2 - Collegebesluit 25-6-2019 Beperken geheimhoudingsplicht op PwC-rapport incl bijlage
Tekst van het document
Collegebesluit
* Gemeente Haarlem
Onderwerp
Beperken geheimhoudingsplicht op PwC-rapport Nummer
2019/514180
Portefeuillehouder
Wienen, J.
Programma/beleidsveld
6.2 Gemeentelijk bestuur
Afdeling
CC
Auteur
Konijnenbelt, C.M.C.
Telefoonnummer
023-5113064
ckonijnenbelt@haarlem.nl
Kernboodschap
Het college heeft bij besluit van 8 januari 2019 besloten geheimhouding op te leggen op een aantal stukken. Voor één van die stukken, het zogenaamde PwCrapport (2017/233625), beperkt het alsnog de geheimhouding tot die delen die zouden kunnen leiden tot herkenning van betrokken personen. Concreet zijn dat de tekstdelen die onleesbaar zijn gemaakt in de openbaar te maken versie van het rapport d.d. 26 juni 2019
Behandelvoorstel voor
Ter bespreking in de raad
commissie Relevante eerdere
Oplegging geheimhouding diverse stukken (2018/901622), besloten in
besluiten
collegevergadering van 8 januari 2019, gepubliceerd en in werking getreden 21 juni 2019 (nav uitspraken Rechtbank Noord-Holland)
Besluit College
Het college van burgemeester en wethouders
d.d. 25 juni 2019
besluit: 1. De geheimhouding op het PwC-rapport (2017/233625) te beperken tot die delen die zouden kunnen leiden tot herkennen van betrokken personen, te weten de delen van de tekst die onleesbaar zijn gemaakt in de openbaar te 2.
maken versie van het rapport d.d. 26 juni 2019; De raad voor te stellen de opgelegde geheimhouding op dit stuk in de eerstvolgende raadsvergadering te bekrachtigen.
de secrejafls,/^
Kenmerk: 2019/514180
de burgemeester,
1/3
1. Inleiding
Het college heeft bij besluit van 8 januari 2019 geheimhouding opgelegd op het PwC-rapport (2017/233625). Dat gebeurde voor de tweede keer, omdat de rechter van oordeel was dat de eerder opgelegde geheimhouding was vervallen, doordat de raad die niet had bekrachtigd. Om te voorkomen dat het rapport na de uitspraak direct openbaar zou zijn, had het college dit 'reparatiebesluit' voorwaardelijk genomen. Het trad in werking door de publicatie ervan op de dag van de rechterlijke uitspraak, 21 juni 2019. Het voornemen was dit alsnog door de raad te laten bekrachtigen Het college komt met het huidige besluit hierop deels terug en beperkt de geheimhouding tot die delen van de tekst die zouden kunnen leiden tot herkenning van betrokken personen. Aan de raad wordt voorgesteld deze beperkte geheimhouding te bekrachtigen. 2. Besluitpunten college
Het college van burgemeester en wethouders besluit: 1. de geheimhouding op het PwC-rapport (2017/233625) te beperken tot die delen die zouden kunnen leiden tot herkennen van betrokken personen, te weten de delen van de tekst die onleesbaar zijn gemaakt in de openbaar te maken versie van het rapport d.d. 26 juni 2019; 2.
de raad voor te stellen de opgelegde geheimhouding op dit stuk in de eerstvolgende raadsvergadering te bekrachtigen.
3.
Beoogd resultaat
Doel van dit besluit is het PwC-rapport openbaar te maken, voor zover dat mogelijk is zonder de privacy en goede naam van betrokkenen aan te tasten. 4. Argumenten
Het college hecht grote waarde aan transparant bestuur. Zowel de raad als volksvertegenwoordiging als pers en bevolking moeten kunnen weten en controleren welke besluiten worden genomen en op welke afwegingen die zijn gebaseerd. Het college hecht evenzeer grote waarde aan de bescherming van de privacy van diegenen die betrokken zijn bij een besluit. Als uitkomst van die afweging houdt het college in zijn algemeenheid het principe hoog dat integriteitsdossiers in hun geheel geheim zijn. De reden daarvoor is dat het om buitengewoon gevoelige informatie gaat, waarbij betrokkenen gemakkelijk beschadigd kunnen raken als hun naam bekend wordt. Zelfs als mensen in een onderzoek uiteindelijk vrijgepleit worden, kan het simpele feit dat ze onderwerp van een integriteitsonderzoek waren al stigmatiserend werken. Die potentiële schade staat niet in verhouding tot het belang van openbaarmaking van individuele dossiers.
Kenmerk: 2019/514180
2/3
In het geval van het PwC-rapport maakt het college desondanks een andere keuze. De reden hiervoor is dat er eerder naar aanleiding van een Wob-verzoek al delen van het rapport zijn vrijgegeven en dat het inmiddels al langere tijd onderwerp is van politieke en maatschappelijke discussie. De rechtbank heeft geoordeeld dat het rapport naar aanleiding van het Wob-verzoek onderdeel voor onderdeel beoordeeld moet worden op welke delen onleesbaar gemaakt moeten worden en welke delen openbaar kunnen worden gemaakt. Daarom beperkt het college nu de geheimhouding tot die delen van de tekst die kunnen leiden tot herkenning van betrokkenen, in concreto de delen die in de bijlage bij dit besluit onleesbaar zijn gemaakt. 5. Risico's en kanttekeningen
Ondanks het feit dat uiterst zorgvuldig is bekeken welke delen van de tekst tot herkenning zouden kunnen leiden en daarom zijn worden weggelakt, kan het gebeuren dat een betrokkene herkend wordt. Doordat onbekend is welke kennis elke mogelijke lezer heeft, blijft het altijd mogelijk dat de informatie uit de openbaar te maken tekst in combinatie met kennis die de lezer al heeft toch leidt tot herkenning. En dat kan de goede naam van betrokkenen beschadigen. Dit kan hen immateriële schade berokkenen en mogelijk ook hinderen in hun professioneel functioneren. Als dat inderdaad gebeurt, zou dit vervolgens kunnen leiden tot een schadeclaim aan het adres van de gemeente. Een tweede risico is dat mensen zich niet meer vrij voelen om een integriteitsmelding te doen, omdat ze er niet meer op durven te vertrouwen dat hun betrokkenheid geheim blijft. Zeker waar het gaat om meldingen van situaties die voor de melder zelf pijnlijk zijn, is dit een risico. Dat zou een verzwakking zijn van de bewaking en handhaving van de integriteit van ambtenaren en bestuurders. 6. Uitvoering
Dit besluit wordt ter bekrachtiging voorgelegd aan de gemeenteraad. 7. Bijlagen
Openbaar te maken delen van het PwC-rapport d.d. 26 juni 2019
Kenmerk: 2019/514180
3/3
dd,. 1 é jtwvv loij
Bijzonder onderzoek gemeente Haarlem
I
pwc Gemeente Haarlem T.a.v. de heer drs. M.A. Jonker MBA Postbus 511 2003 PB Haarlem 18 juni 2014 Referentie: 3121759F014/2014-0354/gevd
Betreft: Rapportage bijzonder onderzoek Haarlem
jemeente
Geachte heer Jonker, Bijgaand treft u ons rapport met betrekking tot het bijzonder onderzoek Haarlem aan.
gemeente
Wij hebben dit rapport opgesteld voor de gemeente Haarlem, zoals vastgelegd in onze opdrachtbevestiging bijzonder onderzoek 17 januari 2014 (referentie: 20140004/cvdv). Deze rapportage is uitsluitend voor gemeente Haarlem bestemd en het rapport (of delen daarvan) mag zonder onze uitdrukkelijke schriftelijke toestemming vooraf niet in welke vorm dan ook aan derden ter beschikking gesteld worden. Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd en zijn desgewenst graag bereid een nadere toelichting te geven. Met vriendelijke groet, PricewaterbouseCoopers Advisory N.V.
mr. drs. B.M. Prins RA partner
PricewaterhouseCoopers Advisory N.V., Thomas R. Malthusstraat 5,1066 JR Amsterdam, Postbus 9616, 1006 GC Amsterdam T: 088 792 00 20, F: 088 792 96 40, www.pwc.nl PwC’ is het merk waaronder PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. (KvK 34180285), PricewaterhouseCoopers Belastingadviseurs N.V. (KvK 34180284), PricewaterhouseCoopers Advisory N.V (KvK 34180287), PricewaterhouseCoopers Compliance Services B.V. (KvK 51414406), PricewaterhouseCoopers Pensions, Actuarial & Insurance Services B.V. (KvK 54226368), PricewaterhouseCoopers B.V. (KvK 34180289) en andere vennootschappen handelen en diensten verlenen. Op deze diensten zijn algemene voorwaarden van toepassing, waarin onder meer aansprakelijkheidsvoorwaarden zijn opgenomen. Op leveringen aan deze vennootschappen zijn algemene inkoopvoorwaarden van toepassing. Op www.pwc.nl treft u meer informatie over deze vennootschappen, waaronder deze algemene (inkoop)voorwaarden die ook zijn gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel te Amsterdam.
Inhoudsopgave 1.
Achtergrond en opdracht
4
1.1.
Achtergrond
4
1.2.
Opdracht
5
2.
Verrichte werkzaamheden en beperkingen onderzoek
6
2.1.
Verrichte werkzaamheden
6
2.2.
Beperkingen onderzoek
6
2.3.
Wederhoor
7
2.4.
Weergave van bedragen en citaten
7
3.
Projecten gemeente Haarlem
8
3.1.
Inleiding
8
3.2.
Masterplan
8
3.3.
Masterplan
8
3.4.
Betrokkenheid
bij projecten
9
3.4.1.
Inhuur medewerkers
9
3.4.2.
Autorisatie van overeenkomsten
10
3.4.3.
Belangenverstrengelingen
10
3.4.4.
Vermeende vervalste handtekening
12
3.5.
Licenties
12
4.
Budgetoverschrijdingen en extracomptabele administratie
14
4.1.
Inleiding
14
4.2.
Budgetoverschrijdingen
14
4.3.
Extracomptabele administratie
15
4.4.
Onjuiste verantwoording van kosten
16
5.
Achtergrondonderzoek
18
5.1.
Inleiding
18
5.2.
Bevindingen achtergrondonderzoek
18
PwC
Pagina 3 van 18
i. Achtergrond en opdracht 1.1. Achtergrond 01 De achtergrond van het uitgevoerde onderzoek is ons voorafgaand aan het onderzoek samengevat als volgt omschreven: 02 De gemeentesecretaris heeft, op basis van meldingen van onregelmatigheden die waren gedaan bij de afdeling
Concern Control van de gemeente Haarlem, een deskresearch uit laten voeren naar de inkoop van de afdeling ; van de gemeente Haarlem. 03 Uit het interne onderzoek blijkt - kort gezegd - van de volgende opvallende aspecten:
• • • • • •
Er zijn overeenkomsten gesloten waarvoor de betreffende medewerkers niet waren gemandateerd; Onderbouwende urenspecificaties voor de inhuur van personeel zijn niet beschikbaar dan wel zijn niet door een leidinggevende voor akkoord getekend; Er zijn meer kosten - parkeerkosten en opslagen op meer-uren - in rekening gebracht dan volgens de overeenkomst was toegestaan; controleert en fiatteert de betaling van de uren van andere ingehuurde medewerkers van hetzelfde bureau waar hij werkt; De handtekening onder een overeenkomst is mogelijk vervalst; Er was geen voldoende registratie om vast te stellen of de geleasede goederen (hard- en software) zijn geleverd in overeenstemming met de aangegane verplichtingen.
04 Er zijn signalen ontvangen dat
waaronder :, zeer gucu uevriena is met de voor de afdeling Beiden ontmoeten elkaar veel in de privésfeer. Als gevolg van deze persoonlijke relatie zouden er onvoldoende kritische vragen worden gesteld over de uitvoering van de werkzaamheden door deze
05 Naast voornoemde is gemeld dat er sprake is van een mogelijke commissiebetaling aan de leidinggevende van
de afdeling
door een leverancier van software.
06 Eén van de medewerkers van de afdeling
heeft een eigen bedrijf. Voor deze nevenwerkzaamheden heeft de medewerker toestemming gekregen. Gemeld is dat in opdracht van de leidinggevende van de afdeling door de gemeente Haarlem middelen via het bedrijf van deze medewerker zijn ingekoctiL.
07 In opdracht van de
_ n de afdeling zouden facturen zijn voldaan terwijl de werkzaamheden nog niet zijn uitgevoerd. Een medewerker van de afdeling zou hiertoe van deze leidinggevende opdracht hebben gekregen.
08 De uitkomsten van de deskresearch en de gemelde onregelmatigheden zijn aanleiding om een nader onderzoek
te laten uitvoeren.
PwC
Pagina 4 van 18
1.2. Opdracht 09 U hebt de afdeling Forensic Services van PricewaterhouseCoopers Advisory N.V. (hierna: ‘PwC’) verzocht om
een onderzoek in te stellen naar de uitkomsten van de deskresearch en de gemelde onregelmatigheden. 10 Zoals besproken, hebben wij voorgesteld om het onderzoek gefaseerd uit te voeren en na afsluiting van elke fase
de uitkomsten te evalueren. o Deze rapportage bevat de uitkomsten van fase i. Fase t heeft ten doel om de gemelde onregelmatigheden nader te concretiseren en informatie te verzamelen. Wij zijn de volgende werkzaamheden overeengekomen voor fase i: •
Kennismakingsgesprek/oriënterend interview met de leidinggevende van de afdeling
• 1•
Interviews met de melders; Veilivstpll»n van elektronische data als e-mailbestanden van de leidinggevende van de afdeling de van de afdeling en vier medewerkers van ae atdeling Veiligstellen van de toegangsregistraties; Achtergrondonderzoek naar betrokken personen, onder wie de leidinggevende van de afdeling de .c.w-. 'an de afdeling en de vier medewerkers van de afdeling Bespreking resultaten fase i en bepalen welke personen in aanmerking komen voor de procedure hooren wederhoor en wanneer deze procedure zal worden uitgevoerd. Opvragen en uitvoeren analyse van overeenkomsten met in nader overleg te bepalen leveranciers, en de daaraan gerelateerde facturen, onderliggende documenten als urenspecificaties en kassabewijzen;
/ • • • •
12 In overleg met u hebben wij vooralsnog geen analyse uitgevoerd van overeenkomsten met leveranciers, noch op de aan deze overeenkomsten gerelateerde facturen en onderliggende documenten. 13 De eventueel voor fase 2 voorgestelde werkzaamheden zijn gericht op de gemelde onregelmatigheden die voldoende concreet zijn om te onderzoeken. Tevens zouden in fase 2 de opgevraagde overeenkomsten en de daaraan ten grondslag liggende documenten verder worden geanalyseerd op mogelijke onregelmatigheden. Voor fase 2 hadden wij de volgende werkzaamheden voorgesteld: • • • • •
Analyse van de financiële administratie; Analyse van de e-mailbestanden met behulp van zoekwoorden; Analyse van de facturen en de daaraan ten grondslag liggende urenspecificaties in samenhang met de veiliggestelde toegangsregistratie; Inventarisatie van de geleasede Interviews met nader te bepalen personen.
14 Onderhavige rapportage bevat de uitkomsten van onze onderzoekswerkzaamheden voor fase x. i.5 De onderzoeksperiode beslaat de periode januari 2009 tot en met oktober 2013.
PwC
Pagina 5 van 18
'
2. Verrichte werkzaamheden en beperkingen onderzoek 2.1, Verrichte werkzaamheden In het kader van ons onderzoek hebben wij de volgende werkzaamheden verricht:
16
•
Lezen van de uitkomsten van de deskreview uitgevoerd door de gemeente Haarlem, waaronder: -
• •
Deskresearch inkoop bij de afdeling Bijzonder onderzoek 2013 Directiebesluiten n.a.v. rapport van bevindingen ie fase Mandateringsb esluit 2011;
2013; ;
er 2013;
E-mailreview op basis van zoektermen; Interviewen van de volgende personen: voormalig projectmanager gemeente Haarlem; voormalig programmamanager gemeente Haarlem;
gemeente Haarlem; Achtergrondonderzoek en media search naar de volgende personen:
2.2. Beperkingen onderzoek 17 De aard van de hierboven beschreven werkzaamheden houdt in dat op cijfermateriaal geen accountantscontrole
is toegepast, terwijl tevens geen beoordelingsopdracht is uitgevoerd. Eén en ander impliceert dat aan onze rapportage geen zekerheid met betrekking tot de getrouwheid van dit cijfermateriaal kan worden ontleend, anders dan ter zake van de aspecten zoals door ons onderzocht en daarover dienovereenkomstig door ons in deze rapportage feitelijk wordt gerapporteerd. 18 In het kader van onze rol worden wij niet geacht op de hoogte te zijn van informatie die aan andere
vertegenwoordigers van PwC dan die betrokken bij de uitvoering van deze opdracht is verstrekt (bijvoorbeeld informatie die is verstrekt in het kader van dienstverlening op het gebied van de boekhouding, de administratie, de salarisadministratie ofbelastingen en overige diensten).
PwC
Pagina 6 van 18
tg Met betrekking tot het door ons uitgevoerde achtergrondonderzoek hebben wij gebruik gemaakt van de volgende openbare bronnen: Handelsregister in Nederland, Kadaster in Nederland, bestanden van een handelsinformatiebureau en het internet. De desbetreffende bronnen zijn geraadpleegd op 20 januari 2014. Dit houdt in dat een mogelijke verandering van de gegevens in de gebruikte databases na het moment van raadplegen niet zijn opgenomen in deze rapportage. Verder merken wij op dat wij niet het beheer van de gebruikte databases hebben. Derhalve kunnen wij niet de juistheid en de volledigheid van de in deze databases opgenomen gegevens garanderen. 20 Opgemerkt wordt dat in Nederland aandeelhoudersverhoudingen, met uitzondering in het geval van één
aandeelhouder, geen openbare informatie zijn en niet inzichtelijk zijn voor dit uitgevoerde onderzoek.
2.3. Wederhoor 21 In het kader van wederhoor zijn de bevindingen van het onderzoek middels een interview voorgelegd aan
Van het gesprek is een conceptgespreksverslag opgemaakt dat aan commentaar. De uitkomsten van het interview en de opmerkingen van rapportage.
is voorgelegd voor zijn opgenomen in de
2.4. Weergave van bedragen en citaten 22 Alle in dit rapport genoemde bedragen zijn exclusief omzetbelasting, tenzij anders vermeld. 23 Citaten zijn in dit rapport letterlijk opgenomen, zonder correctie van eventuele taal- en spelfouten.
PwC
Pagina 7 van 18
3. Projecten gemeente Haarlem 3.1. Inleiding 24
Naar wii bpariinen. ziin er binnen de gemeente Haarlem Voor de uitvoering deze m of projecten is door de gemeente Haarlem onder meer een mterim-manager , aangesteld. Deze interim-manager was ingehuurd via
25
Tijdens de deskreview in opdracht van de gemeente Haarlem zijn onder meer de volgende bijzonderheden geconstateerd: • • • • •
Er zijn overeenkomsten gesloten waarvoor de betreffende medewerkers niet waren gemandateerd; Onderbouwende urenspecificaties voor de inhuur van personeel zijn niet beschikbaar dan wel zijn niet door een leidinggevende voor akkoord getekend; Er zijn meer kosten - parkeerkosten en opslagen op meer-uren - in rekening gebracht dan volgens de overeenkomst was toegestaan; Een controleert en fiatteert de betaling van de uren van andere ingehuurde medewerkers van hetzelfde bureau waar hij werkt; De handtekening onder een overeenkomst is mogelijk vervalst.
In dit hoofdstuk gaan wij nader in op behoeve hiervan. 3.2. 26 Naar wij begrijpen, behelst gemeente Haarlem.
en de inhuur van externe medewerkers ten
van de
heeft zijn initiële betrokkenheid bij het project in een gesprek als volgt toegelicht: heeft in de periode sentemKer - oktober 2009 van de gemeente Haarlem een opdracht gekregen om een quick uit te voeren in verband met scan van de ■vas voor deze opdracht gevraagd uoor > cenden elkaar van een eerdere opdracht die 1 ' had uitgevoerd voor 28
heeft verder toegelicht dat hij voornoemde opdracht in de periode september - oktober 2009 heeft gekregen om op basis van de quick scan een plan te schrijven voor heeft dit plan voorgelegd aan de verantwoordelijke directie en aan /an de gemeente Haarlem. De Raad van de gemeente Haarlem heeft dit plan, dat uitging van een begroting van goedgekeurd. icht toe dat hierbij sprake was van een resultaatgerichte opdracht. De opdracht moest op I i zijn afgerond.
3 3* 29 Tijdens de implementatie van het ’is , naar eigen zeggen, door / ; vanwege de pragmatische en gevraagd om eveneens te ondersteunen bij het ‘ doelgerichte aanpak van Het bedrag van Eij implementatie van dit was een stuurgroep betrokken waarin vertegenwoordigers van verschillende hoofdafdelingen zitting hadden.
PwC
Pagina 8 van 18
heeft verteld dat het politiek gevoeliger lag dan het De rapporteerde over dit project aan de stuurgroep, die vervolgens rapporteerde aan de verantwoordelijk Wethouder. De besluitvorming betreffende het lag bij de stuurgroep en primair bij de voorzitter aldus Voor het project was een oudgei van € x.6 mihoen per jaar beschikbaar. De prioritering van de uitgaven werd bepaald door de stuurgroep, aldus , en was afhankelijk van onder meer de politieke urgentie, verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening en verbetering van de kwaliteit van de bedrijfsvoering. Er was een business case met taakstellingen voor het
v.j.. Betrokkenheid
: bij projecten
hebben ons toegelicht dat m elkaar kenden uit de tijd dat heeft per naar de gemeente Haarlem.
werkzaam was br gemaakt van
de overstap
32 Over de inhuur var
heeft ons de volgende toelichting gegeven: is op zoek gegaan naar ondersteuning voor het hoofd van de afdeling de In eerste instantie heeft een tweetal medewerkers van üe gemeente Haarlem gesproken in verband met de invulling van deze functie, maar deze medewerkers waren volgens niet geschikt voor de functie. heeft vervolgens benaderd om deze tunctre te vervullen. Na het vertrek van net toenmairg is aangesteld als interim-hoofd werd ingehuurd via heeft, naar eigen zeggen, de benoeming van
33
als interim-medewerker besproken
met de directie.
‘1.4,1. Inhuur medewerkers extra inzet heeft ons verteld dat voor de uitvoering van de projectei Tussen nodig was. Den deel van de benodigde extra inzet werd ingehuurd bij hel bestond volgens de 1 de afspraak dat wanneer extra mensen wilde inhuren via hij dit moest overleggen met . Wanneer een teammanager medewerkers wilde inhuren, moest hiervoor bij meerdere partijen een aanvraag worden ingediend. 35
heeft in een gesprek verteld dat als er snel inhuur noodzakelijk was soms direct een contract met een (reeds bekende) partij werd aangegaan. Indien er meer tijd beschikbaar was om een selectie te doen werd bij meerdere partijen een offerte opgevraagd.
36
heeft ons in een gesprek verteld dat drie MT-leden, betrokken waren bij de selectie van diensten en/of goederen. De selectiecommissie werd eventueel aangevuld met een andere (senior)medewerker met de benodigde expertise. licht toe dat in het geval een rol zou kunnen spelen in het project geen onderdeel was van ue selectiecommissie. licht toe da' slechts incidenteel werd ingehuurd voor dienstverlening, tekende de overeenkomsten met niet en controleerde de urenoverzichten van de van ; ingehuurde medewerkers niet. Met het oog op procedurele zuiverheid gebeurde dat door anderen, die geen betrokkenheid hadden bij
37
3t heeft hierop aangevuld dat in verband met de cruciale rol die had als programmamanager niet meedeed op aanbestedingen met betrekking tot de roor Haarlem en
PwC
Pagina 9 van 18
heeft toegelicht dat geen sprake is van vriendjespolitiek van kant. Volgens zou dit anders kunnen zijn bij . omdat deze ontzettend veel connecties heeft en dan altijd dit gevaar (van nepotisme) op de loer liet. heeft altijd de indruk gehad dat integer met de keuze van inhuur is omgegaan. . realiseert zich dat het juist in zo een situatie belangrijk is goede procedures te hebben. Toch zijn deze procedures in deze drukke periode soms met voeten getreden. Later, naar wij begrijpen na het vertrek var zijn de procedures wel stringenter gehanteerd, onder andere omdat er veel meer druk kwam te liggen op het beperken van de externe inhuur. De afdeling lag enigszins onder de loep, omdat zij grootverbruikers van externe inhuur was.
3.4.2, Autorisatie van overeenkomsten 39 In het document onder andere het volgende opgenomen:
is
& is gemandateerd voor een bedrag van maximaal €50.000. Dit mandaat is in op schrift verstrekt deelde mede dat '•eeds in als bureauhoofd is aangesteld. ue inkoopverplichtingen ueuragen elk ca. € geeft in het gevoerde vraaggesprek aan dat deze inkoopverplichtingen heeft getekend op verzoeic van het afdelingshoofd 1 Het afdelingshoofd zou per email bevestiging voor het plegen van de inkoop hebben gekregen van de hoofdafdelingsmanager. Voorts zou volgens omtrent de inhuur besluit zijn genomen door de stuurgroep /. De onderbouwende email en de besluitvorming van de stuurgroep ’ , kon met overleggen.” 40 In bijlage 2 bij het mandateringsbesluit 2011 is onder meer het volgende opgenomen: “Artikel 15 Voor investeringen kunnen projectmanagers en projectleiders als budgethouder worden aangewezen. Artikel 16 Bij het aangaan van verplichtingen en/of het betaalbaar stellen van facturen boven € 50.000 is een tweede paraaf nodig van de leidinggevende van de budgethouder.” 41
heeft in een gesprek met onderzoekers toegelicht dat contracten eetekend moesten worden contorm de autorisatietabel op basis van de omvang van het contract. 1 heeft verteld dat nooit medewerkers gevraagd heeft overeenkomsten te autoriseren waarvoor zij niet bevoegd waren.
42 Met betrekking tot de contracten met
heeft ms in een gesprek aangegeven de eerste contracien heeft getekend voor de inzet van heeft vervolgens de één pagina tellende verlengingsvoorstellen getekenu. geeft aan dat ie verlenging vooraf heeft afgestemd met en dat dit ook in de stuurgroep is besproken en goedgekeurd, omdat de projecten door moesten lopen. wist, naar eigen zeggen, op het moment van tekenen niet dat daarbij nandaat overschreed. da1
43 In deze fase van het onderzoek hebben wij geen documentonderzoek verricht naar mogelijke andere mandaatoverschrijdingen van medewerkers van de gemeente Haarlem.
3.4.3. Belangenverstrengelingen 44 De gemeentesecretaris heeft signalen ontvangen dat ' afdeling ’ ressorteert, zeer goed bevriend is met de voor de afdeling ingehuurde leidinggevende. Beiden ontmoeten elkaar veel in de privésfeer. Als gevolg van deze persoonlijke relatie zouden er onvoldoende kritische vragen worden gesteld over de uitvoering van de werkzaamheden door deze ingehuurde leidinggevende.
PwC
Pagina 10 van 18
4Ó In een gesprek heeft ons het volgende verteld: was sinds werkzaam als ingehuurde interim-manager bij de gemeente Haarlem. Volgens waren goed bevriend met is die volgens degene die ‘financiële mutaties’ maakte van de medewerkers van binnen de gemeente Haarlem werkten. Volgens heeft besloten dat meer kosten van de medewerkers van gedeclareerd konden worden dan was overeengekomen in de overeenkomst. 46
+
heeft in een interview het vermoeden geuit dat ingehuurde krachten die niet rechtstreeks via waren ingehuurd relaties waren van . Tevens heeft verteld dat reeft gehoord dat vaak samen tennissen en dat zij goed bevriend zijn. Autorisatie van kosten heeft verteld dat zakelijk zijn.
denkt dat de relaties binnen de afdeling
voornamelijk
48 Wij hebben
gevraagd naar mogelijke belangenverstrengelingen binnen de gemeente heeft samengevat het volgende verteld: heeft zich volgens nooit met contracten bemoeid, dit mede omdat zelf geen budget beheerde. De contracten en kosten werden goedgekeurd door de bureauhoofden. Aangezien de kosten voor de inhuur van ten laste var werden gebracht controleerde naar eigen zeggen ook hun uren. Daarbij heeft verteld dat daarbij ook de uren van controleerde, aangezien aiet zelf eigen uren kon goedkeuren. heeft nooit indicaties verkregen dat de extern ingehuurde medewerkers teveel uren declareerden, eerder te weinig. De ingehuurde krachten hebben vooral veel uren gedraaid, welke niet altijd volledig in rekening zijn gebracht. Haarlem.
49
Met betrekking tot de reiskosten die ten onrecht in rekening zouden zijn gebracht, heef + n^et de indruk dat dit bewust is gebeurd. Op andere afdelingen van de gemeente was het declareren van reiskosten gebruikelijk, waardoor hiervoor mogelijk bij de afdeling onvoldoende aandacht is geweest.
50
Betreffende de facturatie van parkeerkosten door ■ heeft ms als volgt geïnformeerd: het project was gestart toen de gemeente Haarlem nog was gevestigd op de Westergracht. Op deze locatie was het mogelijk gratis te parkeren. Na de verhuizing van het stadskantoor moesten de medewerkers van in een parkeergarage in het centrum parkeren. licht toe dat deze kosten bij heeft gedeclareerd.
.5: In aanvulling hierop heeft verteld dat additionele afspraken heeft gemaakt met 1 omdat er sprake was van een wijziging van omstandigheden ten vond het billijk opzichte van de initieel gemaakte afspraken met de gemeente Haarlem. dat de parkeerkosten werden doorbelast, aldus van de gemeente Haarlem was echter van mening dat de door in rekening gebrachte tarieven inclusief reis- en verblijfkosten waren, aldus t had geïnformeerd dat de afspraken tussen c niet kende en daarmee betwistte, vond de relatie met de gemeente Haarlem belangrijk en heeft derhalve de in rekening gebrachte parkeerkosten gecrediteerd. Tennis 52 Wij hebben ' eveneens gevraagd naar mogelijke belangenverstrengelingen. 1 heeft in een gesprek toegelicht dat een zestal keren binnen driejaar met heeft getennist. Hierbij waren ook anderen aanwezig. heeft verteld dat nauw samenwerken en in hetzelfde dorp wonen en daarom at en toe Duiten werktijden samen tennissen. Na het tennissen dronken ze af en toe een biertje, aldus leeft verteld dat hierbij geen uitwisseling van informatie heeft plaatsgevonden.
PwC
Pagina 11 van 18
53
heeft toegelicht dat na een aantal j aren van nauwe samenwerking goed met elkaar konden opschieten. wonen in dezelfde gemeente en hebben een aantal malen samen getennist. In de herinnering van ' ’ was dit hooguit twee maal. , waren hier ook bij aanwezig.
54
heeft verteld dat ien tweetal keren getennist heeft met en daarnaast nog twee keer met alleen, maar dat dit uitsluitend op collegiale basis is geweest. heeft toegelicht dat niets met een zakelijk karakter werd geregeld op de tennisbaan en leeft zelf nog nooit getwijfeld aan de integriteit van andere medewerkers.
Aanbestedingen 55 zou, naar verluidt, gegevens van aanbestedingen hebben doorgegeven aan van reeft in een gesprek met onderzoekers echter meegedeeld dat geen mlormatie neen mxgewisseia over aanoestedingen, met uitzondering van een aanbesteding vooi die door de gemeente Haarlem gezamenlijk zou worden uitgeschreven. Deze aanbesteding is gewonnen door 56 Betreffende de (beoogde) samenwerking tussen de gemeente Haarlem en 1
zogenoem
heeft toegelicht dat er plannen een nnen waren de afdeling te laten vormen. In eerdere instantie hebben de gemeente Haarlem en de nncrprirbt eer
3.4.4. Vermeende vervalste handtekening 57
In het document is onder andere het volgende opgenomen: “ zou blijkens de tenaamstelling in februari een overeenkomst met hebben ondertekend voor een bedrag van ca. € heeft mandaat voor een bedrag van € 50.000. meldt in het vraaggesprek dat de ondertekening van de overeenkomst niet door heeft pLaarsge vonden, hetgeen visueel ook waarneembaar is. Tot dusver is niet bekend wie deze overeenkomst heeft ondertekend. Hiervoor is nader onderzoek noodzakelijk.”
58
In een verslag van een gesprek met met één of meerdere medewerkers van de gemeente Haarlem is onder meer het volgende oogenomen: “Od de opdrachtbevestiging var, : staar weliswaar de naam van voorgedrukt vermeld, maar geejr aan dat het niet handtekening is. herkent de hanareKemng niet en kan zich ook niet herinneren deze opdrachtbevestiging te hebben gezien.”
59
heeft de volgende toelichting gegeven: een vulpen en nooit met een balpen en zet nooit een paraaf. vervalst bij een contract.
60
heeft ons verteld dat nooit handtekeningen onder een overeenkomst heeft vervalst. Het gemelde geval binnen de gemeente Haarlem is riet bekend.
tekent de contracten altijd met zegt dat randtekening is
61 Met betrekking tot het contract waar een onbekende handtekening op staat en het feit dat een aantal contracten
verdwenen zijn, heeft ~ /erteld dat zich hier niets bij kan voorstellen. heeft, naar eigen zeggen, nog nooit gehoord dat iets ondertekend is door iemand anders dan wie zijn naam eronder staat en geeft aan dat erg verbaasd zou zijn als dit wel is gebeurd. 62 Wij hebben geen aanvullende werkzaamheden verricht betreffende de vermeende vervalste handtekening.
3.5. Licenties 63 Eén van de signalen die de gemeentesecretaris van de gemeente Haarlem heeft ontvangen, betreft een
mogelijke commissiebetaling aan < van
PwC
door een leverancier
Pagina 12 van 18
64 De keuze voor
is volgens
het resultaat van de Europese aanbesteding die werd gegund
aan is van mening dat zonder ambtelijke dekking besloten is te starten met het implementeren van 66
heeft toegelicht dat de gemeente Haarlem haar niet op orde had- de gemeente had in plaats van de benodigde Binnen de gemeente Haarlem was men van mening dat een aanbestedingsprocedure moest worden gestart, maar heeft gezegd dat De ontbrekende zijn voor een bedrag van ongeveer € aangeschaft door de gemeente Haarlem. voegt toe dat de buiten de projecten ralt.
67 Tijdens gesprekken met betrokkenen bij de masterplannen
hebben wij geen aanwijzingen in privé, een commissiegekregen dat een medewerker van de gemeente Haarlem door betaling heeft ontvangen. De uitkomsten van de achtergrondonderzoeken hebben eveneens geen aanwijzing opgeleverd. J ö
PwC
Pagina 13 van 18
Budgetoverschrijdingen en extracomptabele administratie
4
4.1, Inleiding 68 Tijdens gesprekken met verschillende (voormalig) medewerkers van de gemeente Haarlem is een aantal onderwerpen aan bod gekomen, welke in onderstaande paragrafen zijn opgenomen. Het betreft budgetoverschrijdingen van kosten, het voeren van een extracomptabele administratie en een mogelijke onjuiste verantwoording van Kosten.
4.2. Budgetoverschrijdingen 69 Diverse personen hebben met ons gesproken over budgetoverschrijdingen betreffende
In onderstaande alinea’s hebben wij de toelichting van diverse personen betreffende budgetoverschrijdingen opgenomen. 70 Wij merken op dat in deze fase van het onderzoek geen analyse van de financiële administratie heeft
plaatsgevonden. 7
heeft ons in een gesprek verteld dat hij van heeft vernomen dat er een tekort \ was op t heeft dit vervolgens gemeld aan hoofd heett, naar eigen zeggen, onder meer gemeld dat er sprake was van een tekort en dat dit tekort heen-en-weer werd geheveld binnen de afdeling.
van ongeveer €
72 In een gesprek heeft
samengevat de volgende toelichting gegeven on budgetoverschrijdingen van de projecten in het kader van zijn eind alle decentrale ’.amengevoegd en onaer oeheer van de araeling gekomen. Volgens aleek op termijn dat het samengevoegüe budget niet voldoenae was ter dekking van deze kosten op basis van de toen geldende contracten. Er bleek een tekort van circa een half miljoen, omdat de verschillende diensten ook kosten vanuit andere budgetten hadden gefinancierd. Dit is in de stuurgroep aan de orde gesteld, waardoor als melder van dit feit minder populair is geworden onder de diensthoofden. Inmiddels was ook een tweede poging opgezet om de samenwerking met vorm te geven. Hiervoor was echter geen specifiek budget ter beschikking gesteld, waardoor er volgens steeds geld moest worden wij gemaakt vanuit om deels de kosten van deze business case te financieren.
73 In aanvulling hierop heeft
ons verteld dat de afdeling >p totaalniveau geen tekorten kende, maar dat er veel met budgetten is geschoven tussen de verschillende bureaus en afdelingen binnen' i zag dit niet als onregelmatigheden, omdat hierbij meerdere mensen waren betrokken en de beslissingen werden genomen in het managementteam van De afdeling kreeg slechts opdrachten voor de uitvoer hiervan.
74 Volgens
is de overschrijding van het budget van de afdeling onder meer veroorzaakt, omdat een deel van de werkzaamheden niet waren opgenomen in de begroting voor het reeft hierbij de volgende punten genoemd: • • •
PwC
De overgang van Het concept van De vertraging in aanwezigheid van asbest.
en de daarbij samenhangende kosten; was nog onvoldoende uitgekristalliseerd; 7 en het voortijdig verlaten van een kantoorpand in verband met de
Pagina 14 van 18
. heeft in een gesprek verteld dat de budgetoverschrijding van z plaatsgevonden door een onvoldoende sterke projectorganisatie. Daarbij waren volgens de rapportages niet van voldoende niveau, waardoor er geen beeld was van de realisatie per deelproject ten opzichte van de begroting. heeft de volgende toelichting gegeven betreffende budgetoverschrijdingen voor met name uitgaven. eeft toegelicht dat er sinds 2010 een adviescommissie in het leven is geroepen. Elke afdeling die iets nieuws wilde, moest uat eerst aan deze commissie voorleggen. De centralisatie van is in 2012 geëffectueerd. Toen bleek er een enorm verschil te zijn tussen de binnenkomenae racmren en net budget. In het verleden is er veel door was er in 2012 een overschrijding van aangeschaft uit andere potjes. Volgens en die rekening is doorgeschoven naar 201.3. geeft aan hard iest te hebben gedaan om dit tekort op te lossen door het strepen in en te onderhandelen over bestaande contracten. 77
heeft ons de volgende toelichting gegeven betreffende budgetoverschrijdingen van op enig moment bleek dat sprake was van een (te verwachten) overschrijding van de budgetten. .creeg het beheer van deze budgetten niet op orde, waarop naar eigen zeggen, een team heeft samengesteld en heeft hen verzocht hiernaar te kijken. De uiteindelijke oorzaak van de budgetoverschrijding lag volgens in de samenvoeging van de van verschillende afdelingen. Dit gezamenlijke budget kwam onder beheer van de afdeling . Vervolgens bleek, aldus ïat verschillende diensten in het verleden ook financierden vanuit een ander budget dan alleen heeft ons meegedeeld dat door deze werkwijze : feitelijk te laag was om alle te aeKKen. heeft ons in een gesprek toegelicht dat in verband met medewerkers van de gemeente Haarlem de beschikking kregen over De gemeente ging terug . Er werd echter niet gestuurd op de kosten voor het gebruik van aldus heeft in maart 2012 over de hoogte van de kosten van het gebruik van gerapporteerd aan de directie. De overschrijding werd echter pas eind van het jaar gemeld door de directie.
4.3.Extracomptabele administratie 79
In een gesprek heef
ons geïnformeerd dat binnen de gemeente Haarlem voor de sprake is van een zogenoemde schaduwboekhouding. Wij hebben een aantal personen die betrokken zijn bij de masterplannen de vraag voorgelegd of sprake is van een schaduwboekhouding. t heeft in een gesprek bevestigd dat er sprake was van een schaduwadministratie binnen
80
de afdeling
; van de gemeente Haarlem. Deze was opgezet door . Het betreft volgens ien Excel-registratie van alle kosten on Volgens de verschillende projecten vallend onder de is deze administratie opgezet, omdat vanuit het financiële systeem GES en de rapportagetool Qlikview geen bruikbare stuurinformatie kon worden verkregen. De zogenaamde schaduwadministratie was voor iedereen bekend en inzichtelijk, aangezien deze ook op een netwerkschijf was geplaatst. De schaduwadministratie werd wekelijks ook besproken met diverse collega’s van de financiële administratie, het managementteam en de projectmanagers (destijds circa zeventien personen). Tweewekelijks vond een overleg plaats, waarbij de verschillen tussen de GES, Qlikview en de schaduwadministratie werden doorgenomen, aldus 81 GES betreft volgens
: geen pakket dat gemaakt is voor de gemeentelijke processen, licht hierbij verder toe dat het financiële systeem jaren geleden nooit goed is ingericht ten tijde van de implementatie van GES. Volgens djn de verschillende administraties binnen de gemeente destijds klakkeloos samengevoegd zonder inrichting van een goede kostenplaatsen- en/of kostensoortenstructuur.
PwC
Pagina 15 van 18
82
heeft in een gesprek verteld dat de financiële huishouding van de gemeente Haarlem niet op orde was. In de financiële administratie waren de begrotingen van het project op hoofdlijnen opgenomen. De subkostenplaatsen waren echter niet in de administratie opgenomen, aldus De uitgaven (ten opzichte van de detailbegroting) werden bijgehouden in Excel. icht toe dat op de hoogte waren van ae extracomptabele administratie heeft verteld dat de administratie in Excel werd bijgehouden om verantwoording te kunnen afleggen over de projecten, omdat de administratie van de gemeente Haarlem niet voldeed.
83 Uit een e-mail van
aan blijkt dat meerdere personen op de hoogte waren van de extracomptabele administratie of schaduwadministratie: “Overleg stand van zaken budgetten
Aanwezig: Afspraken j. werkt schaduwadministratie bij op basis van de extracomptabele begroting van 1 en zet hier de uitgaven uit GFS tegenover. [...]” 84
heeft gezegd dat binnen de gemeente Haarlem schaarste aan middelen bestond. Het ’ bedroeg € . Dit geld zou in ongeveer anderhalf jaar worden uitgegeven. De kapitaalslasten voor de gemeente waren groot en er was sprake van tekorten.' heeft aan de afdeling ~ geadviseerd om : om een meer egaal meerjarig financieel beeld te creëren, wat de behoefte was van t Dit aavies is door de gemeente Haarlem overgenomen, maar de verwerking hiervan m de financiële administratie heeft een jaar geduurd.
85
heeft opgemerkt niet op de hoogte te zijn van een schaduwadministratie, maar dat hij vanaf 2013 wel een opzet heeft gemaakt voor zichzelf om het budget te bewaken. . heeft uitgelegd dat dit wordt gedaan, omdat men niet te spreken is over het financiële systeem. Het GFS-programma is erg ingewikkeld en onoverzichtelijk en daarom heeft hij voor zichzelf vanaf 2012 het budget voor bijgehouden in Excel.
86 Op basis van de gesprekken met
en de e-mail zijn er geen aanwijzingen dat de zogenoemde schaduwboekhouding een ander doel dient of heeft gediend dan een extracomptabele administratie van de projectkosten in verband met monitoring van het project.
4.4. Onjuiste verantwoording van kosten 87
heeft ons in een gesprek verteld dat p de hoogte was van het feit dat facturen werden doorgeschoven naar een ander jaar. was, naar eigen zeggen, niet betrokken bij de besluitvorming hieromtrent.
88 Wij hebben de constatering van 89
voorgelegd aan diverse personen.
heeft verteld dat regelmatig met kosten werd geschoven tussen investering en exploitatie door de afdeling bevestigt ook dat er soms projecten tijdelijk stopgezet werden, omdat hei geiu op was voor dat jaar. Deze projecten werden dan, indien mogelijk, in het volgend jaar verder afgerond. In sommige gevallen is daarbij ook aan gewaagd hier medewerking aan te verlenen door contracten voortijdig te beëindigen of facturatie naar een volgend jaar te schuiven. Daarbij merkt 'p dat daarbij slechts in enkele gevallen facturen zijn uitgesteld voor al verrichte werkzaamheden. Veelal werden ook daadwerkelijk de werkzaamheden uitgesteld. Daarbij geeft aan dat veel mensen op de hoogte waren van deze handelswijze
PwC
Pagina 16 van 18
90 Het door
gestelde, blijkt tevens uit onderstaande e-mails.
91 In een e-mail1 schreef
het volgende aan
92 “[...] Waar gaat het om? Wij hebben overschrijding en wij moeten direct acties ondernemen om deze
overschrijding te beperken. Mijn verzoek is: Maak een Quick risicoanalyse binnen je project(en) wat zijn de consequenties (geld, kwaliteit en politieke urgentie) als werkzaamheden van een externe leverancier of leveren van producten uitgesteld worden naar volgendjaar. Bij laag of middenlaag risico: neem contact op metje leverancier binnen de project(en) en vraag dat de werkzaamheden die nog ditjaar gepland zijn kan volgendjaar uitgevoerd worden en dat ze de daarbij horende facturen ook volgendjaar zullen versturen; Bij hoge risico: neem contact op metje leverancier binnen de project(en) en vraag dat de werkzaamheden die nog ditjaar gepland en moet werkelijk uitgevoerd worden anders factureren. Wij willen graag de daarbij horende facturen volgendjaar ontvangen met de datum van 2013;
Op 16 oktober 2012 schree:
93
het volgende in een e-mail:
“We hebben het er gisteren even over gehad, maar we zouden graag een bevestiging van jou krijgen. Kun je me het volgende aangeven: j j •
Voor welk bedrag hebben we ditjaar nog een verplichting aan jou Welke offerte ligt er nog klaar om getekend te worden, maar kunnen we doorschuiven naar volaend jaar y
94] , , . heeft toegelicht dat er zeker gezeur was tijdens de maandelijkse budgetbesprekingen over foutief geboekte facturen door mee- en tegenvallers en dat daardoor wel geschoven moest worden met budgetten Met betrekking tot zijn eigen budget geeft ian dat mee- en tegenvallers binnen het eigen budget zijn opgevangen en verrekend. geeft aan nooit budgetten van andere afdelingen te hebben belast of aangezuiverd.
1 De beschikbare e-mail bevat geen datum waarop deze is verzonden. De reactie van de heer Van der Linden op deze e-mail is op 11 oktober 2012 aan mevrouw De Wit verzonden.
PwC
Pagina 17 van 18
5-
Achtergrondonderzoek
5.1. Inleiding 95 De gemeentesecretaris heeft het volgende signaal ontvangen: één van de medewerkers van de afdeling
heeft een eigen bedrijf. Voor deze nevenwerkzaamheden heeft de medewerker toestemming gekregen. Gemeld is dat in opdracht van de leidinggevende van de afdeling door de gemeente Haarlem middelen via het bedrijf van deze medewerker zijn ingekocht. 96 Wij hebben een achtergrondonderzoek uitgevoerd naar de volgende personen:
97 In onderstaande paragrafen gaan wij in op onze bevindingen.
5.-2. Bevindingen achtergrondonderzoek 98 Uit het achtergrondonderzoek dat is uitgevoerd op 23 januari 2014, is gebleken dat
een belang hebben (gehad) in een vennootschap. 99 Uit het signaal van de gemeentesecretaris blijkt dat één van de medewerkers van de afdeling
een eigen bedrijf heeft. Het is ons niet bekend welke medewerker dit betreft. Hei is ons tevens niet bekend of de andere medewerkers met een belang in een eigen vennootschap dit binnen de gemeente Haarlem hebben gemeld. 100 In een gesprek heeft
de volgende toelichting gegeven: lad een eigen bedrijf en is één keer door gevraagd om c voor een bedrag van ongeveer Volgens Volgens 1 kwam het verzoek voor van heelt een schriftelijke waarschuwing gekregen van , omdat ' “ via de eigen onderneming van
101 Volgens
wilde
afgewezen, maar volgens besloten besloten om 1
henhen
De aanvraag is door in 1 1 Vervokens is in overleg
!
PricewaterhouseCoopers Advisory N.V.
Origineel getekend door mr. drs. B.M. Prins RA, partner
PwC
Pagina 18 van 18