indiensttreding. Wij zullen dit rapporteren aan DUO middels het verslag van bevindingen. 4.3.2 Aanbesteding In februari 2021 is er een overeenkomst afgesloten met PCI inzake de huur van een nieuw printerpark voor het Vossius Gymnasium. De overeenkomst is aangegaan voor een periode van 60 maanden. Op basis van een vierjarige overeenkomst zou de totale besteding onder de drempelwaarde voor Europese aanbestedingsgrens blijven. Echter op basis van de aanbestedingswetgeving geldt dat voor huurovereenkomst met een vaste looptijd de contractwaarde berekend dient te worden aan de hand van de gehele looptijd van het contract. Voor het bepalen van de waarde van het contract dient dus uitgegaan te worden 60 maanden waarmee de opdrachtwaarde op ruim € 305.000 komt.
Dit overschrijdt de drempelwaarde, waarmee dit contract ten onrechte niet Europees is aanbesteed. Het contract met ASC schoonmaak is op 19 juni 2020 afgesloten voor een jaar. Omdat dit contract niet van rechtswege eindigt maar opzegging van de kant van OSZG nodig is kan deze niet kwalificeren als jaarcontract maar als overeenkomst voor onbepaalde tijd. In dit geval moet voor toetsing uitgegaan worden van looptijd van 48 maanden. Voor toetsing aan de opdrachtwaarde wordt er in dit
Onderwijsstichting Zelfstandige Gymnasia | Accountantsverslag 2020
19
geval uitgegaan van een contractwaarde van € 281.224 en had Europees aanbesteed moeten worden. Gezien de omvang komen deze zaken niet boven 3% van de publieke baten ad. € 1.126.000. Hiermee heeft dit geen invloed op de verklaring inzake de rechtmatigheid. Advies: Wij adviseren u bij het afsluiten van jaarcontracten er op toe te zien dat deze van rechtswege aflopen. Urgentie: gemiddeld.
4.4 Bevindingen naar aanleiding van specifieke posten in de jaarrekening Hieronder geven wij een aantal bevindingen weer met betrekking tot specifieke posten in de jaarrekening. Wij hebben ervoor gekozen alleen de posten te vermelden waarbij wij voor u relevante opmerkingen hebben. 4.4.1 Vordering inzake verbouwing Vossius Onder de vorderingen is een bedrag van € 560.000 inzake de verbouwing van het Vossius. De definitieve afrekening dient nog plaats te vinden zodat nog niet bekend is welk deel van de kosten voor uw rekening zal komen. Daarnaast heeft er intensief contact plaatsgevonden met de gemeente Amsterdam met betrekking tot de controle van bouwverantwoording. Uitkomst hiervan is dat er uitgegaan mag worden van de door Hevo in rekening gebrachte kosten. 4.4.2 Subsidie inhaal- en ondersteuningsprogramma
worden in de baten. In de jaarrekening van 2020 is voor de verwerking van deze subsidie gekozen om 5/12 deel van de subsidie als baten te verantwoorden. Voor deze systematiek is kozen omdat per school niet exact in beeld is wat de besteding tot op heden is geweest. Voor locatie Bernrode heeft nog geen besteding plaatsgevonden waardoor deze subsidie nog niet in de baten van 2020 verantwoord is. Het restant van de subsidie is onder de schulden verantwoord als nog te besteden middelen. Op basis van globaal overzicht van de bestedingen blijkt dat dit de huidige verwerkingswijze benadert. In het najaar van 2020 heet het ministerie van OC&W besloten dat het inhaal- en ondersteuningsprogramma als G1 subsidie verantwoord dient te worden in de jaarrekening. Hiermee is er geen sprake van een terugbetalingsverplichting op het moment dat de subsidie niet volledig wordt besteed. Wel is het van belang dat minimaal 85% van het begrote aantal leerlingen, waarvoor de subsidie is aangevraagd, daadwerkelijk deelneemt aan de activiteiten. Bij een lager deelnemerspercentage dan 85% wordt het subsidiebedrag aangepast naar rato van het deelnemerspercentage. Advies: Om het risico van terugvorderen van subsidie te voorkomen adviseren wij u de deelnemersaantallen zorgvuldig te registeren, zodat u kan aantonen dat wordt voldaan aan het minimale deelnemerspercentage van 85%. Urgentie: gemiddeld.
4.4.3 Schuld WAZO Op basis van artikel 14.7 van de CAO VO hebben docenten die zwangerschap- en/of bevallingsverlof hebben gedurende de zomervakantie recht op compensatie van dit vakantieverlof. Samenloop van andere schoolvakanties werden tot op heden niet gecompenseerd.
Met betrekking tot de subsidie inhaal- en ondersteuningsprogramma heeft OSZG € 414.000 ontvangen. Deze subsidie dient naar rato van besteding verantwoord te
Onderwijsstichting Zelfstandige Gymnasia | Accountantsverslag 2020
20
In november 2020 heeft de Hoge Raad een uitspraak gedaan waarbij gesteld is dat deze bepaling in de cao in strijd is met artikel 7:646 van het Burgerlijk Wetboek. Hierin is bepaald dat de werkgever geen onderscheid mag maken tussen mannen en vrouwen. Hiermee heeft de Hoge Raad artikel 14.7 uit de CAO nietig verklaard. Op basis van deze uitspraak hebben medewerkers, die gedurende vakantieperiodes zwangerschap- en/of bevallingsverlof hebben gehad, recht op compensatie. Hierbij geldt dat de verjaringstermijn is gesteld op vijf jaar. Voor wat betreft OSZG zijn er gedurende de periode 2015-2020 44 medewerkers die in aanmerking komen voor compensatie. Hiervan zijn er inmiddels 15 medewerkers uit dienst. Vanuit het oogpunt goed werkgeverschap compenseert OSZG de medewerkers die nog in dienst zijn. Medewerkers hoeven geen verzoek tot compensatie in te dienen. Uit de berekening voor alle scholen blijkt dat de kosten naar verwachting € 66.000 zijn. Voor dit bedrag is een reservering opgenomen onder de kortlopende schulden. In mei 2021 zal de uitbetaling aan de desbetreffende medewerkers plaatsvinden. Wij kunnen ons vinden in de berekeningswijze van deze schuld en de verwerking in de jaarrekening van 2020. 4.4.4 Voorziening jubilea De omvang van de jubileumvoorziening wordt door u bepaald op een vast bedrag per fte. Dit bedrag is al een aantal jaren ongewijzigd op € 650.
Gelet op de salarisontwikkelingen en de benchmark is dit bedrag aan de lage kant. Op basis van de benchmark blijkt dat instelling met dezelfde omvang als OSZG circa € 700 € 750 per fte hanteren. Advies: Wij adviseren u de reservering per fte op te hogen naar minimaal € 700. Daarnaast adviseren wij u jaarlijks na te gaan of de huidige reservering, op basis van het branchegemiddelde toereikend is. Urgentie: gemiddeld.
4.4.5 Voorziening LFB uren In 2020 is het saldo van de voorziening LFB uren opnieuw fors gestegen. Op basis van de controle bleek dat bij één school geen rekening was gehouden met het deel van de uren uit 2019/2020 die betrekking hebben op 2020. Daarnaast was bij het fixeren van de LFB uren uit 2014/2015 en 2015/2016 niet het juiste uurtarief gebruikt. In de definitieve jaarrekening is dit middels een correctie van € 52.250 aangepast. Daarnaast blijkt uit de controle dat met name voor Bernrode en het Vossius het gespaarde saldo aan uren fors hoger ligt dan bij de overige scholen. Een van de oorzaken is dat bij deze scholen de keuzes die medewerkers jaarlijks maken uitgebreider zijn. Zo kunnen medewerkers bij deze scholen ook kiezen om LFB uren gedeeltelijk te sparen en gedeeltelijk in te zetten voor overige activiteiten. Het bijhouden van de uren per medewerker is hierdoor in veel gevallen lastig en onoverzichtelijk. De registratie van deze verlofuren wordt jaarlijks door de rectoren van de scholen bijgehouden in Excel. Buiten het feit dat het registeren in Excel foutgevoelig is, blijkt ook dat de informatie rondom verlofuren beperkt bereikbaar is voor overige medewerkers. Door afwezigheid van de conrector van het Stedelijk Gymnasium Haarlem is niet inzichtelijk hoe het saldo aan LFB uren zich heeft ontwikkeld.
Op basis van enkele beschikbare gegevens is de berekening van de voorziening tot stand gekomen. Gezien het beperkte aantal mensen wat op deze locatie kiest voor sparen is het risico beperkt. Wij willen u echter wel wijzen op het risico van registeren van verlofuren in Excel. Hierdoor is de informatie niet toegankelijk voor overige medewerkers binnen de organisatie. Advies: Wij adviseren u de registratie van verlofuren te digitaliseren. Hiervoor zou bijvoorbeeld gebruik gemaakt kunnen worden van Foleta. Door het digitaal registeren van verlofuren wordt voorkomen dat de uren onvolledig zijn. Daarnaast kan het saldo aan uren per medewerker eenvoudig in kaart gebracht worden voor het opstellen van de jaarrekening. Hierbij is het stafbureau niet afhankelijk van één medewerker binnen de organisatie. Verder adviseren wij u ook de mogelijkheden
Onderwijsstichting Zelfstandige Gymnasia | Accountantsverslag 2020
21
voor afbouwen van de voorziening te onderzoeken. Hierbij kunnen mogelijk uren uit oude jaren in overleg met medewerkers uitbetaald worden. Urgentie: hoog. 4.4.6 Voorziening ADV In de jaarrekening 2020 is een voorziening gevormd voor ADV Spaarverlof. De registratie van deze uren wordt intern op de scholen bijgehouden door de desbetreffende rectoren. Binnen OSZG wordt er door medewerkers beperkt gebruik gemaakt van deze regeling. Voor locatie Stedelijk Gymnasium Haarlem geldt dat vier medewerkers gebruik maken van deze regeling. Omdat de rector van de desbetreffende school ziek is, is er geen inzicht in het saldo spaarverlof van deze medewerkers. Naast de conrector van de school hebben geen andere medewerkers inzicht in het saldo aan spaarverlof. In de huidige berekening van de voorziening is het saldo aan uren van 2020 gelijk gehouden aan het saldo van 2019. Wij hebben niet kunnen vaststellen of het saldo aan uren voor deze medewerkers in 2020 is gemuteerd. Advies: Wij adviseren u de registratie van ADV Spaarverlof en overig verlofuren te digitaliseren zodat deze uren op ieder moment bereikbaar zijn. Urgentie: hoog.
Onderwijsstichting Zelfstandige Gymnasia | Accountantsverslag 2020
22
Administratieve organisatie en interne beheersing Onderwijsstichting Zelfstandige Gymnasia | Accountantsverslag 2020
23
5 Administratieve organisatie en interne beheersmaatregelen
bijdrage aan het ‘in control’ zijn van uw organisatie. Wij merken hierbij nog op dat wij ons bij de beoordeling van de AO/IB hebben beperkt tot het deel van de AO/IB waarop wij steunen bij de controle van de jaarrekening.
5.1 Algemeen
In het kader van de jaarrekeningcontrole hebben wij diverse processen binnen uw organisatie beoordeeld. Hierbij hebben wij ons gericht op de kwaliteit van de interne beheersing van deze processen. In onderstaande bedrijfsvoeringsmonitor hebben wij per proces de huidige kwaliteit van de interne beheersing weergegeven.
Tijdens onze interim-controle hebben wij de opzet, het bestaan en de werking van de administratieve organisatie en deinterne beheersing (AO/IB) binnen uw organisatie beoordeeld. Wij hebben bij onze controle geconstateerd dat de opzet van de AO/IB, gelet op de doelstelling daarvan voldoende is. Tevens hebben wij vastgesteld dat er sprake is van een adequate werking van de AO/IB voor zover deze relevant is voor de controle van de jaarrekening. Dit levert een positieve Verbetering noodzakelijk
Verbetering gewenst
5.2 Bedrijfsvoeringsmonitor
Verbetering mogelijk
Goed
Planning- & control Inkopen en aanbesteding Betalingen Personeel Automatisering = Kwaliteit van het proces bij de interim-controle 2020 = Kwaliteit van het proces bij de interim-controle 2019
Onderwijsstichting Zelfstandige Gymnasia | Accountantsverslag 2020
24
De belangrijkste bevindingen zijn hierna per proces op hoofdlijnen weergegeven: ▪
Planning- en control: De laatste jaren wordt er binnen het onderwijs steeds meer aandacht besteed aan het in kaart brengen van risico’s die een onderwijsinstelling loopt. Daarnaast is er ook groeiende aandacht voor de vermogenspositie voor onderwijsinstellingen. In het voorjaar van 2018 hebben alle scholen een risico-inventarisatie gedaan. Hierbij is geen financiële vertaalslag gemaakt. Wij adviseren u om het buffervermogen in lijn te brengen met de uitgevoerde risicoanalyse. Ook het nieuwe kengetal “normatief eigen vermogen” is een punt van aandacht. Uit de recent door ons gepubliceerde benchmark over 2019 blijkt dat dit kengetal voor uw instelling 1,20 bedraagt wat een indicatie is voor overtollig eigen vermogen. Op basis van de jaarrekening 2020 blijkt dat het kengetal 1,09 bedraagt. Omdat het kengetal zich boven de signaleringswaarde van 1 bevindt heeft u zich hierover verantwoord in uw bestuursverslag over 2020. Op basis van de meerjarenbegroting blijkt dat kengetal onder de signaleringswaarde van 1 uit gaat komen.
▪
Betalingen Bij de controle op de rechten en bevoegdheden binnen de online bankomgeving hebben wij vastgesteld dat verschillende rectoren zelfstandige betalingsbevoegdheden hebben. Daarnaast hebben wij ook vastgesteld dat er administratieve medewerkers zelfstandig kunnen betalen tot een maximum van € 2.500. Per rekening gaat het om de volgende bevoegdheden:
ING-rekening .716 Op deze rekening hebben de rectoren van Felisenum en het Vossius zelfstandige betalingsbevoegdheid. Rabobankrekening .263 Op deze rekening heeft de rector van Bernrode zelfstandige betalingsbevoegdheid tot de standaardlimiet. Daarnaast hebben de secretarieel medewerker, medewerker personeelsadministratie en een leraar zelfstandige betalingsbevoegdheid tot € 2.500. Rabobankrekening .744 Op deze rekening heeft de rector van het Felisenum zelfstandige betalingsbevoegdheid tot € 25.000. Daarnaast hebben twee medewerkers van de financiële administratie zelfstandige betalingsbevoegdheid tot € 2.500. Vanwege het recht tot zelfstandig betalen zullen wij bij onze eindejaarscontrole een gegevensgerichte controle doen op de mutaties die via deze rekeningen lopen. Wij adviseren u om het gebruik van schoolbankrekening af te bouwen en zoveel mogelijk betalingen centraal te regelen. Urgentie: Gemiddeld.
ING-rekening .031 Op deze rekening heeft de rector van Barlaeus zelfstandige betalingsbevoegdheid.
Onderwijsstichting Zelfstandige Gymnasia | Accountantsverslag 2020
25
5.3 Automatisering Wij hebben geen bijzondere controlebevindingen omtrent de betrouwbaarheid en de continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking te melden. Wij merken hierbij op dat dit controlebevindingen betreft die voortvloeien uit het onderzoek van de administratieve organisatie en interne beheersing voor zover noodzakelijk in het kader van de controle van de jaarrekening en dat deze niet de uitkomsten zijn van een specifiek onderzoek naar de toereikendheid van het systeem van administratieve organisatie en interne beheersing.
Onderwijsstichting Zelfstandige Gymnasia | Accountantsverslag 2020
26
Recapitulatie van de adviezen
Onderwijsstichting Zelfstandige Gymnasia | Accountantsverslag 2020
27
6 Recapitulatie van de adviezen Hieronder geven wij een overzicht van de adviezen die wij in dit accountantsverslag hebben opgenomen en geven wij aan wat de urgentie van de opvolging van dit advies naar onze mening is.
Paragraaf
Onderwerp
Urgentie
4.4.1
Om het risico van terugvorderen van subsidie te voorkomen adviseren wij u de deelnemersaantallen zorgvuldig te registeren, zodat u kan aantonen dat wordt voldaan aan het minimale deelnemerspercentage van 85%.
Gemiddeld
3.4.3
Wij adviseren u de reservering per fte op te hogen naar minimaal € 700. Daarnaast adviseren wij u jaarlijks na te gaan of de huidige reservering, op basis van het branchegemiddelde toereikend is.
Gemiddeld
4.3.2
Wij adviseren u bij het afsluiten van jaarcontracten er op toe te zien dat deze van rechtswege aflopen.
Gemiddeld
4.4.4
Wij adviseren u de registratie van verlofuren te digitaliseren. Hiervoor zou bijvoorbeeld gebruik gemaakt kunnen worden van Foleta. Door het digitaal registeren van verlofuren wordt voorkomen dat de uren onvolledig zijn. Daarnaast kan het saldo aan uren per medewerker eenvoudig in kaart gebracht worden voor het opstellen van de jaarrekening. Hierbij is het stafbureau niet afhankelijk van één medewerker binnen de organisatie. Verder adviseren wij u ook de mogelijkheden voor afbouwen van de voorziening te onderzoeken.
Hoog
5.2
Wij adviseren u om het buffervermogen in lijn te brengen met de uitgevoerde risicoanalyse.
Laag
5.2
Wij adviseren u om het gebruik van schoolbankrekening af te bouwen en zoveel mogelijk betalingen centraal te regelen.
Gemiddeld
Onderwijsstichting Zelfstandige Gymnasia | Accountantsverslag 2020
28
Algemene onderwerpen Onderwijsstichting Zelfstandige Gymnasia | Accountantsverslag 2020
29
7 Algemene onderwerpen 7.1 Onafhankelijkheid In de wet- en regelgeving worden richtlijnen gegeven om onze onafhankelijkheid te waarborgen. Deze richtlijnen worden door ons gehanteerd bij onze beroepsuitoefening. Wij hebben tot op heden naast de assurance-werkzaamheden geen overige dienstverlening verricht en hebben voor het jaar 2020 geen overige zaken ten aanzien van de onafhankelijkheid te melden.
7.2 Frauderichtlijn De primaire verantwoordelijkheid van het voorkomen en ontdekken van fraude en onjuistheden berust bij het bestuur van de onderwijsinstelling. Het is de verantwoordelijkheid van de accountant om het risico te beoordelen dat de jaarrekening als gevolg van fraude, onjuistheden of verduistering van activa afwijkingen van materieel belang zou kunnen bevatten. Tijdens onze controle van de jaarrekening 2020 zijn ons tot op heden geen aanwijzingen van fraude gebleken.
7.4 Financiële rechtmatigheid In het Onderwijsaccountantsprotocol OCW is het normenkader voor de controle op financiële rechtmatigheid opgenomen. Dit normenkader bestaat uit: ▪ relevante bepalingen in de onderwijswet- en regelgeving; ▪ aanbestedingswetgeving (Europees en nationaal); ▪ individuele subsidiebeschikkingen waaruit blijkt dat deze verantwoord moeten worden in model G onder 2. De overige van toepassing zijnde wet- en regelgeving, zoals de belastingwetgeving, valt dus buiten het kader van de beoordeling op financiële rechtmatigheid. Deze overige wet- en regelgeving hebben wij, voor zover nodig, betrokken in onze werkzaamheden om het getrouwe beeld van de jaarrekening vast te stellen.
7.3 Overzicht Richtlijnen jaarverslaggeving De door u opgestelde jaarrekening hebben wij gecontroleerd op basis van de Regeling jaarverslaggeving onderwijs en de overige vigerende wet- en regelgeving, waaronder in het bijzonder Richtlijn 660 ‘Onderwijsinstellingen’ uit de Richtlijnen voor de jaarverslaggeving. De relevante richtlijnen zijn door het ministerie van OCW toegelicht in haar brochure: ‘Richtlijn Jaarverslag Onderwijs’. Tevens hebben wij, aan de hand van het door het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties opgestelde Controleprotocol WNT, gecontroleerd of uw jaarrekening voldoet aan de WNT. Wij hebben vastgesteld dat uw jaarrekening voldoet aan deze wet- en regelgeving.
Onderwijsstichting Zelfstandige Gymnasia | Accountantsverslag 2020
30
Bijlagen Bijlage 1: Controleverschillen Gecorrigeerde controleverschillen
Aard verschil
Getrouwheid
Voorziening LFB Opname schuld WAZO Te verrekenen investeringen
-/-/+/+
€ 52.251 € 66.822 € 24.375
Totaal Totaal resultaateffect
-/-
€ 143.448 € 94.698
Rechtmatigheid
Ongecorrigeerde controleverschillen
Aard verschil
Getrouwheid
Schoolfondsen Bernrode, SG Haarlem en Vossius als kortlopende schuld
+/+
€ 264.178
Totaal
+/+
€ 264.178
Rechtmatigheid
Onderwijsstichting Zelfstandige Gymnasia | Accountantsverslag 2020
31
Bijlage 2: Algemene ontwikkelingen Signaleringswaarden bovenmatig publiek eigen vermogen Het langverwachte rapport van de onderwijsinspectie over de nieuwe signaleringswaarden voor de reserves is verschenen! In een brief aan de Tweede Kamer geeft het ministerie van OC&W aan welk beleid zij op het punt van bovenmatige reserves gaat voeren. Op ons seminar van 27 januari 2020 hebben wij onze bezoekers geïnformeerd over de onderzoeken die in 2019 uitgevoerd waren door o.a. de Inspectie van het Onderwijs. Ook hebben wij de aanwezigen geïnformeerd over de nieuwe signaleringswaarde die de Inspectie aan het onderzoeken was: de genormaliseerde kapitalisatiefactor. Wij hebben toen aangegeven dat er enkele grote bezwaren waren tegen het hanteren van de genormaliseerde kapitalisatiefactor: De formule was onnodig ingewikkeld; wij deden de suggestie om uit te gaan van een genormaliseerd eigen vermogen. Een groot deel van de voorzieningen werd in de signaleringswaarde betrokken met de gedachte dat deze kunnen dienen als financiering van materiële vaste activa. Hierdoor wordt er een claim op de voorzieningen gelegd waardoor deze niet (volledig) besteed kunnen worden aan het doel waarvoor ze bestemd zijn. Deze bezwaren hebben wij ook aan de Inspectie van het Onderwijs doen toekomen. Wij zijn er content mee dat de Inspectie aan deze bezwaren tegemoet is gekomen.
Helaas heeft zij enkele andere bezwaren niet gehonoreerd, waarvan de belangrijkste wel is dat er geen onderscheid wordt gemaakt tussen het primair en voortgezet onderwijs enerzijds en het middelbaar beroepsonderwijs en het hoger onderwijs anderzijds. Gezien de verschillende wijze van financiering van de onroerende zaken was dit naar onze mening wel passend geweest. Wel is een aparte formule voor samenwerkingsverbanden opgesteld.
Signaleringswaarde De inspectie heeft een nieuwe signaleringswaarde ontwikkeld: het normatieve publieke eigen vermogen. De formule voor de berekening van het normatieve publieke eigen vermogen is als volgt: Voor besturen in het po, vo, mbo, hbo en wo is de formule: (0,5 x aanschafwaarde gebouwen x 1,27) + boekwaarde resterende materiële vaste activa + (omvangafhankelijke rekenfactor x totale baten) Omvangafhankelijke rekenfactor: ▪ 0,05 voor besturen met totale baten groter dan of gelijk aan € 12 miljoen ▪ Onder de € 12 miljoen baten loopt de rekenfactor geleidelijk op van 0,05 tot uiteindelijk 0,1 bij besturen met totale baten van € 3 miljoen ▪ Voor besturen met totale baten minder dan € 3 miljoen wordt geen rekenfactor toegepast, maar een vaste risicobuffer van € 300.000. Voor samenwerkingsverbanden is de formule: 0,035 x totale bruto baten, maar minimaal een risicobuffer van € 250.000. Belangrijk om te weten is dat de inspectie alleen kijkt naar het publieke eigen vermogen. Het private eigen vermogen blijft buiten beschouwing. Als het werkelijke publieke eigen vermogen hoger is dan de signaleringsgrens, is dit een signaal dat er mogelijk sprake is van bovenmatig eigen vermogen. De inspectie zal dan nader onderzoek doen en het gesprek hierover aan gaan met het bestuur van de instelling.
Als het bestuur een goede onderbouwing kan geven voor de hogere reserve kijkt de inspectie of en hoe geld uiteindelijk wordt besteed.
Onderwijsstichting Zelfstandige Gymnasia | Accountantsverslag 2020
32
De inspectie gaat al in 2020 de nieuwe signaleringswaarden gebruiken bij de beoordeling van de jaarcijfers over 2019. Ingaande het verslagjaar 2020 moeten de besturen zich over de hoogte van de reserves verantwoorden in het jaarverslag aan de hand van de nieuwe signaleringswaarde. Hierbij geldt het ‘comply or explain’ principe. 2. Vervolgacties en handhaving Het Ministerie van OCW zal de komend najaar alle besturen informeren over de signaleringswaarden, hoe ze die kunnen gebruiken en hoe de inspectie ermee omgaat. Zij verplicht de besturen met een eigen vermogen boven de signaleringswaarde om zich vanaf 2020 in het jaarverslag hierover te verantwoorden. In de meerjarenbegroting kunnen besturen laten zien voor welke investering ze sparen en voor wanneer die gepland staat, zodat de reserve wordt ingezet. Het ministerie gaat ervan uit dat besturen met een bovenmatig eigen vermogen dat niet goed onderbouwd is, bereid zijn om dat de komende jaren af te bouwen. Als een bestuur dat niet wil gaat het ministerie handhaven. De precieze voorwaarden daarvoor werkt het ministerie in de komende tijd uit. De besturen krijgen eerst de tijd om de bovenmatige reserve af te bouwen. Het ministerie gaat het vanaf 2024 mogelijk maken om te handhaven over het boekjaar 2023. Zij informeert het veld later hoe dit wettelijke traject eruit zal gaan zien.
Visie Van Ree Accountants Gezien de druk vanuit de maatschappij en het doel van het inzetten van subsidiegelden voor goed onderwijs is het begrijpelijk dat het ministerie grenzen wil stellen aan reservevorming in het onderwijs. Bij de gekozen systematiek plaatsen we enkele kanttekeningen: 1. Het ontwikkelen van een eenduidige signaleringwaarde die voor alle instellingen passend is, is een onmogelijke taak. Er zal daarom maatwerk per instelling nodig zijn. Wij verwachten dat de inspectie bij de
3.
4.
beoordeling van de financiële positie voldoende oog heeft voor de specifieke omstandigheden van het individuele schoolbestuur. Het is bijvoorbeeld een groot verschil of de uitgaven voor groot onderhoud worden verwerkt via een voorziening of worden geactiveerd en afgeschreven. De inspectie benadrukt dat de signaleringswaarde het begin is van een goed gesprek met het bestuur en geen absolute norm. Het risico van het bepalen van een uniforme signaleringswaarde voor alle instellingen is dat bepaalde partijen zoals de politiek, medezeggenschapsorganen, vakbonden etc. dit wel min of meer als een absolute norm gaan zien. Het is opmerkelijk dat er voor het mbo en ho geen andere formule is vastgesteld als voor het po en vo. Het mbo en ho heeft namelijk een heel andere financieringsstructuur, aangezien zij volledig eigenaar zijn van de schoolgebouwen en deze deels met vreemd (lang) vermogen gefinancierd hebben. Dit in tegenstelling tot het po en vo waar de besturen over het algemeen (behoudens situaties van doordecentralisatie) economisch gezien geen eigenaar zijn van de gebouwen en daarom ook geen lang vreemd vermogen op de balans hebben staan. Het stellen van grenzen aan eigen vermogen kan in feite alleen als het ministerie ook in een vroeg stadium volledige duidelijkheid geeft over de hoogte van de bekostiging, zodat besturen hier in hun begroting rekening mee kunnen houden.
Eindejaarscadeautjes zoals in het verleden (2013 en 2019) wel is voorgekomen zijn niet te voorzien. Het zou onterecht zijn de besturen te verwijten dat als gevolg hiervan te hoge vermogens worden gevormd.
Wet bestuur en toezicht rechtspersonen Per 1 juli 2021 treedt de Wet bestuur en toezicht rechtspersonen in werking. Deze nieuwe wet is bedoeld om het bestuur van onder meer verenigingen en stichtingen te verbeteren. De wet stelt een aantal wettelijke eisen aan het bestuur en intern toezicht van verschillende rechtspersonen.
Onderwijsstichting Zelfstandige Gymnasia | Accountantsverslag 2020
33
Voor het onderwijs zijn de gevolgen van deze wet relatief beperkt. Voor bestuurders in het onderwijs gelden aanscherpingen en verduidelijkingen op het gebied van: ▪ De uitgangspunten die bestuurders en commissarissen bij de vervulling van hun taak in acht moeten nemen; ▪ De positie van bestuurders en commissarissen met een tegenstrijdig belang; ▪ De regels over aansprakelijkheid van bestuurders en commissarissen; ▪ Ook wordt de regeling voor ontslag van een stichtingsbestuurder door de rechter verduidelijkt. Wij adviseren u om na te gaan of uw statuten, het intern toezichtskader en dergelijke voldoen aan de nieuwe wetgeving en deze zo nodig aan te passen. Ook is het raadzaam om te checken of uw bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering voldoende dekking biedt aan de uitgebreide aansprakelijkheid. Wijzigingen Wet normering topinkomsten (WNT) In de Uitvoeringsregeling WNT 2020 zijn bepalingen opgenomen voor het verstrekken van gedetailleerde bezoldigingsinformatie bij een cumulatie van functies. Deze verplichting heeft geen betrekking op toezichthouders maar alleen op leidinggevende topfunctionarissen die bij meerdere WNT-instellingen een dienstbetrekking hebben. De definitie van dienstbetrekking wordt dus extra belangrijk. Hiervoor wordt in de WNT aangesloten bij de bepalingen uit de Wet op de Loonbelasting.
Het gaat het dus ook niet om topfunctionarissen die extern ingehuurd wordt. In deze laatste gevallen wordt in de WNT namelijk consequent gesproken over een dienstverband. Een dienstverband wordt gedefinieerd als elke titel op grond waarvan tegen betaling arbeid wordt verricht. Deze definitie is dus breder dan de overeenkomst waarop de Wet op de Loonbelasting betrekking op heeft.
Deze nieuwe informatieverplichtingen kunnen van toepassing zijn als een leidinggevend topfunctionaris tevens tegelijkertijd ▪ een ander dienstbetrekking heeft bij de WNT-instelling, of ▪ een dienstbetrekking heeft bij een gelieerde rechtspersoon, of ▪ een dienstbetrekking heeft als leidinggevend topfunctionaris bij een andere WNT-instelling. Deze gegevens worden niet in de accountantscontrole betrokken, aangezien het om informatie gaat die als regel niet beschikbaar is in de administratie van de WNTinstelling. Het onderdeel van de WNT-verantwoording waarin deze gegevens zijn opgenomen valt daarom niet onder de accountantscontrole. De paragraaf die al jaren in de controleverklaring wordt opgenomen over het niet controleren van de anticumulatieregeling blijft ook op dit onderdeel van toepassing. Het is voor de instellingen die hiermee te maken hebben aan te raden om tijdig alvast te inventariseren welke nieuwe informatie moet worden opgeleverd en hoe dit kan worden georganiseerd. Vereenvoudiging bekostiging Het kabinet wil per 1 januari 2022 de verdeling van de basisbekostiging van het Rijk in het VO makkelijker maken. De wet die dit mogelijk maakt is door de Tweede en de Eerste Kamer aangenomen, treedt op 1 oktober 2021 in werking en heeft voor het eerst effect op de bekostiging over het kalenderjaar 2022. Basisbekostiging De wet gaat alleen over de basisbekostiging in het VO.
Dit betekent een herverdeling van: ▪ de lumpsumbekostiging voor personeel en exploitatie; ▪ het budget voor de regeling spreidingsnoodzaak; ▪ de oude vaste budgetten voor lom-mlk; ▪ en het lesmateriaal.
Onderwijsstichting Zelfstandige Gymnasia | Accountantsverslag 2020
34
Andere bijdragen van het ministerie van OCW vallen niet onder de basisbekostiging. Bijvoorbeeld geld voor leerlingen die extra ondersteuning nodig hebben. Veranderingen in het bekostigingsmodel De veranderingen in het nieuwe model voor de bekostiging van het VO zijn: • Scholen krijgen gelijke bijdragen voor gelijke leerlingen. Het maakt niet meer uit welke onderwijssoorten de school aanbiedt. ▪ 1 gelijk bedrag voor alle onderbouwleerlingen en voor alle bovenbouwleerlingen in het vwo, havo, mavo en de gemengde leerweg in het vmbo; ▪ 1 gelijk bedrag voor alle leerlingen in het praktijkonderwijs en de bovenbouwleerlingen in het vmbo (basis en kader). • Voor alle hoofdvestigingen en voor alle permanente nevenvestigingen is een vast bedrag beschikbaar. Het maakt niet uit welk onderwijs de vestigingen aanbieden. ▪ 1 vast bedrag voor de hoofdvestiging van een school; ▪ 1 vast bedrag voor de nevenvestiging(en) van een school. Voorwaarden voor hoofd- en nevenvestigingen Het aantal vestigingen dat voor een vast bedrag in aanmerking komt, kan afwijken van het daadwerkelijke aantal vestigingen. Dit komt door de voorwaarden waar een vestiging aan moet voldoen om in aanmerking te komen voor een vast bedrag. De voorwaarden om in aanmerking te komen voor een vast bedrag zijn: ▪ Een vestiging van een school moet geregistreerd staan bij de Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO).
De vestiging moet een adres hebben (bestaande uit straatnaam, huisnummer en eventuele toevoeging). ▪ Het gaat om een hoofdvestiging of een nevenvestiging. Tijdelijke nevenvestigingen komen niet in aanmerking. ▪ Op 1 oktober in het jaar ervoor waren 130 leerlingen of meer ingeschreven op de vestiging. Of 60 leerlingen voor vestigingen die alleen praktijkonderwijs aanbieden.
Heeft een schoolbestuur meerdere vestigingen op hetzelfde adres geregistreerd? Dan krijgt het bestuur 1 vast bedrag voor die vestigingen. Als meerdere schoolbesturen een vestiging op hetzelfde adres hebben geregistreerd, wordt voor elke vestiging een vast bedrag toegekend. Algemene overgangsregeling Er is een algemene overgangsregeling van 4 jaar. De regeling bouwt de toe- of afname van de bekostiging ieder jaar met 20% op of af. Hierdoor krijgt het schoolbestuur niet direct op 1 januari 2022 met het berekende herverdeeleffect te maken. Dat gebeurt pas op 1 januari 2026. Specifieke overgangsregeling Als een schoolbestuur een negatief herverdeeleffect heeft groter dan 3%, komt bovenop de algemene overgangsregeling een specifieke overgangsregeling. Deze regeling corrigeert voor het verschil tussen het werkelijke herverdeeleffect en een negatief herverdeeleffect van 3%. De specifieke regeling duurt 5 jaar. Hierdoor hebben deze besturen langer de tijd om in te spelen op de nieuwe hoogte van de bekostiging. Aanvullende bekostiging voor scholen in het voortgezet onderwijs Tegelijk met de ingang van de nieuwe basisbekostiging voor het voortgezet onderwijs (VO) komen er aanvullende regelingen. Er zijn extra bijdragen voor leerlingen in de gemengde leerweg van het vmbo, voor geïsoleerde vestigingen en voor brede vestigingen.
Initiatiefwet vrijwillige ouderbijdrage In juli 2020 heeft de Eerste Kamer ingestemd met de ’Initiatiefwet vrijwillige ouderbijdragen’. Met deze wet wordt vastgelegd dat vanaf 1 augustus 2021 leerlingen waarvan de ouders de vrijwillige ouderbijdrage niet betalen, mee moeten kunnen doen aan alle activiteiten die georganiseerd worden door de school. Dat betekent dat het ook niet meer is toegestaan om gratis alternatieven aan te bieden. Activiteiten van profielscholen die zijn aangesloten bij een
Onderwijsstichting Zelfstandige Gymnasia | Accountantsverslag 2020
35
‘overkoepelend verband’ kunnen een uitzondering krijgen. Hierbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan technasia, tweetalig onderwijs en dergelijke. Subsidie voor extra capaciteit Naast de subsidie inhaal- en ondersteuningsprogramma heeft het kabinet op 16 november 2020 de tweede kamer geïnformeerd over een extra steunpakket van € 210 miljoen voor het onderwijs (PO, VO en MBO). Het kabinet maakt deze middelen vrij om scholen en instellingen via een subsidieregeling tegemoet te komen in de kosten die zij maken voor extra benodigde tijdelijke capaciteit om les te kunnen blijven geven. Het geld kan worden aangewend om aanvullend bevoegd personeel in te zetten of om meer gastlessen mogelijk te maken, bijvoorbeeld voor sport en cultuur. Daarnaast kan men extra ondersteuners de school of instelling binnen halen, extra toezichthouders of conciërges aanstellen voor de naleving van de coronaregels of extra schoonmakers inhuren. Met dit geld wordt aan scholen en instellingen tegemoetgekomen in de extra personeelskosten die ontstaan door corona. De verwachting is dat de middelen regionaal worden toegekend, waarbij mogelijk wordt aangesloten bij reeds bestaande regionale samenwerkingen zoals transfercentra. De middelen komen in 2021 beschikbaar.
Subsidie ventilatie schoolgebouwen Omdat het mogelijk is dat het coronavirus via kleine druppels (aerosolen) wordt verspreid, helpt het goed ventileren en luchten van ruimtes om de verspreiding van het virus te beperken. Op veel scholen (11%) voldoet de ventilatie nog niet aan de bestaande normen voor een prettige lucht in de klas of het is nog niet bekend of de scholen aan deze normen voldoen omdat het nog niet is onderzocht (51%). Omdat het kabinet het van groot belang vindt dat de scholen open blijven, is € 360 miljoen beschikbaar gesteld om aanpassingen aan de ventilatiesystemen aan te brengen. De precieze inhoud van de subsidieregeling is nog niet bekend gemaakt, scholen die niet aan de normen voldoen krijgen nu al wel advies op maat. Wij houden u via onze digitale nieuwsbrief van op de hoogte van de ontwikkelingen rond deze subsidie.
Nationaal Programma Onderwijs Op 17 februari 2021 presenteerden beide onderwijsministers het Nationaal Programma Onderwijs. Een steunprogramma voor herstel en perspectief vanwege de impact van de coronacrisis. In het programma wordt voor de komende twee en een half jaar een investering van € 8,5 miljard in het onderwijs aangekondigd. Zowel in het PO, VO, MBO als HO wordt de komende 2,5 jaar extra geïnvesteerd. Instellingen in het PO en VO hebben inmiddels een brief ontvangen waarin meer duidelijkheid wordt gegeven over de manier waarop de middelen voor het onderwijs beschikbaar komen. Naar verwachting zal voor schooljaar 2021-2022 gemiddeld € 700 per leerling beschikbaar komen. Er wordt echter ook veel van onderwijsinstellingen verwacht. Eerst zal een schoolscan uitgevoerd moeten worden waarin een probleem- en behoefte analyse moet worden opgenomen. Daarna moeten de benodigde interventies bepaald worden met behulp van een ‘menukaart’ om vast te stellen hoe de achterstanden ongedaan gemaakt kunnen worden. Hierbij kan gebruik gemaakt worden van de expertise van gemeenten en samenwerkingsverbanden. Vervolgens moeten de interventies verwerkt worden in een ‘schoolprogramma’. Dit schoolprogramma vormt de basis voor de inzet van de interventies en de financieringsverantwoording daarvan in 2021-2022 en 20222023.