2 Bijlage 1 Verslag van het archieftoezicht Gemeente Haarlem 2023-2024
Tekst van het document
Beheer niet overgebracht archief
Verslag van het archieftoezicht
Gemeente Haarlem 2023-2024
Inhoud 1. Inleiding en leeswijzer
2
1.1 Inleiding
2
1.2 Leeswijzer
3
2. Managementsamenvatting
4
2.1 Samenvatting
4
2.2 Wat moet beter?
5
3. Resultaten archiefinspectie
9
3.1 Analoog archief
9
3.2 Digitaal archief
9
3.3 Mensen en middelen
11
3.4 Vernietiging en selectie
12
3.5 Kwaliteitsborging
12
3.6 Lokale regelgeving
13
4. Aanbevelingen
14
4.1 Opvolging aanbevelingen 2022-2023
14
4.2 Aanbevelingen voor 2024-2025
17
Bijlagen
18
Verantwoording
18
Werkwijze
18
Geïnterviewden
18
Geraadpleegde documentatie
18
Beeldmateriaal
19
Verslag van het archief | Gemeente Haarlem2023-2024
|1
1. Inleiding en leeswijzer 1.1 Inleiding Overheidsorganisaties beheren informatie die belangrijk is voor het verantwoorden van hun functioneren. Ook kunnen overheidsarchieven historische en culturele waarde hebben, waardoor zij waardevolle informatiebronnen zijn voor wetenschappers, journalisten en toekomstige generaties. Het is daarom van cruciaal belang dat overheidsorganisaties hun archief- en informatiebeheer goed op orde hebben én houden. De afgelopen jaren is het belang van goed beheerde en toegankelijke overheidsinformatie steeds vaker in het nieuws gekomen. Te vaak was er in landelijke media te lezen over incidenten rond informatiebeheer, zoals het wissen van emailboxen bij de gemeente Almere (2021)1, de archivering van sms-berichten door Mark Rutte (2022)2 en de onrechtmatige vernietiging van adoptiedossiers (2023).3 Tegelijkertijd zorgt de gefaseerde invoering van de Wet open overheid voor meer aandacht voor de openbaarheid van informatie binnen overheidsorganisaties. De naleving van de archiefwet- en regelgeving is zo belangrijk voor onze democratie, dat ook het toezicht op informatiebeheer wettelijk is vastgelegd.
Dit archieftoezicht draagt bij aan het minimaliseren van operationele, juridische en imagorisico’s door: - de informatiehuishouding te toetsen aan de archiefwetgeving; - de efficiëntie van de bedrijfsvoering en toegankelijkheid van overheidsinformatie te beoordelen; - kwaliteitsverbetering van archief- en informatiebeheer te stimuleren door de organisatie te wijzen op verbeterpunten. Dit inspectieverslag presenteert de bevindingen van het archieftoezicht van de gemeente Haarlem over de periode mei 2023 tot en met mei 2024. De bevindingen en aanbevelingen in dit verslag kan de organisatie gebruiken om haar informatiehuishouding op orde te brengen en compliant te maken aan wet- en regelgeving.
1
Complete mailboxen gewist bij gemeente Almere (nos.nl)
2
Inspectie start onderzoek informatiebeheer Ministerie Algemene Zaken | Nieuwsbericht | Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed (inspectie-oe.nl) 3
Vernietiging adoptiedossiers was niet volgens de wet: 'Onzorgvuldig beheer' (nos.nl)
Verslag van het archief | Gemeente Haarlem2023-2024
|2
1.2 Leeswijzer Hoofdstuk 2 bevat een overzicht van de bevindingen en de aanbevelingen op hoofdlijnen. Dit hoofdstuk is geschreven voor het management en bestuur van de gemeente Haarlem. Hoofdstuk 3 gaat meer uitgebreid in op de bevindingen en aanbevelingen. Dit hoofdstuk is gericht aan de vakspecialisten. Een toelichting op de gehanteerde werkwijze en een verantwoording van de archiefinspectie is opgenomen in de bijlage.
Verslag van het archief | Gemeente Haarlem2023-2024
|3
2. Managementsamenvatting 2.1 Samenvatting De belangrijkste ontwikkeling op het gebied van informatiebeheer in het afgelopen jaar was het opstellen van de roadmap beleid. In deze roadmap worden de voornemens van de gemeente Haarlem benoemd om het informatiebeheer beleidsmatig te verbeteren. In de praktijk blijft verandering vooralsnog uit. Een behoorlijk aantal aanbevelingen staat al meerdere jaren open. Zo heeft de gemeente nog altijd geen vastgestelde beheerregeling informatiebeheer die aansluit bij de huidige situatie. Ook heeft de gemeente nog maar weinig grip op informatie die zich buiten het zaaksysteem bevindt. Dit vormt een risico voor de vindbaarheid van informatie (bijvoorbeeld bij een Woo [1]-verzoek) en tijdige vernietiging. Zolang deze situatie blijft voortbestaan, groeit de hoeveelheid herstelwerkzaamheden die de gemeente moet uitvoeren op deze informatie. Dit is een zorgelijke situatie. Om concrete stappen te zetten voor de verbetering van het informatiebeheer is het nodig de voorgenomen beleidsstukken vast te stellen, de aanbevelingen in het inspectierapport op te volgen en organisatiebreed te implementeren.
[1]
Wet open overheid
Verslag van het archief | Gemeente Haarlem2023-2024
|4
Legenda
bevinding
risico
wettelijke grondslag
2.2 Wat moet beter? Grip op decentraal beheerde informatie De gemeente heeft niet in kaart welke applicaties een vernietigingsfunctionaliteit hebben. Er is een procedure voor record management buiten het DMS in concept aanwezig. Deze procedure is nog niet in werking.
De gemeente heeft zicht op de processen van waaruit informatie actief openbaar gemaakt moet worden in het kader van de Wet open overheid (Woo). Voor de overige (ruim 500) processen hebben zij geen volledig overzicht van de locatie waar de informatie zich in bevindt, hoe deze wordt bewaard en of deze op juiste manier en volgens de juiste termijnen worden vernietigd. Inzicht in de processen, de proceseigenaar, in welke applicaties welke informatie staat en hoe het beheer is geregeld is niet alleen belangrijk om te voldoen aan de Archiefwet, het is ook genoemd als voorwaarde om de informatiehuishouding op orde te brengen in het kader van de Woo.
Verslag van het archief | Gemeente Haarlem2023-2024
|5
Achterstand in digitale vernietiging De gemeente beschikt over informatie die reeds vernietigd had moeten zijn. Dit geldt voor informatie in het zaaksysteem, in samenwerkingsomgevingen en in vakapplicaties.
De gemeente komt haar wettelijke verplichting tot tijdige vernietiging niet na. Dit vormt een risico voor de vindbaarheid van de juiste informatie, efficiëntie van back-ups, de complexiteit van conversie- en migratietrajecten, beheer- en opslagkosten en milieulasten. Tijdige en rechtmatige vernietiging is niet alleen een verplichting uit de Archiefwet, maar is ook belangrijk om te voldoen aan de Wet open overheid (Woo), de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO).
Beheerregeling informatiebeheer Stel de beheerregeling informatiebeheer, die sinds 2019 in concept klaarligt, vast voor gemeente Haarlem.
In de beheerregeling informatiebeheer wordt vastgelegd wie verantwoordelijk is voor verschillende aspecten van het informatiebeheer. Het risico hiervan is dat taken mogelijk niet worden opgepakt omdat men zich niet bewust is van hun rol.
Verslag van het archief | Gemeente Haarlem2023-2024
|6
Informatiebeheer bij samenwerkingsverbanden De gemeente heeft een overzicht van gemeenschappelijke regelingen. Een overzicht van andere samenwerkingsverbanden is niet volledig. Daarnaast zijn de afspraken tussen de samenwerkingsverbanden en de gemeente niet altijd expliciet gemaakt. De gemeente blijft verantwoordelijk voor het informatiebeheer wanneer zij haar taken uitbesteedt. Bij ontbinding van de samenwerking moet de informatie daarom ook terug geleverd kunnen worden aan de gemeente. Archiefwet 1995, artikel 4: Een regeling, waarbij overheidsorganen worden opgeheven, samengevoegd of gesplitst, dan wel waarbij een of meer taken van een overheidsorgaan worden overgedragen aan een ander overheidsorgaan, houdt een voorziening in omtrent hun archiefbescheiden.
Kwaliteitssysteem voor het informatiebeheer De gemeente heeft een raamwerk voor het uitvoeren van een kwaliteitscyclus. In de praktijk is er te weinig capaciteit om hier invulling aan te geven en de maatregelen uit te bouwen tot een volledig kwaliteitssysteem. Zonder kwaliteitsmaatregelen heeft de gemeente geen grip op de benodigde acties om het informatiebeheer te verbeteren.
Archiefregeling 1995, artikel 16: De zorgdrager zorgt ervoor dat het beheer van zijn archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door hem toe te passen kwaliteitssysteem.
Verslag van het archief | Gemeente Haarlem2023-2024
|7
Metadata De gemeente heeft niet vastgesteld welke metadata moeten worden toegekend aan informatieobjecten buiten het zaaksysteem.
Een gebrek aan eenduidige metadata kan leiden tot problemen met de vindbaarheid van informatie. Ook is overbrenging van digitale informatie naar het e-depot niet mogelijk zonder goede metadata. Archiefregeling 1995, artikel 19: De zorgdrager legt een metagegevensschema als bedoeld in NEN-ISO 23081:2006 vast.
Verslag van het archief | Gemeente Haarlem2023-2024
|8
3. Resultaten archiefinspectie 3.1 Analoog archief Beheer archiefruimte In het stadhuis van Haarlem is een archiefruimte voor de bewaring van de archieven die aan de wettelijke eisen voldoet. Het projectenarchief en de hybride gevormde archieven staan in een goedgekeurde ruimte bij het Noord-Hollands Archief, maar deze blokken zijn nog niet formeel overgebracht. Er zijn geen archieven meer bij externe partijen geplaatst. Overbrenging analoog archief De gemeente Haarlem heeft het volgende archief formeel overgebracht naar het Noord-Hollands Archief: •
Registers van de akten van de burgerlijke stand (geboorten, huwelijken, echtscheidingen en overlijden), verschillende periodes tussen 1917 en 1973 (38 delen).
3.2 Digitaal archief Vervanging en hybride archiefvorming De gemeente vervangt haar analoge documenten sinds 2018 door digitale scans. De handboeken vervanging 2018 worden momenteel geactualiseerd om aan te sluiten op de huidige processen binnen de gemeente. Wanneer het centrale zaaksysteem vervangen wordt, zal ook het handboek vervanging aangepast moeten worden. In de periode 2013-2017 zijn de archieven van de gemeente deels op papier en deels digitaal gevormd, ook wel hybride archiefvorming genoemd. In de verslagperiode is het bewerkingsplan voor de hybride gevormde archieven opnieuw voorgelegd aan het NHA. Wanneer dit plan akkoord is, kan verdergegaan worden met de bewerking van de archieven. Overzicht van informatie, processen en applicaties Het wettelijk verplichte actueel, compleet en samenhangend overzicht van alle informatie van de gemeente is deels aanwezig. De gemeente noemt dit het overzicht van Informatie, Processen en Applicaties (IPA). Het beheer van dit overzicht gebeurt vanuit het procesmanagement binnen de afdeling interne dienstverlening. In dit
Verslag van het archief | Gemeente Haarlem2023-2024
|9
overzicht wordt per proces beschreven welke afdeling verantwoordelijk is, welke relaties er tussen de diverse systemen zijn, waar informatie is opgeslagen en welke informatieobjecten bij het proces horen. Voor dat gedeelte van de informatie is het overzicht van informatie dus actueel en gestructureerd. Het overige deel van het informatielandschap is nog niet volledig in kaart gebracht. Bij het beantwoorden van Woo-verzoeken is gebleken dat informatie zich in een groot aantal informatiebronnen kan bevinden. De benodigde inspanningen voor het ophalen van informatie voor zulke verzoeken wijzen uit dat de gemeente nog niet duidelijk in beeld heeft welke informatie zich in welke informatiebron bevindt. Het hebben van een dergelijk compleet en actueel overzicht is nodig om alle informatie adequaat te kunnen beheren en om Woo-verzoeken efficiënter te kunnen beantwoorden. Aanbeveling: Breng alle informatie samen in een actueel, compleet en samenhangend overzicht. Applicatielandschap In 2016 heeft de gemeente Haarlem gekozen voor de principes van common ground, maar tot dusver is dit nog niet volledig ingericht. De gemeente gebruikt de applicatie Open Zaak, een schil die gebaseerd is op common ground. Zij zijn echter ontevreden over de interface en het vernietigingsproces. De gemeente heeft besloten om voorlopig niet verder te gaan met het hieraan koppelen van (vak)applicaties.
De gemeente zal binnenkort een keuze maken: doorgaan met common ground of een nieuw zaaksysteem aanbesteden. De gemeente gebruikt in totaal ongeveer vijfhonderd applicaties. Belangrijk is dat informatie in alle applicaties beheerd wordt. Daarvoor is de concept-nota “Uitgangspunten en procedure recordmanagement voor applicaties buiten het centrale DMS” opgesteld. Deze wordt naar verwachting in het tweede kwartaal van 2024 vastgesteld. Vervolgens wordt voor iedere applicatie een functioneel beheerder benoemd. Team Informatiebeheer neemt het initiatief om samen met de functioneel beheerder de tijdige vernietiging ook in decentrale applicaties in te richten. Om meer grip te krijgen op nieuwe applicaties is team Informatiebeheer betrokken bij het Project Portfolio Management (PPM) Board. Nieuw aan te schaffen applicaties worden daar voorgelegd aan verschillende disciplines, inclusief het informatiebeheer. Dit is een positieve ontwikkeling. Tijdelijke opslag van informatie in Microsoft Teams is toegestaan, maar bij definitief maken moet dit in het zaaksysteem of eventueel de vakapplicaties worden opgeslagen. Teams heeft zodoende dezelfde functie als de netwerkschijven, waardoor
Verslag van het archief | Gemeente Haarlem2023-2024
| 10
schaduwarchieven onbeheerd achterblijven. Hierdoor loopt de gemeente bijvoorbeeld het risico dat informatie niet tijdig wordt vernietigd. Aanbeveling: Breng in kaart welke applicaties documentaire informatie bevatten, welke applicaties een vernietigingsfunctionaliteit hebben en stel beleid op voor vernietiging uit deze vakapplicaties. Overbrenging digitaal archief De applicatie Gemeente Oplossingen (GO) wordt uitgefaseerd. Daarom bereidt de gemeente zich voor om haar griffie-archieven van de jaren 2006- 2013 over te brengen naar het e-depot van het NHA. De gemeente heeft op het gebied van digitale overbrenging dus geen wettelijke achterstanden. Indien gewenst kan de gemeente haar digitale archieven vervroegd overbrengen naar het e-depot van het NHA.
3.3 Mensen en middelen Personele bezetting De bezetting van de adviseurs informatiebeheer is momenteel krap, zodat beleidstaken deels worden opgepakt door recordmanagers. Binnenkort gaan een functioneel applicatiebeheerder voor het zaaksysteem en twee recordmanagers met pensioen en worden vacatures uitgezet. Voor goede uitvoering van het informatiebeheer is het belangrijk om over kwantitatief en kwalitatief voldoende personele capaciteit te beschikken. Informeren van medewerkers Om alle medewerkers bekend te maken met de principes van goed informatiebeheer heeft de gemeente een cursus opgezet. Deze cursus neemt de medewerkers mee bij het toevoegen van metadata en laat medewerkers aan den lijve ondervinden wat het verband is tussen metadata en de vindbaarheid van informatie. Organisatie Waar de afdelingen Informatiebeheer en Archiefbeheer voorheen los van elkaar opereerden, zijn deze nu meer geïntegreerd. Dit is positief aangezien de informatie van gemeenten eenduidig beheerd moet worden, ongeacht de vorm. Voor het beheer van analoge archieven zijn twee medewerkers beschikbaar en twee medewerkers zijn beschikbaar voor het inscannen van de post. Deze capaciteit is hard nodig voor het in goede, geordende en toegankelijke staat brengen van de hybride gevormde archieven van de gemeente Haarlem.
Verslag van het archief | Gemeente Haarlem2023-2024
| 11
3.4 Vernietiging en selectie Vernietiging analoog archief De gemeente heeft geen achterstanden in de vernietiging van analoge archieven. Vernietiging digitaal archief Hoewel de gemeente bezig is haar digitale vernietigingsachterstanden in te halen, heeft zij nog altijd een achterstand. Daarnaast worden zaken door lijnambtenaren niet altijd tijdig afgesloten en ter archivering aangeboden. Hierdoor gaat de bewaartermijn niet lopen en komen de zaken niet tijdig in beeld voor vernietiging. Team Informatiebeheer heeft in 2022 een actie ondernomen om langdurig openstaande zaken door managementondersteuners te laten sluiten zodat de bewaartermijn ingaat. Momenteel wordt deze actie nogmaals organisatiebreed uitgezet. Aanbeveling: Vernietig alle informatie die daarvoor in aanmerking komt. Dit geldt voor informatie in het zaaksysteem, in samenwerkingsomgevingen en in vakapplicaties. Selectie De gemeente is bezig de Selectielijst e-mailbewaring gemeenten en intergemeentelijke organen 2024 in te voeren. De roadmap Beleid geeft aan op welke onderdelen nog beleid en digitale oplossingen ontbreken voor het beheer van e-mail en andere berichten.
3.5 Kwaliteitsborging In het zaaksysteem worden kwaliteitscontroles uitgevoerd op zaaktypes, metadata en het tijdig sluiten van zaken. Team informatiebeheer stuurt medewerkers aan om zaken tijdig te sluiten, maar dit heeft nog niet geleid tot het gewenste resultaat. Daarom wordt er momenteel gewerkt aan een script voor het periodiek automatisch sluiten van zaken, zodat de bewaartermijn tijdig ingaat. De afdelingen en de directeur zijn hierover geïnformeerd. Aanbeveling: Onderzoek bij het automatisch sluiten van zaken of de zaken volledig zijn. Kwaliteitssysteem Het uitvoeren van kwaliteitscontroles op het zaaksysteem is belangrijk, maar er is pas sprake van een kwaliteitssysteem wanneer de kwaliteit van het informatiebeheer cyclisch en organisatiebreed wordt verbeterd. Op dit moment wordt er gewerkt aan het uitbouwen van de kwaliteitszorg met behulp van het raamwerk KIDO Light. Hierin worden normen en eisen geformuleerd en producten benoemd. Aanbeveling: Pas kwaliteitsmaatregelen toe op alle informatie van de gemeente Haarlem. Voer deze uit volgens een PDCA-cyclus op strategisch, tactisch en operationeel niveau.
Verslag van het archief | Gemeente Haarlem2023-2024
| 12
3.6 Lokale regelgeving Beheerregeling De gemeente is al jaren voornemens een nieuwe beheerregeling informatiebeheer vast te stellen op basis van het model van de Vereniging voor Nederlandse gemeenten (VNG). Deze vernieuwing is nodig omdat er organisatorische wijzigingen hebben plaatsgevonden. Het vaststellen van de beheerregeling wordt geagendeerd voor het komende SIO. Afspraken bij samenwerkingsverbanden In de overeenkomsten tussen samenwerkende partijen moeten bepalingen worden opgenomen over de omgang met informatie, bijvoorbeeld over de wijze waarop er met informatie wordt omgegaan wanneer de samenwerking wordt beëindigd. De gemeente beschikt over een lijst van gemeenschappelijke regelingen, aangevuld met een lijst van andere samenwerkingsverbanden. De Gemeenschappelijke Regeling Beschermd Wonen regio Zuid-Kennemerland, IJmond en Haarlemmermeer is nog niet gepubliceerd. De gemeente geeft aan dat het informatiebeheer bij deze samenwerkingen goed is geregeld, maar een overzicht van concrete afspraken of een beleidsdocument over informatiebeheer bij samenwerkingsverbanden is niet aanwezig. Bij samenwerkingsverbanden wordt de informatie als bijlage per e-mail verzonden. De organisatie heeft intern de afspraak van delen (via een samenwerkingsplatform), niet mailen. Voor samenwerkingsverbanden is geen platform ingericht.
Aanbeveling: Neem maatregelen voor het beheer van informatie bij alle samenwerkingsverbanden van de gemeente Haarlem. Strategisch Informatie Overleg (SIO) De gemeente heeft een SIO ingesteld dat periodiek plaats zou vinden. In de praktijk heeft het laatste SIO echter plaatsgevonden op 1 december 2022. Hier wordt het informatiebeheer besproken door de wethouders van de gemeenten Haarlem en Zandvoort, de directeur bedrijfsvoering, de adviseur informatiebeheer, eventuele interne toezichthouders en de archivaris. Hier kunnen onderwerpen besproken worden zoals de keuze voor common ground, aanbesteding van het zaaksysteem, het programma Wet open overheid, het vaststellen van hotspots en de invoering van een nieuwe VNG-selectielijst. Op tactisch niveau werd voorheen overlegd in de stuurgroep voor ambtelijke voorbespreking van notities en beleidsstukken. In de verslagperiode heeft dit overleg echter niet plaatsgevonden. Informatiebeleid De gemeente heeft nog geen informatievisie vastgesteld. Wel heeft de gemeente beleid voor de opslaglocaties van informatie.
Verslag van het archief | Gemeente Haarlem2023-2024
| 13
4. Aanbevelingen 4.1 Opvolging aanbevelingen 2022-2023 Hier volgt een overzicht van de opvolging van de aanbevelingen uit het voorgaande inspectieverslag.
Nr.
Aanbeveling
Status
Opvolging
1
Stel de beheerregeling informatiebeheer, die reeds in concept klaarligt, vast voor gemeente Haarlem.
De beheerregeling informatiebeheer is ook in deze verslagperiode niet vastgesteld. De beheerregeling informatiebeheer is al jaren in concept klaar en opgenomen in de ‘roadmap beleid’.
Acties zijn in gang gezet.
2
Completeer het overzicht van Er is een overzicht van samenwerkingsverbanden en gemeenschappelijke onderzoek welke afspraken zijn regelingen. De concrete gemaakt met betrekking tot het afspraken omtrent het archief- en informatiebeheer. informatiebeheer zijn Indien nodig, maak alsnog echter niet bekend. afspraken met de partijen of vul deze aan. Zorg ervoor dat bij het aangaan van nieuwe samenwerkingsverbanden of bij het vernieuwen van bestaande samenwerkingen de juiste expertise is betrokken om te borgen dat er voldoende afspraken zijn gemaakt.
Acties zijn in gang gezet.
3
Draag er zorg voor dat er duidelijke en expliciete afspraken worden gemaakt over het archief- en
Staat open.
Verslag van het archief | Gemeente Haarlem2023-2024
| 14
informatiebeheer bij het uitbesteden van taken. 4
Completeer en actualiseer het De IPA-registratie vormt overzicht van informatie, een basis voor het processen en applicaties (de overzicht van informatie. IPA registratie) zodat de Bij het beantwoorden van gemeente een compleet Woo-verzoeken blijkt overzicht heeft van de digitale echter dat de gemeente archiefbescheiden die zij lang moet zoeken naar de beheren. Daarnaast kan een juiste informatie. complete en actuele IPA registratie een overzicht bieden van de applicaties waarin deze informatie zich bevindt en van de beheerfunctionaliteiten van deze applicaties.
5
Blijf werken aan het beter grip krijgen op het beheer van decentrale (vak)applicaties.
Er is een concept-nota Acties zijn in “Uitgangspunten en gang gezet procedure recordmanagement voor applicaties buiten het centrale DMS” opgesteld, maar deze is nog niet in werking. Ook is voor een deel van de applicaties nog geen beheerder aangewezen.
6
Blijf werken aan het beter grip krijgen op ongestructureerde data die zich buiten het centrale zaaksysteem en de (vak)applicaties bevindt.
In de niet vastgestelde nota “Uitgangspunten en procedure recordmanagement voor applicaties buiten het centrale DMS” is hier aandacht voor. Een deel van de informatie wordt niet adequaat beheerd.
Verslag van het archief | Gemeente Haarlem2023-2024
Acties zijn in gang gezet
Acties zijn in gang gezet
| 15
7
Herzie en indien nodig De plaatsingslijst is actualiseer, na de verhuizingen aanwezig en gedeeld met in het kader van de opheffing het NHA. van de locatie in Cruquius, het overzicht van analoge archieven.
8
Blijf stappen zetten om de kwaliteitszorg voor het informatiebeheer uit te breiden.
Er worden Acties zijn in kwaliteitscontroles op de gang gezet dossiervorming uitgevoerd. Een samenhangend systeem voor cyclische organisatiebrede kwaliteitsverbetering ontbreekt.
9
Draag er zorg voor dat er beter grip komt op de minimale sets aan metadata voor informatie die centraal en decentraal wordt beheerd.
Er is geen vastgesteld beleid waarin minimale verplichte sets aan metadata worden voorgeschreven.
10
Actualiseer het handboek vervanging van de gemeente Haarlem.
De handboeken vervanging Acties zijn in 2018 worden momenteel gang gezet geactualiseerd om aan te sluiten op de huidige processen binnen de gemeente.
11
Blijf werken aan het inlopen van de achterstand in digitale vernietiging.
De vernietiging van Acties zijn in informatie uit het centrale gang gezet zaaksysteem loopt. Buiten het centrale zaaksysteem vindt vernietiging niet procedureel plaats.
Verslag van het archief | Gemeente Haarlem2023-2024
Afgerond.
Staat open
| 16
4.2 Aanbevelingen voor 2024-2025 Voor de aankomende periode staan de volgende aanbevelingen open en wordt een nieuwe aanbeveling gedaan:
Nr.
Aanbeveling
2024.1/ Breng alle informatie samen in een actueel, compleet en samenhangend 2023.4 overzicht van informatie. 2024.2/ Breng in kaart welke applicaties documentaire informatie bevatten, welke 2023.5/ applicaties een vernietigingsfunctionaliteit hebben en stel beleid op voor 2023.6 vernietiging uit deze vakapplicaties. 2024.3/ 2023.11
Vernietig alle informatie die daarvoor in aanmerking komt. Dit geldt voor informatie in het zaaksysteem, in samenwerkingsomgevingen en in vakapplicaties.
2024.4
Onderzoek bij het automatisch sluiten van zaken of de zaken volledig zijn.
2024.5
Pas kwaliteitsmaatregelen toe op alle informatie van de gemeente Haarlem. Voer deze uit volgens een PDCA-cyclus op strategisch, tactisch en operationeel niveau.
2024.6/ Neem maatregelen voor het beheer van informatie bij alle 2023.2 samenwerkingsverbanden van de gemeente Haarlem. 2023.1
Stel de beheerregeling informatiebeheer, die reeds in concept klaar ligt, vast voor gemeente Haarlem.
2023.8
Blijf stappen zetten om de kwaliteitszorg voor het informatiebeheer uit te breiden.
2023.9
Draag er zorg voor dat er beter grip komt op de minimale sets aan metadata voor informatie die centraal en decentraal wordt beheerd.
2023.10 Actualiseer het handboek vervanging van de gemeente Haarlem.
Verslag van het archief | Gemeente Haarlem2023-2024
| 17
Bijlagen Verantwoording De gemeente Haarlem heeft de archivaris van het NHA, mevrouw K.M. Pompe, aangewezen als gemeentearchivaris. In de Archiefwet 1995 (artikel 32, lid 2) is vastgesteld dat de gemeentearchivaris toezicht houdt op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. De gemeente heeft in haar Archiefverordening van 2018 (artikel 2) bepaald dat de gemeentearchivaris jaarlijks verslag uitbrengt over het uitgevoerde toezicht. Met dit inspectieverslag informeert de gemeentearchivaris de gemeente Haarlem over de bevindingen die voortkomen uit het uitgevoerde toezicht over de periode van mei 2023 tot en met mei 2024. De gemeente kan dit verslag gebruiken om richting te geven aan de inzet van mensen en middelen en het college van B&W kan dit verslag gebruiken om de gemeenteraad te informeren, ten behoeve van de horizontale controle.
Werkwijze Dit jaar heeft een beknopte inspectie op het archief- en informatiebeheer over de periode mei 2023 tot en met mei 2024 plaatsgevonden. Onderdeel van de inspectie zijn een follow-up van aanbevelingen uit voorgaande archiefinspecties en een stand van zaken van de uitvoering van reguliere taken in het archief- en informatiebeheer. Dit verslag is gebaseerd op gedeelde en geraadpleegde documentatie, contactmomenten in de loop van de verslagperiode en interviews. De interviews hebben op 21 mei 2024 plaatsgevonden.
Geïnterviewden • • •
Willem Schoonaard, senior adviseur / hoofd Informatiebeheer David Kappetein, manager facilitaire zaken Roy de Graaf, (externe) projectleider archiefbewerking
Geraadpleegde documentatie • • • • •
Update aanbevelingen inspectie over mei 2023- heden bij de gemeenten Haarlem en Zandvoort, ontvangen op 3 mei 2024 Roadmap beleid Informatiehuishouding # 0.4 Directienota Procedure RM buiten DMS Bijlage Uitgangspunten Recordmanagement buiten DMS Plaatsingslijsten analoge archieven gemeente Haarlem en Zandvoort
Verslag van het archief | Gemeente Haarlem2023-2024
| 18
Beeldmateriaal Afbeelding op het voorblad: Stratenmakers op de Grote Markt. Fotograaf: L.C. Dumont, Noord-Hollands Archief / Beeldcollectie van de gemeente Haarlem.
Verslag van het archief | Gemeente Haarlem2023-2024
| 19
Verslag van het archief | Gemeente Haarlem2023-2024
| 20