20210463691-1-Reglement-van-orde-voor-de-vergaderingen-en-andere-werkzaamheden-van-het-college-van-burgemeester-en-wethouders-van-de-gemeente-Haarlem-2021-1.pdf

Collegebesluit

Onderwerp Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Haarlem 2021 en bijbehorend Incidenteel mandaatbesluit voor collegebesluiten in recesperioden Nummer 2021/463691 Portefeuillehouder Wienen, J. Programma/beleidsveld 6.2 Gemeentelijk bestuur Afdeling CC Auteur Kingma, E.C.M. Telefoonnummer 0235113042 Email ekingma@haarlem.nl Kernboodschap Op grond van artikel 52 van de Gemeentewet stelt het college een reglement van orde vast voor zijn vergaderingen en andere werkzaamheden. Het huidige reglement dateert van 2005 en is toe aan actualisatie. Behandelvoorstel voor commissie

Niet van toepassing

Relevante eerdere besluiten Besluit College d.d. 14 december 2021

Niet van toepassing Het college van burgemeester en wethouders Besluit: 1. Het ‘Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Haarlem 2021’ vast te stellen. 2. Het ‘Incidenteel mandaatbesluit voor collegebesluiten in recesperioden’ vast te stellen. de secretaris,

Kenmerk: 2021/463691

de burgemeester,

1/3

1. Inleiding De Gemeentewet bepaalt dat het college voor zijn vergaderingen en andere werkzaamheden een reglement van orde vaststelt (artikel 52). Het huidige regelement is in 2005 vastgesteld en sindsdien niet meer herzien. Actualisering is noodzakelijk.

2. Besluitpunten college Het college van burgemeester en wethouders Besluit: 1. Het ‘Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Haarlem 2021’ vast te stellen. 2. Het ‘Incidenteel mandaatbesluit voor collegebesluiten in recesperioden’ vast te stellen. 3. Beoogd resultaat Een actueel reglement voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college. 4. Argumenten Besluitvorming tijdens recesperiode is mogelijk met behulp van een bestuurlijk mandaat In perioden van reces (zomer, kerst) komt het college niet bijeen in vergadering. Het komt voor dat er besluiten moeten worden genomen die geen uitstel dulden. Door middel van een bestuurlijk mandaat aan het wel aanwezig collegelid c.q. collegeleden kan hierin worden voorzien. In het reglement is dan ook een mandaatverlening tijdens collegereces opgenomen (artikel 3) en dit mandaat is nader uitgewerkt in het ‘Incidenteel mandaatbesluit voor collegebesluiten in recesperioden’. Besluitvorming buiten de vergadering kan plaatsvinden met een parafenbesluit Het komt soms voor dat een besluit nodig is en geen of niet tijdig een vergadering kan worden belegd. De behoefte bestaat in dat geval om buiten de vergadering om een besluit tot stand te brengen.

Aan het reglement is een hoofdstuk 4 toegevoegd dat bepalingen bevat over de totstandkoming en bekendmaking van een zogenoemd parafenbesluit. Het meest handzaam is als een parafenbesluit elektronisch tot stand kan worden gebracht. Hiervoor is op dit moment het digitaal vergadersysteem iBabs een geschikt middel. Overige aanpassingen Overige aanpassingen in het reglement betreffen verduidelijkingen in de werkwijze ten aanzien van de voorbereiding van collegevergaderingen en de vergaderingen zelf. Onder andere is toegevoegd op welk moment de agendapunten, bespreekpunten en eventueel spoedeisende onderwerpen ter beschikking worden gesteld. De aanwezigheid van een ambtenaar van voorlichting in de

Kenmerk: 2021/463691

2/3

vergaderingen is toegevoegd. Ook is benoemd dat de collegevergadering bestaat uit een besluitvormende vergadering en een informatieronde (blauwe agenda). 5. Risico’s en kanttekeningen N.v.t. 6. Uitvoering Na vaststelling door het college wordt het Reglement en het Incidenteel mandaatbesluit bekend gemaakt in het elektronisch gemeenteblad op overheid.nl via officiëlebekendmakingen.nl en gedeeld via de gemeentelijke website. Het Reglement en het mandaatbesluit worden opgenomen in het lokale regelingenbestand van de gemeente op overheid.nl. 7. Bijlagen 1. Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Haarlem 2021; 2. Incidenteel mandaatbesluit voor collegebesluiten in recesperioden.

Kenmerk: 2021/463691

3/3