2. Bijlage 1. Bestuurlijke P&C kalender 2023

Bestuurlijke samengestelde P&C-kalender 2023 (gemeenten Haarlem en Zandvoort) Inleiding Voor u ligt de P&C-kalender voor de bestuurlijke Planning en Control cyclus 2023. In deze kalender is van elk document binnen deze cyclus de planning opgenomen van het moment van ambtelijke voorbereiding door de directie tot en met de bestuurlijke vaststelling door de gemeenteraden van Haarlem en Zandvoort. De doelstelling van de P&C-kalender is het bestuur en de organisatie inzicht te geven in wat zij kan verwachten t.a.v. de documenten in de P&C-cyclus en wanneer zij deze documenten tegemoet kan zien. De P&C-cyclus is een samenhangend besluitvormingsproces, gericht op de vaststelling, uitvoering en verantwoording van de beleidsdoelen en financiën. Het cyclische karakter wordt ontleend aan de jaarlijks terugkerende heroriëntatie op het voorgenomen beleid, waardoor het mogelijk is beleidsdoelen bij te stellen indien evaluatie daartoe aanleiding geeft. Onderstaande figuur illustreert de cyclus:

In de P&C-kalender wordt de volgorde van de jaarkalender gevolgd.

1/11

De documenten die in 2023 voor het bestuur verschijnen zijn: -

-

Jaarstukken (jaarverslag en jaarrekening) 2022 De Kadernota 2024 (H) / Voorjaarsnota (Z), inclusief: - Actualisatie lopende jaar 2023 (financiële voortgangsrapportage) - Meerjaren Perspectief Grondexploitaties (MPG) - Financieel kader Investeringsplan 2024-2028 - Invulling mogelijke maatregelen ter beperking gevolgen corona Bestuursrapportage 2023 / Najaarsnota (Z) Programmabegroting 2024-2028, inclusief: - bijlage Investeringsplan 2024-2028 P&C-kalender 2024 (ter informatie) Decemberrapportage 2023 (optioneel) Normenkader financiële rechtmatigheid 2023 - 2024

De verschillende onderdelen zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden omdat ze allen deel uitmaken van de totale cyclus. Vergaderschema 2023 raad en commissies Voor het opstellen van de P&C kalender is gebruik gemaakt van het conceptvergaderschema 2023 raad en commissies. De nieuw te vormen Duisenberg Light commissie voor de jaarstukken is nog onder voorbehoud van het tijdig kunnen installeren van rapporteurs. Rol directie advisering college De directie wenst een actieve rol te vervullen in advisering van het college bij de Kadernota 2024 en Programmabegroting 2024-2028. Voor de programmabegroting is aanwezigheid van de directie opgenomen in de kalender bij de eerste behandeling. Voor de advisering bij de kadernota wordt dit moment ingepast tegen de tijd dat hier meer zicht op is. Meicirculaire De meicirculaire gemeentefonds van het Rijk wordt, zoals gebruikelijk, niet meegenomen in de kadernota / voorjaarsnota, omdat deze pas verschijnt nadat het college de kadernota / voorjaarsnota al heeft vastgesteld. Dit geldt ook voor de septembercirculaire gemeentefonds en de begroting. Financiële voortgangsrapportage en Bestuursrapportage 2023 De bestuursrapportage geeft inzicht in de verwachte financiële en beleidsmatige resultaten over het lopende begrotingsjaar.

Daarbij wordt een prognose gegeven van de realisatie van investeringen en wordt inzicht geboden in de voortgang van grote projecten. De financiële voortgangsrapportage maakt onderdeel uit van de kadernota / voorjaarsnota. De bestuursrapportage / najaarsnota is een opzichzelf staand document dat afzonderlijk wordt behandeld in de raad. Indien nodig wordt een extra rapportage opgesteld die in december wordt vastgesteld; de Decemberrapportage 2023. Deze rapportage is in principe beleidsarm en bevat met name financiële

2/11

wijzigingen die noodzakelijk zijn voor de rechtmatigheidsverantwoording en de accountantsverklaring. Gebiedsprogramma’s Het college stelt bij de kadernota / voorjaarsnota de meerjarengebiedsprogramma’s vast en bij de begroting het gebiedsprogramma voor het komende jaar (de link naar de programma’s wordt opgenomen in de digitale pdf van de begroting). Deze programma’s worden ter informatie gedeeld met de raad. Het gebiedsprogramma wordt gepubliceerd op Open Data Haarlem en ontwikkelt zich verder naar een dynamisch geheel, zoals een online applicatie met toegang tot actuele informatie. Planning 2023 In onderstaande tabel zijn de data opgenomen van de besluitvorming door de raad, B&W, directie en DT over de verschillende documenten uit de P&C-cyclus. Bij de planning is de in 2023 gevolgde vergader- en behandelingssystematiek aangehouden. De Haarlemse en Zandvoortse planningen zijn op ambtelijk niveau geheel geïntegreerd en op bestuurlijk niveau zoveel als mogelijk. Om de planning leesbaar te houden is alleen in de kop weergegeven dat de benaming voor producten in Haarlem en Zandvoort afwijkt. In de planning is de benaming van Haarlem aangehouden. Wanneer data afwijken voor Haarlem en Zandvoort is dit aangegeven met (H) en (Z) en zijn de Zandvoortse momenten in de tabel gearceerd met stippen. De gehanteerde kleuren kunnen als volgt worden gelezen: 1. Blauw: directieteam; 2.

Groen: college van B&W; 3. Roze: raad. In de tabellen in deze kalender zijn de activiteiten die plaatsvinden binnen de schoolvakanties lichtgrijs gearceerd. Datum

Jaarstukken (jaarverslag en jaarrekening) 2022 en normenkader

woe 25 jan

25 feb t/m 5 maart ma 6 mrt

Kadernota 2023 / Voorjaars- nota 2022 (incl. Voortgangsrapportage)

Bestuursrapportage 2022 / Najaarsnota 2022

Begroting 2023-2027

Opzet kadernota (indeling en inhoudelijke thema’s) in DT Voorjaarsvakantie Bespreking hoofdlijnen en voorstel voor bestemming rekeningresultaat jaarstukken met portefeuillehouder

3/11

Datum

Jaarstukken (jaarverslag en jaarrekening) 2022 en normenkader

woe 9 mrt

ma 13 mrt

Bespreking jaarstukken met portefeuillehouder

woe 15 mrt (H)

Bespreking hoofdlijnen en voorstel voor bestemming rekeningresultaat jaarstukken in DT (H) 1e bespreking conceptjaarstukken in B&W (H)

di 21 mrt (H)

woe 22 mrt (Z)

di 28 mrt (Z) wo 29 mrt (H)

Bestuursrapportage 2022 / Najaarsnota 2022

Begroting 2023-2027

Bespreking hoofdlijnen en voorstel voor bestemming rekeningresultaat jaarstukken in DT (Z)

ma 27 mrt

di 28 mrt

Kadernota 2023 / Voorjaars- nota 2022 (incl. Voortgangsrapportage) Bespreking trendanalyse groeicomponent Jeugd / WMO in DT Bespreken trendanalyse groeicomponent Jeugd / WMO met portefeuillehouder

Bespreking van financiële hoofdlijnen kadernota en MPG met portefeuillehouder Vaststelling jaarstukken (o.v.v. accountantscontrole) in B&W (H) Bespreking jaarstukken in B&W (Z) Toezending conceptjaarstukken aan Duisenberg Light methode rapporteurs en raadsleden (H)

wo 29 mrt t/m vr 12 mei (H)

Mogelijkheid tot stellen vragen Duisenberg Light methode rapporteurs (H)

di 4 april

Vaststelling jaarstukken (o.v.v. accountantscontrole) in B&W (Z)

Bespreken conceptuitgangspunten met portefeuillehouder Concept-uitgangspunten in B&W

Vaststellen uitgangspunten begroting 2023 in B&W

4/11

Datum

Jaarstukken (jaarverslag en jaarrekening) 2022 en normenkader

woe 5 april

vr 7 april ma 10 april di 11 april

woe 12 april (Z)

Conceptkadernota en MPG in DT Uiterlijke indientermijn vragen Duisenberg Light methode rapporteurs (H) 1e behandeling kadernota, voortgangsrapportage en MPG in B&W Meivakantie

di 25 april

29 april t/m 7 mei ma 8 mei (Z)

di 9 mei (H)

Uiterste datum voor indienen technische raadsvragen (voor 12:00 uur) (Z) Uiterste datum voor indienen technische raadsvragen (voor 12:00 uur) (H) 1e behandeling voorjaarsnota, voortgangsrapportage en MPG in B&W (Z)

di 9 mei (Z)

ma 15 mei (H)

ma 15 mei (Z)

di 16 mei (Z)

Begroting 2023-2027

Toezending conceptjaarstukken aan raadsleden (Z)

woe 19 april vr 21 april (H)

Kadernota 2023 / Bestuursrapportage Voorjaars- nota 2022 2022 / Najaarsnota 2022 (incl. Voortgangsrapportage) Bespreking van financiële hoofdlijnen kadernota en MPG in DT Goede vrijdag 2e paasdag Bespreking van financiële hoofdlijnen kadernota en MPG in B&W

Bespreking rapport van bevindingen Deloitte met portefeuillehouder (H) Verzending ambtelijke antwoorden digitaal aan raadsleden (Z) Vaststelling Voorjaarsnota in B&W (Z)

5/11

Datum

Jaarstukken (jaarverslag en jaarrekening) 2022 en normenkader

di 16 mei (H)

woe 17 mei

do 18 mei vr 19 mei

Kadernota 2023 / Bestuursrapportage Voorjaars- nota 2022 2022 / Najaarsnota 2022 (incl. Voortgangsrapportage) 2e behandeling kadernota, voortgangsrapportage en MPG in B&W (H)

Begroting 2023-2027

Bespreking rapport van bevindingen Deloitte in DT Hemelvaartsdag

Verzending ambtelijke antwoorden digitaal aan raadsleden ma 22 mei (Z) Bespreking rapport van Raadsleden ontvangen bevindingen Deloitte met Voorjaarsnota digitaal portefeuillehouder (Z) (Z) di 23 mei (H) Vaststelling van reactie B&W op rapport van bevindingen Deloitte door B&W (H) wo 24 mei (H) Verzending concept rapport van bevindingen Deloitte aan Duisenberg rapporteurs en concept rapport Duisenberg Light methode aan betrokken commissies en betrokken afdelingsmanagers (H) woe 24 mei Bespreking rapport Technische toelichting Duisenberg Light Voorjaarsnota voor raad methode in DT (H) (Z) di 30 mei (Z) Vaststelling van reactie B&W op rapport van bevindingen Deloitte door B&W (Z) di 30 mei (H) Besloten commissie Vaststelling kadernota Duisenberg Light incl. methode betrokken voortgangsrapportage en commissies (H) MPG in B&W (H) woe 31 mei (Z) Raadsleden ontvangen Uiterste datum inleveren papierenversie technische vragen VJN jaarstukken (Z) voor 12:00 uur (Z) do 1 juni (H) Raadleden ontvangen definitieve versie jaarrekening (H)

6/11

Datum

Jaarstukken (jaarverslag en jaarrekening) 2022 en normenkader

vr 2 juni (H)

Verzenden definitieve rapport Duisenberg Light methode raad en college Bespreking reactie college op rapport Duisenberg Light methode in B&W (H) Raadleden en collegeleden ontvangen definitieve rapportages Duisenberg Light methode (H) Bespreking jaarstukken in commissie ontwikkeling, samenleving en beheer (H)

di 6 juni (H)

woe 7 juni (H)

do 8 juni (H)

vr 9 juni (Z)

ma 12 juni (H)

di 13 en wo 14 juni (Z) do 15 juni (H)

Behandeling jaarstukken, rapport van bevindingen Deloitte en accountantscie in raadscommissie (Z) Bespreking jaarstukken en rapport Duisenberg Light methode in commissie bestuur (H)

Kadernota 2023 / Voorjaars- nota 2022 (incl. Voortgangsrapportage)

Bestuursrapportage 2022 / Najaarsnota 2022

Begroting 2023-2027

Aanbieding kadernota door portefeuillehouder (presentatie 16:00), Gemraad open voor technische vragen. Raadleden ontvangen definitieve papieren en digitale versie (H) Verzending ambtelijke antwoorden digitaal aan raadsleden (Z) Technische toelichting kadernota voor raad 18:00 – 19:30 (H) Behandeling voorjaarsnota in raadscommissie (Z)

do 22 juni (H)

Uiterste datum indiening technische raadsvragen (voor 12 uur) (H) di 27 juni Vaststellen jaarstukken in Behandeling en en woe 28 juni de raad (Z) vaststelling voorjaarsnota (Z) en MPG in de raad (Z)

7/11

Datum

Jaarstukken (jaarverslag en jaarrekening) 2022 en normenkader

do 29 juni (H)

Vaststellen jaarstukken en rapport Duisenberg Light methode in de raad (H) in aanwezigheid van Deloitte Bespreken normenkader met portefeuillehouder

ma 10 juli ma 10 juli en do 13 juli (H) wo 12 juli

Voor 15 juli

di 18 juli

Normenkader in DT

Kadernota 2023 / Voorjaars- nota 2022 (incl. Voortgangsrapportage) Verzending ambtelijke antwoorden digitaal aan raadsleden (H)

Bestuursrapportage 2022 / Najaarsnota 2022

Behandeling en vaststelling kadernota in de raad (H) Moties en amendementen in extra B&W-vergadering vóór 10.00 uur

Bespreken hoofdlijnen programmabegroting in DT

Vastgestelde jaarstukken naar GS van NoordHolland Normenkader in B&W

22 juli t/m 3 september ma 28 aug

Zomervakantie Bespreken hoofdlijnen programmabegroting met portefeuillehouder Bespreken hoofdlijnen programmabegroting met DT e 1 bespreking programmabegroting in B&W (deels) in bijzijn directie

woe 30 aug

di 5 sept

ma 11 sept

Bespreking bestuursrapportage met portefeuillehouder

di 12 sept

woe 13 sept

medio sept

Begroting 2023-2027

Behandeling bestuursrapportage in DT

2e bespreking concept programmabegroting in B&W Bespreken hoofdlijnen/knelpunten programmabegroting met DT

Bespreking normenkader in auditcommissie

8/11

Datum

Jaarstukken (jaarverslag en jaarrekening) 2022 en normenkader

di 19 sept

Kadernota 2023 / Voorjaars- nota 2022 (incl. Voortgangsrapportage)

Bestuursrapportage 2022 / Najaarsnota 2022

Begroting 2023-2027

Behandeling en vaststelling bestuursrapportage in B&W

3e bespreking programmabegroting in B&W

do 21 sept (Z)

Raadsleden ontvangen digitale versie programmabegroting (Z) Vaststellen programmabegroting in B&W (incl. BIEO)

di 26 sept

do 28 sept

Raadsleden ontvangen bestuursrapportage digitaal

do 28 sept (Z)

Raadleden ontvangen definitieve papieren versie (Z)

di 3 okt (H)

Raadsleden ontvangen bestuursrapportage papieren boekwerk (H)

di 3 okt (Z)

do 5 okt (H)

Uiterste datum voor indienen technische raadsvragen over de begroting (voor 12 uur) (Z) Aanbieding programmabegroting door portefeuillehouder (presentatie 16.00) Gemraad open voor technische vragen. Raadleden ontvangen definitieve papieren en digitale versie (H) Verzending ambtelijke antwoorden digitaal aan raadsleden (Z) Technische toelichting programmabegroting voor raad (H)

Normenkader in commissie bestuur

vr 6 okt (Z)

ma 9 okt (H)

do 12 okt

Behandeling bestuursrapportage in commissies

9/11

Datum

Jaarstukken (jaarverslag en jaarrekening) 2022 en normenkader

di 17 okt (Z)

Behandeling normenkader in raadscommissie (Z) Raad stelt normenkader vast (H)

do 19 okt

Kadernota 2023 / Voorjaars- nota 2022 (incl. Voortgangsrapportage)

Bestuursrapportage 2022 / Najaarsnota 2022

Behandeling Najaarsnota in raadscommissie (Z) Behandeling bestuursrapportage door raad

vr 20 okt (H)

Uiterste datum voor indienen technische raadsvragen over de begroting (voor 12 uur) (H)

21 t/m 29 okt di 31 okt (H)

di 31 okt en woe 1 nov (Z)

Herfstvakantie

Raad stelt normenkader vast (Z)

Behandeling Najaarsnota in de raad (Z)

do 2 nov (H)

ma 6 nov (H)

do 9 nov (H)

ma 13 nov

woe 15 nov

Verzending ambtelijke antwoorden digitaal aan raadsleden (H) Behandeling programmabegroting in de raad (algemene beschouwingen) (Z) Inspreken op programmabegroting commissie bestuur (H) Behandeling programmabegroting in de raad (algemene beschouwingen) (H) Vaststelling programmabegroting in raad

Bespreken decemberrapportage met portefeuillehouder Bespreking decemberrapportage in DT

voor 15 nov

di 21 nov

Begroting 2023-2027

Verzending vastgestelde programmabegroting naar GS van NoordHolland Behandeling decemberrapportage in B&W

10/11

Datum

di 6 dec (Z)

do 7 dec (H)

di 19 dec (Z)

do 21 dec (H)

23 dec t/m 7 jan

Jaarstukken (jaarverslag en jaarrekening) 2022 en normenkader

Kadernota 2023 / Voorjaars- nota 2022 (incl. Voortgangsrapportage)

Bestuursrapportage 2022 / Najaarsnota 2022

Begroting 2023-2027

Behandeling decemberrapportage in raadscommissie (Z) Behandeling decemberrapportage in commissie Bestuur Raad stelt decemberrapportage vast (Z) Raad stelt decemberrapportage vast (H) Kerstvakantie

11/11