2 Bijlage 1 voordracht herbenoeming statutair bestuurder RIW - publicatiedocument

MEMO AAN:

De aandeelhouders van ROM InWest en InWest Regio

VAN:

Raad van Commissarissen ROM InWest en InWest Regio

DATUM:

4 november 2025

BETREFT:

Voordracht herbenoeming statutair bestuurder ROM InWest en InWest Regio

1. 1. Introductie – ROM InWest algemeen 1. Oprichting – context, doel, aandeelhoudersbasis ROM InWest is opgericht in oktober 2021. Met de oprichting van deze regionale ontwikkelingsmaatschappij voor de regionale partners in Noord-Holland ontstond ook een landelijk dekkend netwerk van Regionale Ontwikkelingsmaatschappijen. Het ecosysteem waarin ROM InWest opereert kenmerkt zich door een drukbezet speelveld waarin veel verschillende organisaties en programma’s soms al jaren actief zijn op de kerntaken van een regionale ontwikkelingsmaatschappij (investeren, innoveren en internationaliseren) en bijdragen aan de versterking van het regionale ondernemingsklimaat. Deze partijen kennen bovendien niet zelden een overlap qua aandeelhouders en financiers met ROM InWest. Dit speelveld heeft uiteraard consequenties voor de strategie, voor de positionering en voor de besturing van ROM InWest. 2. MJB bij oprichting, - Koersplan – KPI’s Bij oprichting van ROM InWest hebben de aandeelhouders een meerjaren strategisch bedrijfsplan (MJB) vastgesteld en hebben daarbij 8 doelstellingen en taken geformuleerd: -

Ondernemers gidsen in het bestaande ecosysteem (‘No wrong door’); Proposities voor ondernemers bevorderen; Regionale samenwerking bevorderen; Nieuwe ecosystemen initiëren (energietransitie / circulaire economie); MKB Fonds / Transitiefonds in de markt zetten en beheren; EU en Nationale middelen aantrekken; Liaison functie ‘ROM’s kernactiviteit’: Internationaal; Uitvoeren Rijksregelingen (COL / MIT).

ROM InWest heeft de uitgangspunten van het MJB uitgewerkt naar een Koersplan waarin de bepalende transities zijn uitgewerkt en waarin de doelen over een periode van 4 jaar zijn uitgewerkt. 3. Governance – opzet en wijzigingen Bij oprichting is een vennootschapsrechtelijke structuur en governance ingericht waarbij de CEO van ROM InWest leidinggaf aan de kernactiviteiten Innoveren en Investeren. Het bestuur van InWest Regio vervulde daarbij de rol van bestuurder alsook aandeelhouder van ROM InWest. Beide besturen stonden onder toezicht van een raad van commissarissen die voor ROM inWest en InWest Regio uit dezelfde personen bestonden. Deze oude governance belemmerde de fiscale eenheid van ROM InWest en InWest Regio en bracht extra BTW kosten met zich. De bestuurlijke effectiviteit was ook niet optimaal. Na

aanpassing in de vennootschappelijke structuur en van de governance is het fiscale probleem opgelost zijn het bestuur en de raad van commissarissen van beide vennootschappen identiek. De aandeelhoudersbasis van beide vennootschappen is gelijk met als enige uitzondering dat EZ uitsluitend aandeelhouder is van ROM InWest. Governance per oktober 2021

Governance sinds januari 2024

4. Medewerkers – kernfuncties en bemensing ROM InWest heeft de kernfuncties Innoveren en Investeren meegekregen. Op het gebied van Internationaliseren vervult ROM InWest een liaison rol. Binnen de kernfuncties wordt met een integrale ketenbenadering samengewerkt op het gebied van ecosysteemontwikkeling, business development en investeren. Daarnaast bestaat het onderdeel bedrijfsvoering waarin Finance, Bestuurszaken, HR, Communicatie, ICT en facilitaire zaken zijn ondergebracht. Op de kernfuncties Innoveren en Investeren zijn de medewerkers op transitiethema’s gegroepeerd zodat een optimale ondersteuning van ondernemers kan worden geboden. Inmiddels zijn er ruim 35 medewerkers in dienst van ROM InWest. Daarvan zijn er ca 12 werkzaam voor Innoveren, ca 12 voor Investeren en ca 10 binnen bedrijfsvoering. Bij oprichting werd een aantal leidinggevende functies door externe tijdelijke medewerkers vervuld. Inmiddels zijn alle leidinggevende functies ingevuld door vaste werknemers en zijn de externe medewerkers zo veel mogelijk afgebouwd.

5. “versnellers” (wat was niet voorzien, heeft versneld) en “vertragers” (wat was niet voorzien en heeft vertraagd)

De ontwikkeling en positionering van ROM InWest is in de eerste jaren versneld door een aantal factoren. In het eerste jaar heeft ROM InWest direct kunnen investeren en daarmee de eerste deelnemingen uit de fondsen kunnen realiseren. Daarnaast heeft de implementatie van de ketenbenadering een positief effect gehad. De geïntegreerde ketenbenadering van ecosysteemontwikkeling, business development en investeren heeft de focus op de begeleiding van de ondernemer versterkt en gezorgd voor een eenduidige invulling van de opdracht die ROM InWest vervult. Extern heeft deze ketenbenadering ROM InWest geholpen om een vaste plaats in het ecosysteem in te kunnen nemen. ROM InWest is daarmee goed op de kaart gezet. Het beheer van de COL en de overdracht van COLNH B.V., de beoordeling van de MIT namens de Provincie Noord-Holland, de inbesteding van het beheer van PDENH en van het PIM programma alsook de regierol bij GO!NH hebben ook bijgedragen aan de versnelling van de ontwikkeling en van de positionering van ROM InWest. In de eerste jaren heeft ROM InWest extra aandacht moeten besteden aan een aantal factoren die bij oprichting niet waren voorzien en die bij de opbouw van de organisatie veel management aandacht nodig hadden. Het sterk versnipperde speelveld enerzijds en de opgaven van de aandeelhouders anderzijds staan hier en daar op gespannen voet.

Het aangaan van samenwerkingen met ecosysteempartners en andere fondsen vergt veel tijd en afstemming en werkt sterk vertragend bij het aanjagen van relevante transities. Daarnaast heeft de oude vennootschapsrechtelijke structuur met de bijbehorende complexe governance veel inzet van de bestuurder gevraagd. De noodzakelijke aanpassing van de governance om de nadelige fiscale effecten op te lossen heeft veel bestuurlijke inzet geëist. Daarnaast heeft een arbeidsrechtelijk conflict met een oud-medewerker veel inzet, tijd en aandacht van de bestuurder gevraagd. 6. Waar staan we? De basis van ROM InWest is neergezet. ROM InWest heeft op de 8 doelstellingen van de aandeelhouders gepresteerd, waarbij deze doelstellingen onverminderd actueel zijn en permanent aandacht vragen. Ter toelichting wordt verwezen naar het rapport van Rob Schouten waarin wordt ingegaan op prestaties op de 8 doelstellingen (zie bijlage 1). 2.ROM InWest 2027-2030 De aandeelhouders evalueren hun samenwerking binnen ROM InWest. De uitkomsten van de evaluatie zullen de opmaat vormen om te komen tot een nieuw meerjaren strategisch bedrijfsplan. ROM InWest heeft zelf in 2024 een evaluatie laten uitvoeren door Rob Schouten, waarbij de bestuurder heeft kunnen toetsen of en hoe ROM InWest heeft geleverd op de uitgangspunten die bij oprichting zijn meegegeven. Zoals beschreven laat de evaluatie die Dhr.

Schouten heeft uitgevoerd zien dat op de meeste doelstellingen is geleverd. Daarnaast laat de evaluatie zien dat de geformuleerde ketenbenadering consequent wordt toegepast en dat ROM InWest zich daarin als ‘thoughtleader’ heeft ontwikkeld op het gebied van innovatie, duurzaamheid en regionale economische ontwikkeling in Noord-Holland. De uitkomsten van de evaluaties worden meegenomen bij het vaststellen van een nieuw strategisch meerjarenplan voor de periode 2027-2031. 3. Profiel bestuurder ROM bij oprichting

Bij het werven van de bestuurder heeft Ebbinge in opdracht van de aandeelhouders van ROM InWest een profiel opgesteld (zie bijlage 2). In het profiel worden specifieke selectiecriteria, competenties en persoonskenmerken genoemd. Als belangrijke competenties worden (i) het nemen van initiatief, (ii) besluitvaardigheid, (iii) leiderschap, (iv) communicatievaardigheid en (v) teamplayer genoemd. Het profiel is als bijlage toegevoegd. 4.Voordracht en resultaatgebieden De bestuurder heeft in de afgelopen bestuursperiode haar functie naar behoren en tevredenheid vervuld. Meer in het bijzonder heeft het bestuur gerealiseerd dat ROM InWest in staat is zijn functie slagvaardig te vervullen als regionale ontwikkelingsmaatschappij. Onder haar leiding is de strategische koers aangescherpt en zijn de operationele implementatie van de strategie en de administratieve processen daadwerkelijk geprofessionaliseerd. De organisatie heeft een duidelijke positie verworven binnen het regionale ecosysteem van innovatie, ondernemerschap en verduurzaming, met aantoonbare resultaten op het gebied van duurzame investeringen. De bestuurder heeft met succes ingezet op samenwerking met publieke en private partners, waarbij de belangen van aandeelhouders steeds op transparante en evenwichtige wijze zijn behartigd.

De bestuurder heeft ROM InWest gepositioneerd als een betrouwbare partner voor ondernemers, gemeenten en kennisinstellingen en daarmee bijgedragen aan de versterking van het regionale innovatiepotentieel. Daarnaast is de financiële basis gelegd voor de organisatie. De gerealiseerde resultaten laten zien dat het fondsbeheer en de investeringsportefeuille op verantwoorde wijze worden gemanaged, met oog voor rendement, risico en maatschappelijke impact. De bestuurder heeft hierbij blijk gegeven van solide financieel inzicht, gecombineerd met een sterke focus op duurzame waardecreatie. De RvC merkt hierbij wel op dat de financiële basis permanente aandacht vraagt. Ook op het vlak van governance en organisatieontwikkeling is vooruitgang geboekt. De interne structuur is verder geprofessionaliseerd, de transparantie richting aandeelhouders is vergroot en de naleving van wet- en regelgeving is geborgd. De bestuurder toont consistent leiderschap, combineert strategisch inzicht met operationele daadkracht en weet haar team te inspireren tot resultaatgericht en verantwoord handelen. Ook is er nog genoeg te doen. Gezien de behaalde resultaten, de continuïteit van lopende initiatieven en de positieve beoordeling van zowel interne als externe stakeholders, is de RvC van oordeel dat de herbenoeming van de huidige bestuurder in het belang is van ROM InWest en haar aandeelhouders.

Haar kennis van de organisatie, netwerk in de regio en vermogen om de maatschappelijke doelstellingen te verbinden aan financieel gezonde bedrijfsvoering vormen een solide basis voor verdere groei. Tegelijkertijd is het nodig de zichtbaarheid van ROM InWest te vergroten met de bestuurder voorop. Advies: Op grond van de bovengenoemde overwegingen adviseert de RvC de aandeelhouders van ROM InWest en InWest Regio om in te stemmen met de herbenoeming van de huidige bestuurder. Conform de door ROM InWest vrijwillig toegepaste Nederlandse corporate

governance code adviseert de RvC de bestuurder met ingang van 1 januari 2026 voor een periode van 4 jaar te herbenoemen. De algemene vergadering wordt gevraagd in te stemmen met de vaststelling van de bezoldiging en verdere arbeidsvoorwaarden een en ander nader door de RvC met de bestuurder overeen te komen.