2 Bijlage 1 Notitie Transparant en openbaar, minimaliseren geheime stukken

Raad

Raad

25

Bijlage 3: Gedragscode privacy en persoonsgegevens op internet De gemeente hanteert richtlijnen voor het verwerken van persoonsgegevens, gelet op de Algemene verordening gegevensbescherming en de Wet open overheid. In deze gedragscode wordt artikelsgewijs aangegeven hoe de gemeente (de raad, het college en de burgemeester, een ieder waar het zijn bevoegdheid betreft) in de uitvoering van haar taken rekening houdt met de privacy van betrokken natuurlijke personen als publicatie van informatie op de website van de gemeente en de website van de raad (http://www.gemeentebestuur-haarlem.notubiz.nl) aan de orde is. Artikel 1 Definitie ‘publicatie op de website’ Onder ‘publicatie op de website’ wordt verstaan het plaatsen van informatie op de website van de gemeente en de website van de raad (http://www.gemeentebestuur-haarlem.notubiz.nl) . Documenten die op de website worden geplaatst, blijven na plaatsing op internet vindbaar. Artikel 2 Mogelijkheid tot verwijdering van persoonsgegevens Personen die dit aangaan kunnen op ieder moment aangeven dat zij hun persoonsgegevens van de website verwijderd willen zien. Daartoe dienen zij aan te geven om welke gegevens het gaat en waar deze op de website zijn gepubliceerd. Een verzoek tot verwijdering van persoonsgegevens wordt beoordeeld met inachtneming van toepasselijke wet- en regelgeving.

Artikel 3 Gedragscode Voor de publicatie van persoonsgegevens op de website gelden ten aanzien van de hierna genoemde categorieën van personen de aangegeven gedragslijnen. Wat betreft de categorieën c. tot en met f. hieronder geldt dat betrokkenen via de website en/of een ontvangstbevestiging worden geïnformeerd over de wijze waarop persoonsgegevens worden gepubliceerd. a. Persoonsgegevens van politieke ambtsdragers; raadsleden, commissieleden en collegeleden De namen van politieke ambtsdragers komen veelvuldig in bestuurlijke documenten voor. Deze personen functioneren, elk in hun eigen rol of ambt, ten behoeve van het openbaar bestuur. Zij zijn als zodanig benoemd en dienen herkenbaar en aanspreekbaar te zijn voor inwoners. Gedragslijn: Ten aanzien van politieke ambtsdragers (raadsleden, commissieleden en collegeleden) geldt, behoudens hetgeen de wet aangeeft, dat hun portretfoto’s en zakelijke e-mailadressen bekend worden gemaakt op de website. Ook worden volgens de verplichtingen op grond van de Gemeentewet hun nevenfuncties bekend gemaakt. Daarnaast wordt de politieke partij van politieke ambtsdragers aangeduid (behoudens in het geval van de burgemeester) en hun eventuele sociale media accounts worden vermeld. b.

Persoonsgegevens van ambtenaren Ambtenaren worden regelmatig in bestuurlijke documenten vermeld, bijvoorbeeld als steller van bestuurlijke besluitvormingsvoorstellen (collegebesluiten en raadsstukken), als ambtelijke ondersteuning bij vergaderingen of als griffier van vergaderingen. Het is functioneel van belang dat zij bereikbaar zijn voor bijvoorbeeld vragen.

26

Gedragslijn: Voor zover ambtenaren worden genoemd in relatie tot hun functie, is bekendmaking relevant en niet bovenmatig. De openbaarmaking dient zich te beperken tot de naam, zakelijk emailadres en zakelijk telefoonnummer en eventueel een vermelding van de afdeling en/of de werkeenheid waar zij werkzaam zijn. Van ambtenaren die niet uit hoofde van hun functie in de openbaarheid treden worden persoonsgegevens niet gepubliceerd. c. Persoonsgegevens van personen en instellingen/organisaties die brieven of andere geschriften aan de gemeente richten Brieven aan de gemeente zijn onder andere afkomstig van burgers en instellingen/organisaties. Ze bevatten de adresgegevens en vaak het telefoonnummer van de afzender en ze zijn als regel ondertekend. Het komt ook voor dat er een petitie aan bijvoorbeeld de raad wordt overhandigd, met handtekeningenlijsten die doorgaans (handgeschreven) naam- en adresgegevens en handtekeningen bevatten. Publicatie van deze brieven of geschriften zou betekenen dat via de website alle persoonsgegevens door een ieder rechtstreeks zijn in te zien. Wat betreft de ingekomen stukken afkomstig van inwoners (burgers) moet openbaarmaking van de persoonsgegevens als ‘bovenmatig’ worden beschouwd. Het effect van geschriften aan de raad kan doorgaans worden bereikt zonder openbaarmaking.

De raad zelf en de leden van de raad moeten wel kennis kunnen nemen van deze brieven én hun afzender om zich een oordeel te kunnen vormen over hetgeen de brief van de raad vraagt. Voorts vereist de transparantie van het bestuur en de controleerbaarheid door de burger dat op de website is te vinden dat de brief bij de raad is binnengekomen. Gedragslijn: Ingekomen brieven van inwoners die aan de gemeente zijn gezonden of overhandigd worden als zodanig niet op de website openbaar gemaakt. Brieven/geschriften van instellingen/organisaties zijn naar hun aard doorgaans minder persoonlijk en bevatten minder persoonsgegevens (uitgezonderd eenmansbedrijven). Het publiceren van deze informatie wordt niet als bovenmatig beschouwd. Als het geschriften gericht aan de raad betreft, wordt in een lijst van ingekomen stukken aangegeven welke brieven en andere stukken van inwoners door de raad zijn ontvangen, met uitsluitend vermelding van de woonplaats van de afzender, onder vermelding van een korte aanduiding van het onderwerp. Deze lijst wordt op de website gepubliceerd. Het ingekomen stuk is beschikbaar voor raadsleden (en indien aan de orde voor commissieleden en het college). Indien de afzender uitdrukkelijk aangeeft dat zijn of haar persoonsgegevens wel mogen worden gepubliceerd, vindt er publicatie plaats.

Ingekomen stukken van organisaties en instellingen worden met de naam van de vertegenwoordiger of afzender vermeld op de lijst van ingekomen stukken en gepubliceerd. Voor petities geldt dat de petitie zelf, dat wil zeggen de boodschap die men door middel van de petitie wenst uit te dragen, op de lijst ingekomen poststukken wordt vermeld met de naam van de initiatiefnemer. De lijst met ondertekenaars wordt echter niet op de website gepubliceerd. Ook niet wanneer ondertekenaars aangegeven hebben dat hun gegevens openbaar gemaakt mogen worden (bijvoorbeeld op petities.nl). Deze toestemming moet namelijk worden gezien als toestemming aan degene die de petitie is gestart, maar het gaat te ver om deze toestemming op te vatten als een uitdrukkelijke toestemming voor publicatie op de website. Deze lijst met

27

ondertekenaars is wel beschikbaar voor raadsleden (en indien aan de orde voor commissieleden en het college). d. Personen die tijdens openbare vergaderingen gebruik maken van het spreekrecht, namens zichzelf of andere (rechts)personen Personen die tijdens vergaderingen gebruik maken van het spreekrecht, doen dit welbewust en in het openbaar. Gedragslijn: Insprekers wordt vooraf meegedeeld dat zij in de openbaarheid spreken en dat hun bijdrage op de website (zowel in de vorm van beeld- en geluidsmateriaal als gepubliceerde tekst) wordt gepubliceerd. Door van het spreekrecht gebruik te maken geven insprekers aan dat zij hiertegen geen bezwaar hebben. De bijdrage van de inspreker wordt op de gebruikelijke wijze uitgezonden via de gemeentelijke website en is daar ook achteraf te raadplegen. Bezoekers van de raadzaal worden er bij de ingang op gewezen dat in de raadzaal beeldregistraties van vergaderingen worden gemaakt en openbaar opgeslagen. e. Persoonsgegevens van personen die een rol spelen in het kader van besluitvorming en als zodanig voorkomen in de tekst van college- en raadsvoorstellen of daaraan verwante documenten De gemeente neemt veel besluiten ten aanzien van individuele inwoners. Daarin staan persoonsgegevens.

Gedragslijn: De hoofdlijn is dat persoonsgegevens in openbare college- en raadsstukken en daarbij behorende bijlagen, voor zover die bijlagen op de website worden gepubliceerd, worden geanonimiseerd. Indien persoonsgegevens in zienswijzen of bezwaarschriften zijn vermeld en het is noodzakelijk om te weten wie de indiener van de zienswijze of het bezwaarschrift is, worden de betreffende persoonsgegevens wel gepubliceerd. Betrokken personen worden hiervan vooraf in kennis gesteld. Ingeval van een procedure bij de rechter geldt artikel 8:29 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) als beoordelingskader of in dat kader bij de gemeente bekende persoonsgegevens openbaar worden gemaakt. Gewichtige redenen kunnen reden zijn om persoonsgegevens niet openbaar te delen. Maar die gewichtige redenen zijn volgens genoemd artikel niet aanwezig als op grond van de Wob (thans: Woo) de verplichting bestaat ze te openbaren.9 f. Besluiten of zaken als benoemingen Bij benoemingen worden de persoonlijke gegevens van de te benoemen persoon, afgezien van diens naam en een korte aanduiding van de kwaliteiten en ervaring die reden zijn om deze persoon te benoemen, niet openbaar gemaakt. g. Persoonsgegevens in de beantwoording door het college van burgemeester en wethouders Brieven aan de raad worden vaak ter afdoening doorgezonden naar het college van burgemeester en wethouders.

De beantwoording van deze brieven wordt in afschrift naar de raad gezonden. Deze brieven bevatten de adresgegevens van de briefschrijvers. Gedragslijn: De beantwoording door het college van burgemeester en wethouders van ingekomen stukken aan de raad wordt via de lijst van ingekomen stukken bekend gemaakt op de website onder verwijzing

9

Zie in dit verband de uitspraak van de Rechtbank Overijssel van 2 september 2020 (ECLI:NL:RBOVE:2020:2919) en van de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State van 10 juni 2020 (ECLI:NL:RVS:2020:1367).

28

naar het onderwerp en het registratienummer van de ingekomen brief. Het ingekomen stuk en de antwoordbrief zijn beschikbaar voor raadsleden en fractieassistenten of steunraadsleden. Artikel 4 Anonimiseren van persoonsgegevens In die gevallen waarin anonimiseren volgens deze gedragscode nodig is, worden persoonsgegevens verwijderd. Voor zover het een goed begrip van de tekst van de documenten nodig is, kunnen namen vervangen worden door neutrale termen, zoals bijvoorbeeld de aanvrager, de klager, (derde) belanghebbende etc. Dit sluit aan bij de anonimiseringsrichtlijnen van de rechtspraak. Artikel 5 Van overeenkomstige toepassing op stukken ingediend door raadsfracties Bepalingen in de gedragscode zijn van overeenkomstige toepassing op stukken die door de raadsfracties worden ingediend. Artikel 6 Inzage ingekomen stukken (e.d.) door derden Ingekomen brieven van burgers en petities die aan de raad zijn gezonden of overhandigd kunnen interessant zijn voor derden. In deze gedragscode is opgenomen dat in een lijst van ingekomen stukken wordt aangegeven welke brieven en andere stukken door de raad zijn ontvangen, met vermelding van uitsluitend de woonplaats van de afzender, onder vermelding van een korte aanduiding van het onderwerp. Deze lijst wordt op de website gepubliceerd.

Indien de afzender uitdrukkelijk aangeeft dat zijn of haar persoonsgegevens wel dienen te worden gepubliceerd, vindt er publicatie plaats. Als dat uitdrukkelijke verzoek niet is gedaan kunnen de brieven en stukken door derden niet worden ingezien. Een verzoek tot inzage wordt dan behandeld conform de Wet open overheid.

29

Dit is een uitgave van gemeente Haarlem, 2024

________________________________ Postbus 511 2003 PB Haarlem Tel. 14 023 haarlem.nl 30