20210266114 01. Zienswijze ontwerpbegroting 2022 gemeenschappelijke regeling Noord-Hollands Archief

Raadsstuk

Onderwerp Zienswijze ontwerpbegroting 2022 gemeenschappelijke regeling Noord-Hollands Archief Nummer Portefeuillehouder Programma/beleidsveld Afdeling Auteur Telefoonnummer Email Kernboodschap

Behandelvoorstel voor commissie

Relevante eerdere besluiten Besluit College d.d. 18 mei 2021

2021/266114 Meijs, M.-Th. 4.2 Economie, toerisme en cultuur ECDW Dool, van den W. 023-5113419 wdool@haarlem.nl De gemeente Haarlem neemt samen met de gemeente Velsen en het Rijk deel aan de ‘Gemeenschappelijke Regeling Noord-Hollands Archief’. Op 8 april 2021 heeft het algemeen bestuur van het Noord-Hollands Archief de ontwerpbegroting 2022 vastgesteld. De begroting geeft inzicht in baten en lasten van de wettelijke taken en overige activiteiten in 2022. De raad heeft conform de gemeenschappelijke regeling de gelegenheid haar zienswijze over de ontwerpbegroting kenbaar te maken. De raad wordt voorgesteld de zienswijze ‘geen bezwaar’ af te geven met de kanttekening dat de GR NHA de partners actief blijft informeren over de gevolgen van de nieuwe Archiefwet en de uittreding van het rijk per 2024. De commissie Ontwikkeling wordt verzocht advies te geven aan de raad over het voorstel van het college en over de wijze van agendering van het raadsstuk in de raadsvergadering. 2019/789587 Dienstverleningsovereenkomst digitale archivering Noord-Hollands Archief 1. Het college stelt het voorstel aan de raad vast. de secretaris,

de burgemeester,

Kenmerk: 2021/266114

1/7

Besluit Raad d.d. ………. (wordt ingevuld door de griffie)

De raad der gemeente Haarlem, Gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders, Besluit: 1. Haar zienswijze ‘geen bezwaar’ kenbaar te maken bij de ontwerpbegroting 2022 van het Noord-Hollands Archief en daarbij aan te geven dat de gemeente ervan uitgaat dat het Noord-Hollands Archief: a. De eventuele financiële gevolgen van de nieuwe Archiefwet in principe binnen de eigen begroting verwerkt; b. De partners actief blijft informeren over de uittreding van het rijk uit de regeling en de impact hiervan op het NHA. 2. Haar zienswijze bij de ontwerpbegroting 2022 aan het bestuur van het Noord-Hollands Archief mee te delen. de griffier,

de voorzitter,

1. Inleiding De gemeente Haarlem neemt samen met de gemeente Velsen en het ministerie van OCW deel aan de Gemeenschappelijke Regeling Noord-Hollands Archief, hierna te noemen: ‘NHA’. Het NHA is het historisch informatiecentrum voor de gemeente Haarlem, de provincie Noord-Holland en de omringende gemeenten. Het NHA bewaart, bewerkt, restaureert en acquireert archieven en maakt deze (digitaal) toegankelijk. Het NHA is tevens belast met het toezicht en inspectie op de kwaliteit van de informatiehuishouding van gemeenten en de Provincie Noord-Holland. Het beheren van de archieven vindt op twee locaties in Haarlem plaats. Bezoekers kunnen in de studiezaal van de Janskerk terecht waar het publiekscentrum is gevestigd. Ook is daar een permanente tentoonstellingsruimte en een ruimte voor wisselende exposities. Op 8 april 2021 heeft het algemeen bestuur van het NHA de ontwerpbegroting 2022 vastgesteld (Bijlage 1). De ontwerpbegroting is op grond van de Wet Gemeenschappelijke Regelingen vervolgens toegezonden aan de raden van de deelnemende gemeenten. De raden worden altijd in de gelegenheid gesteld voor 1 juli 2020 hun zienswijze kenbaar te maken over deze ontwerpbegroting. De ontwerpbegroting wordt daarna door het algemeen bestuur van het NHA na de zomer ingediend bij Gedeputeerde Staten van de provincie Noord-Holland.

Kenmerk: 2021/266114

2/7

Er zijn twee belangrijke ontwikkelingen waarover het college de raad informeert: 1. Het ministerie van OCW werkt op dit moment aan de nieuwe Archiefwet die naar verwachting in 2021 in werking treedt. De Archiefwet schrijft voor dat de overheid haar informatie op een goede manier beheert. Dat is van belang voor de bedrijfsvoering van de overheid zelf, maar ook voor publieke verantwoording, rechtsvinding en vanuit cultuurhistorisch perspectief. Omdat de huidige wetgeving zich vooral op papier richt, wordt de Archiefwet aangepast aan digitale ontwikkelingen. Zo wordt voortaan zowel papieren als digitale overheidsinformatie duurzaam bewaard. Zie ook punt 5. 2. Nu het ministerie van OCW met ingang van 2024 uit alle Regionale Historische Centra (RHC’s) treedt, oriënteert het NHA zich op andere potentiele partners die tot de regeling zouden kunnen toetreden. De samenwerking tussen OCW en het NHA blijft, maar zal een andere vorm krijgen. Zo komt per 2024 een einde aan het gemeenschappelijke e-depot met het Nationaal Archief en wordt partnerbijdrage van OCW omgezet in een (structurele) specifieke uitkering aan het NHA. Zie ook punt 5. Het college informeert de raad met dit raadsvoorstel tevens over de financiële en inhoudelijke jaarstukken van het NHA (bijlage 3 en 4). 2. Voorstel aan de raad Het college stelt de raad voor: 1.

Haar zienswijze ‘geen bezwaar’ kenbaar te maken bij de ontwerpbegroting 2022 van het Noord-Hollands Archief en daarbij aan te geven dat de gemeente ervan uitgaat dat het NHA: a. De eventuele financiële gevolgen van de nieuwe Archiefwet in principe binnen de eigen begroting verwerkt; b. De partners actief informeert over de uittreding van het rijk uit de regeling en de impact hiervan op het NHA. 2. Haar zienswijze bij de ontwerpbegroting 2022 aan het bestuur van het Noord-Hollands Archief mee te delen. 3. Beoogd resultaat Met een positief advies van de gemeenteraden kan het algemeen bestuur van het NHA de ontwerpbegroting 2022 definitief vaststellen. Met dit besluit wordt voldaan aan de verplichting die de gemeente Haarlem en het NHA met elkaar hebben in de Gemeenschappelijke Regeling evenals aan het Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten. 4. Argumenten 1. De ontwerpbegroting 2022 past binnen het ingezette beleid Het NHA is het historisch informatiecentrum voor Haarlem en de regio. Het NHA behartigt de belangen van de gemeente Haarlem betreffende de gemeentelijke archiefbewaarplaats. Daarnaast

Kenmerk: 2021/266114

3/7

dragen de publieke dienstverlening en de publieksactiviteiten van het NHA bij aan een gevarieerd aanbod van cultuur in Haarlem, zodat de deelname aan kunst en cultuur door inwoners en bezoekers wordt behouden en versterkt. De partnerbijdrage van de gemeente Haarlem voor 2022 inclusief de (verplichte) huurbijdrage voor de Janskerk is begroot op € 2.126.103. Dit bedrag is nog exclusief de indexatie in 2022. Daarnaast ontvangt het NHA een bijdrage voor het beheer van de Oude Boekerij/Bijzondere Collecties van €113.568. De partnerbijdrage voor het NHA is structureel en past binnen het hiervoor in programma 4.2 opgenomen bedrag. De kosten voor de dienstverleningsovereenkomst (DVO) voor de aansluiting op het E-depot in 2022 in opdracht van afdeling Informatievoorziening is begroot op € 232.000. In 2022 vervalt de korting die de gemeente sinds 2019 krijgt. Verder verwachten wij op basis van het (toenemende) inwoneraantal nog een financiële bijstelling van de kosten voor het e-depot. De kosten van het DVO zijn structureel en passen binnen de begroting van programma 4.2. In het nieuwe beleidsplan ‘Klaar voor de Toekomst’ zijn de speerpunten voor de jaren 2021-2024 benoemd (bijlage 2). Deze speerpunten zijn uitgewerkt in verschillende actielijnen. Een belangrijke ontwikkeling is de digitalisering.

Bij de overbrenging van (overheids-) archieven toetst de inspectie of de bestanden voldoen aan de wettelijke eisen. Momenteel gaat het nog hoofdzakelijk om analoge (papieren) archieven echter de komende jaren verschuift het accent naar digitale archieven. Voor de decentrale overheidspartners heeft het NHA daarom geïnvesteerd in een eigen e-depot om er zeker van te zijn dat het NHA de wettelijke taak als archiefbewaarplaats voor alle partners kan waarmaken nu het Nationaal Archief zijn e-depot vanaf 2024 niet meer aan het NHA beschikbaar stelt. Het eigen e-depot is de opmaat voor een definitieve keuze per 2022. 2. Het NHA behaalde een positief resultaat over 2020 Het college informeert de raad over de financiële en inhoudelijke jaarstukken van NHA (bijlage 3 en 4). De jaarrekening en het jaarverslag 2020 zijn in de bestuursvergadering van 8 april j.l. conform de afspraken in de Gemeenschappelijke Regeling door het algemeen bestuur vastgesteld. Het jaar 2020 is afgesloten met een positief resultaat van € 146.800 positief. De personeelskosten, die begroot waren voor het project digitalisering (e-depot) vielen lager uit dan begroot, er was minder inhuur nodig. De financiële impact van de Coronamaatregelen is voor het NHA nog redelijk beperkt gebleven. Het jaar 2020 is het laatste jaar van de beleidsperiode 2017-2020: ‘Voor nu en later’.

Afgelopen jaar was als gevolg van de Coronacrisis een bijzonder jaar voor het NHA. Van het vorig jaar vernieuwde archiefcafé konden maar weinig bezoekers, schooljeugd en studenten genieten. De bezoekersaantallen van de Janskerk waren als gevolg van de twee lockdowns dan ook een stuk minder dan voorgaande jaren (ruim 6.000). Het NHA heeft op het gebied van erfgoed- en cultuureducatie op een

Kenmerk: 2021/266114

4/7

andere manier van zich laten horen door met haar dienstverlening in te spelen op de vraag: de chatfunctie met de digitale bezoekers is uitgebreid. De website trok bijna 500.000 bezoekers. Het NHA heeft afgelopen jaar sterk ingezet op het digitaliseren van archieven en beeldcollecties om het mogelijk te maken dat veelgevraagd en kwetsbaar materiaal voor een breed publiek beschikbaar komt. Omdat te kunnen waarborgen heeft het NHA besloten te investeren in een eigen e-depot, omdat het Nationaal Archief een andere koers vaart dan het NHA in het beleidsplan voor de samenwerking nog voor ogen had. In 2020 heeft het NHA een aanbesteding gedaan voor de aanschaf van een eigen E-depot. Dit leidt tot iets hogere exploitatielasten die worden gedekt uit de specifieke DVO partnerbijdragen voor het E-depot. Wij hebben kennisgenomen van het feit dat het NHA een afkeurend oordeel van de accountant heeft gekregen in zake de rechtmatigheid; het niet of onvoldoende opvolgen van de Europese inkoop- en aanbestedingsregels. Naar het oordeel van de accountant is de conclusie dat het NHA structureel de kennis moet verbeteren over relevante onderwerpen zoals de BBV regels en het aanbestedingsrecht. Ook moet het NHA een contractregister inrichten.

Het NHA wil een positieve bijdrage leveren aan de samenleving, het milieu en de leefomgeving en streeft er daarom naar te voldoen aan eisen ten aanzien van duurzaamheid en maatschappelijk ondernemen. Het NHA voldoet voor beide locaties aan de eisen voor het gouden Green Keycertificaat. 3. De financiële bijstelling van de partnerbijdrage 2021 is reeds voorzien in de begroting 2021 Het college informeert de raad graag ook over de herziene begroting 2021 (bijlage 3). De eerder begrote bijdrage van de gemeente Haarlem aan het NHA is in 2021 conform de Gemeenschappelijke Regeling vermeerderd met de door het Rijk vastgestelde indexering voor 2020 dat pas na afloop van het jaar bekend wordt gemaakt. Op basis hiervan wordt de partnerbijdrage in 2021 verhoogd naar een bijdrage van € 2.218.129. De kosten voor het DVO e-depot stijgen op basis van het toenemend inwoneraantal naar een bedrag van € 186.240 in 2021. Het besluit heeft geen financiële consequenties, omdat de verhoging van de bijdragen in de begroting van programma 4.2 reeds is voorzien. 4. Het NHA heeft in 2019 de onderhoudsverplichting voor locatie Kleine Houtweg 18 van het Rijk overgenomen Afgelopen jaar is het meerjarenonderhoudsplan (MJOP) volgens afspraak geactualiseerd. Hierna is het spaarbedrag definitief vastgesteld op € 200.000 per jaar.

De kosten voor het onderhoudsjaarplan worden jaarlijks aan de bestemmingsreserve onttrokken. Voor het wegwerken van het achterstallig onderhoud heeft het ministerie van OCW in 2019 eenmalig een bedrag aan het NHA betaald. Het NHA heeft het achterstallig onderhoud nog niet laten uitvoeren.

Kenmerk: 2021/266114

5/7

5. Risico’s en kanttekeningen 1. De financiële gevolgen van de nieuwe Archiefwet zijn nog niet bekend De nieuwe Archiefwet is in de maak en wordt naar verwachting in 2021 geïmplementeerd. Het wetsvoorstel is een modernisering van de Archiefwet 1995, die uit het papieren tijdperk stamt. De nieuwe wet sluit beter aan bij de praktijk van het digitale informatiebeheer. De belangrijkste wijzigingen zijn het verplicht aanwijzen van een archivaris en het verkorten van de overbrengingstermijn van te bewaren archiefbescheiden naar de archiefdienst (dit wordt tien jaar). Er worden hogere eisen gesteld aan het digitale beheer van overheidsinformatie en archieven. Over de financiële gevolgen van de nieuwe wet is op dit moment nog weinig bekend. De gemeente gaat er vanuit dat de effecten van de nieuwe Archiefwet in principe binnen de begroting van het NHA worden verwerkt. De VNG stuurt bij het Rijk er op aan dat gemeenten voor de eventuele meerkosten, als gevolg van de inhaalslag voor duurzaam archiveren, worden gecompenseerd. 2. Terugtreden van het Rijk uit de Regionale Historische Centra (RHC) per 2024 Het besluit van de minister het ministerie van OCW om uit te treden uit de GR is een eenzijdige bevoegdheid van het deelnemende bestuursorgaan. Uittreden mag dus niet afhankelijk worden gesteld van voorwaarden die de GR stelt.

Hoewel het rijk uit alle RHC besturen treedt, heeft zij aangegeven te blijven samenwerken in de regio en onderzoekt zij een nieuwe vorm van samenwerking met het bestuur van het NHA. De partnerbijdrage van OCW wordt per 2024 omgezet in een specifieke uitkering aan het NHA. Kernvraag is of het juridische en budgettaire regime dat op een specifieke uitkering van toepassing is, hetzelfde is als wanneer een partner uit de gemeenschappelijke regeling treedt. Het ministerie heeft nog geen inhoudelijke reactie gegeven op de impact van de gewijzigde financiering op langlopende verplichtingen, het opgebouwde eigen vermogen van de GR of de eventuele gevolgen van toekomstige bezuinigingen op de specifieke uitkering. De gezamenlijke RHC’s dringen er dan ook bij de minister op aan een onafhankelijke juridische toets uit te laten voeren mede gelet op het feit dat de RHC’s aan robuustheid inleveren als het rijk geen (financiële) partner meer is. Er zijn dan ook de nodige bezwaren op het voorgenomen terugtreden van het rijk, daarom stuurt men bij de minister aan op uitstel zodat er meer tijd is voor de voorbereiding. Over de gevolgen van de uittreding wordt de raad nader geïnformeerd. De uittreding van het rijk uit de gemeenschappelijke regeling betekent ook een wijziging van de gemeenschappelijke regeling waarvoor uiteindelijk de gemeenteraad haar toestemming zal moeten verlenen. 3.

Dienstverleningsovereenkomst voor digitaal informatiebeheer in het E-depot Het NHA heeft de inkomsten van de aangesloten gemeenten nodig om het extra personeel, dat de ontwikkeling van het E-depot zal begeleiden, te kunnen bekostigen. In 2021 blijken de inkomsten en uitgaven aan het E-depot iets lager dan eerder begroot, omdat met een aantal overheden nog geen

Kenmerk: 2021/266114

6/7

nieuwe dienstverleningsovereenkomsten is gesloten. Zolang er geen afspraken zijn gemaakt, kan het NHA haar dienstverlening niet opstarten (en worden er geen kosten gemaakt). De (extra) bijdrage van het Rijk voor Digitale Taken Rijkscollecties vervalt met ingang van 2022 en daarmee ook de uitvoerende taken. 6. Uitvoering De zienswijze van de raad over de ontwerpbegroting 2022 wordt zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk op 1 juli 2021 bij het bestuur van het NHA kenbaar gemaakt. Het algemeen bestuur stelt de begroting 2022 daarna definitief vast en stuurt deze met de zienswijze van de raden aan Gedeputeerde Staten van de provincie Noord-Holland. Hiermee wordt voldaan aan de verplichting van de Wet Gemeenschappelijke Regeling. 7. Bijlagen Bijlage 1: Ontwerpbegroting 2022-2025 Noord-Hollands Archief inclusief aanbiedingsbrief en toelichting Bijlage 2: Beleidsplan ‘Klaar voor de Toekomst’ 2021-2024 Bijlage 3: Toelichting op herziene begroting 2021 Bijlage 4: Jaarrekening 2020

Kenmerk: 2021/266114

7/7