20200991803 4. Bijlage 3. Informatieprotocol deelnemingen

Gelet op artikel 160, eerste en tweede lid en artikel 169, eerste, tweede, derde en vierde lid van de Gemeentewet; De raad en het college van de gemeente Haarlem, ieder voor zover het zijn eigen bevoegdheid betreft; Hebben het volgende protocol voor het informeren van de raad door het college vastgesteld voor de besluitvorming voor het oprichten, beheren of afstoten van deelnemingen1: 1. Het college voorziet de raad van alle informatie die de raad voor de uitoefening van zijn functie nodig heeft aangaande de gemeentelijke deelnemingen zoals vastgelegd in de Nota Verbonden partijen gemeente Haarlem 2021. 2. Het college informeert de raad tijdig nadat het college een beslissing heeft genomen over, dan wel kennis heeft genomen van relevante informatie over de gemeentelijke deelnemingen. In principe wordt de raad in de eerst mogelijke commissievergadering geïnformeerd, tenzij de informatie van die orde is dat deze niet afgewacht kan worden. In dat geval zal de raad door het college bij brief geïnformeerd worden. 3. Het college informeert de raad volledig, rekening houdend met de hoeveelheid informatie en de vertrouwelijkheid daarvan, de verschillende rollen en de verschillende informatiebehoeften van raad en college.

Indien het college de raad informeert over een onderwerp, zal het ook aangeven welke achterliggende stukken (eventueel onder oplegging van geheimhouding) beschikbaar zijn/ter inzage liggen. 4. De raad wordt in ieder geval actief geïnformeerd over gemeentelijke deelnemingen met de paragraaf Verbonden partijen in de jaarrekening en begroting van de gemeente Haarlem. 5. Jaarrekeningen van deelnemingen worden ter kennisname (voorzien van een toelichting) aangeboden aan de raad. 6. De raad wordt actief geïnformeerd over gemeentelijke deelnemingen wanneer een van de volgende criteria van toepassing is: a. met het onderwerp is een aanzienlijk financieel belang gemoeid, dit wil zeggen als er consequenties zijn voor de gemeentelijke begroting, zoals een wijziging in dividendbeleid, of wanneer de continuïteit van de deelneming in het geding komt; b. het onderwerp een groot direct maatschappelijk effect heeft, bijvoorbeeld omdat er veel belanghebbenden zijn; c. het onderwerp in de belangstelling staat van de media; d. het onderwerp juridische of bestuurlijke gevolgen heeft voor de gemeente; e. het onderwerp de integriteit van het bestuur kan aantasten; 7. Wanneer informatie niet verstrekt kan worden aan de raad op grond van strijd met het openbaar belang, zal het college de raad zo ver mogelijk op hoofdlijnen informeren. 8.

Wanneer informatie niet verstrekt kan worden aan de raad op grond van strijd met zakelijke en financiële belangen van de gemeentelijke deelneming, zal het college de raad zo veel mogelijk op hoofdlijnen informeren. 9. Het college legt bij de oprichting van of deelname aan nieuwe deelnemingen en de verzelfstandiging van gemeentelijke diensten de volgende besluiten als volgt aan de raad voor: a. Principebesluit onderzoek naar de haalbaarheid van oprichting/verzelfstandiging met eventueel als bijlagen een plan van aanpak onderzoeksfase en een haalbaarheidsonderzoek (ter instemming van de raad indien dit een verzelfstandiging betreft, in overige gevallen ter kennisname); 1

Onder deelnemingen wordt verstaan: de deelneming van de gemeente in stichtingen, maatschappen, vennootschappen, verenigingen, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen.

b. Voorgenomen besluit tot oprichting/verzelfstandiging met in principe de bijlagen: een businesscase, due diligence onderzoek, positionering- en risicoanalyse en een plan van aanpak voor de uitvoeringsfase, voor wensen en bedenkingen, tenzij vanwege beperkte complexiteit en risico’s deze onderzoeken en analyses niet relevant zijn; c. Specifiek voor verzelfstandigingen een ontvlechtingsdocument (financieel en organisatorisch), sociaal plan, OR-advies en in principe een extern validatieonderzoek met bedrijfseconomische onderbouwing van de ondernemingswaarde (op de businesscase), tenzij vanwege beperkte complexiteit en risico’s een extern validatieonderzoek niet relevant is; d. Definitief besluit oprichting/verzelfstandiging met eventueel als bijlagen een ontwerpbesluit, de statuten, reglement en profielschets van de bestuurders en commissarissen, tenzij vanwege beperkte complexiteit en risico’s deze stukken niet relevant zijn. 10. Het college informeert de raad achteraf over de benoeming van de commissarissen. 11. Het college informeert de raad dan wel vraagt de raad om haar wensen en bedenkingen kenbaar te maken over de voorgenomen liquidatie van een deelneming met eventueel als bijlagen eindrapport onderzoek naar de liquidatie.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders d.d. 1 juni 2021 en in de vergadering van de raad d.d.

Het college van burgemeester en wethouders, de secretaris,

de burgemeester,

mr. C.M. Lenstra

drs. J. Wienen

2