2 Bijlage 1 PC kalender 2024

Bestuurlijke samengestelde P&C-kalender 2024 (gemeenten Haarlem en Zandvoort) Inleiding Voor u ligt de P&C-kalender voor de bestuurlijke Planning en Control cyclus 2024. In deze kalender is van elk document binnen deze cyclus de planning opgenomen van het moment van ambtelijke voorbereiding door de directie tot en met de bestuurlijke vaststelling door de gemeenteraden van Haarlem en Zandvoort. De doelstelling van de P&C-kalender is het bestuur en de organisatie inzicht te geven in wat zij kan verwachten t.a.v. de documenten in de P&C-cyclus en wanneer zij deze documenten tegemoet kan zien. De P&C-cyclus is een samenhangend besluitvormingsproces, gericht op de vaststelling, uitvoering en verantwoording van de beleidsdoelen en financiën. Het cyclische karakter wordt ontleend aan de jaarlijks terugkerende heroriëntatie op het voorgenomen beleid, waardoor het mogelijk is beleidsdoelen bij te stellen indien evaluatie daartoe aanleiding geeft. Onderstaande figuur illustreert de cyclus:

1/11

De P&C documenten die in 2024 verschijnen zijn (op volgorde van het kalenderjaar): -

-

Jaarstukken (jaarverslag en jaarrekening) 2023 Kadernota 2025 (H) / Voorjaarsnota 2024 (Z), inclusief: - Actualisatie lopende jaar 2024 (financiële voortgangsrapportage) - Meerjaren Perspectief Grondexploitaties (MPG) - Investeringsplan 2025-2034 Bestuursrapportage 2024 / Najaarsnota (Z) Programmabegroting 2025-2029, inclusief: - bijlage Investeringsplan 2025-2029, 2030-2034 P&C-kalender 2025 Decemberrapportage 2024 (optioneel) Normenkader financiële rechtmatigheid 2024 - 2025

De verschillende onderdelen zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden omdat ze allen deel uitmaken van de totale cyclus. Vergaderschema 2024 raad en commissies Voor het opstellen van de P&C kalender is gebruik gemaakt van het conceptvergaderschema 2024 raad en commissies. De nieuw te vormen Duisenberg Light commissie voor de jaarstukken is nog onder voorbehoud van het tijdig kunnen installeren van rapporteurs. Rol directie advisering college De directie wenst een actieve rol te vervullen in advisering van het college bij de Kadernota 2025 en Programmabegroting 2025-2029. Voor beide P&C producten is aanwezigheid van de directie opgenomen in de kalender bij de eerste behandeling. Meicirculaire De meicirculaire gemeentefonds van het Rijk wordt, zoals gebruikelijk, niet meegenomen in de kadernota / voorjaarsnota, omdat deze pas verschijnt nadat de colleges de kadernota / voorjaarsnota hebben vastgesteld. Dit geldt ook voor de septembercirculaire gemeentefonds en de begroting. Financiële voortgangsrapportage en Bestuursrapportage/Najaarsnota 2024 De bestuursrapportage geeft inzicht in de verwachte financiële en beleidsmatige resultaten over het lopende begrotingsjaar. Daarbij wordt een prognose gegeven van de realisatie van investeringen en wordt inzicht geboden in de voortgang van grote projecten.

De financiële voortgangsrapportage maakt onderdeel uit van de kadernota / voorjaarsnota. De bestuursrapportage / najaarsnota is een opzichzelf staand document dat afzonderlijk wordt behandeld in de raden. Indien nodig wordt een extra rapportage opgesteld die in december wordt vastgesteld; de Decemberrapportage 2024. Deze rapportage is in principe beleidsarm en bevat met name financiële wijzigingen die noodzakelijk zijn voor de rechtmatigheidsverantwoording en de accountantsverklaring.

2/11

Gebiedsprogramma’s Het college stelt bij de kadernota/voorjaarsnota de meerjarengebiedsprogramma’s vast en bij de begroting het gebiedsprogramma voor het komende jaar. Deze programma’s worden ter informatie ter beschikking gesteld aan de raad. In Zandvoort wordt het gebiedsprogramma integraal opgenomen in de begroting, Zandvoort wijkt hiermee af van de Haarlemse werkwijze. Planning 2024 In onderstaande tabel zijn de data opgenomen van de besluitvorming door de raad, B&W en directie over de verschillende documenten uit de P&C-cyclus. Bij de planning is de in 2023 gevolgde vergaderen behandelingssystematiek aangehouden. De Haarlemse en Zandvoortse planningen zijn op ambtelijk niveau geheel geïntegreerd en op bestuurlijk niveau zoveel als mogelijk. Om de planning leesbaar te houden is alleen in de kop weergegeven dat de benaming voor producten in Haarlem en Zandvoort afwijkt. In de planning is de benaming van Haarlem aangehouden. Wanneer data afwijken voor Haarlem en Zandvoort is dit aangegeven met (H) en (Z) en zijn de Zandvoortse momenten in de tabel gearceerd met stippen. De gehanteerde kleuren kunnen als volgt worden gelezen: 1. Blauw: directieteam; 2. Groen: college van B&W; 3. Roze: raad. In de tabellen in deze kalender zijn de activiteiten die plaatsvinden binnen de schoolvakanties lichtgrijs gearceerd. Datum

Jaarstukken (jaarverslag en jaarrekening) 2023 en normenkader

woe 31 jan

ma 11 mrt

Programmabegroting 2025-2029

Richtlijnen kadernota (incl. indeling en inhoudelijke thema’s) in DT Voorjaarsvakantie

17 t/m 25 feb ma 4 mrt

Kadernota 2025 / Bestuursrapportage Voorjaarsnota 2024 (incl. 2024 / Najaarsnota 2024 Voortgangs- rapportage) / Decemberrapportage 2024

Bespreking hoofdlijnen en voorstel voor bestemming rekeningresultaat jaarstukken met portefeuillehouder Bespreking hoofdlijnen jaarstukken met portefeuillehouder

3/11

Datum

Jaarstukken (jaarverslag en jaarrekening) 2023 en normenkader

woe 13 mrt (H)

Bespreking hoofdlijnen en voorstel voor bestemming rekeningresultaat jaarstukken in DT (H) 1e bespreking conceptjaarstukken in B&W (H)

di 19 mrt (H)

ma 25 mrt

di 26 mrt

woe 27 mrt (Z)

wo 27 mrt (H)

wo 27 mrt t/m vr 10 mei (H)

vr 29 mrt ma 1 apr di 2 apr

woe 3 apr

woe 3 apr

Kadernota 2025 / Bestuursrapportage Voorjaarsnota 2024 (incl. 2024 / Najaarsnota 2024 Voortgangs- rapportage) / Decemberrapportage 2024

Programmabegroting 2025-2029

Bespreking van financiële hoofdlijnen kadernota en MPG met portefeuillehouder

Bespreken conceptuitgangspunten met portefeuillehouder

Vaststelling jaarstukken (o.v.v. accountantscontrole) in B&W (H) Bespreking hoofdlijnen en voorstel voor bestemming rekeningresultaat jaarstukken in DT (Z) Toezending conceptjaarstukken aan Duisenberg Light methode rapporteurs en raadsleden (H)

Concept-uitgangspunten in B&W

Mogelijkheid tot stellen vragen Duisenberg Light methode rapporteurs (H) Goede vrijdag 2e paasdag Bespreking jaarstukken in B&W (Z)

Vaststellen uitgangspunten begroting 2025 in B&W Bespreking trendanalyse groeicomponent Jeugd / Wmo en parkeerexploitatie in DT Bespreking van financiële hoofdlijnen kadernota en MPG in DT

4/11

Datum

Jaarstukken (jaarverslag en jaarrekening) 2023 en normenkader

Ma 8 apr

di 9 apr

Bespreking van financiële hoofdlijnen kadernota en MPG in B&W Toezending conceptjaarstukken aan raadsleden (Z)

woe 17 apr

Conceptkadernota en MPG in DT 1e behandeling kadernota, voortgangsrapportage en MPG in B&W (deels) in bijzijn directie Meivakantie

di 23 apr

27 apr t/m 5 mei ma 6 mei (Z)

di 7mei (H)

Uiterste datum voor indienen technische raadsvragen (voor 12:00 uur) (Z) Uiterste datum voor indienen technische raadsvragen (voor 12:00 uur) (H) 1e behandeling voorjaarsnota, voortgangsrapportage en MPG in B&W (Z) Hemelvaartsdag

di 7 mei (Z)

do 9 mei vr 10 mei (H)

ma 13 mei (H)

Programmabegroting 2025-2029

Vaststelling jaarstukken (o.v.v. accountantscontrole) in B&W (Z)

di 9 apr

woe 10 apr (Z)

Kadernota 2025 / Bestuursrapportage Voorjaarsnota 2024 (incl. 2024 / Najaarsnota 2024 Voortgangs- rapportage) / Decemberrapportage 2024 Bespreken trendanalyse groeicomponent Jeugd / Wmo en parkeerexploitatie met portefeuillehouder

Uiterlijke indientermijn vragen Duisenberg Light methode rapporteurs (H) Bespreking rapport van bevindingen Deloitte met portefeuillehouder (H)

5/11

Datum

Jaarstukken (jaarverslag en jaarrekening) 2023 en normenkader

ma 13 mei (Z)

Verzending ambtelijke antwoorden digitaal aan raadsleden (Z)

di 14 mei (Z)

vr 17 mei

di 21 mei (Z)

di 21 mei (H)

di 21 mei (H)

di 21 mei (H)

di 21 mei (H)

woe 22 mei

di 28 mei (Z)

Programmabegroting 2025-2029

Vaststelling Voorjaarsnota in B&W (Z) 2e behandeling kadernota, voortgangsrapportage en MPG in B&W (H)

di 14 mei (H)

woe 15 mei

Kadernota 2025 / Bestuursrapportage Voorjaarsnota 2024 (incl. 2024 / Najaarsnota 2024 Voortgangs- rapportage) / Decemberrapportage 2024

Bespreking rapport van bevindingen Deloitte in DT Verzending ambtelijke antwoorden digitaal aan raadsleden (H) Bespreking rapport van bevindingen Deloitte met portefeuillehouder (Z) Vaststelling van reactie B&W op rapport van bevindingen Deloitte door B&W (H) Verzending concept rapport van bevindingen Deloitte aan Duisenberg rapporteurs (H) Verzending concept rapport Duisenberg Light methode aan betrokken commissies en betrokken afdelingsmanagers (H) Jaarstukken worden verzonden naar de drukker Bespreking rapport Duisenberg Light methode in DT (H) Vaststelling van reactie B&W op rapport van bevindingen Deloitte door B&W (Z)

Raadsleden ontvangen Voorjaarsnota digitaal (Z)

6/11

Datum

Jaarstukken (jaarverslag en jaarrekening) 2023 en normenkader

di 28 mei (H)

Besloten commissie Duisenberg Light methode betrokken commissies (H)

Di 28 mei (H)

woe 29 mei (Z)

do 30 mei (H)

vr 31 mei (H)

di 4 juni (H)

woe 5 juni (H)

do 6 juni (H)

vr 7 juni (Z)

ma 10 juni (H)

di 11 en wo 12 juni (Z)

Kadernota 2025 / Bestuursrapportage Voorjaarsnota 2024 (incl. 2024 / Najaarsnota 2024 Voortgangs- rapportage) / Decemberrapportage 2024 Vaststelling kadernota incl. voortgangsrapportage en MPG in B&W (H) Kadernota wordt verzonden naar de drukker Technische toelichting Voorjaarsnota voor raad (Z)

Programmabegroting 2025-2029

Raadsleden ontvangen papierenversie jaarstukken (Z) Raadsleden ontvangen definitieve versie jaarrekening (H) Verzenden definitieve rapport Duisenberg Light methode raad en college Bespreking/vaststelling reactie college op rapport Duisenberg Light methode in B&W (H) Raadsleden ontvangen Uiterste datum inleveren reactie college technische vragen VJN Duisenberg Light voor 12:00 uur (Z) methode (H) Bespreking jaarstukken in Aanbieding kadernota commissie ontwikkeling, door portefeuillehouder samenleving en beheer (presentatie 16:00), (H) Gemraad open voor technische vragen. Raadsleden ontvangen papieren en digitale versie (H) Verzending ambtelijke antwoorden digitaal aan raadsleden (Z) Technische toelichting kadernota voor raad 18:00 – 19:30 (H) Behandeling jaarstukken, Behandeling rapport van bevindingen voorjaarsnota in Deloitte en raadscommissie accountantscie in (Z) raadscommissie (Z)

7/11

Datum

Jaarstukken (jaarverslag en jaarrekening) 2023 en normenkader

wo 12 juni (H)

Uiterste indiendatum vragen raadsleden n.a.v. accountantsverslag bij griffie Bespreking jaarstukken en rapport Duisenberg Light methode in commissie bestuur i.a.v. accountant (H)

do 13 juni (H)

Kadernota 2025 / Bestuursrapportage Voorjaarsnota 2024 (incl. 2024 / Najaarsnota 2024 Voortgangs- rapportage) / Decemberrapportage 2024

Uiterste datum indiening technische raadsvragen (voor 12 uur) (H) di 25 juni Vaststellen jaarstukken in Behandeling en en woe 26 juni de raad (Z) vaststelling voorjaarsnota (Z) en MPG in de raad (Z) do 27 juni (H) Vaststellen jaarstukken en aanbevelingen Duisenberg Light methode in de raad (H) in aanwezigheid van Deloitte Vr 28 juni (H) Verzending ambtelijke antwoorden digitaal aan raadsleden (H) ma 8 juli Bespreken normenkader met portefeuillehouder ma 8 juli Behandeling en en vaststelling kadernota in do 11 juli (H) de raad (H) wo 10 juli Normenkader in DT Moties en amendementen in extra B&W-vergadering na 12.00 uur (H) Voor 15 juli Vastgestelde jaarstukken naar GS van NoordHolland Voor 25 juli Vastgestelde kadernota naar GS van NoordHolland 20 juli t/m 1 Zomervakantie september ma 26 aug

Programmabegroting 2025-2029

do 20 juni (H)

Bespreken hoofdlijnen programmabegroting met portefeuillehouder

8/11

Datum

Jaarstukken (jaarverslag en jaarrekening) 2023 en normenkader

Kadernota 2025 / Bestuursrapportage Voorjaarsnota 2024 (incl. 2024 / Najaarsnota 2024 Voortgangs- rapportage) / Decemberrapportage 2024

woe 28 aug

Bespreken hoofdlijnen programmabegroting met DT e 1 bespreking programmabegroting in B&W (deels) in bijzijn directie

di 3 sept

ma 9 sept

Bespreking bestuursrapportage met portefeuillehouder 2e bespreking concept programmabegroting in B&W

di 10 sept

woe 11 sept medio sept

Behandeling bestuursrapportage in DT Bespreking normenkader in auditcommissie

di 17 sept

Behandeling en vaststelling bestuursrapportage in B&W

do 19 sept (Z)

di 24 sept

Normenkader in B&W

Raadsleden ontvangen bestuursrapportage digitaal

do 26 sept (Z)

di 1 okt (H)

di 1 okt (Z)

3e bespreking programmabegroting in B&W Raadsleden ontvangen digitale versie programmabegroting (Z) Vaststellen programmabegroting in B&W (incl. BIEO) Programmabegroting wordt verzonden naar de drukker

di 24 sept (H)

do 26 sept

Programmabegroting 2025-2029

Raadsleden ontvangen definitieve papieren versie (Z) Raadsleden ontvangen bestuursrapportage papieren boekwerk (H) Uiterste datum voor indienen technische raadsvragen over de begroting (voor 12 uur) (Z)

9/11

Datum

Jaarstukken (jaarverslag en jaarrekening) 2023 en normenkader

do 3 okt (H)

Normenkader in commissie bestuur

Kadernota 2025 / Bestuursrapportage Voorjaarsnota 2024 (incl. 2024 / Najaarsnota 2024 Voortgangs- rapportage) / Decemberrapportage 2024 Behandeling bestuursrapportage in commissies

vr 4 okt (Z)

ma 7 okt (H)

di 8 okt en woe 9 okt (Z)

Behandeling normenkader in raadscommissie (Z)

Behandeling Najaarsnota in raadscommissie (Z)

di 22 okt en woe 23 okt (Z)

Raad stelt normenkader vast (Z)

Behandeling Najaarsnota in de raad (Z)

do 24 okt

Raad stelt normenkader vast (H)

do 17 okt (H)

vr 18 okt (H)

26 okt t/m 3 nov di 29 okt (H)

ma 4 nov (H)

do 7 nov (H)

Programmabegroting 2025-2029

Aanbieding programmabegroting door portefeuillehouder (presentatie 16.00) Gemraad open voor technische vragen. Raadsleden ontvangen definitieve papieren en digitale versie (H) Verzending ambtelijke antwoorden digitaal aan raadsleden (Z) Technische toelichting programmabegroting voor raad (H) Behandeling programmabegroting in raadscommissie (Z) Inspreken op programmabegroting commissie bestuur (H) Uiterste datum voor indienen technische raadsvragen over de begroting (voor 12 uur) (H) Behandeling programmabegroting in de raad (Z)

Herfstvakantie

Behandeling bestuursrapportage door raad

Verzending ambtelijke antwoorden digitaal aan raadsleden (H) Behandeling programmabegroting in de raad (H) Vaststelling programmabegroting in raad

10/11

Datum

Voor do 7 nov (H) ma 11 nov

woe 13 nov

Jaarstukken (jaarverslag en jaarrekening) 2023 en normenkader

Kadernota 2025 / Bestuursrapportage Voorjaarsnota 2024 (incl. 2024 / Najaarsnota 2024 Voortgangs- rapportage) / Decemberrapportage 2024 Vastgestelde bestuursrapportage naar GS van Noord-Holland Bespreken decemberrapportage met portefeuillehouder Bespreking decemberrapportage in DT

voor 15 nov

di 19 nov

di 3 dec (Z)

do 5 dec (H)

di 17 dec (Z)

do 19 dec (H)

Voor do 2 jan (H)

21 dec t/m 5 jan

Programmabegroting 2025-2029

Verzending vastgestelde programmabegroting naar GS van NoordHolland Behandeling decemberrapportage in B&W Behandeling decemberrapportage in raadscommissie (Z) Behandeling decemberrapportage in commissie Bestuur Raad stelt decemberrapportage vast (Z) Raad stelt decemberrapportage vast (H) Vastgestelde decemberrapportage naar GS van NoordHolland Kerstvakantie

11/11