20200179143 2. Bijlage Bevoegdheden van de raad in het civiele planproces
Tekst van het document
Pre-initiatieffase
Vakafdelingen (BBOR/OMB)
DIA / BBOR / OMB: Input
1e Concept procesopdracht
Afstemmen met PCM/ vakafdelingen/financiën/ communicatie inhoud en capaciteit
IPP / MJGP/ SOR
TA: Input
2e Concept procesopdracht
Capaciteitsafstemming
Archiveren en plaatsen in systemen PO
DIA: Verwerken PO in kernregistratie
Procesopdracht = fasedocument
Update MJGP
Bijgestelde scope van procesopdracht uit onderzoeksopdracht
Raad
College
Staf
Aannemer
Ingenieursbureau
Procesteam
Input Interventiekaarten beheer/beleid/gebied
Opdrachtgever
Omgeving
Categorie I: Veel impact
Bijgestelde scope van procesopdracht uit onderzoeksopdracht
Terugkoppeling
X
Categorie I: Veel impact
Initiatieffase
Procesopdracht
Inregelen financieel systeem
Start Gesprek OG/ON (PM/TA)
nee
Verslag Startgesprek
Voorbereidingskrediet vrijgegeven ?
DIA: aanleveren data, afstemmen proces
Akkoord
Vrijgeven vbk
Akkoord
Capaciteits afstemming
projectsessie
Project Start-up
ja
Akkoord
PM: Brede risicosessie incl tact beheer
Subsidie- en onderzoeksscan
PM/verbinder/ CA: stakeholdersanalyse en participatiestrategie
Plan van Aanpak (inclusief IS en risicoanalyse)
OMB: ruimtelijke verkenning
Fase wrap-up
Startnotitie
Advies subsidies en onderzoeken
Aannemer
Ingenieursbureau
Procesteam
Opdrachtgever
Vakafdelingen (BBOR/OMB)
Omgeving
Stakeholders meenemen bij startnotitie
Staf College
Akkoord
Akkoord
Raad
Akkoord op participatiestrategie
Akkoord
Vaststellen
Ter info
Akkoord
Fasedocument
X
Definitiefase
Omgeving
Categorie I: Veel impact
Vakafdelingen (BBOR/OMB)
Ophalen KES bij stakeholders
Procesteam
Opdrachtgever
Toets KES en PvE
Aanpassen scope
Akkoord
Staf College Raad
Capaciteitsafstemming
Voorstel met varianten Fase startup
Aanbesteden of gunnen producten en diensten
Opdrachtbrief / NOK ingenieursbureau
TPvE
Check en input van CA (def PIP)
Toets KES en PvE
ja
nee
Fasedocument
ja Offerte
Project Start-up
Planvoorbereiding start onderzoeken
Communicatieplan en -kalender
concept KES (in- en extern) en PvE
nee
Dilemma’s?
Definitieve KES en PvE incl PvE-schets
Aannemer
Ingenieursbureau
Fasedocument
Afstemmen met stakeholders
ARK: Toets
Bij afwijkingen kaders naar raad, anders routing iom wethouder te bepalen
Akkoord
Afstemming of akkoord
Akkoord
Akkoord
Akkoord indien Afwijking kaders en of financiële gevolgen
Akkoord indien Afwijking kaders en of financiële gevolgen
X
Omgeving
Categorie I: Veel impact ProjectPagina online
Ontwerpfase Advies ARK
Vakafdelingen (BBOR/OMB)
participatie
Ambtelijke vertegenwoordiging bij complexe kaders
Ambtelijke vertegenwoordiging PM
Fase startup Fasedocument
Scope en budgettaire dilemma’s uit participatie
ja
Akkoord
PM: Annotatie
Toets VO
PM: Annotatie en stukken college
Aannemer
Annotatie en stukken voor vaststelling DO
Fase Wrapup
Informatieavond
Verwerken inspraak reacties in nota en DO
Concept DO
Opdracht
Staf
Optioneel: inzet aannemer
Inschrijving
Akkoord
Akkoord
Akkoord
Akkoord
Instemmen en vrijgeven voor inspraak
Akkoord met DO
Ter informatie
Akkoord met uitvoeringskrediet
Toets inschrijving en selectie College
Minicompetitie of 1-op-1 uitvraag voor bouwteam of UAV-gc
Fasedocument
Online Publicatie DO
Informatieavond
Bij grote wijzigingen optie 1
Raad
Procesteam Ingenieursbureau
Toets concept DO
Publicatie VO
Capaciteitsafstemming
Bij grote wijzigingen optie 2
VO
Aannemer
Akkoord
Akkoord
nee
Participatiebijeenkomst(en)
Advies ARK
BBOR/ OMB: toets DO DIA: verwerken scope, Aanleveren gegevens
BBOR/ OMB: toets VO
Akkoord
Ingenieursbureau
Procesteam
Opdrachtgever
Input annotatie
Inspraak reacties
Akkoord indien Afwijking kaders en of financiële gevolgen
Bij afwijkingen kaders naar raad, anders routing iom wethouder te bepalen
Updaten MJGP
X
Voorbereidingsfase
Vakafdelingen (BBOR/OMB)
Omgeving
Categorie I: Veel impact
Toets UO en contract
Opdrachtgever
DIA: verwerken bestek
Procesteam
Akkoord
Toets UO en contract
Fase startup
In geval van bouwteam
Toets inschrijving en selectie
UO Onderzoeken Vergunningen
Aannemer
Ingenieursbureau
Fasedocument
Bij overschrijding
Model uitvoeringscontract
Akkoord
NOK: Gunningsbesluit en opdrachtbrief
PM: Annotatie
Fasedocument
Aanpassen opdracht/ uitvraag/ ontwerp
Minicompetitie, 1-op-1 uitvraag of aanbesteding
Uitvoeringsplan, BLVC, projectmanagementplan, aanvragen bouwvergunningen
Staf
Akkoord (omgevingsvergunning)
Keuze
College
Akkoord (omgevingsvergunning)
Keuze
Raad
Inschrijving
Akkoord (omgevingsvergunning)
Keuze
Informeren bewoners
Ter informatie
X
Realisatiefase
Vakafdelingen (BBOR/OMB)
Omgeving
Categorie I: Veel impact
Opdrachtgever
Afwijkingen op procesopdracht
Procesteam
Afwijkingen op opdracht IB/aannemer
Fase startup
Ingenieursbureau Aannemer Staf
Uitvoering werk
College
BG: beheer + nazorg (garantie)
Ter kennisname
Revisie en verwerken in DMS
Bepalen aanpak oplevering
Goedkeuren werk, onderzoeken en inspecties
X
Akkoord
Projectevaluatie
Afwikkeling project (beheer / financiën)
Fasedocument
Fasedocument Directievoering en toezicht
Raad
DIA: verwerken revisie
DIA: BGT inmeting
Melden afwijkingen
Controle
Overdragen areaal aan PT
Oplevering (incl. revisie)
Afstemming over oplevering
Ter kennisname
Stafrapportage