20210266007 Update Haarlemse evenementen 2021

Raadsinformatiebrief

Onderwerp Update Haarlemse evenementen en festivals 2021 Nummer 2021/266007 Portefeuillehouder Wienen, J. Programma/beleidsveld Evenementen Afdeling ECDW Auteur Chantal Baas Telefoonnummer 023-5115548 Email cbaas@haarlem.nl Bijlagen Evenementenkalender 2021

Datum college: 29 juni 2021

Ontwikkelingen evenementen 2021 De derde golf van besmettingen is gelukkig op z’n retour. Er zijn nu ook al lichtpuntjes voor de evenementensector. Er wordt volop gevaccineerd waardoor een heropening van de samenleving en versoepeling van de coronamaatregelen steeds dichterbij komen. De situatie in de sector is echter nijpend en het herstel vereist een lange adem, naar verwachting tot eind 2023. De organisatie van evenementen biedt nog vele organisatorische en financiële uitdagingen. De versnelde versoepelingen die het kabinet 18 juni bekend maakte tijdens de persconferentie, hebben veel impact op de mogelijkheden en voorwaarden waaronder evenementen weer kunnen plaatsvinden. Met 30 juni als ingangsdatum voor het weer toestaan van (grote) evenementen, is er direct werk aan de winkel. Maar het is allemaal nog niet zo eenvoudig, want op meerdere vlakken zijn de maatregelen nog niet allemaal even duidelijk. Op dit moment wordt alle inzet gedaan om lokaal, maar ook regionaal en landelijk, zaken snel helder te krijgen. Goede communicatie met organisatoren, maar ook met partners, bezoekers en inwoners van de stad, is dan ook cruciaal. Dit wordt op zeer korte termijn ingezet. Eén van de uitgangspunten sinds het begin van de coronamaatregelen is om in een vroegtijdig stadium contact en overleg te hebben tussen de betrokken organisatoren en de gemeente.

Dit zetten we in de komende periode voort. Een tweede uitgangspunt is om -ondanks alle beperkingen die er waren en ook deels blijven voor de organisatie van evenementen- ook te kijken naar perspectief. Wat kan wél, wat zijn daarvoor de vereiste omstandigheden en voorwaarden, en op welke wijze kunnen we daarin samen optrekken? Evenementen vanaf 30 juni op voorwaarden mogelijk Vanaf 30 juni kunnen evenementen onder voorwaarden, zoals het gebruik van toegangstesten of een herstelof vaccinatiebewijs, met 100% van de bezoekerscapaciteit georganiseerd worden. Ook de 1,5 meter afstand kan dan worden losgelaten tijdens het evenement. Het kabinet heeft op basis van de onderzoeksresultaten van Fieldlab Evenementen besloten om de routekaart hiervoor aan te passen. Meerdaagse evenementen met overnachting(en) zijn vanaf eind juli ook weer mogelijk. Daarbij gelden extra voorwaarden zoals tussentijds testen. Fieldlab Evenementen heeft de afgelopen maanden onderzocht hoe evenementen veilig en verantwoord georganiseerd kunnen worden in tijden van een pandemie. Zij concludeerden onder meer dat alle type evenementen veilig kunnen plaatsvinden wanneer er gebruik wordt gemaakt van een coronatest vooraf en gecontroleerde in- en uitstroom van bezoekers. Het OMT heeft naar aanleiding van deze resultaten

Kenmerk: 2018/696066

1/5

geadviseerd dat het vanaf 30 juni weer verantwoord is om evenementen te organiseren met 100% van de reguliere bezoekerscapaciteit. Er zijn wel voorwaarden aan verbonden. Zo moet iedere bezoeker zich vooraf laten testen of in het bezit zijn van een vaccinatie- of herstelbewijs. De coronatest mag maximaal 40 uur voor binnenkomst bij het evenement afgenomen worden. Het gebruik van toegangsbewijzen is nadrukkelijk optioneel en de keuze van de organisatie. Voor kleine en grote evenementen zonder toegangstesten en vaccinatiebewijzen, gelden de volgende voorwaarden: - Bezoekersnorm: 100% van de 1,5 meter capaciteit; - Registratie en triage; - Verplichte placering Om te kunnen voldoen aan deze voorwaarden, is een gecontroleerde in- en uitstroom noodzakelijk. Dit zou kunnen betekenen dat een evenement omhekt moet zijn of in ieder geval moet plaatsvinden op een afsluitbaar terrein. *Zie bijlage voor meer informatie over voorwaarden voor evenementen per 30 juni 2021 Voorbereidingen evenementen 2021 gestart Vanaf mei was het mogelijk om evenementenvergunningen aan te vragen. Advisering en toetsing vraagt op dit moment veel flexibiliteit en tijd van interne en externe (veiligheids-)diensten. In nauwe samenwerking met organisatoren, zijn de voorbereidingen al een aantal maanden geleden gestart. Ook al is veel nu nog onzeker.

Met deze voorbereiding is veel voorwerk en (pre-)toetsing al is gedaan. Dat kan zorgen voor een snel en efficiënt vergunningenproces. Omdat in de afgelopen maanden nog niet zeker was wat wel of niet mogelijk zou zijn, betekent dit in veel gevallen een voorbereiding op diverse scenario’s. Vorig jaar is vanuit de gemeente een crisisteam evenementen ingericht, bestaande uit interne afdelingen als veiligheid, vergunningen, economie/evenementen, gebiedsbeheer en externe partijen als politie, Veiligheidsregio Kennemerland, GGD GHOR en brandweer. Dit team werkt nog steeds in dezelfde vorm, heeft korte lijnen met elkaar en schakelt regelmatig en snel. Naast dat het evenemententeam op dit moment is gestart met de voorbereidingen van de al geplande (grote) evenementen, staat het team ook klaar om zo snel mogelijk te kunnen inspringen op de ontwikkelingen met tussentijds advies en het beoordelen van nieuwe aanvragen voor -kleinschalige- evenementen. Kleinschalige initiatieven en evenementen Na een jaar met beperkingen, is er grote behoefte aan ontmoeting en samenzijn. We verwachten dat dit zich gaat uiten in de toename van het aantal aanvragen en meldingen voor kleinschalige initiatieven en evenementen. De gemeente gaat zorgen, binnen de mogelijkheden die er nu zijn, voor een snel en efficiënt vergunningenproces.

Vanzelfsprekend houden we hierbij rekening met de geldende voorwaarden voor zowel grote als kleine evenementen. Dat betekent dat voor bepaalde kleinschalige evenementen gewerkt zou moeten worden met omhekken, registratie en het hanteren van de 1.5 meter maatregel óf met toegangsbewijzen (coronatest of vaccinatiebewijs). Dit is noodzakelijk voor een gecontroleerde in- en uitstroom. Dit vraagt zowel organisatorisch als financieel veel van de (vaak vrijwillige) organisator. Ook merken we dat er veel vragen en onduidelijkheden zijn over het organiseren van een evenement, hoe klein of groot dan ook, in coronatijd. Het evenemententeam is erop ingericht dit soort initiatieven nog vóór de

Kenmerk: 2018/696066

2/5

vergunningaanvraag te bespreken met de organisator. Zo kan informatie worden gedeeld en advies worden gegeven over het organiseren van een evenement in coronatijd. Op basis van deze informatie kan een initiatiefnemer een besluit nemen tot het aanvragen van een vergunning of het maken van een melding. Financiële gevolgen evenementen Door de coronamaatregelen hebben veel evenementen geen doorgang kunnen vinden in 2020. De evenementen stonden vorig jaar al grotendeels in de steigers op het moment van corona. Dat betekent dat organisatoren te maken hadden met hoge gemaakte kosten. We hebben met de bestaande evenementensubsidie in dat jaar kunnen ondersteunen in gemaakte kosten en/of in ondersteuning in een alternatieve vorm van het evenement. Evenementensubsidie 2021 en noodfonds Haarlemse evenementen en festivals 2021 Het evenementenbudget is vrijwel geheel ingedeeld voor 2020-2023. Dat betekent dat er in principe geen extra ruimte in het bestaande budget zit om Haarlemse evenementen dit jaar extra te ondersteunen. De gesubsidieerde evenementen Bloemencorso, Koningsdag en Bevrijdingspop zijn dit jaar geannuleerd vanwege de coronasituatie. Het Bloemencorso en Bevrijdingspop hebben dit jaar uitgebreid ingezet op een alternatief online programma in combinatie met activaties. Dit heeft uiteindelijk heel goed uitgepakt.

De evenementen zijn op een andere manier toch zichtbaar en relevant gebleven en hebben zo ook bezoekers, vrijwilligers, sponsoren en subsidiënten kunnen behouden. Vanuit deze evenementen kunnen we vooralsnog uitgaan van een resterende evenementensubsidie á € 80.000,- i.v.m. lagere kosten voor het alternatieve programma. De € 80.000,- zal helaas niet toereikend zijn om de Haarlemse evenementen dit jaar de ondersteuning te bieden die zij hard nodig hebben. Als evenementen straks weer mogelijk zijn, dan worden vooralsnog flink wat aanvullende coronamaatregelen vereist. Van organisatoren vraagt dit extra investering op het gebied van beveiliging, verkeersregelaars, EHBO, inrichting, gezondheidscheck, testmogelijkheden etc. Meer investering, terwijl er minder inkomsten binnen komen. De verwachting is dat evenementen in meer kleinschalige vorm georganiseerd kunnen worden, dat betekent minder horeca-/ticketinkomsten. Verder merken we dat steeds meer sponsoren en subsidiënten zich terug trekken. 

Vanuit de resterende € 80.000,- evenementensubsidie 2021, wordt ingezet op ondersteuning van de niet-gesubsidieerde evenementen (met groot belang voor de stad), die extra moeten inzetten op corona(veiligheids-)maatregelen, het herstellen van publieksbereik en/of op tekorten in de begroting/de reserves. Daarnaast wordt een klein deel van deze resterende evenementensubsidie flexibel ingezet op uitvoerende zaken rondom evenementen.



De gesubsidieerde evenementen worden extra ondersteund vanuit het noodfonds Haarlemse evenementen en festivals 2021 á € 125.000,- met betrekking tot extra inzet op corona(veiligheids)maatregelen, het herstellen van publieksbereik en/of op tekorten in de begroting/de reserves.

Herstelplan Eind mei 2021 heeft het college via de Kadernota 2022 de raad voorgesteld middelen ter beschikking te stellen voor de herstelfase na de coronacrisis in 2021 en 2022 (€ 500.000 per jaar). Deze middelen worden aangewend om een extra impuls te kunnen geven aan bestaande maatregelen, of in te zetten voor nieuwe maatregelen die kunnen bijdragen aan het herstel van de Haarlemse samenleving. Daarbij is aangetekend dat in eerste instantie zoveel als mogelijk gebruik wordt gemaakt van bestaande middelen en externe financieringsbronnen, zoals aanvullende rijksmiddelen. Indien er meer nodig blijkt te zijn, kan een eventuele

Kenmerk: 2018/696066

3/5

aanvulling of extra impuls vanuit het budget voor het herstelpakket worden overwogen. Vanuit het Herstelplan wordt budget beschikbaar gesteld ter ondersteuning van kleinschalige evenementen die de komende maanden moeten inzetten op aanvullende coronamaatregelen. Provinciaal fonds De Provincie Noord-Holland heeft een extra noodfonds beschikbaar gesteld voor evenementen die plaatsvinden na 1 juli. Dit betreft een bedrag van € 100.000,- te verdelen over een aantal evenementen in de provincie. Het Veerplas Festival is het enige Haarlemse evenement dat een toekenning heeft mogen ontvangen voor de editie dit jaar (voornamelijk vanwege de inzet op de jonge doelgroep). Tevens is er vanuit het jongerenbudget voor initiatieven in coronatijd, een bedrag beschikbaar gesteld ter ondersteuning van de organisatie van het Veerplas Festival. Met name omdat het Veerplas Festival vooral is ingericht op een brede, jonge doelroep. De doelgroep die op dit moment vooral enorme behoefte heeft aan festivals, ontlading en samenzijn. De verwachting is dat er op korte termijn een aanvullende subsidie beschikbaar wordt gesteld vanuit de Provincie Noord-Holland voor evenementen met een regionale uitstraling, evenementen die de economie stimuleren en een focus hebben op jongeren, ontmoeting en duurzaamheid. We zijn hier over in gesprek met de provincie Noord-Holland en organisatoren.

Garantiefonds evenementen Vanuit de evenementensector was veel hoop gevestigd op het landelijk garantiefonds evenementen. Helaas biedt dit garantiefonds vrijwel geen mogelijkheden voor Haarlemse evenementen. Vrij toegankelijke evenementen kunnen geen aanspraak maken op het garantiefonds. Helaas hebben we in Haarlem vooral veel vrij toegankelijke evenementen en festivals. Daarnaast is een vereiste dat een evenement de afgelopen twee jaar heeft gewerkt met een annuleringsverzekering. Helaas is dit vaak zo kostbaar, dat een annuleringsverzekering voor de meeste evenementen financieel niet haalbaar is. De enige twee Haarlemse evenementen die mogelijk in aanmerking kunnen komen, zijn Veerplas Festival en Tapt Festival Haarlem. Zonder dit garantiefonds is het organiseren van evenementen in coronatijd een groot financieel risico. Toch is het noodzakelijk dit jaar niet voorbij te laten gaan. Vooral vanwege het feit dat relevantie en zichtbaarheid van het evenement, binding met vrijwilligers en bezoekers, maar ook met sponsoren en subsidiënten behouden moeten worden. Dit is van groot belang om de continuïteit van de Haarlemse evenementen te kunnen blijven waarborgen. Politiecapaciteit evenementen Zeker voor de hulpdiensten geldt dat in het kader van de (jaar)planning gekeken wordt naar de situatie in de hele regio.

De ontwikkelingen, zoals verplaatsingsverzoeken en nieuwe evenementen, kunnen van invloed zijn op de inzetbaarheid van de hulpdiensten. Als er een enorme druk komt op de regionale evenementenkalender, betekent dat uiteraard iets voor de inzet van hulpdiensten en dus (mogelijk) het doorgaan van evenementen. Er vindt regelmatig afstemming plaats met andere (regio)gemeenten en de veiligheidsdiensten. We zien in ieder geval een zorg voor mogelijk nieuwe (ook kleinschalige) evenementen. De eventueel benodigde politiecapaciteit is een uitdaging, waar we de komende tijd alert op moeten zijn. Met organisatoren wordt op dit moment gekeken naar extra inzet op bijvoorbeeld beveiligings- en verkeersprofessionals. Webinar ‘Haarlemse evenementen 2021’ De gemeente heeft op woensdag 26 mei een webinar georganiseerd voor organisatoren van Haarlemse evenementen en de belangrijkste samenwerkingspartners in de stad. Er is grote behoefte aan kennisdeling,

Kenmerk: 2018/696066

4/5

de actuele ontwikkelingen op het gebied van evenementen en verbinding tussen organisatoren onderling. Panelleden met expertise vanuit het werkveld evenementen gingen met elkaar en met organisatoren in gesprek over het aankomend, onzekere evenementenseizoen. Belangrijkste doel van dit webinar, is met elkaar te kijken naar het licht aan het eind van de tunnel met relevante en bruikbare informatie en tools. Communicatie De nieuwe versoepelingen bieden een kans en tegelijkertijd ook een risico voor grootschalige en kleinschalige evenementen in Haarlem. Dit vraagt om een adequate en heldere communicatie, zowel tussen de organisatoren, de gemeentelijke afdelingen en externe (veiligheids-)diensten, maar zeker ook voor media en publiek. In week 26/27 wordt het communicatieplan uitgevoerd. Bijlagen: - Haarlem Evenementenkalender 2021 - Informatie voorwaarden voor evenementen per 30 juni 2021 - Format coronaplan evenementen Kennemerland 2021

Het college van burgemeester en wethouders, de secretaris

de burgemeester

Kenmerk: 2018/696066

5/5