20210496023 1. Versneld toekennen budget werkzaamheden aan het interieur van de Gravenzaal - Stadhuis

Collegebesluit

Onderwerp Versneld toekennen budget werkzaamheden aan het interieur van de Gravenzaal - Stadhuis Nummer Portefeuillehouder Programma/beleidsveld Afdeling Auteur Telefoonnummer Email Kernboodschap

Behandelvoorstel voor commissie

Relevante eerdere besluiten Besluit College d.d. 21 september 2021

2021/496023 Botter, J. 7.3 Overhead FAZA Kappetein, D.D. 023-5114358 kappetdd@haarlem.nl De Gravenzaal heeft lang geen grondig onderhoud gehad omdat er vochtproblemen zijn waarvan eerst de oorzaak achterhaald moest worden om de juiste aanpak te bepalen. Onder begeleiding van een restauratiearchitect is een Plan van Eisen opgesteld om de Gravenzaal te voorzien van nieuw stucwerk. Om gelijk op te kunnen trekken (één keer overlast), is dit werk gekoppeld aan de werkzaamheden aan de buitenzijde van het stadhuis. De start van de uitvoering is gepland voor november 2021. Tussen het bij Facilitaire Zaken begrote bedrag van € 50.000 (in het MJOP) en de in juli 2021 ingediende offerte zit een verschil van € 150.000. Verklaringen voor dit verschil zijn vooral een verviervoudiging van de vierkante meter prijs van monumentaal stucwerk. Daarnaast zijn er forse kosten voor het veilig stellen van kunstwerken, plus hoge kosten voor steigeropbouw. Hiervoor zijn aanvullende middelen vrijgemaakt in het bestedingsvoorstel incidentele middelen (Versterkers Duurzaam doen). Het college stuurt dit besluit ter informatie naar de commissie

Niet van toepassing Het college van burgemeester en wethouders Besluit: Vooruitlopend op goedkeuring door de gemeenteraad aanvullend € 150.000 beschikbaar te stellen voor de werkzaamheden aan het interieur van de Gravenzaal – Stadhuis (waarvoor in totaliteit € 200.000 benodigd is) en dit te dekken uit de daarvoor opgenomen post in het bestedingsvoorstel incidentele middelen (Versterkers Duurzaam doen). de secretaris,

Kenmerk: 2021/496023

de burgemeester,

1/3

1. Inleiding Voor gebruikersonderhoud voor alle gemeentelijke locaties is er binnen de begroting één budget van € 290.000. In de Gravenzaal is langer geleden een vochtprobleem geconstateerd. Om dit op te pakken is in 2020 door een externe deskundige onderzoek uitgevoerd, resulterend in een rapport met een analyse van de oorzaken en hersteladvies. De ambtelijke inschatting van de kosten voor herstel – op basis van ervaring – was een bedrag van € 50.000, wat in 2021 binnen het onderhoudsbudget gereserveerd is. De afdeling Vastgoed heeft in 2021 grootschalige werkzaamheden (is eigenaarsonderhoud) aan de buitenzijde van het stadhuis in uitvoering gegeven. Om gelijk op te kunnen trekken (efficiency/ één keer overlast) is een offerte uitgevraagd voor werkzaamheden Gravenzaal. Deze is op 6 juli jl. ontvangen. De offerte bedraagt € 204.000 excl. BTW en overschrijdt daarmee fors het begrote bedrag van € 50.000. Het verschil is vooral ontstaan door een verviervoudiging van de vierkante meter prijs van monumentaal stucwerk. Dit past binnen de landelijke trend met een overspannen bouwmarkt. Het project vereist een zeer specifieke werkwijze voor het verwijderen van de verflaag en het aanbrengen van dit monumentale stucwerk. Daarnaast zijn er forse kosten voor het veilig stellen van de antieke klok en andere kunstwerken plus hoge kosten voor steigeropbouw.

Uitvoering van het gehele werk ten laste van het jaarlijkse budget gebruikersonderhoud van de gemeentelijke kantoorpanden is niet realistisch en verantwoord. Binnen het budget is het wel mogelijk om jaarlijks een bedrag van € 50.000 te reserveren. Bezwaar van deze oplossing is dat het werk voor ruim drie jaar moet worden uitgesteld. Zonder voldoende dekking moeten de werkzaamheden doorgeschoven worden naar een later moment. 2. Besluitpunten college Vooruitlopend op goedkeuring door de gemeenteraad aanvullend € 150.000 beschikbaar te stellen voor de werkzaamheden aan het interieur van de Gravenzaal – Stadhuis (waarvoor in totaliteit € 200.000 benodigd is) en dit te dekken uit de daarvoor opgenomen post in het bestedingsvoorstel incidentele middelen (Versterkers Duurzaam doen). 3. Beoogd resultaat Met dit project wordt de Gravenzaal voor het komende decennium in een staat gebracht om als meest representatieve ruimte van de gemeente Haarlem te fungeren. 4. Argumenten - De Gravenzaal heeft decennia lang geen ingrijpend onderhoud gehad;

Kenmerk: 2021/496023

2/3

-

De voorbereidingen zijn vergevorderd. Er is een blokkade op het reserveren voor huwelijken gelegd in de maanden november en december;

-

Gelijk optrekken met werkzaamheden buitenzijde gebouw geeft voordelen in het werk zoals één keer overlast; De Gravenzaal is de meest representatieve ruimte van de gemeente Haarlem, het zou het visitekaartje voor de stad moeten zijn. In de huidige vorm presenteert Haarlem zich niet op zijn best; Zonder voldoende dekking moeten de werkzaamheden doorgeschoven worden naar een later moment.

-

-

5. Risico’s en kanttekeningen In de uitvraag is als beginpunt van de werkzaamheden 8 november opgevoerd. Geëist is dat het project voor de kerst gereed is. De contractpartij heeft bij de offerte zijn planning aangeleverd. Deze loopt echter door in 2022. Bij opdrachtverstrekking zal opnieuw de eis herhaald worden dat het project voor de kerst gereed moet zijn zodat de nieuwjaarsreceptie in een fraaie setting kan plaatsvinden. Bij opdrachtverstrekking zullen ook de mogelijkheden voor bespoedigen van het resultaat (langer doorwerken/ meer dagen) worden uitgewerkt. In oktober moet duidelijk zijn of deze eis gehonoreerd wordt, of dat er technische obstakels zijn die leiden tot uitloop naar 2022. Om voldoende tijd voor de voorbereiding van deze werkzaamheden te hebben is opdrachtverstrekking voor uiterlijk 30 september nodig. Voor deze opdracht zijn drie partijen benaderd. Hiermee wordt voldaan aan de Haarlemse inkoopregels. 6. Uitvoering Alle inzet is gericht op realisatie van deze werkzaamheden in dit jaar. 7. Bijlagen Niet van toepassing.

Kenmerk: 2021/496023

3/3