20210200503 1. Ontwikkelingen 2021-2022 Bedrijfsvoering ICT

Informatienota

Onderwerp Ontwikkelingen 2021-2022 Bedrijfsvoering ICT Nummer Portefeuillehouder Programma/beleidsveld Afdeling Auteur Telefoonnummer Email Kernboodschap

2021/200503 Jur Botter Algemene dekkingsmiddelen Informatievoorziening (IV) P. Spigt 0235113000 pspigt@haarlem.nl In deze nota wordt de Raad geïnformeerd over de bedrijfsvoering ICT. Deze nota geeft meer inzicht in de bedrijfsvoering ICT van de afgelopen jaren en wordt een vooruitblik geboden op de ontwikkelingen daarin voor 2021 en 2022. Vanaf 2013 zijn er stappen gezet om op dit onderwerp de doelen te behalen binnen de gestelde kaders. In 2019/2020 heeft de gemeente grote vernieuwingen doorgevoerd met meerwaarde voor de organisatie. Voor 2021/2022 zijn verdere ontwikkelingen ten behoeve van de ICT continuïteit van de organisatie gepland om te realiseren. Voorbeeld van deze ontwikkelingen zijn o.a. vervanging van mobiele apparatuur (inclusief voor de raad, sociaal wijkteam en RIEC), doorontwikkeling platform en cloud, informatiebeveiliging, e-depot en uitbreiding netwerkapparatuur.

Behandelvoorstel voor commissie

Het college stuurt de informatienota ter kennisname naar de Raad.

Relevante eerdere besluiten Besluit College d.d. 20 april 2021

Geen 1. Het college stelt de informatienota aan de commissie vast. de secretaris,

Kenmerk: 2020/

de burgemeester,

1/4

1. Inleiding Om meer inzicht te geven in de bedrijfsvoering ICT is deze informatienota opgesteld. Met het aanbieden van deze raadsinformatienota wordt actiepunt 2020/1166260 afgerond. Bedrijfsvoering gaat over de manier waarop een bedrijf of organisatie wordt bestuurd of beheerd. Vanaf 2013 zijn er stappen gezet om binnen de gestelde kaders de gestelde ICT doelen te behalen. Financieel kan uit de jaarrekeningen worden afgeleid dat er in deze periode geen overschrijdingen zijn geweest en de noodzakelijke ontwikkelingen zijn gerealiseerd. In de bedrijfsvoeringsparagrafen is verantwoording afgelegd over de gestelde inhoudelijke doelen. Deze nota geeft meer inzicht in de stand van zaken van de bedrijfsvoering ICT. Daarnaast wordt in deze nota een vooruitblik gegeven op de geplande ontwikkelingen voor in de jaren 2021 en 2022. 2. Kernboodschap Om inzicht te verkrijgen in bedrijfsvoering ICT doet gemeente Haarlem mee aan de jaarlijkse benchmark van M&I (Bijlage 1 Benchmark M&I 2019). De ICT-kosten van Haarlem en Zandvoort bedragen 70 euro per inwoner. Dit is 16 euro minder dan het gemiddelde van de benchmark 2019 en 20 euro minder ten opzichte van het gemiddelde van gemeenten met meer dan 100.000 inwoners. Belangrijk om te vermelden dat in de benchmark de ICT activiteiten van de bedrijfsvoering in zijn geheel is meegenomen.

De middelen en capaciteit van ICT bedrijfsvoering worden voornamelijk ingezet om de continuïteit van de gemeente te borgen. Dit begint met het beheer en onderhoud van onze ICT infrastructuur en updates en upgrades van alle softwareapplicaties, alsmede het oplossen van incidenten. Belangrijk is ook de ICT-ondersteuning voor de gehele organisatie als er individuele problemen zijn. Aanvullend daarop is er sprake van de noodzakelijke exponentiële ontwikkeling van security en privacy binnen de overheid en dus ook binnen gemeente Haarlem. Periodiek is vervanging en vernieuwing noodzakelijk. Een belangrijke vernieuwing uit 2020/2021 is de vernieuwing van onze ICT omgeving (project Any) en de vervanging van ons WiFI-netwerk. Aanvullend daarop is versneld gefaciliteerd in video-vergaderen, mobiele apparatuur voor de organisatie en het bouwen van de TOZO regelingen (en recent de TONK regeling). Deze activiteiten zijn met voorrang verricht om thuiswerken mogelijk te maken als gevolg van de coronacrisis. Tot slot zijn er noodzakelijke kosten gemaakt voor de interne verhuizing. Belangrijk om te vermelden is dat een significant deel van de ICT inspanning gaat naar de technische ondersteuning van de afdelingen bij het organiseren en implementeren van nieuwe applicaties en het informatiebeheer (archivering).

De komende jaren groeien de totale kosten van de bedrijfsvoering ICT door de vernieuwing van onze ICT infrastructuur met kapitaalslasten van ongeveer 1 miljoen EUR per jaar, naast extra ontwikkelingen in informatiebeveiliging en onderontwikkelde functies. Desondanks wordt verwacht

Kenmerk: 2020/

2/4

Haarlem en Zandvoort ook de komende jaren financieel onder het gemiddelde van de benchmark blijven.

3. Consequenties Ontwikkelingen in 2021 en 2022 Inzet voor nieuwe ICT ontwikkelingen voor de gehele organisatie wordt georganiseerd via het Informatie portfoliomanagement (iPPM). Hierbij worden prioriteiten gesteld in wat de organisatie aan kan financieel en qua capaciteit, inclusief ICT bedrijfsvoering capaciteit. Belangrijke projecten in dit kader voor de komende periode zijn bijvoorbeeld de projecten voor de invoering van de Omgevingswet, de Digitale Transformatie Sociaal Domein, MijnHaarlem en de nieuwe website. Deze ontwikkelingen worden deels gedekt uit het investeringsplan (IP post ICT.02 Digitale Transformatie, voorheen M&S102). Het beheer- en onderhoud wordt vervolgens belegd binnen de bedrijfsvoering van ICT. Specifieke ICT ontwikkelingen 2021 en 2022 Hieronder staan kort de belangrijkste specifieke ICT ontwikkelingen benoemd die voor 2021 en 2022 in de planning staan. Deze projecten worden allemaal gedekt uit het Investeringsplan (IP ICT.01 Vervanging ICT of IP ICT.02 Digitale Transformatie) of de exploitatie van de afdeling Informatievoorziening. Daarbij is belangrijk te melden dat dat een deel van de IP post Digitale Transformatie wordt omgezet naar de exploitatie. Dit is nodig omdat niet alle ICT projecten kunnen worden geactiveerd volgens de BBV regels. Uitsluitend open source ontwikkelingen of fysieke hardware mogen worden geactiveerd.

Omdat de partijen die andere oplossingen aanbieden (bijvoorbeeld Cloud of Software as a Sevice SAAS oplossingen) niet bij voorbaat uit te sluiten vanwege de financieringsmethodiek is een deel van het IP budget omgezet naar de exploitatie. In 2021 is om die reden €400.000 euro naar de exploitatie gebracht en in 2022 €600.000 euro. Aan de commissie zal over de voortgang van alle digitaliseringsprojecten worden gerapporteerd in de bedrijfsvoeringparagraaf als onderdeel van de P&C producten. Direct gerelateerd aan ICT ontwikkelingen ten behoeve van de ICT continuïteit van de organisatie, zijn de volgende grote ICT ontwikkelen te noemen voor 2021 en 2022: Activiteit Vervanging mobiele apparatuur Uitbreiding Datacenter Doorontwikkeling Platform en Cloud Programma Informatiebeveiliging

2021 550.000 256.000 100.000 250.000

e-depot archief bij NHA Ondersteuning Raad, RIEC en SWT

116.000 100.000

Kenmerk: 2020/

2022 550.000 150.000 250.000

250.000

Dekking IP ICT.01 (21.01) IP ICT.01 (21.01) Exploitatie IV IP ICT.02 (M&S 102) en exploitatie Exploitatie IV IP ICT.01 (21.01) en exploitatie

3/4

Beheer omgeving Vervanging netwerkapparatuur

150.000 150.000

150.000 100.000

Exploitatie IV IP ICT.01 (21.01)

Hoewel de ontwikkeling de afgelopen jaren erg snel gaat en veel wendbaarheid nodig is, weten we nu wel dat deze ICT activiteiten zeker de komende periode in 2021 en 2022 worden afgerond. 4. Vervolg In de P&C produceten zal als onderdeel van de bedrijfsvoeringparagraaf gerapporteerd worden over de voortgang van in deze nota genoemde projecten. Projecten met dekking uit de post IP ICT.01 (21.01) zullen door het college worden vrijgegeven en projecten met dekking uit de post IP ICT.02 (M&S.102) zullen altijd door de raad worden vrijgegeven. Voor deze projecten zullen volgtijdelijk nota’s worden aangeboden om het gevraagde krediet vrij te geven om te besteden. 5. Bijlage Bijlage 1 Benchmark M&I 2019

Kenmerk: 2020/

4/4