2 Bijlage 1 Fasedocument VO
Tekst van het document
Kleverparkschool Fasedocument fase Voorontwerp (VO)
Opdrachtgever Ithaka
Datum 29 augustus 2025
Referentienummer 2230549/20250820/SL02
Auteur(s) René van der Willigen Sanne de Lange
Inhoudsopgave 1.
Inleiding
4
2.
Aanpak per fase
5
3.
2.1
Inleiding
5
2.2
Bouworganisatiestrategie
5
2.3
Ontwerpfase en contractvorming
5
2.3.1
Definitief ontwerp
6
2.3.2
Contractvorming
6
2.3.3
Technisch ontwerp/bestek in bouwteam
7
2.4
Uitvoering
7
2.5
Nazorg
7
2.6
Afwijkingen en/of wijzigingen
8
Organisatie Inleiding
9
3.2
Eigendom en bouwheerschap
9
3.3
Projectorganisatie
9
3.3.1
Stuurgroep
10
3.3.2
Projectgroep
10
3.3.3
Ontwerpteam
11
3.3.4
Bouwteam – ontwerp
11
3.3.5
Bouwteam - uitvoering
11
3.3.6
Gemeente
12
3.4
4.
5.
9
3.1
Afwijkingen en/of wijzigingen
Kwalitatieve en kwantitatieve uitgangspunten
12
13
4.1
Inleiding
13
4.2
Uitgangspunten
13
4.3
Kwantitatieve kaders
13
4.4
Kwalitatieve kaders
14
Toets kwaliteit 5.1
Toets Ruimtelijk Functioneel Programma van Eisen
15 15
5.1.1
Toets ruimtelijk
15
5.1.2
Toets functioneel
15
5.2
Toets Technisch Programma van eisen
16
5.3
Aanpassingen ontwerp op verzoek van AOK
16
www.icsadviseurs.nl
2
6.
7.
Financiën 6.1
Investeringsbudget beschikking
17
6.2
Bouwkostenraming versus budget
17
6.3
DUMAVA subsidie
17
6.4
Totale investeringsbudget inclusief subsidie
17
6.5
Afwijkingen en/of wijzigingen
18
Planning 7.1
8.
19
Afwijkingen en/of wijzigingen
19
Informatie & Communicatie
20
8.1
9.
17
Afwijkingen en/of wijzigingen
Tijdelijke huisvesting
20
21
9.1
Ruimteprogramma tijdelijke huisvesting
21
9.2
Afwijkingen en/of wijzigingen
21
10. Risico’s 10.1 Afwijkingen en/of wijzigingen
Bijlagen
22 22
23
De inhoud van deze uitgave is eigendom van BOA advies B.V. te Zwolle. Enkel de opdrachtgever waarmee BOA advies B.V. een overeenkomst is aangegaan, heeft een gebruiksrecht voor deze uitgave. De inhoud en omvang van dat gebruiksrecht zijn vastgelegd in de algemene voorwaarden van BOA advies B.V., d.d. december 2008, dan wel in de overeenkomst zoals hiervoor bedoeld. Elk ander gebruik van deze uitgave, door opdrachtgever en of derden is uitgesloten, inhoudende dat niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, via internet, door fotokopieën, opnamen of enige andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van BOA advies B.V.
www.icsadviseurs.nl
3
1. Inleiding De Kleverparkschool is een primair onderwijsschool gevestigd aan Wouwermanstraat 49a te Haarlem. Het karakteristieke pand is verouderd en de technische staat is matig. Gezien de leeftijd van het gebouw, de technische staat en de wens om het gebouw conform de huidige standaarden te verduurzamen is dit pand toe aan een renovatie. Deze renovatie biedt de kans om het gebouw in functionele zin weer beter aan te laten sluiten op de onderwijskundige behoefte van de school. De voorbereiding van deze renovatie vindt gefaseerd plaats. Met de fasering zijn momenten vastgesteld voor besluitvorming op de faseresultaten. Een fasedocument met daarin een korte omschrijving van de fase, een evaluatie van de af te sluiten fase en een opgave van de aandachtspunten voor het vervolgtraject, is daarbij voor een gecontroleerd proces essentieel. In juli zijn de kaders voor het Structuur Ontwerp vastgesteld. In de afgelopen maanden zijn de kaders voor het Voorlopg Ontwerp (hierna: VO) vormgegeven. Voorliggend document is het fasedocument ter afsluiting van de fase VO en bevat een verschillenanalyse ten opzichte van de voorgaande fase. Met de goedkeuring van dit document worden gemaakte afspraken bevestigd zodat een goedgekeurd, gedragen en helder vertrekpunt voor de volgende fase wordt vastgesteld.
Het is daarom van belang dat de (ontwerp)uitgangspunten voor de volgende fase juist en volledig zijn. Bij voorkeur worden de faseresultaten zonder opmerkingen vastgesteld maar goedkeuring kan ook plaats vinden met het voorbehoud dat eventuele (beperkte) opmerkingen en aandachtspunten in de vervolgfase dienen te worden verwerkt. Iedere vervolgfase wordt afgerond met een soortgelijk fasedocument. De fasedocumenten tezamen geven, aan het eind van het project, in chronologische volgorde, eventuele afwijkingen van de oorspronkelijke uitgangspunten om uiteindelijk te komen tot een succesvol eindresultaat. In de navolgende hoofdstukken wordt een indeling gehanteerd naar de beheersaspecten GROTIK. In hoofdstuk 2 worden de uitgangspunten en de verschillenanalyse ten aanzien van de kwantitatieve en kwalitatieve uitgangspunten beschreven. Hoofdstukken 3 tot en met 7 doen dit voor de elementen ‘Projectorganisatie’, ‘Financiën’, ‘Planning’ respectievelijk ‘Informatie & Communicatie’ en ‘Risico’s’. Dit fasedocument wordt afgesloten met enkele bijlagen.
www.icsadviseurs.nl
4
2.
Aanpak per fase
2.1
Inleiding
Dit hoofdstuk geeft aan de hand van een stappenschema per projectfase de aanpak aan. Aangezien de bouworganisatiestrategie effect heeft op de inhoud van de fasen en de werkzaamheden per fase wordt hier eerst bij stil gestaan.
2.2
Bouworganisatiestrategie
Uitgangspunt is, gelet op de planning en de kostenbeheersing, het project in de bouworganisatiestrategie bouwteam te ontwikkelen. Dit betekent grofweg dat het Total Engineerteam (TE-team) samen met een bouwteamaannemer in opdracht en onder aansturing van de opdrachtgever een compleet integraal ontwerp uitwerkt tot het niveau van een Technisch Ontwerp/Bestek. Een aannemer wordt na afronding van de fase Definitief Ontwerp betrokken en draagt met zijn uitvoerings- en kostendeskundigheid bij aan het realiseren van een ontwerp binnen de projectkaders en indien: 1. 2. 3.
overeenstemming wordt bereikt over het resultaat van het bouwteam (integraal ontwerp passend bij budget en planning); het uitvoeringskrediet via de gemeenteraad wordt verkregen; en een onherroepelijke omgevingsvergunning wordt verkregen
De bouwteampartner gaat de uitvoering conform het geaccordeerde ontwerp binnen de overeengekomen aanneemsom na een periode van werkvoorbereiding ter hand nemen. De coördinatie van het ontwerp wordt verzorgd door de architect. Om een bouwteam goed te laten werken dient een hoofdaannemer de werkzaamheden in één perceel in opdracht te krijgen. De bouwteam aanpak kent schematisch het onderstaande stappenplan waarin zeven fasen worden onderscheiden.
Initiatief
2.3
Definitie
SO
VO
DO
Contractvorming
TO in bouwteam
Uitvoering
Nazorg
Ontwerpfase en contractvorming
In de ontwerpfase wordt door het ontwerpteam - in samenspraak met vertegenwoordigers van de gebruikers, Ithaka en in afstemming met gemeente en belanghebbenden het ontwerp van grof naar fijn uitgewerkt. Dit gebeurt in de volgende sub-fasen: -
Structuur ontwerp (SO) Voorlopig Ontwerp (VO) Definitief ontwerp (DO) Technisch ontwerp (TO) in bouwteam
SO
VO
DO
TO
In de volgende paragrafen worden uitsluitend de fasen besproken die nog aan bod komen: het DO en verder.
www.icsadviseurs.nl
5
2.3.1 Definitief ontwerp Na goedkeuring van het Voorlopig Ontwerp (fasedocument) wordt het ontwerp verder uitgewerkt in het Definitief Ontwerp. Zoals de naam al aangeeft wordt in de fase DO het eigenlijke ontwerp afgerond. In de navolgende fase (technisch ontwerp) worden technische details verder uitgewerkt en uitgetekend en worden contractdocumenten opgesteld. Documenten behorende bij het Definitief Ontwerp zijn, zonder limitatief te zijn: -
Definitieve plattegronden terrein; Definitieve plattegronden gebouw; Definitieve gevels en doorsneden; Definitieve materialisatie inclusief fysieke bemonstering van kenmerkende elementen; Vaste inrichting Definitieve duurzaamheidsoplossingen; Bouwkundige details; Definitieve bouwfysische berekeningen inclusief beschrijving; Definitieve installatietechnische tekeningen (E & W); Onderbouwing eisen binnenmilieu; Ruimtestaat; Elementen- en exploitatiekostenraming; Stichtingskostenberekening; Planning; Fasedocument DO fase.
Het DO dient na goedkeuring, mogelijk met enkele aanvullingen, om de omgevingsvergunning aan te vragen. In deze fase wordt ook reeds nagedacht over de aanbesteding aan de uitvoerende partij. Paragraaf 2.2 en 2.5 geven hier nader invulling aan. 2.3.2 Contractvorming ContractMet de keuze voor een bouwteam vindt contractvorming vroegtijdig plaats, na vorming afronding van de fase Definitief Ontwerp. Voor de bouwteamaannemer geldt dat bij einde bouwteamfase (fase technisch ontwerp) een definitieve prijsaanbieding wordt gedaan en er dan besloten wordt of deze partij ook de uitvoering ter hand neemt. Ithaka is aanbesteding plichtig en dient zich daarom bij haar selecties te houden aan de Aanbestedingswet. De wijze waarop partijen worden geselecteerd is dus aan wet- en regelgeving onderhevig. Passend binnen deze wet- en regelgeving dient per aanbesteding een aanbestedingsprocedure te worden gekozen. Bepalend in de te kiezen aanbestedingsprocedure is de verwachte opdrachtomvang die afgeleid is van het takenpakket en weer een afgeleide is van de gekozen bouworganisatiestrategie. Op dit moment zien wij een nationale openbare aanbesteding voor een bouwteamaannemer als meest passend voor de voorliggende opgave. Documenten die in (voorbereiding op) deze fase worden opgesteld zijn: ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪
Aanbestedingsstrategie Aanbestedingsleidraad bouwteamaannemer; Nota(‘s) van Inlichtingen; Gunningsadvies; (Concept) Uitvoeringsovereenkomst; (Concept) bouwteamovereenkomst;
www.icsadviseurs.nl
6
2.3.3 Technisch ontwerp/bestek in bouwteam In deze fase wordt het goedgekeurde Definitief Ontwerp uitgewerkt in een integraal contractdocument waar een bestek met uitvoeringsdetails en bestektekeningen onderdeel van uitmaken. In deze fase is de afstemming met de gebruikers in vergelijking met de vorige fasen relatief beperkt.
TO in bouwteam
Op basis van het technisch ontwerp dient de bouwteamaannemer zijn definitieve prijs in en wordt besloten of er met de bouwteamaannemer een uitvoeringsovereenkomst kan worden gesloten. Dan dient overeenstemming te worden bereikt over de kwaliteit, de prijs en het beschikbaar hebben van een onherroepelijke omgevingsvergunning. Mocht overeenstemming niet worden bereikt dan behoudt Ithaka zich het recht voor het opgestelde Uitvoeringsgereed Ontwerp via een (nieuwe) aanbestedingsprocedure aan te besteden. In dat geval verandert dit projectplan. Documenten welke, aanvullende aan de eerder genoemde ontwerpdocumenten, geproduceerd moeten worden (niet limitatief), zijn: ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪
Kozijntekeningen; Definitieve uitvoeringsdetails; Details aansluiting bouwkundige, constructief, en installatietechnisch; Definitieve installatietechnische berekeningen en tekeningen op detailniveau; Overzicht toe te passen hang- en sluitwerk; Kleur- en materiaalstaat; Ruimte afwerkstaat; Definitieve prijsaanbieding en exploitatiekostenraming (TCO); Investeringskostenberekening; Planning; Omgevingsvergunning bouwen (opgesteld/ afgegeven door bevoegd gezag); Fasedocument TO fase.
2.4
Uitvoering
Na het Technisch Ontwerp start een fase waarin het uitvoeringsgereed ontwerp wordt omgezet in werktekeningen en uitvoeringsdetails.
Uitvoering
Wanneer het bestek afdoende is uitgewerkt, kan mede op basis van de verkregen omgevingsvergunning activiteit bouwen de uitvoering starten waarbij de aannemer wordt gecontroleerd door de directievoerder (met name ten aanzien van de contractuele afspraken) en de toezichthouder (met name ten aanzien van de uitvoeringskwaliteit). De ontwerpende partijen houden in deze fase een toetsende rol. Gedurende de uitvoering zal de omgevingsvergunning brandveilig gebruik (gebruiksvergunning of -melding) worden aangevraagd. Op de vastgestelde datum wordt de nieuwbouw opgeleverd aan Ithaka middels een opleverprocedure. Oplevering geschiedt door ondertekening van een proces-verbaal van oplevering met de daarbij behorende opleverrapporten. Dan worden ook de revisiebescheiden overlegd. De gebruikers zullen zich in deze fase voorbereiden op de ingebruikname en inhuizing.
2.5
Nazorg
De nazorgfase start na de oplevering van het gebouw. In deze fase wordt, met name door de toezichthouder, gestuurd op het snel en adequaat afhandelen van eventuele restpunten. De revisiebescheiden worden gecomplementeerd en een gebruikersinstructie verzorgd.
www.icsadviseurs.nl
Nazorg
7
De nazorgfase zal naar verwachting ook ten dele parallel lopen aan de eerste gebruiksperiode. Een goede afstemming tussen de laatste punten vanuit de bouw en de gebruikers is in deze fase van groot belang. Ook kunnen uit het eerste gebruik onvolkomenheden worden geconstateerd. De nazorgfase dient ook om deze op te lossen. Het project wordt in de nazorgfase ook afgesloten en afgerond. Er zal een eindafrekening worden opgesteld en de dossiers zullen worden overgedragen aan de staande organisatie.
2.6 Afwijkingen en/of wijzigingen De aanpak per fase kent geen wijzigingen ten opzichte van de vorige fase.
www.icsadviseurs.nl
8
3.
Organisatie
3.1
Inleiding
In dit hoofdstuk worden in gegaan op het beheer aspect Organisatie. Eerst komen het Eigendom en Bouwheerschap aan bod, daarna worden de overleggremia toegelicht.
3.2
Eigendom en bouwheerschap
Ithaka treedt conform artikel 103 van de wet op primair onderwijs op als bouwheer voor de renovatie van de Kleverparkschool. Het juridische eigendom van de school is ondergebracht bij Ithaka. De gemeente behoudt het economisch claimrecht op de onderwijsruimten. Vanuit haar rol als bouwheer zal Ithaka opdrachten verstrekken aan derden. Daarmee besteedt zij een deel van de taken (maar niet de verantwoordelijkheden) uit aan gespecialiseerde adviesbureaus. De gemeente wordt als financier gedurende het gehele ontwerpproces geïnformeerd door het verstrekken van de fasedocumenten aan het einde van elke fase, conform de verordening.
3.3 Projectorganisatie Een projectorganisatie is een tijdelijke organisatie om gedefinieerde producten of diensten te realiseren. Na realisatie van het project wordt de projectorganisatie ontbonden. Door dit tijdelijk karakter wordt een projectorganisatie niet gekenmerkt door functies binnen een organisatie, maar door rollen die worden ingevuld door personen uit de verschillende betrokken organisaties. De projectorganisatie is opgezet naar het onderstaande model. De hierna volgende paragrafen gaan in op de verschillende gremia, rollen en verantwoordelijkheden.
www.icsadviseurs.nl
9
In de volgende fase werkt de projectorganisatie aan het Definitief Ontwerp. Ook in deze fase wordt in overleg met de gebruikers en ontwerpers in de vorm van de projectgroep in goed onderling overleg gewerkt aan een geïntegreerd ontwerp. Ook wordt in deze fase de aannemersselectie gestart. 3.3.1 Stuurgroep De stuurgroep stelt de projectkaders vast, geeft opdracht en geeft op strategisch niveau sturing aan het project, hier worden de beslissingen genomen en (tussen)resultaten vastgesteld. De stuurgroep ziet er op toe dat binnen de kaders van financiën en planning een kwalitatief passend gebouw wordt gerealiseerd, dat voldoet aan de kwantitatieve en kwalitatieve kaders. De fasedocumenten, waarin de resultaten en eventuele afwijkingen op de kaders worden omschreven zijn hier belangrijke hulpmiddelen bij. De stuurgroep bestaat uit: ▪ ▪ ▪ ▪ ▪
Marin van Wijnen, voorzitter college van bestuur Ithaka (besluitvormend) Carolien Jourdan, controller Ithaka Jos Reckman, projectleider huisvesting Ithaka (adviserend) René van der Willigen, extern adviseur huisvesting ICS (adviserend en voorzitter) Sanne de Lange, extern adviseur huisvesting ICS (adviserend en secretaris)
De stuurgroep is niet gewijzigd ten opzicht van voorgaande fase. 3.3.2 Projectgroep De projectgroep werkt de opdracht uit die de stuurgroep heeft geformuleerd, bewaakt de kaders, beoordeelt resultaten, legt verbinding met onder andere de stuurgroep, de ontwerpgroep, de gebruikers (achterban) en omgeving. De projectgroep wordt voorgezeten door de projectleider namens ICS. In de projectgroep wordt de besluitvorming door de stuurgroep voorbereid. In de projectgroep komen de vraag naar huisvesting samen met het aanbod van huisvesting ofwel de afstemming tussen opdrachtgever / gebruikers en ontwerpers / aannemer. Tijdens het ontwerptraject richt de projectgroep zich op het tot stand komen van het ontwerp passend bij de gestelde kaders. Zij voeden het ontwerpteam en geven reactie op hun vragen. Het resultaat is een integraal ontwerp en set van contractdocumenten waarmee een aannemer wordt geselecteerd. Na het opstellen van het ontwerp zal de aandacht van de projectgroep verschuiven naar de voorbereiding op de inhuizing en wordt binnen de kaders van het contract met de aannemer input geleverd. Te denken valt aan sluitplannen en definitieve kleurkeuzen.
De projectgroep bestaat uit: ▪ Jos Reckman, projectleider huisvesting Ithaka ▪ Maartje van den Heuvel, directeur Kleverparkschool ▪ René van der Willigen, extern adviseur huisvesting ICS ▪ Sanne de Lange extern adviseur huisvesting ICS ▪ Thomas Rau, architect RAU (ad hoc) De projectgroep is niet gewijzigd ten opzicht van voorgaande fase. Achterban Vanuit de projectgroep wordt de achterban van de Kleverparkschool op gezette momenten geïnformeerd en betrokken. Naar de complete achterban zal dit zijn in de vorm van informatiemomenten bijvoorbeeld aan het eind van iedere ontwerpfase. De achterban bestaat uit medewerkers, de MR en ouders. Voor de zomer is het team geinformeerd over de voortgang van het project. Omgeving De renovatie wordt gerealiseerd in een bestaande buurt met bewoners die de ontwikkeling zullen volgen mede in relatie tot de omgevingsvergunning. Het is daarom belangrijk hen op basis van een tijdige
www.icsadviseurs.nl
10
communicatie betrokken te houden en te informeren over de planvorming. Zie verder het onderdeel communicatie. Er wordt een informatiemoment gepland in september. 3.3.3 Ontwerpteam Het ontwerpteam werkt een integraal, compleet en contracteerbaar ontwerp uit. De architect zit het ontwerpteamoverleg voor en is er samen met de teamleden voor verantwoordelijk dat het ontwerp voor het taakstellende budget, overeenkomstig de kwalitatieve en kwantitatieve uitgangspunten binnen planning wordt opgeleverd. In de projectgroep wordt daar terugkoppeling op gegeven en verantwoording voor afgelegd. Vanuit het ontwerpteam wordt in het kader van de te verkrijgen vergunningen en het ontwerp afstemming gehouden met het bevoegd gezag, nutsbedrijven, et cetera. ICS verzorgt de link met de projectgroep en de procesaansturing. In de afgelopen fase zijn de architect en overige adviseurs als TE-team geselecteerd en toegevoegd aan het ontwerpteam. Middels een Europese aanbesteding heeft RAU Architecten deze opdracht gekregen. De partijen die onderdeel uitmaken van het TE-team zijn: ▪ ▪ ▪ ▪
Architect – RAU Architecten – Thomas Rau, Michel Tombal, Marta Roy Adviseur constructie – Pieters – Matthijs van Schenk Brill Adviseur installaties en adviseur bouwfysica, akoestiek en brandveiligheid – Merosch – Willem Langerak, Mark Notenboom, Linard Pronk, Kirsten Spruijt Adviseur bouwkosten – Total Cost – Ruud van Asch
Aan het Ontwerpteam nemen op dit moment deel: ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪
Michel Tombal, architect RAU (voorzitter) Thomas Rau, architect RAU Thomas Dill, architect RAU Willem Langerak, adviseur installaties/bouwfysica, akoestiek en brandveiligheid, Merosch (ad hoc) Linard Pronk, adviseur installaties/bouwfysica, akoestiek en brandveiligheid, Merosch (ad hoc) Thijs van Schenk Brill, adviseur constructies Pieters (ad hoc) Ruud van Asch, adviseur bouwkosten (ad hoc) Jos Reckman, projectleider Ithaka Maartje van den Heuvel, directeur Kleverparkschool René van der Willigen, extern adviseur huisvesting ICS Sanne de Lange, extern adviseur huisvesting ICS
In het ontwerpteam heeft een wijziging plaatsgevonden ten opzichte van de ontwerpfase SO. Martha Roy is vanuit RAU niet meer betrokken, in plaats daarvan is Thomas Dill toegevoegd. 3.3.4 Bouwteam – ontwerp Vanaf het moment dat de bouwteamaannemer is geselecteerd vervangt het bouwteam het ontwerpteam. Het bouwteam werkt in de ontwerpfase een integraal ontwerp uit. De architect verzorgt als coördinator van dit team de technisch inhoudelijke afstemming waarmee hij toeziet op het realiseren van een bij de kaders van planning en budget passend integraal ontwerp. ICS verzorgt de link met de projectgroep en de procesaansturing. Vanuit het ontwerp-/bouwteam wordt in het kader van de te verkrijgen vergunningen en het ontwerp afstemming gehouden met het bevoegd gezag, nutsbedrijven, et cetera. 3.3.5 Bouwteam - uitvoering Het bouwteam heeft tijdens de uitvoeringsfase als verantwoordelijkheid om de uitvoering van het project na goedkeuring van de verschillende ontwerpstadia en de prijsvorming in de ontwerpfase ter hand te nemen. De
www.icsadviseurs.nl
11
intentie is om de bouwteam aannemer ook de uitvoerend aannemer te laten zijn maar dan moet wel voldaan zijn aan de volgende voorwaarden: 1. 2.
overeenstemming over het resultaat van het bouwteam (integraal ontwerp passend bij budget en planning); een onherroepelijke omgevingsvergunning .
Het bouwteam uitvoering zal de plaats innemen van het bouwteam ontwerp. In het bouwteam – uitvoering krijgen leden van het ontwerpteam wel een rol. Dat geldt ook voor een directievoerder en toezichthouder. Deze partijen bewaken namens de opdrachtgever de juiste uitvoering van het contract (procesmatig en kwalitatief). De gebruikers worden vanuit de bouwvergadering betrokken om de aannemer(s) te voorzien in zijn laatste gegevensbehoefte bijvoorbeeld ten aanzien van het sluitplan en kleurkeuzen. Dit is minder frequent dan in de ontwerpfasen. Het bouwteam kent twee overlegvormen: de bouwvergadering en de werkvergadering. In de bouwvergadering worden onder voorzitterschap van de directievoerder met name de contractuele uitgangspunten (aanneemsom, planning, bestek) bewaakt. Aan de bouwvergadering nemen deel: ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪
Projectleider en directievoerder ICS (voorzitter) Toezichthouder Projectleider(s) (hoofd)aannemer Projectleider(s) Installateur Architect Adviseur installaties Adviseur constructies (ad hoc) Adviseur bouwfysica, akoestiek en brandveiligheid (ad hoc) Bevoegd gezag (ad hoc)
In de werkvergadering vindt de detailafstemming tussen hoofdaannemer, onderaannemers en leveranciers plaats. De projectleider van de aannemer is voorzitter. Aan de werkvergadering nemen deel: ▪ ▪ ▪ ▪ ▪
Projectleider(s) (hoofd)aannemer Projectleiders onderaannemers en leveranciers Toezichthouder Directievoerder (ad hoc) Bevoegd gezag (ad hoc)
De werkvergadering levert input aan de bouwvergadering. 3.3.6 Gemeente De gemeente is financier van het renovatieproject. De gemeente wordt geïnformeerd over de voortgang van het project middels de fasedocumenten en draagt zorg voor het afgeven van de benodigde vergunningen. De afgelopen fase is de afstemming met de gemeente met name gegaan over de tijdelijke huisvesting. Het vaste aanspreekpunt binnen de gemeente is op dit moment niet beschikbaar. Er is een (tijdelijke) vervanger aangesteld.
3.4 Afwijkingen en/of wijzigingen De project organisatie kent geen noemenswaardige wijzigingen ten opzichte van de vorige fase.
www.icsadviseurs.nl
12
4.
Kwalitatieve en kwantitatieve uitgangspunten
4.1
Inleiding
In dit hoofdstuk worden de kwalitatieve en kwantitatieve kaders voor het project benoemd. Vanuit het afwegingskader en de ruimtelijke analyse tijdens de initiatieffase en definitiefase zijn verschillende uitgangspunten gedefinieerd. Dit wordt in de volgende paragrafen nader toegelicht. In Hoofdstuk 5 worden de faseresultaten gespiegeld aan deze uitgangspunten.
4.2 Uitgangspunten De uitgangspunten en eisen voor deze opgave zijn geformuleerd in het volgende document: Herhuisvestingsonderzoek (PvE) opgesteld door ICSadviseurs d.d. 9 april 2024. Ten aanzien van de kwalitatieve (en kwantitatieve) uitgangspunten heeft een vertegenwoordiging van de Kleverparkschool gewerkt aan een ruimte programma. Hierin is de visie op onderwijs vertaald in een geschreven en beeldend document waarin de kwalitatieve en kwantitatieve uitgangspunten voor de opgave zijn vermeld.
▪
4.3
Kwantitatieve kaders
Het ruimtelijke kwantitatieve kader wordt bepaald door het bestaande oppervlakte. Het schoolgebouw bestaat uit een oudbouw en een nieuwbouw. De oudbouw bestaat uit twee lagen met een zolderverdieping. De eerste twee lagen hebben hoge verdiepingshoogten. De nieuwbouw bestaat uit drie lagen met een lagere verdiepingshoogte. Deze verdiepingen sluiten niet aan op de oudbouw maar vormen een split-level met de hoge verdiepingsvloeren van de oudbouw. Om deze reden is er veel verkeersruimte in het gebouw aanwezig waaronder vier trappenhuizen en een dubbele gangzone in het hart van het gebouw. De omvang van het gebouw is weergegeven in onderstaande tabel. Waarbij de nieuwbouw is aangegeven met (split). BVO Bouwlaag
Bruto vloer oppervlakte
00
650,20 m2
0A (split)
222,17 m2
01
449,79 m2
1A (split)
225,13 m2
02
396,50 m2
Totaal
1.943,79 m2
Voor de vernieuwbouw gaan we uit van een school voor 250 leerlingen. Daarnaast is er in de huidige situatie sprake van kantoorruimte voor Stichting Ithaka op de tweede verdieping. Uit de SO fase is gebleken dat deze ruimte benodigd is om inpassing te kunnen geven aan het ruimteprogramma van de school. Dit betekent dat het schoolbestuur voor het stafbureau opzoek moet naar een andere locatie.
www.icsadviseurs.nl
13
Het ruimteprogramma is een weergave van alle functionele ruimten in het gebouw, weergegeven in m² functioneel nuttig oppervlakte (fno). Deze meters worden vervolgens vermeerderd met een opslag (brutering) voor onder andere verkeersruimten, technische ruimten en wanden om te komen tot het bruto vloeroppervlak (bvo). De totale omvang van het programma is 1.458m2 bvo.
4.4
Kwalitatieve kaders
Een aantal aandachtspunten van de kwalitatieve kaders uit de documenten genoemd in paragraaf 4.2 worden in deze paragraaf op hoofdlijnen omschreven. Ruimtelijk-Functioneel ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪
Duidelijke hoofdentree ontbreekt, behoefte aan centraal hart Geen toezicht op begane grond Samenhang tussen gebouwdelen mist Groepsruimten te klein Veel verloren ruimte door dubbele gangen Klein terrein voor buitenspelen
Technisch ▪ ▪ ▪
Slecht binnenklimaat – ventilatie en temperatuur Slechte isolatie Voldoet niet aan duurzaamheidseisen
www.icsadviseurs.nl
14
5. Toets kwaliteit Het kwaliteitsbegrip bij de projectbeheersing is de mate waarin het projectresultaat voldoet aan de gestelde eisen. Gedurende het ontwerpproces kunnen in overleg tussen gebruikers, ontwerpers, opdrachtgever en gemeente afwegingen gemaakt worden op functioneel, ruimtelijk, technisch en financieel vlak die kunnen afwijken van de eerder vastgestelde documenten. Deze afwijkingen c.q. aandachtspunten worden in dit hoofdstuk (op hoofdlijnen) omschreven. Het ontwerp als opgenomen in Bijlage 1 bij dit document geeft invulling aan het faseresultaat VO op kwalitatief vlak.
5.1 Toets Ruimtelijk Functioneel Programma van Eisen Het Ruimtelijk Functioneel Programma van Eisen kent een ruimtelijk en functioneel element. 5.1.1 Toets ruimtelijk Het ruimteprogramma vormt een integraal onderdeel van het Programma van Eisen (PvE) en bedraagt in totaal 1.458 m² bvo. De huidige omvang van het bestaande gebouw is 1.943 m² bvo. RAU Architecten heeft, in afstemming met het ontwerpteam, het ruimteprogramma vertaald en ingepast in het voorliggende ontwerp. Het onderwijsprogramma is daarbij ongewijzigd gebleven. In het ontwerp wordt een gebouw met een omvang van 1.565 m² bvo gerealiseerd. Hiermee past het gewenste onderwijsprogramma binnen de beschikbare oppervlakte. Doordat het nieuwe ontwerp kleiner is dan het bestaande gebouw, sluit de omvang beter aan bij het actuele leerlingenaantal van de school. Ondanks dat het programma in hoofdlijnen past, kent het ontwerp enkele ruimtelijke afwijkingen ten opzichte van het PvE: ▪ Speellokaal: 79,7 m² i.p.v. 84,0 m² (4,3 m² kleiner) door inpassing in het bestaande gebouw. ▪ Kantoor conciërge: 11,2 m² i.p.v. 16,0 m² (4,8 m² kleiner). Dit tekort wordt gecompenseerd door de directie/administratie, die 11,8 m² groter is uitgevoerd. ▪ Kleuterklassen: 56,2 m² i.p.v. 60,0 m² (3,8 m² kleiner).
Dit wordt deels gecompenseerd door de toevoeging van leerpleinen, die niet alleen extra ruimte bieden maar ook mogelijkheden scheppen voor een meer gedifferentieerde vorm van onderwijs. ▪ Toiletten: 1 toilet per klaslokaal en 2 bij het makerslab, totaal 11 toiletten voor kinderen (PvE: 10 toiletten). Daarnaast is er 1 MIVA-toilet op de begane grond aanwezig (PvE: 2 MIVA-toiletten). ▪ Berging kleuterklassen: de gezamenlijke berging van 8 m² is geïntegreerd in de centrale berging op de 2e verdieping. ▪ Opbergruimte toneel: de gevraagde 8 m² is deels ingevuld als stoelenberging onder het podium en deels geïntegreerd in de centrale berging op de 2e verdieping. 5.1.2 Toets functioneel Naast een toets op het ruimteprogramma is tevens een toets uitgevoerd op het Ruimtelijk Functioneel Programma van Eisen. Hierbij wordt bezien in hoeverre het voorliggende ontwerp voldoet aan onderwerpen zoals logistiek, relaties tussen ruimten, visie op samenwerking, et cetera. Het ontwerp voldoet grotendeels aan de gestelde eisen uit de ruimtelijke analyse. Het huisvestingsconcept en de ruimtelijke organisatie zijn ontworpen zoals gevraagd in de ruimtelijke analyse. Functioneel sluit het ontwerp grotendeels aan, maar er zijn enkele afwijkingen geconstateerd: ▪ ▪
Visuele connectie directie/administratie en entree: naast de hoofdentree is een kantoorruimte met visuele connectie aanwezig, maar er is geen directe visuele connectie met de directie. Separate kleuteringang: na de hoofdentree gaan de kleuters apart naar hun cluster, maar dit cluster wordt in afwijking van het PvE gedeeld met een lokaal van klas 1. Hierdoor delen kleuterklassen de gang met de onderbouwklas 1.
www.icsadviseurs.nl
15
▪
▪
Clustervorming klassen: gezien de bestaande gebouwstructuur is de verdeling in twee clusters (klassen 1-23 en klassen 4-5-6) niet realiseerbaar. De indeling is nu: klas 1 op de begane grond, klassen 2 t/m 6 op de eerste verdieping. Werkplekken: de verschillende ruimtes met werkplekken zijn niet overeenkomstig het ruimteprogramma gedefinieerd. In plaats daarvan zijn de werkplekken flexibel inzetbaar en aangeduid als kantoorruimte.
5.2
Toets Technisch Programma van eisen
Naast het ruimtelijk kader zijn er ook technische basisuitgangspunten voor de vernieuwde huisvesting. Deze eisen waarborgen dat het nieuwe/vernieuwde gebouw energiezuinig en gezond is in gebruik. Dit zijn de volgende uitgangspunten: ▪ ▪ ▪
BENG, ambitie ENG Aardgasvrije Scholen Frisse Scholen Klasse B
In het Voorlopig Ontwerp (VO) is op technisch vlak een ontwerp op hoofdlijnen opgesteld. De uitgangspunten conform Frisse Scholen Klasse B zijn hierin gedeeltelijk uitgewerkt. Door de beperkingen van het bestaande gebouw, dat een beschermd stadsgezicht is, kunnen de eisen van Frisse Scholen Klasse B niet in alle ruimten volledig worden behaald. Dit betreft de volgende onderdelen: ▪
▪
Spuiventilatie: Binnen de bestaande bouw is het niet mogelijk te voldoen aan de eis dat minimaal 3 m² volledig geopend kan worden. Dit is met de huidige raamconstructies niet realiseerbaar. In de DO-fase wordt nader onderzocht welke maatregelen getroffen kunnen worden om zoveel mogelijk aan de eisen te voldoen. Daglichttoetreding: In de kleuterklassen op de hoeken is de daglichttoetreding kritisch en wordt niet voldaan aan de eisen van Frisse Scholen Klasse B. In de DO-fase wordt nader onderzocht welke maatregelen hiervoor mogelijk zijn.
5.3 Aanpassingen ontwerp op verzoek van AOK Omdat een deel van het gebouw deel uitmaakt van een beschermd stadsgezicht, is het ontwerp na afronding van het SO ter beoordeling ingediend bij de AOK. De commissie heeft niet ingestemd met het verwijderen van de zogenoemde ‘boekensteunen’. Het plan is hierop aangepast. In de aangepaste versie blijven de volumes van de trappenhuizen behouden. Daarnaast worden de later toegevoegde daken verwijderd en vervangen door nieuwe daken, gebaseerd op het oorspronkelijke ontwerp. Deze aanpassingen hadden gevolgen voor de indeling van de interne ruimten, die daarom zijn heringericht. Deze herinrichting heeft echter geen nadelige ruimtelijke of functionele consequenties gehad.
www.icsadviseurs.nl
16
6. Financiën 6.1 Investeringsbudget beschikking Voor het project ‘Vernieuwbouw Kleverparkschool Haarlem’ is door de gemeente Haarlem op 3 januari 2025 een beschikking afgegeven. De gemeente geeft een beschikking af voor de voorziening in onderwijshuisvesting voor permanent gebruik. Het totaal ter beschikking gestelde investeringsbudget bedraagt €7.300.000,- inclusief btw.
6.2 DUMAVA subsidie Voor dit project is de Duurzaam Maatschappelijk Vastgoed (hierna: DUMAVA) Subsidie aangevraagd. De Kleverparkschool maakt hier aanspraak op vanwege de verduurzamingsslag die gemaakt wordt. De ingediende aanvraag is goedgekeurd. De hoogte van de toegekende subsidie bedraagt €919.033,- inclusief btw. Deze middelen kunnen ingezet worden voor de extra verduurzaming van dit pand. Het extra beschikbare subsidiegeld is gebonden aan specifieke voorwaarden en kan daarom niet automatisch worden toegevoegd aan het totale investeringsbudget. Toekenning van deze subsidie is afhankelijk van het voldoen aan de criteria voor verduurzaming, waaronder het realiseren van minimaal zeven labelsprongen. Pas wanneer aan deze voorwaarden is voldaan, kan het subsidiebedrag daadwerkelijk worden ingezet.
6.3 Totale investeringsbudget inclusief subsidie ▪ ▪
Het totaal ter beschikking gestelde investeringsbudget bedraagt €7.300.000,- inclusief btw. Het totaal ter beschikking gestelde subsidiebedrag van de DUMAVA bedraagt €919.033,- inclusief btw.
Het totale investeringsbudget komt daarmee op €8.219.033,- inclusief btw.
6.4 Bouwkostenraming versus budget Onderstaand zijn de kosten zoals geraamd in zowel de SO- als de DO-fase weergegeven. De raming van de DO-fase is hoger dan de raming van de SO-fase, maar nog steeds passend binnen het beschikbare budget. Het verschil tussen de SO- en VO-raming is verklaarbaar. In de raming van de SO-fase was het handhaven van de achteraanbouwen niet opgenomen. Door de aanvullende eis van AOK zijn de kosten gestegen. Dit hangt samen met de noodzaak tot zorgvuldiger sloopwerk, een complexere inpassing van de nieuwbouw richting het speelplein (met extra grondwerk), en een toename van zowel het geveloppervlak als de bruto vloeroppervlakte (BVO). Onderdeel Bouwkosten (conform opgave RAU) Bijkomende kosten Aansluitkosten Onvoorzien Totale kosten exclusief btw Btw Legeskosten Totale kosten inclusief btw
Raming SO
Raming VO € 3.743.021,€773.134,€ 40.000,€ 1.392.762,€5.948.917,€ 1.249.272,€101.810,€ 7.300.000,-
€3.992.333,€773.134,€ 40.000,€1.897.377,€6.702.844,€1.407.597,€108.591,€ 8.219.034,-
Het budgetbewakingsoverzicht is opgenomen als Bijlage 3.
www.icsadviseurs.nl
17
6.5 Afwijkingen en/of wijzigingen Financieel zijn er twee wijzigingen ten opzichte van de vorige fase: ▪ ▪
Bouwkosten zijn toegenomen door wijzigingen in het ontwerp. Dit leidt niet tot een wijziging in het totale investeringskostenoverzicht. Toekenning van de DUMAVA subsidie waardoor het totale investeringsbudget nu €8.219.033,- inclusief btw bedraagt.
www.icsadviseurs.nl
18
7.
Planning
In onderstaande tabel zijn enkele mijlpaaldata vermeld. De planning kent de volgende mijlpalen voor het vervolgproces. Een gedetailleerde planning is toegevoegd als Bijlage 4. Fase Definitief Ontwerp incl. besluitvorming Omgevingsvergunning Selectie aannemer (inclusief voorbereiding) Voorbereiding tijdelijke huisvesting en verhuizing Technisch Ontwerp/bestek in bouwteam Werkvoorbereiding en uitvoering gebouw en terrein Uithuizing tijdelijke huisvesting en ingebruikname gebouw Nazorg
Van Juli 2025 Juli 2025 September 2025 Januari 2026 Januari 2026 Mei 2026 Juni 2027 Juni 2027
Tot November 2025 November 2025 Januari 2026 Juni 2026 April 2026 Juni 2027 Augustus 2027 Juli 2027
Bovenstaande planning verwoordt de huidige uitgangspunten waarop nu gekoerst wordt. Deze planning is onderhevig aan besluitvorming, bezwaarprocedures op vergunningen, marktconjunctuur en dergelijke. Ook de kennis van de bouwteamaannemer kan effect hebben op de planning. Genoemde planning wordt als reëel bestempeld en zal bij iedere fase worden geüpdatet.
7.1 Afwijkingen en/of wijzigingen De planning is niet gewijzigd ten opzichte van de vorige fase.
www.icsadviseurs.nl
19
8.
Informatie & Communicatie
De faseresultaten zijn tot stand gekomen door informatie-uitwisseling en communicatie, zowel binnen de geschetste projectorganisatie als daarbuiten. Intern De interne communicatie richt zich op de afstemming binnen de stuurgroep – projectgroep en het ontwerp/bouwteam. Bij de totstandkoming van het ontwerp is door de vertegenwoordiging van de school het team van leerkrachten enkele malen geconsulteerd. Dit zal ook in de navolgende fase gebeuren. De interne communicatie vindt plaats via formele informatie-uitwisseling en -vastlegging tussen direct betrokkenen (Stuurgroep, Projectgroep en Ontwerpgroep) via vergader-/gespreksverslagen, teampresentaties, rapportages en email. Op deze wijze zijn en worden acties en besluiten vastgelegd. Voorgesteld wordt de volgende vergaderfrequentie (in de diverse fasen) te hanteren: Overlegvorm Stuurgroep Projectgroep Ontwerpgroep Bila Gemeente
Frequentie 1 x per 8 weken en bij afsluiting van een fase 1 x per 4 weken 1 x per 3 weken 1 x per 6 weken
De vergaderfrequentie wordt afgestemd op de noodzaak van de overleggen. Het ene moment zal afstemming frequenter nodig zijn dan op andere momenten. Extern De externe communicatie betreft de informatie-uitwisseling met de belanghebbenden en belangstellenden buiten deze groep. In de afgelopen fase is er overleg geweest met de afdeling Stedenbouw en de AOK (zie hoofdstuk Kwaliteit). Daarnaast is afgestemd met de gemeente over de tijdelijke huisvesting. Het reguliere overleg met de gemeente heeft eveneens plaatsgevonden, totdat de contactpersoon uitviel. Dit overleg wordt in de komende fase voortgezet met diens vervanger. Verder zijn de ouders nog niet concreet geïnformeerd. Nu het ontwerpproces is gestart zal deze communicatie opgestart worden. In het kader van de aanvraag voor de omgevingsvergunning is ook communicatie, en waar nodig participatie, met de buurtbewoners noodzakelijk. Hierover vindt nadere afstemming plaats met de gemeente. In de komende fase wordt de eerste buurtbijeenkomst georganiseerd. Daarnaast staat een afzonderlijk gesprek gepland met een zeer betrokken buurtbewoner.
8.1 Afwijkingen en/of wijzigingen Intern: de verschillende interne overlegvormen en de frequentie van de overlegvormen zijn niet gewijzigd ten opzichte van de vorige fase en wordt in de aankomende fase naar verwachting ook niet gewijzigd. Extern: de externe overleggen zullen aankomende fase toenemen. Dit betreft met name het informeren (en waar mogelijk participeren) met ouders en buurtbewoners.
www.icsadviseurs.nl
20
9. Tijdelijke huisvesting De renovatie van de Kleverpark is dusdanig ingrijpend dat tijdens de uitvoering van de werkzaamheden er geen onderwijs in het gebouw kan worden gegeven. Gezien de aard en omvang van de uit te voeren werkzaamheden is gefaseerd uitvoeren, waarbij een deel van de leerlingen op locatie blijft, niet mogelijk. De school moet in zijn geheel naar een tijdelijke locatie. De afgelopen periode heeft de gemeente onderzoek gedaan naar mogelijke locaties, waarbij het parkeerterrein naast de ijsbaan als voorkeurslocatie naar voren is gekomen. Dit is tevens de voorkeurslocatie van het schoolbestuur. Er loopt een nader onderzoek van de gemeente naar de haalbaarheid van deze locatie. Hoewel het onderzoek inmiddels is gestart, is er nog geen concreet voorstel. Dit vormt een aanzienlijk risico voor de voortgang van het project. Er kan immers niet gestart worden als de leerlingen nog op de huidige locatie onderwijs krijgen.
9.1 Ruimteprogramma tijdelijke huisvesting Voor de tijdelijke huisvesting zijn in ieder geval nodig: -
9 lokalen; Grote zaal; Speellokaal; Docentenkamer met pantry; Directiekamer; IB kamer; Toiletten; Bergruimte; Buitenruimte.
Het totaal benodigde programma betreft 1.458 m2 en minimaal 600m2 buitenruimte.
9.2 Afwijkingen en/of wijzigingen De afgelopen periode heeft de gemeente onderzoek gedaan naar mogelijke locaties, waarbij het parkeerterrein naast de ijsbaan als voorkeurslocatie naar voren is gekomen. Dit is tevens de voorkeurslocatie van het schoolbestuur en wordt nader onderzocht.
www.icsadviseurs.nl
21
10.
Risico’s
Aan ieder project zijn risico’s verboden. Deze risico’s en de kans tot het optreden van de risico’s kunnen worden geminimaliseerd, door de risico’s vooraf zoveel als mogelijk in kaart te brengen en daar op te sturen. In Bijlage 5 is een risico-inventarisatie bijgevoegd waarin naast het risico ook de beheersmaatregelen en de risico-eigenaar zijn weergegeven. Momenteel zijn de grootste risico’s in het project: ▪
▪
Renovatie van bestaand gebouw: gewenste ingrepen/ontwerp niet maakbaar of onvoorziene omstandigheden tijdens de uitvoering. Dit kan leiden tot belemmeringen in het ontwerp, kostenverhogende aspecten en/of een suboptimaal ontwerp. Beschikbaarheid tijdelijke huisvesting: het tijdig beschikbaar komen van tijdelijke huisvesting is van groot belang. Wanneer dit niet tijdig beschikbaar is ontstaat het risico op uitlopen van de planning. Er is een voorkeurslocatie aangewezen, maar verder onderzoek moet uitwijzen of deze locatie
10.1 Afwijkingen en/of wijzigingen ▪
De volgende risico’s zijn komen te vervallen: ─ Het ontbreken van draagvlak voor het ontwerp: in de afgelopen fase hebben enkele leerkrachten deelgenomen aan een ontwerpsessie en heeft de architect het ontwerp aan het volledige team gepresenteerd. Het ontwerp is ontvangen met veel positieve reacties en enthousiasme. ─ Netcongestie: de installatieadviseur verwacht dat de huidige aansluiting voldoende vermogen biedt, waardoor een nieuwe aansluiting niet nodig is.
www.icsadviseurs.nl
22
Bijlagen ▪ ▪ ▪ ▪ ▪
Bijlage 1 – Voorlopig Ontwerp (VO) Bijlage 2 – Raming Voorlopig Ontwerp Bijlage 3 – Budgetbewakingsoverzicht Bijlage 4 – Planning Bijlage 5 – Risico-inventarisatie
Deze documenten zijn separaat bijgevoegd
www.icsadviseurs.nl
23
De hoogste kwaliteitseisen aan onze dienstverlening. Een goed gebouw begint met het beste idee. Colofon Datum: Auteur(s):
29 augustus 2025 René van der Willigen, Sanne de Lange
info@icsadivseurs.nl 088 - 235 04 27
www.icsadviseurs.nl www.icsadviseurs.nl
24/24 Onderdeel van ICS Ruimteregiegroep BV