20210207611 Overzicht aanbevelingen RKC commissie Bestuur

Commissie Bestuur zaaknummer

onderwerp

2016256856

Jaarstukken 2014 Informatiewaarde

omschrijving -

De raad draagt het college op: a) indicatoren te verfijnen - afgedaan b) afgewikkeld c) afgewikkeld (niet overgenomen) d) de verantwoording te digitaliseren en interactief te maken -afgedaan e) meer aandacht voor horizontale verantwoording

Datum van ontstaan 11-06-2015

stand van zaken In overleg met RKC wordt gezocht naar goede oplossing . De aanbeveling e) 'meer aandacht voor horizontale verantwoording' staat nog open. In 2018 zijn aanbevelingen a t/m d opgevolgd en afgedaan. Het is nog onduidelijk op welke manier aanbeveling e) het beste kan worden afgedaan. Horizontale verantwoording gaat over toezichtinformatie van het college aan raad over medebewindstaken (+/- 25 wetten) van de gemeente. De raad moet hier toezicht op houden. Vanwege de complexiteit van het tegemoetkomen aan de aanbeveling en vanwege het feit dat de aanbeveling gebaseerd is op jaarstukken uit 2014, staat de relevantie van de aanbeveling ter discussie.

2016411837

Jaarstukken 2015 Effectieve beleidsuitvoering

-

De raad draagt het college op focus te leggen op effectieve beleidsuitvoering door: a) meer aandacht voor management van het beleidsproces met SMART doelen/presetaties en meer focus op doeltreffendheid b) onderzoek te doen naar concrete oorzaken van vertraging in realisaties van o.a. investeringen en conclusies te gebruiken voor versterken van de uitvoering c) de mogelijkheid van 213a onderzoek actiever te benutten en zo nodig daarvoor meer budget te alloceren.

14-07-2016

In afwachting van formele afdoening vanuit het college.

2017307005

Jaarstukken 2016 Vergroten zicht op financiën

De raad draagt het college op om a) Te analyseren wat de oorzaken of aanleidingen van de begrotingsbijstellingen van de afgelopen jaren zijn geweest. b) Op basis van die analyse een voorstel te doen hoe het aantal bijstellingen kan worden beperkt tot de strikt noodzakelijke. c) In het jaarverslag alle grote afwijkingen van de primaire begroting toe te lichten en digitaal een meer toegankelijke, integrale en verdiepende bijlage op te stellen waarin alle afwijkingen worden toegelicht.

28-06-2017

In overleg met RKC over afdoening. RKC heeft voorstel tot afdoening ontvangen.

2017307021

Jaarstukken 2016 Meer aandacht voor het fysiek domein in het jaarverslag

De raad draagt het college op om a) In de begroting de afspraken over de beeldkwaliteit in de wijken toe te lichten. b) In ieder geval in het gebiedsverslag op wijkniveau te rapporteren over effect- en prestatie-indicatoren en de resultaten op de beeldkwaliteit.

28-06-2017

2019311846

Informatiebeveiliging Raadsinformatie

28-03-2019

De RKC is in afwachting van de formele afdoening vanuit het college.

2019311830

Informatiebeveiliging Implementatie beleid.

-284 De raad geeft het college opdracht om d e raadsinformatie over informatiebeveiliging te verbeteren door naast de verplichte paragraaf en de ENSIA verklaring:-284 a. De gemeenteraad middels een (zo nodig geheime) nota inhoudelijk te informeren over de mate van compliancy aan wet en regelgeving en het eigen beleid aan de hand van een jaarlijkse samenvatting met duiding van de scores op de ENSIAzelfevaluatievragenlijst. b. Aan de hand van een objectieve maatstaf (bijvoorbeeld het volwassenheidsniveau) te rapporteren over de ontwikkeling van de verschillende onderdelen van de informatievoorziening , waaronder informatiebeveiliging. -284 De raad geeft het college de opdracht Vóór eind 2019 daadkrachtige en volledige implementatie van het eigen informatiebeveiligingsbeleid te realiseren door onder meer:-284 a. Een nieuwe gap-analyse uit te voeren om in beeld te krijgen welke, volgens relevante wet- en regelgeving en het eigen beleid voorgeschreven, maatregelen nog niet zijn geïmplementeerd. Hieruit wordt ook zichtbaar wat er sinds 2014 al is gerealiseerd. b. Het informatiebeveiligingsbeleid zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk in het eerste kwartaal van 2019 opnieuw te laten vaststellen door het college. c.

Naar aanleiding van bovenstaande punten op korte termijn het budget, de capaciteit en de benodigde competenties die beschikbaar zijn voor informatiebeveiliging te heroverwegen. d. Hiervoor een plan van aanpak met tijdpad en verantwoordelijken op te stellen en de voortgang van de implementatie te laten bewaken door de IT-auditor. e. Over de implementatie en uitvoering van het beleid dient structureel verantwoordingsinformatie te worden opgesteld en ook de aansturing van het beleid door directie en bestuur moet traceerbaar zijn.

28-03-2019

De organisatie heeft een voorstel voor verantwoording ingediend. De RKC controleert of deze in lijn is met de aanbeveling en of de formele afdoening in gang kan worden gezet.

RKC is in overleg met ambtelijke organisatie over afdoening.

2019311840

Informatiebeveiliging Kwetsbaarheden

-284 De raad geeft het college opdracht d e informatiesystemen weerbaarder te maken tegen cybercrime door:-284 a. De resterende kwetsbaarheden uit de penetratietesten overeenkomstig de aanbevelingen van Hoffmann te verhelpen. b. Vóór de zomer van 2019 een hertest te laten uitvoeren op de gevonden kwetsbaarheden en de gemeenteraad hierover te informeren en deze periodiek en met verschillende invalshoeken te herhalen.

28-03-2019

Er is geen verantwoording over de aanbeveling ontvangen en er is geen overleg over de aanbeveling.

20200305501

Governance Spaarnelanden Lokaal kader in Nota Verbonden Partijen

27-02-2020

RKC heeft advies uitgebracht aan commissie bestuur.

20200305366

Governance Spaarnelanden Formele Governance

-300 De raad geeft het college de opdracht de Nota Verbonden Partijen te actualiseren en daarbij in ieder geval de volgende aandachtspunten mee te nemen: -300 De momenten en de wijze waarop de raad wordt geïnformeerd over en invloed kan uitoefenen op de prestatieafspraken en financiële resultaten van overheids N.V.'s. De wijze waarop de raad wordt betrokken bij strategische besluiten ten aanzien van overheids N.V.'s. Een steviger positionering van het belang van de opdrachtgever in de governance en explicitering van de wijze waarop opdrachtgevers en aandeelhoudersbelangen onderling worden afgewogen. Een kader voor (markt-)activiteiten of initiatieven van overheids N.V.'s buiten de initiële opdrachten. De borging van tegenkracht in het college, de overheids N.V.'s zelf en de ambtelijke organisatie en de dialoog met de raad. -300 De raad geeft het college de opdracht de formele governance op orde te brengen door de rollen van opdrachtgever en aandeelhouder in het college te scheiden. De combinatie van de rollen is ongewenst, zeker nu er spanning is ontstaan tussen beide rollen als gevolg van de discussie over de DDO-bedragen en de strategische ontwikkeling.

27-02-2020

RKC heeft advies uitgebracht aan commissie bestuur.

20200305399

Governance Spaarnelanden Statutenwijziging

-300 De raad geeft het college de opdracht de statutenwijziging met betrekking tot de doelen van de N.V. alsnog te onderbouwen zodat de raad alsnog in staat wordt gesteld wensen en bedenkingen kenbaar te maken. Hierbij zou de raad een standpunt moeten innemen over de gewenste strategische ontwikkeling van Spaarnelanden.

27-02-2020

RKC heeft advies uitgebracht aan commissie bestuur.

-

Commissie beheer Zaaknummer

Onderwerp

Omschrijving

Datum van ontstaan 31-03-2016

Stand van zaken

2016200889

RKC onderzoek Openbaar Groen Beleid

-360 De raad draagt het college op samenhangend beleid te formuleren zodat beleidsdoelstellingen voor openbaar groen alle belangrijke tendensen en ontwikkelingen in hun onderlinge samenhang beschrijven en zodat hieraan voldoende specifiek doelstellingen en middelen kunnen worden gerelateerd.

2017572011

RKC onderzoek Waarderhaven Informatievoorziening

De raad draagt het college op om: Een vast format te ontwikkelen en hanteren voor de rapportage aan de raad over de financiën en de resultaten van de tussentijdse evaluaties van de grote en complexe projecten. En ook aan de raad te rapporteren over de resultaten van de externe audits binnen het fysieke domein.

23-11-2017

Na behandeling/afronding HCPP komt in een keer afdoening van al deze aanbevelingen. Advies is uitgebracht en wordt najaar 2021 behandeld in commissie beheer

2017572001

RKC onderzoek Waarderhaven Verzakelijking projectaansturing

360 De raad draagt het college op om: a) Heldere administratieve en besluitvormingsprocedures en resultaatgerichte interne sturing binnen het fysiek domein vast te leggen en consequent toe te passen. Dit voorkomt informele besluitvorming en draagt bij aan betere projectbeheersing. Tijdens de gehele looptijd van het project, dus ook tijdens de uitvoering, dient de projectdriehoek (bestuurlijk opdrachtgever- ambtelijk opdrachtgever en procesmanager) actief te zijn en tijdig beheersmaatregelen te treffen. b) In ruimere mate gebruik te maken van past performance bij aanbestedingen, b.v. door een abonnement op en toepassing van pastperfomance.nl van het CROW. Dit wordt al door tientallen gemeenten gedaan. c) Informele informatie-uitwisseling in het omgevingsmanagement te voorkomen door alle vragen en verzoeken uit de omgeving te registreren en een reactietermijn vast te leggen. Maak de rolverdeling van de verschillende in de uitvoering betrokken partijen ook duidelijk aan de omgeving. Deze formalisatie zorgt voor duidelijkheid in het omgevingsmanagement en biedt de omgeving houvast. 360 De raad draagt het college op om a) te kiezen voor breed toegepaste methodieken (b.v. Integraal Projectmanagement voor projectmanagement) en die volledig door te voeren. Methodieken op papier alleen voldoen niet.

Bewezen methodieken die ook door veel contractpartners (de markt) worden gehanteerd hebben de voorkeur boven zelf ontwikkelde methodieken, omdat dit de samenwerking vereenvoudigt. Een standaard methodiek heeft bovendien als voordeel dat kennis en training eenvoudig kunnen worden ingekocht. b) Een plan te maken voor gedegen kennisontwikkeling bij medewerkers, leidinggevenden én bestuurders m.b.t. aanbesteden, projectmanagement (risicomanagement), contractmanagement, omgevingsmanagement, technisch management en projectbeheersing. De marktpartijen waarmee de gemeente Haarlem samenwerkt zijn zeer professioneel en de gemeente moet als contractpartner een goede tegenspeler zijn. Borg de kennisontwikkeling door externe certificering van medewerkers en organisatie. c) Het lerend vermogen van de organisatie te vergroten door tussentijdse projectevaluaties bij grote en complexe (maatwerk-) projecten.

23-11-2017

alle bazzen Rkc Waarderhaven worden in een keer afgedaan.

2017571969

RKC onderzoek Waarderhaven Investeren in kwaliteit

23-11-2017

Advies is uitgebracht en wordt najaar 2021 behandeld in commissie beheer.

2017571974

RKC onderzoek Waarderhaven Periodieke externe audits

De raad draagt het college op om: Door periodieke (jaarlijkse) externe audits op de dan lopende grote en complexe projecten de volledige en juiste toepassing van methodieken en kennis te verifieren. De raad heeft al eerder aanbevelingen van de rekenkamercommissie overgenomen ten aanzien van onder andere VTU, risicomanagement, contractmanagement en projectmanagement. De doorwerking hiervan op eigen kracht blijkt niet toereikend.

23-11-2017

Advies is uitgebracht en wordt najaar 2021 behandeld in commissie beheer.

Met betrekking tot deze aanbeveling heeft de wethouder toegezegd met een schematische weergave van het groenbeleid te komen waaruit duidelijk wordt hoe de diverse beleidsstukken zich tot elkaar verhouden. Voor 09-09-2021.

20200961768

RKC Onderzoek Fietsbeleid Toekomstbestendig met ambitiieniveau 10 aspecten BYPAD

De draagt het college het college op om in het nieuwe integrale fietsbeleid naast fietsparkeren en het SORnetwerk ook de overige aspecten uit de BYPAD-methode te verwerken en per onderdeel het ambitieniveau kenbaar te maken. Dat zijn de volgende:-227 Deelmobiliteit, micromobiliteit en MaaS; Een fietsnetwerk dat in overeenstemming is met de ambitie en de verwachte ontwikkelingen in fietsgebruik; Kwaliteitsvolle infrastructuur met voldoende ambitieuze minimum inrichtingsvoorschriften; Verkeersveiligheid, waaronder de verdere implementatie van Duurzaam Veilig (o.a. uitbreiding 30 km zones); Stimulering van fietsgebruik; Systematische en structurele dataverzameling rond fietsgebruik en effectmetingen bij fietsmaatregelen; Het betrekken van inwoners en belanghebbenden en daarbij de aandachtspunten en ergernissen uit de inwonersenquête van dit onderzoek mee te nemen.

17-09-2020

Het fietsbeleid is met het mobiliteitsbeleid opgeschoven in de tijd. planning aangepast naar laatste cie beheer vergadering in december 2021

20200961664

RKC Onderzoek Fietsbeleid - Ambitie vertalen

De raad draagt het college op om overeenkomstig de planning in de Ontwikkelagenda Mobiliteitsbeleid in de eerste helft van 2021 integraal fietsbeleid aan de raad voor te leggen waarin de ambitie wordt vertaald in concrete doelen en fietsmaatregelen waardoor tevens duidelijk wordt welk specifiek fietsbudget en hoeveel menskracht nodig is om de fietsambitie te realiseren.

17-09-2020

Het mobiliteitsbeleid is opgeschoven naar aug/sept, het fietsbeleid schuift hiermee ook op. planning aangepast naar laatste cie beheer vergadering december 2021.

Commissie Samenleving zaaknummer

onderwerp

omschrijving

ontstaan

Stand van zaken

2E+09

RKC onderzoek Welzijnssubsidies Verantwoordingsinformatie

De raad staat aan het begin en aan het einde van een subsidieronde met kaderstelling en controle. Om zijn rollen goed te kunnen draagt de raad het college op om: In de kaderstelling van de beoogde sociale basis vast te leggen welke verantwoordingsinformatie de raad ontvangt om de voortgang te monitoren en de doeltreffendheid te beoordelen. Vanwege de substantiële financiële omvang van de subsidieronde is de suggestie hiervoor een separate jaarlijkse rapportage over subsidies in het sociaal domein of de sociale basis op te stellen.

20-12-2018

In overleg met RKC over afdoening

2E+09

RKC onderzoek Welzijnssubsidies Voorbereiding subsidieronde

Het opstarten van een nieuwe subsidieronde vraagt veel meer capaciteit, in kennis en uren, dan nodig is voor het doorlopen van de jaarlijkse subsidiecyclus. Ervaringen uit de laatste ronde leren dat de achterstand van het starten met een niet goed uitontwikkelde subsidieronde gaandeweg lastig is weg te werken. De raad draagt het college daarom op: De toepassing van de nieuwe werkwijze goed voor te bereiden en zo nodig door een externe partij te laten ondersteunen. Dit om te voorkomen dat de subsidieronde niet goed uitgewerkt (met een ontwikkelopgave) van start gaat en om te borgen dat alle betrokken medewerkers goed zijn toegerust voor de nieuwe werkwijze.

20-12-2018

In overleg met RKC over afdoening

2019194697

RKC onderzoek Welzijnssubsidies Ontwerp subsidietraject

Om tussentijds of achteraf te kunnen beoordelen of gesubsidieerde activiteiten hebben bijgedragen aan de beleidsdoelen van de gemeente moet de subsidiesystematiek daar vóóraf op worden ingericht. De raad geeft het college de opdracht om: Het ontwerp van de subsidietrajecten (proces, uitvraag/aanvraag/beschikking, werkwijze etc.) van de gemeente Haarlem zodanig te wijzigen dat het voldoet aan de evalueerbaarheidscriteria uit het beoordelingskader van dit onderzoek en hierin in ieder geval de onderstaande verbetermogelijkheden zorgvuldig te verwerken:-284 a) Een consequente vertaling van strategische beleidsdoelen uit de programmabegroting naar (meetbare) operationele doelen in de matrix en die opnemen in de uitvraag van de gemeente. Per subsidietraject moet gekozen worden voor maximaal 1 à 2 doelen. b) Een consequente vertaling van operationele doelen uit de matrix naar tactische doelen van de activiteiten van de subsidieontvangers in de aanvraag. Per subsidietraject moet gekozen worden voor maximaal 1 à 2 doelen. c) Een beleidstheorie/interventielogica in de aanvraag waarmee een verband wordt gelegd tussen de activiteiten, de tactische doelen en de operationele doelen uit de uitvraag van de gemeente. Voor de nadere eisen aan de beleidstheorie wordt verwezen naar de rapportage van Regioplan.

d) Verantwoordingen die consequent beschrijven welke personen worden bereikt, of deze tot de beoogde doelgroep behoren en wat het uiteindelijk bereik is geweest, rekening houdend met uitval van deelnemers. e) Verantwoordingen die de doeltreffendheid van de activiteiten omschrijven. Bij bewezen effectieve interventies is het voldoende in de jaarlijkse verantwoording aan te tonen dat de activiteit conform plan is uitgevoerd. Voor niet bewezen effectieve interventies is een effectmeting waarschijnlijk gewenst. Dit moet per traject vooraf worden vastgelegd in het monitoring- en evaluatieplan.

20-12-2018

In overleg met RKC over afdoening

Commissie Ontwikkeling Geen openstaande aanbevelingen.