20201119005 2. Bijlage 1 Acties van het Plan van Aanpak Diversiteit & Inclusie

Bijlage 1 Acties van het Plan van Aanpak Diversiteit & Inclusie De acties zijn genummerd in het werkdocument van het Actieplan. Voor de volledigheid wordt deze nummering aangehouden in dit overzicht. Het actieplan overzicht is een levend document en wordt regelmatig geüpdatet of aangevuld met informatie of nieuwe acties. In deze bijlage worden de acties genoemd die nog niet zijn afgerond, een continu karakter hebben, of vaker per jaar worden uitgevoerd (terugkerend karakter). De nieuwe acties beginnen met nummer 20. 1. Acties ten aanzien van Werving & selectie 19.1 Neutraliseren van vacatureteksten. Actiehouder is AMS/W&S. Gereed, actie is continu. 19.2

De werving en selectie adviseurs attenderen afdelingsmanagers erop dat zij hun selectieteams divers samenstellen wanneer er zich een vacature voordoet. De selectieteams worden geregistreerd in het systeem van W&S. Actiehouder is AMS/W&S. Gereed, actie is continu.

19.3

Diversiteit is uitgangspunt bij de inhuur van flexibele arbeidskrachten. Bij nieuwe aanbesteding wordt het onderwerp Diversiteit & Inclusie nog meer belicht. Actiehouder is team Inkoop i.s.m. diversiteitsfunctionaris. Gereed, actie is repeterend.

19.4

Externe communicatie vertegenwoordigd diversiteit, zowel binnen de arbeidsmarktcommunicatie, als de externe communicatie van de gemeente. Actiehouder is Afdeling Bestuur & Communicatie i.s.m. diversiteitsfunctionaris. Gereed, actie is continu.

19.5

D&I opnemen in het introductieprogramma van de gemeente. Op dit moment is gemeente Haarlem in gesprek met de aanbieder “Met andere ogen” om trainingen standaard aan te bieden aan nieuwe medewerkers. Actiehouder is team Leren & Ontwikkelen i.s.m. diversiteitsfunctionaris. Inzet vanaf december 2020. Gereed, actie is repeterend.

19.6

Afnemen verwonderinterviews. Actiehouder is team Leren & ontwikkelen i.s.m. diversiteitsfunctionaris. Niet gereed, actie is repeterend.

19.7

Opnemen D&I in introductieboek. Gereed, actie is continu.

Kenmerk: 2020/0062578

1/5

19.8

Vergroten en versterken samenwerking met Hogescholen, universiteit en andere opleidingen. Actiehouder is AMS/W&S. Gereed, actie is continu.

2. Acties ten aanzien van Behouden & includeren 19.9 D&I integreren in leiderschapstrainingen van leerlijn Leiderschap. Gereed, actie was eenmalig 19.10 Specifieke D&I-trainingen aankopen voor afdelingsmanagers en hun MT’s. Masterclass voor leidinggevenden start december 2020 digitaal. Gereed, actie is repeterend. 19.11 Trainingen aanbieden voor HRM en ambassadeurs D&I. Alle ambassadeurs zijn getraind in juni/juli 2020. In 2021 wordt een speciale D&I-dag georganiseerd voor alle medewerkers van HRM. Actiehouder is diversiteitsfunctionaris i.s.m. coördinator Leren & Ontwikkelen. Gereed, actie is repeterend. 19.12 Implementeren D&I-haakje bij de leerlijnen die aangeboden wordt door gemeente Haarlem t.b.v. de ontwikkeling van medewerkers. Actiehouder is coördinator Leren & Ontwikkelen i.s.m. diversiteitsfunctionaris. Niet gereed, actie is repeterend, actie is in gang gezet. 19.13 Vervolg Aanpassen gemeentegebouwen. Vooral gericht op medewerkers met fysieke beperkingen. N.a.v. een scan in 2018 zijn er al enkele aanpassingen gedaan. Er is door de afdeling Vastgoed budget aangevraagd in de kadernota voor dit doeleinde, echter niet toegekend. Budget wordt nu gevonden in de onderhoudssystematiek van afdeling Vastgoed. Actiehouder is Afdeling Vastgoed i.s.m. Coördinator Toegankelijkheid. Niet gereed, actie is continu, actie is in gang gezet.

19.14 Ontwikkeling exit monitoring digitale tool. Doelstelling is het achterhalen van vertrekredenen van werknemers, en dan met name de ongewenste vertrekkers. Hierbij wordt ook gevraagd naar D&I-gerelateerde vertrekredenen. Actiehouder is AMS i.s.m. diversiteitsfunctionaris. Gereed, actie is repeterend. 3. Acties ten aanzien van continue aandacht 19.15 Lenteschool 2019 met D&I als thema. Gereed, actie was eenmalig 19.16 Aandacht voor D&I tijdens Diversity Day. Op 6 oktober is een digitale bijeenkomst georganiseerd voor alle medewerkers. Actiehouder is diversiteitsfunctionaris. Gereed, actie is repeterend.

Kenmerk: 2020/0062578

2/5

19.17 Organiseren jaarlijkse D&I-dag. Deze dag viel samen met Diversity Day en de Week van de Toegankelijkheid. Gereed, actie is repeterend. 19.18 D&I als onderwerp Managementforum. Wegens COVID-19 is er geen Managementforum gehouden. Deze staat wel weer op de planning voor 2021. Actiehouder is coördinator Leren & Ontwikkelen i.s.m. diversiteitsfunctionaris. Gereed, actie is repeterend. 19.19 Instellen ambtelijke en bestuurlijke ambassadeur. Doelstelling is het tonen van commitment vanuit de top en de bewustwording rondom dit onderwerp te vergroten. Actiehouder is diversiteitsfunctionaris. Gereed, actie is continu. 19.20 Werven van D&I-ambassadeurs. Er zijn in totaal 36 ambassadeurs geworven in 2020. Zij zijn getraind en worden betrokken bij D&I-evenementen, communicatie uitingen en hebben onderling via Teams contact. Actiehouder is diversiteitsfunctionaris. Gereed, actie is continu. 19.21 D&I met regelmaat op de agenda van de directie en afdelingsmanagers. Gereed, actie is continu. 19.22 D&I op agenda afdelingsmanagers. Doelstelling is leidinggevenden ervan bewust maken dat leiderschap een belangrijke factor is bij de bewustwording rondom D&I. Er ligt hier een belangrijke verantwoordelijkheid voor de directie (19.21) om dit blijvend aan te jagen. Actiehouder is Afdelingsmanagers, directie en diversiteitsfunctionaris. Gereed, actie is continu.

19.23 Aandacht voor D&I op Insite+, ter vergroting van de bewustwording over het onderwerp. Er is een pagina gemaakt voor D&I. Actiehouder is diversiteitsfunctionaris. Gereed, actie is continu. 19.24 Onderhouden contacten met andere organisaties en gemeenten. Gemeente Haarlem is onder ander onderdeel van het G4+ overleg D&I. Daarnaast nog contact met gemeenten Haarlemmermeer en Zaanstad en de Provincie Noord-Holland. Doelstelling is kennis en informatie delen en best practices onderzoeken. Actiehouder is diversiteitsfunctionaris. Gereed, actie is continu. 19.25 Aanvullend advies op het PvA. Gereed, actie was eenmalig.

Kenmerk: 2020/0062578

3/5

19.26 Uitvoeren diversiteit en inclusiescan door Nederlandse Inclusiviteitsmonitoor (NIM) o.l.v. Universiteit Utrecht. Wanneer het onderzoek in 2021 herhaald wordt, kunnen de effecten van het PvA beter in kaart worden gebracht. Actiehouder is diversiteitsfunctionaris. Gereed, actie is repeterend. 19.27 D&I opnemen in de organisatievisie. De huidige organisatievisie dateert uit 2015. Daarin is het onderwerp diversiteit & inclusie nog niet opgenomen. We willen ook in onze missie en visie duidelijk uitstralen dat we dit als organisatie een belangrijk thema vinden, verwachting nieuwe visie: 2021. Actiehouder is Directie i.s.m. HRM. Niet gereed, actie is eenmalig. 19.28 Aandacht voor verschillende culturele feestdagen anders dan Christelijke feestdagen op Insite+. Doelstelling is bekendheid genereren voor verschillende culturele achtergronden in de maatschappij. Actiehouder is diversiteitsfunctionaris. Gereed, actie is repeterend. 19.29 Tekenen Manifest Iedereen doet mee! Ondertekening heeft digitaal plaats gevonden wegens COVID-19. Gereed, actie was eenmalig. 19.30 Aanhaken bij Coördinator Toegankelijkheid – maandelijks op lijnen welke acties er namens Toegankelijke stad worden uitgevoerd en waar D&I bij kan aanhaken of ondersteunen. Actiehouder is diversiteitsfunctionaris. Gereed, actie is repeterend.

19.31 Doorlichten regelgeving/interne richtlijnen uit het Personeelshandboek 2020 die inclusiviteit in de weg staan. Doelstelling is onder andere om te onderzoeken of christelijke feestdagen kunnen worden ‘uitgeruild’ voor andere culturele feestdagen. Dit wordt in 2020 onderzocht o.b.v. best practices bij andere gemeenten. Actiehouder is diversiteitsfunctionaris. Niet gereed, actie is eenmalig. 19.32 Instellen programmagroep D&I, bestaande uit diversiteitsfunctionarissen, ambassadeurs en andere stakeholders, zoals Bestuur & Communicatie, OR en een aantal HRM functionarissen (L&O, W&S, HR-adviseurs). Doestelling is het bespreken van mogelijke samenwerkingsverbanden, informatie-uitwisseling en vergroten van het bereik. Actiehouder is diversiteitsfunctionaris. Niet gereed, actie is repeterend. 19.33 Communicatiestrategie en communicatie/activiteiten jaarkalender D&I 2020. Actiehouder is diversiteitsfunctionaris i.s.m. Afdeling Bestuur & Communicatie. Is uitgesteld naar 2021. Niet gereed, actie is repeterend.

Kenmerk: 2020/0062578

4/5

19.34 Deelnemen aan G4+ (Amsterdam, Den Haag, Rotterdam, Utrecht, Eindhoven en Haarlem) D&I-overleg van gemeenten. Actiehouder is diversiteitsfunctionaris. Gereed, actie is repeterend. 19.35 Ondersteunen initiatieven vanuit de organisatie in het kader van Diversiteit & Inclusie. De diversiteitsfunctionarissen ondersteunen waar mogelijk initiatieven uit de organisatie met capaciteit/middelen. Actiehouder is diversiteitsfunctionaris. Gereed, actie is continu.

4. Nieuwe geïdentificeerde Acties 2020 De actielijst van het PvA D&I is een levend document en wordt eventueel aangevuld met nieuwe acties, naar aanleiding van nieuwe ideeën en of best practices. In 2020 zijn er 3 acties geïdentificeerd. Zij worden hieronder kort toegelicht: 20.1

Communiceren uitkomsten D&I-onderzoek NIM. Communicatie heeft plaatsgevonden middels email van gemeentesecretaris aan alle afdelingsmanagers en via Insite+ aan alle medewerkers. Gereed, actie is repeterend.

20.2

Organiseren bijeenkomst afdelingsmanagers en ambassadeurs D&I voor bespreken uitkomsten onderzoek. Actiehouder is diversiteitsfunctionaris i.s.m. ambassadeurs D&I en communicatie. Wegens COVID-19 uitgesteld tot 2021. De voorkeur ging uit naar een fysieke ontmoeting, echter dit was wegens COVID niet haalbaar. Planning is om in 2021 bijeen te komen, eventueel digitaal. Niet gereed, actie is eenmalig.

20.3

Bekend stellen ambassadeurs D&I via Insite+, om bekendheid ambassadeurs te vergroten onder medewerkers. Actiehouder is diversiteitsfunctionaris. Niet gereed, actie continu, actie in gang gezet.

20.4

Ambassadeurs D&I deel laten nemen in selectiecommissie ten einde het selecteren van divers talent te versterken. Hiervoor worden speciale trainingen georganiseerd voor de ambassadeurs en afdelingsmanagers in 2021. Actiehouder is diversiteitsfunctionaris. Niet gereed, actie repeterend, actie in gang gezet.

Kenmerk: 2020/0062578

5/5