20201102622 Brief Auditcommissie inzake Management letter Deloitte 2020

Van de Auditcommissie

Aan de gemeenteraad van Haarlem

Ons kenmerk Datum Afdeling Contact Telefoon E-mail

2021/45706 19 januari 2021 Griffie D.Taets van Amerongen-Ingram 023-5113032 dtaets@haarlem.nl

Onderwerp: Advies Auditcommissie ten aanzien van Management letter Deloitte 2020 Gemeente Haarlem

Geachte raadsleden, De leden van de Auditcommissie hebben, conform de verordening Auditcommissie, de Management letter Deloitte 2020 Gemeente Haarlem in haar vergadering van 9 december jl. besproken. Context In het najaar van ieder boekjaar vindt de interim controle door de accountant plaats en deze maakt deel uit van de controle op de jaarrekening. De interim controle is primair gericht op de analyse en evaluatie van de interne-beheersingsomgeving en de daarin opgenomen interne controlemaatregelen. In de management letter wordt door de accountant verslag gedaan van de tussentijdse bevindingen en worden door de accountant aanbevelingen opgenomen naar aanleiding van de interim controle 2020. De management letter wordt in opdracht van het college opgesteld en met hen en de directie besproken. Na vaststelling wordt door het college de management letter begeleid met een informatienota aan de Auditcommissie en daarna aan de commissie Bestuur aangeboden. Terugkoppeling van de bespreking in de Auditcommissie De accountant is op 1 juli jl. begonnen aan zijn werkzaamheden. Door hem is medegedeeld dat door de constructieve samenwerking en efficiënte aanlevering van stukken hij met vertrouwen het jaarrekeningtraject tegemoet ziet. Covid-19 De accountant heeft aangegeven dat Covid 19 zijn sporen zal trekken in de lasten en baten van de gemeente.

Daarvoor zal naar verwachting aanzienlijk meer werk verricht moeten worden om de jaarrekening op te stellen en te controleren. Vooral in het sociaal domein en bij de uitvoering van de Tozo-regeling zijn de extra werkzaamheden omvangrijk. De Tozo-regeling is nieuw en de vraag is of alle informatie die nodig is voor de controle beschikbaar komt. Ondanks de intentie vanuit het Rijk om bureaucratie inzake Covid 19 te beperken, wordt voor de Tozo-regeling toch wel een uitgebreide verantwoording gevraagd. Dit kan gevolgen hebben voor de planning van de jaarrekening. We worden door het college, de organisatie en de accountant tijdig geïnformeerd over de voortgang van het jaarrekeningtraject. Kenmerk: 2021/45706

1/3

Three lines of defence De gemeente heeft de afgelopen jaren veel energie geschonken aan het op orde brengen van de drie defensielinies en het komen tot een logisch stappenplan in de interne controle. De derde linie is al enige tijd goed op orde en de processen zijn goed beschreven. Dat kan niet gezegd worden van de eerste en tweede linie waar in feite de controle zou moeten plaatsvinden. Hierdoor moet de derde lijn nog steeds veel omissies uit de eerste en tweede lijn herstellen. De Auditcommissie vindt het niet goed te praten dat na al die jaren nog steeds niet alle procesbeschrijvingen in de eerste en tweede linie op orde zijn. Door middel van zogenaamde deepdive sessies met de ambtelijke organisatie, directie en afdelingen, worden een of twee processen uitgediept. Hiermee wordt beoogd naar voren te brengen waarom er sprake is van zo veel afhankelijkheid van de derde linie en wat daar dan van te leren valt voor de eerste twee lijnen. Gekozen is voor de processen rond inkoop en aanbesteding, omdat zich daarbij relatief gezien de meeste onrechtmatigheden voordoen. Dat moet leiden tot inzichten en bevindingen die men in meer processen kan aanwenden. De Auditcommissie heeft de accountant gevraagd de bevindingen uit de deep dive sessies niet (alleen) met de betrokken ambtenaren, maar (ook) met de verantwoordelijke directieleden op te nemen.

Dit met als doel dat zij zich bewust worden van het feit dat ze verantwoordelijkheid dragen voor de procesgang rond de eerste en tweede linie. In het kader van de jaarrekeningcontrole zal dit aspect ook worden besproken waardoor er stappen ter verbetering van de eerste en tweede lijn kunnen worden gemaakt. In de accountantsrapportages zal ook nadrukkelijk aandacht aan dit aspect worden besteed. Door de concerncontroller, de heer Jonker, is toegezegd dat hij hierop terug komt zodra het interne onderzoek is afgerond en besproken is met de directie en het college. Hij zal dan ook verslag doen waartoe de gesprekken met de directies hebben geleid. Naar verwachting wordt in april het 213A-onderzoek over dit thema afgerond. IT Audit In het kader van risicomanagement krijgen de IT-beheersingsmaatregelen het eerste jaar veel aandacht in de audit, met name waar het gaat om systemen die voor het uitvoeren van de controle belangrijk zijn. Op dit moment kan de controle niet met voldoende zekerheid steunen op het ITsysteem. Er zijn overigens geen significante afwijkingen vastgesteld en dus kan het vastgestelde controleplan worden aangehouden. Bij de interim controle is vooral gekeken naar algemene ITbeheersmaatregelen.

Als de gemeente werkelijk een goed betrouwbaar systeem wil krijgen, om de systemen up-to-date te houden en/of te krijgen, zal eerst een routekaart of stappenplan moeten worden gemaakt. Daarna moeten er keuzes gemaakt worden qua investeringen in menskracht en middelen. De accountant heeft aangegeven dat veel gemeenten aan die laatste stap niet toekomen. De keuze wordt dan wel gemaakt om even pas op de plaats te maken. De komende jaren zal in Haarlem in ieder geval gewerkt worden aan het stappenplan. Voor de controle is het niet essentieel dat het systeem 100% op orde is. Ook zonder dat kan een accountant zaken controleren, maar zal de accountant meer gegevensgericht controleren. Een systeemgerichte controle , waarbij hij steunt op de kwaliteit van de interne IT-processen is nog niet of niet volledig mogelijk.

2/3

Sociaal domein In het sociaal domein wordt de controle complex door de aanvullende bijdragen in 2020 voor de continuïteit en meerkosten in het kader van Covid 19. Dit vereist actie richting de zorgaanbieders. Dat is niet zozeer nodig om kosten te beheersen, want de gemeenten worden hiervoor gecompenseerd, maar wel om meer inzicht te krijgen in de geldstromen richting de zorgaanbieders. Extra aandachtspunt vanuit de Auditcommissie De Auditcommissie heeft de accountant gevraagd naast het accountantsoordeel over de geldstromen aanvullend te kijken naar de omvang van de begrotingswijzigingen in vergelijking met andere gemeenten. Bij (een deel van) de raad leeft het gevoel dat de gemeente of niet realistisch begroot of dat uitgaven niet binnen de afgesproken kaders worden gehouden en dat er relatief veel begrotingswijzigingen (bijsturingen gedurende het jaar) plaatsvinden. Door een betere beheersbaarheid van de begroting kan de raad ook beter bijsturen. De accountant geeft aan te kijken naar de rechtmatigheid van begrotingswijzigingen en niet naar het aantal of de mate van beheersing. De accountant is bereid te kijken naar het aantal wijzigingen en om welke bedragen het dan gaat. Met betrekking tot de totale financiële omvang van begrotingswijzigingen kan hij wel al melden dat Haarlem wat dat betreft keurig in het midden zit van Nederlandse gemeenten.

Bij uitgaven gaat het in Haarlem om 9% ten opzichte van de primaire begroting en gemiddeld in Nederland bedraagt dit 8%. Bij baten zit Haarlem met 6% ten opzichte van de primaire begroting precies op het landelijk gemiddelde. Dat zegt echter niets over het aantal wijzigingen. Daar zal bij de controle naar gekeken gaan worden. Wij verzoeken de raad kennis te nemen van de opmerkingen en aandachtspunten van de Auditcommissie. Met vriendelijke groet,

Sacha Schneiders-Spoor Voorzitter Auditcommissie

Graag ons kenmerk vermelden bij uw reactie.

Kenmerk: 2021/45706 Telefoonnummer: 14 023 | www.haarlem.nl

3/3