2 (Bijlage) Interne datastrategie + Roadmap

Interne datastrategie

Data-roadmap 1 september 2025 Ronald Sinke Data, Informatie & Analyse

Inhoudsopgave 1.

2.

Inleiding

4

1.1

Haarlemse data-waarden

4

1.2

Data-ontwikkeling

5

1.2.1

Datagedreven werken

5

1.2.2

Datagovernance

5

Data cultuur

6

2.1

Data bekwame organisatie

6

2.1.1

Bewustzijn campagne

6

2.1.2

Aanbieden leeromgeving voor I-bewustzijn

6

2.2.3

Versterken data-vakmanschap

7

2.2

3.

Borging in beleidsprocessen

Data organisatie

8

3.1

8

Ondersteuning datagedreven werken

3.2 Inrichting datagovernance

4.

5.

6.

7

9

Data facilitering

11

4.1

Modern datafundament

11

4.1.1

Ontwerp voor de toekomst

11

4.1.2

Bouwblokken datafundament

12

4.2

Centraal informatie aanbod

13

4.3

Inname van externe data

14

Data samenwerking

15

5.1

Haarlemse Gegevens Levering Overeenkomst (GLO)

15

5.2

Borging in inkoop- & leveranciersmanagement

16

Data-roadmap

18

2

7. Voorbeelden

19

7.1

Algoritmeregister

20

7.2

(Openbare ruimte) Cameraregister

21

7.3

Artificiële Intelligentie

22

7.4

Monitoringsparagraaf

23

7.5

Publicatiekanaal

24

3

1.

Inleiding De gemeente Haarlem is zich bewust van de kansen die de inzet van data biedt en de daarbij komende risico's. In aansluiting op het coalitieakkoord 2022-2026 ‘Actie! Aan de slag voor een sociale, groene en leefbare stad’ wil Haarlem de kansen die data biedt benutten, zodat inwoners en ondernemers baat hebben bij hetgeen Haarlem ontwikkelt. Dit doen we verantwoord en transparant.

De datastrategie is daarvoor de leidraad. Die bestaat uit twee documenten. Enerzijds is er het bestuurlijk document; de Haarlemse visie op data. Hierin wordt uitgeschreven hoe Haarlem kijkt naar data en welke normen en waarden er worden gehecht aan het gebruik ervan. Opvolgend is er het ambtelijk document; de interne datastrategie waarin de uitvoering centraal staat inclusief data roadmap. Dit laatste betreft het voorliggende document.

In dit document beschrijven we hoe de organisatie invulling geeft aan de data-waarden die gedefinieerd zijn in de Haarlemse visie op data. Het dient als een kapstok voor de meerjarige ontwikkeling op het gebied van data. Er wordt toegelicht hoe we de organisatie daarop inrichten, wat de randvoorwaarden zijn en welke ontwikkelingen er al in dit kader afgerond zijn, aan welke er gewerkt wordt en wat er gepland is. De bijgevoegde data-roadmap zet de ontwikkelingen daarbij globaal in de tijd uit waardoor een beter beeld van de totale ontwikkeling ontstaat. De ontwikkelingen beschreven in dit document zijn enkel een deel van alle ontwikkelingen in het kader van de data-ontwikkeling en zijn dus niet uitputtend voor wat er wordt gedaan in relatie tot de data-ontwikkeling.

“Het dient als kapstok voor de meerjarige ontwikkeling op het gebied van data”

1.1 Haarlemse data-waarden In dit onderdeel van de datastrategie lichten we de vier waarden toe van de Haarlemse visie op data en het inzetten daarvan. De vier waarden zijn: • Transparant; publiek inzicht in zoveel mogelijk data Data wordt zoveel als mogelijk openbaar gemaakt, enerzijds ter verantwoording van besluitvorming en anderzijds voor hergebruik. Ook kunnen inwoners van de gemeente te allen tijde te weten komen hoe en waarom (hun) data gebruikt wordt. • Waarde creërend; publieke waarde uit data halen Data wordt direct én indirect ingezet ten behoeve van maatschappelijke opgaven met oog voor de menselijke maat.

4

• Betrouwbaar; data is veilig en correct Inwoners kunnen vertrouwen op de veiligheid van (hun) data onder de hoede van de gemeente en dat gebruikte data voldoet aan gestelde kwaliteitseisen. • Verantwoord; data gebruik met de menselijk maat Inwoners kunnen rekenen op het bewust en verantwoord handelen van de gemeente. En de gemeente zoekt actief het gesprek op met de samenleving over ethische dilemma’s.

1.2 Data-ontwikkeling Gemeente Haarlem wil de kansen die data biedt benutten en om dit beter te kunnen doen wil het hier verder in ontwikkelen. Enerzijds op het gebied van het inzetten van data (datagedreven werken) en anderzijds rond het zorgen voor data (datagovernance), want de data-ontwikkeling vereist op beide gebieden aandacht. 1.2.1

Datagedreven werken

Om (publieke) waarde uit data te halen moet er ook meer vanuit data gedacht worden: Wat kan er met (behulp van) data? Wat vertelt de data? Kan ik deze data wel toepassen op mijn vraag? Dit zijn enkele voorbeelden van vragen die er binnen de organisatie vaker gesteld moeten worden. Om de gesprekken waarin deze vragen gesteld worden beter op gang te brengen is het van belang dat medewerkers een goed besef en begrip hebben van de mogelijkheden én risico's die data bieden. Naast het bewustzijn van medewerkers is zijn ook de vaardigheden van medewerkers een ontwikkelpunt binnen de datagedreven werken. Daarbij moet de juiste data ook beschikbaar zijn voor de juiste mensen op het juiste moment. Het faciliteren hiervan aangevuld met de juiste duiding van de data is een belangrijk ingrediënt van de ontwikkeling. 1.2.2

Datagovernance

Een voorwaarde om data met vertrouwen in te kunnen zetten voor de opgaven van de stad en het dorp is dat deze data kwalitatief goed genoeg is voor wat het gebruikt moet worden: Is de data compleet? Hebben we het wel over hetzelfde? Hoe oud is deze data, is het nog wel representatief? Om het benodigde vertrouwen te kunnen hebben moeten vragen als deze beantwoord kunnen worden. Vanuit de data-ontwikkeling wordt een structuur opgezet waarin rollen, taken en verantwoordelijkheden zijn afgebakend en in onderlinge samenhang sturing, beheersing en toezicht geborgd kunnen worden om als organisatie te kunnen vertrouwen op de data en dit te kunnen onderbouwen. Dit noemen we ook wel datagovernance. Om deze data-ontwikkeling vorm te geven wordt gewerkt aan de data cultuur (hfst. 2) binnen de organisatie, aan de inrichting van de data organisatie (hfst. 3), aan de data facilitering (hfst. 4) én is er extra aandacht voor de data samenwerking (hfst. 5) met externe partijen. De Haarlemse data-waarden dienen hierbij als kader en richting.

5

2.

Data cultuur Ontwikkelen naar een databewuste en -bekwame organisatie Een sterke datacultuur vormt de basis voor een succesvolle uitvoering van de Haarlemse datastrategie. Het gaat daarbij niet alleen om het beschikbaar hebben van de juiste data of technologie, maar vooral om de manier waarop de organisatie met data omgaat: het gedrag, het bewustzijn en de vaardigheden van medewerkers. De gemeente Haarlem wil een datavaardige organisatie zijn, waarin medewerkers zich bewust zijn van de waarde van data en in staat zijn deze op een verantwoorde manier te benutten. Dit vraagt om continue aandacht voor bewustwording, kennisontwikkeling en borging van datagebruik in het dagelijkse werk. In dit hoofdstuk wordt inzicht gegeven in hoe Haarlem werkt aan het versterken van deze datacultuur. Er wordt ingegaan op het ontwikkelen van datavaardigheid onder medewerkers en op de structurele verankering van data in beleidsprocessen.

2.1 Data bekwame organisatie 2.1.1 Bewustzijn campagne Een bekwame organisatie begint bij een bewuste organisatie. Daarom is er in de vorm van een campagne gewerkt aan het data-bewustzijn in de organisatie. Onderdelen hiervan zijn een blogreeks ‘meer doen met data!’ op het intranet van de organisatie, een kennispagina (datawijzer) rond data op het intranet en een aantal animaties om databegrippen laagdrempelig uit te leggen.

2.1.2 Aanbieden leeromgeving voor I-bewustzijn Vanuit het I(nformatie)-domein wordt invulling gegeven aan de regie en governance op data & informatie; het gaat hierbij om diverse kennisgebieden zoals informatiebeveiliging, privacy & ethiek, kwaliteitsbewaking, transparantie en waarde creatie. Vanuit al deze aspecten ligt er een taak en verantwoordelijkheid breed in de organisatie. Alle medewerkers worden bijvoorbeeld geacht bewust te zijn van hun rol ten aanzien van data & informatie. Dit betekent dat alle medewerkers in de organisatie een bepaald niveau van bewustzijn nodig hebben op deze gebieden. Om dit te faciliteren wordt er vanuit het I-domein gewerkt aan het ‘I’-bewustzijn. Het 'I'-domein, zoals we dat in de gemeente Haarlem kennen, omvat een aantal kennisgebieden waarvan het belangrijk is dat deze breed in de organisatie bekend zijn. Van deze kennisgebieden dient een basisniveau aanwezig te zijn bij alle medewerkers van de gemeente. Daarnaast zijn er voor bepaalde doelgroepen binnen de gemeente nog extra verwachtingen rondom de omgang met data & informatie waar dan ook een bijpassend niveau van kennis en/of bewustzijn wordt verwacht. Hierbij kan gedacht worden aan management of juist data- & informatie adviseurs. Als kennisgebieden onderkennen we: • data gebruik • data kwaliteit

6

• (generatieve) AI • informatiebeveiliging • open overheid • privacy & ethiek

2.2.3 Versterken data-vakmanschap Daarnaast wordt ook actief gewerkt aan het versterken van het zogenoemde data-vakmanschap. Dit houdt in dat er juist bij data- en informatieprofessionals veel aandacht is voor continu leren, werken volgens standaarden en vanuit een gezamenlijke basis te werken. Dit wordt vormgegeven door onder andere relevante certificeringen te behalen en kennisuitwisseling aan te moedigen.

2.2 Borging in beleidsprocessen Om datagedreven werken duurzaam te verankeren in de organisatie is het van belang dat het gebruik van data structureel onderdeel wordt van beleidsvorming, -evaluatie en -sturing. Dit betekent dat data niet alleen ondersteunend is aan beleidsprocessen, maar er ook actief in wordt opgenomen en besproken. Binnen de gemeente Haarlem werken we daarom aan het standaardiseren van de inzet van data binnen beleidsprocessen. Een belangrijk instrument hiervoor is de monitoringsparagraaf. Door deze paragraaf als vast onderdeel op te nemen in beleidsstukken wordt geborgd dat vooraf wordt nagedacht over hoe beleid wordt gevolgd en bijgestuurd, op basis van indicatoren en meetbare gegevens. Daarnaast stimuleren we het gebruik van beleidsindicatoren: meetbare gegevens die inzicht geven in de voortgang en effectiviteit van beleid. Deze indicatoren worden waar mogelijk afgestemd op bestaande databronnen en sluiten aan bij maatschappelijke opgaven en organisatiedoelstellingen. Ook in de reguliere overlegstructuren wordt het gebruik van data gestimuleerd. In bijvoorbeeld managementteam overleggen, maar ook in beleids- en projectgroepen wordt het actief agenderen van data als gespreksonderwerp aangejaagd.

Dit betekent bijvoorbeeld dat in de voorbereiding van overleggen nadrukkelijk aandacht is voor beschikbare informatie, visualisaties en ontwikkelingen op basis van data-analyse. Tot slot wordt het belang van data zichtbaar gemaakt in de bestaande Planning- en Control (P&C) cyclus. Door monitoring en datagebruik te koppelen aan de beleidscyclus ontstaat er een lerende organisatie, waarin data niet alleen terugkijkt, maar ook richting geeft. Door het maken van duidelijke afspraken over deze werkwijzen én het onderling uitwisselen van goede voorbeelden, groeit de organisatie toe naar een cultuur waarin data vanzelfsprekend onderdeel is van beleidsontwikkeling en sturing.

7

3.

Data organisatie De data organisatie inrichten om maximaal te kunnen ondersteunen Om de ambities op het gebied van data en de data-waarden waar te maken, is het essentieel dat de organisatie structureel wordt ondersteund met kennis, capaciteit en instrumenten. In Haarlem organiseren we dit vanuit een heldere structuur: het hub & spoke-model. Dit model combineert centrale coördinatie en vakinhoudelijke expertise (de hub) met decentrale inzet van professionals die dicht op de werkpraktijk opereren (de spokes). Deze aanpak zorgt voor consistentie en kwaliteit, terwijl er tegelijk ruimte is voor maatwerk per afdeling, programma of domein. De data-organisatie richt zich op de dataopgaven zoals geformuleerd in hoofdstuk 1.2: datagedreven werken en datagovernance.

3.1 Ondersteuning datagedreven werken Datagedreven werken betekent dat data actief wordt ingezet als basis voor beleid, sturing en uitvoering. Om dit binnen de hele organisatie mogelijk te maken, wordt een netwerk van data- en informatieanalisten ingericht. Zij vormen de spil in de ondersteuning bij het gebruik van data voor inzicht, verantwoording en verbetering. De ondersteuning is als volgt georganiseerd:  Centrale verankering bij het Data Expertise team De data-/informatie analisten zijn organisatorisch gepositioneerd binnen de afdeling Iontwikkeling, team Data Expertise. Vanuit deze centrale hub wordt gezorgd voor kennisdeling, tooling, een beheerde data-omgeving, standaarden, methodiekontwikkeling en vakinhoudelijke begeleiding.  Decentrale inzet binnen afdelingen en programma’s De data-/informatie analisten zijn verbonden aan specifieke afdelingen of opgaven en nemen deel aan overlegstructuren binnen hun werkgebied. Daardoor kunnen zij snel inspelen op informatievragen, terwijl ook de verbinding met de centrale kaders wordt behouden.

8





Flexibele inzet per vraagtype Voor adhoc informatievragen bieden de analisten ondersteuning of advies. Bij complexere vraagstukken (zoals beleidsmonitoring, maatschappelijke effectmetingen of integrale dashboards) kan teruggevallen worden op en wordt samengewerkt met het centrale team voor aanvullende expertise. Standaard werkwijzen en tooling Er wordt centraal gewerkt volgens standaard werkwijzen met vaste analysetools en visualisatieplatforms (zoals Qlik en GIS-applicaties), ondersteund door centrale ontwikkelrichtlijnen en visualisatie-standaarden. Dit zorgt voor herkenbare en herbruikbare producten. Decentraal hebben de data-/informatie analisten de mogelijkheid om andere tooling te gebruiken, zoals Python, Excel of R. Hoofdstuk 4.2 bevat een uitgebreidere toelichting op deze werkwijze.

Deze hybride werkwijze stelt de gemeente in staat om datagedreven werken breed in de organisatie te ondersteunen en tegelijk te blijven sturen op kwaliteit, effectiviteit en consistentie.

3.2 Inrichting datagovernance Naast inzicht uit data is ook het beheer van data van groot belang. Hiervoor is binnen Haarlem een ondersteuningsstructuur ingericht die gericht is op het versterken van de datagovernance en het gegevensmanagement in de lijn van de organisatie; Haarlemse inrichting datagovernance. De kernrol hierin wordt vervuld door data stewards. Data stewards zijn namens de data-eigenaren verantwoordelijk voor het zicht op data binnen een afdeling, het signaleren van knelpunten, het uitvoeren van controles en het aanreiken van verbetermogelijkheden. Ze hebben daarbij oog voor aspecten zoals:  Informatiebeveiliging en privacy;  Naleving van wet- en regelgeving (zoals de AVG of AI-act);  Informatiebeheer en archivering;  Consistente toepassing van definities en metadata.  Kwaliteit en beschikbaarheid van data.

De ondersteuningsstructuur is als volgt ontworpen:  Decentrale inzet van data stewards in de afdelingen Data stewards zijn werkzaam binnen of nauw verbonden aan afdelingen waar zij zicht houden op de gegevenshuishouding. Ze kennen de processen en context rond de data in hun afdeling, waardoor ze effectief kunnen signaleren en adviseren.  Focus op datakwaliteit, eigenaarschap en wetgeving De stewards letten op de kwaliteit van data. Ze ondersteunen de data-eigenaar bij het definiëren van verantwoordelijkheden, bewaken de naleving van privacyregels (zoals de AVG), en signaleren knelpunten in informatieveiligheid en informatiebeheer.  Centrale ondersteuning en instrumentarium Vanuit het centrale gegevensmanagementteam worden de stewards gefaciliteerd met methodieken (zoals de datasteward-methodiek), instrumenten (zoals gegevenswoordenboeken en dashboards voor datakwaliteit), en trainingen. Ook fungeert dit team als vraagbaak en begeleider bij complexe issues of implementatievraagstukken.  Verbondenheid met de governance-structuur De data stewards vormen een belangrijk onderdeel van de bredere datagovernance binnen

9

de gemeente. Zij voeden het gegevensloket, werken samen met controllers en kunnen knelpunten escaleren naar de stuurgroep gegevensmanagement. Op deze manier zorgen de data stewards, data-eigenaren en de centrale ondersteuning er samen voor dat de gemeentelijke data op orde is, beschikbaar is voor hergebruik, en voldoet aan de Haarlemse data-waarden.

10

4.

Data facilitering Zorgen voor de juiste data, op de juiste plek, op het juiste moment Datagedreven werken en datagovernance vragen niet alleen om bewustzijn en organisatie, maar ook om de juiste technische en inhoudelijke randvoorwaarden. De gemeente Haarlem investeert daarom in een stevig fundament waarmee data betrouwbaar, toegankelijk en bruikbaar is voor medewerkers, beleid en besluitvorming. In dit hoofdstuk wordt inzicht gegeven in hoe Haarlem deze facilitering organiseert. Er wordt dieper ingegaan op de opbouw van het moderne datafundament en de inrichting van een centraal, herkenbaar en bruikbaar informatieaanbod voor de organisatie.

4.1 Modern datafundament In de Haarlemse visie op data wordt de data marathon aangehaald om aan te geven dat het komen tot toegevoegde waarde vanuit data een lang proces is waarbij verschillende expertises een rol spelen. De eerste vier fases van de marathon betreffen het verwerken van data. Het verwerken van data met in achtneming van de data-waarden ligt aan de basis van het leveren van toegevoegde waarde vanuit data. De gemeente onderkent daarom dat het hebben van een sterk datafundament essentieel is.

4.1.1

Ontwerp voor de toekomst

Een toekomstbestendig datafundament vraagt om een doordachte inrichting waarin flexibiliteit, schaalbaarheid en betrouwbaarheid centraal staan. De gemeente werkt daarom aan een ontwerp dat niet alleen aansluit bij de huidige informatiebehoefte, maar ook voorbereid is op toekomstige ontwikkelingen zoals toenemende datavolumes, strengere regelgeving en de inzet van artificiële intelligentie. Het ontwerp richt zich op het stapsgewijs realiseren van een omgeving waarin data op een veilige, toegankelijke en eenduidige manier beschikbaar is voor analyse en besluitvorming. Dit betekent onder meer:

11



Centrale beschikbaarheid van data: data wordt op uniforme wijze ontsloten vanuit bronsystemen en beschikbaar gesteld via een centrale dataomgeving;  Integratie van metadata en catalogi: gebruikers vinden sneller de juiste informatie dankzij gestandaardiseerde beschrijvingen van datasets;  Beveiliging en privacy by design: bij het ontwerp van systemen en processen worden principes van gegevensbescherming vanaf het begin meegenomen;  Schaalbaarheid en flexibiliteit: technologieën die kunnen meegroeien met de behoefte van de organisatie worden leidend in keuzes;  Gebruiksvriendelijkheid en openheid: het fundament faciliteert zowel interne gebruikers als externe publicaties via open data of dashboards. Het uiteindelijke doel is om een datafundament te realiseren dat niet alleen ondersteunend is aan het werk van vandaag, maar ook wendbaar genoeg om mee te bewegen met de vragen van morgen. 4.1.2

Bouwblokken datafundament

Om het Datafundament concreet vorm te geven, is het ontwerp onderverdeeld in tien samenhangende bouwblokken. Elk bouwblok vormt een functioneel geheel dat zelfstandig te realiseren is en een duidelijke bijdrage levert aan de datavolwassenheid van de organisatie. Deze bouwblokken zijn gericht op het realiseren van betrouwbare, toegankelijke en herbruikbare data en informatieproducten, en zijn ingericht langs de assen van ‘people, process & technology’. De bouwblokken zijn als volgt gedefinieerd: 1. Centrale dataverzameling Gegevens uit bronsystemen worden geborgd ontsloten en centraal opgeslagen in een datalake. Dit is het fundament voor datagedreven werken binnen de hele organisatie. 2. Metadata management centrale data (GIDC - data) Alle datasets worden voorzien van eenduidige beschrijvingen (metadata) en opgenomen in een gemeentelijke data catalogus, waardoor vindbaarheid en hergebruik worden vergroot. 3. Metadata management informatieproducten (GIDC - info) Informatieproducten zoals dashboards en rapportages worden eveneens gecatalogiseerd. Dit verhoogt de transparantie, voorkomt redundantie en bevordert eenduidige duiding. 4. Multidimensionale verwerking (ETL) Strategische informatie wordt vanuit meerdere databronnen geïntegreerd en geschikt gemaakt voor verkenning in dashboards, via een datawarehouse. 5.

Operationele informatie (ELT) Operationele rapporten worden rechtstreeks gevoed vanuit het datalake. Deze aanpak ondersteunt snelle, vraaggestuurde rapportage zonder tussenkomst van een datawarehouse. 6. Ruimtelijke verwerking (GEO) Gegevens met een ruimtelijke component worden getransformeerd en ontsloten via kaarten en geo-services. Dit ondersteunt o.a. beleidsbeslissingen in de fysieke leefomgeving. 7. Data-analyse & beleidsontwikkeling Data wordt geanalyseerd op bruikbaarheid en ingezet voor beleidsvorming, inclusief experimenten met machine learning, indicatorontwikkeling en monitoring. 8. Open Data Platform Data van publieke waarde wordt vanuit het datalake ontsloten via een centraal platform. Daarbij worden kwaliteit, herkomst en autorisaties zorgvuldig beheerd.

12

9. Open GEO-data Publiek toegankelijke geo-informatie wordt via een gespecialiseerd platform ontsloten, in lijn met wettelijke kaders voor openbaarheid en hergebruik. 10. Open API-platform Zowel data- als informatieproducten worden beschikbaar gesteld via goed beheerde API’s. Dit vergemakkelijkt programmatische toegang en integratie met partnersystemen. De bouwblokken zijn afzonderlijk implementeerbaar, maar kennen onderlinge afhankelijkheden. Voor een succesvolle implementatie is het noodzakelijk om de volgorde van realisatie af te stemmen op deze afhankelijkheden én op de strategische prioriteiten van de organisatie. Binnen de implementatiestrategie wordt daarom gewerkt met migratiepaden, waarin de bouwblokken gefaseerd worden uitgerold.

4.2 Centraal informatie aanbod Binnen de gemeente wordt gewerkt met een centrale informatievoorziening voor data- en informatieproducten. Deze voorziening wordt beheerd door het data-expertise team van de gemeente en vormt het hart van de gemeentelijke informatieproducten. In deze centrale voorziening worden op verzoek informatieproducten ontwikkeld ten behoeve van de organisatie als geheel, of specifiek voor een domein, programma, opgave of afdeling. Denk hierbij aan dashboards, monitoringsrapportages of digitale kaarten. Deze producten zijn bedoeld om inzicht te geven, besluitvorming te ondersteunen en verantwoording mogelijk te maken. Naast de centrale voorziening is er ruimte voor decentrale initiatieven. Binnen afdelingen of programma’s wordt – al dan niet met ondersteuning van data- of informatieanalisten (zie hoofdstuk 3.1) – gewerkt aan (ad hoc) informatievragen die vanuit de werkpraktijk ontstaan. Hierbij mag gebruikt gemaakt worden van de tools en applicaties waar men de voorkeur voor heeft (mits deze binnen de algemene randvoorwaarden van de gemeente beschikbaar zijn). Wanneer deze vragen leiden tot een structurele informatiebehoefte, worden ze opgenomen in het centrale aanbod. Daarmee wordt geborgd dat informatieproducten voldoen aan kwaliteitsstandaarden, herbruikbaar zijn, betrouwbaar ontsloten worden en beschikbaar zijn voor de juiste geautoriseerde mensen.

Gebruiksvriendelijkheid en bruikbaarheid zijn hierbij essentiële uitgangspunten. Informatieproducten moeten begrijpelijk en toegankelijk zijn voor hun gebruikers. Daarom wordt binnen de centrale voorziening voortdurend gewerkt aan het verbeteren van de presentatie, navigatie en interpretatie van data. Denk aan duidelijke visualisaties, heldere toelichtingen en logische interactie in dashboards. De gebruiker staat centraal: het juiste inzicht voor de juiste persoon, op het juiste moment en op een manier die uitnodigt tot gebruik. De borging van dit centrale aanbod gebeurt via:  Standaardisatie van methoden en technieken, waaronder het gebruik van vaste tooling (zoals Qlik of MAPgallery), uniforme visualisaties en metadata;  Best practices en ontwikkelrichtlijnen, die zorgen voor herkenbare en toegankelijke producten;  Formele catalogisering van informatieproducten, onder andere via de Gemeentelijke Informatie & Data Catalogus (GIDC);

13



Duidelijke afspraken over eigenaarschap, actualisering en onderhoud van informatieproducten.

Door deze werkwijze ontstaat een herkenbaar en professioneel informatieaanbod dat breed beschikbaar is binnen de organisatie, én voldoende ruimte laat voor maatwerk en innovatie op afdelings- of programmatische schaal. De centrale voorziening fungeert zo als verzamelpunt en kwaliteitsbaken voor gemeentelijke informatieproducten.

4.3 Inname van externe data Veel data wordt aangeleverd aan de gemeente, waarna de gemeente dit verwerkt en gebruikt voor beleidsvorming, monitoring en verantwoording. Denk hierbij aan bezoekersaantallen van musea, gegevens van andere gemeenten in de regio of gegevens uit eigen applicaties die in de cloud staan. Deze data afkomstig van diverse externe partijen wordt via uiteenlopende kanalen aangeboden zoals e-mail, geautomatiseerde koppelingen of (handmatige) levering aan een verzamelplek. Deze variatie vraagt om duidelijke kaders en richtlijnen over welk kanaal de voorkeur geniet, onder welke voorwaarden welke data binnen mag komen, enzovoorts. Er wordt daarom gewerkt aan beleid en uitvoering voor een robuuste, veilige en toekomst-vaste inname van externe data.

14

5.

Data samenwerking De data-waarden ook in de samenwerking met externen borgen De gemeente Haarlem werkt voor de uitvoering van haar opgaven intensief samen met externe partners zoals gemeenschappelijke regelingen, maatschappelijke organisaties en leveranciers. In deze samenwerkingen worden steeds vaker gegevens uitgewisseld of gezamenlijk benut om maatschappelijke doelen te realiseren. Om de Haarlemse data-waarden ook buiten de eigen organisatie te waarborgen, is het belangrijk dat de afspraken over datagebruik, -kwaliteit en -verantwoordelijkheid helder zijn vastgelegd. Dit geldt zowel voor structurele samenwerkingen als voor incidentele uitwisselingen of ingekochte datadiensten. In dit hoofdstuk wordt inzicht gegeven in de wijze waarop de organisatie invulling geeft aan datagedreven samenwerking met externe partijen. Er wordt ingegaan op het instrument van de gegevenslevering overeenkomst (GLO) en op de borging van datakwaliteit en verantwoordelijkheid binnen inkoop- en leveranciersrelaties.

5.1 Haarlemse Gegevens Levering Overeenkomst (GLO) Voor de structurele uitwisseling van gegevens met interne en externe partijen maakt de gemeente Haarlem gebruik van een Gegevens Levering Overeenkomst (GLO). Dit is een formeel document waarin de rechten, plichten en verantwoordelijkheden worden vastgelegd die nodig zijn om gegevensleveringen zorgvuldig, veilig en transparant te laten verlopen. De Haarlemse GLO bestaat uit twee delen: 



De Gegevens Levering Overeenkomst (GLO): hierin worden afspraken vastgelegd over de aard en het doel van de levering, de betrokken partijen, verantwoordelijkheden en frequentie van levering. De Gegevens Levering Specificatie (GLS): een bijlage waarin de details van de uit te wisselen gegevens zijn opgenomen, zoals veldnamen, datatype, structuur en kwaliteitseisen.

Het gebruik van de GLO draagt bij aan datagedreven werken door leveringsafspraken eenduidig vast te leggen, kwaliteitsborging te verbeteren en naleving van wet- en regelgeving te ondersteunen. In het bijzonder bij structurele leveringen is het opstellen van een GLO aanbevolen. Bij eenmalige uitwisselingen kan worden volstaan met alleen een GLS. De GLO wordt opgesteld onder regie van de datasteward, in nauwe samenwerking met de dataeigenaar, de leverancier, eventuele contractmanagers en – indien van toepassing – de privacy officer. Wanneer persoonsgegevens worden uitgewisseld, kan in de GLO verwezen worden naar aanvullende documenten zoals een Verwerkersovereenkomst, DPIA of privacy convenant. De standaardstructuur van de GLO bestaat uit de volgende onderdelen:  Voorblad: samenvatting van de levering, betrokken partijen en datum.  Partijen: beschrijving van de leverende en ontvangende organisatie(s) en contactpersonen.

15

   

Scope en leveringsvoorwaarden: beschrijving van doel, datakwaliteit, rollen en informatieplichten. Frequentie en beveiliging: afspraken over levermomenten en wijze van overdracht. Gegevensspecificatie (GLS): technische uitwerking van de te leveren gegevens. Ondertekening: bekrachtiging van de afspraken door beide partijen.

Aanpassingen in de GLS kunnen na ondertekening worden doorgevoerd indien het karakter van de levering gelijk blijft. Deze wijzigingen worden op gebruikersniveau geaccordeerd en zorgvuldig vastgelegd. Door het gebruik van de Haarlemse GLO ontstaat een transparante en beheerste werkwijze voor gegevensuitwisseling, waarmee de gemeente Haarlem zorgvuldig samenwerkt met haar partners en tegelijkertijd de regie houdt over datakwaliteit en informatieveiligheid. Hiermee borgen we de Haarlemse data-waarden in relatie tot de externe partijen.

5.2 Borging in inkoop- & leveranciersmanagement Om de Haarlemse data-waarden ook buiten de organisatie te waarborgen, is het essentieel dat deze uitgangspunten worden meegenomen in de inkoop en het leveranciersmanagement van datagedreven diensten, systemen en oplossingen. De kwaliteit, veiligheid en transparantie van data mogen namelijk niet afhankelijk zijn van externe partijen zonder dat daarover expliciete afspraken zijn gemaakt. Daarom wordt binnen de gemeente Haarlem gewerkt aan het structureel verankeren van datagerelateerde eisen in de inkoopvoorwaarden en contractuele afspraken met leveranciers. Dit betreft onder andere bepalingen over:  Eigenaarschap van data: de gemeente behoudt zeggenschap over de gegevens die zij genereert of beheert;  Toegang tot en overdraagbaarheid van data: afspraken over ontsluiting, formaat en uitlevering van data (inclusief open standaarden);  Transparantie over algoritmen en verwerkingen: wanneer geautomatiseerde besluitvorming of artificiële intelligentie wordt ingezet;  Datakwaliteit en updates: eisen aan actualiteit, volledigheid en correctheid van geleverde informatie;  Informatieveiligheid en privacy: naleving van wet- en regelgeving, waaronder de AVG, met eventuele koppeling aan een verwerkersovereenkomst of GLO.

Deze onderwerpen worden, waar nodig, als aanvullende bepalingen opgenomen in bestaande inkoopvoorwaarden of aanbestedingsdocumentatie. Bij nieuwe contracten of aanbestedingen wordt in een vroeg stadium gekeken of specifieke data-specifieke afspraken nodig zijn. Om deze borging succesvol te maken, is samenwerking nodig tussen verschillende functionarissen binnen de organisatie. Onder andere contractmanagers, inkoopadviseurs, afdelings/teammanagers, privacy officers en data-eigenaren spelen hierin een belangrijke rol. Zij worden actief bewustgemaakt van het belang van data-gerelateerde randvoorwaarden in hun dagelijkse werk. Dit gebeurt onder andere via:  Kennisdeling en handreikingen over data-gerelateerde inkoopbepalingen;  Standaard formats voor dataparagrafen in contracten;  Aandacht voor data-waarden in leveranciersbeoordelingen en contractbeheer.

16

Op deze manier wordt er in Haarlem gewerkt aan een inkooppraktijk die aansluit bij de ambities van datagedreven werken en de publieke waarden die daarmee gepaard gaan. Niet alleen intern, maar ook in de keten en bij externe leveranciers.

17

6. Data-roadmap

7. Voorbeelden In dit hoofdstuk zijn bij wijze van voorbeeld een aantal relevante ontwikkelingen/initiatieven opgenomen die aan de kapstok van deze interne data strategie gehangen kunnen worden en dus bijdragen aan de uitvoering van de Haarlemse datastrategie én het naleven van de Haarlemse datawaarden. De voorbeelden maken zichtbaar op welke manier de gemeente Haarlem werkt aan verantwoorde, betrouwbare en waardevolle inzet van data in de praktijk. De voorbeelden variëren in status; sommigen zijn reeds in werking, andere bevinden zich in ontwikkeling of zijn nog in voorbereiding om op te starten.

Bij ieder voorbeeld wordt rechtsboven weergeven wat de status van het voorbeeld is (in werking, in ontwikkeling, in voorbereiding) en aan welke data-waarden het voorbeeld bijdraagt. Dit wordt zichtbaar gemaakt door het bijbehorende pictogram weer te geven.

7.1 Algoritmeregister

[In werking]

Het algoritmeregister is een overzicht van de algoritmen die er gebruikt worden. Het register bevat in elk geval de algoritmen die een grote impact hebben op burgers, groepen en organisaties. In het algoritmeregister staat onder meer aangegeven in welke context het algoritme wordt gebruikt, de algemene werking van het algoritme en hoe ervoor gezorgd is dat het algoritme op een verantwoorde manier wordt ontwikkeld en gebruikt. In de gemeente Haarlem/Zandvoort werken we met en interne ’werk-versie’ van het algoritmeregister en publiceren we algoritmen in het Algoritmeregister van de Nederlandse overheid. Dit gebeurt aan de hand van Handreiking Algoritmeregister (digitaleoverheid.nl). In de handreiking wordt onder andere ingegaan op de doelstelling van het algoritmeregister en op welke algoritmes erin thuishoren. Ieder algoritme wordt individueel beoordeeld of het opgenomen wordt in de interne ‘werk-versie’ van het algoritmeregister en of het in het landelijke register wordt gepubliceerd. Hierbij wordt het hulpmiddel ‘selectie publicatie Algoritmeregister’ gehanteerd:

20

7.2 Sensorregister (c.q. cameraregister)

[In werking]

De gemeente gebruikt sensoren, zoals camera’s, voor verschillende doelen. Bijvoorbeeld om de milieuzone te controleren, het verkeer te onderzoeken of om de openbare orde te handhaven. Bij het gebruik van alle sensoren gelden regels om de privacy van inwoners zoveel mogelijk te beschermen. Wat is het sensorenregister? Het sensorenregister is een overzicht van sensoren van de gemeente Haarlem/Zandvoort in de openbare ruimte. Dit register is opgezet om transparantie te bieden aan de inwoners over waar sensoren zich bevinden, wat deze registeren en voor welk doel ze gebruikt worden. Waarom hebben we een sensorenregister? Er bevinden zich in de openbare ruimte diverse sensoren die verschillende zaken registeren, denk aan camera’s (optische sensoren), wifisensoren, geluidssensoren of sensoren voor luchtkwaliteit. Deze sensoren kunnen vastleggen wat er in de openbare ruimte gebeurt en daarmee soms ook de persoonlijke levenssfeer van inwoners kunnen raken. De gemeente heeft transparantie hoog in het vaandel staan en wil middels dit sensorenregister inwoners zoveel als mogelijk informeren over deze sensoren. Wat staat er in het sensorenregister? Sensoren zijn er in vele soorten. Omdat de ervaren privacy en veiligheid van bewoners en bezoekers van de stad een belangrijk uitgangspunt is, richt het register zich in eerste instantie op één type sensoren, te weten camera’s.

In het register vind je momenteel informatie over alle camera’s die eigendom zijn van of beheerd/uitbesteed worden door de gemeente, onder andere:  Locatie van de camera’s: Waar de camera’s precies geplaatst zijn.  Doel van de camera’s: Waarom de camera’s op die locaties staan, bijvoorbeeld voor verkeersveiligheid, toezicht op openbare ruimtes, of het voorkomen van vandalisme. Link naar het sensorenregister van gemeente Haarlem/Zandvoort: Sensorenregister (c.q. cameraregister) Haarlem-Zandvoort

21

7.3 Artificiële Intelligentie

[In ontwikkeling]

De gemeente Haarlem/Zandvoort zet (generatieve) AI in om waarde te creëren voor stad, dorp en diens inwoners door innovatie en efficiëntie. Het biedt veel mogelijkheden maar brengt ook uitdagingen met zich mee op het gebied van privacy, veiligheid en ethiek. Gemeente Haarlem/Zandvoort heeft daarom een duidelijk kader opgesteld in de vorm van een generatieve AI beleid aan de hand waarvan de organisatie generatieve AI kan inzetten. In dit beleid wordt aandacht gegeven aan de risico’s rond generatieve AI en duidelijke grenzen aangegeven over wat er wel en niet mag in de organisatie in relatie tot generatieve AI. Dit beleid streeft ernaar een evenwicht te bewaren tussen het benutten van de voordelen van genAI en het waarborgen van onze kernwaarden en verantwoordelijkheden als overheidsinstantie zoals verwoord via de publieke waarden uit de nota 'Haarlem in de informatiesamenleving' en de data-waarden uit de 'Haarlemse visie op data'.

De doelstellingen zijn: • Het mogelijk maken van verbetering van onze dienstverlening en interne processen door middel van genAI • Medewerkers de mogelijkheden die genAI biedt kunnen laten benutten • Het vergroten van de kennis en vaardigheden van onze medewerkers op het gebied van genAI • Het waarborgen van de privacy en veiligheid van onze inwoners en medewerkers rond de inzet van genAI • Het behouden van transparantie en verantwoording in ons gebruik van genAI

22

7.4 Monitoringsparagraaf

[In voorbereiding]

Een monitoringsparagraaf is een essentieel onderdeel van beleids- of projectdocumenten waarin wordt beschreven hoe de voortgang, effectiviteit en naleving van het voorgestelde beleid of project wordt gevolgd en geëvalueerd. Deze paragraaf biedt inzicht in de wijze waarop doelen worden bewaakt, welke indicatoren worden gebruikt, en hoe bijsturing plaatsvindt indien nodig. Het nut van een monitoringsparagraaf is veelzijdig. Allereerst draagt het bij aan transparantie en verantwoording. Door vooraf vast te leggen hoe resultaten worden gemeten, kunnen betrokken partijen, zoals het bestuur, externe partijen, directie en afdelingsmanagers, op een objectieve manier beoordelen of het beleid of project succesvol is. Daarnaast stimuleert monitoring een lerende aanpak: door tussentijds te evalueren, kunnen knelpunten tijdig worden gesignaleerd en kunnen maatregelen worden aangepast om de effectiviteit te vergroten.

Een monitoringsparagraaf bevat doorgaans:  Doelstellingen en KPI’s: wat willen we bereiken en hoe meten we dat?  Meetmomenten: wanneer wordt er gemeten of geëvalueerd?  Verantwoordelijkheden: wie is verantwoordelijk voor de uitvoering en rapportage?  Databronnen: waar komen de gegevens vandaan?  Terugkoppeling en bijsturing: hoe worden de resultaten gebruikt om bij te sturen? Door deze elementen helder te beschrijven, wordt monitoring niet slechts een administratieve verplichting, maar een strategisch instrument dat bijdraagt aan beter beleid en effectievere uitvoering. Het zorgt ervoor dat plannen niet alleen op papier goed zijn, maar ook in de praktijk tot de gewenste resultaten leiden.

23

7.5 Publicatiekanaal

[In ontwikkeling]

Tegenwoordig wordt meer dan ooit transparantie verwacht van de overheid, de gemeente Haarlem/Zandvoort ontwikkelt daarom een modern publicatiekanaal waarmee het haar inwoners en ondernemers op een betrouwbare en toegankelijke manier kan voorzien van informatie. Het publicatiekanaal verenigt alle documenten die vallen onder de Wet Open Overheid, maar gaat verder dan wettelijke vereisten, het is een bewuste keuze voor zoveel mogelijk transparantie. De kracht van het publicatiekanaal ligt niet alleen in de hoeveelheid informatie, maar vooral in hoe deze wordt gepresenteerd. Waar traditionele overheidscommunicatie vaak begrijpbaarheid verliest door jargon en bureaucratische taal, onderscheid het publicatiekanaal zich door nadruk op vier essentiële waarden: vindbaarheid, leesbaarheid, toegankelijkheid en betrouwbaarheid. Van Zoeken naar Begrijpen Het publicatiekanaal biedt toegang tot alle documenten die vallen onder de Wet Open Overheid, maar gaat verder dan de wettelijke verplichtingen. Door informatie vindbaar, leesbaar, toegankelijk en betrouwbaar te maken, wordt de dienstverlening aan inwoners aanzienlijk verbeterd. Inwoners en ondernemers kunnen eenvoudig zoeken naar relevante documenten, die worden gepresenteerd in begrijpelijke taal dankzij slimme teksttransformatie. Zo verandert het publicatiekanaal van een archief in een toegankelijke kennisbron.

Waarborg van Authenticiteit In een tijd van nepnieuws en deepfakes biedt het platform ook een unieke zekerheid: digitale waarmerking. Authenticiteit wordt gewaarborgd door digitale waarmerking: elk document wordt voorzien van een digitale handtekening en opgeslagen in het duurzame PDF/A-2 formaat. Haarlem heeft hiervoor een eigen certificaat ontwikkeld, dit biedt burgers de zekerheid dat de informatie die zij ontvangen echt en onvervalst is.. Verbinding Maken Door koppeling met landelijke en regionale archieven zoals het landelijke open.overheid.nl en het Noord-Hollands Archief ontstaat een breed netwerk van betrouwbare informatie, waarmee Haarlem en Zandvoort zich profileren als transparante, toekomstgerichte gemeenten.

24

Dit is een uitgave van gemeente Haarlem, 1 september 2025

________________________________ Postbus 511 2003 PB Haarlem Tel. 14 023 haarlem.nl 25