20201165259 1 Verlenging contracten groot onderhoud en Ingenieursdiensten

Informatienota

Onderwerp Verlenging en jaarlijkse evaluatie contracten groot onderhoud en Ingenieursdiensten Nummer 2020/1165259 Portefeuillehouder Rog, M. Programma/beleidsveld 5.1 Openbare ruimte en mobiliteit Afdeling PCM Auteur Koning, R. Telefoonnummer 023-5113372 Email rkoning@haarlem.nl Kernboodschap Het contract groot onderhoud met vier aannemers en het contract met twee ingenieursbureaus voor de ingenieursdiensten wordt verlengd van 17 mei 2021 tot 17 mei 2022. De gemeente is op hoofdlijnen tevreden over de geleverde prestaties en dienstverlening van de partners. In de afgelopen periode zijn verbeterstappen gerealiseerd. Dit is de eerste- en tevens laatste verlengingsoptie. in 2021 wordt gestart met de aanbesteding van nieuwe groot onderhoudscontracten en ingenieursdiensten voor 2023 e.v. Voor de verlenging is geen bestuurlijk besluit nodig.

Behandelvoorstel voor commissie

Relevante eerdere besluiten

Besluit College d.d. 19 januari 2021

Deze nota gaat ook in op de uitkomsten van de project-evaluaties en-monitoren, projectaudits en uitgevoerde evaluaties op het onderdeel communicatie met omwonenden en stakeholders bij een aantal projecten. Deze vormen de basis voor de verlenging. Het college stuurt de informatienota ter kennisname naar de commissie beheer. De commissie beheer heeft 12 december 2019 de vorige Evaluatie projecten Groot Onderhoud ter kennisname toegestuurd gekregen. In deze evaluatie is toegezegd dat over een jaar opnieuw een evaluatie aan de commissie zal worden voorgelegd. Met deze nota wordt hier gevolg aan gegeven. -Evalueren projecten groot onderhoud in het kader van de regisserende gemeente besproken in de commissie beheer van 16 november 2017 -Evaluatie projecten Groot Onderhoud besproken in de commissie beheer van 13 december 2018 -Evaluatie projecten Groot Onderhoud besproken in de commissie van 12 december 2019 1. Het college stelt de informatienota aan de commissie vast. de secretaris,

Kenmerk: 2020/1165259

de burgemeester,

1/10

1.Inleiding Op 17 mei 2017 zijn vier raamcontracten groot onderhoud (ROGO) en twee raamcontracten ingenieursdiensten (SOPI) van start gegaan. Met deze contracten zijn de werkzaamheden met betrekking tot groot onderhoud in de openbare ruimte in contracten aanbesteed. In 2021 kan éénmalig voor een periode van 1 jaar worden verlengd tot 17 mei 2022. Het is van belang om minimaal twee maanden voor de verlengingsdatum een besluit te nemen over de verlenging. Voor de verlenging is geen bestuurlijk besluit nodig. Op 13 december 2018 en op 12 december 2019 is een evaluatie aan de commissie over het functioneren van de raamcontractpartners aan de commissie voorgelegd. Deze nota bevat de derde evaluatie. De samenwerking met de raamcontractpartners is gestart in mei 2017. De raamcontracten beogen kort samengevat:  Efficiency groot onderhoud;  Vaste partners die de stad en de werkwijze van de gemeente kennen;  Meer innovatie en technische kennis, ook op het gebied van verduurzaming. Inmiddels zijn we ruim 3 jaar verder en zijn diverse projecten volledig met onze vaste partners doorlopen. Dat betekent dat er nu naast een aantal nieuwe tussentijdse evaluaties ook meer eindevaluaties beschikbaar komen. Daarnaast is net als vorig jaar bij enkele projecten ook de communicatie met omwonenden geëvalueerd wat nuttige informatie heeft opgeleverd.

Ten slotte wordt ook een onafhankelijke toets op projectniveau uitgevoerd door het externe auditbureau dat hiervoor is gecontracteerd. In deze nota worden de belangrijkste conclusies en gevolgen naar aanleiding van deze monitoren en evaluaties gepresenteerd. Vorig jaar is reeds aangegeven dat de contractvorm zoals Haarlem deze nu kent is opgenomen in het overzicht van Europese “best practices” voor innovatieve en duurzame publieke aanbesteding. Inmiddels is de “best practice” omgezet in een prijs. Met de aanbesteding van de huidige raamcontracten voor grond, weg en waterbouw heeft de gemeente Haarlem de prestigieuze Procura+ Award 2020 gewonnen. De Procura+ Awards worden uitgereikt aan de meest innovatieve en duurzame aanbestedingen in Europa. De gemeente Haarlem werd uit vele inzendingen gekozen. Vanzelfsprekend is dit een beoordeling op de contractvorm en niet op de werking van het contract maar het is wel een steun in de rug als het gaat om de contractvorm waar Haarlem voor heeft gekozen. 2. Kernboodschap De contracten voor groot onderhoud met vier aannemers en twee ingenieursbureaus worden verlengd van 17 mei 2021 tot 17 mei 2022. De gemeente is op hoofdlijnen tevreden over de geleverde prestaties en dienstverlening van de partners. Dit is de eerste en ook laatste verlengingsoptie.

In 2021 wordt gestart met de aanbesteding van nieuwe groot onderhoudscontracten en ingenieursdiensten zodat eind 2022 weer nieuwe contracten kunnen worden afgesloten.

Kenmerk: 2020/1165259

2/10

Deze nota gaat tevens in op de uitkomsten van de projectevaluaties, -monitoren, -audits en uitgevoerde evaluaties op het onderdeel communicatie met omwonenden en stakeholders bij een aantal projecten. Deze vormen de basis voor de verlenging. Conclusies vanuit de evaluaties na ruim drie jaar: 1. Kwaliteit: De aannemers leveren over het algemeen goede kwaliteit, waar de ingenieursbureaus aanvankelijk wat afwachtend en te weinig planmatig waren zijn daar nu verbeteringen zichtbaar. 2. Kosten: Projecten worden over het algemeen voor een marktconforme prijs gerealiseerd. Voor het bereiken van meer efficiency is een stabielere projectenstroom nodig. 3. Tijd: een andere wijze van contractvorming en aanbesteding werkt gunstig voor de planning. Met name de snelle werkwijze met het toedelen aan één van de vaste aannemers ook voor een aantal minder complexe werken boven 1 miljoen heeft daaraan bijgedragen. 4. Organisatie: De eigen organisatie heeft zich aangepast onder meer op het punt van het eenduidiger beleggen van het intern opdrachtgeverschap binnen één afdeling. Programmering en een betere spreiding van de werken over het jaar blijft een aandachtspunt. 5. Doelstelling “samen met de stad”: De uitkomsten van de enquêtes geven ook dit jaar een positief beeld over de wijze waarop burgers zijn betrokken en geïnformeerd. 6.

Doelstelling “Duurzaam en circulair”: Door de ingenieursbureaus en de aannemers is een aantal producten opgeleverd die ingezet worden bij de projecten. Dan gaat het over een duurzaamheidsanalyse per project, een grondstoffenplan en een handreiking voor een materialenpaspoort. Daarnaast zijn in diverse projecten maatregelen rond verduurzaming ingezet, bijvoorbeeld in uitvoeringsmethodiek en materiaalgebruik. 7. Doelstelling “efficiënt en kostenbewust”: Ook in de afgelopen periode hadden de aannemers weinig werk omhanden en is deze doelstelling onvoldoende uit de verf gekomen. In 2021 komen naar verwachting aanzienlijk meer werken in uitvoering. 8. Doelstelling “Omgevings- en publieksgericht handelen: Doordat er veelal met dezelfde omgevingsmanagers wordt gewerkt die de stad goed kennen laten de enquêtes zien dat de resultaten positief zijn. 3. Uitkomsten en gevolgen evaluaties Ad 1 Kwaliteit Over het algemeen leveren de ingenieursbureaus redelijk tot goed werk af. Aandachtspunt blijft een soms wat te reactieve houding en het aanleveren van een adequate planning. Door de vinger aan de pols te houden, elkaar regelmatig te spreken en de ingenieursbureaus “uit te dagen” zijn daar stap voor stap verbeteringen te zien. Concreet betekent het dat bijvoorbeeld opleverdata van producten (als VO en DO) scherper worden gemonitord.

Het is de taak van de gemeente bij aanvang van het project daar scherp op te zijn en heldere afspraken met de partner over te maken. Dit is zowel van belang voor de voortgang van het project als ook voor het moment waarop de aannemer kan starten, die immers ook in zijn planning met een startdatum rekening houdt. Het afgelopen jaar zien we een versnelling in het traject van procesopdracht naar een aanbieding van het ingenieursbureau.

Kenmerk: 2020/1165259

3/10

O.a. door aan de voorkant sneller vast te stellen welke onderzoeken nodig zijn kan de doorlooptijd worden bekort wat natuurlijk ook betekent dat de aannemer sneller aan het werk kan. Voor de aannemers geldt dat deze over het algemeen goede kwaliteit leveren. Aandachtspunt blijft de kwaliteit van het geleverde rioolwerk. Aan adequaat toezicht en goede revisietekeningen wordt dan ook extra aandacht besteed. Met de partners dagelijks onderhoud (de DDO partners) zijn betere afspraken gemaakt over beheer gedurende de looptijd van het project alsmede na afloop van het project. Het blijft belangrijk tijdig rond de tafel te gaan om goede afspraken over te maken over wie waar voor verantwoordelijk is. Daar ligt een actieve rol voor de DDO-partners aangezien zij immers de openbare ruimte weer in beheer gaan nemen. De regisseur openbare ruimte van de gemeente heeft daarbij een belangrijk rol om erop toe te zien dat het gedurende de looptijd van het project maar ook bij de overdracht en daarna goed verloopt. Overall zien we dat het meerjarige contract met dezelfde vaste partners leidt tot verbetering van de samenwerking. De inzet van vaste partners over meerdere jaren werpt zijn vruchten af omdat zij de organisatie, de stad en de politiek steeds beter kennen. We moeten constateren dat met name de aannemers afgelopen jaar duidelijk minder werk hadden.

Veel werk is in voorbereiding maar het duurt lang voordat deze projecten ook daadwerkelijk door de aannemers in uitvoering kunnen worden genomen. Het bieden van meer continuïteit door de gemeente heeft prioriteit en kan ook bijdragen aan het meer inzetten van vaste teams door de partners (zie ook onder “ad 2”) Door het uitblijven van een continue workflow is het voor partners lastig om ook op overkoepelend niveau kostenbesparingen te realiseren. De informatie die de audit op projectniveau tot nu toe heeft opgeleverd geeft aan dat communicatie op raamcontractniveau en op projectniveau goed loopt en over het algemeen als plezierig en constructief wordt ervaren. Partners geven wel aan dat de procesopdracht vanuit de gemeente vaak nog wat te hoog over is. Vandaar aandacht voor eenduidige formulering, heldere scope, kaders en budgetten. Verder blijkt in de praktijk dat er nog niet altijd sprake is van een uniforme werkwijze tussen gemeente en partners. Op zich hoeft dat niet erg te zijn maar dan is het wel belangrijk dat bij de start van het project daar goede afstemming over plaats vindt zodat iedereen weet wat van hem of haar wordt verwacht gedurende het project. Het inmiddels vastgestelde Haarlem Civiel Plan Proces zal overigens bijdragen aan een meer uniforme werkwijze. In overleg met de partners is besproken om afhankelijk van het werk ook andere contractvormen in te zetten.

Dat kan zijn een UAVgc (waar design en construct onderdeel van het contract kan uitmaken) maar ook een bouwteam waarbij de aannemer eerder aan tafel zit en zijn kennis direct kan worden ingezet. Nu er meer met bouwteams wordt gewerkt is de ervaring dat de expertises met betrekking tot bepaalde vakgebieden worden belegd bij die partner die daarvoor het meest capabel is. Daarmee wordt er beter gebruik gemaakt van de ketensamenwerking en dat draagt weer bij aan meer kwaliteit, efficiency en kostenbewustzijn. Aan bovengenoemde aandachtspunten wordt uitgebreid aandacht besteed in de projectgerelateerde overleggen en project overstijgende overleggen.

Kenmerk: 2020/1165259

4/10

In bijlage 1 is meer informatie opgenomen over een aantal projecten. Ad 2 Kosten Door de partners zijn in 2017 businesscases opgesteld die aangeven hoe hun inzet (op basis van een aantal aannames) op termijn rendement voor de gemeente oplevert. Zoals eerder aangegeven starten er minder projecten dan was voorzien. Dat betekent dat er tot nu toe ook minder routine en daarmee minder efficiency kan worden gerealiseerd. De verwachting is dat in 2021 weer werken van enige omvang in uitvoering komen. Voor de vaste partners maar ook voor de gemeente zou het zeer prettig zijn als de projecten meer gelijkmatig over het jaar kunnen worden gepland zodat inzet daarop kan worden afgestemd en er meer met vaste teams kan worden gewerkt. Er is nu nog steeds sprake van piekbelasting en dalbelasting, zowel bij de partners als bij de gemeente. Eén van de gevolgen daarvan is dat de partners personeel elders in het land inzetten. Dat maakt het voor hen lastiger om snel en bovenal efficiënt te werken. Dit is een punt dat door de gemeente zal moeten worden opgelost. Een meer gelijkmatige spreiding van de projecten over het jaar blijft dan ook een belangrijk doel. Aan het eind van de contractperiode (incluis doorloop van de projecten daarna) is de verwachting dat de contractpartners een omzet hebben gedraaid die nog steeds in de buurt komt bij de verwachting die aan het begin is afgegeven.

Dat betekent dat in de tweede helft van de contractperiode aanzienlijk meer omzet zal worden gerealiseerd dan de eerste helft. Definitieve conclusies ten aanzien van de kostenefficiency zijn dan ook pas goed te trekken aan het eind van de contractperiode. De contracten zouden ook besparingen op de VAT/VTU (de interne gemeentelijke kosten en kosten voor ingenieursbureaus) moeten opleveren. Voor zover nu te achterhalen valt zijn deze kosten in de afgelopen periode niet gestegen maar is het nog te vroeg om nu al te kunnen vaststellen of het ook daadwerkelijk besparingen oplevert. Dergelijke conclusies zijn sowieso lastig te trekken, aangezien VAT/VTU kosten ook worden beïnvloed door interne en externe invloeden, zoals veranderingen in de organisatie, Corona en politieke ontwikkelingen. Vanwege Corona heeft participatie en inspraak veelal op een andere wijze plaatsgevonden met soms vertraging als gevolg. Aan de hand van het oordeel van kostendeskundigen van de gemeente en ingenieursbureaus worden prijzen als reëel en marktconform beschouwd. Daarnaast is er sprake van andere, niet direct in euro’s, uit te drukken effecten zoals toegenomen kennis van de stad bij de partners, goede communicatie met bewoners, het ontzorgen van de gemeentelijke organisatie en betrouwbaarheid van levering vanuit de partners.

In gezamenlijk overleg tussen alle partijen is in de loop van het contract een aantal kostenbesparingen gedaan. Zo is onder anderen de overlegstructuur afgeschaald en is een aantal product-/procesbladen, welke geen waarde toevoegen, geschrapt om daarmee de administratieve last te beperken. Overigens heeft Haarlem er destijds voor gekozen het criterium kwaliteit in de aanbieding van de aannemer zwaar te laten wegen en minder zwaar de prijs. Dit is in de bouwwereld inmiddels vrij gebruikelijk. De ervaringen met laagste prijsaanbiedingen zijn immers niet onverdeeld gunstig. Het leidt tot veel discussie over meerwerk achteraf met in veel gevallen als resultaat dat het uiteindelijke werk een stuk duurder uitvalt. Kenmerk: 2020/1165259

5/10

Ad 3 Tijd Zoals in de vorige evaluatie al is aangegeven is ervoor gekozen de 1 op 1 grens tot 1 miljoen voorlopig los te laten en de snelle werkwijze met toedelen aan één van de vaste aannemers ook voor een aantal minder complexe werken boven 1 miljoen toe te passen. De borging op kosten zit in een goede kostenraming van het project door gemeente en ingenieursbureau, eventueel nog te toetsen door een andere aannemer of een second opinion. Een bijkomend voordeel van deze werkwijze is dat de aannemers eerder in het proces betrokken kunnen worden bijvoorbeeld door met een bouwteam te werken. Dat levert efficiencyvoordeel op en er kan meer kennis en innovatie uit de markt gehaald worden. Afhankelijk van de complexiteit van het project kan overigens nog steeds een minicompetitie worden ingezet zoals is gebeurd bij de Amerikaweg en Houtplein. Ad 4 Organisatie Al eerder is aangegeven dat de ongelijkmatige programmering van de werken in de openbare ruimte met zich meebrengt dat het lastig is tijdig capaciteit vanuit de beleidsafdelingen van de gemeente te leveren. Een grote uitdaging blijft daarom voor de gemeente om de hoeveelheid projecten gelijkmatiger te spreiden over het jaar waarmee zowel onze partners maar ook de organisatie zelf de capaciteit beter kan plannen over het jaar.

Daarnaast heeft Corona en de daaruit voortkomende andere (digitale) manier van werken het nodige van de organisatie gevergd en daarmee ook van de samenwerking met de partners. Digitaal met elkaar overleggen over de projecten (met tekeningen, bestekken e.d.) is nu eenmaal anders dan wanneer je met elkaar aan dezelfde tafel zit. Dat vergt tijd en een andere manier van werken. Dat geldt ook voor de wijze waarop de participatie met de stad plaatsvindt. Binnen de gemeente is al geruime tijd een intern evaluatieoverleg actief waar ervaringen (“best practices”) uit de verschillende procesteams worden gedeeld en kunnen worden gebruikt bij nieuwe projecten. De ervaring leert dat de vaste partners de samenwerking heel belangrijk vinden en graag meedenken hoe het beter kan. Door een extern auditbureau worden audits gedaan op de vaste partners. In de eerste periode zijn zowel het kwaliteitssysteem als het communicatieproces getoetst. Daar zijn geen zwaarwegende bevindingen uit naar voren gekomen. Zoals al eerder aangegeven komt de focus nu te liggen op de wat zachtere elementen om de samenwerking verder te verbeteren en daarmee ook daadwerkelijke resultaten binnen het project. Daarbij wordt zowel naar het functioneren van de partners als de gemeente gekeken.

Waar de audit aanvankelijk vooral was gericht op de inrichting en het goed doorlopen van de processen is er nu vooral aandacht voor de daadwerkelijk resultaten i.p.v. de processen. Het vergroten van de kennis in de organisatie krijgt aandacht. Kennisdeling wordt standaard meegenomen in afdelings- en teamoverleggen.

Kenmerk: 2020/1165259

6/10

Ad 5 “Samen met de stad” De gemeenteraad heeft bij het afsluiten van de contracten gevraagd om het perspectief van de belanghebbenden bij een aantal projecten ook te evalueren. Afgelopen jaar zijn de projecten Spaarnekade, Houtplein en de kruisingen op het traject van de HOV Noord geëvalueerd. De belangrijkste bevindingen uit deze evaluatie zijn hieronder weergegeven. Bijna alle inwoners tijdig op de hoogte van werkzaamheden Nagenoeg alle inwoners waren op tijd op de hoogte van de werkzaamheden in hun straat. Slechts één op de tien inwoners vond dat hij of zij niet tijdig op de hoogte was gesteld. Dit is vergelijkbaar met de resultaten in 2019. Inwoners vooral op de hoogte van de werkzaamheden door borden langs de weg Borden langs de weg hebben de inwoners het meest op de hoogte gesteld van de werkzaamheden. Daarnaast hebben inwoners meestal informatie ontvangen door middel van een brief en via de website van de gemeente Haarlem. In mindere mate hebben zij informatie over de werkzaamheden gezien op social media van de gemeente, via advertenties in kranten/tijdschriften of op lokale websites. Inwoners zijn overwegend tevreden met de communicatie rondom werkzaamheden Inwoners van de gemeente Haarlem zijn tevreden met de communicatie rondom de werkzaamheden.

Bijna acht op de tien Haarlemmers vindt het taalgebruik begrijpelijk en zeven op de tien inwoners vindt de informatie duidelijk. Ook was alle informatie die zij nodig hadden goed te vinden. Hoewel meer dan de helft vindt dat het gemakkelijk was om aan informatie rondom de werkzaamheden te komen, vindt één op de zes inwoners dit niet gemakkelijk. Haarlemmers weten niet of de werkzaamheden volgens planning zijn afgerond De meeste Haarlemmers weten niet of de werkzaamheden volgens planning zijn afgerond. Een kwart denkt van wel, een even grote groep denkt van niet. Meer dan de helft wist waar ze met eventuele vragen moesten zijn Ruim zes op de tien Haarlemmers wist waar ze met eventuele vragen over de werkzaamheden moesten zijn. Een kleine groep (10%) heeft daadwerkelijk contact gezocht. Ten opzichte van 2019 zien we een kleine stijging van inwoners die niet wisten waar ze met vragen moesten zijn (41% in 2020 – 31% in 2019). Ook is er een daling te zien in het aandeel inwoners dat contact zocht (10% in 2020 – 17% in 2019). Over het contact en de reactie op hun vragen zijn inwoners met name tevreden over de snelheid waarmee gereageerd werd (62% tevreden). Over de volledigheid van de reactie zijn inwoners iets minder te spreken – meer dan de helft is hier (zeer) ontevreden over.

Dit bleek vooral bij het Houtplein, een project in voorbereiding waarbij het participatie en inspraakproces is geëvalueerd.

Kenmerk: 2020/1165259

7/10

Een verklaring voor deze score kan zijn dat niet alle wensen kunnen worden ingewilligd. Daarnaast is de doorlooptijd van dit project vanwege allerlei omstandigheden lang wat ook niet bijdraagt aan een positieve reactie van de geënquêteerden. Weinig last ondervonden van de werkzaamheden Omwonenden hebben weinig ‘last’ gehad van de werkzaamheden: ze konden hun huisvuil goed kwijt, hun woning was goed bereikbaar en omleidingen waren goed aangegeven. Bij de straten waarbij het van toepassing is, is de helft tevreden over de bereikbaarheid van voorzieningen zoals winkels en zorgverleners. Een kwart is daarentegen ontevreden over de bereikbaarheid van die voorzieningen. Ongeveer de helft van de mensen is tevreden over het kwijt kunnen van hun auto, ook hier is een kwart van de inwoners ontevreden. Voor bijna één op de vijf is dit laatste punt echter niet van toepassing of heeft er geen uitgesproken mening over. Helft van de inwoners heeft verbeterpunten voor volgende projecten Iets meer dan de helft van de inwoners heeft verbeterpunten voor volgende projecten. Dit percentage is vrijwel gelijk ten opzichte van vorig jaar.

Verbeterpunten die dit jaar vaak genoemd worden zijn: • Betere omleidingen/duidelijke bewegwijzering bij omleidingen; • Meer aandacht voor (tijdige) communicatie bij werkzaamheden in avond/nacht; • Stevigere controle op verkeers- en snelheidsovertredingen tijdens werkzaamheden; • Blijven communiceren (bij elke nieuwe fase van de werkzaamheden of bij vertragingen); • Betere afstemming meerdere projecten/meer combineren van werkzaamheden. In het overleg tussen gemeente en partners zullen deze punten worden besproken en bekeken hoe aan deze verbeterpunten invulling kan worden gegeven. In bijlage 2 is het uitgebreide rapport met alle resultaten per project opgenomen. Ad 6 “Duurzaam en circulair” In de vorige evaluatie is aangegeven dat de eerste resultaten werden geboekt. Een belangrijk punt blijft het benodigde budget om daadwerkelijk duurzame ingrepen in de projecten te doen die vaak meerkosten met zich meebrengen. Door de vaste partners zijn afgelopen jaar de volgende producten opgeleverd: - duurzaamheidsanalyse per project; - grondstoffenplan; - handreiking materialenpaspoort. Daarnaast zijn in diverse projecten maatregelen genomen op het gebied van uitvoering en materiaalgebruik in het kader van duurzaamheid.

Kenmerk: 2020/1165259

8/10

Duurzaamheidsanalyse: In de initiatiefase wordt al gekeken naar kansen, hiervoor worden de Greendeal tool en de omgevingswijzer gebruikt. Adviezen die hieruit voortkomen worden indien mogelijk meegenomen in de uitwerking van het project of besproken met de opdrachtgever. De procesteams kunnen in de definitiefase, ontwerpfase en voorbereidingsfase gebruik maken van de analyse om het project te verduurzamen. Grondstoffenplan: Er is een Grondstoffenplan opgesteld waarbij het volledig proces beschreven is, van initiatief tot beheer van de openbare ruimte. Binnen dat proces komen de volgende zaken aan de orde: materiaalpaspoort, Haarlem Circulair-app, duurzaamheid analyse, grondstoffenbank. Daarbij staat concreet aangegeven op welke wijze de producten moeten worden gebruikt, wanneer en door wie. Handreiking materialenpaspoort: Afgelopen jaar is het materialenpaspoort in het Gegevens Beheer Informatiesysteem (GBI) van de gemeente geplaatst. Het programma van eisen voor het opleverdossier is uitgebreid met een handreiking materialenpaspoort, waardoor partners eenduidig gebruik maken van het materialenpaspoort. Ad 7 “Efficiënt en kostenbewust” Bij het kopje onder ad 2 is al ingegaan op het aspect kostenefficiency. Alle partijen zijn het eens dat de focus meer moet komen te liggen op de projectresultaten en projectsamenwerking en minder op de processen.

Dat laatste speelde met name in de eerste helft van de contractperiode. De ervaringen tot nu toe geven aan dat alle partijen van mening zijn dat er veel processen zijn voorgeschreven in het huidige contract. Ook zijn er veel specifieke processen opgesteld ten behoeve van de kwaliteitsborging. Waar de administratieve last kan worden verminderd zonder op kwaliteit in te boeten gebeurt dat. De wijze van monitoring/verslaglegging over de projecten is nu meer gericht op het resultaat, de samenwerking en de communicatie met omwonenden en stakeholders. De audits zijn nu ook op projectniveau ingericht, meer op de resultaten en de samenwerking en minder op het proces. Ad 8 “Omgevings- en publieksgericht handelen” De ervaringen van het afgelopen jaar laten zien dat zowel de ingenieursbureaus als de aannemers steeds beter laten zien wat er in welke fase nodig was op het gebied van communicatie naar bestuur, politiek en burger. Uit de evaluaties komt dit ook naar voren (zie verder ook onder Ad 5, evaluatie communicatie). Aangezien niet alleen bij de gemeente maar ook bij de partners regelmatig personele wisselingen plaatsvinden heeft de gemeente het afgelopen jaar opnieuw de cursus politieke en omgevingssensitiviteit georganiseerd. Deze blijkt duidelijk in een behoefte te voorzien en wordt door de deelnemers zeer gewaardeerd.

Kenmerk: 2020/1165259

9/10

4. Vervolg Uiterlijk maart 2021 zullen de partners schriftelijk worden geïnformeerd over de voorgenomen verlenging. In 2021 start de gemeente met het voorbereiden van nieuwe (groot)onderhoudscontracten. De commissie Beheer zal worden geïnformeerd over de geplande werkwijze en contractvorm. In 2022 zal de aanbesteding plaatsvinden zodat op 1 januari 2023 de nieuwe overeenkomsten in werking kunnen treden. 5.

Bijlagen

1. 2.

Overzicht aantal projecten Rapportage evaluatie communicatie

Kenmerk: 2020/1165259

10/10