20200179143 1. Bevoegdheden van de raad in het civiele planproces

Informatienota

Onderwerp Bevoegdheden van de raad in het civiele planproces. Nummer Portefeuillehouder Programma/beleidsveld Afdeling Auteur Telefoonnummer Email Kernboodschap

Behandelvoorstel voor commissie

Relevante eerdere besluiten

Besluit college d.d. 24 maart 2020

2020/179143 Snoek, M. 5.1 Openbare ruimte en mobiliteit PCM Hek, L. van der 023-5115147 lvanderhek@haarlem.nl Het Haarlems Civiel Planproces is een beschrijving van het ambtelijk proces rond groot onderhoudsprojecten, wat vooral de operationele uitvoering van vastgesteld beleid betreft. Bij bespreking van dit proces in de commissie is meer aandacht gevraagd voor de rol van de raad. Indien tegenstrijdigheden tussen vastgestelde beleidskaders optreden, zijn in het proces van herinrichtingsprojecten(categorie 1) momenten benoemd waarbij de raad haar kaderstellende rol invulling geeft. Buiten deze kaderstellende momenten heeft het college informatieplicht; de besluiten die door het college worden genomen worden ter informatie aan de commissie Beheer gestuurd. Indien nodig zal het college de raad actief informeren. Goede afstemming met de wethouder moet ertoe leiden dat op de juiste momenten de raad wordt meegenomen, conform de handreiking actieve informatieplicht. Door de actieve informatieplicht zijn de volksvertegenwoordigendede en controlerende rol door de raad uit te voeren. Het college stuurt de informatienota ter kennisname naar de commissie Beheer. Bij de intrekking van de motie 14.6 Motie-GLH-AP-CU-Trots-Hlm-Civiel-planproces1, Geef de Raad zijn plaats, is de toezegging gedaan met een notitie te komen over de beslismomenten van de raad bij civiele processen.

Haarlems civiel planproces, 2019/518735 RKC Waarderhaven verzakelijking projectaansturing, BAZ 2017572001 onderdeel b en c RKC Waarderhaven, investeren in kwaliteit BAZ 2017571969 onderdeel c Verbeterplan Fysiek Domein, behandeld in commissie van 11 april 2019 BBV 2019054755 1. Het college stelt de informatienota aan de commissie vast. de secretaris,

Kenmerk: 2020/179143

de burgemeester,

1/5

Inleiding In de raadsvergadering van 30 jan 2020 heeft wethouder Snoek n.a.v. de ingetrokken motie 14.6 Motie-GLH-AP-CU-Trots-Hlm-Civiel-planproces-1, Geef de Raad zijn plaats, de toezegging gedaan een notitie te leveren over de beslismomenten van de raad binnen het civiel planproces. In 2017 heeft de raad ingestemd met het aangaan van Raamcontracten voor groot onderhoud. Hierbij is toegezegd de rol van de raad mee te nemen in de nog vast te leggen planprocessen. Daarnaast is vanuit RKC Waarderhaven gevraagd de rollen, taken en verantwoordelijkheden nader te duiden. In het verbeterplan Fysiek Domein is opgenomen de processen voor opdrachtgever en opdrachtnemer te verduidelijken. Het civiel planproces is geschreven voor medewerkers van de gemeente Haarlem en is de basis voor de stappen die genomen worden om groot onderhoudsprocessen uit te voeren Er zijn drie categorieën processen beschreven; 1) Herinrichtingsprojecten (grote impact), 2) vervangingsonderhoud (middelgrote impact) en 3) groot onderhoud (lage impact). Bij herinrichtingsprojecten kunnen tegenstrijdigheden in beleid worden gevonden, waardoor de raad meer betrokken wil zijn. Het college voert in principe de projecten uit binnen de kaders die zijn vastgesteld door de raad. Het college informeert de raad daar waar dit nodig is over uitvoeringskwesties, zodat de raad zijn taken kan vervullen.

In 2002 is de Wet Dualisering gemeentebestuur ingevoerd in Nederland. Dit had tot doel de gemeenteraad en het college van B&W te ontvlechten. De raad heeft sindsdien kaderstellende en controlerende taken, het college gaat over de bestuurlijke en uitvoerende taken. Dit is net als de werkwijze van de Tweede Kamer en het kabinet op landelijk niveau. Binnen de door de gemeenteraad gestelde kaders bestuurt het college van Burgemeester en Wethouders de gemeente en controleert de gemeenteraad de wijze waarop het college zijn taken uitvoert. De controlerende taak is versterkt door invoering van de rekenkamer in elke gemeente. De rollen van de raad in het duale stelsel zijn als volgt: De kaderstellende rol (inclusief budgetrecht) De raad maakt gebruik van formele instrumenten om beleids- en financiële kaders te stellen. Zo stelt de raad de programmabegroting en de programmaverantwoording vast. Ook stelt de raad kaders door middel van plannen en beleidsdocumenten, zoals bestemmingsplannen en structuurvisies. De vertegenwoordigende rol Om zijn rol als volksvertegenwoordiger waar te kunnen maken, moet de raad op de hoogte zijn van de ontwikkelingen die van belang zijn voor het te voeren beleid. Goede informatievoorziening is hiervoor een belangrijke voorwaarde.

Om het volksvertegenwoordigende werk goed te doen, kan en zal met name door de raad zelf verworven informatie van belang zijn, naast de door het college gegeven informatie.

Kenmerk: 2020/179143

2/5

De controlerende rol De raad heeft de taak het college te controleren. Ook hiervoor is goede informatieverstrekking essentieel. In de handreiking actieve informatieplicht is de informatievoorziening van college richting raad beschreven. Algemeen uitgangspunt, uitgaande van de controlerende rol, bij de informatieverstrekking door college aan raad is het volgende: het college informeert uit eigen beweging de raad op momenten waarop de raad deze informatie nodig heeft en ook nog kan inzetten voor (bij)sturing). Het college voorziet de raad in ieder geval van informatie, wanneer sprake is van de volgende omstandigheden: a. Het gaat om een maatschappelijk relevant onderwerp of situatie. b. Het onderwerp is complex. c. Er is sprake van een bestuurlijk risico. d. Vanwege de kaderstellende rol van de raad informeert het college de raad over: - alle relevante Europese, landelijke en provinciale ontwikkelingen; - ontwikkelingen bij of ten aanzien van maatschappelijke organisaties en projecten, waardoor de continuïteit van beleid in gevaar komt en/of waardoor in bestuurlijke of financiële zin voor de gemeente een risico ontstaat; - de fases in de beleidscyclus, waarin de specifiek door de raad bij de Kadernota aangewezen dossiers zich bevinden.

Daarbij beschikt het college over verschillende informatiemiddelen in het kader van de actieve informatieplicht, zoals informatienota’s, raadsinformatiebrieven, Raadsaam, mededelingen door de wethouder, etc. 2. Kernboodschap Het Haarlems Civiel Planproces is een beschrijving van het ambtelijk proces rond groot onderhoudsprojecten, wat vooral de operationele uitvoering van vastgesteld beleid betreft. Bij bespreking van dit proces in de commissie is meer aandacht gevraagd voor de rol van de raad. Indien tegenstrijdigheden tussen vastgestelde beleidskaders optreden, zijn in het proces herinrichtingsprojecten (categorie 1) momenten benoemd waarbij de raad haar kaderstellende rol invulling kan geven. Buiten deze kaderstellende momenten heeft het college informatieplicht; de besluiten die door het college worden genomen worden ter informatie aan de commissie Beheer gestuurd. Indien nodig zal het college de raad actief informeren. Goede afstemming met de wethouder moet ertoe leiden dat op de juiste momenten de raad wordt meegenomen, conform de handreiking actieve informatieplicht. Door de actieve informatieplicht zijn de volksvertegenwoordigende en controlerende rol door de raad uit te voeren.

Kenmerk: 2020/179143

3/5

3. Consequenties Wat betekent deze uitleg van deze drie rollen rond de operationele uitvoering van het civiele planproces. Kaderstellend: De raad stelt het budget programma onderhoudswerken (POW) en het investeringsplan (IP) vast bij de begroting, aanpassingen daarop worden gedaan op basis van gebiedsprogramma en programma onderhoudswerken. De begroting is daarmee de basis waarop de opdrachten van grootonderhoud gaan starten. Daarnaast stelt de raad visies en beleid vast vanuit haar kaderstellende rol. De raad heeft de Visie strategie beheer en onderhoud 2018/6828 vastgesteld en heeft de structuurvisie openbare ruimte (SOR); Haarlem 2040 groen en duurzaam 2017/477571 vastgesteld. Deze visies en (beleids-)kaders geven de kaders waarbinnen de operationele uitvoering van groot onderhoud van de openbare ruimte plaatsvindt. Het college zorgt voor de uitvoering van dit groot onderhoud en gaat daarmee over de planvorming, de materiaalkeuzes en de participatiestrategie. Bij investeringen benoemd in het investeringsplan (IP) legt het college voorbereidings- en uitvoeringskredieten, op basis van het budgetrecht van de raad, middels een raadsbesluit voor aan de raad. In het planproces zijn bij projecten waarbij een herinrichting plaatsvindt extra stappen ingebouwd voor de commissie beheer en gemeenteraad.

Er wordt vooraf een startnotitie gemaakt welke ter informatie naar de commissie wordt gezonden zodat de commissie weet dat het project is gestart en of er dilemma’s zijn onderkend. Indien er dilemma’s zijn onderkend, wordt in de definitiefase een variantenstudie gedaan en indien de dilemma’s tegenstrijdigheden in kaders of financiële uitdagingen betreffen kan dit tot besluitvorming in de raad leiden. Al naar gelang de aard en omvang van de dilemma’s wordt gewerkt met een opinienota voor de commissie of een raadsbesluit voor de raad. Ook bij het vaststellen van het programma van eisen en na de participatie zijn de stappen in het planproces zo beschreven dat als deze leiden tot tegenstrijdigheden in beleid of overschrijding van financiën dit een opinienota voor de commissie of een raadsbesluit voor de raad vraagt. (zie bijlage) Opwaardering tot bespreekpunt van informatieve stukken is ten alle tijden mogelijk. Volksvertegenwoordigend: Voor de volksvertegenwoordigende rol informeert het college de commissie/raadsleden zoals in de inleiding is opgesomd. Bijvoorbeeld als er sprake is van veel zienswijzen in de inspraak of als er veel media-aandacht over het onderwerp is. Controlerend: Bij herinrichtingsprojecten worden de besluiten tot vaststelling van voorontwerp (VO) en definitief ontwerp (DO), een taak van het college, ter informatie gestuurd aan de commissie beheer.

Hierdoor is de raad in staat controle uit te oefenen op de herinrichtingsprojecten.

Kenmerk: 2020/179143

4/5

Daarnaast wordt bij de P&C Cyclus gerapporteerd op de exploitatiebudgetten en de voortgang van de operationele uitvoering van groot onderhoud. Voor de andere categorieën processen (middel grote impact en lage impact) in het groot onderhoud is uitgangspunt dat deze binnen alle kaders worden uitgevoerd (volgens het principe: straat eruit en straat erin, zonder grootschalige wijzigingen van functionaliteiten, want dat is herinrichting). Omdat dit uitvoering betreft, is het college bevoegd te beslissen binnen het exploitatiebudget. In het rapport van de Rekenkamercommissie Waarderhaven is de aanbeveling gedaan om een regeling risicovolle projecten in te stellen. Deze zit nu in de afrondende fase. Daarmee controleert de raad extra in een aantal fases op de grote risicovolle projecten. 4. Vervolg Er wordt gewerkt volgens het Haarlems Civiele Planproces om projecten beter te stroomlijnen. Door dit werkproces worden nieuwe medewerkers goed ingewerkt, wordt kennis geborgd, wordt elke fase geëvalueerd. De handreiking actieve informatieplicht zal in het planproces expliciet worden benoemd. In het werkproces is belegd dat het college op de juiste manier invulling geeft aan de actieve informatieplicht richting de Raad. Indien gewenst kan het college altijd om zienswijze van de commissie vragen via een opinienota. 5.

Bijlage Stroomschema categorie 1 aangepast aan opmerking raad, bij afwijking kaders en of financiële gevolgen gaat het naar de Raad.

Kenmerk: 2020/179143

5/5