2021 486339 RKC Informatiebrief Overzicht openstaande RKC aanbevelingen augustus 2021

Rekenkamercommissie

T.a.v. Commissie Bestuur

Kenmerk Datum Contact Telefoon E-mail Bijlage(n)

2021/486339 26 augustus 2021 Boukje Detmar 023-5114885 bdetmar@haarlem.nl 1

Onderwerp: RKC Informatiebrief Overzicht openstaande RKC-aanbevelingen augustus 2021 en advies over lang openstaande aanbevelingen Geachte leden, De door de raad overgenomen aanbevelingen worden door de rekenkamercommissie (RKC) geregistreerd en zodra het college aan de raad hierover een verantwoording aanbiedt, wordt de RKC in de gelegenheid gesteld uw raad hierover te adviseren. De RKC informeert u met deze brief over de aanbevelingen die nog open staan voor de commissie bestuur. De openstaande aanbevelingen zijn op ontstaansdatum geordend. Dit overzicht is bedoeld om het voor de commissie eenvoudiger te maken de voortgang van de opvolging op de relevante aanbevelingen te monitoren en te agenderen. Een aandachtspunt hierbij is de verstreken tijd sinds het ontstaan van de aanbeveling. Deze varieert van 6 jaar tot 1,5 jaar. De aanbevelingen die al langere tijd open staan, hebben hoofdzakelijk betrekking op de jaarstukken en de verantwoording hierover naar de raad toe. De openstaande aanbevelingen over de jaarstukken, met name 2016 / 256856, zijn vaak lastig af te doen met een specifieke actie vanuit de organisatie, omdat het een brede verantwoording over veel domeinen betreft. Bovendien vereist de kwaliteit van de financiële verantwoording over de jaarstukken doorlopend aandacht vanuit raad en college.

Hierdoor zijn deze aanbevelingen lastig af te handelen en blijven zij jaren op de lijst met openstaande aanbevelingen staan. Wij adviseren de commissie bestuur om in gesprek te gaan over langlopende aanbevelingen en hoe de commissie hiermee om dient te gaan. Een overweging die hierin gemaakt kan worden is of aanbevelingen met het verstrijken van de tijd hun meerwaarde kunnen verliezen, of dat het wenselijk is dat aanbevelingen afgedaan dienen te worden, ongeacht de actualiteitswaarde. Daarbij raden we aan dat de commissie in gesprek gaat over de rol die de rekenkamercommissie heeft in het streven naar de afdoening van lang openstaande aanbevelingen. In het licht van bovenstaande besluit de rekenkamercommissie tot het volgende: - Indien een aanbeveling vier jaar na vaststelling nog niet is afgedaan, doet de RKC verslag aan de relevante commissie over de status van de aanbeveling, waarna de RKC opvolging van de desbetreffende aanbeveling niet meer zal monitoren en agenderen. Graag ons kenmerk vermelden bij uw reactie.

Kenmerk: 2021/486339

1/2

Daarnaast adviseren wij om: - Na een vastgesteld aantal jaren het college te verplichten een raadsinformatiebrief aan te bieden over de stand van zaken omtrent de aanbeveling, waarop de commissie kan beslissen of de aanbeveling nog voldoende relevant is om open te laten staan; - Bespreken of verouderde aanbevelingen, met name omtrent de jaarstukken, afgedaan kunnen worden door deze te beleggen bij een commissie die hier doorlopend aandacht voor heeft, bijvoorbeeld bij de Auditcommissie.

Met vriendelijke groet, Sacha Schneiders,

Voorzitter

Graag ons kenmerk vermelden bij uw reactie.

Kenmerk: 2021/486339 Telefoonnummer: 14 023 | www.haarlem.nl

2/2