20210233793 1. Digitalisering werkprocessen

Informatienota

Onderwerp Digitalisering werkprocessen Nummer Portefeuillehouder Programma/beleidsveld Afdeling Auteur Telefoonnummer Email Kernboodschap

Behandelvoorstel voor commissie

Relevante eerdere besluiten Besluit College d.d. 15 juni 2021

2021/233793 Botter, J. 6.1 Dienstverlening CC Brouwer, C.T.M. 023-5114580 k.brouwer@haarlem.nl De Duisenberg-rapporteurs hebben aanbevolen om de digitalisering van de primaire werkprocessen in het fysieke en sociale domein op te nemen in de ICT strategie en hier concreter over te rapporteren richting raad. Onderstaand zal worden ingegaan op de huidige stand van zaken rondom de digitalisering van de primaire processen. Het college stuurt de informatienota ter kennisname naar de commissie bestuur.

Omdat dit jaar besloten is tot een beperkte kadernota op hoofdlijnen is ervoor gekozen de raad langs deze weg nader te informeren. 20210024160 - afdoening Duisenberg light aanbevelingen jaarstukken 2018 en 2019 1. Het college stelt de informatienota aan de commissie vast. de secretaris,

de burgemeester,

Kenmerk: 2021/233793

1/3

1.

Inleiding

De Duisenberg-rapporteurs hebben aanbevolen om de digitalisering van de primaire werkprocessen in het fysieke en sociale domein op te nemen in de ICT strategie. Het college heeft in reactie op deze aanbeveling toegezegd concreter te rapporteren over de onderliggende projecten. Onderstaand een stand van zaken.

2.

Kernboodschap

In de informatieplannen van de afdelingen in het primaire proces worden de mogelijkheden voor digitalisering en de noodzaak voor aanpassingen en vervangingen benoemd. Op basis van die plannen gaan de bedrijfsvoeringafdelingen in gesprek met afdelingen uit het primair proces over het realiseren van de voorgestelde digitaliseringsprojecten. Daarna wordt bepaald bij welke primaire processen stappen gezet kunnen worden in het verder digitaliseren. Om de gewenste digitalisering te versnellen, wordt vanuit de bedrijfsvoeringafdelingen onderzoek gedaan naar verschillende mogelijkheden. Daarbij gaat het o.a. om samenwerking met andere gemeentes (Common Ground) en de inzet van Robotic Process Automation (RPA) en Lowcodeplatforms. Met RPA kunnen routinematige werkzaamheden eenvoudig worden geautomatiseerd. Er lopen op dit moment al projecten om de mogelijkheden te onderzoeken. Naast deze initiatieven wordt in de organisatie gewerkt aan het realiseren van de i-strategie. Onderstaand worden per domein de belangrijkste lopende en geplande digitaliseringsprojecten toegelicht.

Sociaal domein  Digitale transformatie ICT Sociaal Domein o Implementatie nieuwe applicatie WMO o Procesoptimalisaties Werk en Inkomen Fysiek domein  Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO) Een aantal van de basisapplicaties in het fysiek domein zal worden vervangen om invoering van het DSO per 1 januari 2022 mogelijk te maken, het gaat onder andere om: o Vervanging van de applicatie voor vergunningsverlening o Nieuwe applicatie voor omgevingsplannen o Nieuwe applicatie voor omgevingsvisie  Parkeren Omdat een aantal applicaties in het parkeerdomein zowel technisch als functioneel verouderd zijn worden deze in 2022 vervangen o Het scanvoertuig voor controle op betaald parkeren wordt vervangen, waardoor efficiëntere handhaving mogelijk wordt o Na de succesvolle pilot met bodycams voor de handhavers worden de bodycams in de eerste helft van 2021 beschikbaar gesteld aan alle handhavers

Kenmerk: 2021/233793

2/3

Dienstverlening o Vernieuwing contentmanagementsysteem (CMS) Om de ambities uit de Visie op Dienstverlening te kunnen realiseren, moet het CMS voor de websites van de gemeenten Haarlem en Zandvoort vernieuwd worden o Ontwikkeling MijnHaarlem-platform In afstemming met de gebruikers wordt de functionaliteit van MijnHaarlem verder uitgebreid o Digitaliseren van webformulieren Na afronding van dit project zijn alle PDF-formulieren op de websites van Haarlem en Zandvoort vervangen door digitale webformulieren en worden de ondersteunende processen geoptimaliseerd Bedrijfsvoering o Vervanging applicaties Om de continuïteit van de dienstverlening te kunnen garanderen en om onze ambities te kunnen realiseren, moeten verouderde applicaties worden vervangen. In 2021 start de voorbereiding van vervanging van een aantal grote applicaties. o.a. Verseon en de grootste applicatie in het sociaal domein: GWS / Suite4SD. 3. Consequenties Voor de in deze nota genoemde projecten zijn IP en exploitatie middelen gereserveerd in de begroting. Voor de nieuwe projecten t.b.v. versnelling van de digitalisering moet een voorbehoud gemaakt worden, de benodigde middelen zullen in kaart gebracht worden, waar nodig wordt aanvullend budget gevraagd. 4.

Vervolg In de tweede helft van dit jaar zal een update van de i-strategie gepresenteerd worden waarin de digitaliseringswensen van de lijnafdelingen en de mogelijkheden die er zijn voor versnelling in samenhang met elkaar worden gepresenteerd. Daarbij gaat het niet alleen om de versnelling in het fysiek en sociaal domein maar ook in de bedrijfsvoering. In de i-strategie zal ook zoveel mogelijk de vertaling naar de inzet van mensen en middelen worden gegeven en antwoord op de vraag in hoeverre extra middelen nodig zullen zijn. 5. Bijlagen N.v.t.

Kenmerk: 2021/233793

3/3