20200431848 Aanwijzen accountant gemeente Haarlem

Raadsstuk

Onderwerp Aanwijzen accountant gemeente Haarlem Nummer Programma/beleidsveld Afdeling Auteur Telefoonnummer Email Kernboodschap

Behandelvoorstel voor commissie Wettelijke grondslag

Relevante eerdere besluiten

2020/431848 6.2 Gemeentelijk bestuur Griffie Taets van Amerongen-Ingram, D.M. 023-5113032 dtaets@haarlem.nl De gemeente Haarlem wil samen met de gemeente Zandvoort op transparante wijze een bewuste keuze maken voor de inhuur van deskundigheid op het gebied van accountantscontrole, de controle van overige financiële verantwoordingen en de daaraan gerelateerde advisering voor vijf boekjaren (2020 tot en met 2024). Het doel van deze Europese aanbesteding is het selecteren van één contractpartij voor het verzorgen van de accountantsdiensten die qua profiel en invulling van de functie past bij de wensen en eisen die de beide opdrachtgevers (gemeenteraden Haarlem en Zandvoort) daaraan stellen. De aanbesteding moet resulteren in twee nieuwe overeenkomsten met het geselecteerde accountantskantoor met ingang van 1 juli 2020. De commissie Bestuur wordt verzocht advies te geven aan de raad over het voorstel van de Auditcommissie en over de wijze van agendering van het raadsstuk in de raadsvergadering. De Auditcommissie adviseert de raad conform artikel 2 van de verordening Auditcommissie over de selectie van de accountant. De raad is op grond van artikel 213 van de Gemeentewet het bevoegde orgaan om een accountant aan te wijzen belast met de controle van de jaarrekening en het daarbij verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen.

Conform de Aanbestedingswet 2012 wordt de opdracht gegund aan de inschrijver met de economisch meest voordelige Inschrijving op basis van de beste prijskwaliteit verhouding. Dit is de inschrijver die voldoet aan de geschiktheidseisen en daarnaast degene die de meeste punten heeft behaald op de nadere criteria. Aanbesteding accountant - vaststellen Programma van Eisen en (weging van) gunningscriteria (2019/523971) Voorstel gezamenlijke Europese aanbesteding accountantsdiensten met Zandvoort (2019/170302) Voorstel samenstelling selectiecommissie aanbesteding accountantsdiensten voor Haarlem en Zandvoort (2019/287658)

Kenmerk: 2020/431848

1/4

Besluit Raad d.d. ………. (wordt ingevuld door de griffie)

De raad der gemeente Haarlem, Gelezen het voorstel van de Auditcommissie dat zij op voordracht van de selectiecommissie thans voorlegt, Besluit: 1. Deloitte Accountants B.V. aan te wijzen als accountant van de gemeente Haarlem voor de boekjaren 2020-2024. 2. De jaarlijkse kosten voor de accountantsdiensten, te weten € 176.600 per jaar te dekken uit programma 7 Algemene dekkingsmiddelen product 7204 Algemene baten en lasten. 3. De selectiecommissie décharge te verlenen voor de door haar ten behoeve van de raden uitgevoerde opdracht en de selectiecommissie formeel te ontbinden. de griffier,

de voorzitter,

1. Aanleiding Aanleiding tot het nemen van dit voorgenomen besluit is het expireren van de overeenkomst voor het leveren van accountantsdiensten door PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. d.d. 1 juli 2020. Er zijn geen verdere opties meer tot verlenging. In maart 2019 heeft de raad op voordracht van de Auditcommissie besloten tot een openbare Europese aanbesteding (2019/170302). In september 2019 heeft hij het programma van eisen en de (weging van) gunningcriteria vastgesteld (2019/523971). De raad heeft in mei van dat jaar ingestemd het advies aan de raad ten aanzien van de selectie van de accountant op te dragen aan de selectiecommissie bestaande uit de voltallige Auditcommissie en een tweetal leden uit de Accountantscommissie van Zandvoort (2019/287658). 2. Voorstel aan de raad De Auditcommissie stelt, op voordracht van de selectiecommissie, de raad voor: 1. Deloitte Accountants B.V. aan te wijzen als accountant van de gemeente Haarlem voor de boekjaren 2020-2024 2. De jaarlijkse kosten voor de accountantsdiensten, te weten € 176.600 per jaar te dekken uit programma 7 Algemene dekkingsmiddelen product 7204 Algemene baten en lasten. 3. De selectiecommissie décharge te verlenen voor de door haar ten behoeve van de raden uitgevoerde opdracht en de selectiecommissie formeel te ontbinden.

Kenmerk: 2020/431848

2/4

3. Beoogd resultaat Het afsluiten van een overeenkomst met het geselecteerde accountantskantoor ten behoeve van: - De controle van de jaarstukken (artikel 197 Gemeentewet); - De controle van overige verantwoordingen; - Werkzaamheden die voortvloeien uit de natuurlijke adviesfunctie; - De bestuurlijke ondersteuning (raad en college).

Overeenkomstig de aanbestedingsleidraad wordt de overeenkomst aangegaan voor vijf boekjaren. De ingangsdatum van de overeenkomst is 1 juli 2020 en heeft een looptijd van vijf jaar. Het betreft de controle van de boekjaren 2020 tot en met 2024. Het in september 2019 door de raad vastgestelde Programma van Eisen is onderdeel van de overeenkomst. Na vijf jaar zal er een evaluatie plaatsvinden. Indien de dienstverlening naar tevredenheid van de gemeente Haarlem geschiedt kan de overeenkomst onder gelijkblijvende voorwaarden drie maal worden verlengd met telkens een periode van één jaar voor de controle van de boekjaren 2025 tot en met 2027. Indien wij van deze optie gebruik willen maken, dienen wij uiterlijk zes maanden voor het verstrijken van de lopende contractperiode Deloitte Accountants B.V. hiervan schriftelijk op de hoogte te stellen. 4. Proces Om tot de selectie van een accountant te komen is er een Europese Openbare aanbesteding uitgevoerd. Een viertal accountantskantoren hebben hierop ingeschreven. Deze inschrijvers zijn door de beoordelingscommissie getoetst aan de hand van criteria zoals opgenomen in het Programma van Eisen. Als eerste is door de selectiecommissie van alle inschrijvers de geschiktheid vastgesteld. Bij één inschrijver is geconstateerd dat deze niet aan alle geschiktheidscriteria voldeed.

Overeenkomstig het gestelde in de aanbestedingsleidraad is deze inschrijving niet voor verdere beoordeling in aanmerking gekomen. De overige inschrijvingen zijn getoetst aan de hand van nadere criteria. Op basis daarvan heeft een beoordeling door de selectiecommissie plaatsgevonden. Alle inschrijvers hebben een presentatie gegeven conform de gunningscriteria. Dit heeft geleid tot een aanvullende beoordeling. Deloitte Accountants B.V. behaalde in de totale beoordeling van de inschrijvingen en de presentaties de hoogste score en kwam daarmee als beste uit de bus. In lijn met de Europese aanbestedingsprocedure zijn de inschrijvende kantoren op 12 februari 2020 schriftelijk op de hoogte gesteld van het voornemen tot gunning aan Deloitte Accountants B.V. Dit heeft in de daaropvolgende termijn niet geleid tot bezwaren van de andere partijen. Dat betekent dat de voorlopige gunning van februari 2020 na de bezwaartermijn van twintig kalenderdagen automatisch is overgegaan tot definitieve gunning. Met Deloitte Accountants B.V. heeft op 9 maart jl.de zogenaamde "verificatievergadering" plaatsgevonden. Daaruit is voor Deloitte Accountants B.V.

Kenmerk: 2020/431848

3/4

als actiepunt voortgevloeid dat zij in samenspraak met de gemeente verder gaat nadenken over hoe Deloitte Accountants B.V. een nadere invulling kan geven aan duurzaam inkopen en Social Return on Investment (SROI, zoals gevraagd in de aanbestedingsleidraad. De raad wordt op 28 mei 2020 gevraagd een besluit te nemen om Deloitte Accountants B.V. aan te wijzen als accountant van de gemeente Haarlem. Derhalve wordt voorgesteld de selectiecommissie décharge te verlenen voor de door haar ten behoeve van de raden uitgevoerde opdracht en de commissie formeel te ontbinden. Het college kan ingevolge artikel 147a van de Gemeentewet wensen en bedenkingen met betrekking tot onderhavig raadsvoorstel ter kennis van de raad brengen. 5. Financiële consequenties Met de accountantsdiensten zal conform de inschrijving van Deloitte Accountants B.V. per jaar een bedrag van € 176.600 zijn gemoeid. Opdrachtgever is de raad. 6. Uitvoering Nadat de raad voorliggend besluit heeft genomen zal het contract met de accountant worden getekend. Het aangaan van overeenkomsten is op grond van de gemeentewet een collegebevoegdheid. Het college sluit dit contract ter uitvoering van onderhavig raadsbesluit. Op grond van artikel 171 lid 1 van de Gemeentewet is de burgemeester bevoegd de overeenkomst met de accountant te ondertekenen.

De ondertekening van de overeenkomst zal plaatsvinden in het bijzijn van de selectiecommissie. De Auditcommissie van de gemeente Haarlem evalueert jaarlijks de controle van de jaarrekening met de accountant en betrekt daar in het bijzonder bij de vraag of de uitvoering van de controle van de jaarrekening overeenkomstig de opdracht heeft plaatsgevonden. Na vijf jaar vindt een eindevaluatie plaats op basis waarvan wordt besloten al dan niet tot verlenging over te gaan.

De Auditcommissie,

de voorzitter,

Sacha Schneiders-Spoor

Kenmerk: 2020/431848

4/4