Document · PDF

20210042975 5. Bijlage 4 Procesbeschrijving communicatie

commissie Beheer 11 februari 2021, gemeente HaarlemBij agendapunt: Reactie op aanbevelingen RKC onderzoek Waarderhaven 2017 (wordt geagendeerd op een volgende vergadering na ontvangst reactie RKC).1.254 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen

Proces / Stap

Fase 1. Strategie & Voorbereiding Consulteren & informeren, interne en externe SH.

Resultaat / Product

Format: 1

Inrichten projectpagina op Pleio.

Organiseren PSU met Procesteam.

Geaccepteerde startbrief: - Aanleiding; - Omschrijving; - Beleids- en uitgangspunten; - Visie SH; - Benoemen knelpunten; - Voorstel & conclusie.

- doel, onderwerp, beoogde participanten, fase, middelen, budget & capaciteit.

Procesteam

Opstellen en actueel houden Communicatieplan en kalender.

Format: 2 PE-0431 & PE-0432

PE-0397

PIP: - Aanleiding, definiëring & kaders van proces; - Krachtenveldanalyse; - PvA + risicoinventarisatie - Voorstel participatie:

Actiehouder

Afhankelijk van PIP: Projectpagina al beschikbaar voor publiek met: - Aanleiding; - Projectgrenzen; - Planning; - Bewonersavond op komst.

Procesteam

Verslag PSU: - Controle op volledigheid; - Onduidelijkheden; - Nieuwe informatie; - Verifiëren van informatie.

Communicatieplan en -kalender. PE-0431

Toetsen Communicatieplan en -kalender & communicatie-activiteiten.

Opstellen, toetsen en versturen van nieuwsberichten & plaatsen op projectpagina.

Format: 3 & 4 PE-0433

PE-0434

Definitief Communicatieplan en -kalender.

SOPI (organiseert)

SOPI (stelt op)

Procesteam (ondersteunt)

Procesteam (ter afstemming)

2 – 3 weken

2 weken

Nieuwsberichten verstuurd & geplaatst. PE-0435

SOPI (stelt op)

Procesteam SOPI SOPI

(consulteert eventueel middels losse opdracht)

(ondersteunt eventueel middels losse opdracht)

PE-0428 & PE-0429 & PE-0430

3 – 6 weken

* Zonder bijzonderheden.

Doorlooptijd*

Opstellen & indienen startbrief.

NOK Intake SOPI

1 week

8 – 12 weken

Werkwijzer Participatie & Communicatie SOPI Haarlem Legenda: - ‘Format: ...’: - ‘PE-...’:

Definitielijst: Format van gemeente Haarlem Eis zoals beschreven in het verificatieplan WBS 1.3.7

Bijzonderheid

- PIP: - PSU: - SH: -Projectpagina:

Participatie- en inspraakplan Project Startup Stakeholders haarlem.nl

Procesteam (in afstemming met/ bepaalt verzendgebied & verstuurt)

9 dagen

Fase 2. Participatieproces / Ontwerp Proces / Stap

Optionele Mijlpaal

Benadering SH & actualiseren Communicatieplan en -kalender.

Opstellen Klanteisenspecificatie.

Opstellen SO & concept Leeswijzer.

SO ter info naar staf.

Opstellen, toetsen en versturen uitnodiging participatiebijeenkomst.

Opstellen, toetsen en versturen nieuwsbericht participatiebijeenkomst (op uitnodiging).

(o.b.v. PIP)

Resultaat / Product

PE-0435 & PE-0440 & PE-0432

Geplande afspraken met stakeholders & geactualiseerd Communicatieplan en -kalender.

PE-0435

Keukentafelgesprekken met stakeholders (1-1): - wie; - waarom; - waarover.

Format: 8A.B & 9A.B PE-0435 & PE-0439 PE-0440 & PE-0444

Format: 7

Goedgekeurd gespreksverslag.

KES 1.0.

SO & Leeswijzer.

Besproken SO.

Format: 4 PE-0438 & PE-0435

Uitnodiging participatiebijeenkomst verstuurd incl. SO als bijlage.

Nieuwsbericht geplaatst & update Webcare. Format: 3 PE-0438 & PE-0435

PE-0440, PE-0439 & PE-0435

PE-0660, PE-0452 & PE-0526

Actiehouder

Procesteam is het gezicht

SOPI

(leidt)

SOPI

SOPI (stelt op) SOPI

SOPI (ondersteunt)

Procesteam

Procesteam (toetst)

met/bepaalt verzendgebied & verstuurt) PE-0414 & PE-0438

4 – 6 weken

2 weken

Werkwijzer Participatie & Communicatie, SOPI Haarlem Legenda: - ‘Format: ...’: - ‘PE-...’:

Definitielijst: Format van gemeente Haarlem Eis zoals beschreven in het verificatieplan WBS 1.3.7

Bijzonderheid

- KES: Klanteisenspecificatie - SO: Schetsontwerp - SH: Stakeholders - Participatie : 2-richting (samen) - WebCare: … - Communicatieplatform: ...

2 weken

PE-0436 & PE-0437

Participatiebijeenkomst: - Presentielijst; - Reactieformulieren; - Presentatie inhoudelijke projectaspecten.

2 weken

Format: 10

PE-0442

Verslag participatiebijeenkomst.

Format: 15 PE-0436 & PE-0437

SOPI (leidt) SOPI

Procesteam (in afstemming met/bepaalt verzendgebied & verstuurt)

2 weken voor indienen SO

Organiseren participatiebijeenkomst voor alle SH uit de PIP; Opstellen presentielijst, reactieformulier en presentatie

SOPI (stelt op)

Procesteam (in afstemming

* Zonder bijzonderheden.

Doorlooptijd*

Voeren SH-gesprekken.

Opstellen & versturen verslagen SH-gesprekken.

Opstellen verslag participatiebijeenkomst & resultaat op communicatieplatform, Pleio & Haarlem.nl. Eventueel participatieverslag online publiceren

Procesteam (gastheer) PE-0437

1 week

Fase 3. KES / VO / Inzage Proces / Stap

Mijlpaal

Toetsen klantwensen aan gesteld kader.

Resultaat / Product

PE-0511 & PE-0443

Afstemmen issues & knelpunten KES.

PE-0511

Ingevuld toetsingskader.

PE-0445 & PE-0511

Concept VO, concept Leeswijzer & Technische en Financiële info naar Procesteam voor college.

KES 2.0 (definitief).

Individuele terugkoppeling stakeholders: - E-mail; - gesprek; - avond.

PE-0435 & PE-0511

Vastgelegde terugkoppeling stakeholders.

Verwerken opmerkingen VO College & evt. bijstellen raming en nota’s. Ondersteunen wethouders bij commissievergaderingen.

PE-0399 & PE-0404

Bestuurlijk VO wordt vrijgegeven voor inspraak. SOPI ondersteunt bij opstellen Wethoudersbrieven.

Opstellen wettelijke verplichte publicaties bestuurlijk VO.

Format: 11 & 12 PE-0435 & PE-0446

PE-0405

Vrijgegeven bestuurlijk VO. Bestuurlijk VO. PE-0398

Wettelijk verplichte publicaties bestuurlijk VO.

Opstellen, toetsen en versturen nieuwsbericht start inspraak.

Format: 13A.B & 14A.B PE-0452

Nieuwsbericht start inspraak verstuurd.

Procesteam

SOPI (levert aan)

SOPI

Opstellen, toetsen en versturen uitnodiging inspraakbijeenkomst.

PE-0447 & PE-0440

Uitnodiging inspraakbijeenkomst verstuurd. Format: 20A.B

PE-0398 & PE-0656

Actiehouder

Procesteam

SOPI (stelt op)

SOPI

Procesteam (in afstemming Procesteam (ter afstemming)

SOPI (ondersteunt)

Procesteam

SOPI (ondersteunt)

Procesteam (verantwoordelijk voor publicatie)

Procesteam (in afstemming met/bepaalt verzendgebied & verstuurt)

met/bepaalt verzendgebied & verstuurt) PE-0447 & PE-0457

1 week na versturen verslag participatiebijeenkomst

* Zonder bijzonderheden.

Doorlooptijd*

KES + SO matchen -> concept SO & concept Leeswijzer. Participatieverslag als input voor opstellen concept VO.

1 week

Werkwijzer Participatie & Communicatie SOPI Haarlem Legenda: - ‘Format: ...’: - ‘PE-...’:

Definitielijst: Format van gemeente Haarlem Eis zoals beschreven in het verificatieplan WBS 1.3.7

Bijzonderheid

- KES: - VO: - Inspraak:

Klanteisenspecificatie Voorlopig ontwerp 1-richting

1 – 2 weken

4 weken

1 dag na vrijgave VO

Fase 4. Inspraak VO: 6 weken / DO Proces / Stap

Mijlpaal

VO ter inzage leggen.

Resultaat / Product

Verzamelen zienswijzen & opleveren aan SOPI.

VO ligt ter inzage.

Behandeling/verwerking inspraakreacties & opstellen NvB.

Afstemmen NvB met procesteam.

Verwerken inspraak, opstellen DO & opstellen ontwerpnota en ramingen.

Aanleveren DO & anonieme NvB aan College.

Vaststellen DO door College.

Format 17 & 18 PE-0402 & PE-0453

Format: 15 & 16 PE-0448 & PE-0450

PE-0466

PE-0400 & PE-0584

Inspraakavond: -Presentatie inhoudelijke projectaspecten; - Registratie ingeleverde producten.

Ontvangen zienswijzen.

Nota van Beantwoording (concept).

PE-0402 & PE-0401

PE-0453

Nota van Beantwoording (definitief) met naam en toenaam.

DO.

Procesteam (ter afstemming)

Procesteam (ondersteunt)

PE-0454 & PE-0402

Anonieme Nota van Beantwoording & DO aan college.

Format: 19 PE-0435 & PE-0402 & PE-0455

PE-0401

Vastgesteld DO.

Opstellen, toetsen en versturen nieuwsbericht vaststelling DO & NvB.

Format: 4 PE-0456 & PE-0435

Terugkoppeling vastgesteld.

Nieuwsbericht vaststelling DO verstuurd en op projectenpagina. NvB gepubliceerd.

Procesteam

SOPI (stelt op)

PE-0449 & PE-0451

Actiehouder

SOPI

Procesteam

SOPI

Procesteam stuurt door incl. nota’s

SOPI

Procesteam

Procesteam (in afstemming Procesteam (aanwezig)

1 dag na vrijgave VO

* Zonder bijzonderheden.

Doorlooptijd*

Organiseren inspraakbijeenkomst.

Individuele terugkoppeling van zienswijzen aan indieners.

SOPI (verzamelt)

3 weken na vrijgave VO

1 week

Werkwijzer Participatie & Communicatie SOPI Haarlem Legenda: - ‘Format: ...’: - ‘PE-...’:

Definitielijst: Format van gemeente Haarlem Eis zoals beschreven in het verificatieplan WBS 1.3.7

Bijzonderheid

- VO: - DO: - NvB: - Inspraak:

Voorlopig Ontwerp Definitief Ontwerp Nota van Beantwoording 1-richting

SOPI

1 week

2 weken

SOPI

4 – 8 weken

2 weken

Binnen 2 weken na aanleveren

SOPI (ondersteunt)

met/bepaalt verzendgebied & verstuurt)

Binnen 2 weken

Na publicatie van besluit

Proces / Stap

Fase 5. Gunningsfase

Gunning

Opstellen, afstemmen en versturen bewonersbrief gunning.

Schriftelijke overdracht gegevens SOPI naar ROGO.

Resultaat / Product

Mondelinge overdracht gegevens SOPI naar ROGO.

Opstellen en bijwerken uitvoeringscommunicatieplan en -kalender.

Goedkeuring plannen.

Fase 7. Uitvoering Opstellen communicatie uitvoering en bijwerken projectpagina.

PE-0464

Format: 6.30B & 22C PE-0462 & PE-0435

PE-0463

Verstuurde bewonersbrief: - Naam aannemer; - Planning; - Contactgegevens ON.

Actiehouder

PE-0463

PE-0458

Leeswijzers SO, VO & DO + bijzonderheden naar aannemer.

‘Warme’ overdracht, openstaande vragen beantwoord.

SOPI (levert aan)

SOPI

Procesteam (in afstemming met/bepaalt verzendgebied)

Afstemming in communicatieplatform externe communicatie en bijgewerkte Communicatieplan en kalender

Definitief Communicatieplan en -kalender.

Diverse bewonersbrieven e.d. en bijgewerkte projectpagina.

ROGO (Stemt af met SOPI en PT ) ROGO

Procesteam SOPI (ter afstemming)

ROGO (stelt op en procenteam

ROGO (ontvangt)

verstuurt)

ROGO Procesteam (ter afstemming)

Minimaal 1 maand voor uitvoering

* Zonder bijzonderheden.

Doorlooptijd*

Fase 6. Uitvoeringsvoorbereidingsfase

Afhankelijk van start & soort werk

Werkwijzer Participatie & Communicatie SOPI Haarlem Legenda: - ‘Format: ...’: - ‘PE-...’:

Definitielijst: Format van gemeente Haarlem Eis zoals beschreven in het verificatieplan WBS 1.3.7

Bijzonderheid

- SO: - VO: - DO: - Communicatieplaform:

Schetsontwerp Voorlopig Ontwerp Definitief Ontwerp ...

10 dagen

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://api.notubiz.nl/document/12272415/1