2 Memo bij onderzoek fractiegelden inclusief bijlage onderzoek Fractiegelden Trots Haarlem 2018-2019

Aan

Seniorenconvent

Datum

14 februari 2023

Onderwerp

Onderzoek fractiegelden Trots Haarlem

Van

Griffier

Geachte fractievoorzitters, Als bijlage ontvangt u ter kennisname het memo van het financieel auditteam over de besteding van de fractiegelden Trots Haarlem 2018 en 2019. Het memo is opgesteld op verzoek van de burgemeester gesteund door u als fractievoorzitters. Deze kwestie is besproken onder agendapunt 6 in het Seniorenconvent van 21 november 2022. Op basis van de uitkomsten van dit onderzoek dient de fractie Trots Haarlem over de periode 22 maart 2018 tot en met 31 december 2019 een bedrag van € 10.965,85 terug te betalen. Dit is een wijziging van het raadsbesluit genomen op 29 juni 2022. Toen is vastgesteld dat de fractie Trots € 14.896,06 moest worden terugbetalen. Toelichting De raad heeft op 24 maart 2022 zijn eerste besluit genomen over de afrekening van de fractiegelden: Zie: Raad 24 maart 2022 19:00:00, Gemeente Haarlem Na dit raadsbesluit is gebleken dat door vier fracties (GroenLinks, Hart voor Haarlem, Liberaal Haarlem, PvdA) de saldo’s onjuist waren ingeboekt of incompleet waren. Het seniorenconvent heeft de afwijkingen besproken op 13 juni 2022. De raad heeft vervolgens na correctie op 29 juni 2022 een nieuw besluit genomen: Zie: Raad 29 juni 2022 19:30:00, Gemeente Haarlem VOORSTEL AAN SENIORENCONVENT Een gewijzigd raadsvoorstel als hamerstuk op de agenda plaatsen van de raad dd.

30 maart met het terug te betalen bedrag door de fractie Trots van € 14.896,06 naar beneden bij te stellen naar € 10.965,85.

1

Achtergrond Afgelopen jaar is herhaaldelijk aan de fractievoorzitter van Trots Haarlem verzocht om verantwoording van de rechtmatige besteding van de fractiegelden van de fractie Trots Haarlem te overleggen in de vorm van een financieel verslag, een vereiste conform de verordening op de fractiegelden. De gemeenteraad heeft met een besluit op 29 juni 2022 (verantwoording fractiegelden fracties 21 maart 2018 t/m 31 december 2019) verantwoording over de besteding afgelegd en vastgesteld welke bedragen door de verschillende fracties dienden te worden terugbetaald. Alle fracties behalve Trots Haarlem hebben tot nu toe verantwoording afgelegd en eventuele niet bestede fractiegelden teruggestort aan de gemeente. Trots Haarlem diende aanvankelijk € 14.896,06 terug te betalen aan de gemeente. Hiertoe is de fractievoorzitter twee maal gesommeerd door de gemeente en mondeling aan herinnert door de griffie op 18 september 2022. De fractievoorzitter heeft op 18 oktober 2022 telefonisch laten weten dat hij alsnog de verantwoording in de vorm van een schriftelijk verslag wenste te leveren. Hierop heeft de voorzitter van de raad de incasso procedure tijdelijk opgeschort en is op verzoek het auditteam ingeschakeld om de incomplete ingezonden financiële verantwoording te toetsen.

***

2

Memo Fractiegelden Trots Haarlem 2018 – 2019

Aan

Martin Jonker

Datum

20 januari 2023

Onderwerp

Fractiegelden 22 maart 2018 – 2019 Trots Haarlem

Van

Financial Audit Team

Inleiding Iedere fractie ontvangt jaarlijks een fractievergoeding in één voorschot. De fractie kan vervolgens conform de Verordening geldelijke voorzieningen raadsleden wethouders commissieleden en fracties 2018 en de Verordening geldelijke voorzieningen gemeenteraadsfracties Haarlem 2019 (Hierna: de Verordening) uitgaven doen welke passen binnen de richtlijnen uit deze verordening. Op 18 april 2019 heeft de raad besloten de afrekeningen en saldo’s van de fracties over de periode 1 januari 2017 tot en met 21 maart 2018 vast te stellen. Hoewel de verordening spreekt over de verantwoording over een kalenderjaar is in 2018 dus voor een deel van het jaar afgerekend. Dit betekent dat in dit onderzoek de uitgaven tot en met 21 maart 2018 niet in beschouwing worden genomen. Doel van het onderzoek In het kader van openheid en transparantie wat betreft de gemaakte kosten van de fractie Trots Haarlem, hebben wij onderzocht of de uitgaven van 22 maart 2018 tot en met 31 december 2018 en van 1 januari 2019 tot en met 31 december 2019 voldoen aan de van toepassing zijnde Verordening en daarmee rechtmatig zijn besteed. Op basis van de beschikbare informatie hebben wij de uitgaven onderverdeeld in 3 categorieën: 1. Rechtmatig 2. Onzeker (twijfel) 3.

Onrechtmatig Opzet van het onderzoek en beperking in het onderzoek Voor het onderzoek hebben wij van de Raadsgriffier een grootboek ontvangen van de uitgaven van de fractie Trots Haarlem voor de jaren 2018 en 2019. Wij weten niet of het grootboek volledig is. Wij hebben begrepen dat, ondanks meerdere verzoeken hiertoe, geen nadere onderbouwing is ontvangen vanuit de fractie Trots Haarlem. Om deze reden bestaan onze werkzaamheden uit de beoordeling van de uitgaven op basis van enkel de omschrijvingen zoals opgenomen in het grootboek. Dit is een inherente beperking in het onderzoek. Indien een nadere onderbouwing aanwezig zou zijn, had de conclusie anders kunnen zijn. Overzicht van de uitgaven Er is geen verantwoordingsdocument ontvangen van de fractie Trots Haarlem. Onderstaand hebben wij een weergave opgesteld van de uitgaven uit het ontvangen grootboek:

1/5

Kostenplaats Contributies en abonnementen Reclame en advertenties Representatie en verteer Relatiegeschenken Bankkosten Vergoedingen Kantoorbenodigdheden Overige kantoorkosten Totale kosten

22-03-2018 t/m 31-12-2018 €200,00 €2.473,56 €2.535,70 €0,00 €18,50 €1.938,90 €542,84 €15,00 €7.724,50

Ontvangen voorschotten

€6.478,03

2019

Totaal

€15,00 €772,80 €249,50 €66,78 €35,70 €750,00 350,45 €0,00 €2.240,23

€215,00 €3.246,36 €2.785,20 €66,78 €54,20 €2.688,90 €893,29 €15,00 €9.964,73

€8.842,09

€15.320,12

Uitkomsten onderzoek De uitkomsten van het onderzoek zijn in detail opgenomen in de ‘Bijlage: beschrijving van uitkomsten van het onderzoek per kostenplaats’ opgenomen. Conclusie Nogmaals willen wij benadrukken dat de kosten zijn beoordeeld op basis van enkel de omschrijvingen uit het ontvangen grootboek en dat gezien geen nadere onderbouwing van deze uitgaven ontvangen is, bepaalde kosten mogelijk anders geïnterpreteerd hadden kunnen worden en conclusies anders hadden kunnen zijn wanneer deze onderbouwing wel beschikbaar was.

Ontvangen voorschot Rechtmatig Terug te betalen

22-3-2018 t/m 31-12-2028 € 6.478,03 € 3.091,34 € 3.386,69

2019 € 8.842,09 € 1.262,93 € 7.579,16

Totaal

€ 10.965,85

De griffier heeft aangegeven dat het Seniorenconvent heeft besloten dat de twijfelcategorie (onzeker) ook beschouwd wordt als onrechtmatig en ook deze bedragen dienen te worden terugbetaald. Op basis van de uitkomsten ons het onderzoek en het besluit van het Seniorenconvenent dient de fractie Trots Haarlem over de periode 22 maart 2018 tot en met 31 december 2019 een bedrag van € 10.965,85 terug te betalen. Met vriendelijke groet, Financial Audit Team – afdeling Concerncontrol

2/5

BIJLAGE: beschrijving van uitkomsten van het onderzoek per kostenplaats Kostenplaats

Contributies en abonnementen Reclame en advertenties Representatie en verteer Relatiegeschenken Bankkosten Vergoedingen Kantoorbenodigdheden Overige kantoorkosten Totale kosten

Rechtmatig

Onzeker

Onrechtmatig

Totale kosten

2018* €0,00

2019 €15,00

2018* €0,00

2019 €0,00

2018* €200,00

2019 €0,00

€215,00

€0,00

€0,00

€2.473,56

€772,80

€0,00

€0,00

€3.246,36

€1.285,00

€45,00

€1.250,70

€204,50

€0,00

€0,00

€2.785,20

€0,00

€66,78

€0,00

€0,00

€0,00

€0,00

€66,78

€18,50 €1.230,00 €542,84

35,70 €750,00 €350,45

€0,00 €108,90 €0,00

€0,00 €0,00 €0,00

€0,00 €600,00 €0,00

€0,00 €0,00 €0,00

€54,20 €2.688,90 €893,29

€15,00

€0,00

€0,00

€0,00

€0,00

€0,00

€15,00

€3.091,34

€1.262,93

€3.833,16

€977,30

€800,00

€0,00

€9.964,73

* 22 maart 2018 tot en met 31 december 2018

De griffier heeft aangegeven dat het Seniorenconvent heeft besloten dat de twijfelcategorie (onzeker) ook beschouwd wordt als onrechtmatig en ook deze bedragen dienen te worden terugbetaald. Over de periode van 22 maart 2018 tot en met 31 december 2018 is een bedrag ad. €4.633,16 aangemerkt als onrechtmatig en onzeker en over 2019 is een bedrag ad. € 977,30 aangemerkt als onrechtmatig is onzeker. Contributies en abonnementen In het grootboek zijn kosten geboekt á €200 met omschrijving “TROTSOPNEDERLAND”. Dit betreft een bijdrage aan een politieke partij en in toelichting bij artikel 28 van De verordening zijn Bijdragen aan politieke partijen aangemerkt als uitgaven waarvoor het fractiebudget niet bestemd is. Derhalve zijn deze uitgaven aangemerkt als onrechtmatig. Voor de overige kosten geen aanleiding op basis van omschrijving om kosten onrechtmatig aan te merken. Reclame en advertenties In het grootboek zijn voor totaal €3.246,36 aan kosten opgenomen voor diverse media. Op basis van de omschrijving in het grootboek blijkt onvoldoende waar deze kosten precies op toezien. Conform de toelichting bij artikel 28 van De verordening is opgenomen dat bijdragen aan campagnes niet zijn toegestaan. Gezien uit de omschrijving niet voldoende blijkt waar deze kosten voor gemaakt zijn, zijn deze kosten geheel als onzeker aangemerkt.

3/5

Representatie en verteer In het grootboek zijn voor totaal €1.455,20 kosten opgenomen waarbij op basis van de omschrijving niet voldoende duidelijk is waar deze kosten voor zijn. In deze omschrijvingen zijn alleen bankgegevens opgenomen, maar geen nadere omschrijving. Derhalve zijn deze uitgaven aangemerkt als onzeker. In het grootboek zijn kosten opgenomen met de omschrijving “Reis Stedenband / Reis Steden Trip”. Conform artikel 28 van De verordening zijn kosten voor reis- en verblijf in het kader van door het gemeentebestuur aangegane stedenbanden toegestaan. Derhalve zijn deze uitgaven rechtmatig. In het grootboek zijn diverse kleine posten opgenomen met betrekking op kosten voor informatiebijeenkomsten welke zijn toegestaan conform artikel 28 van De verordening en met betrekking op een uitje raadsleden welke zijn toegestaan conform artikel 28 van De verordening. Deze kosten zijn aangemerkt als rechtmatig. Relatiegeschenken In het grootboek zijn voor totaal €66,78 aan kosten opgenomen ten behoeve van relatiegeschenken. In De verordening zijn deze kosten niet expliciet opgenomen onder de toegestane of niet toegestane kosten. In de toelichting bij artikel 28 van De verordening is opgenomen dat uitgaven niet in strijd mogen zijn met de landelijke en gemeentelijke wet- en regelgeving. Hierbij geldt landelijk een richtlijn dat relatiegeschenken niet meer dan €50 mogen kosten.

Op basis van de diverse boekingsregels vastgesteld dat deze kosten individueel niet boven de €50 uitkomen. Derhalve zijn deze kosten aangemerkt als rechtmatig. Bankkosten De bankkosten á €54,20 betreffen bureaukosten en kantoorkosten om het werk van schaduwraadsleden, fractiemedewerkers, fractieassistenten en/of fractiepenningmeesters mogelijk te maken en te ondersteunen welke zijn toegestaan conform artikel 28 van De verordening. Derhalve zijn deze kosten aangemerkt als rechtmatig. Vergoedingen In het grootboek is voor totaal ad. € 1.980,00 aan kosten opgenomen, welke op basis van de omschrijvingen uitbetaald zijn aan fractieassistenten. De kosten voor fractieassistenten zijn toegestaan conform artikel 28 van De verordening. Kanttekening hierbij is wel dat er conform De verordening de bestedingen aan fractieassistenten onderbouwd moeten zijn met een overeenkomst met de betreffende fractieassistenten. Op basis van enkel het grootboek is dit niet te achterhalen, desalniettemin is het zeer aannemelijk dat deze kosten zijn gemaakt en daarom zijn deze kosten als rechtmatig aangemerkt. Daarnaast is in het grootboek een bedrag ad. €600,00 opgenomen aan vergoedingen voor schaduwraadsleden. In Haarlem kan een schaduwraadslid (als plaatsvervanger van een raadslid) zitting nemen in de commissies (ex art 82 Gemeentewet). In die hoedanigheid wordt een

4/5

schaduwraadslid geacht een commissielid te zijn in de zin van de Gemeentewet en het daarop gebaseerde rechtspositiebesluit. Derhalve vallen deze kosten niet onder De verordening en zijn in deze verantwoording als onrechtmatig aangemerkt. Verder is op de kostenplaats vergoedingen nog een bedrag ad. €108,90 opgenomen voor administratieve dienstverlening. Op basis van de omschrijving van het grootboek is niet voldoende inzichtelijk welke werkzaamheden hiervoor zijn verricht en zijn derhalve zijn deze kosten aangemerkt als onzeker. Kantoorbenodigdheden In het grootboek is voor €893,29 aan kosten voor kantoorbenodigdheden opgenomen. Kosten voor bureaukosten en kantoorkosten zijn op basis van artikel 28 van De verordening toegestaan. Op basis van de omschrijving geen aanleiding om aan te nemen dat hier andere kosten onder zijn verantwoord, derhalve zijn deze kosten aangemerkt als rechtmatig. Overige kantoorkosten In de kostenplaats zijn voor €15,00 kosten opgenomen met betrekking tot de KVK. Dit betreffen kosten welke passen onder de bureaukosten en kantoorkosten conform artikel 28 van De verordening. Derhalve zijn deze kosten aangemerkt als rechtmatig. Ontvangen voorschotten Op 18 april 2019 heeft de raad besloten de afrekeningen en saldo’s van de fracties over de periode 1 januari 2017 tot en met 21 maart 2018 vast te stellen.

In het saldo van de afrekening tot en met 21 maart 2018 is het voorschot over het eerste kwartaal 2018 ad. € 1.853,99 opgenomen. In de periode 22 maart 2018 tot en met 31 december 2018 is een voorschot ontvangen voor het tweede tot en met het vierde kwartaal van 2018 ad. € 6.478,03. Dit bedrag is berekend conform de verordening. Over 2019 is een voorschot ontvangen van € 8.842,09. Dit bedrag is ook conform de verordening, rekening houdend de in de verordening opgenomen jaarlijkse indexatie.

5/5