2 Bijlage 1 Evenementenbeleid Haarlem

Ontwerp Evenementenbeleid Haarlem

21 januari 2025 Economie, Cultuur, Duurzaamheid en Wonen

Inhoudsopgave Inleiding

4

Ontwikkelingen in de sector

4

Het huidige beleid loopt af

4

Leeswijzer

6

1.

Het belang van evenementen in Haarlem

7

Wat zegt de stad hier zelf over?

7

Behoefte aan ontmoeting, vernieuwing en spreiding

8

Behoefte aan ondersteuning

8

Startnotitie en moties

2.

8

Ambities

10

2.1. Gastvrije evenementenstad voor organisatoren, bewoners en bezoekers

10

Rolverdeling gemeente en organisatoren

10

Duurzaamheidsladder (DLE)

11

De gemeente als organisator

11

Verwelkomen landelijke evenementen

11

Terugdringen van regeldruk

12

Toegankelijkheid van evenementen en sociale veiligheid in de stad

13

2.2. Leefbaarheid en levendigheid in een duurzame stad

13

Spreiding van evenementenlocaties

14

Ontwikkelen van sturingsinstrumenten voor evenementen

14

Verduurzaming van evenementen

15

2.3. Vernieuwd subsidiekader voor evenementen

17

Subsidieregeling 2026-2028 met twee categorieën

17

Aanvraagperiode en beoordelingsproces

18

Beoordelingskader

19

Kerstmarkt, kermissen en (stilstaand) Bloemencorso

20

Samenvattend overzicht subsidiekader

22

2

4. Bijlagen

23

1. Totaaloverzicht gesubsidieerde en/of melding- en vergunningplichtige evenementen23 2. Analyse evenementenaanbod - Bureau Respons

23

3. Duurzaamheidsladder (DLE) Green Events

23

3

Inleiding Voor u ligt het vernieuwde evenementenbeleid van Haarlem. Elk jaar weer zetten organisatoren, ondernemers, vrijwilligers, veiligheidsdiensten en ambtenaren zich in voor een levendige, aansprekende en goed verlopen evenementenkalender in onze stad. Hier komt veel bij kijken. In het evenementenbeleid staan we onder meer stil bij vergunningverlening, veiligheid en handhaving, en het ondersteunen van organisatoren met begeleiding en/of subsidie. Het huidige evenementenbeleid dateert uit 2018, sindsdien is er veel veranderd.

Ontwikkelingen in de sector Kostenstijgingen na de coronapandemie, inflatie, toegenomen aandacht voor veiligheid, gebrek aan middelen en personeelstekorten hebben ervoor gezorgd dat de exploitatie van evenementen onder druk staat. Vooral vrij toegankelijke festivals zijn kwetsbaar, maar over de hele linie hebben evenementen het zwaar. Een groeiend aantal organisatoren heeft moeite om de begroting rond te krijgen. Tegenover gestegen kosten staan lagere inkomsten van bezoekers, sponsors en private fondsen. De afgelopen jaren is nieuwe regelgeving geïntroduceerd waar organisatoren en gemeenten rekening mee moeten houden, onder andere op het gebied van duurzaamheid, mobiliteit, aansprakelijkheid, toegankelijkheid en (sociale) veiligheid. Het vergunningsproces voor evenementen wordt door organisatoren als steeds complexer ervaren, met meer regels en verzwaarde procedures. Dit gevoel wordt versterkt door de terugtrekkende beweging van de veiligheidsdiensten, met name politie, waardoor meer verantwoordelijkheden bij de organisatoren terecht komen. Ook het tekort aan vrijwilligers in uitvoering en bestuur speelt de sector al jaren parten. Al met al is de complexiteit bij het organiseren van evenementen groter geworden, voor organisatoren en de gemeente zelf.

Hoewel evenementen veelal voor (en door) inwoners georganiseerd worden en voor veel inwoners van Haarlem belangrijk zijn, ervaart een deel van de inwoners hinder van evenementen. Landelijk en ook in Haarlem is een toename te zien van bewoners die kritiek uiten op de frequentie van evenementen in hun leefomgeving. Het behoud van de balans tussen leefbaarheid en levendigheid is een belangrijk onderdeel van het vernieuwde evenementenbeleid.

Het huidige beleid loopt af Met het 'Evenementenbeleid Haarlem 2018-2022' is gewerkt aan de verbetering, verduurzaming, spreiding en vernieuwing van het Haarlemse evenementenaanbod. Ook het maatschappelijk, economisch en cultureel belang van evenementen voor Haarlem kreeg aandacht. Met de 'Uitvoeringsaanpak Evenementenbeleid Haarlem (2019)', de 'Richtlijn evenementen Gemeente Haarlem (2017)' en de locatieprofielen is gewerkt aan een passend evenementenaanbod voor de stad. Met een beoordelingskader en -criteria zijn subsidies aan nieuwe en bestaande evenementen toegekend. Op het gebied van verduurzaming zijn stappen gezet: met onder meer kennissessies, begeleiding, monitoring, ondertekening van een klimaatakkoord en incidentele subsidies zijn organisatoren geprikkeld om hun evenement te verduurzamen. De in 2020 geïntroduceerde 'Checklist duurzame evenementen Haarlem' is door een groot deel van de organisatoren ingevuld en geeft een indicatie

4

van waar de evenementen staan op het gebied van duurzaamheid. Op dit moment wordt gewerkt aan de realisatie van vaste, duurzame stroompunten bij de Veerplas, de Haarlemmerhout, het Reinaldapark en het Kenaupark. Ook is spreiding van evenementen gestimuleerd, al blijft het centrum de meest populaire locatie. Nog steeds vindt de helft van de grote evenementen daar plaats en blijft er behoefte aan spreiding van evenementen in de stad, zowel in ruimte als in tijd. Het evenementenbeleid van 2018-2022 is verlengd tot en met 2024. Ook de daarop gebaseerde subsidies zijn gecontinueerd in afwachting van het vernieuwde beleid. Het vernieuwde evenementenbeleid bouwt voort op het beleid dat in 2018 is vastgesteld en zet in op de versterking van Haarlem als gastvrije, leefbare en duurzame evenementenstad. In het vernieuwde evenementenbeleid Haarlem komen de ambities vanuit de sector, de stad, de raad en de gemeente samen. Het evenementenbeleid beschrijft onder meer hoe de gemeente ondersteuning biedt aan alle evenementen in de stad, hoe verduurzaming wordt gestimuleerd, en wat nodig is voor spreiding en locatieprofielen. Met een beoordelingskader geeft de raad richting mee voor uiteindelijke subsidiecriteria voor 2026-2028.

5

Leeswijzer Als we het in dit evenementenbeleid hebben over evenementen wordt de volgende definitie gebruikt: “Een evenement is een openbaar toegankelijke, tijdelijke gebeurtenis van recreatieve, culturele en/of sportieve aard. Het is een bijzondere gebeurtenis met een eenmalig of terugkerend karakter, die tegen betaling of gratis voor iedereen toegankelijk is.” (Algemene plaatselijke verordening gemeente Haarlem, afd. 7 - Evenementen, Art. 2.24 - Begripsbepaling). In veel gevallen gaat het daarbij om evenementen die buiten plaatsvinden en vergunning- en/of meldingplichtig zijn, maar er zijn natuurlijk ook evenementen die binnen worden georganiseerd. De vaste programmering van theaters, concertzalen, uitgaansgelegenheden, musea, sportaccommodaties en dergelijke vallen niet onder het evenementenbeleid. Dit geldt ook voor particuliere markten en weekmarkten waar aparte kaders en regelgeving voor zijn. Politieke manifestaties, optochten, herdenkingen en demonstraties vallen onder de Wet Openbare Manifestaties (WOM) en maken daarom geen deel uit van het evenementenbeleid. In dit evenementenbeleid staan we eerst stil bij het belang van evenementen, en lichten we op hoofdlijnen toe wat de uitkomsten van de participatie zijn en welke kaders door de gemeenteraad zijn meegegeven. Vervolgens werken we drie ambities uit: 1.

Een gastvrije evenementenstad voor organisatoren, bewoners en bezoekers; 2. Leefbaarheid en levendigheid in een duurzame stad; 3. Een vernieuwd subsidiekader voor evenementen. Elke ambitie wordt afgesloten met het onderdeel: ‘Wat betekent dit in de praktijk?’ Er worden verschillende acties benoemd waarmee in de komende jaren wordt gewerkt aan het realiseren van de ambities. Die ambities en het beleid kennen geen einddatum. Voor ambitie 3 geldt dat op basis van het beleid een subsidieregeling wordt opgesteld en door het college wordt vastgesteld, wel steeds voor afgebakende subsidieperioden. Een subsidieregeling voor de jaren 2026-2028 kan waar nodig bijgesteld worden voor de periode daarna. Daar waar in dit document wordt gesproken over 'we’, bedoelen we ‘gemeente Haarlem'.

6

1.

Het belang van evenementen in Haarlem Haarlem kent een divers en aansprekend evenementenaanbod. Bevrijdingspop, Haarlem Culinair, Houtfestival, Koningsdag, Bloemencorso, Veerplas festival, Stripdagen, Kerstmarkt, the Big Sing en de Halve van Haarlem zijn enkele voorbeelden van de vele evenementen die zorgen voor een aantrekkelijke en levendige stad. In het grote aanbod zien we evenementen die door de jaren heen zijn opgekomen en zich hebben ontwikkeld. Soms krijgt een evenement geen vervolg, maar veelal ontstaat uit de creatieve energie ook weer een nieuw initiatief. Dit zorgt voor afwisseling en vernieuwing van het aanbod. Evenementen en festivals zijn van belang voor een bloeiende culturele sector en voor talentontwikkeling. Nieuwe makers en artiesten kunnen zich er presenteren en ontwikkelen. Evenementen dragen ook bij aan het ondernemerschap van de stad en versterken de aantrekkingskracht en naamsbekendheid van Haarlem. Ze bevorderen werkgelegenheid en toerisme en trekken regionaal en (inter)nationaal bezoekers. Evenementen brengen bezoekers van verschillende leeftijden en achtergronden samen uit alle stadsdelen van Haarlem en daarbuiten. De diversiteit in soorten evenementen maakt dat er voor veel verschillende doelgroepen aanbod is. Evenementen bevorderen de sociale cohesie en saamhorigheid in de stad.

Bezoekers ontmoeten elkaar, genieten van lekker eten, sport of komen op een laagdrempelige manier in aanraking met cultuur. Zo dragen evenementen en festivals bij aan een levendige en aantrekkelijke stad.

Wat zegt de stad hier zelf over? Voor het opstellen van het vernieuwde beleid vroegen we betrokken partijen naar hun mening over evenementen in Haarlem. Het participatietraject, begeleid door bureau Respons en DSP, bestond uit verschillende onderdelen: • Een bijeenkomst voor organisatoren; • Een bijeenkomst voor inwoners en omwonenden van evenementenlocaties; • Een bijeenkomst voor culturele instellingen en ondernemers; • Een enquête onder inwoners waar 630 reacties op kwamen; • Interviews met betrokken partijen zoals Haarlem Marketing en deskundigen op het gebied van duurzaamheid, veiligheid, (nacht)cultuur, toegankelijkheid, diversiteit en inclusie. Alle belanghebbenden zijn in de gelegenheid gesteld om te reageren. De opkomst verschilde per bijeenkomst; de avond met organisatoren werd het beste bezocht. Bureau Respons heeft ook een analyse van het Haarlemse evenementenaanbod uitgevoerd en onder meer gekeken naar bezoekcijfers en naamsbekendheid, zie bijlage 4. Bloemencorso, Bevrijdingspop en Kerstmarkt zijn opgenomen in de top 100 van grootste evenementen van Nederland. Bijna 40% van de inwoners geeft het evenementenaanbod een 8 of hoger. Bevrijdingspop is met afstand het meest aanbevolen Haarlemse evenement onder de eigen inwoners.

7

Aan de jongeren die betrokken waren bij de participatie voor de 'Nachtvisie en actieplan Haarlem' stelden we aanvullende vragen over evenementen in Haarlem. Jongeren gaven aan veel behoefte te hebben aan uitgaansgelegenheden, evenementen en nachtcultuur. Jongeren gaan hiervoor ook naar andere steden, zoals bijvoorbeeld Amsterdam. Echter, jongeren geven aan dat evenementen die in hun eigen buurt of stad plaatsvinden laagdrempeliger en toegankelijker zijn, een plek waar jongeren ook veel bekenden ontmoeten. Ook kunnen jongeren bij lokale evenementen bijdragen door er bijvoorbeeld vrijwilligerswerk of betaald werk te doen. Uit gesprekken met en projecten van culturele en maatschappelijke instellingen blijkt dat deze instellingen vanwege hun netwerk en expertise een belangrijke rol kunnen spelen bij het communiceren over en betrekken van jongeren bij evenementen. Behoefte aan ontmoeting, vernieuwing en spreiding Uit de participatie blijkt dat Haarlemmers graag evenementen bezoeken en die belangrijk vinden voor verbinding, ontmoeting, levendigheid en het economische profiel van de stad. Samen met andere vrijwilligers een evenement organiseren wordt gewaardeerd en men vindt het fijn om elkaar tijdens een evenement te ontmoeten. Naast waardering voor wat er is, is er ook behoefte aan vernieuwing.

Uit het participatietraject komt naar voren dat culturele instellingen, ondernemers en inwoners graag meer evenementen zien op andere plekken dan het centrum. Haarlem-Noord, Schalkwijk, de Waarderpolder en de parken worden genoemd als locaties. Ook organisatoren zien het belang van spreiding. Verplaatsing van bestaande evenementen blijkt echter lastig: slechts 15% van de organisatoren is bereid een andere plek te overwegen. Naast ruimtelijke spreiding is er ook behoefte aan spreiding in de tijd: inwoners willen meer aanbod in bijvoorbeeld de wintermaanden. Organisatoren blijken echter ook gehecht aan hun plek op de jaarkalender: september is de drukste evenementenmaand. Slechts 12% van de organisatoren is onder voorwaarden bereid hun evenement op een ander moment in het jaar te organiseren. Behoefte aan ondersteuning Organisatoren geven aan dat zij behoefte hebben aan hulp van de gemeente vanwege toegenomen complexiteit in wet- en regelgeving. Maar ook bijvoorbeeld bij het verduurzamen van hun evenement. Ook zien organisatoren een belangrijke faciliterende rol voor de gemeente bij het regelen van voldoende geschikte evenementenlocaties (met name buiten het centrum) en voorzieningen, zoals hekken, afvalvoorzieningen en (vaste) stroompunten. Vereenvoudiging van het proces om een vergunning aan te vragen is een wens van organisatoren.

Opties die worden benoemd om de regeldruk te verlagen zijn onder meer: terecht kunnen bij één loket en de mogelijkheid voor aanvragen van meerjarige vergunningen en financiering. Organisatoren en bewoners ervaren de communicatie rondom evenementen als onduidelijk en hebben behoefte aan duidelijke kaders en richtlijnen. Haarlem Marketing speelt een belangrijke rol als het gaat om citymarketing en zichtbaarheid van evenementen in de stad. Organisatoren zien graag een nog betere samenwerking met de gemeente en Haarlem Marketing.

Startnotitie en moties In oktober 2023 stelde de gemeenteraad de 'startnotitie actualisering evenementenbeleid Haarlem' vast, inclusief zeven doelstellingen voor het nieuwe evenementenbeleid: 1. behoud van een toekomstbestendig evenementenaanbod;

8

2. het bieden van voldoende ruimte voor vernieuwende evenementen, passend bij het profiel van Haarlem; 3. het (blijven) spreiden van evenementen in ruimte en tijd; 4. het verduurzamen van evenementen; 5. het (blijven) bewaken van de balans tussen leefbaarheid, natuur, dierenwelzijn en levendigheid in de stad; 6. het garanderen van de openbare orde en veiligheid tijdens evenementen; 7. het waar mogelijk vereenvoudigen en verduidelijken van processen en voorwaarden met betrekking tot vergunningverlening en financiering voor organisatoren, ondernemers, bewoners en gemeente zelf. Ook met de volgende moties heeft de raad richting gegeven voor het evenementenbeleid: • De motie 'Evenementen, festivals en nachtcultuur dragen ook het Cultuurplan', vraagt erom "de raakvlakken met de doelen uit het Cultuurplan Haarlem 2022-2028: Cultuur Maakt Haarlem te gebruiken als uitgangspunt voor het evenementenbeleid." • De motie 'Keti Koti viering - een subsidie waardig‘ verzoekt "de viering mee te nemen in de uitwerking van het evenementenbeleid voor tenminste de jaren 2024, 2025 en 2026." • De Motie ‘Slavernijmonument met jaarlijkse herdenking en viering’ roept onder andere op om "Keti Koti te financieren uit de incidentele cultuurmiddelen tot en met 2027." Hierbij plaatsen we de kanttekening dat de verhoging van het evenementenbudget geldt t/m 2026.

• De Motie 'Het is pas echt feest, als het een duurzaam evenement is geweest' vraagt: • "Om in het op te stellen evenementenbeleid, samen met de Haarlemse evenementenorganisatoren, ambitieuze en concrete duurzaamheidsdoelstellingen vast te stellen, waarbij minimaal dient te worden aangesloten bij 'Haarlemse routekaart duurzaamheid' en 'Actieprogramma Circulaire Economie 2023-2025'; • Daarbij criteria te formuleren ter bevordering van duurzaamheid van evenementen en bijvoorbeeld de uitfasering van single-use plastics; • Deze criteria terug te laten komen bij de subsidiecriteria; • Hierbij in kaart te brengen welke middelen nodig zijn vanuit de gemeente om evenementen hierbij te helpen." • De Motie: 'Hoogste tijd voor integraliteit, voor subsidie binnen het evenementenbeleid' roept op om "bij de verdere uitwerking van het evenementenbeleid alle evenementen die de gemeente (mede) bekostigt en/of organiseert mee te nemen in het financieel kader en evenementen die de gemeente zelf organiseert langs dezelfde (toekomstige) toetsingskaders te leggen als gesubsidieerde evenementen in Haarlem." • De Motie: 'Welk evenement wil jij? De Haarlemse raad en inwoner aan het roer!' roept op om "naar aanleiding van het participatietraject een nieuw objectief en transparant afwegingskader met criteria op te stellen en deze weer te geven in het nieuwe beleid."

9

2.

Ambities Wanneer we de wensen van de stad, raad, gemeente en organisatoren bij elkaar optellen en daar de regels, kaders en opgaven aan toevoegen, komen we uit op de volgende drie ambities: 1. Gastvrije evenementenstad voor organisatoren, bewoners en bezoekers 2. Leefbaarheid en levendigheid in een duurzame stad 3. Nieuw subsidiekader voor evenementen Elke ambitie wordt afgesloten met het onderdeel: ‘Wat betekent dit in de praktijk?’

2.1. Gastvrije evenementenstad voor organisatoren, bewoners en bezoekers We vinden het belangrijk dat Haarlem een prettige en gastvrije stad is om in te wonen, te werken, te recreëren en om te bezoeken. We willen als stad open staan voor iedereen die een evenement wil organiseren. Daarbij is duidelijkheid nodig over de regelgeving en de kaders waarbinnen een evenement mag plaatsvinden. Want ook voor onze bewoners en bezoekers willen we een gastvrije stad zijn. Rolverdeling gemeente en organisatoren De gemeente maakt beleid, stelt regelgeving op en is subsidieverlener. De gemeente is ook vergunningverlener en verantwoordelijk voor het toezicht en de handhaving. De gemeentelijke evenementencoördinator vervult een centrale rol bij de coördinatie van alle evenementen, zowel gesubsidieerd als niet-gesubsidieerd, en de uitvoering van het beleid, evenals bij het directe contact met alle belanghebbenden. Voor ieder evenement dat in Haarlem plaatsvindt bieden we begeleiding en maatwerk aan. Organisatoren zijn zelf verantwoordelijk voor onder andere het aanmelden van hun evenement, de vergunningsaanvraag, de organisatie van het evenement en het informeren van bewoners en bezoekers. We zien dat – in lijn met het landelijke beeld – Haarlemse evenementen onder druk staan. Vooral de vrij toegankelijke evenementen en vrijwillige evenementenorganisaties hebben het moeilijk.

Ze heffen geen entree, zien inkomsten uit horeca, fondsen en sponsoring teruglopen en krijgen tegelijkertijd te maken met stijgende kosten en toegenomen regeldruk. Daardoor zijn ze kwetsbaar. Het beroep van organisatoren op de gemeente om te ondersteunen, financieel of anderszins, neemt toe. Ook tijdens de participatie kwam de behoefte aan meer ondersteuning terug. In de afgelopen jaren is gewerkt met slechts 1,5 fte voor de coördinatie en begeleiding van evenementen in Haarlem. Door Bureau Respons is een benchmark uitgevoerd om gemeente Haarlem te vergelijken met andere steden van vergelijkbare grootte en orde als het gaat om de coördinatie van evenementen. Breda heeft 3 fte op basis van iets meer evenementen en inwoners. In Almere worden de evenementen gecoördineerd door een extern evenementenbureau en is er 1 fte beleidsmedewerker bij de gemeente. Zandvoort heeft onlangs haar ambtelijke beleidscapaciteit voor evenementen uitgebreid naar 2,5 fte. Om de basis op orde te brengen en vervolgens de ambities te realiseren, is uitbreiding van capaciteit noodzakelijk.

10

Duurzaamheidsladder (DLE) Een manier waarop we als gemeente organisatoren gaan helpen is door hen duidelijke richtlijnen, informatie en inspiratie aan te bieden. Vooral voor duurzame en sociale thema's is hier behoefte aan. We gaan werken met de 'Duurzaamheidsladder Evenementen (DLE)' (zie bijlage 3). Deze tool is in 2024 ontwikkeld in samenwerking met onder andere het Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat, de Provincie Noord-Holland en diverse gemeenten, waaronder de gemeente Haarlem. Het model kan zowel op Europees en landelijk niveau als ook regionaal door provincies, recreatieschappen en gemeenten gehanteerd worden. In eerste instantie is de DLE ontwikkeld met een nadruk op duurzaamheidsthema's – vandaar ook de naam - maar inmiddels is de ladder met andere thema’s uitgebreid. De thema's zijn: • Ecologisch: energie, transport en reizen, materialen, flora en fauna, water en sanitatie, eten en drinken. • Sociaal: vitaliteit en gezondheid, diversiteit, gelijkheid en inclusie en toegankelijkheid. • Governance: mindset en organisatiecultuur, strategie en organisatie, meten en rapporteren, marketing en communicatie. Met de introductie van de DLE bieden we organisatoren duidelijke richtlijnen voor de doelen die we stellen en inspireren we hen op de ambities die we hebben. De DLE is dynamisch en wordt regelmatig bijgewerkt.

Organisatoren kunnen zien wat wettelijk verplicht is voor de drie thema's, ontdekken waar ze nu staan én inspiratie opdoen over wat al gedaan kan worden in voorbereiding op toekomstige ontwikkelingen. Hierdoor is wendbaarheid en differentiatie mogelijk en zo kunnen organisatoren naar eigen mogelijkheden en inzicht zich per thema ontwikkelen. De gemeente als organisator Van oudsher worden de Kerstmarkt en kermissen door de gemeente Haarlem georganiseerd en gecoördineerd. Voor het stilstaande Bloemencorso wordt opdracht gegeven door de evenementencoördinator. De gemeente kan niet zelf subsidie aanvragen voor deze evenementen en tegelijkertijd opdrachtgever en/of organisator, vergunningverlener en handhaver zijn. De gemeente ziet voor de toekomst daarom geen rol voor zichzelf als opdrachtgever en/of organisator. We onderzoeken de komende periode de mogelijkheid van een externe evenementenorganisatie om deze rol van de gemeente over te nemen. Hierover meer op pagina 20 en 21. Verwelkomen landelijke evenementen Als stad willen we een gastvrij onthaal kunnen bieden aan eenmalige, landelijke, grootschalige evenementen, zoals we bijvoorbeeld in 2014 hebben gedaan met Serious Request. Dit soort evenementen versterkt het imago en vergroot de aantrekkingskracht van de stad.

In tegenstelling tot reguliere jaarlijkse evenementen zijn ze vaak groter, opvallender en trekken ze een breder publiek, wat de stad voor korte tijd in de landelijke schijnwerpers zet. Voor deze eenmalige, landelijke, grootschalige evenementen is, naast de ambtelijke begeleiding van de evenementencoördinator, altijd aparte besluitvorming en extra capaciteit en budget nodig. Wat betekent bovenstaande in de praktijk? Informatievoorziening en DLE • We zetten een digitaal evenementenplatform op voor evenementenorganisatoren. Dit platform biedt onder andere informatie over de ecologische, sociale en governance thema's van de DLE. Daarnaast vinden organisatoren hier informatie en tools met betrekking tot locaties, dataverzameling, het tekenen van plattegronden en sjablonen voor veiligheids- en mobiliteitsplannen.

11

• We organiseren bijeenkomsten en kennissessies om organisatoren te informeren over duurzame, sociale en governance thema's, wet- en regelgeving en ontwikkelingen in de branche. Ook kunnen organisatoren elkaar ontmoeten en informatie uitwisselen. • We nodigen stakeholders uit voor kennissessies en congressen in andere gemeenten als inspiratie en op vrijwillige basis, zoals we de afgelopen jaren bijvoorbeeld hebben gedaan met ADE Green. Praktische ondersteuning • We gaan voor organisatoren - indien mogelijk kosteloos - fysieke voorzieningen regelen zoals rolstoel- en fietsvriendelijke kabelgoten en schrikhekken voor wegafzettingen. Hierbij houden we rekening met de regels rondom staatssteun en eventueel concurrentiebeding. De incidentele en structurele kosten brengen we in kaart. De gemeente als organisator • We onderzoeken of een externe organisatie de rol van organisator kan overnemen van evenementen die voorheen door de gemeente georganiseerd werden en/of waar de gemeente opdracht toe geeft. Besluitvorming over de toekomst van de Kerstmarkt en kermissen wordt separaat aan de gemeenteraad voorgelegd. Verwelkomen landelijke evenementen • We brengen in beeld welke eenmalige, landelijke, grootschalige evenementen van toegevoegde waarde kunnen zijn in Haarlem.

Terugdringen van regeldruk Het veilig laten plaatsvinden van evenementen heeft altijd prioriteit. Onze ambitie is om de regeldruk bij organisatoren te verlichten. Daarom willen we meer risicogericht in plaats van regelgericht gaan werken. Dat betekent maatwerk. Het evenementenvergunningenproces moet hiervoor anders worden ingericht, met meer nadruk op de fase vóór de aanvraag. Een gezamenlijke risicoanalyse vormt hierbij het vertrekpunt, wat leidt tot criteria voor minimale veiligheidseisen waaraan het evenement moet voldoen. Er zijn locaties in de stad waar behoefte is om meerdere activiteiten per jaar te laten plaatsvinden die bijdragen aan de exploitatie van de onderneming waarvoor steeds opnieuw, onder dezelfde voorwaarden, een evenementenvergunning wordt aangevraagd. Dit zorgt voor veel dubbel werk voor zowel organisatoren als de gemeente. Dat willen we efficiënter en makkelijker gaan regelen in de toekomst. Wat betekent het terugdringen van regeldruk in de praktijk? • We maken het evenementenloket efficiënter. Het loket is de eerste 'halte’ voor organisatoren als zij een evenement willen organiseren. Als onderdeel van dit loket introduceren we een spreekuur voor organisatoren. • We gaan: • Het aanmeldproces voor de evenementenkalender vereenvoudigen. • Het aanvraagproces van een evenementenvergunning vereenvoudigen.

• Uitzoeken of we met een vaste plek op de kalender kunnen gaan werken. • Differentiatie van legeskosten toepassen. • (vergunnings)procedures waar mogelijk verkorten. • (een vorm van) meerjarige vergunningen mogelijk maken. Op die manier kunnen we het vergunningenproces verbeteren en versnellen, en zo sluiten we aan bij de wensen en behoeften van de organisatoren en gemeente.

12

• We onderzoeken andere vergunningsvormen voor bepaalde vaste locaties waar evenementen regelmatig plaatsvinden en geven daar vervolg aan. Hierbij kan gedacht worden aan parapluvergunningen en exploitatievergunningen voor bepaalde tijd.

Toegankelijkheid van evenementen en sociale veiligheid in de stad We hechten veel waarde aan een evenementen- en cultuuraanbod dat voor iedereen toegankelijk is, in de breedste zin van het woord. We streven ernaar dat alle Haarlemmers, ongeacht hun achtergrond, kunnen genieten van de evenementen en festivals in Haarlem. Om dit mogelijk te maken is meer aandacht nodig voor groepen voor wie dat op dit moment niet vanzelfsprekend is. Als gemeente Haarlem zijn we aangesloten bij het 'Rijksprogramma Veilige Steden' en geven we uitvoering aan het 'Actieplan Veilige Steden.' Onlangs is het 'Actieprogramma Veilig en Gastvrij uitgaan in Haarlem' vastgesteld, met diverse bijbehorende activiteiten om sociale veiligheid te bevorderen. We verwachten van organisatoren dat ze zich inspannen om hun evenementen veilig, toegankelijk en prettig te laten plaatsvinden voor bezoekers en medewerkers. We verwijzen hierbij naar de DLE, die inspiratie biedt over diversiteit, gelijkheid en inclusie, toegankelijkheid en governance. Wat betekent toegankelijkheid van evenementen en sociale veiligheid in de stad in de praktijk? Informatie en inspiratie • Organisatoren gebruiken de sociale en governance thema's van de DLE om uit te leggen hoe ze zich hiermee bezighouden. Samen met organisatoren bekijken we aan de hand van de DLE welke inspanningen we redelijkerwijs van hen kunnen verwachten.

• De ambassadeurs toegankelijkheid Haarlem hebben aangegeven mee te willen denken. Gesprek faciliteren • We richten focusgroepen in om het gesprek met elkaar aan te gaan over de sociale en governance thema's van de DLE. Wat verwachten we van organisatoren? • We verwachten dat onze organisatoren van onbesproken levensgedrag zijn. We onderzoeken de juridische mogelijkheden om organisatoren hierop te toetsen en dit te kunnen laten meewegen bij het verlenen van een vergunning of bij het toekennen van een subsidie. • We verwachten dat organisatoren inspanning leveren om specifieke doelgroepen en gebruikers van de Haarlempas te verwelkomen op hun evenement.

2.2. Leefbaarheid en levendigheid in een duurzame stad Evenementen zijn belangrijk voor inwoners en bezoekers van Haarlem, maar ze kunnen ook overlast veroorzaken voor mens, dier en natuur. Daarom is het belangrijk om de balans te behouden tussen de levendigheid die evenementen brengen en de leefbaarheid van de stad. Spreiding in ruimte en tijd is daarvoor een belangrijk middel. We gebruiken sturingsinstrumenten om te bepalen binnen welke kaders een evenement plaats mag vinden. Verduurzaming van evenementen vinden we belangrijk. We geven aan wat we van organisatoren verwachten en hoe we hen daarbij kunnen ondersteunen als gemeente.

13

Spreiding van evenementenlocaties Haarlem is voor organisatoren en bezoekers een gewilde evenementenstad. We zien dan ook dat er in de stad steeds meer evenementen op zoek zijn naar een geschikte plek. We hebben te maken met schaarse ruimte in Haarlem. Veel organisatoren willen hun evenement graag in het centrum van Haarlem organiseren, maar de ruimte daar is beperkt. Er is behoefte aan meer evenementenlocaties met een evenementenlocatieprofiel in de openbare ruimte in Haarlem. We blijven inzetten op de spreiding van evenementen over de stad. Daarnaast zijn de huidige evenementenlocatieprofielen toe aan een actualisatie. Sommige kloppen niet meer met de huidige situatie en van andere buitenlocaties in de openbare ruimte is nog geen locatieprofiel opgesteld. In de Haarlemse Nachtvisie wordt omschreven dat in de stad behoefte is aan meer geschikte locaties voor nachtcultuur. Hierbij gaat het voornamelijk om locaties binnen. Wat betekent spreiding van evenementenlocaties in de praktijk? • De huidige locatieprofielen worden bijgewerkt. Zie ook de volgende paragraaf 'Ontwikkelen van sturingsinstrumenten' voor evenementen op pagina 14. • Organisatoren die op zoek zijn naar een geschikte locatie voor hun evenement ontvangen van ons informatie over beschikbare locaties. Daarnaast zijn organisatoren vrij om zelf te onderzoeken welke locaties voor hen nog meer geschikt kunnen zijn.

• We gaan het beter spreiden van evenementen door de stad mogelijk maken. We kijken onder andere naar locaties in Schalkwijk, Haarlem Noord en de Waarderpolder (Schoteroog), en onderzoeken de mogelijkheden op het water. • We gaan ervoor zorgen dat de juiste evenementen op nieuwe locaties landen, als het nodig is doen we dit door middel van tenders of concessies.

Ontwikkelen van sturingsinstrumenten voor evenementen Niet alleen het aantal beschikbare plekken om een evenement te organiseren in de stad is beperkt, we hebben ook te maken met beperkingen in tijd en ruimte op de beschikbare locaties zelf. Met name het aantal grotere evenementen in Haarlem (categorie B en C) is de laatste jaren sterk gegroeid. Deze evenementen kunnen niet altijd op de gewenste locatie plaatsvinden. Wanneer meerdere evenementen aanspraak maken op dezelfde locatie en/of datum, of wanneer het maximale aantal evenementendagen zoals genoemd in het locatieprofiel wordt overschreden, moet er een keuze worden gemaakt. Er is dan sprake van een schaarse vergunning. Om de schaarse vergunningen te kunnen verdelen en om de balans tussen leefbaarheid, levendigheid, natuur- en dierenwelzijn te bewaken zijn sturingsinstrumenten nodig. Deze instrumenten maken voor organisatoren, bewoners en de gemeente duidelijk welk evenement al dan niet mag plaatsvinden, en ook binnen welk kader. Denk hierbij aan locatieprofielen die geborgd zijn in het omgevingsplan en een afwegingskader. Duurzaamheidscriteria behoren ook tot de sturingsinstrumenten. Daarover meer op pagina 15 en 16. We verwachten dat de sturingsinstrumenten duidelijkheid en een gelijk speelveld creëren voor organisatoren en gemeente. Daarom geven we hier prioriteit aan.

De sturingsinstrumenten kunnen in de praktijk ook betekenen dat er incidenteel (extra) regeldruk ontstaat. We gaan organisatoren hierbij ondersteunen. Wat betekent het ontwikkelen van sturingsinstrumenten voor evenementen in de praktijk? • Bestaande evenementenlocatieprofielen worden herzien en in lijn gebracht met het vernieuwde evenementenbeleid. • We borgen de locatieprofielen in het omgevingsplan.

14

• Om evenementen te kunnen verankeren in een omgevingsplan moeten aanzienlijke incidentele plan- en onderzoekskosten gemaakt worden. Voor de verschillende locaties vindt participatie met alle stakeholders plaats. • Voor elke locatie zal een beoordeling plaatsvinden om te bepalen welke geluidsbelasting acceptabel is tijdens evenementen en festivals, rekening houdend met de specifieke omstandigheden per locatie. Uitgangspunt is het creëren van balans tussen een geslaagd evenement en het beperken van overlast. • We gebruiken locatieprofielen om informatievoorziening naar organisatoren toe te verbeteren, bijvoorbeeld over stroom- en waterpunten of hemel- en afvalwater op een bepaalde locatie. • We stellen een afwegingskader op voor het verdelen van plekken bij schaarste. Mogelijke elementen zijn: • De aansluiting van het evenement bij de gewenste locatie (aan de hand van het locatieprofiel). • De mate waarin het evenement aansluit bij de ambities zoals geformuleerd in het Evenementenbeleid Haarlem. • De betekenis voor de stad en kwaliteit van programmering. • De zakelijke kwaliteit en praktische uitvoerbaarheid van het evenement. • Het publieksbereik (aantal bezoekers en bezoekersprofiel). • De aandacht voor thema's uit de DLE. • Gemeentebreed vindt een inventarisatie aanpak schaarse vergunningen plaats. Evenementen worden hierin meegenomen.

• Om spreiding over de gehele gemeente mogelijk te maken worden voor nieuwe locaties evenementenlocatieprofielen opgesteld.

Verduurzaming van evenementen Haarlem heeft flinke ambities als het gaat om duurzaamheid, natuur en klimaat, met doelen zoals geformuleerd in: ‘Aardgasvrij in 2040’ , ‘Klimaatbestendig in 2050’ en 'Actieprogramma Circulaire Economie'. We verwachten van alle evenementen die in de stad plaatsvinden dat ze werk maken van verduurzaming. Dit geldt voor gesubsidieerde en niet-gesubsidieerde evenementen en voor vergunningplichtige en niet-vergunningplichtige evenementen. Een groep koplopers van organisatoren onderschrijft de ambities, maar andere evenementen hebben, ondanks tot nu toe geboden ondersteuning, nog onvoldoende stappen gezet richting het organiseren van een duurzaam evenement. En dat terwijl evenementen een belangrijke rol kunnen spelen in de duurzaamheidstransitie. Ze hebben directe invloed op thema’s zoals afval, energie, mobiliteit en voedsel en hiermee ook op de reductie van hinder. Ook kunnen ze als proeftuin dienen voor duurzame innovaties en hebben ze een groot bereik om door middel van hun programmering en uitvoering bewustzijn te creëren bij hun bezoekers. We gaan evenementen toetsen en beoordelen op hun inspanningen wat betreft duurzaamheid en natuur- en dierenwelzijn. Door middel van regelgeving stimuleren we organisatoren om te verduurzamen en we bieden ondersteuning op inhoudelijk, praktisch en financieel vlak.

Hiermee geven we invulling aan de motie ‘Het is pas echt feest als het een duurzaam evenement is geweest’. We vinden het belangrijk dat de transitie om te verduurzamen niet tot onhandelbare regeldruk leidt. Verduurzaming is een proces van experimenteren, vallen en opstaan. Om te kunnen bepalen op welke manier een evenement verduurzaamd kan worden, is de eerste stap om goed in kaart te brengen waar het evenement staat en op welke gebieden verduurzaming nodig is. We gebruiken hiervoor de DLE die inspiratie biedt en inzichtelijk maakt wat een organisator kan doen om te verduurzamen. Het invullen en monitoren van de DLE behoeft aandacht. Organisatoren weten vaak

15

nog niet waar ze staan en wat nodig is. Daarom ondersteunen we organisatoren hierbij, en gebruiken we samen de DLE als handvat voor gesprek. Begeleiding maakt het werken met de DLE zinvol en voorkomt dat dit slechts een verplichting is die enkel zorgt voor extra regeldruk. Wat betekent het verduurzamen van evenementen in de praktijk? Wat vragen we van organisatoren? • We willen dat organisatoren inzichtelijk maken wat hun inspanningen zijn op het gebied van duurzaamheid. Organisatoren gebruiken de DLE om te laten zien waar ze staan, tenzij ze een duurzaamheidscertificaat kunnen overleggen van Greener Festival Award, Future Proof Festival, Green Key Evenementen of Barometer Duurzame Evenementen. • De DLE wordt gebruikt voor de toetsing van zowel vergunningen als subsidie. Als een duurzaamheidstoets al is gedaan voor het aanvragen van een vergunning, dan kan die toetsing als basis dienen voor de beoordeling van een subsidie en andersom. Op die manier hoeft een duurzaamheidstoets niet dubbel plaats te vinden en voorkomen we verdere verhoging van regeldruk. • We stellen nadere regels op voor verschillende ecologische thema’s zoals energie, mobiliteit, materialen, flora en fauna, water, eten en drinken. Deze regels worden opgenomen in de vergunningsvoorwaarden en zullen gefaseerd worden ingevoerd, om te beginnen bij grotere evenementen.

Ondersteunen van verduurzaming • We ondersteunen organisatoren bij het invullen van de DLE en door het aanbieden van monitoringtools zoals een duurzaamheidsscan en 0-meting. De 0-meting fungeert als startpunt voor monitoring en creëert bewustzijn bij een organisator. Uitkomsten van een 0meting kunnen ook bepalen welke financiële bijdrage eventueel nodig is. • Het op te stellen digitale evenementenplatform kan benut worden voor het bieden van informatie over ecologische en sociale thema's. • We organiseren kennissessies op het gebied van verschillende ecologische en sociale thema's. Faciliteren van verduurzaming • Voor stroompunten loopt een opdracht voor een aantal evenementenlocaties en er is budget gerealiseerd. Het streven is dat er vanaf 2027 vaste stroompunten worden geïnstalleerd op verschillende evenementenlocaties. De planning is echter sterk afhankelijk van de wachttijden bij Liander en de drukte op het elektriciteitsnet. Insteek is om het betaalbaar en gebruiksvriendelijk te houden. • We gaan de duurzame faciliteiten op evenemententerreinen beter in kaart brengen en waar nodig uitbreiden. Voor stroompunten loopt al een opdracht voor een aantal evenementenlocaties en er is budget gerealiseerd. Het streven is dat er vanaf 2027 vaste stroompunten worden geïnstalleerd op verschillende evenementenlocaties.

De planning is echter sterk afhankelijk van de wachttijden bij Liander en de drukte op het elektriciteitsnet. Insteek is om het betaalbaar en gebruiksvriendelijk te houden. Daarnaast onderzoeken we wat de mogelijkheden zijn voor watervoorzieningen op de verschillende evenementenlocaties. • We willen een duurzaam drinkbekersysteem voor stadsbrede, openbaar toegankelijke evenementen opzetten. Het open karakter en de grote hoeveelheid betrokken ondernemers zal extra middelen, inzet en capaciteit vragen die we willen dekken vanuit beschikbare duurzaamheidsmiddelen. Bloemencorso • De gemeente is in gesprek met het Bloemencorso over verduurzaming. Om verduurzaming te stimuleren worden met het Bloemencorso aparte afspraken gemaakt om jaarlijks te toetsen waar het evenement staat op het gebied van duurzaamheid.

16

2.3. Vernieuwd subsidiekader voor evenementen In de afgelopen jaren is er veel discussie gevoerd over de financiering van evenementen. Verzoeken om steun voor nieuwe initiatieven of voor dekking van kostenstijgingen bij bestaande festivals zorgen voor een grotere druk op het evenementenbudget. De raad heeft, vanwege grote kostenstijgingen en een brede roep om ondersteuning vanuit de sector, incidentele middelen beschikbaar gesteld tot en met 2026. Deze incidentele middelen zijn primair bedoeld voor financiële ondersteuning van evenementen. Als gemeente ondersteunen we evenementen niet alleen vanuit het evenementensubsidiebudget. Sommige evenementen ontvangen naast een evenementensubsidie ook incidentele bijdragen vanuit SPUK-subsidies of andere regelingen. Voor het binnenhalen van (top)sportevenementen is apart budget begroot (tot en met 2026). De diverse financiering komt ook voort uit de diversiteit van evenementen zelf. Sommige hebben een uitgesproken cultureel profiel, andere vervullen een rol binnen het Haarlemse sportklimaat, en weer andere zijn vooral van economische betekenis. Van Keti Koti tot Bloemencorso, van Honkbalweek tot Houtfestival, van Culinair tot Kunstlijn; eigenlijk geldt alleen het periodieke karakter en de typering ‘evenement’ als gemene deler.

Inhoudelijk gaat het om uiteenlopende zaken die van verschillende betekenis zijn voor de diverse gemeentelijke doelstellingen voor Haarlem. Het evenementenbudget kan slechts in beperkte mate bijdragen aan alle doelstellingen ten aanzien van economie, (nacht)cultuur, participatie, diversiteit, inclusie en sport. De druk op het evenementenbudget is groot en dwingt tot scherpe keuzes. We willen een gelijk speelveld voor de subsidiëring van evenementen garanderen en duidelijkheid bieden voor de komende jaren. Daarom introduceren we een subsidieregeling voor 2026-2028. Nadat het vernieuwde evenementenbeleid definitief is vastgesteld door de raad, wordt de daarop gebaseerde subsidieregeling voor 2026-2028 door het college vastgesteld. Het jaar 2025 geldt als overgangsjaar, waarin de huidige subsidies nog eenmaal worden gecontinueerd. Voor de periode na 2026-2028 zal in 2028 weer een nieuwe subsidieronde plaatsvinden. De subsidieregeling kan dan waar nodig aangepast worden om goed aan te blijven sluiten bij landelijke subsidierondes en ontwikkelingen in de stad. Subsidieregeling 2026-2028 met twee categorieën We introduceren een subsidieregeling voor 2026-2028. Met de regeling maken we een gelijk speelveld voor organisatoren mogelijk. Organisatoren kunnen voor bestaande of nieuwe evenementen een aanvraag indienen.

Alle aanvragen worden beoordeeld volgens de voorwaarden en criteria die in de subsidieregeling worden vastgelegd. Voor een aantal evenementen geldt dat we ze op voorhand meerjarige zekerheid willen bieden en niet laten concurreren met alle subsidieaanvragers. Daarom maken we in de subsidieregeling onderscheid tussen twee categorieën: 1. Evenementen van breed maatschappelijk belang Enkele evenementen zijn van belang voor de hele stad, markeren belangrijke gebeurtenissen of tradities en worden op meerdere plekken in Nederland gevierd. Het is belangrijk dat deze evenementen plaatsvinden en daarom concurreren ze niet met andere aanvragen. We reserveren voor deze evenementen een maximaal toe te kennen bedrag. Ondergenoemde bedragen zijn tot stand gekomen op basis van eerdere edities en recente gesprekken met de organisatoren over de toekomst. In de subsidieregeling 2026-2028 wordt het subsidieplafond per evenement vastgelegd.

17

Voor de evenementen uit categorie 1 moet een aanvraag worden ingediend. In de subsidieregeling 2026-2028 wordt vastgelegd of een of meerdere organisaties die aanvraag kunnen indienen. De aanvragen worden volgens de voorwaarden en criteria van de regeling beoordeeld, en vervolgens wordt per aanvraag het toe te kennen bedrag bepaald. In categorie 1 van de subsidieregeling onderscheiden we de volgende evenementen: Evenement Stichting Bevrijdingspop Stichting Oranjecomité/Koningsdag Stichting Keti Koti Haarlem Pride Haarlem Sinterklaasintocht (centrum) Totaal

Max. beschikbaar budget (jaarlijks te indexeren) 120.000 50.000 5.000 10.000 10.000 (+ 10.000 matching budget economie) 195.000

Bevrijdingspop heeft eerder gepleit voor een garantieregeling, die bij slecht weer soelaas moet bieden. Binnen het gemeentelijk beleid zijn garantstellingen niet aan de orde. Gelet op het feit dat Bevrijdingspop een van de organisaties is uit categorie 1 van de regeling, mag de organisatie erop rekenen dat de gemeente zich de komende jaren blijft inspannen voor de continuïteit van het festival. 2. Evenementen algemeen Het grootste deel van het subsidiebudget wordt opengesteld voor aanvragen van bestaande en nieuwe evenementen in 2026-2028. Organisatoren kunnen een aanvraag indienen voor jaarlijks terugkerende evenementen, maar ook eenmalige edities en biënnales. We kiezen ervoor om zowel bestaande als nieuwe evenementen de ruimte te geven om aan te vragen. Bestaande evenementen willen we zoveel als mogelijk blijven ondersteunen. We stimuleren ontwikkeling in de kwaliteit en vernieuwing van de programmering. Ook nieuwe initiatieven zijn welkom om een aanvraag in te dienen: we verwelkomen nieuwe evenementen in de stad. Nieuwe evenementen hebben ook vaak een grote(re) financieringsbehoefte omdat eerste edities meestal meer geld kosten en er nog aan naamsbekendheid gewerkt moet worden. Met een mix van bestaande, vernieuw(en)de en nieuwe evenementen komen we tot een toekomstbestendig Haarlems evenementenaanbod.

Op pagina 20 en 21 geven we een overzicht van de beschikbare middelen en verdeling per subsidiecategorie. Aanvraagperiode en beoordelingsproces Aanvragen – voor bestaande evenementen en nieuwe initiatieven – kunnen in de zomer van 2025 ingediend worden. Het beoordelen en beschikken van aanvragen vindt plaats in het najaar van 2025. Voor de beoordeling van de aanvragen gaan we werken met een externe adviescommissie. Deze commissie wordt benoemd door het college van burgemeester en wethouders en bestaat uit experts met uiteenlopende kennis van het evenementenveld. Een externe commissie maakt het mogelijk om onafhankelijk en deskundig te beoordelen, met expertise op het gebied van bijvoorbeeld cultuur, sport, veiligheid, duurzaamheid, diversiteit en toegankelijkheid, organisatie, financiering en bedrijfsvoering. Daarnaast willen we onze rol als facilitator/ondersteuner scheiden van de rol als beoordelaar, om de objectiviteit van het subsidieverdelingsproces te waarborgen. De commissie beoordeelt de aanvragen aan de hand van de voorwaarden en criteria die in de subsidieregeling zijn vastgelegd. Per criterium kent de commissie een score toe aan een aanvraag.

18

Naast de beoordeling per aanvraag wordt de commissie ook gevraagd advies uit te brengen over het geheel aan aanvragen, zodat rekening gehouden kan worden met een voldoende divers aanbod en spreiding over de stad en het jaar. Op basis van afzonderlijke scores, de commissiebespreking en de beoordeling van het geheel van de aanvragen wordt een verdeling van het beschikbare budget gemaakt tot aan het subsidieplafond – de zogeheten zaaglijn. Aanvragen die positief beoordeeld worden maar minder hoog scoren en onder de zaaglijn terecht komen, of negatief beoordeeld worden, worden niet gehonoreerd. Aanvragen voor categorie 1 kunnen niet onder de zaaglijn terecht komen, omdat voor deze evenementen budget gereserveerd is. De commissie wordt in het gehele beoordelingsproces ambtelijk begeleid door de gemeente Haarlem. Op basis van het advies van de commissie neemt het college van B&W een besluit en worden de subsidies voor 2026-2028 in het najaar van 2025 beschikt. Beoordelingskader Met het hieronder geformuleerde beoordelingskader geeft de gemeenteraad richting mee voor de op te stellen subsidiecriteria die door het college worden vastgelegd in de subsidieregeling 20262028: 1. Betekenis voor de stad en kwaliteit van programmering We vinden het belangrijk dat een evenement onderscheidend en aanvullend is voor het evenementenaanbod van Haarlem.

Dit geldt in het bijzonder voor evenementen die bijdragen aan de profilering van de stad omdat ze (inter)nationaal uniek zijn. Daarnaast vinden we het belangrijk dat zoveel mogelijk doelgroepen in Haarlem worden bediend. De adviescommissie beoordeelt ook de kwaliteit van de programmering. Kunst en (nacht)cultuur zijn belangrijk voor Haarlem. We vragen organisatoren om aan te sluiten bij de doelen zoals geformuleerd in het Cultuurplan 20222028, in navolging van de motie ‘Evenementen, festivals en nachtcultuur dragen ook het Cultuurplan’. 2. Governance De adviescommissie beoordeelt de mate van professionaliteit van een evenement, met oog voor de verschillen tussen zakelijke organisaties en initiatieven van vrijwilligers. Hierbij wordt bijvoorbeeld gekeken naar realistische doelstellingen en uitvoerbaarheid van de plannen, zakelijke kwaliteit en relevante samenwerkingspartners. We baseren ons hierbij ook op de DLE en dan met name de governance thema's die hierin worden genoemd: mindset en organisatiecultuur, strategie en organisatie, meten en rapporteren, marketing en communicatie. Bij bestaande evenementen wordt gekeken naar evaluatie, reflectie en zicht op doorontwikkeling en toekomstbestendigheid. 3. Gezonde financiering De adviescommissie beoordeelt de begroting van het evenement en de mate waarin deze realistisch en goed onderbouwd is.

Ook wordt bekeken of de financieringsmix divers is en er een risicoanalyse heeft plaatsgevonden. De commissie kijkt naar de gevraagde bijdrage van de gemeente ten opzichte van de totale begroting en de werving van andere fondsen. In de nog op te stellen subsidieregeling wordt mogelijk een maximaal percentage opgenomen voor subsidie vanuit de gemeente. 4. Gastvrijheid en bereik Van subsidieaanvragers verwachten we dat ze aangeven hoe ze bij hun evenement aandacht besteden aan de sociale thema's van de DLE: vitaliteit en gezondheid, diversiteit, gelijkheid en inclusie en toegankelijkheid. De invulling verschilt per evenement, afhankelijk van locatie, profiel en programma. We kijken naar het publieksbereik van het evenement en vragen organisatoren om daarbij ook aandacht te besteden aan toegankelijkheid voor diverse groepen Haarlemmers. Indien

19

een evenement werkt met tickets vragen we organisatoren om een deel van de tickets gratis of met korting beschikbaar te stellen voor gebruikers van de Haarlempas. 5. Leefbaarheid en levendigheid in een duurzame stad De adviescommissie beoordeelt de mate waarin het evenement probeert rekening te houden met de omgeving, bijvoorbeeld door aandacht voor en communicatie met omwonenden en maatregelen om de hinder voor de omgeving te beperken. Mogelijk kunnen extra punten verdiend worden als het evenement bijdraagt aan een betere spreiding op de kalender, in tijd en ruimte. We willen dat alle evenementen werk maken van verduurzaming en ambitie laten zien. Hierbij onderscheiden we de ecologische thema’s van de DLE zoals energie, mobiliteit, materialen, flora en fauna, water en eten en drinken. De adviescommissie beoordeelt de aanvragen hierop, in navolging van de motie ‘Het is pas echt feest, als het een duurzaam evenement is geweest’. Zoals eerder benoemd is het mogelijk dat een duurzaamheidstoets al heeft plaatsgevonden bij vergunningverlening. Die toetsing kan dan als basis dienen voor de beoordeling van een subsidieaanvraag of andersom. Op die manier hoeft een duurzaamheidstoets niet dubbel plaats te vinden. Wat betekent een nieuw subsidiekader voor evenementen in Haarlem in de praktijk? Subsidieregeling 2026-2028 • Voor 2026-2028 wordt een subsidieregeling opgesteld.

Aanvragen voor 2026-2028 kunnen in de zomer van 2025 ingediend worden. Het beoordelen en beschikken van aanvragen – voor bestaande evenementen én nieuwe initiatieven – vindt plaats in het najaar van 2025. In 2028 wordt de subsidieregeling waar nodig aangepast voor de volgende periode. • In de regeling maken we onderscheid tussen twee categorieën: 1) evenementen van breed maatschappelijk belang en 2) evenementen algemeen. Adviescommissie • We werven een externe adviescommissie op basis van een profiel dat voorziet in diverse deskundigheden. De commissieleden worden door het college van B&W benoemd. Beoordelingskader • Om te bepalen welke evenementen subsidie krijgen, gebruiken we criteria en voorwaarden die worden vastgelegd in een subsidieregeling. Bovenstaand beoordelingskader fungeert hiervoor als basis.

Kerstmarkt, kermissen en (stilstaand) Bloemencorso Voor enkele evenementen is een andere aanpak nodig. Zoals eerder aangegeven op pagina 11 onder de paragraaf 'De gemeente als organisator', zal in 2025 onderzocht worden of de gemeentelijke rol als organisator van deze evenementen afgebouwd kan worden. De gemeente kan niet zelf subsidie aanvragen voor haar eigen evenementen. Voor de Kerstmarkt en kermissen blijft aparte besluitvorming en financiering nodig, in afwachting van besluitvorming over een externe evenementenorganisatie. De kosten van het rijdende en stilstaande Bloemencorso blijven vooralsnog gedekt worden vanuit het evenementenbudget. De bijzondere status van immaterieel erfgoed rechtvaardigt dit ook. Indien het bedrag in de komende jaren omlaag gebracht kan worden, komt dit ten goede aan subsidiecategorie 2. Over de financiering van deze evenementen nog het volgende: Kerstmarkt en kermissen • Voor markten en kermissen geldt specifiek beleid, waaronder de Marktverordening gemeente Haarlem 2014 en beleidsnota De Haarlemse Kermissen 2009. De gemeentelijke marktmeesters

20

hebben een belangrijke rol in de organisatie en standplaatsverdeling. Vanuit die achtergrond is ook de verantwoordelijkheid voor het organiseren van de Kerstmarkt ontstaan. • De Kerstmarkt is nooit vanuit het evenementenbudget gefinancierd, noch zijn er elders binnen de gemeentebegroting structurele middelen beschikbaar. • In overleg met de BIZ, Haarlem Marketing en andere betrokkenen zal onderzocht worden of de organisatie van de Kerstmarkt en kermissen op afstand van de gemeente geplaatst kan worden. Naast de mogelijke organisatie zal voor betreffende evenementen ook naar de financiering, opzet en omvang gekeken worden, op basis van een evaluatie. Aan de hand hiervan kan in een separaat proces besluitvorming plaatsvinden over de toekomst van onder meer de Kerstmarkt, waarbij ook de opbrengsten en lasten voor de stad worden betrokken. Dan wordt besloten of en hoeveel budget voor de Kerstmarkt benodigd blijft en welke organisatie- en financieringsvorm passend is. Bloemencorso • Het Bloemencorso kent een lange traditie en heeft de status van UNESCO immaterieel erfgoed. • Het Bloemencorso legt van oudsher een groot beslag op het evenementenbudget. In 2024 bedroeg de bijdrage voor het rijdende Bloemencorso € 110.000. De kosten voor de stilstaande Bloemencorso (op zaterdagavond en zondag) bedroegen € 40.000.

• De Stichting Bloemencorso Bollenstreek stelt een bijdrage per inwonertal voor, waarmee Haarlem de grootste bijdrager is. Het rijdende Bloemencorso komt Haarlem binnen aan het eind van de zaterdag en trekt minder bezoek dan het stilstaande Bloemencorso. Zonder een rijdend Bloemencorso kan er echter geen stilstaand Bloemencorso zijn. • Het stilstaande Bloemencorso werd voorheen ook door de stichting Bloemencorso Bollenstreek georganiseerd. In 2024 bleek de stichting hier niet meer toe bereid, en heeft de gemeente opdracht verleend. • Tot afgelopen jaar hadden gemeente en stichting een contract voor het Bloemencorso, inclusief facturering door de stichting. Het contract is verlopen, het jaar 2025 is een overgangsjaar. • In tegenstelling tot andere evenementen die een meerjarige subsidieaanvraag kunnen indienen voor 2026-2028 willen we bij het Bloemencorso werken met een jaarlijkse subsidieaanvraag en toekenning. Dit biedt ruimte voor tussentijds bijsturen. De wens is om het totaal gereserveerde budget voor het Bloemencorsoweekend de komende jaren te verlagen, bijvoorbeeld door een goedkopere locatie voor het stilstaande Bloemencorso te onderzoeken.

• De organisatie van het (stilstaande) Bloemencorso en de betekenis voor de stad worden meegenomen in het onderzoek naar een externe evenementenorganisatie, zodat ook de financiering van het Bloemencorso in de separate besluitvorming betrokken kan worden.

21

Samenvattend overzicht subsidiekader In 2025 tot en met 2028 zijn ten behoeve van evenementen de volgende budgetten beschikbaar:

Structureel budget Incidenteel extra budget Overheveling 2024 Totaal

2025 550.000 250.000 150.000 950.000

2026 550.000 250.000

2027 550.000 0

2028 550.000 0

800.000

550.000

550.000

De incidentele middelen die de gemeenteraad beschikbaar heeft gesteld, zijn primair bedoeld voor de financiële ondersteuning van evenementen. Daarom wordt het evenementenbudget aangewend voor de subsidieregeling 2026-2028. Door de incidentele middelen te spreiden is er ook in 2027 en 2028 meer subsidiebudget beschikbaar. Bij de Kadernota wordt voorgesteld de incidentele middelen als volgt te herverdelen:

Structureel budget Extra voor subsidiering evenementen 2026 - 2028 Overgangsjaar 2025: (extra) steun Bevrijdingspop, Keti Koti, Pride en de Sinterklaasintocht (centrum) Totaal

2025 550.000 -

2026 550.000 200.000

2027 550.000 200.000

2028 550.000 200.000

750.000

750.000

750.000

2026 195.000

2027 195.000

2028 195.000

415.000 140.000 750.000

415.000 140.000 750.000

415.000 140.000 750.000

50.000

600.000

De verdeling van het subsidiebudget 2026-2028 wordt als volgt:

Subsidiecategorie 1 Evenementen van breed maatschappelijk belang Subsidiecategorie 2 Evenementen algemeen Maatwerk (stilstaande) Bloemencorso Totaal

22

4. Bijlagen 1. Totaaloverzicht gesubsidieerde en/of melding- en vergunningplichtige evenementen 2. Analyse evenementenaanbod - Bureau Respons 3. Duurzaamheidsladder (DLE) Green Events

23

Dit is een uitgave van gemeente Haarlem, 21 januari 2025 Fotografie: Veerplas Festival, Cas Kerkwijk ________________________________ Postbus 511 2003 PB Haarlem Tel. 14 023 haarlem.nl 24