20210298529 8. Bijlage B2 Afspraken projectadministratie

Afspraken projectadministratie REACT-EU subsidie pro/vso Arbeidsmarktregio Zuid-Kennemerland en IJmond

Afspraken projectadministratie Toelichting Artikel 15 van de Subsidieregeling ESF 2014-2020 schrijft voor aan welke voorwaarden de administratie dient te voldoen. Uitvoering Van Beleid raadt aan hiertoe een zogenaamde AO/ICbeschrijving op te stellen. Een AO/IC-beschrijving is evenwel geen verplicht onderdeel (meer) bij het E-formulier. Voorafgaand aan een eventuele toekenning van subsidie zal Uitvoering Van Beleid beoordelen of er voldoende zekerheid bestaat dat de administratie voldoet aan de voorwaarden, die daaraan in het kader van de ESF-regeling gesteld worden. Uitvoering Van Beleid zal hierbij onder meer het antwoord op onderstaande vragen meenemen in haar beoordeling.

Algemene projectgegevens Arbeidsmarktregio Centrumgemeente Contactpersoon Projectnaam Startdatum Einddatum

: Zuid-Kennemerland en IJmond : Haarlem : Hanneke van der Meer : REACT-EU vso/pro 2021-2022 regio Zuid Kennemerland en IJmond : 1 augustus 2021 : 31 juli 2022

Toelichting van aanvrager op afspraken projectadministratie 1.

Op welke wijze waarborgt u dat er sprake is van een inzichtelijke- en controleerbare administratie (art. 15 lid 1)?

De arbeidsmarktregio Zuid-Kennemerland en IJmond stelt voor de coördinatie en het beheer van het project een projectleider aan, dit is een vertegenwoordiger namens de provso scholen. De projectleider zorgt er in samenwerking met Aavas subsidieadvies voor dat alle gegevens juist, tijdig en volledig worden vastgelegd. Alle gegevens worden verwerkt in een inzichtelijke, controleerbare projectadministratie. De projectadministratie bestaat uit het algemeen projectdossier, het deelnemersdossier en een administratie gericht op de aangevraagde activiteiten. Per activiteit is aangegeven welke stukken worden opgenomen in de deeladministratie en welke middelen gebruikt worden voor de vastlegging van deze gegevens. Algemeen projectdossier Het algemeen projectdossier bevat:  Projectaanvraag en subsidiebeschikking  Overzicht betrokken scholen met BRIN nummers  Competentietabel met handtekeningen- en parafenlijst  Publiciteitsdossier met bewijsstukken dat deelnemers en medewerkers op de hoogte zijn gebracht van de bijdrage uit het Europees Sociaal Fonds  Einddeclaratie met bijlagen  Bewijsstukken inzake de ontvangen subsidiegelden  Afrekening van de subsidie met de uitvoerders Aavas subsidieadvies

Pagina 1 van 4

Afspraken projectadministratie REACT-EU subsidie pro/vso Arbeidsmarktregio Zuid-Kennemerland en IJmond

Deelnemersadministratie De deelnemersadministratie wordt zodanig ingericht dat inzicht verkregen kan worden in de subsidiabiliteit van de individuele deelnemer en in de geplande en gerealiseerde prestaties. De deelnemersadministratie wordt per deelnemende school opgesteld en bevat:  Een door de schoolleiding en verantwoordelijk teamleider getekende leerlingenlijst per klas  Een lijst met BSN nummers en de instroom en uitstroomdata van alle deelnemers  Registratie van de deelnemer in BRON (met in- en uitstroomdatum) wordt op verzoek van UVB naar aanleiding van eventuele bevindingen door DUO toegevoegd aan het dossier  Een door de schoolleiding en verantwoordelijk teamleider getekende absentieregistratie van het schooljaar 2021-2022  Een berekening van aanwezigheid van leerlingen, waaruit blijkt welke leerlingen minimaal 9 van de 12 maanden onderwijs hebben genoten op de school Projectdossier Stage- werkplekleren Het projectdossier stage- werkplekleren wordt per deelnemende school opgesteld en bevat:  Schoolgids 2021-2022  Vakantierooster en overzicht lesvrije dagen in het schooljaar 2021-2022  Stageovereenkomsten  Stageverslaglegging  Een door de schoolleiding achteraf getekende verklaring, waarin wordt bevestigd dat de activiteit stage- werkplekleren is uitgevoerd Projectdossier Branchegerichte cursussen en Leerwerkbedrijf Het projectdossier Branchegerichte cursussen

en Leerwerkbedrijf wordt per deelnemende school opgesteld en bevat:  Een door de schoolleiding getekende activiteiten en vakkenlijst  Een door de schoolleiding en verantwoordelijk teamleider getekend integraal lesrooster van het schooljaar 2021-2022  Een door de schoolleiding achteraf getekende verklaring, waarin wordt bevestigd dat de activiteiten conform de activiteiten en vakkenlijst zijn uitgevoerd Algemene toelichting De projectadministratie die bijgehouden wordt geeft een volledig beeld van de geplande en gerealiseerde prestaties in termen van deelnemers, uitgevoerde activiteiten en de gerealiseerde kosten. Binnen de arbeidsmarktregio Zuid-Kennemerland en IJmond draagt de administratie van de uitvoerders zorg voor het verzamelen van alle ESF (bron)documenten. Aavas subsidieadvies draagt zorg voor de verdere verwerking en de archivering hiervan. Zij zien erop toe dat het projectdossier volledig is. Bij de vastlegging van de gegevens worden in ieder geval de eisen in acht genomen die zijn opgenomen in de actuele ESF subsidieregeling, de bijbehorende handleiding projectadministratie (HPA) en de toelichting verantwoording met simplified cost options (SCO) van Uitvoering van Beleid.

Aavas subsidieadvies

Pagina 2 van 4

Afspraken projectadministratie REACT-EU subsidie pro/vso Arbeidsmarktregio Zuid-Kennemerland en IJmond

2.

Op welke wijze waarborgt u dat de administratie beschikbaar is op een vrij toegankelijke locatie (art. 15 lid 2)?

Na afloop van het project zal de gehele projectadministratie met alle van belang zijnde bescheiden worden bewaard op één centrale locatie, hierover worden afspraken gemaakt met de centrumgemeente Haarlem. De gehele projectadministratie wordt ook digitaal opgeslagen en is derhalve op elk gewenst moment beschikbaar voor eventuele controles. Alle projectbescheiden worden (zowel op papier als digitaal) tot en met 31 december 2027 bewaard, tenzij in de vaststellingsbeschikking een andere bewaartermijn wordt aangegeven.

3.

Hoe waarborgt u dat de inrichting van de administratie bij de samenwerkende partners en externe uitvoerders voldoende gestructureerd en geüniformeerd is om de realisatiegegevens op totaalniveau te kunnen optellen (zowel in termen van deelnemers als kosten)?

Voor het voeren van de projectadministratie maken wij gebruik van de dienstverlening van Aavas subsidieadvies. Zij ondersteunen alle partners bij het volledig en conform de richtlijnen bijhouden van de projectadministratie. Hiervoor wordt een uniform systeem gehanteerd bij alle scholen die deelnemen aan het project. Op deze manier is een eenduidige projectadministratie, waarbij iedereen gebruikt maakt van dezelfde documenten, gewaarborgd. Dit zorgt voor inzicht, duidelijkheid en controleerbaarheid, zowel voor de centrumgemeente Haarlem als voor Uitvoering van Beleid. De dossiers van de individuele scholen worden geconsolideerd aangeleverd bij de centrumgemeente Haarlem en ingediend als einddeclaratie bij Uitvoering van Beleid. Het uniforme subsidiebeheerssysteem dat gehanteerd wordt bestaat uit de volgende onderdelen:  Online aanvraagformulier van UVB  Digitale voortgangsbewaking  Deelnemersadministratie  Administratie gericht op activiteiten  Periodieke voortgangsrapportages  Formats gericht op verantwoording van activiteiten  Formats gericht op bepaling subsidiabiliteit van deelnemers

4.

Geef hieronder een beschrijving van de beschikbare operationele- en financiële capaciteit voor de uitvoering van de voorgenomen activiteiten (art. 7 lid 3 onder e)

Operationele capaciteit gericht op beheer Voor het beheer van het project wordt per school een contactpersoon aangesteld. Deze wordt hierbij ondersteund door Aavas subsidieadvies. De projectleiders van de scholen en Aavas subsidieadvies vormen samen het projectteam. Dit projectteam faciliteert de uitvoerders bij het op een juiste wijze bijhouden van een inzichtelijke- en controleerbare projectadministratie. Aavas subsidieadvies draagt zorg voor de consolidatie van de

Aavas subsidieadvies

Pagina 3 van 4

Afspraken projectadministratie REACT-EU subsidie pro/vso Arbeidsmarktregio Zuid-Kennemerland en IJmond

deeladministraties. Met alle scholen zijn afspraken gemaakt over de samenwerking, rechten en plichten. Operationele capaciteit gericht op uitvoering De uitvoering van de deelprojecten vindt plaats bij de scholen voor Praktijkonderwijs en Voortgezet Speciaal Onderwijs in de arbeidsmarktregio Zuid-Kennemerland en IJmond. Zij zetten (stage)begeleiders en docenten in die met de doelgroep gaan werken aan de uitstroomroute richting arbeidsmarkt en vervolgonderwijs. Financiële capaciteit De financiering van de projectkosten bestaat uit 75% REACT-EU subsidie en 25% cofinanciering door de scholen. Alle uitvoerende partijen zijn bekend met de wijze van financiering en hebben hiermee ingestemd.

Aavas subsidieadvies

Pagina 4 van 4