20210183455 1. Nota activabeleid 2021-2024

Collegebesluit

Onderwerp Nota activabeleid 2021-2024 Nummer Portefeuillehouder Programma/beleidsveld Afdeling Auteur Telefoonnummer Email Kernboodschap

2021/183455 Rog, M.R.J. 7.2 Algemene dekkingsmiddelen Fin en CC Mul. D/Jongkees, P.H.G. 023-5113050 d.mul@haarlem.nl /pjongkees@haarlem.nl In de Financiële Verordening is vastgelegd dat het college “periodiek nadere regels vastlegt over de waardering en afschrijving van activa en deze ter kennisname voorlegt aan de raad”. De huidige nota Activabeleid is van januari 2017 en om die reden geactualiseerd. De meeste regels rondom het activeren van kosten liggen vast in het wettelijk kader (BBV) of de eigen Financiële verordening. Met deze nieuwe nota Activabeleid wordt de huidige praktijk vastgelegd en nader uitgelegd. De nota bevat geen nieuwe regels of beleidskeuzes, daarom zal er in de praktijk nagenoeg niets veranderen aan de huidige manier van werken. Er is gezien de ervaring met het huidige beleid geen reden om tot wijziging te komen ten opzichte van de bestaande nota Activabeleid.

Behandelvoorstel voor commissie

De gedragslijnen beschrijven de toepassing van regels die al vast liggen in het BBV of de Financiële Verordening. Waar gemeenten binnen de regels van het BBV keuzes kunnen maken, worden deze in de nota expliciet benoemd als beleidslijn. Per onderwerp is in een kadertje de beleidslijn in de nota aangegeven. De geformuleerde beleidslijnen sluiten aan op de huidige praktijk. Zoals bepaald in de Financiële Verordening stuurt het college dit besluit ter informatie naar de commissie Bestuur.

Relevante eerdere besluiten Besluit College d.d. 30 maart 2021

Het college van burgemeester en wethouders Besluit: De nota Activabeleid 2021-2024 vast te stellen

Kenmerk: 2021/183455

1/5

de secretaris,

de burgemeester,

1. Inleiding In de Financiële Verordening is vastgelegd dat het college “periodiek nadere regels vastlegt over de waardering en afschrijving van activa en deze ter kennisname voorlegt aan de raad”. De huidige nota Activabeleid is van januari 2017 en om die reden geactualiseerd. De meeste regels rondom het activeren van kosten liggen vast in het wettelijk kader (Besluit Begroting en Verantwoording; BBV) of de eigen Financiële verordening. Met deze nieuwe nota Activabeleid wordt de huidige praktijk vastgelegd en nader uitgelegd. De nota bevat geen nieuwe regels of beleidskeuzes. De nota bevat uitleg over of verduidelijking van de manier waarop de gemeente de regels rondom activeren vanuit het geldende wettelijke kader (BBV) invult. 2. Besluitpunten college Het college van burgemeester en wethouders besluit: 

De nota Activabeleid 2021-2024 vast te stellen

3. Beoogd resultaat Met deze nieuwe nota Activabeleid wordt invulling gegeven aan de eis uit de Financiële Verordening dat periodiek wordt beschreven hoe om te gaan met waardering en afschrijving van activa. Doel is een transparant beleid op basis van objectieve grondslagen. 4. Argumenten 1. De nota sluit aan bij de landelijke regelgeving en bij de huidige praktijk in Haarlem De nota bevat uitleg over of verduidelijking van de manier waarop de gemeente de regels rondom activeren vanuit het geldende wettelijke kader (BBV) invult. Er is gezien de ervaring met het huidige beleid één wijziging ten opzichte van de de bestaande nota Activabeleid voor wat betreft het activeren van voorbereidingskosten voor grondexploitaties. Dit is al eerder door de raad besloten. Daarom zal er in de praktijk nagenoeg niets veranderen aan de huidige manier van werken. 2. Nota wordt voor wat betreft kosten van voorbereiding en ontwikkeling in lijn gebracht met eerder raadsbesluit

Kenmerk: 2021/183455

2/5

De nieuwe nota activabeleid wijkt op één punt af van de vorige nota, waar het gaat om het activeren van kosten voor voorbereiding en ontwikkeling om te komen tot een investering. Deze afwijking is eerder in al door de raad besloten en wordt nu vastgelegd in deze nota. In de geldende nota activabeleid is opgenomen dat de kosten van voorbereiding en onderzoek van een investering niet worden geactiveerd. Met wel activeren zou het risico ontstaan dat als blijkt dat de kosten niet tot een investering leiden, de voorbereidings- en ontwikkelingskosten alsnog ineens ten laste van de exploitatie moeten worden gebracht. In het nieuwe beleid wordt besloten om de kosten van voorbereiding en onderzoek voor grondexploitaties wel te activeren. Dit geeft de mogelijkheid om de kosten, wanneer de grondexploitatie wordt geopend, onderdeel te maken van de grondexploitatie. Dit is inmiddels al de praktijk, de raad besloot in 2019 en 2020 al om de voorbereidingskosten voor de grondexploitaties ‘Entree het Verre Oosten’ en ‘Beatrixplein e.o.’ te activeren. 3. Uitgaven van verduurzaming gemeentelijk vastgoed worden geactiveerd en komen daardoor niet ineens ten laste van de exploitatie Uitgaven die leiden tot een significante kwaliteitsverbetering en/of een levensduurverlenging van een actief, en uitgaven om te voldoen aan wet- en regelgeving, moeten op grond van het BBV worden geactiveerd.

Dit maakt dat kosten die worden gemaakt om te komen tot een besparing op onderhoudskosten of maatregelen op het vlak van duurzaamheid die besparing op energielasten als doel hebben (bijvoorbeeld isolatiemateriaal, dubbele beglazing, zonnepanelen) niet ineens de exploitatie zwaar belasten maar worden afgeschreven. Bij de Programmabegroting 2021 heeft de raad besloten hiervoor een stelpost van € 9 miljoen in het Investeringsplan op te nemen. 4. De kosten voor participatie en inspraak worden geactiveerd Het is van belang dat bij investeringen in de stad er voldoende aandacht is voor participatie en inspraak. Het BBV biedt die mogelijkheid en daarom is als gedragslijn vastgelegd dat de kosten van participatie en inspraak en de kosten die horen bij de eigen (project)organisatie behoren tot de ‘bijkomende kosten’ die als onderdeel van de verkrijgingsprijs naar redelijkheid worden geactiveerd. 5. Kosten van (zelf ontwikkelde) software worden geactiveerd Gelet op het gemeentelijk beleid is het relevant dat de kosten van (zelf ontwikkelde) software die gemeentelijk eigendom wordt, kunnen worden geactiveerd mits duidelijk kan worden vastgesteld welke kosten aan de ontwikkeling van het activum zijn toe te rekenen. De nota bevat op dit punt extra uitleg en duiding van de regels in het BBV.

Omdat de kosten voor software die geen eigendom wordt, niet mogen worden geactiveerd, is eerder al besloten een deel van het investeringsbudget hiervoor over te hevelen naar de exploitatie. Dit is bij de Programmabegroting 2021 geëffectueerd.

Kenmerk: 2021/183455

3/5

6. Restwaarde investeringen De nota regelt hoe om te gaan met restwaarden van investeringen. Investeringen worden afgeschreven tot restwaarde nihil, omdat vooraf vrijwel niet betrouwbaar is vast te stellen welke restwaarde zal bestaan aan het eind van de technische levensduur. De inruilwaarde of opbrengst van materialen wordt in eerste instantie aangewend voor het afboeken van de eventuele restant boekwaarde. Wanneer geen sprake is van een restant boekwaarde wordt de inruilwaarde als (incidentele) opbrengst in de jaarrekening verantwoord. Het is wettelijk niet toegestaan om de inruilwaarde in mindering te brengen op de nieuwe investering. De nieuwe aanschaf moet volgens de wettelijke regels tegen verkrijgingsprijs gewaardeerd worden. Gelet op de inzet van de gemeente(n) om meer duurzaam en circulair te investeren, kan er steeds meer sprake zijn van een situatie waarbij afgeschreven activa inruilwaarde behouden. Dat leidt tot een incidentele opbrengst in de jaarrekening. Mogelijkheid is dergelijke opbrengsten in te zetten om verduurzaming en energiebesparing te stimuleren. Als dat aan de orde is, zal de raad daarvoor een expliciet voorstel worden voorgelegd. 7.

Naast kredietoverschrijdingen worden ook dreigende tegenvallers in bijdragen van derden gemeld In de nota wordt ook benoemd dat in aanvulling op de bepalingen uit de Financiële verordening over dreigende kredietoverschrijdingen, de raad ook vooraf wordt geïnformeerd bij dreigende tegenvallers in bijdragen van derden in een investering. Daarbij gelden dezelfde grensbedragen als in de Financiële verordening voor de kredietoverschrijding zijn opgenomen. Een dergelijke bepaling hoort logischerwijs (ook) in de Financiële verordening, dit zal bij de eerstvolgende actualisatie van de verordening worden meegenomen. Het is niet nodig de verordening speciaal voor dit punt te actualiseren of aan te vullen. 8. Juiste verslaglegging gaat vóór begrotingsrechtmatigheid Het kan gebeuren dat uitgaven vooraf worden voorzien als kosten ten laste van de exploitatie, waarbij later blijkt dat de uitgaven toch de aard hebben van een investering. In dergelijke gevallen verschuift het budgetrecht van het college naar de raad. Uitgaven ten laste van de exploitatie mogen door het college worden gedaan, maar investeringen mogen niet eerder worden gedaan dan na kredietverlening door de raad. Wanneer tijdens het doen van uitgaven blijkt dat deze toch als investering moeten worden verantwoord, is strikt gezien sprake van uitgaven die nog niet door de raad zijn geautoriseerd.

In de regel wordt dit gemeld in de eerstvolgende bestuursrapportage, waarbij een besluitpunt wordt opgenomen voor kredietverlening door de raad. Wanneer dit zich voordoet op een moment in het jaar dat kredietverlening in een bestuursrapportage niet meer mogelijk is, wordt de uitgave evengoed als investering verantwoord en wordt expliciet in de Jaarrekening benoemd dat deze

Kenmerk: 2021/183455

4/5

uitgaven zijn gedaan zonder goedkeuring vooraf van de gemeenteraad. In dit geval gaan een juiste verslaglegging (de kosten moeten verplicht worden geactiveerd) vóór begrotingsrechtmatigheid (investeringen mogen pas worden gedaan na goedkeuring van de raad). 5. Risico’s en kanttekeningen Doordat er feitelijk geen wijzigingen worden voorgesteld, zijn er geen risico’s aan dit voorstel verbonden. 6. Uitvoering Geen. 7. Bijlage - Nota activabeleid 2021-2024

Kenmerk: 2021/183455

5/5