20210266114 05. Bijlage 2 Beleidsplan 'Klaar voor de toekomst'

Actielijn 11: Samenwerkingsrelaties herijken De gemeenschappelijke regeling ondergaat de komende jaren een ingrijpende wijziging doordat de rijksoverheid waarschijnlijk per 1 januari 2024 niet langer als partner in de gemeenschappelijke regeling betrokken zal zijn. Vorm, inhoud en condities van de toekomstige samenwerking tussen RHC’s en de rijksoverheid zijn de komende jaren onderwerp van onderzoek en onderhandeling. Het NHA wordt primair een voorziening van en voor de decentrale overheden in het verzorgingsgebied. Wij grijpen deze ontwikkeling aan om ons provinciale en regionale profiel aan te scherpen en onze positie in Noord-Holland te versterken door meer in te zetten op samenwerking in de eigen provincie. Over onze bijdragen aan landelijke projecten stemmen we af met de andere RHC’s. Als de rijksoverheid is uitgetreden, blijven de gemeenten Haarlem en Velsen als enige risicodragende partners over. De andere overheidsorganisaties waarmee en waarvoor het NHA werkt, zijn tot dusver allemaal op basis van een dienstverleningsovereenkomst aangesloten. Het draagvlak van twee deelnemers aan de regeling is een smalle basis voor een gezonde toekomst. Daarom streven we ernaar enkele nieuwe partners te bewegen tot deelname aan de gemeenschappelijke regeling.

Versteviging realiseren we ook door de Omgevingsdienst IJmond, Omgevingsdienst Noordzeekanaalgebied, Veiligheidsregio Kennemerland, Cocensus en Recreatie NoordHolland als DVO-partners aan onze organisatie te verbinden. Acties en resultaten:  In 2024 heeft de relatie met de rijksoverheid een nieuwe vorm en invulling gekregen met een passende financiering.  In 2024 is de gemeenschappelijke regeling aangevuld met nieuwe partners.  In 2021 heeft het NHA vijf gemeenschappelijke regelingen als DVO-partners aan zich verbonden.

25

Actielijn 12: Doelgroepen kennen en bereiken Het NHA wil zichtbaar en laagdrempelig toegankelijk zijn voor iedereen. Om effectief te zijn in ons marketing- en communicatiebeleid, stemmen we onze communicatiekanalen en marketinginstrumenten af op de functies die we uitvoeren en de doelgroepen die we daarbij voor ogen hebben. Voor het NHA als expertisecentrum zijn de aangesloten overheidsorganisaties en hun ambtenaren de primaire doelgroep. Met hen communiceren we vooral persoonlijk via de adviseurs en inspecteurs, en verder via specifieke nieuwsbrieven en de webpagina’s over digitaal informatiebeheer. Een secundaire doelgroep van het NHA als expertisecentrum vormen collega-erfgoeden archiefinstellingen, met wie we kennis delen en samenwerken. Collegiaal contact en het landelijke Kennisplatform Informatie en Archief zijn de belangrijkste communicatiekanalen met de instellingen en professionals in regio, provincie en land. Als collectiecentrum zijn we primair gericht op onderzoekers die onze collectie en data actief gebruiken, zoals stamboomonderzoekers, (amateur)historici en burgers en bedrijven die bouwtekeningen nodig hebben. Voor deze doelgroep zijn de website (met daarin de chatfunctie) en het persoonlijke contact op de studiezaal de belangrijkste communicatiekanalen.

Om meer inzicht te krijgen in de behoeftes van de onderzoekers gaan we de webstatistieken en de bezoekgegevens van landelijke archief- en erfgoedportals grondiger analyseren. We doen mee aan het tweejaarlijkse landelijke klanttevredenheidsonderzoek en vullen dit waar nodig aan met eigen onderzoek. Als publiekscentrum ontwikkelen we ons steeds meer tot een open, maatschappelijk georiënteerde organisatie die actief naar buiten treedt met een gevarieerde en laagdrempelige programmering. Als zodanig zijn we primair gericht op een breed, (latent) historisch geïnteresseerd publiek, vooral uit het verzorgingsgebied. De belangrijkste communicatiekanalen om het brede publiek te bereiken zijn de sociale, lokale en regionale media. We willen als publiekscentrum ook relevant zijn voor bezoekers die hun wortels niet in Nederland hebben. Omdat we deze groepen nog niet goed kennen, onderzoeken we hoe we hen het best kunnen benaderen. Hier ligt een relatie met het verwervingsbeleid (zie actielijn 1) en de programmering (zie actielijn 9). Ook bevragen we de bezoekers van de tentoonstellingen en activiteiten in de Janskerk over hun ervaringen, interesses en wensen. Communicatiekanalen die we inzetten voor vrijwel alle doelgroepen, zijn onze eigen website, de website Oneindig Noord-Holland, nieuwsbrieven, sociale media en ons halfjaarlijkse magazine Uitgelicht.

Deze communicatiemix werkt goed en blijft dan ook gehandhaafd. De eigen website fungeert als basis voor alle communicatie-uitingen en is voor veel actielijnen een belangrijk ondersteunend instrument. Vooral de verdiepende verhalen worden veel gelezen. Door de content van de website via de sociale media te ‘pluggen’, creëren we een breed bereik. Geleidelijke aanpassingen aan de website zijn wenselijk. We willen de website een net zo laagdrempelige en uitnodigende uitstraling geven als de publiekslocatie en daarmee verschillende soorten gebruikers kunnen bedienen. We willen meer gevarieerde en actuele content kunnen plaatsen: verdiepende verhalen uit en over onze collectie, berichten over innovaties en ontwikkelingen waar we aan

26

werken, Engelstalige webcontent. Om de website toegankelijker te maken voor mensen met een beperking, willen we meer gebruik gaan maken van bewegend beeld en gesproken woord, waaronder vlogs en podcasts. Met een algemene publiciteitscampagne willen we onze zichtbaarheid en (naams)bekendheid in het verzorgingsgebied vergroten. Idealiter gaat de campagne gepaard met activerende projecten zoals het vastleggen van verhalen voor opname in de collectie of het archiveren van sociale media. Acties en resultaten:  De overheidspartners, collega-instellingen en particuliere archiefvormers kennen en waarderen het NHA als expertisecentrum en zijn goed geïnformeerd over de diensten, producten en innovaties van het NHA.  Het NHA heeft op klantonderzoek gebaseerd inzicht in de wensen en behoeften van de actieve gebruikers van de collectie en de (potentiële) bezoekers van de tentoonstellingen en activiteiten.  De website van het NHA geeft inzicht in en uitvoering aan de functies van expertise-, collectie- en publiekscentrum.  De zichtbaarheid en (naams)bekendheid van het NHA in de provincie groeit door een activerende publiekscampagne.

Actielijn 13: Integrale samenwerking organiseren en faciliteren Het NHA is op alle fronten in beweging. Onze medewerkers zijn professionals met uiteenlopende specialismen. De reguliere taakuitvoering vergt een samenspel van verschillende deskundigheden. De digitale ontwikkelingen vragen om actieve inbreng van medewerkers in experimenten en cocreatieprocessen. Onze kernwaarden vormen de basis waarop wij samen werken en mooie resultaten behalen. We zijn innovatief en, zowel naar anderen als naar elkaar, betrouwbaar, open en samenwerkingsgericht. Integrale samenwerking tussen de verschillende organisatieonderdelen is een van de belangrijkste organisatieopgaven voor de komende jaren. Het NHA werkt met een matrixorganisatie voor programma’s, waarbij er naast de aansturing door de afdelingsmanagers sprake is van operationele aansturing vanuit het programma. Leiderschap, eenduidige processen, voortdurende kennisdeling en aandacht voor interne communicatie zijn de randvoorwaarden voor integrale samenwerking. De leidinggevenden zorgen dat medewerkers efficiënt en ontwikkelingsgericht en vanuit hun professionaliteit kunnen werken. Het managementteam verbindt de afdelingen en stuurt op de organisatiebrede strategische belangen. Naarmate de digitalisering verder doordringt in ons werk, nemen de afhankelijkheden tussen processen toe. We maken hiervoor een organisatiegids.

Expertise wordt over afdelingsgrenzen heen ingezet waar nodig. Als gevolg van het programma Digitaal Informatiebeheer werken we de komende jaren met 70% vaste en maar liefst 30% tijdelijke, vooral technisch en digitaal opgeleide medewerkers. Om ervoor te zorgen dat de staande organisatie sterker wordt van hun inbreng, worden medewerkers uit de hele organisatie bij het programma betrokken door middel van kennissessies en participatie in (deel)projecten. Beleids- en inrichtingskeuzes die voortvloeien uit het programma worden goed vastgelegd. Als het programma in 2023 afloopt, moet duidelijk zijn hoe het digitale informatiebeheer, inclusief de daarbij

27

betrokken medewerkers en de daarvoor benodigde expertise in de lijnorganisatie, wordt verankerd en gepositioneerd. We zorgen voor goede interne communicatie via nieuwsbrieven en voor voldoende gelegenheid voor afstemming en uitwisseling tussen medewerkers en management. De dynamiek in de organisatie als gevolg van het grote aandeel tijdelijke krachten vraagt veel van het werkgeverschap en de HR-functie. Het is van belang dat de juiste mensen op de juiste momenten op de juiste plekken worden geplaatst binnen het daarvoor beschikbare budget. Ook moeten we bewaken dat de organisatie een eenheid blijft en dat het programma daarin goed is ingebed. Bij de werving en selectie van nieuwe mensen hechten we aan vakkennis en kundigheid, aan gedeelde kernwaarden en aan een betere afspiegeling van de diversiteit van de samenleving in onze organisatie. Wij sturen voortdurend op de kennis en competenties van onze medewerkers, anticiperend op en aansluitend bij de ontwikkelingen in ons werk en de doelen waar het NHA aan werkt. Onderdeel van onze HR-gesprekscyclus is een strategisch opleidingsplan. Om de ontwikkeling van organisatie en medewerkers goed vorm te geven, krijgt dit de komende jaren extra aandacht.

Vitaliteitsbeleid is in de komende periode een belangrijk onderdeel van de cao en nodig om mensen in staat te stellen het hoge ambitieniveau van de organisatie en de veeleisendheid van de maatschappij aan te kunnen. We zullen meer dan voorheen gelegenheid geven om thuis te werken. Het kantoor fungeert in toenemende mate als ontmoetingsplaats. Acties en resultaten:  Ter ondersteuning van de integrale samenwerking is in 2022 een organisatiegids beschikbaar.  In 2023 is het digitale informatiebeheer structureel verankerd in de organisatie.  Het NHA is een inclusieve organisatie die op basis van een strategisch opleidingsplan structureel werk maakt van de ontwikkeling van de medewerkers zodat deze de veranderende werkwijze mede kunnen vormgeven.  Het NHA geeft adequaat invulling aan vitaliteitsbeleid.

Actielijn 14: Bedrijfsvoering gezond houden De verwachte uittreding van de rijksoverheid uit de gemeenschappelijke regeling heeft geen financiële consequenties. De analoge rijkscollectie blijft bij het NHA in beheer en het rijk blijft daarvoor zijn aandeel betalen. Alle via de gemeenschappelijke regeling en dienstverleningsovereenkomsten bij ons aangesloten overheidsorganisaties erkennen het belang van de ontwikkeling van duurzaam digitaal informatiebeheer en investeren de komende jaren extra in het Programma Digitaal Informatiebeheer. Het NHA kent twee locaties: het publiekscentrum in de Janskerk (eigendom van de gemeente Haarlem) en het collectiecentrum aan de Kleine Houtweg (eigendom van het Rijksvastgoedbedrijf). In de locatie Kleine Houtweg vragen het opheffen van de studiezaalfunctie en de komst van de scanruimte om herziening van de indeling en

28

aanpassing van de inrichting. Het monumentale voorgebouw blijft onderverhuurd aan het cultuureducatief centrum Hart. Sinds 1 januari 2019 zijn de RHC’s verantwoordelijk voor het gebouw- en installatieonderhoud van de rijksgebouwen die zij in gebruik hebben. De evaluatie van deze werkwijze in 2021 is de opmaat naar een nieuwe huurovereenkomst met het Rijksvastgoedbedrijf per 2022. Het NHA wil een positieve bijdrage leveren aan de samenleving, het milieu en de leefomgeving en streeft er daarom naar te voldoen aan eisen ten aanzien van duurzaamheid en maatschappelijk ondernemen. Acties en resultaten:  In 2021 is besloten over eventuele aanpassingen in de indeling en inrichting van de locatie Kleine Houtweg aan de veranderde functies van deze locatie.  Per 2022 is het huurcontract met het Rijksvastgoedbedrijf vernieuwd.  NHA voldoet in 2021 voor beide locaties aan de eisen voor het gouden Green Key-certificaat op het gebied van duurzaamheid en maatschappelijk verantwoord ondernemen.

29