20210231075 Ontwerpbegroting 2022-2025 NHA

noord-hollands archief

Gemeenteraad van Haarlem Postbus 511 2003 PB HAARLEM

Datum: Onderwerp: Uw kenmerk: Ons kenmerk:

15 april 2021 Ontwerpbegroting 2022-2025

Z-21-20085 /uitgaand - 34326

Geachte leden van de Raad,

Volgens artikel 18 van de Gemeenschappelijke Regeling Noord-Hollands Archief stelt het dagelijks bestuur van het Noord-Hollands Archief jaarlijks voor 15 april een ontwerpbegroting met een toelichting op voor het volgende kalenderjaar en een meerjarenbegroting met toelichting voor ten minste drie op het begrotingsjaar volgende jaren. Dit is gebeurd in de vergadering van 8 april jl. De partners, in dit geval het Rijk en de gemeenten Haarlem en Velsen, worden vervolgens in de gelegenheid gesteld om voor 1 juli hun zienswijze over de ontwerpbegroting naar voren te brengen. Uiteindelijk stelt het algemeen bestuur van het NHA de begroting met toelichting vast uiterlijk op 15 juli voorafgaand aan het jaar waarvoor de begroting dient. Bij dezen bied ik u namens het bestuur van het Noord-Hollands Archief de ontwerpbegroting 2022/meerjarenbegroting 2023-2025 aan met het verzoek om uw zienswijze over deze begroting naar voren te brengen.

Met vriéndelijke groet,

drs Lieuwe Zoodsma secretaris bestuur NHA

Noord-Hollands Archief Locatie Jansstraat Postbus 3006 2001 DA Haarlem Jansstraat 40 www.noord-hollandsarchief.nl 2011 RX Haarlem info@noord-hollandsarchief.nl (023) 517 27 00

Locatie Kleine Houtweg Kleine Houtweg 18 2012 CH Haarlem (023) 517 27 00

IBAN: NL46 RABO 0192 3261 71 KvK: 57581665 BTW: NL00815115714B01

Noord-Hollands Archief - Herziene begroting 2021/begroting 2022-2025

Jaarrekening

Begroting

Herziene

2020

2021

begroting 2021

2022

2024

2023

2025

OPBRENGSTEN Bijdragen deelnemers in de gemeenschappelijke regeling Bijdrage Rijk voor huisvesting en exploitatie

€

2.313.127

€

2.255.859

2.313.127

€

Bijdrage Rijk voor Digitale Taken Rijkscollecties

€

178.785

€

178.785

178.785

€

Bijdrage gemeente Haarlem voor huisvesting en exploitatie

€

2.046.715

€

2.067.730

2.104.561

€

2.126.103

Bijdrage gemeente Haarlem voor digitaal informatiebeheer

€

137.888

€

177.392

186.240

€

232.000

Bijdrage gemeente Velsen voor exploitatie Bijdrage gemeente Velsen voor digitaal informatiebeheer

€

287.663

€

287.663

296.448

€

€

58.107

€

75.183

78.483

Bijdrage beheer Oude Boekerij en Bijzondere Collecties Bijdrage medewerkers Oude Boekerij en Bijzondere Collecties

€ €

20.000

€

20.000

93.568

€

Totaal deelnemers in de gemeenschappelijke regeling

€

5.135.853

Bijdragen overige overheidsorganisaties Bijdrage gemeenten, waterschappen, gemeenschappelijke regelingen en

€

2.313.127

€

2.313.127

2.313.127

2.313.127

€

€

2.148.183

€ €

2.170.815

€

2.194.013

€

232.000

€

232.000

€

232.000

296.448

€

296.448

€

296.448

€

296.448

€

98.103

€

98.103

€

98.103

€

98.103

€

20.000

€

93.568

20.000 93.568

€

93.568

€

20.000 93.568

€ €

20.000 93.568

€ €

20.000 93.568

€

5.156.180

5.271.212

€

5.179.349

€

5.201.429

€

5.224.061

€

5.247.259

539.214

€

631.218

768.952

€

948.690

€

948.690

€

948.690

€

948.690

€

€

€

omgevingsdiensten Bijdrage gemeenten, waterschappen, gemeenschappelijke regelingen en

€

288.050

€

460.866

393.782

€

489.798

€

489.798

€

489.798

€

489.798

Bijdrage provincie Noord-Holland

€

€ €

720.653 151.597

€ €

189.596

€ €

720.653 189.496

€ €

720.653 189.496

€

€

720.582 143.824

720.653

Bijdrage provincie Noord-Holland voor digitaal informatiebeheer

715.306 112.238

€

720.653 189.496

Totaal bijdragen overige overheidsorganisaties

€

1.654.808

€

1.956.490

2.034.984

€

2.348.737

€

2.348.637

€

2.348.637

€

2.348.637

Totaal bijdragen overheid

€

6.790.661

€

7.112.670

7.306.196

€

7.528.086

€

7.550.066

€

7.572.698

€

7.595.896

omgevingsdiensten voor digitaal informatiebeheer

Overige opbrengsten

Depotverhuur

€

87.974

€

90.000

79.200

€

30.000

€

30.000

€

30.000

€

30.000

Overige opbrengsten

€

13.665

€

25.000

€

25.000

€

25.000

9.755

€

€

10.000

€

10.000

€ €

25.000

€

15.000 10.000

€

Dienstverlening

25.000 10.000

10.000

€

10.000

Onderverhuur voorgebouw Kleine Houtweg

211.014

162.600 101.505

€ €

212.600

€ €

212.600

€ €

192.600

€

192.600

53.480

€ €

190.000

Projectopbrengsten/bijdragen

€ €

Totaal overige opbrengsten

€

375.888

€

315.000

368.305

€

277.600

€

277.600

€

257.600

€

257.600

TOTAAL OPBRENGSTEN

€

7.166.549

€

7.427.670

7.674.501

€

7.805.686

€

7.827.666

€

7.830.298

€

7.853.496

€

3.154.697

€

3.266.797

3.884.905

€

3.884.905

€

3.884.905

€

€ € €

824.585 15.000 145.000

3.761.891 316.237

€

€

410.955 12.500

€

€ €

392.382 12.500

€ €

3.884.905 405.880

192.875

€ €

428.412 12.500

292.675

€ € €

192.875

€

192.875

€

192.875

4.251.382

4.383.303

€

4.501.235

€

4.518.692

€

4.482.662

€

4.496.160

€

KOSTEN Personeelskosten

Formatieve medewerkers Extra personele inzet digitaal informatiebeheer Niet-formatieve medewerkers Bijkomende personeelskosten

€ €

616.425 12.480 173.893

Totaal personeelskosten

€

3.957.496

€

12.500

12.500

Materieel directe kosten Beheer analoge en digitale collecties Digitaal zichtbaar maken

€

194.454

€

150.000

150.000

€

150.000

€

150.000

€

150.000

€

150.000

€

464.940

€

400.000

558.460

€

450.000

€

450.000

€

450.000

€

450.000

Acquisitie Dienstverlening

€

46.278

€

47.000

47.000

€

47.000

€

47.000

€

47.000

€

47.000

€

4.380

€

5.000

5.000

€

5.000

€

5.000

€

5.000

€

5.000

Publieksactiviteiten/educatie

€

169.868

€

175.000

240.500

€

175.000

€

175.000

€

175.000

€

175.000

PR & Communicatie

€

41.181

€

40.000

70.000

€

70.000

€

70.000

€

70.000

€

70.000

Totaal materieel directe kosten

€

921.101

€

817.000

1.070.960

€

897.000

€

897.000

€

897.000

€

897.000

Materieel indirecte kosten (bedrijfsvoering) Huisvestingskosten

€

1.598.398

€

1.544.009

1.596.594

€

1.618.136

€

1.638.136

€

1.658.136 €

1.678.136

Organisatiekosten Afschrijvingskosten

€

400.389

410.000

€

410.000

€

410.000

€

410.000

220.000

216.200

€

216.200

€ €

410.000

170.051

€ €

400.000

€

216.200

€

216.200

€

216.200

Rentekosten

35.873 23.450

€

39.000

34.000

€

30.000

25.000

€

€ €

30.000 30.000

€

28.000 30.000

€ €

26.000

€

32.000 30.000

€

Facilitaire kosten

€ €

Totaal materieel indirecte kosten

€

2.228.163

€

2.233.009

2.281.794

€

2.306.336

€

2.324.336

€

2.342.336

€

2.360.336

TOTAAL KOSTEN

€

7.106.760

€

7.301.391

7.736.057

€

7.704.571

€

7.740.028

€

7.721.998

€

7.753.496

Bedrijfsresultaat (opbrengsten-kosten)

€

59.789

€

126.279

-61.556

€

101.115

€

87.638

€

108.300

€

100.000

126.279

-61.556

€

101.115

€

87.638

€

108.300

€

100.000

30.000

Bijzondere baten (+) en lasten (-) Resultaat voor bestemming, voor VPB

€

59.789

€

Vennootschapsbelasting

€

34.452

€

Resultaat voor bestemming, na VPB

€

94.241

€

126.279

-61.556

€

101.115

€

87.638

Egalisatiereserve (dotatie/onttrekking)

€

32.507

€

33.721

45.421

€

58.885

€

52.362

Bestemmingsreserve - dotatie groot onderhoud Bestemmingsreserve - onttrekking groot onderhoud

€

-200.000

€

-200.000

■200.000

€

-200.000

€

-200.000

€

€

40.000

20.000

€

40.000

€

60.000

Bestemmingsreserves - onttrekking resultaat 2019

€

€

-101.115

€

-87.638

€

€

€

€

100.000

-200.000

€

-200.000

€

80.000

€

100.000

€

-108.300 €

-100.000

€

€

€

108.300 11.700

0

96.135

Bestemmingsreserve - onttrekkingen

€

178.865 41.187

totaal dotatie/onttrekking eigen vermogen

€

52.559

€

EXPLOITATIERESULTAAT

€

146.800

€

d.d. 23 maart 2021

€

€

100.000 -126.279

61.556

€

€

Toelichting op de herziene begroting 2021

De uitkomsten van de Jaarrekening 2020 geven aanleiding om de begroting voor 2021 te herzien. De wijzigingen ten opzichte van de oorspronkelijke begroting 2021 worden hieronder puntsgewijs toegelicht.

Opbrengsten

Bijdrage Rijk voor huisvesting en exploitatie De bijdrage van het Rijk voor huisvesting en exploitatie is gebaseerd op de brief 'Bevoorschotting 2021' van het Nationaal Archief d.d. 4 maart 2020. De verhoging van de bijdrage ten opzichte van het oorspronkelijk begrote bedrag is het gevolg van indexering.

Bijdrage gemeente Haarlem voor huisvesting en exploitatie De bijdrage van de gemeente Haarlem voor huisvesting en exploitatie is gebaseerd op de brief 'Besluit bijdrage 2021' d.d. 30 november 2020, vermeerderd met de door het Rijk vastgestelde indexering 2020 die conform de Gemeenschappelijke Regeling wordt doorberekend aan de overige partners Haarlem en Velsen.

Bijdrage gemeente Haarlem voor digitaal informatiebeheer Sinds 2019 betaalt de gemeente Haarlem een separaat bedrag voor digitaal informatiebeheer, in de vorm van een vast bedrag per inwoner. In 2021 wordt op dit bedrag een korting van 20% gegeven. De lichte stijging van het bedrag in de herziene begroting is het gevolg van het gestegen inwonertal en de indexering van het bedrag per inwoner met 1,3% op basis van de Consumenten Prijs Index (CRI) 2020.

Bijdrage gemeente Velsen voor exploitatie De bijdrage van de gemeente Velsen voor exploitatie is gebaseerd op de bijdrage voor 2020, vermeerderd met de door het Rijk vastgestelde indexering 2020 die conform de Gemeenschappelijke Regeling wordt doorberekend aan de overige partners Haarlem en Velsen.

Bijdrage gemeente Velsen voor digitaal informatiebeheer Sinds 2019 betaalt de gemeente Velsen een separaat bedrag voor digitaal informatiebeheer, in de vorm van een vast bedrag per inwoner. In 2021 wordt op dit bedrag een korting van 20% gegeven. De lichte stijging van het bedrag in de herziene begroting is het gevolg van het gestegen inwonertal en de indexering van het bedrag per inwoner met 1,3% op basis van de Consumenten Prijs Index (CPI) 2020.

Bijdrage gemeenten, waterschappen, gemeenschappelijke regelingen en omgevingsdiensten Sinds 2019 betalen de aangesloten gemeenten en overige overheidsorganisaties een bedrag voor het beheer en de beschikbaarstelling van analoge archieven gebaseerd op het aantal inwoners. In 2021 wordt op dit bedrag een korting van 20% gegeven, ten opzichte van 40% korting vorig jaar. Daarnaast vervalt de extra korting voor de gemeente Haarlemmermeer, omdat de archieven van deze gemeente van Hoofddorp naar de depots van het Noord-Holiands Archief verhuizen.

Bijdrage gemeenten, waterschappen, gemeenschappelijke regelingen en omgevingsdiensten voor digitaal informatiebeheer Sinds 2019 betalen de aangesloten gemeenten en overige overheidsorganisaties een separaat bedrag voor digitaal informatiebeheer gebaseerd op het aantal inwoners. In 2021 wordt op dit bedrag een korting van 20% gegeven, ten opzichte van 40% korting in 2020. In de herziene begroting valt dit bedrag lager uit aangezien er met vier partijen nog geen nieuwe dienstverleningsovereenkomst is gesloten.

Bijdrage provincie Noord-Holland De bijdrage van de provincie Noord-Holland omvat een bedrag voor het beheer en de beschikbaarstelling van analoge archieven, een bedrag voor het beheer van de Provinciale AtlasNoord-Holland, een bedrag voor de aankoop van beeldmateriaal voor deze historisch-topografische collectie (inclusief een foto-opdracht), een bedrag voor het organiseren van tentoonstellingen met de Provinciale Atlas, een bedrag voor het digitale verhalenplatform Oneindig Noord-Holland en een bedrag voor de diensten van de provinciearchivaris. In de herziene begroting valt deze bijdrage iets hoger uit als gevolg van indexering van het bedrag voor de provinciearchivaris.

Bijdrage provincie Noord-Holland voor digitaal archiefbeheer Sinds 2019 betaalt de provincie Noord-Holland een separaat bedrag voor digitaal informatiebeheer, in de vorm van een vast bedrag per inwoner. In 2021 wordt op dit bedrag een korting van 20% gegeven. De lichte stijging van het bedrag in de herziene begroting is het gevolg van het gestegen inwonertal en de indexering van het bedrag per inwoner met 1,3% op basis van de Consumenten Prijs Index (CPI) 2020.

Depotverhuur Deze post omvat de verhuur van depotruimte aan gemeenten en organisaties voor archief dat (nog) niet is overgebracht naar het Noord-Hollands Archief. Het bedrag in de herziene begroting valt lager uit door een vermindering van het aantal meters dat de provincie Noord-Holland huurt en door het wegvallen van de Kamer van Koophandel als huurder.

Overige opbrengsten Deze post omvat de verhuur van de Commandeurszaal, de verhuur van kantoorruimte en de opbrengst van het archiefcafé. In de herziene begroting is dit bedrag lager dan in de oorspronkelijke begroting opgenomen, ervan uitgaande dat de opening van het archiefcafé en de verhuur van de

Commandeurszaal tot en met juni 2021 nog niet mogelijk zal zijn in verband met de maatregelen rondom COVID-19.

Onderverhuur voorgebouw Kleine Houtweg Het monumentale voorgebouw van de locatie Kleine Houtweg wordt verhuurd aan Hart Haarlem. Het begrote bedrag bestaat uit huur- en energiekosten. In de oorspronkelijke begroting is abusievelijk de aflossing van een lening door Hart niet meegenomen. Dit is gecorrigeerd in de herziene begroting. Daarnaast is er in de herziene begroting rekening gehouden met een huurkorting voor de Stichting Hart van € 50.000, door hen aangevraagd in verband met de beperkingen in hun bedrijfsvoering door de maatregelen rondom COVID-19.

Projectopbrengsten/bijdragen Deze post valt in de herziene begroting hoger uit door het restant van een bijdrage van het Mondriaan Fonds ten bedrage van € 71.700 voor een digitaliseringsproject rond de fotocollectie De Boer, een bedrag van € 15.500 aan subsidies van drie partijen ten behoeve van tentoonstellingen, en een bijdrage van € 14.305 voor digitaliseringsprojecten.

Kosten

Formatieve medewerkers Deze post is in de herziene begroting op het niveau gebracht van 44,81 FTE conform besluit van het bestuur op 18 december 2020 en het voorstel tot uitbreiding naar 50,37 FTE gedurende het jaar dat ter goedkeuring aan het bestuur wordt voorgelegd op 8 april 2021.

Extra personele inzet digitaal archiefbeheer Ten behoeve van aansluiting op het e-Depot van de provincie Noord-Holland, gemeenten en overige overheidsorganisaties en ten behoeve van verdere ontwikkeling van beheer en beschikbaar stellen van digitale archieven is in 2021 extra personele inzet vereist. Ten opzichte van de oorspronkelijke begroting is het restant uit de bestemmingsreserve (€ 59.375) toegevoegd aan het budget. Vervolgens is een deel van dit budget ( € 407.923) verschoven naar het budget voorformatieve medewerkers omdat de formatie voor het programma is uitgebreid. Een ander deel is ondergebracht bij de post bijkomende personeelskosten voor wervings- en opleidingskosten (respectievelijk € 69.800 en € 30.000) voor het programma. Daarnaast wordt een deel van het budget ingezet voor communicatiekosten (€ 30.000), digitaal zichtbaar maken (€ 100.000) en organisatiekosten (€ 10.000). Het resterende budget is voor inhuur van externen.

Niet-formatieve medewerkers Deze post betreft één medewerker van het re-integratiebedrijf Paswerk. Het bedrag is aangepast aan de gerealiseerde kosten van 2020.

Bijkomende personeelskosten Deze post verhoogd naar aanleiding van de uitbreiding van het aantal FTE's. Daarnaast zijn er vanuit het budget van het programma digitaal informatiebeheer wervings- en opleidingskosten (respectievelijk € 69.800 en € 30.000) toegevoegd aan deze post.

Digitaal zichtbaar maken In de oorspronkelijke begroting was aan dit budget al € 50.000 toegevoegd in verband met de realisering van een goede toegang via de website van het Noord-Hollands Archief tot digitale informatie in het e-Depot. In de herziene versie wordt daar nog eens € 50.000 aan toegevoegd vanuit het budget voor het programma digitaal informatiebeheer. Daarnaast is in de herziene versie het restant toegevoegd van de bijdrage van het Mondriaan Fonds ten bedrage van € 71.700, voor een digitaliseringsproject rond de fotocollectie De Boer. Ten slotte resteerde er nog € 36.760 van de bestemmingsreserve uit het resultaat van 2019, dat in de herziene begroting aan het budget voor 2021 is toegevoegd.

Publieksactiviteiten en educatie Deze post is verhoogd met subsidies van Stichting Stokroos, Pictoright en Zabawas ten behoeve van kosten voor publieksactiviteiten en educatie. Daarnaast is er op basis van het voorstel van de resultaatsbestemming van 2020 die ter goedkeuring wordt voorgelegd in de bestuursvergadering van 8 april, € 50.000 toegevoegd voor kosten van de tentoonstelling "Vrouwen in verzet".

PR en Communicatie Deze post is met € 30.000 verhoogd voor communicatie rondom het programma digitaal informatiebeheer.

Huisvestingskosten Deze post is ten opzichte van het oorspronkelijke budget voor een aantal onderdelen op het niveau gebracht van de reële uitgaven in 2020. Daarnaast zit hierin ook de huurverhoging van het pand aan de Jansstraat.

Organisatiekosten Deze post is in de herziene begroting verhoogd met € 10.000 in verband met extra kosten voor digitale opslag.

Afschrijvingskosten De afschrijvingskosten vallen lager uit dan eerder begroot in verband met een correctie van een activum uit het verleden, waardoor de afschrijvingskosten dalen met € 3.800 per jaar.

Rentekosten De rentekosten vallen in de herziene begroting iets lager uit, in verband met dalende rentekosten door de jaarlijkse aflossing van langlopende leningen.

Facilitaire kosten Deze post is met € 5.000 verlaagd, uitgaande van het feit dat het archiefcafé tot en met juni 2021 nog gesloten zal blijven.

Egalisatiereserve De hogere dotatie aan de egalisatiereserve vloeit voort uit het positieve resultaat van 2020.

Bestemmingsreserve - onttrekking groot onderhoud Uitgaande van een investering in de locatie Kleine Houtweg van € 200.000 per jaar met een afschrijvingstermijn van tien jaar worden de afschrijvingen van deze investeringen onttrokken aan de bestemmingsreserve groot onderhoud. In 2020 hebben er geen investeringen plaatsgevonden en dus ook geen onttrekkingen. Vandaar dat de reeks onttrekkingen in 2021 start en het aanvankelijk begrote bedrag van € 40.000 is teruggebracht naar € 20.000.

Bestemmingsreserve - onttrekking resultaat 2019 De onttrekking ten bedrage van € 96.135 betreft het restant van het bedrag dat vanuit de resultaatsbestemming van 2019 was gereserveerd voor "Extra personele inzet digitaal informatiebeheer" (€ 59.375) en de post "Digitaal zichtbaar maken" (€ 36.760). Deze bedragen zijn toegevoegd aan het budget voor 2021 en zullen in dit boekjaar daarom worden onttrokken aan de bestemmingsreserve.

Bestemmingsreserve - onttrekking resultaat 2020 Van het positieve resultaat over 2020 is voorgesteld om € 50.000 toe te voegen aan een bestemmingsreserve voor huurkorting ten behoeve van de Stichting Hart en € 50.000 ten behoeve van een bestemmingsreserve voor de tentoonstelling "Vrouwen in verzet". Deze kosten worden in 2021 gemaakt en dus worden deze bedragen onttrokken uit de bestemmingsreserve van het resultaat 2020.

Toelichting op de begroting 2022-2025

Inleiding Het Noord-Hollands Archief helpt organisaties om hun informatie langdurig toegankelijk en betrouwbaar te houden en helpt mensen om meer te weten te komen over hun eigen geschiedenis en die van de provincie Noord-Holland en van gemeenten in de regio's Kennemerland en Amstel- en Meerlanden. Het Noord-Hollands Archief kent één programma: het beheren en beschikbaar stellen van archieven. De acties van dit programma voor de periode 2021-2024 zijn omschreven in het meerjarenbeleidsplan dat in 2020 is geschreven. Het beheren van de archieven vindt plaats op twee locaties in Haarlem - de locatie Jansstraat en de locatie Kleine Houtweg - waar de archieven onder optimale klimatologische omstandigheden en veilig in depots worden bewaard. Op de locatie Kleine Houtweg is tevens de topografisch-historische beeldcollectie van het Noord-Hollands Archief ondergebracht. Op de locatie Jansstraat bevindt zich de bibliotheekcollectie (met daarin opgenomen de Oude Boekerij en Bijzondere Collecties). In toenemende mate is er sprake van gedigitaliseerde en zogeheten digital born archieven. Voor het beheer hiervan participeert het Noord-Hollands Archief in het Rijks-e-Depot en ontwikkelt het daarnaast een eigen e-Depot-voorziening.

Het beschikbaar stellen van archieven gebeurt op de locatie Jansstraat, waar bezoekers terecht kunnen in de studiezaal van de Janskerk, het publiekscentrum van het Noord-Hollands Archief. Ook bij het beschikbaar stellen is in toenemende mate sprake van digitalisering. Steeds meer archieven en beeldmateriaal komen beschikbaar op de website van het Noord-Hollands Archief. Via de chatfunctie op deze website kunnen vragen worden gesteld aan medewerkers. Daarnaast kunnen archiefstukken op verzoek worden gescand en via de mail toegezonden.

In de Janskerk is een permanente tentoonstelling ingericht met materiaal uit het archief van de drukkerij Kon. Joh. Enschedé. In de commandeurszaal in de Janskerk is ruimte voor wisselexposities, ook van derden. Hier vinden bijeenkomsten en evenementen plaats, georganiseerd door het NoordHollands Archief of door andere (veelal culturele) organisaties.

Opbrengsten

Bijdrage Rijk voor huisvesting en exploitatie De bijdrage van het Rijk voor huisvesting en exploitatie voor de jaren 2022-2025 is gebaseerd op het vastgestelde bedrag voor 2021, kenbaar gemaakt in de brief 'Bevoorschotting 2021' van het Nationaal Archief d.d. 4 maart 2021. Deze bijdrage is onder meer bestemd voor de huur van het gebouwencomplex Kleine Houtweg 18, dat wordt gehuurd van het Rij ksvastgoed bed rijf. Ook het onderhoud van dit gebouwencomplex moet worden betaald uit deze bijdrage. De bijdrage van het Rijk voor Digitale Taken Rijkscollecties vervalt naar verwachting met ingang van 2022.

Bijdrage gemeente Haarlem voor huisvesting en exploitatie De bijdrage van de gemeente Haarlem voor 2022 is gebaseerd op het vastgestelde bedrag voor 2021, kenbaar gemaakt in de brief 'Besluit bijdrage 2021' d.d. 30 november 2020, vermeerderd met de door het Rijk vastgestelde indexering 2020 die conform de Gemeenschappelijke Regeling wordt doorberekend aan de overige partners Haarlem en Velsen. Voor de jaren 2023-2025 is rekening gehouden met een jaarlijkse hogere huurvergoeding van 2,5% voor de Janskerk (gelijk aan de jaarlijkse huurverhoging).

Bijdrage gemeente Haarlem voor digitaal informatiebeheer Sinds 2019 betaalt de gemeente Haarlem een separaat bedrag voor digitaal informatiebeheer, in de vorm van een vast bedrag per inwoner. In 2021 wordt op dit bedrag een korting van 20% gegeven. Vanaf 2022 vervalt de korting.

Bijdrage gemeente Velsen voor exploitatie De bijdrage van de gemeente Velsen voor exploitatie voor de jaren 2022-2025 is gebaseerd op de bijdrage voor 2021, waarin de door het Rijk vastgestelde indexering 2020 is meegenomen, die conform de Gemeenschappelijke Regeling wordt doorberekend aan de overige partners Haarlem en Velsen.

Bijdrage gemeente Velsen voor digitaal informatiebeheer Sinds 2019 betaalt de gemeente Velsen een separaat bedrag voor digitaal informatiebeheer, in de vorm van een vast bedrag per inwoner. In 2021 wordt op dit bedrag een korting van 20% gegeven. Vanaf 2022 vervalt de korting.

Bijdrage beheer Oude Boekerij en Bijzondere Collecties Het Noord-Hollands Archief ontvangt een separate bijdrage van de gemeente Haarlem voor het beheer en de beschikbaarstelling van de Oude Boekerij en Bijzondere Collecties, die voorheen deel uitmaakten van de Bibliotheek Zuid-Kennemerland. Deze bijdrage is vastgesteld op € 20.000.

Bijdrage medewerkers Oude Boekerij en Bijzondere Collecties Het Noord-Hollands Archief ontvangt een separate bijdrage van de gemeente Haarlem voor een conservator en restaurator voor de Oude Boekerij en Bijzondere Collecties. De formatieplaats van deze conservator en het bijbehorende budget zijn overgeheveld van de Bibliotheek ZuidKennemerland naar het Noord-Hollands Archief. Dat geldt ook voor het restauratiebudget. De bijdrage voor de jaren 2022-2025 is gebaseerd op het bedrag voor 2021.

Bijdrage gemeenten, waterschappen, gemeenschappelijke regelingen en omgevingsdiensten Sinds 2019 betalen de aangesloten gemeenten en overige overheidsorganisaties een bedrag voor het beheer en de beschikbaarstelling van analoge archieven gebaseerd op het aantal inwoners. In 2021 wordt op dit bedrag een korting van 20% gegeven. Vanaf 2022 vervalt de korting.

Bijdrage gemeenten, waterschappen, gemeenschappelijke regelingen en omgevingsdiensten voor digitaal archiefbeheer Sinds 2019 betalen de aangesloten gemeenten en overige overheidsorganisaties een separaat bedrag voor digitaal informatiebeheer gebaseerd op het aantal inwoners. In 2021 wordt op dit bedrag een korting van 20% gegeven. Vanaf 2022 vervalt de korting.

Bijdrage provincie Noord-Holland De bijdrage van de provincie Noord-Holland omvat een bedrag voor het beheer en de beschikbaarstelling van analoge archieven, een bedrag voor het beheer van de Provinciale AtlasNoord-Holland, een bedrag voor de aankoop van beeldmateriaal voor deze historisch-topografische collectie (inclusief een foto-opdracht), een bedrag voor het organiseren van tentoonstellingen met de Provinciale Atlas, een bedrag voor het digitale verhalenplatform Oneindig Noord-Holland en een bedrag voor de diensten van de provinciearchivaris. De bijdrage voor de jaren 2022-2025 is gebaseerd op het bedrag voor 2021.

Bijdrage provincie Noord-Holland voor digitaal informatiebeheer Sinds 2019 betaalt de provincie Noord-Holland een separaat bedrag voor digitaal informatiebeheer gebaseerd op het aantal inwoners. In 2021 wordt op dit bedrag een korting van 20% gegeven. Vanaf 2022 vervalt de korting.

Depotverhuur Deze post omvat de verhuur van depotruimte aan gemeenten en organisaties voor archief dat (nog) niet is overgebracht naar het Noord-Hollands Archief. Vanaf 2022 dalen deze opbrengsten naar verwachting, door het wegvallen van depotverhuur aan de provincie Noord-Holland.

Overige opbrengsten Deze post omvat de verhuur van de Commandeurszaal in de Janskerk, de verhuur van kantoorruimte en de opbrengst van het archiefcafé. Deze is voor de jaren 2022-2025 gelijk gehouden aan het niveau van het oorspronkelijke budget voor 2020 en 2021, zonder de beperkingen van de maatregelen rondom COVID-19.

Dienstverlening De opbrengsten uit dienstverlening, die onder meer bestaan uit opzoekkosten en de verstrekking van papieren kopieën, zullen naar verwachting in de jaren 2022-2025 stabiel blijven op het niveau van 2021.

Onderverhuur voorgebouw Kleine Houtweg Het monumentale voorgebouw van de locatie Kleine Houtweg wordt verhuurd aan Hart Haarlem. Het begrote bedrag bestaat uit huur- en energiekosten en daarnaast wordt er tot en met 2023 een bedrag van € 20.000 aan deze post toegevoegd vanuit de aflossing van een lening van Stichting Hart.

Projectopbrengsten/bijdragen Onder deze post vallen projectsubsidies en sponsorbijdragen. Voor de jaren 2022-2025 zijn nog geen aanvragen gedaan en worden derhalve nog geen inkomsten voorzien.

Kosten

Personeelskosten Bij het begroten van de post 'Formatieve medewerkers' is uitgegaan van de toegestane formatie (50,37 fte). Het niveau van 2021 is ook aangehouden voor de jaren 2022-2025. De post 'Extra personele inzet digitaal informatiebeheer' is gecreëerd ten behoeve van aansluiting op het e-Depot van gemeenten en overige overheidsorganisaties en ten behoeve van verdere ontwikkeling van beheer en beschikbaar stellen van digitale archieven. De uitgaven hieraan vertonen tot 2022 een stijgende lijn (parallel aan de inkomsten voor digitaal informatiebeheer) en zijn vanaf dat moment min of meer gelijk. De post 'Niet-formatieve medewerkers' heeft betrekking op de kosten van een medewerker van het re-integratiebedrijf Paswerk en is voor de jaren 2022-2025 op het niveau van 2021 gehouden. De bijkomende personeelskosten zijn in 2021 verhoogd naar aanleiding van de stijging in het aantal FTE's. Daarnaast zitten in 2021 in deze post een aantal eenmalige kosten aan werving en opleiding voor het programma. Voor 2022 - 2025 is deze post gelijk gehouden aan 2021, verminderd met de eenmalige kosten voor het programma.

Materieel directe kosten Het structurele bedrag is voor de periode 2022-2025 voor bijna alle posten op hetzelfde niveau gehouden als in voorgaande jaren. Aan de post 'Digitaal zichtbaar maken' is in 2020 en 2021 eenmalig een bedrag aan het budget toegevoegd vanuit de bestemmingsreserve en een subsidie. Vanaf 2022 is het budget alleen nog structureel met € 100.000 verhoogd in verband met de toenemende vraag naar gedigitaliseerde bronnen. De post 'acquisitie' omvat een bedrag van € 27.000 van de provincie Noord-Holland voor de aankoop van topografisch-historisch beeldmateriaal voor de Provinciale Atlas en voor een foto-opdracht, en € 20.000 voor de aankoop van boeken en beeldmateriaal. In de post 'publieksactiviteiten/educatie' zit een bedrag van € 34.500 van de provincie Noord-Holland voor de organisatie en productie van tentoonstellingen met materiaal uit de Provinciale Atlas, een bedrag van € 104.000 voor het digitale verhalenplatform Oneindig Noord-Holland, wat kleinere subsidies en additionele kosten vanuit de eigen activiteiten die niet direct worden gedekt door subsidies en bijdragen. De post 'publieksactiviteiten en educatie' is in 2021 eenmalig verhoogd met een budget vanuit een aantal subsidies en een bestemmingsreserve, maar in 2022-2025 weer op het niveau van 2021.

Aan de post 'PR en communicatie' is structureel € 30.000 toegevoegd, vanwege additionele kosten voor communicatie vanuit het programma digitaal informatiebeheer.

Materieel indirecte kosten In de huisvestingskosten is een jaarlijkse huurverhoging voor de Janskerk met 2,5% verwerkt. De organisatiekosten zijn voor de periode 2022-2025 structureel verhoogd met een bedrag van € 10.000 voor organisatiekosten voor het programma. Voor de afschrijvingskosten wordt het niveau van 2021 aangehouden. De rentekosten nemen in de loop der jaren af in verband met de aflossing

van langlopende leningen. De facilitaire kosten zijn voor de jaren 2022-2025 op het niveau van de begroting 2020 gehouden, die uitging van een situatie zonder beperkende maatregelen rondom COViD-19 met betrekking tot het archiefcafé.

Vennootschapsbelasting In 2020 heeft het Noord-Hollands Archief een verzoek ingediend bij de Belastingdienst om te worden vrijgesteld van vennootschapsbelasting. Dat is toegekend, waardoor het Noord-Hollands archief, zolang zijn primaire activiteiten niet veranderen, geen vennootschapsbelasting meer hoeft af te dragen.

Egalisatiereserve De onttrekking aan de egalisatiereserve voor 2022, 2023 en 2024 vloeit voort uit de exploitatieresultaten van 2018, 2019 en 2020.

Bestemmingsreserve groot onderhoud In 2022 en volgende jaren wordt op basis van het meerjarenonderhoudsplan een bedrag van € 200.000 gereserveerd voor groot onderhoud aan het gebouwencomplex Kleine Houtweg 18 en voor de vervanging van installaties. Uitgaande van een investering in de locatie Kleine Houtweg van € 200.000 per jaar met een afschrijvingstermijn van tien jaar worden de afschrijvingen van deze investeringen onttrokken aan de bestemmingsreserve groot onderhoud.

Overhead

In de begroting moet een overzicht worden opgenomen van de overheadkosten: alle kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces. Het gaat hierbij om personeelskosten (bijvoorbeeld alle kosten van leidinggevenden), bijkomende personeelskosten en materiële kosten. Dit leidt tot het volgende plaatje:

2022

2023

2024

2025

personeelskosten bijkomende personeelskosten bedrijfsvoeringskosten (minus huisvesting)

€ 1.074.880 € 192.875 € 688.200

€ 1.074.880 € 192.875 € 686.200

€ 1.074.880 € 192.875 € 684.200

€ 1.074.880 € 192.875 € 682.200

totale overheadkosten

€ 1.955.955

€ 1.953.955

€ 1.951.955

€ 1.949.955

Risicobeheersing

De uitbraak van het Covid-19-virus leidt in beperkte mate rechtstreeks tot verminderde baten voor het Noord-Hollands Archief. Zo is het archiefcafé gesloten met ingang van 15 maart 2020. Per maand betekent dit een omzetverlies van circa € 2.000. Hier staat het wegvallen van inkoopkosten van gemiddeld € 1.000 per maand tegenover. Voor 2021 betekent dit aldus een maximale vermindering van de marge van € 12.000.

Ook de inkomsten uit de verhuur van de Commandeurszaal (hetgeen momenteel niet is toegestaan) zijn minder dan € 10.000 op jaarbasis. Al met al zijn de wegvallende directe inkomsten maximaal € 22.000 voor 2021 en de jaren erna; zo lang als de maatregelen van kracht zijn. De overige baten van het Noord-Hollands Archief zijn afkomstig van het Rijk, de gemeenten Haarlem en Velsen, de provincie Noord-Holland en overige gemeenten en overheidsorganisaties. Zolang deze aan hun verplichtingen voldoen, lopen de inkomsten geen gevaar. Mochten deze inkomsten teruglopen in of na 2021, dan zal NHA de kosten in gelijke mate reduceren door bijvoorbeeld de uitgaven aan digitaliseringsprojecten of digitaal informatiebeheer te verminderen.