2015034307 Getekend raadsstuk Actualisering regels rond geheimhouding

Raadsstuk Oderwerp: Actualisering regels rond geheimhouding BBVnr: 2015/34307 1. Inleiding ln september 2008 heeft de raad de notitie Minimaliseren aantal geheime stukken en het Protocol Geheimhoudingsplicht vastgesteld. Sindsdien is er nieuwe jurisprudentie ontstaan die gevolgen heeft voor de strafbaarheid als de geheimhoudingsplicht wordt geschonden. Dat is de aanleiding beide stukken te herzien. Daarbij is hier en daar de tekst ook gewijzigd om leesbaarheid en duidelijkheid te vergroten. 2. Voorstel aan de raad Het college stelt de raad voor de geactualiseerde notitie Minimaliseren aantal geheime stukken en van het Protocol Geheimhoudingsplicht vast te stellen. 3. Beoogd resultaat Doel van de notitie en het protocol is als gemeente Haarlem uit te spreken dat openbaarheid van bestuur het uitgangspunt is. Slechts in een klein aantal gevallen wordt geheimhouding opgelegd. Met de notitie en het protocol wordt duidelijkheid verschaft over de regels rond geheimhouding. Deels gaat het om uitleg van wettelijke regels, deels gaat het om de praktische uitwerking daarvan in de Haarlemse praktijk. 4. Argumenten en kanttekeningen Nieuwe jurisprudentie over schenden geheimhoudingsplicht De notitie Minimaliseren aantal geheime stukken en het Protocol Geheimhoudingsplicht zijn in september 2008 vastgesteld.

Sindsdien is in jurisprudentie een andere koers ingezet waar het gaat over de reikwijdte van de geheimhoudingsplicht. Voorheen was de opvatting dat geheimhoudingsplicht alleen kon volgen uit een formeel opgelegde en waar nodig bekrachtigde geheimhouding. In meer recente jurisprudentie beoordeelt de rechter ook de aard van de informatie en de hoedanigheid en omstandigheden waarin iemand kennis neemt van de informatie. Dat betekent dat raadsleden en anderen die kennis hebben van informatie zich altijd moeten afVragen of informatie wel naar buiten mag worden gebracht, ook als daarover niets formeel is vastgesteld. De notitie en het protocol beogen onduidelijkheid te voorkomen. Commissie adviseert over al dan niet bekrachtigen ln de huidige notitie staat dat het presidium adviseert over het al dan niet bekrachtigen van geheimhouding op een stuk dat het college aan de raad voorlegt. Het lijkt praktischer advisering hierover aan de commissie te laten die ook inhoudelijk over het stuk adviseert. Het punt al dan niet bekrachtigen komt dan expliciet op de agenda. Werkafspraken Om enerzijds geheimhoudingen tot het minimum te beperken en anderzijds daar waar dat nodig is wel geheimhouding op te kunnen leggen, zijn duidelijke afspraken nodig. Die zijn verwerkt in de notitie en het protocol.

Bij de notitie is een schema gevoegd waarin staat wie geheimhouding mag opleggen, aan wie, wie dat eventueel moet bekrachtigen en wie de geheimhouding kan opheffen.

5. Uitvoering • Op 5 februari heeft een raadsmarkt plaatsgevonden over openbaarheid en geheimhouding. • Als de raad de actualisering heeft vastgesteld, wordt het onderwerp ook onder de aandacht gebracht van de ambtelijke organisatie. • Elk kwartaal wordt geïnventariseerd op welke stukken geheimhouding is opgelegd en wordt beoordeeld of de geheimhouding kan worden opgeheven. Dit leidt tot een concreet voorstel aan college en raad om de geheimhouding op te heffen of te continueren. 7. Bijlagen 1. Notitie Minimaliseren aantal geheime stukken, actualisatie 2015; 2. Protocol geheimhoudingsplicht, actualisatie 2015 Het college van burgemeester en wethouders.

de secretaris

de burgemeester

8. Raadsbesluit De raad der gemeente Haarlem, Gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders Besluit: de geactualiseerde notitie Minimaliseren aantal geheime stukken, actualisatie 2015 en van het Protocol Geheimhoudingsplicht, actualisatie 2015 vast te stellen Gedaan in de vergadering van De griffier

2015/34307 2

1.2 MBI MÜfc