20200080654 1. Vaststelling nieuwe Algemene Subsidieverordening gemeente Haarlem

Raadsstuk

Onderwerp Vaststelling nieuwe Algemene Subsidieverordening gemeente Haarlem 2021 Nummer Portefeuillehouder Programma/beleidsveld Afdeling Auteur Telefoonnummer Email Kernboodschap

Behandelvoorstel voor commissie Relevante eerdere besluiten Besluit College d.d. 1 december 2020

2020/80654 Snoek, M. 7.2 Algemene dekkingsmiddelen JZ Barwari, R. 023-5115522 rbarwari@haarlem.nl De huidige Algemene subsidieverordening Haarlem dateert uit 2014 en is toe aan actualisatie. Door de Algemene subsidieverordening te actualiseren wordt het traject om subsidie aan te vragen, te verlenen en vast te stellen efficiënter. De raad is op grond van artikel 147 juncto artikel 108, eerste lid van de Gemeentewet bevoegd tot het vaststellen van de Algemene subsidieverordening. De commissie Bestuur en de commissie Samenleving wordt verzocht advies te geven aan de raad over het voorstel van het college in paragraaf 2 en over de wijze van agendering van het raadsstuk in de raadsvergadering. -Algemene subsidieverordening 2014 (kenmerk: 2013/393332) -Kadernota subsidiesystematiek (kenmerk: 2012/113347) 1. Het college stelt het voorstel aan de raad vast. de secretaris,

Besluit Raad d.d. ………. (wordt ingevuld door de griffie)

de burgemeester,

De raad der gemeente Haarlem, Gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders, Besluit: 1. De Algemene Subsidieverordening Haarlem 2021 vast te stellen. de griffier,

de voorzitter,

Kenmerk: 2020/80654

1/6

1. Inleiding De Algemene subsidieverordening Haarlem (hierna te noemen: ASV) is een procedureverordening. De ASV regelt de essentiële elementen van het proces van subsidieverstrekking in Haarlem, zoals de subsidieaanvraag, de beslistermijnen voor verlening en vaststelling van de subsidie, en de vereisten voor de subsidieverantwoording. De laatste wijziging van de ASV Haarlem heeft plaatsgevonden in 2014. In 2019 heeft de Vereniging voor Nederlandse gemeenten (hierna te noemen: VNG) een nieuw model voor de subsidieverordening gepresenteerd. De actualisering van de ASV Haarlem betreft overwegend aanpassingen aan het model van de VNG, maar is tevens aangepast naar lokale wensen. Door de ASV te actualiseren wordt het traject om subsidie aan te vragen, te verlenen en vast te stellen verder gestroomlijnd. De voorgestelde wijzigingen zorgen ervoor dat het subsidieproces efficiënter is ingericht en beter aansluit op de praktijk. 2. Voorstel aan de raad Het college stelt de raad voor: - De Algemene Subsidieverordening Haarlem 2021 vast te stellen. 3. Beoogd resultaat Een breed gedragen actuele ASV, waarin rekening is gehouden met recente lokale en landelijke/Europese wijzingen (zoals bijvoorbeeld op het gebied van staatsteun), die zowel voor subsidieontvangers (aanvragers) als de gemeente leidt tot minder administratieve lasten en verbeterde dienstverlening. 4.

Argumenten Aan dit raadsvoorstel is een bijlage toegevoegd met een beschrijving van de gewijzigde artikelen in de ASV (bijlage B: Overzicht wijzigingen ASV Haarlem). De belangrijkste wijzigingen en afwijkingen met de model ASV worden hieronder nader omschreven: Schrappen overbodige bepalingen en aansluiten bij bepalingen modelverordening VNG De huidige ASV bevat diverse bepalingen die overbodig zijn, omdat de Algemene wet bestuursrecht (hierna te noemen: Awb) of een andere wet het onderwerp al regelt (bijvoorbeeld de mogelijkheid subsidie te weigeren op grond van artikel 3 van de Wet bevordering integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur (Wet BIBOB); dat is nu in die wet zelf geregeld). Er wordt dan ook voorgesteld om deze bepalingen te schrappen. Wat betreft andere bepalingen geldt dat wordt aangesloten bij de model-ASV van de VNG, waaronder de begripsomschrijvingen (artikel 1) en de bepaling over de staatssteunregels (artikel 4).

Kenmerk: 2020/80654

2/6

Verlenen van uitstel voor het afleggen van verantwoording In artikel 15 en 16 is in aanvulling op de model ASV de mogelijkheid opgenomen dat het college uitstel kan verlenen aan instellingen en organisaties van de verplichting om voor een bepaalde datum een aanvraag tot vaststelling in te dienen en daarmee de subsidieverlening te verantwoorden. In artikel 14 en 15 is tevens opgenomen dat er bij wijze van steekproef een controle wordt uitgevoerd bij subsidies tot en met € 100.000 euro per jaar. Richtlijnen egalisatie nader uitgewerkt In de huidige ASV (artikel 18b) is slechts opgenomen dat een egalisatiereserve gevormd mag worden uit voordelige verschillen bij uitvoering van een activiteitenplan. De ‘Kadernota Subsidiesystematiek in Haarlem’ (2012/113347) bevat richtlijnen voor reservevorming. In de praktijk is gebleken dat concrete handvatten nodig zijn voor het juiste gebruik van de egalisatiereserve. In artikel 19 zijn daarom de volgende richtlijnen opgenomen: - de wijze waarop wordt bepaald dat een resultaat naar de egalisatiereserve wordt toegerekend; - de maximale jaarlijkse toevoeging, de maximale hoogte van de reserve (conform de Kadernota Subsidiesystematiek gemeente Haarlem’) en de minimale hoogte (€ 0); - eisen voor verantwoording van besteding van de egalisatiereserve.

De richtlijnen zijn bedoeld om de subsidieontvangers vooraf duidelijkheid te geven hoe het college zal omgaan met een positief financieel resultaat op de gesubsidieerde activiteiten. Bevoegdheid vaststellen subsidieplafonds De raad heeft op grond van de huidige ASV de bevoegdheid om de subsidieplafonds vast te stellen. In de praktijk worden subsidieplafonds nagenoeg uitsluitend vastgesteld bij subsidieregelingen (zoals bedoeld in artikel 3, tweede lid van de ASV). Het vaststellen van subsidieregelingen is een bevoegdheid van het college. Dergelijke subsidieregelingen beogen nadere regels te stellen bij de verstrekken van bepaalde subsidies. Subsidieregelingen betreffen een klein deel van de programmabegroting en vormen een uitvoeringsinstrument van het college binnen de daarin geformuleerde doelstellingen. Om te voorkomen dat bij vaststelling van een subsidieregeling met nadere uitvoeringsregels door het college een besluit van de raad voor de vaststelling van het subsidieplafond nodig is, is het voorstel om deze bevoegdheid bij het college neer te leggen. Dit komt de praktijk van uitvoering ten goede. Het college neemt bij het vaststellen van de subsidieplafonds in het kader van subsidieregelingen de budgettaire kaders, zoals vastgesteld door de raad, in acht.

Flexibiliteit en taalkundige aanpassingen Op onderdelen is de ASV aangepast om meer flexibiliteit aan te brengen in het proces van subsidieverstrekking, zoals het kunnen besluiten om aanvragen in behandeling te nemen die na de indieningstermijn worden ontvangen. Ook zijn taalkundige aanpassingen aangebracht. Zo is het onderscheid eenmalige, jaarlijkse en meerjarige subsidies vervangen door subsidies voor een bepaald tijdvak - al dan niet meerjarig - en andere subsidies.

Kenmerk: 2020/80654

3/6

Minder administratieve lasten en controleverklaring accountant In de ASV en het nog door het college vast te stellen verantwoording- en accountantsprotocol zijn eisen opgenomen waaraan de verantwoording van de subsidie moet voldoen en worden aanwijzingen gegeven voor de accountant van een subsidieontvanger. In de ASV 2014 is opgenomen dat bij de verantwoording van een subsidie vanaf € 50.000 een accountantsverklaring dient te worden overlegd. Aan de raad wordt voorgesteld om dit in de nieuwe ASV aan te passen en het overleggen van een controleverklaring verplicht te stellen bij een subsidie vanaf €100.000. Er is gekozen voor een verhoging van € 50.000, omdat dit zorgt voor minder administratieve lasten voor de subsidieontvangers en omdat de kosten die een accountant in rekening brengt voor het afgeven van een controleverklaring niet langer in verhouding staan tot een subsidie van € 50.000 tot € 100.000. De verhoging sluit ook beter aan op wat gebruikelijk is in de regio en op de werkwijze van andere gemeenten van vergelijkbare grootte. Daarnaast geldt dat bij de subsidies nadrukkelijker wordt gestuurd op de realisatie van activiteiten en doelstellingen. De gemeente krijgt hierdoor op een andere manier inzicht in de prestatielevering, dan via een controleverklaring van een accountant.

Het oordeel van een extern accountant is op deze manier minder noodzakelijk voor het vaststellen van de rechtmatigheid. Misbruik en oneigenlijk gebruik bij subsidies Na vaststelling van de Kadernota Subsidiesystematiek is beleid ontwikkeld voor het voorkomen en bestrijden van misbruik en oneigenlijk gebruik. Dit beleid voorziet in de handelwijze bij (vermoedens van) misbruik of oneigenlijk gebruik en biedt kaders voor de steekproef. Het college stelt na vaststelling van de nieuwe ASV een nieuwe beleidsregel misbruik en oneigenlijk gebruik vast om dit beleid te actualiseren. Een belangrijke doelstelling is om de uitvoering van de steekproef beter te borgen in de organisatie, als aanvullend instrument om de rechtmatigheid van de subsidieverstrekkingen te onderbouwen. Inbreng gesubsidieerde instellingen Er is geen formele inspraakronde georganiseerd conform afdeling 3.4 van de Awb en de Inspraakverordening van de gemeente Haarlem. Er zijn geen dermate grote wijzigingen ten opzichte van de vorige ASV dat een inspraakronde nodig was. De wijzigingen zijn van technische aard en wijzigen het bestaande subsidiebeleid niet. De meeste wijzigingen komen voort uit de nieuwste modelverordening van de VNG en een aantal onderdelen is aangepast naar lokale wensen.

Het concept ASV, het concept verantwoording- en accountantsprotocol en de concept beleidsregel misbruik en oneigenlijk gebruik zijn ter consultatie gedeeld met 32 bij de gemeente bekende gesubsidieerde organisaties en instellingen. Deze organisaties en instellingen hebben de mogelijkheid gekregen om eventueel te reageren op de documenten. Het college heeft 5 inhoudelijke reacties ontvangen. De reacties hebben niet geleid tot inhoudelijke wijzigingen van de conceptdocumenten.

Kenmerk: 2020/80654

4/6

De reacties van de betreffende instellingen en organisaties en de antwoorden daarop van het college zijn opgenomen in bijlage D: Reacties organisatie. De concept beleidsregel misbruik en oneigenlijk gebruik is opgenomen in bijlage E: Beleidsregel ter voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik bij subsidies. Het concept verantwoording- en accountantsprotocol is nog in bewerking en zal in een later stadium met de commissie Bestuur en commissie Samenleving worden gedeeld. 5. Risico’s en kanttekeningen Subsidieregelingen In een subsidieregeling (nadere regels) kunnen eisen worden neergelegd voor subsidies op specifieke beleidsterreinen. Er zullen nog subsidieregelingen vastgesteld worden voor specifieke beleidsterreinen. Deze subsidieregelingen worden door het college vastgesteld, waarbij de ASV als wettelijke grondslag dient. Na vaststelling van de nieuwe ASV zullen alle subsidieregelingen worden herzien en opnieuw worden vastgesteld. De subsidieregelingen zullen niet afwijken van het huidige subsidiebeleid. Subsidieaanvragen dienen binnen het vastgestelde subsidieplafond op basis van beoordelingscriteria en weigeringsgronden te worden getoetst aan de gemeentelijke beleidsdoelen. Het financieel beleid vindt zijn grondslag in de begroting.

Geen financiële risico’s De ASV Haarlem 2021 heeft geen betrekking op de omvang van de financiële middelen en heeft dan ook geen directe financiële consequenties. De ASV geeft alleen criteria en voorwaarden voor de procedure van subsidieverstrekking. Werking ASV Haarlem 2021 De ASV 2021 treedt na vaststelling en bekendmaking inwerking en is ook van toepassing op subsidies die zijn aangevraagd maar nog niet verleend op het moment van inwerkingtreding. Subsidies die zijn verleend vóór datum inwerkingtreding van de ASV worden afgedaan volgens de bepalingen van de Algemene subsidieverordening Haarlem 2014. De positie van de subsidieontvangers wordt niet ten nadele gewijzigd door de nieuwe ASV. 6. Uitvoering De ASV Haarlem 2021 treedt de dag na bekendmaking in het elektronische Gemeenteblad in werking. Nadat de raad de verordening heeft vastgesteld, zullen alle subsidie ontvangende instellingen hierover worden geïnformeerd.

Kenmerk: 2020/80654

5/6

7. Bijlagen Bijlage A: Algemene Subsidieverordening gemeente Haarlem 2021 Bijlage B: Overzicht wijzigingen ASV Haarlem Bijlage C: Toelichting ASV Haarlem Bijlage D: Reacties organisaties Bijlage E: Beleidsregel ter voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik bij subsidies

Kenmerk: 2020/80654

6/6