2 Bijlage 1 Jaarverslag integriteit 2024

Jaarverslag Integriteit 2024

24 maart 2025

Inhoudsopgave 1.

Voorwoord

3

2.

Beleid en activiteiten in 2024

4

2.1

Ambtseed

4

2.2

Gedragscode en folder

4

2.3

Vierjarig traject vergroten integriteitsbewustzijn

4

2.4

De folder integriteit en ongewenste omgangsvormen

5

3.

4.

5.

6.

Meldpunt Integriteit in 2024

6

3.1

Aantal en aard van de meldingen

6

3.1.1

7

Stand van zaken nog niet afgedane meldingen 2023

Vertrouwenspersonen

8

4.1

Vertrouwenspersonen Haarlem en Zandvoort

8

4.2

Vindbaarheid vertrouwenspersonen

8

4.3

Arbo adviseur en HRM

8

4.4

Meldpunt Integriteit

8

4.5

Inzet vertrouwenspersonen

8

4.6

Overige signalen en aanbevelingen

9

Ondermijnende criminaliteit en weerbare organisatie

11

5.1

Actieplan ondermijning 2024

11

5.2

Meldingen of vermoedens van ondermijning

11

5.3

Bewustwording

11

5.4

Noord-Hollandse norm weerbare overheid

12

Doorkijk

13

2

1.

Voorwoord In 2024 konden we de vruchten plukken van een gedegen voorbereiding in het daar voorafgaande jaar 2023 was dan ook het jaar van uitbouwen en doorpakken. De aftrap vond plaats op 23 januari met een lezing van Rob van Eijbergen (hoogleraar bij de Universiteit voor Humanistiek te Utrecht) voor directie en management van Haarlem. Daaraan gekoppeld was een interactieve werksessie. Doel van de bijeenkomst was om leidinggevenden te betrekken bij de (hernieuwde) aandacht voor integriteitsmanagement in de ambtelijke organisatie. In het eerste kwartaal is de folder "ik maak mij ergens zorgen om" uitgebracht. In deze folder wordt het handelingsperspectief bij (mogelijke) integriteitsschendingen geschetst. In korte toegankelijke teksten beschrijft de folder wat integriteitsschendingen zijn en waar men terecht kan om er iets tegen te ondernemen. Uitgangspunt is dat er altijd een luisterend oor is bij zorgen over integriteit en dat voortvarend wordt opgetreden tegen misstanden. De hernieuwde gedragsregels voor medewerkers zijn ook in het eerste kwartaal vastgesteld. Deze regels bieden medewerkers houvast bij wat wel en wat niet is geoorloofd. Als normenkader vormt het de basis voor een integere organisatie. De gedragsregels zijn ruim onder de aandacht van de organisatie gebracht. In het tweede kwartaal is het vierjarige bewustwordingstraject integriteit gestart.

In de maanden die volgden hebben nagenoeg alle medewerkers een workshop integriteit gevolgd. In de drie uur durende workshop is het begrip integriteit van alle kanten bekeken en hebben medewerkers geoefend met het bespreekbaar maken van dilemma's op het werk. Een integere organisatie heeft integere, alerte medewerkers. Dat de gemeente zulke mensen in dienst heeft is wel gebleken toen dankzij een aantal alerte medewerkers een fraude van een oudmedewerker aan het licht is gekomen. De fraude is op tijd teruggedraaid. Het toont aan dat een integere organisatie met oplettende mensen van doorslaggevende betekenis kan zijn. In 2024 heeft het begrip integriteit wederom een impuls gekregen. In dit jaarverslag doe ik daar verslag van. Integriteit vraagt om blijvende aandacht. We blijven daarom ook het komende jaar de nodige tijd en aandacht investeren in integriteit. Een kleine doorkijk naar 2025 treft u daarom in hoofdstuk 6 aan. Catrien Lenstra

3

2.

Beleid en activiteiten in 2024 2.1 Ambtseed Een vast onderdeel van de introductiedag voor nieuwe medewerkers is het afleggen van de eed of belofte in verband met de wettelijke status van de ambtenaar. De eed of belofte wordt in een verklaring vastgelegd en beide partijen ondertekenen de verklaring. Tijdens de ceremonie wordt door de (algemeen) directeur de bijzondere positie van de ambtenaar toegelicht. Ook wordt besproken hoe de gemeente Haarlem met het onderwerp Integriteit omgaat. De introductiedag vindt eens per maand plaats met maximaal dertig nieuwe medewerkers. In 20234 is door 221 medewerkers de eed of belofte afgelegd.

2.2 Gedragscode en folder In het eerste kwartaal van 2024 is de ambtelijke gedragscode geactualiseerd. De gedragsregels maken medewerkers duidelijk wat wel en niet mag. Ook helpen de regels bij het maken van de juiste keuze als een medewerker voor een (moreel) dilemma komt te staan. Voor leidinggevenden is de gedragscode een handvat om te sturen op integriteit. De gedragsregels betreffen primair het werk maar kunnen ook privé van betekenis zijn, als gedrag en handelen in de persoonlijke levenssfeer raken aan de integriteitseisen die de gemeente aan zijn medewerkers stelt. Denk bijvoorbeeld aan uitlatingen van ambtenaren op sociale media. De gedragsregels zijn onderverdeeld in zeven thema's, zoals belangverstrengeling en corruptie, het gebruik van bedrijfsmiddelen, de omgang met informatie en met anderen. Binnen elk thema zijn concrete regels gesteld en nader toegelicht, mede aan de hand van voorbeelden. De gedragsregels zijn vormgegeven als infographic. Ze zijn daardoor helder en gemakkelijk leesbaar. Als normenkader vormen de gedragsregels de basis voor een integere en betrouwbare overheid en zij zijn daarmee het vertrekpunt voor een helder en actief integriteitsbeleid binnen de organisatie. In de organisatie is ruim aandacht besteed aan de geactualiseerde gedragsregels, onder andere op insite en in de integriteitsworkshops (zie paragraaf 2.3).

2.3 Vierjarig traject vergroten integriteitsbewustzijn Ambtenaar zijn brengt speciale verantwoordelijkheden met zich mee, ook op het gebied van integriteit. Daarom is in 2024 gestart met het vergroten van het integriteitsbewustzijn in de organisatie. Medewerkers hebben een workshop integriteit (fysieke aanwezigheid) gevolgd. De workshop had de titel "dilemma's op het werk; wat zou jij doen?". Er is uitgebreid stilgestaan bij 4

wat integriteit is. Maar ook is besproken wanneer sprake is van niet-integer gedrag of handelen. Verder is geoefend met het bespreken en oplossen van dilemma's op het werk. De workshop was verplicht en is door 90% van de medewerkers gevolgd. (Medewerkers die bijvoorbeeld als gevolg van ziekte of afwezigheid de workshop niet hebben kunnen volgen worden in het komend jaar alsnog betrokken bij vervolgsessies.) De workshop wordt in 2025, 2026 en 2027 gevolgd door een online module. Zie meer hierover in hoofdstuk 6.

2.4 De folder integriteit en ongewenste omgangsvormen Sinds begin 2024 is de folder "ik maak mij ergens zorgen om" op insite te vinden. Deze folder is ontwikkeld om het handelingsperspectief te verduidelijken voor medewerkers die te maken hebben met integriteitsschendingen of ongewenste omgangsvormen. De folder legt in toegankelijke bewoordingen - daarbij ondersteund door infographics - uit welk gedrag niet geaccepteerd wordt, wat medewerkers kunnen doen als ze dit gedrag zien of vermoeden en wat er vervolgens gebeurt.

5

3.

Meldpunt Integriteit in 2024 3.1 Aantal en aard van de meldingen Het Meldpunt Integriteit heeft in 2024 vijf meldingen ontvangen die in onderstaande tabel zijn opgenomen. Om herleidbaarheid naar personen, afdelingen/teams of casussen te voorkomen wordt in algemene zin gerapporteerd over de aard en afdoening van de meldingen. Onder 'medewerker' worden ook leidinggevenden verstaan. Omschrijving onderwerp melding 1. Vermoeden van diefstal en/of manipulatie van informatie

Behandeling

Melder

Aanvang melding

Status op 31-12-2024

De melding is als onderzoekswaardig in behandeling genomen en een feitenonderzoek is ingesteld.

Medewerker

5-6-2024

2. Vermoeden van het opzettelijk geven van een onjuiste voorstelling van zaken in ambtelijke berichtgeving aan het bestuur en intimidatie 3. Vermoeden van ongewenst gedrag, meer specifiek pestgedrag

De melding is als onderzoekswaardig in behandeling genomen en een feitenonderzoek is ingesteld.

Medewerker

30-9-2024

Afgedaan: de gemelde vermoedens van schendingen zijn niet vastgesteld. Wel heeft betrokkene interne regelgeving of beleidsregels geschonden en daar informatie over achtergehouden. Betrokkene heeft zelf ontslag genomen, voordat de gehele meldprocedure was afgerond. Afgedaan: de gemelde vermoedens van schendingen zijn niet vastgesteld.

De melding is als onderzoekswaardig in behandeling genomen en een feitenonderzoek is ingesteld. De melding is als onderzoekswaardig in behandeling genomen en een

Medewerker

12-112024

Nog in behandeling.

Medewerkers

25-112024

Nog in behandeling

4. Vermoeden van bedreiging en intimidatie, agressie en geweld

6

Omschrijving onderwerp melding

5. Vermoeden van beledigen, pesten en intimideren

Behandeling feitenonderzoek is ingesteld. De melding is als nietonderzoekswaardig beoordeeld; er is geen nader feitenonderzoek ingesteld.

Melder

Aanvang melding

Status op 31-12-2024

Medewerker

27-112024

Afgedaan.

3.2 Stand van zaken nog niet afgedane meldingen 2023 In het Jaarverslag Integriteit 2023 is verslag gedaan van een vermoeden van ongelijke behandeling, welke kwestie per 31 december 2024 nog in behandeling was. Inmiddels is de melding afgedaan. De melder heeft de melding ingetrokken, omdat degene tegen wie de melding was gericht uit dienst was gegaan en het probleem daarmee was opgelost.

7

4.

Vertrouwenspersonen 4.1 Vertrouwenspersonen Haarlem en Zandvoort In 2024 beschikte Haarlem over vijf vertrouwenspersonen. Twee daarvan zijn medio 2024 als vertrouwenspersoon gestart. Naast vier interne vertrouwenspersonen is ook één externe vertrouwenspersoon beschikbaar.

4.2 Vindbaarheid vertrouwenspersonen De vertrouwenspersonen zijn met hun contactgegevens op insite te vinden. Hierbij is ook een filmpje over de functie Vertrouwenspersoon en waarvoor een medewerker bij een vertrouwenspersoon terecht kan. In de workshop "dilemma's op het werk" (zie paragraaf 2.3) is aandacht gegeven aan de vertrouwenspersonen.. Daarnaast wordt in het introductieprogramma van nieuwe medewerkers aandacht gegeven aan vertrouwenspersonen.

4.3 Arbo adviseur en HRM De vertrouwenspersonen voeren op regelmatige basis overleg met de afdeling HRM. Daarnaast vindt periodiek overleg plaats met de arbeidspreventiemedewerker. Bij dit overleg sluit ook de adviseur integriteit van de afdeling HRM aan. In deze overleggen worden onderwerpen besproken die te maken hebben met sociale veiligheid, integriteit, (on)gewenst gedrag etc. De vertrouwenspersonen geven aan welke onderwerpen, op basis van de ontvangen kwesties, aandacht nodig hebben. De geplande, halfjaarlijkse overleggen met de bedrijfsarts hebben in 2024 niet plaatsgevonden. De intentie is om deze in 2025 weer op te pakken.

4.4 Meldpunt Integriteit Periodiek wordt overleg gevoerd met het Meldpunt om zo de voortgang en raakvlakken met elkaar te bespreken. Vanzelfsprekend worden geen inhoudelijke zaken besproken.

4.5 Inzet vertrouwenspersonen In 2024 zijn de vertrouwenspersonen door 32 medewerkers benaderd. Het onderstaand overzicht biedt inzicht in het aantal kwesties per onderwerp. Het aantal kwesties geeft aan hoeveel

8

medewerkers contact hebben gehad met de vertrouwenspersonen. Dit geeft niet aan hoeveel gesprekken hieruit voort zijn gekomen. Kwestie rond

Aantal kwesties

Bejegening Re-integratie Pesten Seksuele intimidatie Arbeidsconflict Integriteit

13 1 2 1 9 6

Veel gesprekken gaan over bejegening, zo blijkt uit dit overzicht. Dit kan bejegening betreffen van een leidinggevende naar een medewerker toe, maar ook medewerkers onderling. In de meeste gevallen is een leidinggevende betrokken, zo rapporteren de vertrouwenspersonen. Het gaat dan om zaken waarbij een medewerker zich onvoldoende gesteund voelt of onduidelijkheid bestaat over taakeisen en wat er van iemand wordt verwacht. Ook is in één geval gemeld dat er tegenstrijdige communicatie plaatshad over een ingezet traject met een medewerker. Naast bejegening hebben vertrouwenspersonen deze kwesties in een aantal gevallen ook als een arbeidsconflict beluisterd, waarbij medewerkers gevoelens van (sociale) onveiligheid, stressklachten en/of uitval van werk hebben aangegeven. Aantal kwesties over afgelopen jaren 2017 29

2018 51

2019 31

2020 38

2021 28

2022 26

2023 30

2024 32

De vertrouwenspersonen hechten er belang aan dat als een medewerker vertrekt (mede) als gevolg van het gedrag van een leidinggevende, dat niet met deze leidinggevende maar met een andere persoon een exitgesprek wordt gevoerd. Hierdoor wordt bereikt dat bepaald gedrag van een leidinggevende bespreekbaar wordt gemaakt en ook onder de aandacht van hoger management kan komen. Sowieso adviseren de vertrouwenspersonen dat exitgesprekken altijd plaatsvinden, nu deze nuttige informatie opleveren voor de organisatie

4.6 Overige signalen en aanbevelingen Inzet van vertrouwenspersonen bij gesprekken De vertrouwenspersonen geven aan dat niet elke leidinggevende weet dat een medewerker een derde (bv een vertrouwenspersoon) mag meenemen naar gesprekken met de leidinggevende. De afdeling HRM en de HR businesspartners in het bijzonder dragen dit daarom nadrukkelijker uit. De aanwezigheid van een derde moet echter wel vooraf gemeld worden. Hetzelfde geldt overigens andersom: ook een leidinggevende moet vooraf richting de medewerker melden als een derde (bv HR businesspartner) bij het gesprek aanwezig is. Kennis van rechten De vertrouwenspersonen merkten ook in 2024 dat medewerkers niet altijd weten wat hun rechten zijn. De herziene gedragsregels en de folder "ik maak mij ergens zorgen om" kunnen helpen om deze kennis te vergroten.

9

Blijvende aandacht voor integriteit In het kader van het vierjarige integriteit bewustwordingstraject vindt jaarlijks minimaal één teamof afdelingsgesprek over integriteit plaats. De vertrouwenspersonen adviseren in dit gesprek de rol van de vertrouwenspersonen toe te lichten.

10

5.

Ondermijnende criminaliteit en weerbare organisatie 5.1 Actieplan ondermijning 2024 Door middel van jaarlijkse actieprogramma's wordt ondermijnende criminaliteit in de stad gericht aangepakt. Een belangrijk deel van de activiteiten richt zich op bedrijven en horeca in de stad en het dorp. De gemeente speelt een belangrijke rol in de aanpak van ondermijning. Ook in 2024 zijn regelmatige, integrale controles ingezet om inzicht te vergaren en effectieve interventies te kunnen uitvoeren. Signalen zowel vanuit de stad/dorp als vanuit de gemeentelijke organisatie zijn hierin belangrijk. In 2024 is daarom gewerkt om de signaalfunctie binnen de organisatie te vergroten. Het is de ambitie om in de toekomst meer informatie gericht te werken. Dit betekent dat de informatiehuishouding goed op orde moet zijn. De eerste stappen hiervoor zijn in 2023 gezet. In 2024 zijn in dit kader interne werkprocessen vastgelegd en is het privacyprotocol binnengemeentelijke gegevensdeling gemaakt.

5.2 Meldingen of vermoedens van ondermijning Op de mailadressen ondermijning@haarlem.nl en ondermijning@zandvoort.nl wordt gemiddeld vier keer per maand een melding of vermoeden van ondermijning ontvangen. Veruit de meeste meldingen worden telefonisch ontvangen of via het interne systeem Çity Control'. Via deze laatste twee kanalen worden enkele tientallen meldingen per maand ontvangen. Deze meldingen betreffen vermoedens van ondermijning bij inwoners/bedrijven. Ondermijning binnen de ambtelijke organisatie (corruptie) is het domein van het meldpunt integriteit. In het geval er op één van beide mailadressen een vermoeden van ambtelijke corruptie binnenkomt, wordt deze doorgegeven aan het meldpunt integriteit. In 2024 is op deze twee mailadressen een dergelijk vermoeden niet ontvangen.

5.3 Bewustwording De Weerbaarheidsscan gemeenten Haarlem en Zandvoort (augustus 2022) geeft aan dat het voorkomen van ondermijning gebaat is bij een cultuur waarin open gesproken wordt over (pogingen tot) ondermijning en integriteit in het algemeen. In het vierjarige integriteit bewustwordingstraject wordt daarom ook aandacht gegeven aan ondermijning en hoe dit raakt of kan raken aan de organisatie en de daarin werkzame mensen. Daarnaast zijn in 2024 de eerste stappen gezet om de bewustwording specifiek voor ondermijning te vergroten.

11

5.4 Noord-Hollandse norm weerbare overheid De provincie Noord-Holland heeft in Q3 2024 de norm weerbare overheid vastgesteld en elke Noord-Hollandse gemeente gevraagd deze norm te omarmen. Eind 2024 heeft besluitvorming in de colleges van Haarlem en Zandvoort plaatsgevonden. De Noord-Hollandse Norm Weerbare Overheid is ontwikkeld om zowel gemeenten als de provincie weerbaarder te maken tegen ondermijnende criminaliteit, agressie en intimidatie tegen ambtenaren en politieke ambtsdragers, en andere externe dreigingen. Naast het aanpakken van criminele ondermijning biedt de norm bescherming tegen verstoringen van democratische processen en versterkt het de integriteit van het openbaar bestuur.

12

6.

Doorkijk In 2025 wordt de ingezette tred doorgezet. Daarom zijn het komende jaar opnieuw meerdere activiteiten ingepland. Hieronder wordt een indruk gegeven. 1. Voortzetting van het vierjarige bewustwordingstraject integriteit In dit tweede jaar doen alle medewerkers een online module. In deze online module worden de onderwerpen integriteit, integriteitsbewustzijn en het goede gesprek daarover structureel binnen de organisatie belegd. De integriteitsmodule bestaat uit een online dilemmatraining waarin meerdere op medewerkers aangepaste dilemma’s worden voorgelegd. De integriteitsmodule levert informatie op over welke onderwerpen extra aandacht verdienen. Medewerkers worden geconfronteerd met (relevante) elementen uit de gedragscode en het integriteitsbeleid, en tevens aangezet om over praktijksituaties na te denken. Leidinggevenden krijgen een werkpakket aangereikt (een debatspel, gespreksvragen, groepsopdrachten enz.) om vervolgens het gesprek met hun medewerkers te voeren. De resultaten van de module worden per afdeling gebundeld en door leidinggevenden besproken. 2. Leiderschapstraining In het kader van het leiderschapstraject wordt een middag georganiseerd voor directie en management over ongewenst gedrag. Managementverantwoordelijkheden hebben vanuit ethisch leiderschap een sleutelrol in het stimuleren van integer gedrag en een veilige werkomgeving.

De bijeenkomst vond plaats op 6 maart 2025. 3. Het dilemma van de maand Elke eerste week van de maand verschijnt in de managementnieuwsbrief een dilemma op het vlak van integriteit en gewenst gedrag. Leidinggevenden kunnen dit dilemma met hun team bespreken. Deze gesprekken zijn leerzaam voor alle deelnemers doordat het onderwerp onder de aandacht blijft en men verschillende handelingsperspectieven met elkaar deelt. 4. Podcast over ondermijning Haarlemse trainees maken een podcastserie over het onderwerp ondermijning. Diverse experts uit de organisatie komen hierin aan het woord. In de podcastserie wordt ook de relatie gelegd met een weerbare organisatie waarin integriteit van mensen een belangrijke rol speelt. 5. Introductieprogramma van nieuwe medewerkers Integriteit heeft al jaren een plek in het introductieprogramma van nieuwe medewerkers. De wijze waarop hier aandacht aan gegeven wordt, wordt in 2025 onder de loep genomen en waar nodig vernieuwd.

13

Dit is een uitgave van gemeente Haarlem, 24 maart 2025

________________________________ Postbus 511 2003 PB Haarlem Tel. 14 023 haarlem.nl 14