2 Bijlage 1 PC kalender 2025

Bestuurlijke samengestelde P&C-kalender 2025 gemeenten Haarlem en Zandvoort Inleiding Voor u ligt de P&C-kalender voor de bestuurlijke Planning en Control cyclus 2025. In deze kalender is van elk document binnen deze cyclus de planning opgenomen van het moment van ambtelijke voorbereiding door de directie tot en met de bestuurlijke vaststelling door de gemeenteraden van Haarlem en Zandvoort. De doelstelling van de P&C-kalender is het bestuur en de organisatie inzicht te geven in wat zij kan verwachten t.a.v. de documenten in de P&C-cyclus en wanneer zij deze documenten tegemoet kan zien. De P&C-cyclus is een samenhangend besluitvormingsproces, gericht op de vaststelling, uitvoering en verantwoording van de beleidsdoelen en financiën. Het cyclische karakter wordt ontleend aan de jaarlijks terugkerende heroriëntatie op het voorgenomen beleid, waardoor het mogelijk is beleidsdoelen bij te stellen indien evaluatie daartoe aanleiding geeft. Onderstaande figuur illustreert de cyclus:

1/12

De P&C documenten die in 2025 verschijnen zijn (op volgorde van het kalenderjaar): - Jaarstukken (jaarverslag en jaarrekening) 2024 - Kadernota 2026 (H)/Voorjaarsnota 2025 (Z), inclusief: - Actualisatie lopende jaar 2025 (financiële voortgangsrapportage) - Meerjaren Perspectief Grondexploitaties (MPG) - Meerjaren Prognoses Zones (MPZ) (H) - Investeringsplan 2026-2035 - Bestuursrapportage 2025/Najaarsnota 2025 (Z) - Programmabegroting 2026-2030, inclusief: - bijlage Investeringsplan 2026-2030, 2031-2035 - P&C-kalender 2026 - Decemberrapportage 2025 - Normenkader financiële rechtmatigheid 2025 - 2026 De verschillende onderdelen zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden omdat ze allen deel uitmaken van de totale cyclus. Vergaderschema 2025 raad en commissies Voor het opstellen van de P&C kalender is gebruik gemaakt van het conceptvergaderschema 2025 raad en commissies. De vergaderdata 2025 van de Auditcommissie moeten nog worden vastgesteld. Rol directie advisering college De directie wenst een actieve rol te vervullen in advisering van het college bij de Kadernota 2026/Voorjaarsnota 2025 en Programmabegroting 2026-2030. Voor beide P&C producten is aanwezigheid van de directie opgenomen in de kalender bij de eerste behandeling.

Tweedaagse heissessie college De tweedaagse hessie van het college is vorig jaar dusdanig goed bevallen dat besloten is dit jaar weer een tweedaagse in te plannen. Het directieteam zal hier adviserend bij aanwezig zijn. Meicirculaire De meicirculaire gemeentefonds van het Rijk wordt, zoals gebruikelijk, niet meegenomen in de kadernota/voorjaarsnota, omdat deze pas verschijnt nadat de colleges de kadernota/voorjaarsnota hebben vastgesteld. Dit geldt ook voor de septembercirculaire gemeentefonds en de begroting. Bestuursrapportage/Najaarsnota 2025 en Decemberrapportage 2025 De bestuursrapportage geeft inzicht in de verwachte financiële en beleidsmatige resultaten over het lopende begrotingsjaar. Daarbij wordt een prognose gegeven van de realisatie van investeringen en wordt inzicht geboden in de voortgang van grote projecten (H). De financiële voortgangsrapportage maakt onderdeel uit van de kadernota/voorjaarsnota. De bestuursrapportage/najaarsnota is een opzichzelf staand document dat afzonderlijk wordt behandeld in de raden.

2/12

De decemberrapportage is een optioneel P&C product welke indien nodig werd opgesteld. Nu, met de nieuwe regels rondom rechtmatigheidsverantwoording is het de komende jaren hoogst waarschijnlijk dat er een decemberraportage wordt opgesteld. Het streven blijft echter om deze rapportage niet nodig te hebben. Deze rapportage is in principe beleidsarm en bevat met name financiële wijzigingen die noodzakelijk zijn voor de rechtmatigheidsverantwoording en de accountantsverklaring. Gebiedsgerichte vertaling Sinds 2024 worden er geen gebiedsprogramma’s meer opgeleverd (voorheen bij de kadernota). Bij de programmabegroting worden de gebiedsplannen voor het komende jaar vastgesteld. Deze gebiedsplannen worden ter informatie ter beschikking gesteld aan de raad. In Zandvoort wordt het gebiedsprogramma integraal opgenomen in de begroting, Zandvoort wijkt hiermee af van de Haarlemse werkwijze. Planning 2025 In onderstaande tabel zijn de data opgenomen van de besluitvorming door de raad, B&W en directie over de verschillende documenten uit de P&C-cyclus. Bij de planning is de in 2024 gevolgde vergaderen behandelingssystematiek aangehouden. De zomervakantie voor regio Noord valt volgend jaar vroeg, dit heeft als gevolg dat de Jaarstukken 2024 en de Kadernota 2026 gelijktijdig naar de raad zullen worden verzonden.

De Haarlemse en Zandvoortse planningen zijn op ambtelijk niveau geheel geïntegreerd en op bestuurlijk niveau zoveel als mogelijk. Om de planning leesbaar te houden is alleen in de kop weergegeven dat de benaming voor producten in Haarlem en Zandvoort afwijkt. In de planning is de benaming van Haarlem aangehouden. Wanneer data afwijken voor Haarlem en Zandvoort is dit aangegeven met (H) en (Z) en zijn de Zandvoortse momenten in de tabel cursief weergegeven. De gehanteerde kleuren kunnen als volgt worden gelezen: 1. Blauw: directieteam; 2. Groen: college van B&W; 3. Roze: raad.

3/12

Datum

Jaarstukken (jaarverslag en jaarrekening) 2024 en normenkader

wo 29 jan

ma 10 mrt

wo 12 mrt

Bespreking hoofdlijnen en voorstel voor bestemming rekeningresultaat jaarstukken met portefeuillehouder financiën Bespreking hoofdlijnen jaarstukken met portefeuillehouder financiën Bespreking hoofdlijnen en voorstel voor bestemming rekeningresultaat jaarstukken in DT (H)

ma 17 mrt

di 18 mrt

1e bespreking conceptjaarstukken in B&W (H)

wo 19 mrt

Bespreking hoofdlijnen en voorstel voor bestemming rekeningresultaat jaarstukken in DT (Z)

wo 19 mrt

Bespreking concept jaarstukken (boekwerk) in DT (H)

ma 24 mrt

Programmabegroting 2026-2030

Richtlijnen kadernota (incl. indeling en inhoudelijke thema’s) in DT Voorjaarsvakantie

15 t/m 23 feb ma 3 mrt

Kadernota 2026/ Bestuursrapportage Voorjaarsnota 2025 (incl. 2025/Najaarsnota 2025/ Voortgangsrapportage) Decemberrapportage 2025

1e Bespreking trendanalyse groeicomponent Jeugd/Wmo en parkeerexploitatie in DT Bespreken trendanalyse groeicomponent Jeugd/Wmo en parkeerexploitatie met (vak)wethouder

2e Bespreking trendanalyse groeicomponent Jeugd/Wmo en parkeerexploitatie in DT Bespreking van Financiële hoofdlijnen kadernota en MPG/MPZ in DT Bespreken conceptuitgangspunten met portefeuillehouder financiën

4/12

Datum

Jaarstukken (jaarverslag en jaarrekening) 2024 en normenkader

di 25 mrt

Vaststelling jaarstukken (o.v.v. accountantscontrole) in B&W (H) Toezending concept jaarstukken aan Duisenberg Light methode rapporteurs en raadsleden (H)

wo 26 mrt

wo 26 & do 27 mrt

wo 26 mrt t/m vr 25 apr

Kadernota 2026/ Bestuursrapportage Voorjaarsnota 2025 (incl. 2025/Najaarsnota 2025/ Voortgangsrapportage) Decemberrapportage 2025

Concept-uitgangspunten in B&W

Tweedaagse heisessie college (o.a. trendanalyse Jeugd/WMO en financiële hoofdlijnen kadernota) Mogelijkheid tot stellen vragen Duisenberg Light rapporteurs (H)

di 1 apr

wo 2 apr

Vaststellen uitgangspunten begroting 2026 in B&W Bespreking concept jaarstukken (boekwerk) in DT (Z)

wo 9 apr di 15 apr

21 apr t/m 4 mei ma 21 apr di 22 apr

wo 23 apr

Programmabegroting 2026-2030

Bespreking concept jaarstukken in B&W (Z)

Concept kadernota en MPG/MPZ in DT 1e behandeling kadernota, voortgangsrapportage en MPG/MPZ in B&W in bijzijn directie Meivakantie 2e paasdag

Vaststelling jaarstukken (o.v.v. accountantscontrole) in B&W (Z) Toezending conceptjaarstukken aan raadsleden (Z)

5/12

Datum

Jaarstukken (jaarverslag en jaarrekening) 2024 en normenkader

vr 25 apr

Uiterlijke indientermijn vragen Duisenberg Light rapporteurs

ma 5 mei di 6 mei

di 6 mei

ma 12 mei

Bevrijdingsdag

1e behandeling voorjaarsnota, voortgangsrapportage en MPG in B&W (Z) Verzending concept rapport Duisenberg Light methode aan betrokken commissies en betrokken afdelingsmanagers (H) Bespreking rapport van bevindingen Deloitte met portefeuillehouder financiën (H)

di 13 mei

di 13 mei

di 13 mei

wo 14 mei

vr 16 mei

Programmabegroting 2026-2030

Uiterste datum voor indienen technische raadsvragen (voor 12:00 uur) (H) Verzending concept rapport van bevindingen Deloitte aan Duisenberg rapporteurs (H)

di 6 mei

wo 7 mei

Kadernota 2026/ Bestuursrapportage Voorjaarsnota 2025 (incl. 2025/Najaarsnota 2025/ Voortgangsrapportage) Decemberrapportage 2025

Uiterste datum voor indienen technische raadsvragen (voor 12:00 uur) (Z) Besloten commissies Bestuur en Ontwikkeling presentatie concept Duisenberg rapporteurs (H) Bespreking rapport van bevindingen Deloitte in DT (H) Verzending ambtelijke antwoorden digitaal aan raadsleden (H)

2e behandeling kadernota, voortgangsrapportage en MPG/MPZ in B&W (H) Vaststelling Voorjaarsnota in B&W (Z)

6/12

Datum

Jaarstukken (jaarverslag en jaarrekening) 2024 en normenkader

vr 16 mei

Verzending definitieve Duisenberg Light rapporten aan raad en college (H) Verzending ambtelijke antwoorden digitaal aan raadsleden (Z) Bespreking accountantsverslag Deloitte met portefeuillehouder financiën (Z) Vaststelling van reactie B&W op accountantsverslag Deloitte door B&W (H) Jaarstukken worden verzonden naar de drukker (H) Bespreking rapport van bevindingen Deloitte in DT (Z) Bespreking Duisenberg Light rapporten in DT (H) Vaststelling van reactie B&W op rapport van bevindingen Deloitte door B&W (Z) Bespreking/vaststelling van reactie college op Duisenberg Light rapport in B&W (H) Raadsleden ontvangen definitieve (papieren) versie jaarrekening (H)

ma 19 mei

di 20 mei

di 20 mei

di 20 mei

wo 21 mei

wo 21 mei di 27 mei

di 27 mei

wo 28 mei

do 29 mei ma 2 jun

Kadernota 2026/ Bestuursrapportage Voorjaarsnota 2025 (incl. 2025/Najaarsnota 2025/ Voortgangsrapportage) Decemberrapportage 2025

Programmabegroting 2026-2030

Raadsleden ontvangen Voorjaarsnota digitaal (Z)

Vaststelling kadernota incl. voortgangsrapportage en MPG/MPZ in B&W (H) Kadernota wordt verzonden naar de drukker

Aanbieding kadernota Planning en richtlijn door portefeuillehouder bestuursrapportage in DT (presentatie 16.00u) Raadsleden ontvangen papieren en digitale versie (H) Gemraad open voor technische vragen Hemelvaartsdag Technische toelichting kadernota voor raad 18:00 – 19:30 (H)

Planning en richtlijn programmabegroting in DT

7/12

Datum

Jaarstukken (jaarverslag en jaarrekening) 2024 en normenkader

di 3 jun

Jaarstukken worden verzonden naar de drukker (Z) Bespreking jaarstukken in commissie ontwikkeling, samenleving en beheer (H)

do 5 jun

ma 9 jun wo 11 jun

wo 11 jun

do 12 jun

Uiterste indiendatum vragen raadsleden n.a.v. accountantsverslag bij griffie Raadsleden ontvangen papieren versie jaarstukken (Z) Bespreking jaarstukken en Duisenberg Light rapporten in extra lange commissie bestuur inclusief presentatie en vragen stellen accountant (H)

ma 30 jun

ma 30 jun & do 3 jul

Technische toelichting Voorjaarsnota voor raad (Z) Uiterste datum indiening technische raadsvragen (voor 12 uur) (H)

Uiterste datum inleveren technische vragen VJN voor 12:00 uur (Z) Vaststellen jaarstukken en Duisenberg Light aanbevelingen in de raad (H) in aanwezigheid van Deloitte

vr 20 jun

di 24 jun & wo 25 jun

Programmabegroting 2026-2030

2e Pinksterdag

wo 18 jun

do 19 jun

Kadernota 2026/ Bestuursrapportage Voorjaarsnota 2025 (incl. 2025/Najaarsnota 2025/ Voortgangsrapportage) Decemberrapportage 2025

Behandeling jaarstukken, rapport van bevindingen Deloitte en auditcie in raadscommissie (Z) Bespreken normenkader met portefeuillehouder financiën

Verzending ambtelijke antwoorden digitaal aan raadsleden Behandeling voorjaarsnota in raadscommissie (Z)

Behandeling en vaststelling kadernota in de raad (H)

8/12

Datum

Jaarstukken (jaarverslag en jaarrekening) 2024 en normenkader

wo 2 jul

Normenkader in DT

di 8 jul

Vaststellen jaarstukken in de raad (Z)

Voor 15 jul

Vastgestelde jaarstukken naar GS van NoordHolland

Voor 17 jul

Kadernota 2026/ Bestuursrapportage Voorjaarsnota 2025 (incl. 2025/Najaarsnota 2025/ Voortgangsrapportage) Decemberrapportage 2025 Moties en amendementen in extra B&W-vergadering na 12.00 uur (H) Behandeling en vaststelling voorjaarsnota en MPG in de raad (Z)

Vastgestelde kadernota naar GS van NoordHolland Zomervakantie

12 jul t/m 24 aug ma 25 aug

Bespreken hoofdlijnen programmabegroting met portefeuillehouder financiën Bespreken hoofdlijnen programmabegroting met DT e 1 bespreking programmabegroting in B&W in bijzijn directie

wo 27 aug

di 2 sep

ma 8 sep

Bespreking bestuursrapportage met portefeuillehouder financiën 2e bespreking concept programmabegroting in B&W

di 9 sep

wo 10 sep medio sep

di 16 sep

Programmabegroting 2026-2030

Behandeling bestuursrapportage in DT Bespreking normenkader en concept P&C kalender 2026 in auditcommissie Behandeling en vaststelling bestuursrapportage in B&W

3e bespreking programmabegroting in B&W

9/12

Datum

Jaarstukken (jaarverslag en jaarrekening) 2024 en normenkader

di 23 sep

Normenkader in B&W

Kadernota 2026/ Bestuursrapportage Voorjaarsnota 2025 (incl. 2025/Najaarsnota 2025/ Voortgangsrapportage) Decemberrapportage 2025

Vaststellen programmabegroting in B&W (incl. BIEO) Programmabegroting wordt verzonden naar de drukker

di 23 sep

wo 24 sep

Planning en richtlijn decemberrapportage in DT Raadsleden ontvangen bestuursrapportage digitaal Bespreking najaarsnota met portefeuillehouder financiën

do 25 sep

di 29 sep

di 30 sep & wo 1 okt wo 1 okt

Behandeling normenkader in raadscommissie (Z) Behandeling najaarsnota in DT

do 2 okt

Aanbieding programmabegroting door portefeuilehouder (presentatie 16.00 u) Raadsleden ontvangen definitieve papieren en digitale versie (H) Gemraad open voor technische vragen Raadsleden ontvangen digitale versie programmabegroting (Z) Technische toelichting programmabegroting voor raad

do 2 okt

ma 6 okt

di 7 okt

do 9 okt

do 9 okt

Programmabegroting 2026-2030

Behandeling en vaststelling najaarsnota in B&W (Z) Behandeling bestuursrapportage in commissies

Raadsleden ontvangen definitieve papieren versie (Z) Inspreken op programmabegroting commissie bestuur (H)

10/12

Datum

Jaarstukken (jaarverslag en jaarrekening) 2024 en normenkader

do 9 okt

Normenkader in commissie bestuur (H) Raad stelt normenkader vast (Z)

di 14 okt

do 16 okt

Kadernota 2026/ Bestuursrapportage Voorjaarsnota 2025 (incl. 2025/Najaarsnota 2025/ Voortgangsrapportage) Decemberrapportage 2025

Programmabegroting 2026-2030

Raadsleden ontvangen Najaarsnota digitaal (Z)

Uiterste datum voor indienen technische raadsvragen over de begroting (voor 12 uur) (Z)

Raad stelt normenkader vast (H)

vr 17 okt

Uiterste datum voor indienen technische raadsvragen over de begroting (voor 12 uur) (H)

18 okt t/m 26 okt ma 20 okt

Herfstvakantie Verzending ambtelijke antwoorden digitaal aan raadsleden (Z) Verzending ambtelijke antwoorden digitaal aan raadsleden (H) Behandeling Najaarsnota Behandeling in raadscommissie (Z) programmabegroting in raadscommissie (Z) Behandeling Behandeling bestuursrapportage door programmabegroting in raad (H) de raad (H)

di 28 okt

di 28 okt & wo 29 okt ma 3 nov

wo 5 nov

Planning en richtlijn jaarrekening in DT

do 6 nov

ma 10 nov

di 11 nov

wo 12 nov

Vaststelling programmabegroting in raad (H) Bespreken decemberrapportage met portefeuillehouder financiën Vaststelling Najaarsnota in de raad (Z)

Vaststelling programmabegroting in de raad (Z)

Bespreking decemberrapportage in DT

11/12

Datum

Voor 15 nov

di 18 nov

di 2 dec

do 4 dec

di 16 dec

do 18 dec

Voor 1 jan

20 dec t/m 4 jan

Jaarstukken (jaarverslag en jaarrekening) 2024 en normenkader

Kadernota 2026/ Bestuursrapportage Voorjaarsnota 2025 (incl. 2025/Najaarsnota 2025/ Voortgangsrapportage) Decemberrapportage 2025 Vastgestelde bestuursrapportage naar GS van NoordHolland Behandeling decemberrapportage in B&W Behandeling decemberrapportage in raadscommissie (Z) Behandeling decemberrapportage in commissie Bestuur (H) Raad stelt decemberrapportage vast (Z) Raad stelt decemberrapportage vast (H) Vastgestelde decemberrapportage naar GS van NoordHolland Kerstvakantie

Programmabegroting 2026-2030

Verzending vastgestelde programmabegroting naar GS van NoordHolland

12/12