Document · PDF

20201196028 2 Bijlage 1 Verslag Data Protection Impact Assessment (DPIA) project Vervanging Parkeerrechtendatabase Nationaal Parkeerregister (NPR)

commissie Beheer 8 april 2021, gemeente HaarlemBij agendapunt: 19.20 uur Aansluiting NPR/Lidmaatschap SHPV (RB)4.775 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen

Verslag Data Protection Impact Assessment (DPIA) Afdeling BBOR Project Vervanging Parkeerrechtendatabase / Nationaal Parkeerregister NPR 29 januari 2021

Versie informatie Versie 0.1 0.2 0.3 0.4 0.95 0.96 1.0

Datum 8 april 2020 24 augustus 2020 28 augustus 2020 2 september 2020 17 december 2020 29 januari 2021 29 januari 2021

Bijzonderheden Eerste opzet Informatie SHPV verwerkt

Auteur Nancy Putman Nancy Putman

Informatie achtergrond project en impact verwerkt

Peter van Helden

Verzendlijst aangevuld & GEB vervangen door DPIA & ontbrekende informatie DPIA-vragenlijst aangevuld Review-versie voor opdrachtgever en FG

Nancy Putman

Laatste review voor opdrschtgever en FG

Nancy Putman

Definitieve versie

Nancy Putman

Verzendlijst Naam Peter van Helden Sander van den Brant Sylvia van Egmond Heleen de Boer Linda Vos Juul Angenent Patrick Spigt Frank Hermans Frans Hut

Bedrijf / Functie Projectleider Opdrachtgever Afdelingsmanager BBOR Afdelingsmanager VTH Afdelingsmanager V&H Afdelingsmanager MO Afdelingsmanager IV Afdelingsmanager ID CISO

Advies / goedkeuring FG Naam Cathérine Konijnenbelt

Functie Functionaris Gegevensbescherming

Datum advies / goedkeuring 16 februari 2021

Inhoudsopgave 1.

Inleiding

1.1

Doel

2.1

Doel van deze rapportage

2.2

Achtergrond beleidsveld

2.3

Achtergrondinformatie over het project

2.3.1

Aanleiding vervanging parkeerrechtendatabase

2.3.2

Waarom aansluiten bij de landelijke voorziening NPR/SHPV?

2.3.3

Gewenst resultaat

2.3.4

Stadium van het project

Privacy

3.1

Huidige/toekomstige situatie PRDB (context)

3.2

Het project Vervanging PRDB

3.3

Verwerkingsverantwoordelijke, doeleinden en grondslag

3.4

Betrokken partijen en verantwoordelijkheden

3.5

De gegevens

3.6

Verzamelen van gegevens

3.7

Gebruik van gegevens

3.8

Bewaren, anonimiseren en vernietigen

3.8.1

Algemeen

3.8.2

Parkeerrechten

3.8.3

Toetsen (bevraging handhaving)

3.8.4

Technische logging van RDW

3.8.5

Overzicht bewaartermijnen

3.9

Algemene informatie

Beveiliging

3.10 Rechten van betrokkenen

Impactanalyse

4.1

Governance

4.2

Cultuur

4.3

Doelbinding / grondslag

4.4

Juistheid

4.5

Dataminimalisatie

4.6

Opslag

4.7

Bescherming

4.8

Transparantie

Conclusie; aanbevolen maatregelen

5.1

Samenvatting en conclusie

5.2

Aanbevolen mitigerende maatregelen

5.3

Advies voor het vervolg

Advies functionaris gegevensbescherming

BIJLAGE 1. CONTEXT PRDB

1. Inleiding Dit document is gebaseerd op de template 'Verslag PIA', versie 1.0, april 2014. Copyright hiervan ligt bij VNG Realisatie1. Gebruik is met bovenstaande vermelding toegestaan voor gemeentes. Voor de gemeente Haarlem is een eigen versie gemaakt; 'Verslag Data Protection Impact Assessment (DPIA)'. In dit document worden de risico's en maatregelen benoemd die uit het proces 'DPIA Haarlem' en het invullen van de vragenlijst 'DPIA gemeente Haarlem v1.0' (in Excel) naar boven zijn gekomen.

1.1 Algemene informatie Gevraagd Projectnummer Projectleider Opdrachtgever Versie Opsteller Functie Validatie door Functie

[nader te bepalen] Peter van Helden Sander van den Brant 0.96 Nancy Putman Adviseur Security & Privacy Cathérine Konijnenbelt Functionaris Gegevensbescherming

destijds Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten (KING)

2. Doel In het kader van het project Vervanging parkeerrechtendatabase (PRDB) is een Data Protection Impact Assessment (hierna te noemen DPIA) uitgevoerd.

2.1 Doel van deze rapportage Deze rapportage kan worden gebruikt ten behoeve van: • Discussie/gespreksfacilitatie • Belangenafweging • Advisering over aandachtspunten voor verdere ontwikkeling dan wel te nemen beveiligingsmaatregelen • Faciliteren van besluitvorming. In de rapportage is ruimte voor de opdrachtgever om de uitkomsten en bevindingen van de DPIA te becommentariëren, en eventueel te accorderen. De verspreiding van de DPIA moet in het rapport expliciet worden benoemd. Minimaal al degenen die in het onderzoek zijn geraadpleegd hebben recht op de rapportage. De eindrapportage maakt deel uit van de projectdocumentatie en dient te worden verzonden aan de functionaris voor de gegevensbescherming (FG) van de gemeente.

2.2 Achtergrond beleidsveld Beleidsthema: • Moderniseren Parkeren Doel: • Behalen voorgestelde maatregelen ter verbetering van de parkeerdienstverlening; • Faciliteren digitaal toegangsbeleid; • Efficiënter administratief beheer (contractmanagement, opschonen rechten). Processen: • Kort parkeren, bezoekersparkeren, vergunningverlening en handhaving in de stad.

2.3 Achtergrondinformatie over het project Een belangrijke applicatie voor de uitvoering van het parkeerbeleid van de gemeente Haarlem2 is de parkeerrechtendatabase (hierna te noemen 'PRDB'). Deze is verouderd en dient vervangen te worden. Voorgesteld wordt aan te sluiten bij de Stichting parkeer en Verblijfsrechten (hierna te noemen 'SHPV') en de Nationale Parkeerrechtendatabase (verder hierna te noemen 'NPR') te gaan gebruiken. Deze biedt naast functionaliteit in de fiscale parkeerketen (betaald parkeren) ook toepassingsmogelijkheden om de ambities inzake kentekenherkenning in de autoluwe binnenstad en ambities uit de Green Deal Zero Emissie Stadlogistiek en milieuzones (hierna te noemen 'GDZES') goed te kunnen organiseren.

Uitvoering parkeerbeleid gemeente Zandvoort valt buiten de scope van deze DPIA. Zandvoort is al aangesloten op het NPR.

2.3.1 Aanleiding vervanging parkeerrechtendatabase De huidige PRDB (Lynxx) die voor het opslaan parkeerrechten (lees kentekens) wordt gebruikt is een database van Parkmobile die medio 2012 is geïmplementeerd en lokaal / on premise bij Haarlem staat. Omwille van meerdere problemen is de noodzaak aanwezig om deze te gaan vervangen, te weten: • Huidige versie PRDB wordt niet meer ondersteund door Parkmobile; • Functionele tekortkomingen en issues (o.a. parkeerduurbeperking, aansluiting parkeerautomaten voor straatparkeren, handmatige opschoning logging); • Niet ingericht voor toekomstige ontwikkelingen (o.a. verblijven, GDZES); • Onvoldoende stabiliteit/beschikbaarheid (m.n. in maatwerkmodule voor gegevensuitwisseling met de vergunningenapplicatie Key2Parkeren); • Security updates t.b.v. verouderd besturingsplatform beginnen een beperkende factor te worden; • Geen onderhoudscontract aanwezig, alleen een jaarlijkse strippenkaart voor ondersteuning e.d. Voor de vervanging zijn drie oplossingsvarianten verkend: 1. Aansluiten bij de landelijke voorziening NPR/SHPV; 2. Inkopen parkeerrechtendatabase van een private leverancier; 3. Zelf ontwikkelen. Uit de oplossingsvarianten heeft optie 1 de voorkeur gekregen (besluitpunt CIO-overleg).

2.3.2 Waarom aansluiten bij de landelijke voorziening NPR/SHPV? Het SHPV is een landelijk opererende coöperatie van en voor gemeenten en biedt via het NPR de infrastructuur voor digitalisering van het parkeerbeleid. De dienst voor wegverkeer (RDW) beheert in opdracht van het SHPV het NPR. Via het registreren van parkeerrechten in NPR maakt de gemeente het voor bezoekende parkeerders mogelijk om de parkeerbelasting via de app van een zelfgekozen belprovider te betalen in plaats van via een parkeerautomaat. Bovendien kunnen parkeerautomaten, parkeervergunningsystemen, bezoekersparkeren aan het NPR worden gekoppeld op basis van identificatie van het voertuig (kenteken). De kentekens worden om redenen van privacy versleuteld en gedurende vastgelegde termijnen (zie paragraaf 3.8) bewaard. Het SHPV sluit enerzijds een contract af met belproviders en anderzijds met gemeenten die gebruik willen maken van NPR. Daardoor hoeven gemeenten niet zelfstandig een contract af te sluiten met belproviders. Door deze wijze van contracteren via het SHPV is de gemeentelijke inkoop ook in aanbestedingsrechtelijke zin correct geregeld. Door lid te worden van het SHPV kunnen gemeenten via de Algemene Ledenvergadering (ALV) die twee keer per jaar wordt gehouden invloed uitoefenen op het beleid van de coöperatie.

2.3.3 Gewenst resultaat Aansluiting bij de landelijke voorziening NPR/SHPV met als gewenst resultaat: • Up-to-date zijnde functionaliteiten aangaande huidige en toekomstige ontwikkelingen voor parkeren en verblijven (o.a. GDZES); • Hoge(re) beschikbaarheid3 (t.o.v. de huidige situatie) en gegevensbescherming (security); • Service Level Agreement en verwerkersovereenkomst in place; • Contractmanagement belproviders is geoutsourcet. Bovenstaande is onder voorwaarde dat: • Privacy-aspecten zijn geborgd conform AVG-richtlijnen; • Wordt voldaan aan het inkoopbeleid van de gemeente Haarlem.

2.3.4 Stadium van het project Het Project Portfolio Management proces binnen Haarlem onderkent een viertal projectfasen, te weten: 3

Minimaal 99% op maandbasis

1. Idee

2. Analyse

3. Uitvoering

4. Afronding

De DPIA is uitgevoerd als onderdeel van de projectfase '2. Analyse'. De vervolgstappen aangaande besluitvorming zien er als volgt uit: 1. Opstellen annotatie ‘Lidmaatschap SHPV en aansluiten op NPR’, waarbij de DPIA als bijlage wordt meegestuurd; 2. Besluitvorming annotatie door het college; 3. Voorleggen ontwerpbesluit aan de gemeenteraad en de raad in de gelegenheid te stellen wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen; 4. Opstellen en goedkeuren Plan van Aanpak voor het vervangingstraject.

3. Privacy 3.1 Huidige/toekomstige situatie PRDB (context) De huidige PRDB (Lynxx) vormt als centrale databron het 'kloppende hart' van het parkeerdomein, welke door meerdere toepassingen wordt gebruikt. Alle verleende parkeer- en verblijfvergunningen leiden tot een (al dan niet tijdelijk) parkeerrecht in Lynxx. Dit is de basis voor handhaving (koppeling met scan/handhavingsapplicatie CityControl). Discussieplaat Parkeren en verblijven strategische dialoog EdwinVHabraken ArchitectuurVteam Versie:V: D:

Klant

Medewerker vergunningen

MedewerkerVKCC

Medewerker handhaving

MedewerkerVVTH

Medewerker BBOR

Beleidsonderwerpen parkeren, toegangsbeleid, mobiliteit en milieu ModerniserenVParkeren Haarlem ModerniserenVParkeren Zandvoort

KortVparkeren

Bezoekersparkeren

Beheren ontheffingen inrijverbod

Beheren parkeervergunningen

Beheren ontheffingen parkeerverbod

Beheren gehandicapten parkeerplaatsen opVkenteken

GDZESVduurzaam toelatingsbeleid

HandhavenVtoegangs2VenVparkeerbeleid

Flitspalen0VinrijverbodenVen andereVregimes GbvDOverigeVautovrije gebiedenI Milieuzones

Parkeerzuil

Belparkeren toepassing

Bezoekersparkeren LVVisitorsVParking PermitVSystem

Gehandicapten parkeerplaatsen beheercomponent

Parkeerbeheercomponent

Kentekenherkenning toegangVautoluwe binnenstad

Cameratoezicht component Handhaving

Kentekenparkeren Bollards IntegratieVparkeergarages Gkortparkeren0 abonnementenVen reserveringssysteemI ApplicatieVservicesVparkerenVenVverblijven

Beleidsonderwerpen KCC/ID/IV

Dienstverleningsvisie Privacy LandelijkeVregistratie parkerenVenVverblijven

BesluitVgenomenVdoorVCIO teamVinVprojectoverlegV: 92E. 2 . E: 9VvoorVvervangingVPRDB

Kentekenparkeren

DigitaalVbezwaarVmaken Betaalmethode

KenmerkenVnodigVvoorVhandhavingVopVbeleidVparkerenVenVverblijven

InzetVSmartocuments

Figuur 1. Architectuurplaat parkeren en verblijven Haarlem bijlage 1. voor grotere versie. Het verlenen van rechten vindt plaats vanuit meerdere primaire parkeerprocessen. De parkeerrechten worden via berichtenservices doorgezet en uiteindelijk geregistreerd in de PRDB. Er is geen sprake van enkelvoudige opslag en meervoudig gebruik.

3.2 Het project Vervanging PRDB De scope van dit project is uitsluitend het vervangen van de PRDB. De primaire parkeerprocessen die (persoons)gegevens (gaan) aanleveren naar het NPR vallen, evenals de primaire parkeerprocessen die gebruik (gaan) maken van het NPR, nadrukkelijk buiten de scope van deze DPIA. In de paragrafen 3.5 t/m 3.7 volgt een toelichting hierop.

3.3 Verwerkingsverantwoordelijke, doeleinden en grondslag Het primaire verwerkingsdoel van het NPR voor de gemeente Haarlem is handhaving van het toegangsen parkeerbeleid (fiscaal4 en Mulder5). Bewoners en bezoekers van Haarlem die hun auto parkeren worden geacht op de hoogte te zijn van de vigerende wet- en regelgeving. 4 5

Fiscaal: parkeerbelasting (naheffingsaanslag) Mulder: fout parkeren

Onderdeel van deze wet- en regelgeving is de bevoegdheid van de gemeente Haarlem om naleving van deze wet- en regelgeving te handhaven. Met andere woorden, om te controleren of de in Haarlem geparkeerde voertuigen een parkeer en/of verblijfsrecht hebben. De wettelijke grondslag voor het handhaven van het toegangs- en parkeerbeleid van de gemeente Haarlem is algemeen belang of openbaar gezag (AVG artikel 6 lid 1 onder e). Het toegangs- en parkeerbeleid van de gemeente Haarlem is nader gespecificeerd in de vigerende weten regelgeving: • Parkeerverordening 2018 Gemeente Haarlem; • Wegsleepverordening (DVV); • Regeling autovrije gebieden Haarlem 2009; • Verordening parkeerregulering 2011; • Aanwijzingsbesluit betaald parkeren diverse locaties Haarlem; • Verordening parkeerbelastingen 2019.

3.4 Betrokken partijen en verantwoordelijkheden De belangrijkste verwerker van het NPR is het RDW. Het RDW beheert het NPR. SHPV heeft namens de deelnemende gemeenten een verwerkersovereenkomst afgesloten met het RDW. Zoals gezegd in paragraaf 3.2 vallen de aanleverende en afnemende parkeerprocessen nadrukkelijk buiten de scope van het project vervanging PRDB en daarmee van deze DPIA. Privacyaspecten van deze processen zullen afzonderlijk moeten worden beoordeeld in voor deze processen uit te voeren DPIA's. Partijen die (persoons)gegevens leveren aan het NPR namens / in opdracht van de gemeente Haarlem zijn: Leverende partijen Scheidt en Bachmann6

Proces

Toelichting

Kort parkeren

ParkeerAutomaten

Belprovide rs voor kort parkeren Parkmobile Centric Telecats

Kort parkeren

Voordeel NPR is dat alle belproviders in NL een contract hebben met SHPV.

Bezoekersparkeren Beheren parkeervergunningen Bezoekersparkeren

SMS-deel oude proces bezoekersparkeren? Key2Parkeren Interactive Voice Response / Callcenter

Momenteel is Haarlem in onderhandeling met Scheidt & Bachman inzake een vaststellingsoverereenkomst. Het is (nog) onduidelijk welke marktpartij dit proces gaat overnemen.

Partijen die parkeergegevens controleren in het NPR namens / in opdracht van de gemeente Haarlem zijn: Afnemende partijen Parkius7 (voorheen Agendum) Sigmax Telecats Spaarnelanden

Proces

Toelichting

Parkeer-handhaving

Scanauto & mobile devices

Integrale Handhaving Bezoekersparkeren P&C-cyclus (controlling parkeergelden)

CityControl & mobile devices Interactive Voice Response / Callcenter Spaarnelanden verwerkt geen op individuele personen herleidbare gegevens

Externe ontvangers die (persoons)gegevens uit het NPR mogen vorderen zijn Politie, Justitie en Belastingdienst. Grondslag voor de verstrekking van gegevens aan deze partijen is: wettelijke verplichting. In geval een dergelijk bij RDW en/of SHPV wordt gedaan, neemt SHPV contact op met gemeente Haarlem voor beoordeling en akkoord om deze gegevens te verstrekken. Ten slotte is Spaarnelanden verantwoordelijk om verantwoording af te leggen over de parkeerinkomsten van Haarlem (en de accountantsverklaring die daarover wordt afgelegd). Spaarnelanden ontvangt geen kentekens uit de PRDB, alleen aantallen parkeeracties en totalen van gefactureerde bedragen per soort parkeerinkomsten. Spaarnelanden verwerkt dus geen persoonsgegevens in dit proces.

3.5 De gegevens Bij de uitvoering van het beheer van digitale parkeer- en verblijfsrechten worden (persoons)gegevens gebruikt: 1. van inwoners van Haarlem binnen de reguleringszones die recht hebben op een of meerdere parkeerproducten (o.a. parkeervergunning, ontheffing) 2. en van bezoekers (zowel incidentele bezoekers van de stad als bezoekers van burgers met een bezoekersregeling). De genoemde administratieve processen in paragraaf 3.2 resulteren in de uitgifte van een parkeerproduct met een registratie van het bijbehorende parkeerrecht in het NPR. Dit principe werkt voor alle aanleverende processen hetzelfde. Bij het parkeerrecht worden de volgende (persoons)gegevens geregistreerd in het NPR: • Kenteken; • Starttijd parkeeractie; • Eindtijd parkeeractie; • Verkooppuntnummer; • Bedrag parkeerbelasting; • Parkeer- of verblijfsrecht in combinatie met zone of gps-locatie; Alle (persoons)gegevens die worden geregistreerd bij het parkeerrecht zijn noodzakelijk en beperkt om het beoogde doel c.q. effect (lagere parkeerdruk en efficiëntere handhaving) van parkeren te bereiken. Het aan- en afmelden van parkeerrecht gebeurt realtime op basis van actuele gegevens en daardoor is het NPR altijd up-to date. De afnemende processen toetsen of er een geldig parkeerrecht aanwezig is. Antwoord kan zijn ja of nee.

Aanbesteding scanoplossing loopt op dit moment.

Daarnaast wordt er informatie geraadpleegd voor controledoeleinden. Deze informatie bevat geen op individuele personen herleidbare gegevens.

3.6 Verzamelen van gegevens Discussieplaat DPIA NPR; processen datalevering en afname

Data leverende processen

Kort1parkeren

Edwin1Habraken Architectuur1team Versie:11.0

Data afnemende processen

Nationaal1Parkeer1Register )NPRL

Handhaven toegangs-1en parkeerbeleid

Bezoekersparkeren

Beheren parkeervergunningen

Landelijke1registratie1parkeren en1verblijven

Beheren ontheffingen inrijverbod Beheren ontheffingen parkeerverbod Beheren gehandicapten parkeerplaatsen1op kenteken Kenmerken1nodig1voor1handhaving1op1beleid1parkeren1en1verblijven

De volgende parkeerprocessen leveren informatie over het parkeerrecht aan de PRDB: • Kort parkeren (via parkeerautomaat of belproviders), afdeling BBOR; • Bezoekersparkeren (oud), afdeling VTH; • Bezoekersparkeren (nieuw), afdeling VTH; • Beheren Parkeervergunningen, afdeling VTH; • Beheren Ontheffingen, afdeling VTH; De volgende processen zijn niet gekoppeld aan de PRDB en vallen dus buiten de scope van het project vervanging PRDB en deze DPIA: • Beheren Gehandicaptenparkeerkaart, afdeling MO (Maatschappelijke Ondersteuning). Dit proces wordt vooralsnog niet gedigitaliseerd, hierover dient eerst bestuurlijke besluitvorming plaats te vinden. • Beheren parkeerrechten (kort, vergunning) parkeergarages, door Spaarnelanden en/of private partijen;

3.7 Gebruik van gegevens In het handhavingsproces maakt de afdeling V&H gebruik van de gegevens die zijn geregistreerd in de PRDB. Indien bij controle door de parkeerhandhaver blijkt dat voor een kenteken geen tijdelijk recht aanwezig is (of dat het voertuig geparkeerd staat in een verkeerde zone) wordt er een naheffing (boete) opgelegd op kenteken. Periodiek wordt dit doorgegeven aan Cocensus of het CJIB. Cocensus of het CJIB zoekt de tenaamstelling van het kenteken op, om de naheffing of boete aan de eigenaar (tenaamgestelde) te kunnen sturen.

Toekomstige ontwikkelingen zijn: • Realiseren milieuzones met inbegrip van toelatingsbeleid (ANPR-camera's); • Upgraden toelatingsbeleid binnenstad door controle recht in NPR (Bolders); • Uitbreiding dienstverlening belproviders voor parkeergarages (o.a. betaling via mobile device).

3.8 Bewaren, anonimiseren en vernietigen 3.8.1 Algemeen Kentekens worden versleuteld opgeslagen voor de periode waarin ze nog niet zijn gewist. 8 3.8.2 Parkeerrechten Parkeerrechten hebben op grond van de fiscale wetgeving een bewaartermijn van 7 kalenderjaren. Voor operationeel gebruik dienen rechten tot 90 dagen (13 weken) na de einddatum beschikbaar te zijn. Voor rapportage-doeleinden dienen parkeerrechten tot 15 maanden na de einddatum beschikbaar te zijn. Parkeerrechten worden na 90 dagen (13 weken) geanonimiseerd. Op te vragen rapportages zijn anoniem. Dat wil zeggen dat ze geen (versleutelde) kentekens bevatten. Met andere woorden: de rapportages bevatten geen persoonsgegevens. 3.8.3 Toetsen (bevraging handhaving) Toetsen (vraag en antwoord) hebben een bewaartermijn van 15 maanden. Deze toetsen bevatten na 90 dagen geen persoonsgegevens meer. Toetsen met antwoord “J” (geldig recht aanwezig) dienen na 24 uur te worden geanonimiseerd. Toetsen met antwoord “N” (geen geldig recht) dienen na 90 dagen (13 weken) te worden geanonimiseerd. De langere periode van 90 dagen is nodig voor opleggen van naheffingsaanslag of boete en voor behandeling van bezwaar- en beroep. Voor rapportage-doeleinden dienen toetsen tot 15 maanden na de einddatum beschikbaar te zijn. Op te vragen rapportages dienen anoniem te zijn d.w.z. dat ze geen (versleutelde) kentekens bevatten.

Met andere woorden: de rapportages bevatten geen persoonsgegevens.

3.8.4 Technische logging van RDW De logging van het berichtenverkeer mag alleen worden gebruikt voor technische doeleinden: foutanalyse en -herstel en de telling van het aantal berichten per berichtsoort. Voor logging en archivering van berichtenverkeer door het systeem geldt de RDW-standaard bewaartermijn van 24 maanden. De logging dient na uiterlijk 7 dagen te worden geanonimiseerd. 3.8.5 Overzicht bewaartermijnen De tabel vat de termijnen uit de vorige paragrafen samen.

Zie voor uitgebreide toelichting het document 'Bewaartermijnen en anonimiseren in NPR' van SHPV, versie 01-09-2013

2 Een registratie is alleen per bekend, opgegeven kenteken opvraagbaar (eenrichtingsversleuteling) 3 Geen kentekens in op te vragen rapporten (ook niet versleuteld)

3.9 Beveiliging Persoonsgegevens Kentekens in de PRDB worden versleuteld opgeslagen voor de periode waarin ze nog niet zijn gewist. Technisch en organisatorisch De technische en organisatorische beveiliging van het NPR gebeurt conform de landelijke richtlijnen voor informatiebeveiligingsbeleid en de ISO 27001 normering. Jaarlijks wordt door KPMG Advisory N.V. een privacy-audit uitgevoerd op het NPR die ook voor 2019 weer heeft geleid tot het privacy-keurmerk voor Richtlijn 3000A type II. Deelnemende gemeenten ontvangen jaarlijks een afschrift van het auditverslag.

Monitoring Het Security Operations Center van de RDW bewaakt 24 uur per dag het gegevensverkeer van en naar de RDW. Doorgifte Er is geen sprake is van doorgifte aan een derde land of internationale organisatie.

3.10 Rechten van betrokkenen Informatie over het uitoefenen van rechten van betrokkenen is te vinden in de algemene privacyverklaring van de gemeente Haarlem: https://www.haarlem.nl/privacy/ Betrokkenen worden geïnformeerd over de gegevensverwerking via informatie op de website: https://www.haarlem.nl/parkeren-verkeer-en-vervoer/ De privacyverklaring van de RDW is ook van toepassing op het NPR: https://nationaalparkeerregister.nl/footer/privacy.html Het RDW geeft informatie over rechten van betrokkenen: https://www.rdw.nl/over-rdw/kwaliteits--en-servicenormen/privacyverklaring/de-rdw-en-uwprivacyrechten

4. Impactanalyse 4.1 Governance Is helder wie de verantwoordelijke en de verwerker zijn en hoe wordt toegezien op een adequate beveiliging van persoonsgegevens? Is er organisatiebeleid gemaakt ten aanzien van privacy en wordt er intern gecontroleerd op naleving van dit beleid? Is duidelijk wie binnen de organisatie verantwoordelijk is voor privacy?9 Analyse De governance van het NPR is goed geregeld. Het SHPV en alle bij het SHPV aangesloten gemeenten zijn gezamenlijk verwerkingsverantwoordelijk. SHPV heeft aansluitovereenkomsten afgesloten met de aangesloten gemeenten. De RDW is verwerker. SHPV heeft namens de bij SHPV aangesloten gemeenten een verwerkersovereenkomst afgesloten met de RDW. In deze verwerkersovereenkomst is vastgelegd dat de RDW conclusies en aanbevelingen uit de jaarlijkse IT-audit van het NPR deelt met SHPV. En dat RDW hierbij ook de geplande verbetermaatregelen aangeeft. Ook is in deze verwerkersovereenkomst vastgelegd dat SHPV de TPM jaarlijks controleert. SHPV deelt op verzoek van aangesloten gemeenten de TPM van de RDW-audit. Ook is in de verwerkersovereenkomst tussen SHPV en RDW vastgelegd dat SHPV zelf een audit kan laten uitvoeren wanneer daar aanleiding toe is, bijvoorbeeld na een melding of klacht van een betrokkene of een (bijna) datalek. De verwerkersovereenkomst vermeldt welke inlichtingen RDW verstrekt aan SHPV bij (mogelijke) datalekken.

Aandachtspunten impact / risico’s betrokkenen • NPR: Voor zover kan worden nagegaan op grond van de TPM zijn er geen aandachtspunten op het gebied van governance binnen het vervangingstraject parkeerrechtendatabase / aansluiting NPR. • Afnemende processen (buiten de scope van het vervangingstraject parkeerrechtendatabase): analyseren governance bij opstellen DPIA's voor deze processen.

4.2 Cultuur Zijn medewerkers zich bewust van het belang van het beschermen van privacygevoelige gegevens? Gaat iedereen even zorgvuldig om met de gegevens, worden betrokkenen goed geïnformeerd over hoe men moet omgaan met die gegevens? Analyse Er is veel aandacht voor het privacybewustzijn van medewerkers die toegang hebben tot het NPR. Dit zijn uitsluitend medewerkers van de RDW. Dit blijkt onder meer uit het feit dat de RDW een integriteitscode hanteert voor zijn medewerkers.

Aandachtspunten impact / risico’s betrokkenen • NPR: Voor zover kan worden nagegaan op grond van de TPM zijn er geen aandachtspunten op het gebied van cultuur binnen het vervangingstraject parkeerrechtendatabase / aansluiting NPR. • Afnemende processen (buiten de scope van het vervangingstraject parkeerrechtendatabase): analyseren cultuur bij opstellen DPIA's voor deze processen.

4.3 Doelbinding / grondslag Is intern helder op basis van welke wettelijke grondslag de gegevens worden verwerkt? Welke gegevens zijn dit en voor welk doel worden deze verzameld? Analyse De grondslag voor verwerking van de gegevens is helder. Voor de bij het SHPV aangesloten gemeenten is de grondslag uitvoering van publiekrechtelijke taken op het gebied van parkeren. RDW verwerkt de gegevens op basis van de grondslag uitvoering van een overeenkomst. In art. 2 van de verwerkersovereenkomst is vastgelegd dat RDW de gegevens uitsluitend voor de uitvoering van de bij de verwerkersovereenkomst behorende hoofdovereenkomst zal verwerken. Aandachtspunten impact / risico’s betrokkenen • NPR: Voor zover kan worden nagegaan op grond van de TPM zijn er geen aandachtspunten op het gebied van doelbinding / grondslag binnen het vervangingstraject parkeerrechtendatabase / aansluiting NPR. • Afnemende processen (buiten de scope van het vervangingstraject parkeerrechtendatabase): analyseren doelbinding / grondslag bij opstellen DPIA's voor deze processen.

4.4 Juistheid Is de kwaliteit van de gegevens gewaarborgd? (Actueel, juist en volledig) Hoe worden gegevens over de personen verwerkt (handmatig of automatisch?) Vindt controle op datakwaliteit vooraf of achteraf plaats? Analyse De kwaliteit van de gegevens in het NPR is volledig afhankelijk van de kwaliteit van de gegevens die worden aangeleverd door de aanleverende processen. Aanlevering en verwerking van deze gegevens vindt automatisch plaats. Aandachtspunten impact / risico’s betrokkenen • NPR: Voor zover kan worden nagegaan op grond van de TPM zijn er geen aandachtspunten op het gebied van juistheid binnen het vervangingstraject parkeerrechtendatabase / aansluiting NPR. • Afnemende processen (buiten de scope van het vervangingstraject parkeerrechtendatabase): analyseren juistheid bij opstellen DPIA's voor deze processen.

4.5 Dataminimalisatie Kan er met bijvoorbeeld minder persoonsgegevens worden gewerkt zonder de functionaliteit van het proces en systeem aan te tasten? Zijn er rapportages waarin tot individuen herleidbare informatie is opgenomen? Worden alleen die gegevens vastgelegd die absoluut noodzakelijk zijn voor het doel van de verwerking? Welke zijn dat niet? Analyse In het NPR worden uitsluitend gegevens verwerkt die noodzakelijk zijn voor het doel van de verwerking. In de verwerkersovereenkomst is vastgelegd dat verwerker de persoonsgegevens uitsluitend verwerkt in opdracht en ten behoeve van verwerkingsverantwoordelijken en niet voor eigen doeleinden. Aandachtspunten impact / risico’s betrokkenen • NPR: Voor zover kan worden nagegaan op grond van de TPM zijn er geen aandachtspunten op het gebied van dataminimalisatie binnen het vervangingstraject parkeerrechtendatabase / aansluiting NPR. • Afnemende processen (buiten de scope van het vervangingstraject parkeerrechtendatabase): analyseren dataminimalisatie bij opstellen DPIA's voor deze processen.

4.6 Opslag Welke bewaartermijnen zijn van toepassing? Hoe worden persoonsgegevens bewaard en worden persoonsgegevens die niet langer nodig zijn daadwerkelijk verwijderd? Worden op de middelen (desktop, pc, mobiele telefoon) zelf gegevens opgeslagen? Analyse In het NPR worden op individuele personen herleidbare gegevens niet langer bewaard dan nodig is. Aandachtspunten impact / risico’s betrokkenen • NPR: Voor zover kan worden nagegaan op grond van de TPM zijn er geen aandachtspunten op het gebied van opslag binnen het vervangingstraject parkeerrechtendatabase / aansluiting NPR. • Afnemende processen (buiten de scope van het vervangingstraject parkeerrechtendatabase): analyseren opslag bij opstellen DPIA's voor deze processen.

4.7 Bescherming Op welke wijze is de toegang tot gegevens afgeschermd? Is dit voldoende veilig in verhouding tot de gevoeligheid van de gegevens die verwerkt worden? Welke externe partijen hebben toegang tot de gegevens (leveranciers, samenwerkingspartners, dienstverleners)? Analyse De RDW heeft als beheerder van het NPR afdoende technische en organisatorische maatregelen getroffen voor afscherming van de gegevens in het NPR. Aandachtspunten impact / risico’s betrokkenen • NPR: Voor zover kan worden nagegaan op grond van de TPM zijn er geen aandachtspunten op het gebied van bescherming binnen het vervangingstraject parkeerrechtendatabase / aansluiting NPR. • Afnemende processen (buiten de scope van het vervangingstraject parkeerrechtendatabase): analyseren bescherming bij opstellen DPIA's voor deze processen.

4.8 Transparantie De organisatie is helder in de gegevens die zij verwerkt. De betrokkene moet goed kunnen begrijpen welke persoonsgegevens worden verwerkt en heeft het recht en de mogelijkheid om in te grijpen. De betrokkene heeft het recht op informatie, inzage, correctie en verwijdering? Analyse Het proces van registratie van de persoonsgegevens in het NPR is voor betrokkenen duidelijk en de betrokkene kan gebruik maken van zijn privacyrechten. Aandachtspunten impact / risico’s betrokkenen • NPR: Voor zover kan worden nagegaan op grond van de TPM zijn er geen aandachtspunten op het gebied van transparantie binnen het vervangingstraject parkeerrechtendatabase / aansluiting NPR. • Afnemende processen (buiten de scope van het vervangingstraject parkeerrechtendatabase): analyseren transparantie bij opstellen DPIA's voor deze processen.

5. Conclusie; aanbevolen maatregelen 5.1 Samenvatting en conclusie Er wordt zorgvuldig omgegaan met de privacy van de betrokkene (inwoners en bezoekers van Haarlem) omdat de volgende zaken zijn ingeregeld: • Er worden zo min mogelijk (persoons)gegevens verwerkt; • De geregistreerde (tijdelijke) parkeerrechten worden versleuteld opgeslagen; • Er is een beperkte bewaartermijn voor de geregistreerde (tijdelijke) parkeerrechten; • Er worden geen (persoons)gegevens uit het NPR uitgewisseld met derden, tenzij hiertoe een wettelijke plicht bestaat. Vorderingen van o.a. politie, justitie en belastingdienst worden door SHPV altijd eerst ter goedkeuring aan Haarlem voorgelegd; • Er is een procedure voor rechten van betrokkenen (zie privacyverklaring Haarlem: https://www.haarlem.nl/privacy/).

5.2 Aanbevolen mitigerende maatregelen Maatregelen om verhoogde risico's weg te nemen of te mitigeren: • Het lidmaatschap van de coöperatie SHPV is een belangrijke voorwaarde. Indien we als Haarlem lid worden dan bepalen we mede het beleid van SHPV samen met andere gemeenten. Dit is een vorm van inbesteding waarbij de voorwaarde is dat je voldoet aan onder andere het toezichtcriterium. Doordat we als gemeente mede het beleid bepalen voldoen we aan dit criterium en hoeven we niet aan te besteden; • De verwerkersovereenkomsten tussen Haarlem en de marktpartijen (binnen de aanleverende of afnemende parkeerprocessen) op orde krijgen (buiten scope van het vervangingstraject PRDB en dus buiten scope van deze DPIA); • Dataminimalisatie als uitgangspunt hanteren bij registreren van gegevens in het NPR; • Bewaartermijnen nauwgezet volgen en periodiek (laten) controleren (audit).

5.3 Advies voor het vervolg De vervolgstappen zien er als volgt uit: • Indienen collegebesluit (met zware voorhang) ‘Lidmaatschap SHPV & aansluiting NPR’ waarin ook de risicoafweging en de business case aan bod zullen komen. Datum gepland gereed Q1-2021; • Tweemaal per jaar bijwonen van de Algemene Ledenvergadering om zo invloed uit te oefenen op het beleid van SHPV, ook ten aanzien van informatiebeveiliging en privacy. • Voorleggen ontwerpbesluit aan de gemeenteraad en de raad in de gelegenheid te stellen wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen. Datum gepland gereed Q2-2021; • Opstellen en goedkeuren Plan van Aanpak voor het vervangingstraject (ambtelijk). Datum gepland gereed eind Q2-2021; • Opstellen en goedkeuren 'Aansluitovereenkomst SHPV'. Onder voorbehoud bestuurlijke besluitvorming. Datum gepland gereed eind Q3-2021;

6. Advies functionaris gegevensbescherming De privacy lijkt mij afdoende geborgd. Voor een deel zal de gemeenten niet meer rechtstreeks partij zijn in overeenkomsten met bijvoorbeeld aanbieders van parkeerapps. Dat betekent geen rechtstreekse invloed. Daar staat tegenover dat de coöperatie veel gemeenten tegelijk vertegenwoordigt en daardoor naar verwachting met meer gewicht waarborgen op het gebied van beveiliging en bescherming van privacy kan eisen. Mijn advies is om het accounthouderschap en de vertegenwoordiging van de gemeente in de coöperatie goed te beleggen met aandacht voor deze onderwerpen.

Parkeerzuil

Belparkeren toepassing

KortVparkeren

Bezoekersparkeren LVVisitorsVParking PermitVSystem

Bezoekersparkeren

Klant

Beheren parkeervergunningen

Beheren ontheffingen inrijverbod

Gehandicapten parkeerplaatsen beheercomponent

Beheren gehandicapten parkeerplaatsen opVkenteken

MedewerkerVVTH

KenmerkenVnodigVvoorVhandhavingVopVbeleidVparkerenVenVverblijven

BesluitVgenomenVdoorVCIO LandelijkeVregistratie teamVinVprojectoverlegV: 92E. 2 parkerenVenVverblijven . E: 9VvoorVvervangingVPRDB

ApplicatieVservicesVparkerenVenVverblijven

Beheren ontheffingen parkeerverbod

MedewerkerVKCC

Parkeerbeheercomponent

Medewerker vergunningen

Discussieplaat Parkeren en verblijven strategische dialoog

Medewerker BBOR

Cameratoezicht component

Bollards

Handhaving

HandhavenVtoegangs2VenVparkeerbeleid

Medewerker handhaving

EdwinVHabraken ArchitectuurVteam Versie:V: D:

InzetVSmartocuments

Betaalmethode

DigitaalVbezwaarVmaken

Kentekenparkeren

Privacy

Dienstverleningsvisie

Beleidsonderwerpen KCC/ID/IV

IntegratieVparkeergarages Gkortparkeren0 abonnementenVen reserveringssysteemI

Kentekenparkeren

Kentekenherkenning toegangVautoluwe binnenstad

Milieuzones

Flitspalen0VinrijverbodenVen andereVregimes GbvDOverigeVautovrije gebiedenI

GDZESVduurzaam toelatingsbeleid

ModerniserenVParkeren Zandvoort

ModerniserenVParkeren Haarlem

Beleidsonderwerpen parkeren, toegangsbeleid, mobiliteit en milieu

7. BIJLAGE 1. CONTEXT PRDB

Dit is een uitgave van gemeente Haarlem, [Kies datum]

Tekst: Adviseur Security & Privacy Gemeente Haarlem,

________________________________ Postbus 511 2003 PB Haarlem Tel. 14 023 haarlem.nl

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://api.notubiz.nl/document/9990100/1