20210368479 1. Vaststellen steunmaatregelen Haarlemse evenementen en festivals 2021

Collegebesluit

Onderwerp Vaststellen steunmaatregelen Haarlemse evenementen en festivals 2021 Nummer Portefeuillehouder Programma/beleidsveld Afdeling Auteur Telefoonnummer Email Kernboodschap

Behandelvoorstel voor de raad Relevante eerdere besluiten Besluit College d.d. 29 juni 2021

2021/368479 Wienen, J. Evenementen ECDW Chantal Baas 023-5115548 cbaas@haarlem.nl De evenementensector is één van de zwaarst getroffen branches tijdens de coronacrisis. Daarnaast moeten organisatoren extra kosten maken om hun evenement in 2021 coronaproof te organiseren. Dit is een extra drempel om een evenement te laten plaatsvinden. Zonder ondersteuning vanuit de gemeente hebben evenementen onvoldoende zekerheid om voorbereidingen te treffen voor het evenement. Daarom is in de Voortgangsrapportage 2021 een bedrag van € 125.000 opgenomen voor het ondersteunen van de gesubsidieerde evenementen. Voor deze kosten kunnen de gesubsidieerde evenementen en festivals een extra subsidie aanvragen. De voorbereidingen voor het evenementenseizoen zijn vol in gang en dat maakt dat er op korte termijn duidelijkheid voor de organisaties nodig is over de ondersteuning die de gemeente kan bieden. De criteria en spelregels voor deze steunmaatregel zijn hiervoor dan ook al geformuleerd. De gemeente Haarlem hoopt dat er met deze ondersteuning in de aankomende maanden op een veilige manier meer te beleven is in de stad. Want dat is waar veel Haarlemmers behoefte aan hebben. Het college stuurt dit besluit ter kennisname naar de commissie Bestuur

Het college van burgemeester en wethouders Besluit: 1. De criteria voor het toekennen van steun vast te stellen als verwoord onder paragraaf 4.5 van dit benw besluit waarin er in totaal € 125.000 beschikbaar is en per organisatie maximaal € 20.000 wordt toegekend. de secretaris,

Kenmerk: 2021/

de burgemeester,

1/5

1. Inleiding De gemeente Haarlem ondersteunt het culturele leven in de stad. Evenementenorganisaties leveren een belangrijke bijdrage aan de ambities en doelstellingen die in het Evenementenbeleid Haarlem 2018-2022 en de Uitvoeringsaanpak Evenementen zijn verwoord. De gemeente biedt hierbij ondersteuning via o.a. subsidies. Evenementen maken de stad Haarlem aantrekkelijk, zorgen voor werkgelegenheid, zijn het visitekaartje van de stad en dragen bij aan sociale binding. Als onderdeel van een herstelplan voor de culturele sector na de coronacrisis draagt deze tijdelijke (nood)maatregel van de gemeente Haarlem bij aan het doorgaan van en coronaproof maken van evenementen en festivals. Hiermee draagt deze maatregel tevens bij aan het in standhouden van de culturele infrastructuur van Haarlem. 2. Besluit college Het college van burgemeester en wethouders Besluit: 1. De criteria voor het toekennen van steun vast te stellen als verwoord onder paragraaf 4.5 van dit benw besluit waarin er in totaal € 125.000 beschikbaar is en per organisatie maximaal € 20.000 wordt toegekend 3. Beoogd resultaat Voor de gesubsidieerde evenementen wordt extra ondersteuning geboden vanuit het noodfonds. Het betreffen evenementen die essentieel onderdeel uitmaken van de (culturele) infrastructuur van de stad en zonder steun van het gemeentebestuur mogelijk ernstig in hun voortbestaan worden bedreigd.

Door aan deze gesubsidieerde (culturele) organisaties op heel korte termijn noodsteun te verstrekken in de vorm van subsidie in verband met de benodigde extra inzet op corona(veiligheids)maatregelen wordt ervoor gezorgd dat deze evenementen doorgang kunnen vinden. 4. Argumenten 1. Dit besluit is de beste manier om het beoogd resultaat te bereiken In 2020 hebben de evenementen met de bestaande subsidies ingezet op continuïteit van de organisatie of alternatieve invulling van het evenement en extra steunmaatregelen waren niet nodig. Dit komt met name doordat in 2020 evenementen niet mogelijk waren en bestaande subsidies lopende kosten konden dekken. Met de aangekondigde versoepelingen is het naar verwachting in het tweede halfjaar van 2021 wel weer mogelijk om evenementen te organiseren in Haarlem. Echter, de evenementen voelen de financiële effecten van 2020 nog en worden geconfronteerd met weggevallen inkomsten en extra kosten die noodzakelijk zijn voor het coronaproof organiseren van evenementen. Het is duidelijk dat zonder ondersteuning vanuit de gemeente evenementen onvoldoende zekerheid en (financiële) mogelijkheden hebben om voorbereidingen te treffen voor het evenement in 2021. In de raadsinformatiebrief ‘Haarlemse evenementen en festivals 2021’ wordt uitgebreid geïnformeerd over de ontwikkelingen en uitdagingen in de (lokale) evenementensector.

2 Het besluit past in het ingezet beleid Evenementen zorgen voor een belangrijk deel voor levendigheid en leefbaarheid en voor diversiteit van het cultuuraanbod. Op een laagdrempelige manier brengen ze mensen in contact met kunst en cultuur en met elkaar. Ze zorgen voor werkgelegenheid en dragen bij aan sociale binding. Daarom

Kenmerk: 2021/

2/5

vindt de gemeente Haarlem het belangrijk dat er een gezonde en diverse evenementensector blijft bestaan. 3. Garantiefonds evenementen rijksoverheid Vanuit de evenementensector was veel hoop gevestigd op het landelijk garantiefonds evenementen. Helaas biedt dit garantiefonds vrijwel geen mogelijkheden voor Haarlemse evenementen. Vrij toegankelijke evenementen kunnen geen aanspraak maken op het garantiefonds. Helaas hebben we in Haarlem vooral veel vrij toegankelijke evenementen en festivals. Daarnaast is een vereiste dat een evenement de afgelopen twee jaar heeft gewerkt met een annuleringsverzekering. Helaas is dit vaak zo kostbaar, dat een annuleringsverzekering voor de meeste evenementen financieel niet haalbaar is. De enige twee Haarlemse evenementen die mogelijk in aanmerking kunnen komen, zijn Veerplas Festival en Tapt Festival Haarlem. Zonder dit garantiefonds is het organiseren van evenementen in coronatijd een groot financieel risico. Toch is het noodzakelijk dit jaar niet voorbij te laten gaan. Vooral vanwege het feit dat relevantie en zichtbaarheid van het evenement, binding met vrijwilligers en bezoekers, maar ook met sponsoren en subsidiënten behouden moeten worden. Dit is van groot belang om de continuïteit van de Haarlemse evenementen te kunnen blijven waarborgen.

De rijksregelingen bieden voor de Haarlemse evenementen geen oplossing en daarom biedt het college ondersteuning via het noodfonds. 4. Hogere kosten leveranciers (materiaal en diensten) Veel bedrijven en ZZP’ers in de evenementensector, zijn door de coronacrisis weggevallen. Dat betekent schaarste in de evenementensector, juist op het moment dat er per 30 juni weer mogelijkheden zijn voor het organiseren van evenementen. Er ligt een grote druk op de maanden juli, augustus en september. Veel evenementen en festivals ‘vissen in dezelfde vijver’ voor wat betreft leveranciers van o.a. tenten en podia, hekwerken, schoonmaakdiensten, verkeersregelaars, beveiligers, technici, bouw- en horecapersoneel. Vanwege de schaarste zijn prijzen gestegen en wordt helaas op dit moment vaak een 100% aanbetaling gevraagd. Zonder zeker te weten of een evenement kan door gaan en in welke vorm is dit uiteraard een groot financieel risico voor organisatoren. De ondersteuning vanuit het noodfonds moet de evenementenorganisaties de nu benodigde liquiditeit geven.

5. Extra financiële investering is o.a. nodig voor het coronaproof maken van een evenementen. Hierbij valt te denken aan o.a.; - Creëren meer toegangspoorten en extra controles op toegangs-/vaccinatiebewijzen; - Inhuur extra uitgiftepunten; - Inhuur extra personeel voor publieksbegeleiding (beveiliging, stewarts, verkeersregelaars); - Aanschaf extra materiaal voor inrichting en hygiënemaatregelen, zoals; hekwerken, spatschermen, sanitair, coronatests); - Aanpassing eventdesign en communicatie evenement i.v.m. corona; - Kosten in verband met extra planvorming door corona; - Aanschaf materiële investeringen (software, apparatuur – reserveringssysteem, apps etc) De evenementenorganisaties kunnen extra subsidie krijgen voor deze meerkosten. Het college oormerkt een klein deel van het budget voor ondersteunende maatregelen die het college zelf kan uitvoeren, zoals de inzet van Spaarnelanden.

Kenmerk: 2021/

3/5

6. Algemene criteria want de benodigde ondersteuning per organisatie is nog niet bekend De middelen uit het noodfonds worden ingezet voor de ondersteuning van de huidige gesubsidieerde evenementenorganisaties; de organisaties die een meerjarige subsidie hebben ontvangen in het kader van de Uitvoeringsaanpak Evenementenbeleid Haarlem 2019-2023 en de evenementensubsidie 2020-2023. Juist omdat de ontwikkelingen zo snel gaan nu, is op dit moment nog geen overzicht te geven van de benodigde ondersteuning per evenement en stelt het college algemene criteria vast op basis waarvan per organisatie beoordeeld kan worden wat nodig is. Deze organisaties komen in aanmerking voor ondersteuning als zij voldoen aan de volgende criteria: 1. De organisatie heeft een beroep gedaan op andere voorzieningen dan wel zelf alles in het werk gesteld om de uitgaven te verlagen dan wel op te schorten of inkomsten naar voren te halen; 2. Bijdragen van de Provincie of Rijk bieden geen oplossing; 3. Op de begroting van het evenement is een tekort ontstaan door corona (sponsorinkomsten zijn aantoonbaar lager en/of er is sprake van noodzakelijke meerkosten door corona) 4. Met de geboden ondersteuning is realisatie van het evenement haalbaar en realistisch binnen alle daarvoor geldende kaders, zoals de evenementenvergunning en -kalender.

Deze criteria liggen in lijn met de algemene criteria voor noodsteun die eerder door de gemeenteraad zijn vastgesteld. De ondersteuning wordt toegekend in aanvulling op de bestaande evenementensubsidie. Het bedrag wordt bepaald door de netto financiële schade als gevolg van de coronamaatregelen in de periode van 1 januari 2021 – 1 januari 2022 (terugval in inkomsten en meerkosten noodzakelijk voor realisatie van het evenement). De subsidie is niet hoger dan het bedrag dat nodig is om het evenement kostendekkend te realiseren. De organisaties tonen het tekort aan middels een actuele begroting. Tevens dienen zij een toelichting op de begroting aan te leveren waaruit de noodzakelijkheid van de kosten blijkt. De maximale aanvullende subsidie bedraagt € 20.000 per organisatie om zoveel mogelijk evenementen te kunnen ondersteunen. De verdeling van de middelen, indien overvraagd, wordt geleid door de uitgangspunten opgenomen in Uitvoeringsaanpak Evenementenbeleid Haarlem 20192023. 5. Risico’s en kanttekeningen Toekomst voorspellen kan niet – maatwerk is het credo Met de voorliggende aanpak voor Haarlemse evenementen en festivals, speelt de gemeente zo goed als mogelijk in op te verwachten knelpunten en uitdagingen.

Nu de coronacrisis niet vergelijkbaar is met enige andere situatie waarmee de gemeente van doen heeft gehad, kan het zijn dat de uitwerking van maatregelen anders uitpakt dan gedacht. Bovendien is het mogelijk dat over een maand andere richtlijnen gelden dan nu. Het goed monitoren van de uitwerking is daarom noodzakelijk zodat tijdig kan worden bijgestuurd.

Kenmerk: 2021/

4/5

6. Uitvoering Na vaststelling van de criteria worden de criteria en procedure bekendgemaakt aan de evenementenorganisaties. Daarna vindt zo spoedig mogelijk overleg plaatst met de organisaties om de benodigde ondersteuning vast te stellen. 7. Bijlage Raadsinformatiebrief ‘Update Haarlemse evenementen 2021’ (ter informatie en aanvulling op dit collegebesluit)

Kenmerk: 2021/

5/5