20210221919 1. Beleid voorkomen en terugdringen misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen

Collegebesluit

Onderwerp Beleid voorkomen en terugdringen misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen Nummer Portefeuillehouder Programma/beleidsveld Afdeling Auteur Telefoonnummer Email Kernboodschap

Behandelvoorstel voor commissie

2021/221919 Rog, M.R.J. 6.2 Gemeentelijk bestuur CC Kingma, E.C.M. 0235113042 ekingma@haarlem.nl Met ingang van het verslagjaar 2021 legt het college zelf verantwoording af aan de raad over de rechtmatigheid van de verantwoorde baten, lasten en balansmutaties. Onderdeel van die rechtmatigheidsverantwoording is in hoeverre misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O) van gemeentelijke regelingen door derden wordt voorkomen en bestreden. Het gaat dan bijvoorbeeld om het verstrekken van subsidies, uitkeringen en voorzieningen, alsmede om het innen van belastingen. Voorop staat het vertrouwen van de gemeente in een goed gebruik van gemeentelijke regelingen door inwoners en bedrijven/instellingen van Haarlem. Maatregelen die worden getroffen om misbruik en oneigenlijk gebruik te voorkomen en tijdig te ontdekken, en zo nodig te sanctioneren, wanneer het wel voorkomt, moeten proportioneel zijn. Dat betekent dat zij in verhouding moeten staan tot het risico dat wordt gelopen. Een gemeentelijk M&O beleid biedt hiervoor een kader. Het formuleert uitgangspunten, bevat richtlijnen voor controle en sancties, benoemt welke risicogebieden er zijn en hoe M&O beleid in de bedrijfsvoering kan worden vorm gegeven door middel van het treffen van noodzakelijke beheersmaatregelen.

Op dit moment zijn er op verschillende onderdelen in de organisatie beleidsstukken en uitvoeringsmaatregelen inzake M&O, een overkoepelend beleid ontbreekt tot op heden. Het college stuurt dit besluit ter bespreking naar de commissie Bestuur. Een toets op de financiële rechtmatigheid vormt, naast de gebruikelijke controle naar de getrouwheid van de jaarrekening, onderdeel van de accountantscontrole. De accountant heeft eerder opgemerkt dat een gemeentelijk beleid ter voorkoming en bestrijding van misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O) ontbreekt. Als onderdeel van de financiële rechtmatigheidstoets bij het opstellen van de jaarstukken is het belangrijk dat de commissie Bestuur in de gelegenheid is het overkoepelend M&O beleid te bespreken en eventuele wensen in te brengen, voordat het college dit beleid vaststelt. Na vaststelling van het overkoepelend

Kenmerk: 2021/221919

1/4

beleid worden per daarin genoemd risicogebied de toepasselijke beheersmaatregelen in de uitvoering bijeengebracht. Relevante eerdere besluiten Besluit College d.d. 25 mei 2021

Het college van burgemeester en wethouders Besluit: 1. Het Misbruik en Oneigenlijk Gebruik beleid 2021 vast te stellen, onder voorwaarde dat de bespreking in de commissie Bestuur niet tot wijziging van dit besluit leidt. de secretaris,

de burgemeester,

1. Inleiding De publieke taakuitoefening van de gemeente gaat gepaard met het uitkeren van gelden, bijvoorbeeld in het kader van subsidieverstrekking, werk en inkomen en maatschappelijke ondersteuning, alsmede met het innen daarvan zoals bij de belastingheffing. Het uitgangspunt is dat er vertrouwen is dat inwoners en instellingen/organisaties in Haarlem die belanghebbend zijn bij gemeentelijke regelingen met een financiële component hier een juist gebruik van maken. Fouten worden gemaakt, daarvoor is een streng gemeentelijk optreden niet nodig. Er komen echter ook situaties van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden voor. Daarvoor moet de gemeente waarborgen maatregelen treffen, die proportioneel zijn in relatie tot het onjuiste gebruik van regelingen. Een overkoepelend gemeentelijke beleid dat voorziet in het voorkomen en bestrijden van zulk misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O beleid) was nog niet voorhanden. De accountant heeft ook eerder al opgemerkt dat dit beleid ontbreekt. Zeker nu het college met ingang van de jaarrekening 2021 zelf verantwoording aflegt over de financiële rechtmatigheid van baten, lasten en balansmutaties, waar M&O een onderdeel van vormt, is het belangrijk om regels te hebben voor het terugdringen van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden. 2. Besluitpunten college Het college besluit: 1.

het Misbruik en Oneigenlijk Gebruik beleid 2021 vast te stellen, onder voorwaarde dat de bespreking in de commissie Bestuur niet tot wijziging van dit besluit leidt.

Kenmerk: 2021/221919

2/4

3. Beoogd resultaat Regels voor het terugdringen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen met een financieel belang, als onderdeel van de verantwoording door het college over de financiële rechtmatigheid van baten en lasten. 4. Argumenten Misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen is een vorm van ondermijning Overheidsgelden moeten rechtmatig worden besteed en verworven. Derden die gebruik maken van financiële regelingen van de gemeente, met het oogmerk om zich hier ongerechtvaardigd mee te verrijken, vormen een bedreiging voor het gezag van de gemeente. In die zin is het een vorm van ondermijning en bedreigt het de integriteit van de gemeente. Het bestrijden van dergelijk misbruik en oneigenlijk gebruik vormt dan ook een belangrijk onderdeel van een goed overheidsbestuur. Overkoepelende kaders bieden regels voor het voorkomen en bestrijden van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden Een gemeentelijk overkoepelend beleid biedt de belangrijkste uitgangspunten voor het terugdringen van misbruik en oneigenlijk gebruik. Zo staat vanuit de gedachte van vertrouwen in een juiste omgang met gemeentelijke regelingen door inwoners en instellingen/bedrijven in Haarlem preventie voorop en wordt als eerste ingezet op een actieve voorlichting en heldere regelgeving.

Controle van door derden aangeleverde gegevens vindt plaats als er risico bestaat dat deze gegevens zijn gemanipuleerd. De inzet van beheersmaatregelen is afhankelijk van hoe groot risico’s zijn, na weging van de ermee gepaard gaande kosten en baten. Per risicogebied wordt - gelet op de eis van proportionaliteit van optreden - beoordeeld hoe streng het M&O beleid wordt ingezet. Herstel en boete worden geïntensiveerd naar gelang de misstap groter is. Processen worden als risicogebieden getypeerd als derden een aanmerkelijk (financieel) belang hebben Externe regelingen met een direct financieel belang zijn subsidieverstrekking, uitkeringen en voorzieningen in het kader van werk/inkomen en maatschappelijke ondersteuning, inkoop/aanbesteding en belastingheffing. Indirecte financiële belangen spelen bij vergunningverlening/handhaving en identiteitsbewijzen, reisdocumenten en rijbewijzen. Deze processen zijn vanwege de afhankelijkheid van aanlevering van gegevens door derden en het aanmerkelijk financieel belang dat ermee gemoeid is gevoelig voor misbruik en oneigenlijk gebruik. Verantwoording over de uitvoering van het M&O beleid vindt plaats in de planning- en controlcyclus

Kenmerk: 2021/221919

3/4

Het college neemt informatie over het M&O beleid op in de paragraaf Bedrijfsvoering van de begroting. In de tussentijdse rapportage na het zomerreces wordt over de voortgang in de uitvoering van het beleid gerapporteerd. In de jaarrekening wordt verantwoordingsinformatie opgenomen. 5. Risico’s en kanttekeningen Niet elke fout valt onder misbruik of oneigenlijk gebruik. Bij een fout is doorgaans geen opzet of misleiding in het spel. Bij controle en sanctionering van verkeerd gebruik van financiële gemeentelijke regelingen moet hiervoor oog zijn. Proportionaliteit en evenredigheid zijn belangrijke principes bij het herstellen en beboeten van misstappen. 6. Uitvoering Na het vaststellen van het overkoepelend M&O beleid zullen de te nemen beheersmaatregelen op de specifieke risicogebieden worden geïnventariseerd en op onderdelen verder worden uitgewerkt. Deze uitvoering van het M&O beleid zal na het zomerreces ter hand worden genomen en afgerond. In de cyclus van planning en control zal over de uitvoering van het M&O beleid worden gerapporteerd. 7. Bijlage Misbruik en oneigenlijk gebruik beleid

Kenmerk: 2021/221919

4/4