20210141583 1. Continuering van het programma Urban Agenda 'Innovative and responsible public procurement'

Collegebesluit

Onderwerp Continuering van het programma Urban Agenda ‘Innovative and responsible public procurement’ Nummer 2021/141583 Portefeuillehouder Botter J. Programma/beleidsveld 6.2 Gemeentelijk bestuur Afdeling PG Auteur Schippers-Opejko, V. 0235115652 Telefoonnummer Email Kernboodschap

vopejko@haarlem.nl Haarlem leidt sinds 2017 het Europese ‘Urban Agenda Partnership’ gericht op Innovatief en Verantwoord Aanbesteden door Overheden. Op dit moment zijn de middelen en de capaciteit incidenteel. Investeren in Europa levert Haarlem veel voordelen op en om hiervan te blijven profiteren is structurele inzet nodig. De inzet draagt bij aan de duurzaamheidsdoelstellingen, het binnenhalen van subsidies en een beter inkoopresultaat van Haarlem. Nu is het momentum om met het opgebouwde netwerk ervoor te zorgen dat de inzet zich terug gaat verdienen (zie opbrengsten van het programma in de bijlage 1). Stoppen met het programma zou een desinvestering betekenen en het mislopen van Europese subsidies.

Behandelvoorstel voor commissie

Het college stuurt dit besluit ter informatie naar de commissie Bestuur.

Relevante eerdere besluiten

Informatienota EU Partnership Urban Agenda 'Innovative and responsible Procurement'(2017/450916). Informatienota EU Partnership Urban Agenda 'Innovative and responsible Procurement'(2018/176459). Coördinatie van een Europees URBACT Action programma door Haarlem met URBACT subsidie (2019/107933).

Besluit College d.d. 23 maart 2021

Informatienota Voortgangsrapportage van het programma Urban Agenda ‘Innovative and responsible public procurement’ (2019/711150). Het college van burgemeester en wethouders Besluit: 1. De coördinatie van het Europese programma Innovatief en Verantwoord Aanbesteden na 2021 te continueren en daarvoor structureel € 200.000 en 1 formatieplaats beschikbaar te stellen, te dekken € 100.000 uit de

Kenmerk: 2021/141583

1/7

stelpost prijscompensatie en € 100.000 uit de stelpost uitbreiding overhead. 2.

Deze begrotingswijziging wordt voorgelegd bij de Kadernota 2022.

de secretaris,

Kenmerk: 2021/141583

de burgemeester,

2/7

1. Inleiding Haarlem is sinds medio 2017 coördinerende gemeente van het Europese programma ‘Urban Agenda partnerschap’ rondom Innovatief en Verantwoord Aanbesteden. In de afgelopen drie jaar is hard gewerkt aan het uitbreiden van het Europese netwerk. Het programma heeft een concrete bijdrage geleverd aan de realisatie van Haarlem klimaatneutraal, duurzaamheid, aantrekkelijke stad voor duurzaam en innovatief ondernemerschap. Er zijn subsidies verworven; Haarlem neemt deel aan verschillende Europese duurzame, maatschappelijk verantwoorde en innovatieve projecten; de kennis van de medewerkers wordt uitgebreid door middel van workshops, trainingen, kennisuitwisseling, best practices; er wordt een bijdrage geleverd aan de lokale economie. Over het programma en producten van het programma is een korte video beschikbaar: https://www.youtube.com/watch?v=mO9Imz26isc

Op dit moment zijn de middelen en de capaciteit voor het Europese programma incidenteel. Om van de voordelen ook in de toekomst te kunnen profiteren, is het nodig om de middelen en de capaciteit structureel te maken. 2. Besluitpunten college 1. De coördinatie van het Europese programma Innovatief en Verantwoord Aanbesteden na 2021 te continueren en daarvoor structureel € 200.000 en 1 formatieplaats beschikbaar te stellen, te dekken € 100.000 uit de stelpost prijscompensatie en € 100.000 uit de stelpost uitbreiding overhead.

Kenmerk: 2021/141583

3/7

2. Deze begrotingswijziging wordt voorgelegd bij de Kadernota 2022. 3.Beoogd resultaat De coördinatie van het Europees programma Innovatief en Verantwoord Aanbesteden zorgt voor een beter inkoopresultaat van de gemeente, verhoogt de kans Europese subsidies te verwerven, maakt Haarlem een aantrekkelijke stad voor duurzaam en innovatief ondernemerschap, helpt de corona crisis te beheersen door het opgebouwde Europese netwerk. 4. Argumenten 1. Het besluit past in het ingezette beleid Haarlem wil zich ontwikkelen tot een innovatieve, duurzame, circulaire en sociale stad met sterke lokale economie. Het lobbyen voor de initiatieven, projecten en subsidies gaat bijdragen aan een structurele verduurzaming van Haarlem, innovatie, versterking van de lokale economie en de sociale beleidsdoelen.

Subsidies De concrete voorbeelden van de reeds behaalde subsidies zijn de Horizon2020 subsidie voor de duurzame voedselvoorziening en distributie (€ 270.000) en een AKCI subsidie voor een circulaire actie (€ 10.000). Er komen in de periode 2021-2027 veel Europese subsidies die gericht zijn op het behalen van de EU Green Deal doelen – voor duurzame, circulaire projecten. Haarlem kan van deze subsidies profiteren door het Europese programma te continueren. Als coördinator van het Europese Urban Agenda én voorzitter van de Eurocities werkgroep ‘Inkoop en aanbesteding door overheden’ heeft Haarlem meer invloed en lobby mogelijkheden om de subsidies te verwerven. 2. Het programma past in de wijze waarop de gemeente haar belangen behartigt en lobbyt. In het coalitieprogramma ‘Duurzaam doen’ is benoemd dat de Haarlemse en regionale belangenbehartiging en lobbyactiviteiten worden geïntensiveerd en geprofessionaliseerd. Belangenbehartiging is belangrijk voor de doelen en ambities voor de langere termijn. Doelen als verduurzaming vragen om langdurige inspanning. Tegelijkertijd probeert het college kansen die zich voordoen te verzilveren, bijvoorbeeld het verwerven van subsidies. Het continueren van het programma draagt hier aan bij. Het college komt binnenkort met een informatienota over (internationale) belangenbehartiging en lobby in het algemeen. 3.

Internationaal netwerk nodig voor integrale benadering De Europese en internationale samenwerking maakt het mogelijk om op gecoördineerde wijze breder te acteren om de beleidsdoelstellingen van Haarlem te bereiken: duurzaamheid, sociaal en sterke lokale economie. Haarlem wil een aantrekkelijke stad zijn voor duurzaam en innovatief ondernemerschap en deze Europese samenwerking kan hierbij helpen.

Kenmerk: 2021/141583

4/7

Deelname aan duurzame en innovatieve projecten: Een concreet voorbeeld is het Fair ICT project dat gaat over het maatschappelijk verantwoord inkopen van ICT middelen (o.a. geen kinderarbeid, geen giftige stoffen). In dit Europees project is Haarlem gevraagd om samen met Stockholm, Barcelona en London te werken aan het maatschappelijk verantwoord inkopen van de ICT producten en diensten en het verhogen van de transparantie in de IT leveranciersketen. Ook heeft Haarlem de circulaire criteria en internationale sociale voorwaarden ingebracht in de landelijke VNG-aanbesteding. Hiermee wordt de moeilijk beïnvloedbare markt van de wereldwijd opererende ICT leveranciers als Samsung en Apple de goede kant op gestuurd en worden er daadwerkelijk stappen ondernomen die het grondstoffenverbruik moeten doen verminderen, en ook de mensonwaardige situaties bij verkrijgen en verwerken van die grondstoffen. Dankzij deelname aan het Europese project kan Haarlem internationaal en nationaal een verschil maken. 4. Investeren in Europa loont! Investeren in Europa levert Haarlem veel voordelen op: subsidies verwerven; de kennisverbreding van de medewerkers door middel van workshops, trainingen, kennisuitwisseling, best practices; bijdrage aan de lokale economie; bijdrage aan Haarlem klimaat neutraal doelen.

Haarlem klimaatneutraal: Een paar concrete voorbeelden: Haarlem is gevraagd om aan het EVERYWH2ERE project mee te doen. Dankzij deelname aan dit Europese project kan Haarlem de waterstofgeneratoren gratis gebruiken bijvoorbeeld op een bouwplaats of tijdens een tijdelijk evenement. Een ander voorbeeld betreft het Europese project ProCirc. Tijdens dit project zullen de diverse producten worden opgeleverd waar Haarlem van kan profiteren, zoals circulaire selectiecriteria en meetinstrumenten, trainingen en toolbox circulair inkopen en aanbesteden.

Kennisverbreding medewerkers: Deelname aan het Europees programma zorgt voor de kennisverbreding van de medewerkers van de gemeente Haarlem. Zo zijn er onder andere workshops en trainingen gegeven op het gebied van circulair inkopen en aanbesteden; meten van de inkoopuitgaven en impact daarvan inclusief aanreiken van een praktische Excel tool; over de innovatie makelaar; de tool die mogelijk maakt om een duurzame keuze te maken bij de aanschaf van de computers en laptops waarbij per apparaat een CO2 uitstoot berekend wordt. 5. Inspelen op de gevolgen van de Corona crisis Door de Corona crisis hebben de (lokale) ondernemers, huishoudens en ook gemeenten het financieel moeilijker.

Beter inkoopbeleid: Het Europese programma Urban Agenda gaat zich onder andere focussen op de actie die gericht is op het economisch herstel na de crisis, waarbij de best practices en ervaringen van de Europese koplopers als pilots in Haarlem ingezet zullen worden voor een beter inkoopresultaat.

Kenmerk: 2021/141583

5/7

Bijdrage aan lokale MKB: Een van de acties die door het Partnerschap is uitgewerkt is de actie ‘Innovatie makelaar’. Deze actie is erop gericht eerlijke kansen aan de lokale MKB te bieden. Het principe van de Innovatie makelaar en de best practices van de Europese partners en koplopers zijn gebruikt om een Kennemer Inkoop Platform op te zetten in combinatie met de Haarlemse wensen van innovatie-ontwikkeling en Impact Ondernemen. Het doel is om omzet bij Impact Ondernemers te genereren en de nieuwe (innovatieve, sociale en duurzame) economie in de Haarlemse regio te stimuleren. Dit platform komt direct ten goede van het lokale MKB.

Haarlem winner Procura+ Award: Procura+ is een belangrijke Europese kennisorganisatie op het gebied van innovatieve en duurzame aanbestedingen. Haarlem heeft in 2020 de prestigieuze Procura+ Award 2020 gewonnen voor de meest innovatieve en duurzame aanbesteding in Europa met de duurzame Grond, Weg en waterbouw (GWW) aanbesteding. Een prachtige opsteker voor het imago van de Gemeente Haarlem!

Positief imago Haarlem: De minister VWS heeft reeds in drie brieven aan de Tweede Kamer de samenwerking met Haarlem positief genoemd in het kader van het Europees programma Urban Agenda. Daarnaast is Haarlem benoemd tot voorzitter van de Eurocities werkgroep Inkoop, Aanbesteding en Dienstverlening door overheden. Lees over meer concrete voorbeelden in de Bijlage 1: Concrete opbrengsten van het Europese programma tot nu toe.

4. Financiën De structurele kosten bedragen in totaal € 200.000, als volgt opgebouwd: Omschrijving Kosten Personeelskosten Urban Agenda Europa lobbyist (1 fte) Personeelskosten opslag overhead Werkbudget expertise Contributie Eurocities, Eurotowns, ICLEI, Procura+ Deelname conferenties Video’s en ander visueel materiaal Totaal kosten middelen en capaciteit Dekking Dekking uit de stelpost prijscompensatie Dekking uit de stelpost uitbreiding overhead Totaal dekking

Bedrag € 125.000 € 37.500 € 11.000 € 10.500 € 10.000 € 6.000 € 200.000 € 100.000 € 100.000 € 200.000

Doordat de kosten zijn gedekt gaat het voorstel niet ten laste van de algemene middelen.

Kenmerk: 2021/141583

6/7

De helft van de kosten wordt ten laste gebracht van de stelpost prijscompensatie. De inzet draagt bij een primair proces en een beter inkoopresultaat. Bij een beter inkoopresultaat gaat het om de voordelen zoals een betere kwaliteit van de producten en diensten, duurzamer inkopen, CO2 reductie realiseren, maatschappelijk verantwoord inkopen. Tegelijkertijd zal het continueren van het Europese programma ook een goedkoper inkoopresultaat kunnen realiseren door innovatie, kostenbesparing door inzet van de best practices van de Europese koplopers, deelname aan gesubsidieerde Europese projecten en verwerven van subsidies op het uitvoeren van de (duurzame) aanbestedingen. De gemeente Haarlem besteed jaarlijks gemiddeld € 250 mln. aan inkoop en aanbesteding. Het verdient zich terug door goedkoper inkoopresultaat en minder aanbestedings(proces)kosten. De andere helft van de kosten wordt gedekt uit stelpost uitbreiding overhead omdat het een deel uitmaakt van de organisatie. Het continueren van het Europese programma zal bijdrage leveren aan een efficiënte, duurzame en innovatieve organisatie van de inkoop door de gemeente en aan het binnenhalen van de subsidies op activiteiten (zoals circulariteit en duurzaamheid) die gepland stonden om te gaan doen. 5.

Risico’s en kanttekeningen Als er geen structurele middelen en capaciteit beschikbaar wordt gesteld om het Europese programma na 2021 te continueren, zal Haarlem in de toekomst niet van de voordelen (subsidies, innovatieve, duurzame, sociale projecten, kennisverbreding etc) kunnen profiteren. Het zou zonde zijn om de stekker uit een succesvol programma te trekken dat Haarlem zo veel opbrengt en nog veel meer kan opbrengen, om te stoppen met het opgebouwde uitgebreide Europese netwerk, de opgedane ervaring en toegang tot Europese initiatieven en platformen. 6. Uitvoering In de afgelopen drie jaar is ervaring opgedaan met het trekken van het Europese programma, binnenhalen van de projecten en subsidies, beheren en uitbreiden van het internationale netwerk. Bij de uitvoering en continuering van het Europese programma wordt de opgedane ervaring gebruikt en capaciteit ingezet om ook in de toekomst van de opbrengsten succesvol te kunnen profiteren. Het college zal de raad tussentijds informeren over de resultaten van het programma. 7. Bijlagen Bijlage 1. Voortgangsrapportage inclusief opbrengsten van het Europese programma

Kenmerk: 2021/141583

7/7