2 Bijlage 1 Vertaalbeleid

Vertaalbeleid Beleid en afwegingskader communicatie in andere talen 11 maart 2024 M. van Pel Bestuur en Communicatie

Inhoudsopgave 1.

Inleiding

3

2.

Gemeentelijk vertaalbeleid

3

2.1 In het kort

3

2.2 Doelgroep: nieuwe immigranten

3

2.3 Uitgangspunt: ‘niet vertalen, tenzij’

4

2.4 Afwijken vanuit doelmatigheid

4

2.6 Uitzonderingssituaties

5

2.7 Duidelijke taal als basis

5

Afwegingskader Vertalen of niet

5

3.1 Aanvullende suggesties

6

4.

Uitvoering en beheer vertalingen

6

5.

Wettelijk kader

7

3.

Relevante websites

8

Bijlage 1: Stroomschema afwegingskader

9

Bijlage 2: Talenlijst meest voorkomende herkomstlanden Haarlem

10

2

1.

Inleiding Deze beleidsnota vervangt de beleidsnota Vertaalbeleid Gemeente Haarlem uit 2012, dat uitging van ‘alleen Nederlands, tenzij vertalen écht noodzakelijk is’, met weinig ruimte voor uitzonderingssituaties. Het beleid uit 2012 was gebaseerd op de gedachte dat niet vertalen taalverwerving en integratie stimuleert. Sinds 2012 is er veel veranderd in de stad. Er is een grotere diversiteit aan inwoners, er is nieuwe wet- en regelgeving en er zijn nieuwe technologische mogelijkheden. In de praktijk blijkt het vertaalbeleid uit 2012 te strikt en wordt er al geruime tijd pragmatisch gehandeld. Medewerkers, professionals in het begeleiden van nieuwe immigranten en communicatieadviseurs, organiseren noodzakelijke vertalingen (in flyers, folders, zinnen in brieven) om nieuwkomers op weg te helpen. Dit doen zij in lijn met de gemeentelijk visie op dienstverlening (2020) waarin de organisatie oog heeft voor de menselijke maat. De visie gaat uit van dienstverlening die op de menselijke maat toegankelijk en inclusief is ingericht, zodat iedereen zo veel mogelijk zelfstandig kan meedoen. Onze communicatie is erop gericht om informatie over te dragen en vragen te beantwoorden. Dit betekent dat we vanwege toegankelijkheid en inclusie ook in andere talen dan het Nederlands communiceren als dat nodig is.

Het is niet zinvol om een brief volledig in het Nederlands te sturen als iemand die taal (nog) niet machtig is; ook niet als instrument om de kennis van de Nederlandse taal te vergroten. We beogen met dit beleid geen toename van vertalingen, maar een uniforme werkwijze die medewerkers argumenten geeft om bepaalde teksten te vertalen; ze voelen zich gesteund door het beleid. Daarnaast biedt het nieuwe beleid ruimte voor de innovatie van doelmatige vertalingen, bijvoorbeeld in taal, beeld of film. Duidelijkheid en toegankelijkheid zijn hierbij de sleutelwoorden.

2.

Gemeentelijk vertaalbeleid 2.1 In het kort Overheidscommunicatie is in principe in het Nederlands. Het uitgangspunt is ‘niet vertalen, tenzij’ afwijken doelmatiger is of als er sprake is van een uitzonderingsituatie. Soms is het nodig om een andere taal te gebruiken, zodat de communicatie aansluit bij de doelgroep. We doen dat niet massa mediaal (website, sociale media). We doen het gericht (flyers, folders, zinnen in brieven) op het bereiken van bepaalde groepen. Vertalingen worden zorgvuldig afgewogen op basis van doelgroep, context en noodzaak.

2.2 Doelgroep: nieuwe immigranten Voor deze doelgroep organiseren we sowieso vertalingen om hen op weg te helpen in de samenleving. Voorbeelden zijn de informatiefolder over inburgering in meerdere talen, animaties (film) in meerder talen om het sociaal domein begrijpelijk te maken en vertaalde zinnen in de eigen taal in Nederlandstalige brieven.

3

Nieuwe Immigranten hebben een inburgeringsplicht en zijn verplicht de Nederlandse taal te leren, zodat zij kunnen meedraaien in de Nederlandstalige maatschappij. Bij een eerste aanvraag of kennismaking met Nederlandse wet- en regelgeving kan echter niet worden verwacht dat zij begrijpen wat de gemeente van hen verwacht en welke rechten en plichten zij hebben. Bij ‘nieuw’ gaan we uit van een periode tot drie jaar, in lijn met de inburgeringstermijn van drie jaar. Het vertaalbeleid komt ook ten gunste van inwoners met een migratieachtergrond die al langer in Haarlem wonen met een taalachterstand (vaak eerste generatie), omdat de vertaalde middelen ook voor te gebruiken zijn.

2.3 Uitgangspunt: ‘niet vertalen, tenzij’ Overheidscommunicatie is dus in principe in het Nederlands. Het uitgangspunt blijft dat informatie en diensten van de gemeente in het Nederlands wordt aangeboden, tenzij afwijken doelmatiger is en bij uitzonderingssituaties. Dit is in lijn met het rijksbeleid. De Rijksvoorlichtingsdienst heeft in september 2012 de richtlijn Vertaalbeleid Rijksoverheid1 vastgesteld die aangeeft hoe gemeenten hun vertaalbeleid kunnen vormgeven. De richtlijn heeft als uitgangspunt ‘niet vertalen, tenzij’ zoals in geval van crisis of een reële kans op rechtsongelijk. Eenduidig vertaalbeleid van een gemeente ten opzichte van de rijksoverheid is belangrijk, omdat gemeenten rijksbeleid uitvoeren. Denk aan het verstrekken van uitkeringen, zorg en ondersteuning. Om deze taken goed uit te voeren, is het belangrijk dat de informatievoorziening goed op elkaar aansluit.

2.4 Afwijken vanuit doelmatigheid Als het doel beter gediend is door een andere taal te gebruiken, dan mag worden afgeweken van het Nederlands. Dit doen we niet massa mediaal. Dit doen we gericht om bepaalde doelgroepen te bereiken, zonder afbreuk te doen aan de positie van het Nederlands en de taaleis in de Participatiewet. De strekking hiervan is dat bijstandsgerechtigden die de Nederlandse taal niet of onvoldoende beheersen zich moeten inspannen om de taal in elk geval op een basisniveau onder de knie te krijgen. Er zijn verschillende redenen om doelmatig af te wijken van het Nederlands. Bijvoorbeeld: • Bij een financiële consequentie, zoals informatie over verstrekkingen en schuldhulpverlening. Een vertaalde zin of alinea geeft de essentie van de brief weer, maakt de brief toegankelijker en kan een trigger zijn om hulp te zoeken, bijvoorbeeld door een tolk-vertaler mee te nemen naar en gesprek; • Wanneer een actie of handeling wordt gevraagd, zoals informatie over de persoonlijke situatie of in de leefomgeving; • Wanneer het onderwerp van groot belang is voor de stad of de reputatie van de stad, zoals afval en afvalinzameling; • Of als door vertaling grote (verwachte) hoeveelheden klantvragen kunnen worden voorkomen.

1 https://www.communicatierijk.nl/documenten/publicaties/2021/05/28/vertaalbeleid-rijksoverheid

4

De afweging om af te wijken van het Nederlands wordt gemaakt door de inhoudelijk verantwoordelijken. Daarbij wordt gelet op de doelgroep, de doelmatigheid van de vertaling en het belang van het onderwerp. Ook wordt gelet op het feit dat niemands belangen worden geschaad.

2.6 Uitzonderingssituaties Voor andere groepen dan de onder 2.1 genoemde doelgroep nieuwe immigranten is het niet noodzakelijk om informatie te vertalen, tenzij een specifieke situatie daartoe aanleiding geeft. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn als er een reële kans bestaat op rechtsongelijkheid of gezondheidsrisico’s voor een bepaalde groep of de maatschappij. Denk aan de onderstaande situaties: • Een (dreigende) crisis, terroristische aanslag of (mogelijke) verstoring van de openbare orde. Informatie over de situatie en wat mensen moeten doen om zichzelf te beschermen moet altijd in begrijpelijke taal worden verstrekt. Uitzonderingssituaties zoals crisis of levensgevaar die de hele bevolking aangaan vragen om de meest ruime inzet van talen, zoals bijvoorbeeld van de vijf meest voorkomende bevolkingsgroepen. • Er bestaat een reële kans op (schrijnende) rechtsongelijkheid. Bijvoorbeeld wanneer mensen niet op de hoogte zijn van regelingen waarvoor zij in aanmerking komen en daardoor in de problemen (kunnen) komen. • Er is een risico voor de volksgezondheid. Informatie over de uitbraak van een besmettelijke ziekte en hoe besmetting kan worden voorkomen moet in begrijpelijke taal worden verstrekt aan alle inwoners die hierdoor worden geraakt.

2.7 Duidelijke taal als basis We gebruiken duidelijke, heldere, simpele Nederlandse teksten (B1 of A2 niveau) als basis. Dit is een randvoorwaarde voor bruikbare meertalige communicatie. Een tekst moet eenvoudig te begrijpen zijn, zonder jargon of moeilijke woorden. Met korte zinnen en duidelijke structuren. Als de vertaalde tekst te moeilijk of te ingewikkeld is, kan deze voor de doelgroep alsnog onbegrijpelijk zijn. In 2020 heeft de gemeentelijke organisatie zich aan de ‘Direct Duidelijk’ richtlijnen gecommitteerd door het (symbolische) convenant de ‘Direct Duidelijk deal’ te ondertekenen. Met de ondertekening van de deal onderstreepte de gemeente het belang van duidelijk taalgebruik.

3.

Afwegingskader Vertalen of niet Er dient per onderwerp en doelgroep een afweging te worden gemaakt of informatie vertaald moet worden of niet. Doelgroepen mogen nooit in de problemen komen door een gebrek aan informatie.

5

De inhoudelijk verantwoordelijke afdelingen of dienst is verantwoordelijk voor: • De keuze om informatie al dan niet te vertalen; • De keuze in welke talen de informatie wordt vertaald; • Het up-to-date houden van de juistheid van de vertaalde informatie Het stroomschema (bijlage 1) dient als handvat om te bepalen of gemeentelijke informatie moet worden vertaald. Als het stroomschema is doorlopen en de conclusie wordt getrokken dat de informatie moet worden vertaald is het de vraag: in welke taal of talen? De talenlijst (bijlage 2) dient als praktisch handvat om vlot te bepalen in welke taal vertaald moet worden. De meest voorkomende herkomstlanden geven een indicatie van de meest gesproken talen in de stad. Deze lijst geeft echter niet aan welk percentages van deze groepen de Nederlandse (en/of Engelse) taal ook machtig zijn.

3.1 Aanvullende suggesties Hieronder staan een aantal aanvullende suggesties voor meertalige communicatie en andere manieren om anderstaligen te bereiken. • Controleer professionele vertalingen van complexe en belangrijke informatie met (financiële) consequenties. Een professionele vertaler heeft vaak geen kennis van het onderwerp of de juridische spelregels. Het is daarom aan te raden om de vertaling door een collega met kennis van de taal en het onderwerp te laten controleren. • Maak gebruik van beeldtaal (afbeelding, infographic, foto). Beeldtaal kan helpen om de boodschap te verduidelijken en toegankelijker te maken. Gebruik duidelijke, herkenbare beelden die ondersteunend zijn voor de tekst. Beeldtaal moet wel instrumenteel zijn, en niet betuttelend zijn. • Maak de eerste beoordeling van een brief makkelijk. Vertaal bijvoorbeeld het onderwerp, of geef visueel aan waarover de brief over gaat: financieel, puur informatief, actie gewenst, nieuwsbrief, etc.. Informatie die specifiek gericht is op anderstaligen bovenaan het communicatiemiddel weergeven of aankondigen, anders wordt het vaak over het hoofd gezien. • Maak een bewuste afweging of er andere, doeltreffender manieren zijn om de doelgroep te informeren. Denk aan het benutten van belangenverenigingen, koepelorganisaties en buurtvoorlichters/intermediairs en de onafhankelijke cliëntondersteuner.

Deze personen kunnen in het Nederlands informatie ontvangen en deze doorgeven aan de doelgroep, in de taal en via een medium dat voor hen het meest van toepassing is.

4.

Uitvoering en beheer vertalingen Binnen de gemeente heeft elke inhoudelijk verantwoordelijke afdeling een vast aanspreekpunt binnen het Team Communicatie van de afdeling Bestuur en Communicatie: de accounthouder. De accounthouder is communicatieadviseur en is beschikbaar voor alle vragen over communicatie

6

bij het ontwikkelen en uitdragen van beleid, projecten en participatie. De accounthouder denkt mee en ondersteunt de inhoudelijk verantwoordelijke afdeling bij vertalingen, bijvoorbeeld door: • te adviseren over communicatieboodschappen; • het meeschrijven van heldere teksten • het organiseren en uitbesteden van vertalingen; • te adviseren over de beste manier om doelgroepen te bereiken, in taal, beeld of film; • het inhuren van professionals op het gebied van fotografie, film en beeldmateriaal; • het inhuren en begeleiden van communicatiebureaus voor het ontwikkelen van middelen Past de opdracht (meeschrijven, organiseren) niet binnen de beschikbaar aantal uren van de accounthouder, dan helpt de accounthouder bij het inhuren en begeleidingen van een specialist. De inhoudelijk verantwoordelijke afdeling houdt de juistheid van de vertaalde informatie up-todate. De afdeling Bestuur en Communicatie (Team Communicatie) neemt de signalerende rol op zich, inclusief de monitoring en evaluatie van het beleid. In gezamenlijkheid wordt bekeken of de bestaande toolkit met doelmatige vertalingen voor nieuwe immigranten vernieuwd of uitgebreid moet worden.

Denk hierbij aan flyers en folders: welke volstaan, welke zijn toe aan vernieuwing en in welke vorm? De toolkit met doelmatige vertalingen (flyers, folders, filmpjes) wordt voor medewerkers centraal beschikbaar gesteld op het intranet van de gemeentelijke organisatie.

5.

Wettelijk kader Algemene wet bestuursrecht artikel 2.6 1. Bestuursorganen en onder hun verantwoordelijkheid werkzame personen gebruiken de Nederlandse taal, tenzij bij wettelijk voorschrift anders is bepaald. 2. In afwijking van het eerste lid kan een andere taal worden gebruikt indien het gebruik daarvan doelmatiger is en de belangen van derden daardoor niet onevenredig worden geschaad. Participatiewet artikel 18b. Beheersing van de Nederlandse taal Bijstandsgerechtigden moeten basiskennis hebben van de Nederlandse taal. Dit betekent dat zij korte, eenvoudige teksten kunnen lezen en schrijven. Voldoende beheersing van de Nederlandse taal is bijvoorbeeld nodig voor het verkrijgen, aanvaarden en behouden van een baan.

7

Relevante websites • Haarlem in cijfers Informatie over aantallen inwoners met een migratieachtergrond van de afgelopen 12 jaar https://haarlem.incijfers.nl/databank?workspace_guid=d2665841-bfd1-4fd3-8e8de9478d1296c3 • Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS) Informatie over de bevolkingssamenstelling van Haarlem (o.a. herkomstlanden) https://opendata.cbs.nl/#/CBS/nl/dataset/85458NED/table?dl=9EFF9 • Rijksoverheid Informatie over vertaalbeleid Rijksoverheid en uitgangspunten voor overheidscommunicatie: https://www.communicatierijk.nl/documenten/publicaties/2021/05/28/vertaalbeleidrijksoverheid Informatie voor nieuwkomers: https://www.netherlandsandyou.nl/ Duidelijke overheidscommunicatie (o.a. Direct Duidelijk richtlijn) https://www.gebruikercentraal.nl/duidelijke-overheidscommunicatie/ • Immigratie en Naturalisatie Dienst (IND) Informatie voor nieuwkomers, vluchtelingen en ongedocumenteerden: www.ind.nl/en.

8

Bijlage 1: Stroomschema afwegingskader

9

Bijlage 2: Talenlijst meest voorkomende herkomstlanden Haarlem Land van herkomst (bron: CBS) Nederland Turkije Marokko

Aantal 01-01-2023 107439 6884 5560

Landstaal

Indonesië

4598

Bahasa

Duitsland Voormalige Sovjet-Unie Verenigd Koninkrijk Suriname Polen Verenigde Staten van Amerika Oekraïne

3382 3168 2337 2272 1872 1339

Duits Russisch Engels Nederlands Pools Engels

1318

Syrië

1292

Oekraïens Russisch Arabisch

Italië Nederlandse Cariben

1289 1262

Italiaans Nederlands

België Frankrijk Bulgarije Spanje Zuid-Afrika

1081 1036 1015 990 990

Nederlands Frans Bulgaars Spaans Engels Afrikaans

Rusland

853

Russisch

Turks Arabisch

Overige talen en dialecten

Berbers (voor gesproken tekst) Nederlands (vooral gesproken door de oudere generatie, Bahasa Indonesia is de meest gesproken taal)

Sranantongo

Armeens Koerdisch Papiamento (Aruba) Papiamentu (Boaire en Curaçao) Frans

Zuid-Ndebele NoordSotho Zuid-Sotho Swazi Tsonga Tswana Venda Xhosa Zoeloe 11 officiële talen

10

Afghanistan

774

Dari Pasjtoe Portugees Hindi Engels

Brazilië India

732 727

Roemenië Voormalig Joegoslavië

720 702

China Iran Egypte Irak Somalië Australië Ethiopië

668 667 516 516 469 446 424

Portugal Filippijnen Hongarije Griekenland Canada (voormalig) Tsjecho-Slowakije

393 384 381 376 365 338

Colombia Thailand Eritrea

337 332 282

Ghana Bosnië-Herzegovina

197 194

Pakistan

158

Roemeens Bosnisch, Kroatisch & Servisch Mandarijn Farsi Arabisch Arabisch Somalisch Engels Amhaars Afaan Oromo Tigrigna Somalisch Afar Portugees Filipino Hongaars Grieks Engels Tsjechisch en Slowaaks Spaans Thai Tigrigna, Arabisch, Tigre Engels Bosnisch, Kroatisch & Servisch Urdu

Vietnam Kaapverdië

110 26

Vietnamees Portugees

2 officiële talen

Bengaals 2 officiële talen, maar veel dialecten, waarvan Bengaals de meest gesproken is.

Kantonees

Koerdisch

5 officiële talen

Engels

Frans

Punjabi, Engels, Pasjtoe, Sindhi, Siraiki

11

Dit is een uitgave van gemeente Haarlem, 11 maart 2024

Tekst: Afdeling Bestuur en Communicatie Fotografie: Jurriaan Hoefsmit Ontwerp: Afdeling Bestuur en Communicatie, ________________________________ Postbus 511 2003 PB Haarlem Tel. 14 023 haarlem.nl 12