20200080654 5. Bijlage D Reacties organisaties

Reacties consultatie gesubsidieerde organisaties

Organisatie

Reactie

St. Rebup (datum reactie: 110-2020) Stichting DOCK (datum reactie: 710-2020)

WAUW... wat een lading tekst. Alles gelezen en volgens mij is alles duidelijk voor mij. Complimenten voor het vele werk. Ik heb nog geen vragen tot nu toe. Artikel 8 Haarlem extra weigeringsmogelijkheden zijn opgenomen in het derde lid. In het derde lid onder h is verwijderd dat de subsidie niet kan worden geweigerd wanneer die is gericht op het bestrijden van achterstanden; deze toevoeging is niet nodig omdat het artikel de bevoegdheid geeft de subsidie te weigeren maar daartoe niet verplicht. hebben. Voor zover het college de activiteit gewenst acht omdat het past binnen het achterstandsbeleid, kan subsidie worden verleend. Deze wijziging maakt het voor de subsidie aanvragers minder duidelijk; waar kan op teruggevallen worden, als de verantwoordelijkheid hierover bij het college ligt? De transparantie lijkt te ontbreken. Is het mogelijk daar toch een afwegingskader in op te nemen. Artikel 12 De frequentie waarmee tussentijds rekening en verantwoording moet worden afgelegd is verdwenen en kan het college bij subsidieregeling of bij subsidieverlening bepalen. We begrijpen dit aan de ene kant en dit kan positief uitpakken. Aan de andere kant is dit lastiger voor de aanvragers met meerdere subsidies, om per subsidie aan verschillende eisen van verantwoording te moeten voldoen.

Artikel 13 Dit lid biedt de basis om ook zonder dat dit in een subsidieregeling is geregeld, bij de verleningsbeschikking verplichtingen op te leggen met het oog op het doel waarvoor de subsidie wordt verstrekt (bijvoorbeeld de verplichting een verklaring omtrent het gedrag van de activiteitenbegeleiders over te leggen of een bepaald opleidingsniveau te eisen). De kwaliteitseisen zien wij als een positieve toevoeging.

Pagina 1 van 6

Antwoord

Dit betreft de toelichting op de wijzigingen van de ASV, artikel 8. In de oude ASV staan in artikel 2, lid 4 en 5 een aantal prestaties en activiteiten waar geen subsidie voor verstrekt wordt en een uitzondering om toch subsidie te verstrekken indien dit is gericht is op het opheffen van maatschappelijke achterstanden. Deze leden zijn in de nieuwe ASV verwerkt in de weigeringsgronden in artikel 8 of achterwege gelaten omdat deze overbodig zijn. Hierdoor ontstaat meer duidelijkheid over de weigeringsgronden die het college hanteert terwijl het college de mogelijkheid behoudt om activiteiten gericht op het opheffen van maatschappelijke achterstanden te subsidiëren. Het college kan weigeren maar hier niet toe is verplicht. De ASV is niet de plek om een afwegingskader op te nemen omdat de ASV een procedurele en geen beleidsvormende verordening is. Uitgangspunt voor de frequentie is eenmaal per jaar maar het college kan een hogere frequentie verplicht stellen, bijvoorbeeld naar aanleiding van een score uit de risicoclassificatie van verbonden partijen. Het college probeert de administratieve lasten zo laag mogelijk te houden en het is mogelijk om meerdere subsidies samen te voegen tot één subsidie. Hiervoor geldt dan één set eisen, zoals opgenomen in het verantwoordings- en accountantsprotocol.

Tevens is het mogelijk om met één document voor meerdere subsidies verantwoording af te leggen mits dit document voor elke subsidie het verlangde inzicht geeft.

Reacties consultatie gesubsidieerde organisaties

Pagina 2 van 6

Organisatie

Reactie

Antwoord

Humanitas ZK (datum reactie: 910-2020)

Als Humanitas kunnen wij ons vinden in de voorliggende documenten. Het is een helder en overzichtelijk verhaal. Wij hebben wel één kanttekening bij de verordening. Dat betreft artikel 7.1 en 7.3.

De bepalingen zijn ongewijzigd gebleven ten opzicht van de oude verordening. Van belang hierbij is het onderscheid tussen incidentele en structurele subsidies. Bij incidentele subsidies (zoals een eenmalig verstrekte projectsubsidie) is er geen zekerheid dat voor een nieuwe incidentele activiteit of project opnieuw subsidie wordt verleend. Het kenmerk van een incidentele subsidie is dat de activiteit eindig is. Bij structurele subsidies (voor tenminste drie jaar verstrekt voor in hoofdzaak dezelfde activiteiten) is er wel een zekere mate van zekerheid over financiering in een volgend jaar omdat de ontvanger de bescherming van artikel 4:51 Algemene wet bestuursrecht geniet, die voorziet in een redelijke termijn voor het beëindigen van een structurele subsidierelatie. Als de aanvraag een voor de aanvrager jaarlijks terugkerende activiteit is én een structurele subsidie betreft, dan geldt artikel 4:51 en is er een zekere mate van zekerheid over financiering. In elk geval ligt de keuze over personele inzet bij de aanvrager. 31 december is overigens de uiterste datum waarop het besluit moet zijn genomen. Voorafgaand aan het besluit vindt overleg met de organisatie plaats waardoor de organisatie al eerder een verwachting kan hebben over de subsidie. Artikel 5, lid 2, schrijft de inhoud van een subsidieaanvraag voor.

Dit is mede gebaseerd op de Algemene wet bestuursrecht en betreft een algemene omschrijving. De subsidieaanvraag Sociale Basis 2021 vraagt de specifieke informatie gebaseerd op de eisen opgenomen in de subsidieregeling sociale basis Haarlem 2021. Dit is een regeling zoals bedoeld in artikel 3, lid 2, van de Algemene subsidieverordening waarin de subsidiabele activiteiten en overige regels omtrent subsidieverstrekking voor die activiteiten worden opgenomen. De subsidieregeling stelt op de specifieke activiteit afgestemde eisen die niet al in de in de Algemene subsidieverordening kunnen worden opgenomen. Het voordeel van een subsidieregeling is dat daarin voor de betreffende activiteiten gedetailleerde inhoudelijke aspecten beschreven kunnen worden. Artikel 7 betreft de beslistermijn op een aanvraag om subsidieverlening. Artikel 17 geeft de beslistermijn op een aanvraag om subsidievaststelling van een reeds verleende subsidie. Anders gezegd, artikel 17 heeft betrekking op een ander soort aanvraag dan artikel 7.

De beslistermijn voor het goedkeuren dan wel afwijzen van een subsidie wordt gesteld op 31 december voorafgaand aan het jaar dat de activiteit uitgevoerd gaat worden. Dat betekent dat met de aanstelling van een medewerker pas begonnen kan worden vanaf januari van het jaar dat de activiteit start. Dat kan inhouden dat de activiteit pas kan starten na ongeveer 4 maanden. (Art.7.1.) In het geval van een terugkerende activiteit (art.7.3.) betekent het dat een medewerker op voorhand ontslagen moet worden omdat pas op 31 december duidelijk is of de betreffende activiteit alsnog gefinancierd wordt. St. Vrijwilligerscentrum H'lem (datum reactie: 1410-2020)

Artikel 5.2 De Gemeente kan aanvullende eisen stellen ten aanzien van de te overleggen gegevens tv een subsidieverstrekking. Zo wordt m.b.t. de Subsidie Aanvraag Sociale Basis 2021 gevraagd op welke wijken de activiteiten gericht zijn en welke aantallen klanten bereikt worden met bepaalde activiteiten. Dit valt mogelijk onder 5.2b maar lijkt in de praktijk bij bijv. Sociale voorzieningen en maatschappelijke dienstverlening verder te gaan dan hier is opgenomen?

Art 6 & 7 in relatie tot art 17. Een subsidie aanvraag moet voor 31/8 van enig jaar worden ingediend (art 6 lid 1). De beslistermijn van de Gemeente (ex art 7 lid 1) loopt tot 31/12 van een jaar en kan met een periode van 13 weken worden verlengd (art 7 lid 5). Hoe rijmt dit met art 17, waarin wordt aangegeven dat binnen 13 weken na ontvangst van een aanvraag (dus 13 weken na uiterlijk 31/8) wordt beslist. Deze termijn kan met 13 weken worden verlengd.

Reacties consultatie gesubsidieerde organisaties

Organisatie

Pagina 3 van 6

Reactie

Antwoord

Artikel 16 Een volledige verantwoordingsplicht (jaarverslag/jaarrekening, controleverklaring) bij organisaties met een omzet (Subsidiebegroting) van 100.000 EUR kan de administratieve druk erg hoog maken. Een check op het aantal organisaties dat hiermee gemoeid is, kan handig zijn.

Artikel 16 regelt de verantwoording van subsidies groter dan € 100.000 per jaar. De verantwoordingsdocumenten die verplicht worden gesteld zijn dezelfde als in de oude ASV, maar de oude ASV stelt deze documenten verplicht bij een subsidie vanaf € 50.001, - per jaar. Met de nieuwe ASV wordt de administratieve druk bij een aantal organisaties hiermee verlaagd. De verandering betekent dat bij 20 subsidies geen financiële verantwoording en controleverklaring meer verplicht is. Dit verlaagt bij 15 organisaties de administratieve lasten (op een totaal van 74 organisaties die meer dan € 50.001 subsidie ontvangen) (bron: subsidieregister april 2020) Zie ook het antwoord op de vragen van St. Arkin.

Art 18 Welk kostenbegrip wordt hier gehanteerd? Overig Hoe worden de subsidiebedragen uitbetaald? Dit is wel opgenomen in de oude subsidieverordening. Verder wat ons betreft een duidelijke verordening.

De Awb regelt de betaling en bevoorschotting. Omdat de huidige ASV niet een andere regeling dan de standaardregeling in de Awb bevat, is dit artikel overbodig en geschrapt. Over het algemeen worden subsidies 100% bevoorschot, opgedeeld in termijnen per maand of kwartaal afhankelijk van de hoogte van het bedrag. Het college kan hiervan afwijken als de casus daar aanleiding toe geeft.

Reacties consultatie gesubsidieerde organisaties

Pagina 4 van 6

Organisatie

Reactie

Antwoord

St. Arkin (datum reactie: 1410-2020)

Graag zouden wij in reactie op de toegestuurde stukken een tweetal vragen willen voorleggen. – In de bijlage ‘1. Algemene Subsidieverordening Haarlem concept 20200922’ staat het volgende vermeld (pag. 8): ‘Artikel 18. Standaardberekeningswijzen van uurtarieven en uniforme kostenbegrippen 1. Indien bij de bepaling van de subsidiabele kosten gebruik wordt gemaakt van uurtarieven, kan het college een standaardberekeningswijze van deze tarieven voorschrijven. 2. Bij het hanteren van kostenbegrippen bij de berekening van uurtarieven wordt uitgegaan van door het college bepaalde definities.’ Wij vragen ons af wanneer het college gebruik zal maken van een standaardberekeningswijze, hoe de door het college bepaalde definities eruitzien en wanneer deze aanpak gecommuniceerd zal worden naar de aanbieders indien het college hier gebruik van zal maken?

Gegeven de variëteit van gesubsidieerde organisaties en activiteiten is het niet mogelijk om voor alle organisatie een standaardberekeningswijze voor te schrijven. Standaarden zullen bij subsidieregeling vastgesteld worden, voor een relatief afgebakende set activiteiten en organisaties. De definities hangen daar mede van af. Voor de praktische uitvoerbaarheid zal het college voorafgaand aan vaststelling van de standaarden de betreffende organisaties raadplegen. De 1.600 uur is gebaseerd op de Kadernota subsidiesystematiek. Hierbij wordt gerekend met 36 uur per week en een percentage aftrek voor verlof, feestdagen en ziekteverzuim. De berekening van het aantal werkbare uren zal in de betreffende subsidieregeling vastgesteld worden. Een subsidieregeling met standaardberekeningswijzen van uurtarieven en uniforme kostenbegrippen is op dit moment niet in de maak.

- In de bijlage ‘2. Toelichting ASV Haarlem toelichting concept 20200922’ staat het volgende vermeld (pag. 13): ‘Forfaitaire elementen zijn een hulpmiddel om de bepaling van de subsidiabele kosten, en daarmee van het subsidiebedrag, te vereenvoudigen en te uniformeren. Voorbeelden van forfaitaire elementen zijn: het aantal werkbare uren op jaarbasis, het uurtarief voor kosten van eigen arbeid (niet zijnde loonkosten) en het uurtarief voor categorieën van loonkosten, bijvoorbeeld op basis van de Handleiding Overheidstarieven. Zo wordt voor de berekening van uurtarieven uitgegaan van een forfaitair vastgestelde standaard van 1.600 werkbare uren op jaarbasis.’ Wij vragen ons af hoe deze 1.600 werkbare uren per jaarbasis zijn opgebouwd, dus welke uren zijn hierin meegenomen en welke uren worden buiten beschouwing gelaten? Daarnaast vragen wij ons af wanneer het rekenen met deze 1600 uur van toepassing is?

Reacties consultatie gesubsidieerde organisaties

Pagina 5 van 6

Organisatie

Reactie

Antwoord

Frans Hals Museum (Datum reactie: 2010-2020)

Wat betreft de ASV (1, 2 en 3) zouden we graag meer informatie willen over de bevoegdheid van het college om toezichthouders aan te wijzen. Kunt u aangeven waarom deze bevoegdheid is toegevoegd? Hoe ver gaan de bevoegdheden van uw toezichthouder en op basis van welke criteria kan het college hiertoe overgaan? N.B. zoals wij het nu, snel, gelezen hebben betekent uw bevoegdheid om een toezichthouder aan te wijzen niet dat u lid kan worden van de RvT (onze toezichthoudende raad) van ons museum. Kunt u dat bevestigen?

De mogelijkheid toezichthouders aan te wijzen is opgenomen als instrument ter voorkoming voor misbruik en oneigenlijk gebruik bij subsidies. Na vaststelling van de Algemene subsidieverordening stelt het college een beleidsregel ter voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik bij subsidies vast. Hierin is opgenomen dat het college onder bepaalde omstandigheden een aanvullende controle ter plaatse kan uitvoeren om vast te stellen dat een subsidieontvanger de subsidieverplichtingen heeft nageleefd. Het college heeft met de huidige ASV deze bevoegdheid niet. De bevoegdheden zijn beperkt tot de bevoegdheden in titel 5.2 Algemene wet bestuursrecht (m.u.v. artikel 5:18 en 5:19). De criteria waaronder het college over kan gaan tot het inzetten van een toezichthouder worden opgenomen in bovengenoemde beleidsregel; dit gebeurt in elk geval pas indien ingediende bewijsstukken m.b.t. naleving van de subsidieverplichtingen onvoldoende inzicht bieden of aanleiding geven tot een aanvullende controle ter plaatse. De toezichthouders kunnen ambtenaren of bepaalde functies zijn en worden aangewezen middels een collegebesluit. Dit volgt na vaststelling van de ASV.

Verder verdwijnt de frequentie van tussentijdse rapportage en kan het college dit bij de subsidieregeling/subsidieverlening bepalen. Heeft u hier ideeën over? Kan dit ook (ieder jaar) wijzigen? Of wilt u dit voor enkele jaren vastleggen?

De aanwijzing van toezichthouders is beperkt tot de bevoegdheden in titel 5.2 Algemene wet bestuursrecht en tot de naleving van subsidieverplichtingen. De ASV biedt geen grondslag voor het aanwijzen van een lid van een raad van toezicht. Zie ook het antwoord bij Stichting Dok. De frequentie voor tussentijdse rapportages wordt in de verleningsbeschikking voor het hele subsidietijdvak vastgelegd. Indien een meerjarige subsidie wordt verleend, wordt voor dat aantal jaar de frequentie van tussentijdse rapportages vastgelegd. Het is mogelijk om de frequentie aan te passen naar de omstandigheden en ontwikkelingen van de subsidieontvanger. Bijvoorbeeld, de frequentie kan verhoogd of verlaagd worden afhankelijk van de uitkomst van de risicoclassificatie.

Reacties consultatie gesubsidieerde organisaties

Pagina 6 van 6

Organisaties zijn 24 september aangeschreven (e-mail) met de mogelijkheid tot 14 oktober te reageren. Geconsulteerde organisaties (alfabetisch): - 37 PK - ABC Architectuurcentrum Haarlem - Arkin/Roads - De Baan - Bibliotheek ZuidKennemerland - Bureau Discriminatiezaken

- CJG Kennemerland - Dock - Frans Hals Museum - GGZ InGeest/Prezens - Haarlem Effect - Haarlem Marketing - Hart

- Humanitas Zuid-Kennemerland - JGZKennemerland - Kcoetz - Kikid - Lokale Omroep Haarlem - MEE & de Wering - Museum Haarlem

- Nieuwe Vide - Patronaat - De Pletterij - SportSupport Kennemerland - Stadsschouwburg en Philharmonie Haarlem - Tandem

- De Toneelschuur - Toneelschuur Producties - De Vishal - Vrijwilligerscentrum Haarlem eo - Zorgbalans - Zorggroep Reinalda