2 Bijlage 1 Halfjaarlijkse collegereactie afdoening openstaande aanbevelingen Duisenberg maart 2024

Reactie college aanbevelingen commissie Duisenberg Light methode Jaarstukken 2019 en 2022 jaarstukken 2018 en 2019 26 maart 2024 Concerncontrol

Inhoudsopgave 1.

Inleiding

3

2.

Aanbevelingen

3

2.1

Inhoudelijke aanbevelingen beleidsvelden

3

2.2

Aanbevelingen structuur P&C producten

5

2

1.

Inleiding In 2023 is voor de vierde keer onderzoek naar twee beleidsvelden uitgevoerd met behulp van de Duisenberg Light methode, namelijk naar de Jaarstukken 2022. In dit document wordt de laatste stand van zaken over alle openstaande aanbevelingen weergegeven. In algemeenheid is het volgende afgesproken: - Dat een aanbeveling zo geformuleerd moet zijn dat deze afdoeningsgrond bevat die het mogelijk maakt om en duidelijk maakt hoe een aanbeveling af te doen. - Dat aanbevelingen niet open blijven staan wanneer de context wezenlijk veranderd is. Als in een aanbeveling of stand van zaken gebruik gemaakt wordt van de bewoording ‘heeft permanente aandacht nodig’, voldoet dit niet aan het afdoeningscriterium. Zoals met de commissie Bestuur op 9 september 2021 afgesproken, zijn punten met permanente aandacht onder gebracht bij de Auditcommissie. In januari 2024 heeft er een gesprek plaatsgevonden tussen de Duisenbergrapporteurs 2023, de wethouder Financiën, de concerncontroller en de accountant. In dit gesprek is afgesproken om onderscheid te maken in aanbevelingen die betrekking hebben op het inhoudelijke beleidsveld en aanbevelingen die betrekking hebben op de structuur van de P&C producten. De eerste categorie zal, zoals gebruikelijk was, beoordeeld worden tot afdoening door de Duisenbergrapporteurs. De tweede categorie zal vanaf heden beoordeeld worden door de Auditcommissie.

Om deze reden is de opzet van de collegereactie aangaande openstaande aanbevelingen Duisenberg aangepast qua structuur naar deze verdeling.

2.

Aanbevelingen 2.1 Inhoudelijke aanbevelingen beleidsvelden Onderstaande collegereactie op deze openstaande aanbevelingen aangaande inhoudelijke beleidsvelden wordt verstrekt aan de Duisenbergrapporteurs. Aanbeveling jaarrekening 2019: Digitalisering primaire werkprocessen in fysieke en sociale domein opnemen in ICT strategie (2020/0609756) Stel een ICT-strategie op die meer tempo maakt met digitalisering van primaire werkprocessen in het fysieke en sociale domein. Conclusie voor Identiek aan vorige reactie college: Het college deelt de mening dat afdoening digitalisering een omvangrijke en complexe opgave is die alle aspecten van de gemeente raakt. Tijdens de raadsbijeenkomst van 10-11-2022 stelt de raad dat de door het college toegezegde digitaliseringsstrategie niet voor de behandeling van de begroting aan de raad is voorgelegd. Ook is er nog geen duidelijkheid over wanneer deze nota en ook de roadmap wordt voorgelegd. Om die reden is besloten deze aanbeveling als nog niet opgevolgd te beschouwen.

3

Het duurt langer om de plannen voor digitalisering concreet te krijgen. De uitwerking van de informatienota Prioritering 2023 speelt hierin mee. Het kost meer tijd en inspanning dan ingeschat om de lopende en geplande projecten op te halen en weer terug te vertalen naar doelstellingen waar de raad zich in kan herkennen en om de prioriteiten vanuit de verschillende domeinen op elkaar af te stemmen. Naar verwachting zal medio 2024 meer duidelijkheid qua planning en inhoud kunnen worden gegeven. Het college beschouwd de aanbeveling daarom als nog op te volgen. Aanbeveling jaarrekening 2022: Doelen helderder, controleerbaar en stuurbaar (2023/1384454) Maak de doelen helderder, controleerbaar en stuurbaar. Of maak zo nodig gebruik van hoofden subdoelen. a. Specifiek voor programma 4.2 Toerisme gaat de jaarrekening en begroting uit van een balans tussen de (kwalitatieve) groei van toerisme en de ervaren overlast. Maak duidelijk waar de balans naartoe mag bewegen zodat de raad kan beoordelen of we op de goede weg zijn. Lukt dat niet? Scheidt dan de doelen zodat er per doelstelling acties ondernomen kunnen worden (beleidsveld 4.2 Economie, toerisme en cultuur) b.

Specifiek voor programma 6.2 rond 'Nieuwe Democratie': Voor dit doel 'Meer Haarlemmers participeren in het besturen van de stad' zijn in het actieprogramma 'Nieuwe Democratie' zowel doelen geformuleerd rond participatie initiatieven vanuit de gemeente, top-down, als doelen rond participatie initiatieven vanuit de stad, bottom-up. Wanneer dit in het nieuwe actieprogramma ook het geval is, breng deze scheiding dan ook aan in het doel in de begroting door deze te splitsen of gebruik te maken van hoofd- en subdoelen. Conclusie voor a. Het doel waar dit deel van de aanbeveling over gaat ‘Kwalitatieve groei afdoening toerisme met aandacht voor de leefbaarheid bewoners’ was onderdeel van de doelenbomen opgenomen in de begroting en Jaarstukken 2022. Dit doel is niet opgenomen in de huidige doelenbomen, vastgesteld door de raad op 2601-2023. In het advies van de Duisenbergrapporteurs op openstaande aanbevelingen uit oktober 2023 geven de Duisenbergrapporteurs aan dat ook voor deze doelen geldt dat het noodzakelijk is duidelijkheid te geven over waar de balans naartoe beweegt. Het college neemt aan dat dit advies betrekking heeft op het nieuwe doel ‘Economische ontwikkeling in balans met wonen en leefbaarheid’ uit beleidsveld 4.2.

Bij dit doel hoort de effectindicator ‘Percentage functiemenging: de verhouding tussen banen en woningen’ en de prestatieindicator ‘Woon- werkbalans: verhouding banen en inwoners’. Het college is van mening dat met deze indicatoren met bijbehorende streefwaarden voldoende wordt aangegeven wat de gewenste balans is. b. In de collegereactie op openstaande aanbevelingen uit september 2023 zegt het college: ‘Participatie kenmerkt zich door tweerichtingsverkeer tussen gemeentelijke organisatie en burgers. Derhalve is zowel top-down als bottom-up communicatie en acties de kern van participatiebeleid. De initiatiefnemer kan zowel gemeente als burger/ondernemer/ontwikkelaar zijn. De burger kan participeren in plannen van de overheid (burgerparticipatie) en de overheid kan participeren in plannen van de burger

4

(overheidsparticipatie). Beide vallen onder het doel meer participatie en zodoende acht het college het niet wenselijk om hier scheiding aan te brengen in de formulering van de doelstelling. Wel dienen beide gemonitord te worden (ontwikkelingen), daarom is er wel een scheiding aangebracht in effect en prestatie. In november 2023 wordt een nieuwe nota participatiebeleid aangeboden aan de raad, waarin de definities van deze begrippen helder beschreven worden’. Het advies van de Duisenbergrapporteurs op openstaande aanbevelingen uit oktober 2023 hierop was: ‘Voor dit onderdeel van deze aanbeveling is de reactie van het college hetzelfde als hun reactie op de concept aanbeveling voor vaststelling van de raad. Er is door het college niets gedaan aan opvolging van de aanbeveling’. In deze huidige collegereactie geeft het college aan dat zij zich nog steeds kan vinden in doel ‘Zoveel mogelijk Haarlemmers hebben de mogelijkheid in participeren in het besturen van de stad’, omdat dit doel zowel bottom-up als top-down participatie omvat en om microsturing in de P&C producten te voorkomen acht het college het niet wenselijk hier scheiding in aan te brengen. Hiermee is voor het college deze aanbeveling afgedaan.

2.2 Aanbevelingen structuur P&C producten Onderstaande collegereactie op deze openstaande aanbevelingen aangaande de structuur van de P&C producten wordt verstrekt aan de Auditcommissie. Aanbevelingen jaarrekening 2022: Aanpassing formats nota's en gebruik eenduidige en begrijpelijke termen (2023/1384442) a. In zowel de formats voor begroting en jaarverslag als in de formats voor alle overige relevante beleidsstukken en kaderstellende nota's een aanpassing te doen, zodat steeds wordt begonnen met het beantwoorden van de volgende vragen: - Waarom doen we dit? Aanleiding, bijvoorbeeld het oplossen van een probleem, uitvoeren van een wettelijke taak, aanpassing in wet en regelgeving; - Wat willen we bereiken? Doelstelling, met indien nodig subdoelstellingen (met effectindicatoren); - Wat gaan we daarvoor doen/hebben we gedaan? Prestaties (met prestatie indicatoren), met daarbij indien van toepassing aangeven of de gemeente dit zelf uitvoert of dat het (gedeeltelijk) uitgevoerd wordt via een verbonden partij of subsidie; - Wat hebben we bereikt? Bij stukken als voortgangsrapportages en het jaarverslag beschrijven of en in welke mate er al dan niet door de prestaties voortgang is geboekt op het behalen van de gestelde doelen.

Wanneer er geen concrete cijfermatige indicatoren zijn, geef dan via de verslaglegging weer wat de ervaring/bevinding/gevoel van de betrokken ambtenaren is; - Wat gaat het kosten/wat heeft het gekost? Begroting van middelen bij de doelen en prestaties en verantwoording van bestede middelen, na realisatie. b. De beantwoording van deze vragen kan in begroting en jaarverslag kort en bondig zijn, mits in de tekst verwijzingen (hyperlinks) opgenomen worden naar het relevante document met verdere uitleg.

5

c. Gebruik eenduidige en voor iedereen begrijpelijke termen. Als een term uitleg behoeft geef die dan, desnoods door een verwijzing. En zorg er voor dat termen in alle relevante stukken gelijk zijn. Bijvoorbeeld wat is voor de gemeente een 'kwaliteitstoerist' en wat wordt bedoeld met een 'stadmaker'. Conclusie voor a. Zoals het college in haar collegereactie op openstaande aanbevelingen uit afdoening september 2023 stelde: ‘De eerste voorgestelde vraag ‘Waarom doen we dit?’ is bij sommige doelen eenvoudig kernachtig te beantwoorden en bij andere doelen is dit niet in enkele zinnen te vatten. Voor de begroting en jaarrekening geldt dat het abstractieniveau hoger ligt dan in specifieke beleidsstukken, namelijk het niveau van programma’s. Daarom is in de begroting en de jaarrekening de missie en de visie beschreven op programmaniveau en niet op beleidsveldniveau. De specifieke missie, visie en acties op doelniveau (per beleidsveld) worden beschreven in de betreffende beleidsdocumenten. Deze worden in de programmabegroting opgesomd vooraan bij elk programma. De overige vragen ‘Wat willen we bereiken’, ‘Wat gaan we daarvoor doen/hebben we gedaan’, ‘Wat hebben we bereikt’ en ’Wat gaat het kosten/wat heeft het gekost?’ vormen de structuur van het bestaande programmadeel in de P&C producten’.

Het college stelt voor om de opvolging van onderdeel a van deze aanbeveling plaats te laten vinden door de wens tot het opnemen van deze vragen te betrekken bij het traject nieuwe formats raadsnota’s. b. De beantwoording van deze vragen vormt de structuur van het huidige programmadeel in de P&C producten. Het college erkent dat in deze teksten soms consequenter verwezen kan worden naar nota’s middels hyperlinks, bijvoorbeeld bij vaktermen, begrippen en nadere toelichting van beleid. Het college heeft hier bij de Programmabegroting 2024-2028 en Jaarstukken 2023 verbetering in aangebracht. Hiermee is voor het college dit deel van deze aanbeveling afgedaan. c. Zie bovenstaande reactie op onderdeel b uit deze aanbeveling. Hiermee is voor het college dit deel van deze aanbeveling afgedaan.

Aansluiting financiën doelenboom en onderscheid going concern activiteiten en budgetten (2023/1384482) a. Zorg dat de financiële onderdelen van begroting en jaarverslag aansluiten op de doelenboom. b. Maak daarbij inzichtelijk welke middelen geraamd (begroting) worden c.q. besteed zijn (jaarverslag) aan de gestelde doelen uit de doelenboom. c. Maak - indien van toepassing - in de beleidsvelden naast de doelstellingen ook duidelijk welke going-concern activiteiten en budgetten in betreffende beleidsveld zijn opgenomen. d. Maak bij de gestelde doelen uit de doelenboom en bijhorende budgetten ook inzichtelijk dat eventueel sprake is van incidentele middelen Conclusie voor Zoals het college in haar collegereactie op openstaande aanbevelingen uit afdoening september 2023 stelde: ‘Naar aanleiding van de Duisenberg aanbeveling 'Toezegging rapporteren in ontwerpbegroting 2020, 2. Maak financieel inzichtelijk wat de besteding van middelen is op het niveau van doelen en prestaties en niet alleen op beleidsveld- en programmaniveau' (2019/560113) is tijdens de raadsbijeenkomst op 21 juni 2022 toegezegd om

6

in de Programmabegroting 2023-2027 meer inzicht te geven in de samenhang tussen middelen, doelen en prestaties. Hier is opvolging aan gegeven door de productenraming (tot op dat moment als bijlage bij de begroting en jaarstukken) in de doelenbomen van de begroting op te nemen. De aangepaste doelenbomen die meer inzicht verschaffen in de samenhang tussen middelen, doelen en prestaties zijn bij de Programmabegroting 20232027 beschikbaar gesteld. De raad heeft vastgesteld dat de aanbeveling daarmee is afgedaan. Hiermee wordt inzichtelijk wat er begroot / gerealiseerd is voor de doelen van de Gemeente Haarlem en vullen het jaarverslag en de jaarrekening elkaar aan, waarbij de koppeling tussen beiden duidelijk is zonder een herhaling van elkaar te zijn. In het Jaarverslag 2023 zal voor het eerst conform de opstelling van de Programmabegroting 2023-2027 verantwoord worden. Per beleidsveld inzicht geven in alle lasten van concernactiviteiten acht het college als detailinformatie die niet hoort bij het abstractieniveau van de begroting en jaarstukken. Er wordt gerapporteerd op het niveau dat er gestuurd en verantwoord wordt. De raad stuurt op beleidsveldniveau en daar is de informatie op afgestemd’.

Hier hebben de Duisenbergrapporteurs in hun advies op openstaande aanbevelingen uit oktober 2023 als volgt op gereageerd: ‘Het vermelden van productnummers, zoals opgenomen in de begroting 2023 en 2024, biedt niet het vereiste inzicht. Bij de producten wordt louter het saldo van baten en lasten opgenomen. Voorbeeld: circulariteit (5301), verschil is 18 K terwijl baten en lasten rond de 30 mio bedroegen. Rapporteurs stellen voor dat zij samen met de accountant hun wensen verduidelijken aan het college en ambtelijke organisatie’. In het gesprek tussen de Duisenbergrapporteurs, de wethouder Financiën, concerncontroller en accountant in januari 2024 is benoemd dat de wens van de rapporteurs om meer grip te krijgen op de P&C producten door logische verbanden bij elkaar zichtbaar te maken begrijpelijk is, tegelijkertijd is er de wens (mede vanuit eerdere Duisenbergrapporteurs) de P&C producten leesbaar te houden en om die reden onderdelen in de bijlagen te verwerken. De accountant heeft toegezegd met een voorstel te komen richting de Auditcommissie. Het college wacht het voorstel van de accountant en de Auditcommissie op deze aanbeveling af. Kwantificeren en samenvatten van informatie en specifieke verwijzingen opnemen (2023/1384495) - Kwantificeer en vat samen waar kan en maak specifieke verwijzingen naar beschikbare stukken.

- Veel indicatoren, prestaties en acties staan erg op zichzelf. Zorg voor een duidelijke verwijzing naar de achterliggende stukken (inclusief vermelding hoofdstuk, paragraaf en bladzijdenummer) en doelen . - Wees daarin ook samenvattend in de tekst. Is er in 1 of 2 zinnen mogelijk te zeggen wat een kwaliteitstoerist inhoudt? (beleidsveld 4.2 Economie, toerisme en cultuur). Conclusie voor De huidige reactie van het college is gelijk aan de vorige collegereacties: De afdoening samenhang tussen doelen, prestaties en indicatoren wordt weergegeven in de doelenbomen, die opgenomen worden per programma in de P&C producten. De kaderstellende beleidsnota’s, waarin een uitwerking staat van aanleiding, doelen en beoogde effecten, worden in de programmabegroting opgesomd vooraan bij elk programma.

7

Het college erkent dat in de verantwoordingsteksten soms specifieker verwezen kan worden middels hyperlinks naar onderliggende beleidsdocumenten, bijvoorbeeld bij begrippen als een ‘kwaliteitstoerist’ naar de nota waarin een definitie hiervan opgenomen is. Hier zal met ingang van de Jaarstukken 2023 extra aandacht aan worden besteed. Hiermee stelt het college deze aanbeveling af te doen bij de Jaarstukken 2023. Toelichten toevoegingen en onttrekkingen reserves (2023/1384513) Laat bij toevoegingen en onttrekkingen uit reserves in de jaarstukken (bijvoorbeeld paragraaf 4.5 van de jaarrekening) met een korte toelichting concreet zien wat de toevoegingen c.q. onttrekkingen betreffen, hoe die zich verhouden tot de geraamde toevoegingen en onttrekkingen en op welk beleidsveld en doel deze betrekking hebben. Conclusie voor Zoals het college in haar collegereactie op openstaande aanbevelingen uit afdoening september 2023 stelde: ‘Paragraaf 6.5 ‘Analyse en toelichting per beleidsveld’ uit de jaarstukken vermeld per beleidsveld de lasten, baten, toevoegingen aan reserves en onttrekkingen aan reserves, zowel begroot als gerealiseerd en het verschil hiertussen. Indien er bij toevoegingen en onttrekkingen uit reserves een verschil bestaat tussen begroot en gerealiseerd dan wordt dit tekstueel toegelicht onder de tabel’.

Ook voor deze aanbeveling wacht het college het voorstel van de accountant en de Auditcommissie af om de rapporteurs meer grip te geven op de P&C producten door logische verbanden zichtbaar te maken en tegelijkertijd de P&C producten leesbaar te houden. Nieuwe raadsconferentie (2023/1080370) De overgenomen aanbeveling luidt om aan het begin van de volgende raadsperiode wederom een raadsconferentie te organiseren waar voldoende tijd en aandacht kan worden geschonken aan de input vanuit de raad en fracties. Bij de afgelopen raadsconferentie is dit onvoldoende tot recht gekomen en hebben fracties door tijdsdruk niet meer de gelegenheid gekregen om op elkaars voorstellen te reageren. Conclusie voor Zoals in de eerdere collegereactie en het advies van de afdoening Duisenbergrapporteurs op openstaande aanbevelingen vermeld staat stellen zowel het college als het Duisenbergrapporteurs om bij de start van een nieuwe coalitieperiode een doelenbomenconferentie te organiseren. Daarmee wordt deze aanbeveling in het najaar van 2026 afgedaan.

8

Dit is een uitgave van gemeente Haarlem, 26 maart 2024

Tekst: Concerncontrol, Fotografie: -, Ontwerp: -, Drukwerk: ________________________________ Postbus 511 2003 PB Haarlem Tel. 14 023 haarlem.nl 9