2. bijlage 1: reactie college op rapport

BIJLAGE 1: reactie College op rapport Het college heeft kennis genomen van het rapport 213a-onderzoek benchmark overhead. In het rapport zijn conclusies en aanbevelingen opgenomen waarop met deze collegereactie een antwoord wordt geformuleerd. Conclusies De conclusie van het 213a-onderzoek is dat Haarlem relatief minder uit geeft aan de overhead dan de andere referentiegemeenten. Dit geldt zowel vanuit het perspectief van de kosten als vanuit het perspectief van formatie. De benchmark geeft een stabiel en herkenbaar beeld en geeft geen aanleiding tot directe bijsturing. De reactie op de in het rapport opgenomen aanbevelingen is hieronder opgenomen. Algemene aanbevelingen Actualiseren van de uitgangspunten voor de berekening van het bedrag voor het mee-ademprincipe (Concerncontrol); op basis van de vergelijking met andere gemeenten vraagt het huidige verhoudingscijfer van 30% voor overhead/primair proces om een herijking.

Reactie Actualisatie is nodig om te beoordelen of de verhouding van 30% nog steeds van toepassing is. Actueel wat betreft de landelijke verhoudingen en ook actueel wat betreft de ontwikkeling van de organisatie Haarlem- Zandvoort ten opzichte van deze landelijke verhouding. De actualisatie wordt door de gemeente opgepakt, hierbij zullen de uitkomsten van het 213a benchmark onderzoek betrokken worden. De geactualiseerde nota mee-ademprincipe wordt voorgelegd aan de directie. Eventuele financiële gevolgen worden via de reguliere P&C momenten voorgelegd aan de Raad. Specifieke aanbevelingen 1. Beoordeel met de verkregen inzichten het huidige formatieplan van bestuurszaken en bestuursondersteuning opnieuw (takenpakket, niveau van ondersteuning, benodigde formatie). De kosten bestuurszaken en bestuursondersteuning per fte zijn volgens de benchmark van Berenschot 19% lager dan gemiddeld (-€ 0,6 miljoen) en de formatieve inzet is 6,1 fte lager dan gemiddeld.

1/2

Reactie Op basis van reguliere taken en de aanwezige ambitie en ontwikkelingen die bij de afdeling liggen, wordt door de afdeling ook ervaren dat onvoldoende formatie beschikbaar is, waardoor de afdeling in 2022 bovenop de formatie extra capaciteit inzet om ondersteuning te blijven bieden. De inzichten vanuit de benchmark worden door de afdeling gebruikt om het huidige formatieplan opnieuw te beoordelen (takenpakket, niveau van ondersteuning, benodigde formatie). Inmiddels is bij de Bestuursrapportage 2022 de formatie uitgebreid met 6 fte: teammanager (2 fte), netwerksecretaris (3 fte) en directieadviseur (1 fte). 2. Evalueer met de verkregen inzichten op een aantal onderdelen de administratieve inrichting van de overhead. De overhead functioneert ter ondersteuning van de primaire processen. Een aantal functies (zoals bijvoorbeeld adviseurs bedrijfsvoering werkzaam voor het fysiek en sociaal domein en het subsidiebureau) worden in Haarlem tot de overhead gerekend. In de benchmark van Berenschot zijn deze functies toegerekend aan het primair proces en niet aan de overhead. Dit is mogelijk binnen de BBV. De aanbeveling is om op basis van de uitkomsten van de benchmark van Berenschot de administratieve inrichting van de overhead op een aantal onderdelen te evalueren.

Reactie Deze aanbeveling wordt door de gemeente opgepakt. De verschillen zijn in beeld gebracht en het betreft een beperkt aantal functies. In overleg met de betreffende afdelingen en het financial audit team zal gekeken worden of aanpassing in de administratie nodig en wenselijk is. Hierbij zal de afweging gemaakt worden tussen een administratieve inrichting meer op hoofdlijnen of meer precies. Hoe meer precies de administratieve inrichting wordt opgezet, hoe hoger de beheerslast van het actueel houden van de administratie wordt. Bij de keuze zal derhalve de toegevoegde waarde die een meer precieze inrichting biedt en de hogere beheerslast die dit met zich meebrengt afgewogen worden.

2/2