20210269648 Raadsinformatiebrief Evaluatie organisatieontwikkeling 2015-2020 en samenstelling directie

Raadsinformatiebrief

Onderwerp Evaluatie organisatieontwikkeling 2015-2020 en samenstelling directie Nummer 2021/269648 Datum college 18 mei 2021 Portefeuillehouder Botter, J. Programma/beleidsveld 6.2 Gemeentelijk bestuur Afdeling HRM Auteur L. Wytema Telefoonnummer 023-5113051 Email lwytema@haarlem.nl Bestemd voor: Het college stuurt deze raadsinformatiebrief ter kennisname naar de commissie Bestuur. Bijlagen Eerdere besluiten: Vaststellen Organisatiestatuut 2018, Mandateringsbesluit 2018 en Budgethoudersregeling 2018 (2017/486858) Geachte leden van de commissie Bestuur, Met deze brief informeren wij u over ontwikkelingen binnen de gezamenlijk ambtelijke organisatie van de gemeenten Haarlem en Zandvoort. Vanaf 2015 is de ontwikkeling naar een wendbare netwerkorganisatie ingezet. In de periode januari tot en met mei dit jaar werd de organisatieontwikkeling gedurende de periode 2015-2020 geëvalueerd door een extern onderzoeksbureau. In deze brief worden de achtergrond, aanleiding, inhoud en vervolg van het onderzoek toegelicht. Ook wordt u geïnformeerd over de personele wisselingen in de directie. Tot slot wordt voorgesteld om een raadsbijeenkomst te organiseren over de organisatieontwikkeling. Daarbij is dan tevens de mogelijkheid om nader kennis te maken met de nieuwe directieleden.

Ook wordt de bijeenkomst gebruikt om u deelgenoot te maken van de uitkomsten van het onderzoek naar de evaluatie van de organisatieontwikkeling en de stappen die n.a.v. het onderzoek gezet gaan worden. Evaluatie van de organisatieontwikkeling 2015-2020 De omgeving waarin wij als gemeenten werken verandert steeds sneller. Hoe zorgen we ervoor dat we tijdig op deze ontwikkelingen inspelen en de verbinding met de stad en het dorp blijven houden? Deze vraag werd in 2015 gesteld en is onverminderd actueel. Denk bijvoorbeeld aan de fysieke ontwikkeling van de stad, de komst van de Omgevingswet, de opgaven in het sociaal domein en de inzet op dienstverlening. Op basis van deze vraag is sinds 2015 een organisatieontwikkeling ingezet, die in 2018 leidde tot een gewijzigde organisatiestructuur (2017/486858). Naast de ambtelijke fusie met Zandvoort werden per 1 januari 2018 de hoofdafdelingen opgeheven en ontstonden 24 afdelingen. Daarnaast werd ingezet op gebiedsgericht en programmatisch werken in wisselende netwerken. In de periode van januari tot en met mei 2021 werd door Berenschot, een extern onderzoeksbureau, geëvalueerd in hoeverre de ingezette organisatieontwikkeling heeft bijgedragen aan de ambitie om wendbaar en met slagkracht in te kunnen spelen op maatschappelijke ontwikkelingen. Aan Berenschot is ook gevraagd welke verbeteringen er mogelijk zijn.

Het onderzoek gaat zowel over structuur en governance, als over de organisatiecultuur, ervaringen van medewerkers en leiderschap. In het onderzoek komen onder andere de dienstverlening aan Haarlem en Zandvoort, het vermogen om te prioriteren, en het vermogen om bestuurlijke afwegingen voor te bereiden aan bod. Ook de lessen die tijdens de coronacrisis zijn geleerd over (crisis)management en besluitvorming zijn betrokken in

Kenmerk: 2021/269648

1/2

het onderzoek. U wordt geïnformeerd over de uitkomsten van het onderzoek en het gevolg dat aan de aanbevelingen gegeven zal worden. De conclusies en vervolgstappen zullen doorwerken op tal van terreinen, waaronder het aanscherpen van de organisatievisie, vitaliteit en talentontwikkeling van medewerkers, strategische personeelsplanning en -beleid, diversiteit en inclusie, het leiderschapsprogramma, en het ontwikkelen van een nieuwe visie op (thuis)werken in het post-coronatijdperk. Samenstelling directie De samenstelling van de directie is in de periode 2020-2021 substantieel veranderd. Catrien Lenstra is sinds 1 februari 2020 gemeentesecretaris en algemeen directeur. Per 1 april jl. is Jaap Meindersma gestart in de functie van directeur Fysiek domein. Jaap Meindersma was hiervoor respectievelijk directeur Stadsbeheer en concerndirecteur Duurzame Stad en Leefbaarheid in de gemeente Almere. Directeur Bedrijfsvoering Arjan van Noort start 1 juni a.s. bij het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid als directeur Samenleving en Integratie. Het college heeft besloten tot de aanstelling van interim directeur Maria Overmars voor de portefeuille Bedrijfsvoering tot oktober 2021.

Redenen voor de aanstelling van een interim directeur zijn continuïteit van de bedrijfsvoering, de doorontwikkeling van de organisatie en het belang van de rol van Chief Information Officer (CIO) in de digitale transformatie. Gelijktijdig wordt een zorgvuldig werving- en selectieproces doorlopen voor de vaste invulling. De directie bestaat verder uit Nanda Hagedoorn (directeur Sociaal domein) en Martin Jonker (concerncontroller). Maaike Pippel is gemeentesecretaris van Zandvoort. Zij neemt vanuit haar functie deel aan de directievergaderingen. Voorstel raadsbijeenkomst Organisatieontwikkeling is een continu proces, dat verband houdt met maatschappelijke ontwikkelingen en bestuurlijke afwegingen die u maakt. Het college informeert u daarom graag over de diverse ontwikkelingen binnen de organisatie. Het voorstel is om een raadsbijeenkomst te organiseren met de directie, om nader kennis te maken en u deelgenoot te maken van de uitkomsten van het onderzoek. De directie licht toe welke stappen n.a.v. het onderzoek gezet zullen worden. De bijeenkomst wordt in overleg met uw griffier en het presidium vóór het zomerreces gepland. Het college van burgemeester en wethouders, de secretaris,

de burgemeester,

Kenmerk: 2021/269648

2/2