20201112865 Voortgangsrapportage Ontwikkeling wachttijden Wmo-aanvragen november 2020

Raadsinformatiebrief

Onderwerp Voortgangsrapportage Ontwikkeling wachttijden Wmo-aanvragen november 2020 Nummer 2020/1112865 Datum college 24 november 2020 Portefeuillehouder Meijs, M.-Th. Programma/beleidsveld 2.1 Voorzieningen volwassen Afdeling MO Auteur M. Tijl Telefoonnummer 023-5114473 Email mtijl@haarlem.nl Bestemd voor: Het college stuurt deze raadsinformatiebrief ter kennisname naar de commissie Samenleving. Bijlagen

-

Hierbij ontvangt u de periodieke rapportage over de ontwikkeling van de wachttijden voor Wmo-aanvragen. Wij informeren u met deze brief over de ontwikkeling van de wachttijden, de in- en uitstroom van nieuwe meldingen en de spoedaanvragen. Ook benoemen wij de maatregelen waarmee wij de komende tijd blijven inzetten op kortere wachttijden. Achtereenvolgens komen in deze brief aan de orde: 1. 2. 3. 4.

De ontwikkeling van de wachttijden De ontwikkeling van de in- en uitstroom van nieuwe meldingen en aanvragen vanaf januari 2019 De ontwikkeling van de spoedaanvragen De maatregelen om de wachttijden terug te dringen

Kenmerk: 2020/1112865

1/8

1. Ontwikkeling van de wachttijden De tabellen hieronder geven per termijn (wachttijd in maanden) het aantal nog niet afgeronde meldingen en aanvragen op het peilmoment 19 november 2020. Overzicht actuele wachttijden MELDINGEN en AANVRAGEN

Termijnen

Wachttijden openstaande MELDINGEN *) (peildatum 19 november 2020) Beschermd Overige Begeleiding wonen voorzieningen

Totaal

< 1 maand

binnen wettelijke termijn

55

37

173

265

tussen 1 en 2 mnd

binnen wettelijke termijn

19

10

21

50

buiten wettelijke termijn

28

10

20

58

tussen 2 en 3 mnd

buiten wettelijke termijn

9

12

23

44

tussen 3 en 4 mnd

buiten wettelijke termijn

4

4

6

14

tussen 4 en 5 mnd

buiten wettelijke termijn

6

6

> 5 maanden Totaal

buiten wettelijke termijn

6 255

7 444

1 116

73

*) De meldingsfase betreft de melding door de inwoner de uitvoering van het onderzoek en het opstellen van het onderzoeksverslag door de gemeente. Deze fase mag maximaal 6 weken duren en wordt afgesloten met het versturen van het onderzoeksverslag naar de inwoner.

Termijnen < 1 maand

Wachttijden openstaande AANVRAGEN **) (peildatum 19 november 2020) Beschermd Overige Begeleiding wonen voorzieningen Totaal 4 67 binnen wettelijke termijn 2 1

buiten wettelijke termijn tussen 1 en 2 mnd

buiten wettelijke termijn

tussen 2 en 3 mnd

buiten wettelijke termijn

1

tussen 3 en 4 mnd

buiten wettelijke termijn

1

> 5 maanden Totaal

buiten wettelijke termijn 2

1 8

73

6

7

4

4

1

2 1

78

1 88

**) De aanvraagfase omvat het door de inwoner ondertekenen, al dan niet na eventuele aanpassing, van het onderzoeksverslag en het terugsturen naar de gemeente. Het door de aanvrager ondertekende en eventueel aangepaste onderzoeksverslag vormt de aanvraag waarop de gemeente vervolgens beschikt. Deze fase mag 2 maximaal weken duren en wordt afgesloten met het beschikken op de aanvraag.

Kenmerk: 2020/1112865

2/8

De onderstaande grafieken laten per termijn (wachttijd en wettelijke termijn) de aantallen nog niet afgeronde meldingen zien. Aantallen openstaande meldingen per termijn (wachttijd in maanden) (maanden december 2019 t/m november 2020)

Openstaande meldingen WMO vergelijking naar termijnen

272276 266 242

271 267 263 265 246 253

188

128 121

128 98

125 118 111 108

817880 79 64 63 53

BINNEN 1 MAAND

44 424744 3235 33234021122222 1413101411923104 8131714 129 6 4 9 2 4 8 6 3 2 7 6 158 6 2 4 8 3 3 4 7 7 7 7

TUSSEN 1 EN 2 MAANDEN

TUSSEN 2 EN 3 MAANDEN

TUSSEN 3 EN 4 MAANDEN

TUSSEN 4 EN 5 MAANDEN

5-dec-19

16-jan-20

13-feb-20

12-mrt-20

9-apr-20

7-mei-20

2-jul-20

30-jul-20

27-aug-20

24-sep-20

22-okt020

19-nov-20

Kenmerk: 2020/1112865

> 5 MAANDEN

4-jun-20

3/8

Totaal aantal openstaande meldingen binnen en totaal aantal meldingen buiten de wettelijke termijn (maanden december 2019 t/m november 2020)

openstaande meldingen WMO binnen en buiten de doorlooptijden

316 312 324 309

322 320 315

306 315

276 218 160 161

150 127 123 99

BINNEN DE WETTELIJKE TERMIJN

129

127 88 88 90

101 74 66 64

BUITEN DE WETTELIJKE TERMIJN

5-dec-19

16-jan-20

13-feb-20

12-mrt-20

9-apr-20

7-mei-20

2-jul-20

30-jul-20

27-aug-20

24-sep-20

22-okt-20

19-nov-20

4-jun-20

In de afgelopen maanden, vanaf augustus, hebben we in eerste instantie helaas weer een stijgende lijn gezien van het aantal dossiers dat buiten de wettelijke termijn viel. Sinds half oktober is deze lijn echter aan het dalen: wekelijks neemt het aantal dossiers dat buiten de wettelijke termijn valt verder af.Op 19 november stonden 444 dossiers open, waarvan 129 buiten de wettelijke termijn. Van deze 129 valt het merendeel (102) in te termijn 6 weken tot 3 maanden. Er zijn op dit moment 27 dossiers met een wachttijd langer dan 3 maanden. In de evaluatie van de procesoptimalisatie zagen we dat een deel van de meldingen snel wordt afgehandeld (binnen 3 weken), maar ook dat een deel van de meldingen – door verschillende oorzaken – nog steeds meer tijd vraagt en daardoor buiten de wettelijke termijn valt. We zien tegelijkertijd dat van die dossiers buiten de wettelijke termijn de meeste binnen 3 maanden zijn afgehandeld, en dat een klein deel (zo’n 25 dossiers) langer dan 3 maanden open staat.

Kenmerk: 2020/1112865

4/8

Oorzaken langere wachttijden Zoals wij eerder hebben aangegeven liggen de oorzaken van het buiten de wettelijke termijn vallen van dossiers deels bij derden. Het gaat dan om complexere dossiers waarbij bijvoorbeeld een medisch advies, een passing van een hulpmiddel of een bouwkundige offerte noodzakelijk is en soms - opeenvolgend - meerdere van deze stappen: over het algemeen een onvermijdelijke oorzaak van een langere wachttijd. Uiteraard volgen we dit goed en is er regelmatig contact met de betreffende partijen en met de betreffende inwoner. Deels ligt de oorzaak van het buiten de wettelijke termijn vallen ook bij onszelf en de beperkingen als gevolg van het corona-virus. Bij de uitvoering van hun werk volgen de casemanagers de richtlijnen van het RIVM. Op dit moment worden er in principe geen huisbezoeken afgelegd, maar wordt het onderzoek na een melding telefonisch gedaan. Een huisbezoek wordt gedaan als dit noodzakelijk is om de indicatie te kunnen stellen. Bij complexere meldingen kost het telefonisch onderzoek vaak meer tijd dan onderzoek via een huisbezoek. Het is lastiger om een indruk te krijgen van de inwoner, om de situatie in te schatten en om in één keer alle informatie te verkrijgen. Er wordt met foto’s en filmpjes gewerkt en andere partijen zoals de zorgaanbieder of ergotherapeut wordt om informatie gevraagd.

Meldingen voor woningaanpassingen hebben soms nog een langere doorlooptijd omdat leveranciers en aannemers ten gevolge van de coronacrisis achterstanden hebben en er langer op een offerte moet worden gewacht.

2. Ontwikkeling van de in- en uitstroom van nieuwe meldingen en aanvragen vanaf januari 2019 In 2018 was het aantal nieuwe meldingen gemiddeld 357 per maand. In 2019 was het aantal nieuwe meldingen gemiddeld 446 per maand: een stijging van 25 % t.o.v. 2018. In 2020 ligt tot nu toe het gemiddelde op 354 per maand. In de eerste 2 maanden van 2020 daalde het aantal nieuwe meldingen naar gemiddeld 421 per maand. In de eerste maanden van de corona-crisis lag het aantal meldingen nog beduidend lager, met gemiddelde 263 per maand (maart – mei). In de periode juni – oktober neemt het aantal meldingen weer toe naar gemiddeld 382 per maand.

Kenmerk: 2020/1112865

5/8

Aantal nieuwe meldingen en aanvragen Wmo (vanaf januari 2019) Aantal meldingen

Aantal aanvragen

gemiddeld 446 per maand

gemiddeld 385 per maand

Januari 2020

458

364

Februari 2020

384

349

Maart 2020

313

313

April 2020

198

239

Mei 2020

277

190

Juni 2020

376

231

Juli 2020

413

283

Augustus 2020

355

255

September 2020

375

306

Oktober 2020

391

279

November 2020 (t/m 18 nov)

234

211

Januari – December 2019

Aantal afgehandelde meldingen en aanvragen Wmo (vanaf januari 2019) Aantal afgehandelde meldingen

Aantal afgehandelde aanvragen

gemiddeld 474 per maand

Gemiddeld 384 per maand

Januari 2020

449

366

Februari 2020

425

362

Maart 2020

408

352

April 2020

296

226

Mei 2020

242

174

Juni 2020

301

256

Juli 2020

364

270

Augustus 2020

308

253

September 2020

365

287

Oktober 2020

362

289

November 2020 (t/m 18 nov)

242

188

Januari – December 2019

Kenmerk: 2020/1112865

6/8

3. Ontwikkeling van de spoedaanvragen Aantal spoedmeldingen per maand

Januari – December 2019 Januari 2020 Februari 2020 Maart 2020 April 2020 Mei 2020 Juni 2020 Juli 2020 Augustus 2020 September 2020 Oktober 2020 November 2020 (t/m 18 nov)

Hulp bij het huishouden gem. 18 per maand 9 10 13 10 7 8 8 13 12 10 6

Ambulante begeleiding gem. 3 per maand 3 5 3 2 1 1 2 6 7 8 3

TOTAAL gem. 21 per maand 12 15 16 12 8 9 10 19 19 18 9

4. Maatregelen om de wachttijden terug te dringen 







We blijven de wachttijden monitoren, agenderen dit maandelijks in werkoverleg van de casemanagers en bespreken de doorlooptijden ook met de individuele casemanagers. We zoeken zo met maatwerk naar optimalisatie in ieders werk. Casemanagers hebben een cursus besluitvaardigheid gevolgd die erop is gericht om hen meer autonoom een afweging te laten maken en besluit te laten nemen, in plaats van extra afstemming met anderen te zoeken voor een check. In de praktijk worden de casemanagers hierop verder gecoacht door de uitvoerend beleidsmedewerkers. We verwachten dat dit de snelheid ten goede gaat komen. We richten onze aandacht extra op meldingen die langer dan 3 maanden open staan. Elke week worden deze dossiers door de uitvoerend beleidsmedewerker besproken met de casemanager. Er wordt dan gekeken naar de oorzaak van de lange doorlooptijd en hoe het dossier zo spoedig mogelijk afgesloten kan worden. Er is regelmatig contact met zowel de externe partijen als de betreffende inwoners. We zagen eerder al dat de Procesoptimalisatie gemiddeld, maar nog niet in alle gevallen, leidt tot kortere doorlooptijden. We gaan in de Procesoptimalisatie door met de verdere implementatie en ontwikkeling van aanpassingen.

De aanpassingen zijn onder meer gericht op het registratiesysteem: dit is nu gebruiksvriendelijker en biedt betere mogelijkheden voor een meer gedetailleerde monitoring en daarmee ook voor sturing.

Kenmerk: 2020/1112865

7/8

5. Vervolg Het gemiddeld aantal meldingen voor Wmo-ondersteuning is in 2020 ten opzichte van 2018 en 2019 afgenomen. Aangezien de coronacrisis nog actueel is, kunnen wij op dit moment niet vaststellen of deze daling uitsluitend samenhangt met de coronacrisis en van tijdelijke aard is of dat er sprake is van een structurele trend. Wel constateren we dat er nog steeds te veel meldingen buiten de wettelijke termijn vallen. Weliswaar een dalend aantal, maar een ontwikkeling die nog steeds onverminderd onze aandacht vraagt en heeft. We blijven de ontwikkeling van de wachttijden goed volgen en blijven maatregelen inzetten om deze verder terug te dringen.

Het college van burgemeester en wethouders, de secretaris,

de burgemeester,

Kenmerk: 2020/1112865

8/8