20210027490 5. Bijlage 4 Toelichting proces aanbesteding Concessie voor levering van warmte in Schalkwijk

Memo Toelichting proces aanbesteding Concessie voor levering van warmte in Schalkwijk

Aan

Commissie beheer

Datum

11 februari 2021

Onderwerp

Toelichting proces aanbesteding Concessie voor levering van warmte in Schalkwijk

Van

[Naam]

Procedure aanbesteding concessie warmteleverancier Voor de levering van warmte aan 5200 corporatiewoningen binnen het open Warmtenet Schalkwijk is door gemeente een concessie aanbesteed. De concessie geeft de consessiehouder het recht om warmte te leveren aan de (eind)gebruikers. Voor deze aanbesteding werd gekozen voor een Europese Niet-openbare procedure met concurrentiegerichte dialoog. Hierbij wordt de definitieve uitvraag (de Inschrijvingsleidraad) opgesteld met input van de geïnteresseerde partijen. In een voortraject worden met behulp van een viertal gesprekken met de geïnteresseerde partijen alvast mogelijke kansen, technische oplossingen en innovaties die de partijen aandragen, verwerkt in de aanbesteding. De gemeente treed op als aanbestedende dienst. De drie bij het warmtenet betrokken corporaties zijn als vertegenwoordiger van de eindgebruikers nauw betrokken geweest bij alle stappen van het proces. Processtappen In eerste instantie werd op het aanbestedingsplatform Tendernet gepubliceerd dat gemeente Haarlem voornemens was een concessie uit te geven. Een concept Inschrijvingsleidraad werd bijgevoegd. werden Alle marktpartijen hebben de kans gehad te reageren. Hierop hebben zich vier partijen gemeld. Deze partijen zijn in een eerste ronde gescreend op de selectiecriteria (omvang en ervaring van de gegadigden) en zijn allen toegelaten tot het selectieproces.

Hierna werd een viertal gesprekken met de betrokken partijen gevoerd over de verschillende aandachtvelden van de opdracht, en van de concept Inschrijvingsleidraad. Op basis van de gesprekken werd steeds een nota van inlichtingen opgesteld voor alle gegadigden. Uit deze gesprekken kwam een aantal innovaties en aanscherpingen van de leidraad naar voren. Nadat deze verwerkt zijn in de definitieve leidraad, werd deze naar de vier geselcteerde gegadigden gestuurd met het verzoek in te schrijven op de concessie. De beoordelingsmatrix voor de inschrijvingen werd meegestuurd. Hierop besloten drie partijen in te schrijven. De partijen hebben hun inschrijving met een presentatie toegelicht. Beoordelingscriteria Voor de beoordeling werden de inschrijvingen door leden van de selectiecommissie individueel en separaat ‘gescoord’ op de EMVI criteria die zijn gehanteerd. De scores werden gegeven op drie hoofd onderdelen: 1. financiën (inschrijfprijs en te hanteren tarieven en marges)

1/3

2. plan van aanpak (realisatie en opzet, exploitatiefase, projectorganisatie, communicatie en service) 3. kansen en risico dossier (technische innovaties en kansen en bedreigingen voor de betaalbaarheid, haalbaarheid en duurzaamheid van het warmtenetwerk) Elk van de drie velden van inschrijving had hierbij een ‘knock out’ status: wanneer de partij op één van de velden onder de minimum vereiste waarde scoorde zou deze partij afvallen. Beoordelingscomité De leden van het beoordelingscomité waren afkomstig van de corporaties (Pré, Elan Wonen, een vertegenwoordiger per corporatie) en vanuit de gemeente. De beoordelingsprocedure werd voorgezeten en begeleid door senior juristen van de gemeente (bestuursrecht en aanbestedingsrecht) en vanuit de corporaties (aanbestedingsrecht). Van de drie ontvangen inschrijvingen werd één inschrijving juridisch beoordeeld als “niet geldig”. De door de partij gehanteerde voorwaarden waren niet in overeenstemming met de Inschrijvingsleidraad. De inschrijving van deze partij is om die reden niet meegenomen in de beoordeling. De eindscores zijn op basis van consensus tot stand gekomen. De leden van de beoordelingscommissie kwamen tot een eensluidend eindoordeel. Alle Inschrijvers zijn over de uitkomst van de aanbesteding en het voornemen tot gunning geïnformeerd.

Geen van de Inschrijver heeft gebruik gemaakt van de wettelijke bezwaartermijn, zodat de concessie kon worden verleend. Proces planning aanbesteding concessie voor warmtelevering 1. Uitnodiging tot inschrijven, verstrekken aanbestedingsdocumenten, bijlagen en projectinformatie aan geselecteerde partijen 2. Plenaire dialoog (online) 3. Sluitingsdatum indienen vragen door partijen 4. 1e Nota van inlichtingen inschrijffase 5. Sluitingsdatum indienen vragen door partijen 6. 2e Nota van inlichtingen inschrijffase 7. Besloten dialoog (fysiek) 8. Sluitingsdatum indienen vragen door partijen 9. 3e Nota van inlichtingen inschrijffase 10. Tweede besloten dialoog 11. Sluitingsdatum indienen vragen door partijen 12. 4e nota van inlichtingen inschrijffase 13. Technische sessie 14. Sluitingsdatum indienen vragen door partijen 15. Publiceren Nota van Inlichtingen 16. Verzending definitieve stukken t.b.v. Inschrijving 17. wDeadline stellen vragen definitieve Inschrijfleidraad 18. Publiceren Nota van Inlichtingen definitieve Inschrijfleidraad

23-apr 30-apr 5-mei 11-mei 18-mei 25-mei 4-jun 9-jun 29-jun 7-jul 10-jul 21-jul 15-jul 24-jul 4-aug 27-aug 3-sep 10-sep 2/3

19. Inschrijving indienen 20. Inschrijvingen presenteren/Toelichtende presentatie 21. Periode vragen stellen ter verduidelijking aan Inschrijvers 22. Beantwoording verduidelijkingsvragen door Inschrijvers, uiterlijk 23. Consensusoverleg beoordelingscommissie Inschrijvingen 24. Besluitvorming Stuurgroep/behandeling gunningsadvies 25. Verzenden voornemen tot gunning/Alcatelperiode 20 dagen 26. Einde Alcatel, gunning 27. Start proces contractvorming/ondertekening Concessieovereenkomst

1-okt 6-okt 14-okt 16-okt 26-okt 28-okt 30-okt 20-nov 30-nov

Haarlem, 22-01-2021

3/3