20200305501 RKC adviesbrief over opvolging aanbeveling Governance Spaarnelanden - Lokaal kader in nota Verbonden Partijen

Rekenkamercommissie

T.a.v. Gemeenteraad Haarlem

Kenmerk Datum Contact Telefoon E-mail

2021/ 268693 12 mei 2021 Irene van den Bosch 023-5114885 ibosch@haarlem.nl

Onderwerp: RKC Adviesbrief over opvolging aanbeveling Governance Spaarnelanden – Lokaal kader in Nota Verbonden Partijen Geachte leden, De door de raad overgenomen aanbevelingen worden door de rekenkamercommissie (RKC) geregistreerd en zodra het college aan de raad hierover een verantwoording aanbiedt, wordt de RKC in de gelegenheid gesteld uw raad hierover te adviseren. De RKC informeert u met deze brief over haar oordeel over de verantwoording over de opvolging van het college van de aanbeveling uit het onderzoek naar de Governance Spaarnelanden van de gemeente Haarlem (2020) die betrekking heeft op de actualisatie van de Nota Verbonden Partijen. Bij de beoordeling van de opvolging worden door de RKC drie oordelen gehanteerd: opgevolgd/gedeeltelijk opgevolgd/niet opgevolgd. Het is aan de raad om vast te stellen of de aanbevelingen voldoende zijn afgedaan. Aanbeveling 2020/ 0305501 Governance Spaarnelanden – Lokaal kader in Nota Verbonden Partijen De RKC geeft het college de opdracht de Nota Verbonden Partijen te actualiseren en daarbij in ieder geval de volgende aandachtspunten mee te nemen: a) De momenten en de wijze waarop de raad wordt geïnformeerd over en invloed kan uitoefenen op de prestatieafspraken en financiële resultaten van overheids N.V.'s. b) De wijze waarop de raad wordt betrokken bij strategische besluiten ten aanzien van overheids N.V.'s.

c) Een steviger positionering van het belang van de opdrachtgever in de governance en explicitering van de wijze waarop opdrachtgevers en aandeelhoudersbelangen onderling worden afgewogen. d) Een kader voor (markt-activiteiten of initiatieven van overheids N.V.’s buiten de initiële opdrachten. e) De borging van tegenkracht in het college, de overheids N.V.’s zelf en de ambtelijke organisatie en de dialoog met de raad.

Graag ons kenmerk vermelden bij uw reactie.

Kenmerk: [Kenmerk]

1/3

Onderdeel a: opgevolgd In opvolging van de aanbeveling heeft het college de momenten en de wijze waarop de raad wordt geïnformeerd op de prestatieafspraken en de financiële resultaten van overheids N.V.’s opgenomen in de Nota Verbonden Partijen. In de Nota is opgenomen dat het college verantwoording aflegt aan de raad, over zowel de uitvoering als over (de relatie met) de verbonden partij. Het protocol over de actieve informatieplicht vormt de leidraad voor de informatievoorziening aan de raad. Ook is aangegeven dat de raad op de hoogte wordt gesteld van financiële resultaten in de vorm van jaarrekeningen en jaarverslagen, voorzien van een toelichting. Daarnaast zal in de programmabegroting en jaarrekening van de gemeente verslag worden gedaan van ontwikkelingen binnen verbonden partijen en van eventuele bijzonderheden en risico’s. De inhoudelijk portefeuillehouder (opdrachtgever) legt daarnaast verantwoording af over de bereikte resultaten ten opzichte van de door de raad vastgestelde doelstellingen. De portefeuillehouder voor verbonden partijen legt aan de raad verantwoording af over het voortbestaan van de partijen en het financieel en bestuurlijk belang dat de gemeente daarin heeft. In de Nota Verbonden Partijen wordt ook ingegaan op de manier waarop de raad invloed uit kan oefenen op de financiële resultaten van overheids N.V.’s.

In de Nota Verbonden Partijen is aangegeven dat als een verbonden partij andere dan de gebruikelijke werkzaamheden zal verrichten (die buiten de door de raad gestelde kaders en beleidsdoelen vallen), de raad wordt geïnformeerd en dat de raad input kan leveren. Ook is aangegeven dat de raad reactie kan geven op financiële kaders en beleidsmatige uitgangspunten van een gemeenschappelijke regeling, met name waar het gaat om de totstandkoming en bestemming van het resultaat. Onderdeel b: opgevolgd In opvolging van de aanbeveling heeft het college de momenten en de wijze waarop de raad wordt betrokken bij strategische besluiten ten aanzien van N.V.’s opgenomen in de Nota Verbonden Partijen. Zo staat in de Nota Verbonden Partijen dat belangrijke beleidswijzigingen van de verbonden partij en strategische besluiten ten aanzien van verbonden partij aan de raad moeten worden voorgelegd voor bespreking en akkoord, voordat de wijziging of het besluit een feit is. Het gaat dan om belangrijke koerswijzigingen op de middellange tot lange termijn, die zijn aangedragen door de verbonden partij zelf of voortvloeien uit wensen van de gemeente(n) zelf. Onderdeel c: opgevolgd In opvolging van de aanbeveling is in de Nota Verbonden Partijen het belang van de opdrachtgever expliciet gemaakt.

In de Nota Verbonden Partijen is opgenomen wat de rol van opdrachtgever inhoudt – zoals het zorg dragen dat de verbonden partijen zich aan de juiste procedures houden. Ook is ingegaan op de instrumenten die vanuit een opdrachtgeversrol kunnen worden ingezet. In de Nota Verbonden Partijen wordt tevens ingegaan op eventueel conflict tussen de rollen van opdrachtgever en aandeelhouder, hetzij oppervlakkig. Onderdeel d: niet opgevolgd

Graag ons kenmerk vermelden bij uw reactie.

Kenmerk: [Kenmerk] Telefoonnummer: 14 023 | www.haarlem.nl

2/3

Het aandachtspunt dat de nieuwe Nota Verbonden Partijen een nieuw kader voor (marktactiviteiten) of initiatieven van overheids N.V.’s buiten de initiële opdrachten bevat, is niet opgevolgd. In de Nota Verbonden partijen staat aangeven: ‘als activiteiten buiten het statutair doel vallen, deze niet worden verricht zonder dat de aandeelhouder goedkeuring heeft gegeven aan een wijziging op dit punt. Over (voorgenomen) politiek gevoelige bedrijfsmatige activiteiten van de verbonden partijen zal het college de raad ten behoeve van de kaderstellende en controlerende rol aangaande verbonden partijen informeren.’ Hierbij is er geen aandacht voor dat, naast goedkeuring van de aandeelhouder, de raad ook betrokken dient te worden bij een statutaire wijziging omdat het een kaderstellende beleidswijziging mogelijk maakt. Onderdeel e: opgevolgd In opvolging van de aanbeveling heeft het college in de Nota Verbonden Partijen expliciet aandacht voor de borging van tegenkracht in het college, de overheids N.V.’s en de ambtelijke organisatie en voor de dialoog met de raad. In de Nota Verbonden Partijen wordt namelijk aangegeven dat tegenkracht en dialoog wordt geborgd doordat bestuurlijk en ambtelijk is ingeregeld dat mogelijke met elkaar conflicterende posities en belangen zoveel mogelijk gescheiden van elkaar zijn belegd en samenkomen doordat zij in het college tegen elkaar worden afgewogen.

Oordeel RKC: gedeeltelijk opgevolgd Naar het oordeel van de rekenkamercommissie is de opdracht om de Nota Verbonden Partijen te actualiseren en daarbij vijf aandachtspunten mee te nemen, gedeeltelijk opgevolgd. Vier aandachtspunten zijn adequaat meegenomen in de nieuwe Nota Verbonden Partijen, maar aan het aandachtspunt om een nieuw kader voor markt-activiteiten op te nemen is niet voldoende tegemoetgekomen. Nogmaals: Het is aan de raad zelf om vast te stellen of de aanbevelingen voldoende zijn afgedaan.

Met vriendelijke groet,

Sacha Schneiders, Voorzitter

Graag ons kenmerk vermelden bij uw reactie.

Kenmerk: [Kenmerk] Telefoonnummer: 14 023 | www.haarlem.nl

3/3