20201186521 4. Bijlage 3. Presentatie T. Budding indicatoren gem. Haarlem

MINI CONFERENTIE BELANG VAN INDICATOREN BIJ DE KADERSTELLENDE EN CONTROLERENDE ROL VAN DE RAAD GEMEENTE HAARLEM - WOENSDAG 18 NOVEMBER 2020 DR. TJERK BUDDING, MENTI 93 68 00 4

Even voorstellen Dr. Tjerk Budding Opleidingsdirecteur public controllersopleidingen Vrije Universiteit Amsterdam. (Gast)docent diverse andere opleidingen Auteur van meer dan 100 publicaties in Nederlandstalige bladen en internationale journals en tekstboeken Lid Raad van Toezicht IJburg College Lid dagelijks bestuur COELO Vm. lid hoogambtelijke adviescommissie Verslaggeving Rijksoverheid

1

Doel van deze bijeenkomst • Het verder willen ontwikkelen van indicatoren…. • Maar waartoe? Wat willen we ermee? Waarom werken we met prestatie-indicatoren? • Sturen op beleid? Gebruik bij kaderstellende en controlerende rol van de raad? Of is het meer ‘een moetje’?

Welk rapportcijfer geeft u overall aan de huidige indicatoren?

2

Nuttig, hobby of een moetje Uit een mail van raadslid Misja de Groot: “Een aantal indicatoren zijn BBV indicatoren, oftewel verplicht om mee te nemen in de begroting en jaarrekening. Die blijven dus sowieso bestaan. Voor de overige indicatoren geldt dat ze in mijn optiek nuttig zijn als ze 1) in te vullen zijn bij het verschijnen van de jaarrekening en 2) een duidelijke relatie hebben met het te behalen doel.”

Nuttig, hobby of moetje? • Al meer dan 40 jaar zijn gemeenten bezig met het identificeren en presenteren van prestatieindicatoren. • Maar waarom doen we dit eigenlijk? – We moeten wel…. (van het Rijk, de VNG, …..). – Prestatie-indicatoren worden als nuttig ervaren. – Het is een (uit de hand gelopen) hobby, we voelen ons als beroepsgroep geroepen om hier een goede invulling aan te geven.

3

Nuttig, hobby of moetje? We moeten wel…. (van het Rijk, de VNG, …..)? • Lange tijd was de regelgeving en het rijksbeleid erop gericht om gemeenten “uit te nodigen” om gebruik te maken van indicatoren. • Advies om voor ieder programma drie vragen te beantwoorden: 1. Wat willen we bereiken? 2. Wat gaan we daarvoor doen? 3. Wat mag het kosten?

Gedwongen praktijk? • Herziening BBV, met ingang van begroting 2017: – Wens om te komen tot betere vergelijkbaarheid (en transparantie) van begrotingen en jaarrekeningen. – Invoering taakveldoverzicht – Invoering zes uniforme financiële indicatoren en 39 beleidsindicatoren.

• Blijven gemeenten nog wel eigen indicatoren gebruiken?

4

Gebruik niet verplichte indicatoren < 20.000 inwoners 20-50.000 inwoners 50-100.000 inwoners 100.000+ inwoners Totaal

Percentage gemeenten met niet-verplichte indicatoren (aantal gemeenten) 51,7% (15) 56,9% (29) 72,2% (13) 77,8% (7) 59,8% (64)

• Twee op de vijf gemeenten hanteert (dus) geen niet-verplichte indicatoren meer. Bij kleine gemeenten (minder dan 20.000 inwoners) is dat zelfs bijna de helft.

Nut: doelen gebruik indicatoren Politiek: 1. Beleidskeuzes maken (en evalueren) 2. Budgetten bepalen (en evalueren) Ambtelijk: 1. Bepalen prestaties van de organisatie 2. Sturen van de prestaties van de organisatie Beide: 1. Aan de buitenwereld verantwoorden wat we doen 2. Leren en verbeteren

5

Hoe doen we het? Uit de hand gelopen hobby? Gemeente Urk: 20.768 inwoners 133 niet-verplichte indicatoren

11

Waar zit Haarlem?

Overzicht van de totale dekking van indicatoren in de Programmabegroting 2020-2024 (inclusief de verplichte indicatoren) op verzoek van de commissie Duisenberg Light.

6

Waar zit Haarlem? Totaal 153 indicatoren, waarvan 37 verplicht en 116 niet verplicht.

Aantal indicatoren Min.

Gemiddeld aantal nietverplichte indicatoren

Max.

< 20.000 inwoners

26,6

1

142

20-50.000 inwoners

28,2

1

133

50-100.000 inwoners

53,9

14

138

100.000+ inwoners

112,4

71

186

Totaal

42,3

1

186

Met 116 niet-verplichte indicatoren zit de gemeente Haarlem ongeveer op het gemiddelde van de 100.000+ gemeenten.

7

Aantal indicatoren • Maar hoeveel indicatoren zouden het dan moeten zijn? • Klein experiment  bekijk de volgende sheet en probeer zoveel mogelijk getallen te onthouden in 15 seconden.

8

Hoeveel getallen heeft u onthouden?

Aantal indicatoren • George Miller (1956, Psychological Review): "The magical number seven, plus or minus two". • Het korte termijn geheugen van veruit de meeste mensen houdt kortstondig zeven elementen vast. • Les hieruit: kijk uit niet teveel indicatoren te hanteren.

9

Soort indicatoren • Indicatoren kunnen zich richten op verschillende onderdelen van ‘het voortbrengingsproces.’ • Tot aan de jaren zestig sterk accent op inputs (budgetten) binnen de publieke sector • Daarna: aandacht voor formulering maatschappelijk gewenste effecten (jaren ‘60). • Vanaf jaren ‘80: sterk accent op output • Eind jaren ‘90: opkomst accent op outcome

Voortbrengingsproces

10

Soorten indicatoren

11

Soorten indicatoren Gemeente-groep < 20.000 inw.

Input Proces Output Outcome Kengetal 0,1 (0,4%) 0,2 (0,9%) 17,4 (62,7%) 6,9 (26,6%) 2,1 (9,5%)

20-50.000 inw.

0,1 (0,3%)

1,4 (6,4%)

16,6 (45,7%)

8,0 (35,3%)

2,1 (12,4%)

50-100.000 inw.

0,1 (0,1%)

1,3 (1,4%)

31,9 (57,3%)

18,4 (37,9%)

2,2 (3,4%)

100.000+ inw.

0,6 (0,5%)

5,1 (4,5%)

71,6 (62,5%)

34,1 (31,7%)

1,0 (0,7%)

Totaal

0,1 (0,3%)

1,5 (3,9%)

25,9 (53,9%)

12,7 (33,4%)

2,0 (8,6%)

• • •

Iets meer dan de helft van de indicatoren heeft betrekking op de output. Een op de drie indicatoren heeft betrekking op de outcomes. Gemeente Haarlem: 42,5% is prestatie-indicator (output indicator), 57,5% effectindicator (outcome indicator) 23

Hertelling…. Was…

Wordt…

prestatie-ind. Maatschappelijke participatie Ondersteuning en zorg Werk, inkomen en schulden Duurzame stedelijke vernieuwing Beheer en onderhoud Burger, bestuur en veiligheid Algemene dekkingsmiddelen en overhead Totaal

effectind.

input

proces

output

outcome

10

18

0

2

12

13

14

9

0

5

13

5

13

17

0

5

14

11

9

19

0

2

6

20

18

11

0

0

15

14

9

15

0

3

6

15

3

9

4

3

5

76

98

4

69

83

17

De verdeling gaat hiermee van 42,5% prestatie-indicator (output) en 57,5% effect-indicator (outcome) naar 2,3% inputindicator, 9,8% procesindicator, 39,9% output-indicator en 48,0% outcome-indicator.

12

Doel 7.3 Overhead: Optimale ondersteuning en aansturing van het primaire proces in de organisatie. Effectindicatoren: externe inhuur (BZK), formatie (BZK), bezetting (BZK) en apparaatskosten (BZK) Dit lijken mij inputindicatoren (zeggen iets over de geconsumeerde hoeveelheid middelen)

Doel 4.2 Kwalitatieve groei toerisme met aandacht voor leefbaarheid bewoners. Prestatie-indicatoren: o.a. aantal bezoekers in Haarlemse hotels met zakelijk motief. Lijkt mij eerder een effectindicator.

13

Dekkendheid indicatoren

Dekkendheid taakvelden • Er is landelijk gezien een disbalans tussen het financieel belang van taakvelden en het percentage indicatoren voor dat taakveld. • Het sociaal domein en bestuur en ondersteuning zijn onderbelicht, veiligheid, economie, onderwijs en volksgezondheid/RO overbelicht. Taakveld Bestuur en ondersteuning Veiligheid Verkeer, vervoer en waterstaat Economie Onderwijs Sport, cultuur en recreatie Sociaal domein Volksgezondheid en milieu Volkshuisvesting, ruimtelijke ordening en stedelijke vernieuwing Totaal

Gemiddeld financieel belang 21,5% 3,2% 5,6% 2,2% 4,1% 7,8% 38,3% 9,2% 8,2% 100,0%

Percentage indicatoren 13,0% 13,0% 5,4% 8,7% 7,6% 7,9% 26,7% 6,9% 10,6% 100,0% 28

14

Dekkendheid taakvelden • Hoe zit dit in Haarlem? • Van welk programma heeft u het gevoel dat het aantal indicatoren daarop relatief achterblijft bij het financiële belang? • Ga s.v.p. naar menti.com/ code: 93 68 00 4. 1. Maatschappelijke participatie 2. Ondersteuning en zorg 3. Werk, inkomen en schulden 4. Duurzame stedelijke vernieuwing 5. Beheer en onderhoud 6. Burger, bestuur en veiligheid 7. Algemene dekkingsmiddelen en overhead 29

Van welk programma heeft u het gevoel dat het aantal indicatoren daarop relatief achterblijft bij het financiële belang?

15

1 Maatschappelijke participatie

Lasten Input Proces Output Outcome Totaal (begroting 2021) indicatoren indicatoren indicatoren indicatoren indicatoren 70.156 (12,0%) 0 (0,0%) 2 (7,7%) 12 (17,4%) 13 (15,7%) 27 (14,8%)

2 Ondersteuning en zorg

135.103 (23,1%)

0 (0,0%)

5 (19,2%)

13 (18,8%)

5 (6,0%)

23 (12,6%)

3 Werk, inkomen en schulden

100.585 (17,2%)

0 (0,0%)

5 (19,2%)

14 (20,3%)

11 (13,3%)

30 (16,5%)

55.991 (9,6%)

0 (0,0%)

2 (7,7%)

6 (8,7%)

20 (24,1%)

28 (15,4%)

103.348 (17,7%)

0 (0,0%)

9 (34,6%)

15 (21,7%)

14 (16,9%)

38 (20,9%)

4 Duurzame stedelijke vernieuwing 5 Beheer en onderhoud 6 Burger, bestuur en veiligheid

46.508 (7,9%)

0 (0,0%)

3 (11,5%)

6 (8,7%)

15 (18,1%)

24 (13,2%)

7 Algemene dekkingsmiddelen en overhead

73.692 (12,6%)

4 (100,0%)

0 (0,0%)

3 (4,3%)

5 (6,0%)

12 (6,6%)

585.383 (100,0%)

4 (100,0%)

26 (100,0%)

69 (100,0%)

83 (100,0%) 182 (100,0%)

1. Maatschappelijke participatie 2.Ondersteuning en zorg 3.Werk, inkomen en schulden 4. Duurzame stedelijke vernieuwing 5. Beheer en onderhoud 6. Burger, bestuur en veiligheid 7. Algemene dekkingsmiddelen en overhead 0% Lasten

5%

10%

15%

20%

25%

Indicatoren

16

Uitwerking indicatoren • Reactie PvdA

Kwaliteit indicatoren • Doelstellingen moeten SMART geformuleerd zijn: – Specifiek - Is de doelstelling eenduidig? – Meetbaar - Onder welke (meetbare/observeerbare) voorwaarden of vorm is het doel bereikt? – Acceptabel - Zijn deze doelen acceptabel? – Realistisch – Is het doel haalbaar? – Tijdgebonden – Waar (in de tijd) moet het doel bereikt zijn?

17

Criteria prestatie-indicatoren • Causaliteit – de indicator dient een causale relatie te hebben met de kritische succesfactoren en de strategie (het beleid) van de organisatie. • Precies – de indicator dient een nauwkeurige uitdrukking te geven van hetgeen je wil meten. • Verantwoordelijkheid – het dient duidelijk te zijn wie verantwoordelijk is voor de uitkomsten van de indicator. • Tijdigheid – de waarde van de indicator dient tijdig te kunnen worden gemeten. • Kosten – de kosten van het verzamelen van de gegevens voor de indicator dienen niet te hoog te zijn.

Hoe nu verder? • Goed om vanavond nog eens goed naar de indicatoren te kijken. – Welke vindt u nuttig? (denkt u s.v.p. aan de laatste keer dat u deze heeft gebruikt). – Welke kunnen verbeterd worden? – Op welke terreinen mist u indicatoren?

• Wees niet te terughoudend met het presenteren van procesinformatie (maar ga niet op de stoel van de ambtelijke organisatie zitten) – kan echter ook ‘in de lopende tekst’. • Wees wel terughoudend in uitbreiding van het aantal indicatoren.

18

Hoe nu verder? • Overweeg in de ‘doelenboom’ ook de scores en lasten op te nemen. • Realiseer u dat optimale indicatoren niet bestaan: “Een indicator is een meetbaar fenomeen dat een signalerende functie heeft en een aanwijzing geeft over de mate van kwaliteit.”

Voornaamste belemmeringen prestatiemanagement (genoemd vanuit de ambtelijke organisatie bij gemeenten – zie Budding en Griep, 2010). Belemmeringen

Percentage

1. Definitieproblemen

55,7%

2. Meetproblemen

29,6%

3. Onvoldoende medewerking midden management

29,4%

4. Beperkingen informatiesysteem

19,8%

5. Te tijdrovend

19,8%

6. Te lage prioriteit ambtelijke top

19,7%

7. Te lage prioriteit politiek

16,4%

8. Onvoldoende training medewerkers

5,5%

9. Onvoldoende middelen vernieuwing

3,2%

19

Vragen en opmerkingen…. g.budding@vu.nl

20